Как оценить работу кадровика на предприятии?

Как рассчитать нагрузку на отдел кадров

Работы в отделе кадров всегда много. Жаль, что не все руководители это понимают. Зачастую объективно оценить уровень нагрузки не удается ни администрации, ни самим кадровым работникам. Как подойти к этой непростой проблеме и не позволить взвалить на кадры дополнительные функции? Сколько работников целесообразно набрать в отдел кадров, если численность персонала увеличивается?

Первая попытка найти норматив численности кадровиков отсылает нас к документу 1991 года «Межотраслевые нормативы времени на работы по укомплектованию и учету кадров». Эти нормативы ни разу не переиздавались, и хоть они до сих пор служат ориентиром для расчета нагрузки, явно устарели. Такие инструменты, как ПК на каждом рабочем месте, 1С и другое программное обеспечение, в 1991 году просто не могли быть учтены. Как же быть? Реальных путей решения задачи видится два.

Первый путь — нормирование труда

Это весьма трудоемкий процесс, но зато результат получится довольно точным и выраженным на языке цифр. А язык цифр руководители понимают хорошо. Итак, как провести нормирование:

  1. Выделяем основные рабочие процессы. Важно не брать в расчет задачу целиком, а разбить ее на составляющие. Например, прием на работу состоит из копирования документов, введения информации в систему, составления трудового договора, ознакомления работника с локальными актами и так далее.
  2. Определяем временные затраты на каждый процесс. Засекаем время, необходимое для получения требуемого результата работы. Время на выполнение каждой операции измеряется нормировщиком или лицом, которому поручено проведение нормирования.
  3. Находим примерное количество описанных процессов за месяц или год. Среднее количество приемов, переводов, увольнений, больничных листов и так далее.
  4. Умножаем численность операций на время их выполнения.

Для наглядности приводим образец примерного расчета времени на прием нового сотрудника.

Применяя этот способ, учитывайте перерывы при работе на компьютере, совещания, поездки по служебным делам, отпуска и болезни работников отдела кадров.

Достоинства

Убедительная картина, наглядно показывающая количество задач, выполняемых отделом кадров, и их трудоемкость.

Недостатки

Невозможность точно спланировать объем будущей работы, из-за чего возникают погрешности. Разумно добавить к полученному результату дополнительное время на непредвиденные функции и форс-мажоры.

Второй путь — исходим из численности персонала

Этим способом пользуются чаще всего, так как вполне логично, что при увеличении численности штата нагрузка на отдел кадров возрастает. Но одной информации о количестве работников явно мало, следует определить перечень функций, возложенных на кадровиков. Нередко к их задачам относятся:

Но даже и без этих дополнительных функций одного работника-кадровика обычно принимают на каждые 150-200 человек персонала. Это очень приблизительный расчет, так как не принимается во внимание текучесть и реальный объем обрабатываемых документов. Кроме того, специфика деятельности организации способна как уменьшать нагрузку, так и увеличивать ее. Предприятия с вредными условиями труда, где необходимы медосмотры, оформление дополнительных льгот, являются более сложными с точки зрения кадрового учета.

Как рассчитать текучесть кадров

Если вы решили отталкиваться от количества персонала, и этот способ вам кажется более простым и удобным, стоит все же рассчитать текучесть за прошедший период и сформулировать основные задачи.

Текучесть находится по простой формуле:

За год в компании уволено 23 человека, среднесписочная численность равна 150 человек, расчет текучести:

Коэффициент текучести = 23 × 100 / 150 = 15,33.

Норма текучести зависит от сферы деятельности организации, материальной стабильности, сезонности и политики руководства. В целом коэффициент, равный 10-20 процентам, считается нормальным. Чем текучесть выше, тем больше нагрузка на кадровых работников, и если она значительно превышает средние показатели, это является поводом для увеличения численности отдела кадров.

Итак, для использования этого метода принимаем во внимание:

  1. Численность.
  2. Текучесть.
  3. Дополнительные функции.

При низкой текучести и небольшом количестве нагрузки в виде добавленных задач наличие одного кадрового работника на 150 человек видится достаточным.

Достоинства

Незначительные трудозатраты и возможность иметь временной запас человеко-часов для непредвиденных ситуаций.

Недостатки

Низкая точность и необходимость регулярно доказывать правильность расчета, т. к. наглядность результатов невысока.

Оценка работы отдела кадров

Главным критерием при подборе персонала является эффективность работы отдела кадров, который определяет, какие методы лучше применить и как сократить бюджет на подбор персонала в будущем. В этой статье мы расскажем про методах оценка работы отдела кадров.

Отлаженная система подбора позволяет:

  1. Уменьшить временные затраты на простой открытых вакансий
  2. Повысить профессионализм кандидатов
  3. Сократить текучесть
  4. Уменьшить время на прохождение адаптации новичков в организации
  5. Сохранить ценное время руководства на проведение собеседований с малоподходящими соискателями
  6. Увеличить процент удовлетворенности руководства за счет подбора ценных сотрудников

Методы оценки работы отдела кадров

Чтобы оценить деятельность сотрудников отдела кадров, можно применить такие способы, как: KPI, бенчмаркинг, доклад и уровень удовлетворенности.

KPI (ключевой показатель эффективности)

Для оценки эффективности отдела следует установить измеримые показатели, которые необходимо достичь к определенному сроку.

Показатели KPI отражают уровень эффективности работы персонала. Показатели обязательно должны иметь измеримость, благодаря чему способствуют определению кто лидер, а кто нет в компании. KPI может быть привязана к премии, это будет мотивировать персонал достижения показателей, также сотрудники могут зарабатывать больше благодаря высоких трудовых результатов.

Как уже было сказано выше, показатели должны иметь критерий измеримости и не должны противоречить стратегии организации.

При разработке KPI определите:

  1. Четкое название показателя
  2. Целевое значение
  3. Метод измерения показателя
  4. Частоту измерения
  5. Кто ответственный за показатель

Но помните, что KPI не должен быть фиксированным, показатель должен быть гибким. В зависимости от целей компании, каких-либо изменений критерий может изменяться.

Рассмотрим 3 показателя KPI по подбору персонала:

  1. Затраты на нахождении сотрудника (C).

С= Общие затраты на подбор персонала/ количество закрытых вакансий за год

Чтобы сократить затраты на подбор персонала, используете следующие приемы:

  • Чаще используйте Интернет и социальные сети. Размещение о вакансии в Интернете зачастую бесплатно в отличие от размещении в газетах и журналах
  • Участвуйте на выставках трудоустройства, конференциях в ВУЗах
  • Опрашивайте сотрудников, может они могут предложить кандидатур, заинтересованных в открытой вакансии
  • Ведите кадровый резерв. Определяя кандидатур среди «своих», организация сохраняет ценное время на подбор, улучшает производительность персонала, показывая карьерные возможности.

Не забывайте, что соискатель оценивает компанию прежде всего по работе отдела по подбору персонала, ввиду этого уделяйте большое внимание достижению показателей KPI.

  1. Время закрытия вакансии. Установите среднее количество рабочих дней от размещения вакансии до приема на работу сотрудника. Показателем можно оценить не только отдел кадров, но и конкретных сотрудников. Вести рейтинг, где можно определить, кто из менеджеров по персоналу работает эффективнее, т.е. быстрее находит персонал.
  2. Качества рекрутинга (Q).

Q= Соискатели, проходящие адаптацию/Нанятые сотрудники*100%

Время, когда оценивается работа кандидата может быть разной, но в основном после завершения испытательного срока. В случае если адаптацию прошли все новички, качество рекрутинга будет равно 100%. К примеру, качество оказалось ниже установленной нормы, тогда будет правильнее разорвать трудовой договор, чтобы избежать временных затрат и растраты бюджета.

Бенчмаркинг

Инструмент предполагает оценку показателей работы отдела кадров с последующим сравнением работой отдела кадров эталонной компании. Применение бенчмаркинга позволяет увидеть пути улучшения для увеличения эффективности подбора персонала

Типы кадрового бенчмаркинга:

  • Субъективные показатели. К примеру, уровень удовлетворенности (для получения достоверных результатов, используйте нормы уровня удовлетворенности для разных структурных подразделений. Сравнение поможет выявить «отстающие» направления и расставить важность для работы с персоналом);
  • Объективные показатели.

По данным полученным после проведения анкетирования, направленного на оценку уровня удовлетворенности, возможно оценить индикатор мотивации персонала. Но результаты анкеты основаны на абсолютных показателях, однако для принятия взвешенных решений нужно учитывать и относительные значения.

Фирмы, у которых основной вид деятельности является подбор персонала, эффективность подбора персонала оценивают с помощью многообразного количества показателей: кадровый бюджет, мотивация, обучение, % открытых вакансий, затраты на подбор, текучесть кадров, время закрытие вакансии и другие.

Доклад

Доклад готовится для директора компании и содержит информацию о динамике работы отдела кадров. Доклад должен содержать актуальную информации предоставляться ежемесячно.

Уровень удовлетворенности

Чтобы оценить уровень удовлетворенности применяйте анкеты или простой опросник для определения уровня удовлетворенности внутренних клиентов.

Пример опросника для оценки уровня удовлетворенности работой отдела кадров:

ФИО начальника отдела___________________

  1. Укажите количество открытых вакансий в вашем отделе
  2. Вы довольны работой новых сотрудников, которые находятся на испытательном сроке?
  3. Сколько сотрудников уволилось на этапе испытательного срока? Причины увольнения.
  4. Вы довольны профессиональным знаниям новичков?
  5. У вас есть пожелания по улучшению процесса подбора персонала?

Как оценить работу кадровика на предприятии?

Оценка деятельности кадровой службы организации базируется на определении того, насколько кадровая служба способствует достижению целей организации и выполнению соответствующих задач.

Количественная оценка эффективности деятельности служб управления персоналом предполагает обязательное определение издержек, необходимых для реализации кадровой политики организации. При этом следует учитывать расходы, как на содержание персонала, так и на его пополнение и обучение.

В составе расходов на персонал можно выделить следующие группы расходов:

1. Основные расходы: Заработная плата, оклады штатных сотрудников, выплаты совместителям и прочие расходы.

2. Дополнительные расходы:

а) на основании тарифов и законодательства: отчисления работодателя на соц. страхование и страхование от несчастных случае; оплата отпусков, больничных листов, инвалидности; техника безопасности, организация производства; премирование; прочие расходы;

б) социальные: транспортные; оплата жилищно-коммунальных услуг; оплата медицинско-оздоровительных услуг; обучение и повышение квалификации; прочие расходы.

Еще одним показателем, характеризующим деятельность служб управления персоналом, являются средние затраты на кадровые мероприятия в расчете на одного работника, например:

затраты на отбор персонала

Средние издержки на «новичка» = количество отобранных кандидатов

Вторая группа показателей оценки деятельности служб управления персоналом, а именно укомплектованность кадрового состава, оценивается количественно – путем сопоставления фактической численности работников требуемой (расчетной) величины по трудоемкости операций или с плановой численностью и численностью, предусмотренной штатным расписанием; а также качественно – по соответствию профессионально-квалификационного уровня, профиля образования, практического опыта работника требованиям занимаемых рабочих мест (должностей).

Основными косвенными критериями эффективности деятельности служб управления персоналом являются показатели текучести кадров и абсентизма.

Текучесть кадров, рассматриваемая как движение рабочей силы, обусловленное неудовлетворенностью работника рабочим местом (условия труда, быта и т. д.) – это так называемая «активная» текучесть. А текучесть кадров, рассматриваемая как движение рабочей силы, обусловленное неудовлетворенностью организации данным работником (его недисциплинированностью, систематическим невыполнением обязанностей без уважительных причин и т. д.) – это «пассивная» текучесть.

В любом случае текучесть довольно дорого обходиться каждой организации. В тоже время к текучести нельзя подходить однозначно, поскольку полное отсутствие трудовых перемещений в организации, в том числе и текучести, приводит к «окостенению» структуры коллектива.

Показатели текучести внутренне соотносятся с показателями абсентизма – количеством самовольных невыходов работников на работу.

Абсентизм приводит к значительным издержкам, которые включают в себя: ряд выплат, обязательных вне зависимости от фактического присутствия работника на рабочем месте; оплату сверхурочных работ работнику, заменяющему отсутствующего; потери, связанные с простоями оборудования, падением производительности труда и т. п.

С текучестью и абсентизмом тесно связаны и такие косвенные формы оценок, как жалобы и недовольство, выраженное каким-либо образом.

Оценка деятельности кадровой составляющей деятельности организации будет неполной без оценки качества работы работников кадровых служб по следующим показателям:

1) выполнение обязательств по подбору предусмотренного штатным расписанием организации количества работников;

2) выполнение обязательств по обеспечению организации руководителями, специалистами и рабочими требуемых профессий, специальностей и квалификации;

3) количество случаев нарушений установленного порядка оформления кадровой документации (контрактов, пенсионных дел, трудовых книжек, справок, отчетов и т. п.);

4) степень обеспеченности полноценного резерва на выдвижение на должности руководителей и специалистов;

5) своевременность и качественность оформления установленной отчетности;

6) количество случаев нарушения трудовой дисциплины сотрудниками кадровой службы, в том числе невыполнения возложенных на них обязанностей, неправомерного использования прав;

7) количество случаев нарушения графика проверки и анализа соблюдения работниками трудовой дисциплины;

8) степень реализации программы формирования потребности организации в специалистах с учетом перспектив ее деятельности, программы обучения и повышения квалификации работников организации.

Кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает документирование и организацию работы с кадровыми документами.

Отметим, что правильное ведение кадровой документации позволяет уберечь предприятие от штрафных санкций со стороны контролирующих органов и дает возможность работникам избежать проблем при оформлении пенсий, льгот, пособий и иных выплат.

Цель и задачи кадрового делопроизводства

Целью кадрового делопроизводства является налаживание эффективной, работающей системы работы с кадровыми документами.

Задача кадрового делопроизводства заключается в оформлении надлежащим образом трудовых отношений между работодателем (предприятием) и непосредственно самим работником (персоналом).

Так, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить следующие задачи:

Документально оформить трудовые отношения согласно требованиям действующего законодательства;

Разработать и внедрить эффективную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют такие вопросы, как и чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности).

Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.

Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

Основные направления кадрового делопроизводства

К кадровому делопроизводству относятся вопросы разработки и ведения документации, связанной с движением кадров, управлением персоналом и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени сотрудников компании и расчетами с персоналом.

Таким образом, деятельность по ведению кадрового делопроизводства включает в себя:

1) Подготовку документов для приема на работу, что включает в себя:

разработку трудовых договоров, штатного расписания и должностных инструкций;

оформление кадровых приказов;

заполнение трудовых книжек;

ведение личных дел и пр.

2) Оформление увольнения работников в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

3) Составление локальных нормативных документов-положений, регламентов, инструкций в том числе:

Положения об оплате труда;

Правил внутреннего трудового распорядка;

Положения о персонале;

Положения о премировании и иных поощрениях

Положения о материальной ответственности работников;

Положения о коммерческой тайне;

Положение об отпусках;

Положение о командировках;

Положение о структурных подразделениях;

Положения о защите персональных данных работника и пр.;

4) Подготовку периодической отчётности по страховым взносам.

5) Разработку инструкций и правил по охране труда.

6) Консультирование работников по трудовым вопросам.

Организация кадрового делопроизводства

Для создания системы кадрового делопроизводства необходимо действовать поэтапно и осуществить следующие шаги:

Шаг 1. Создать нормативную базу. В первую очередь следует ориентироваться на требования Трудового кодекса РФ, регламентирующего множество кадровых процессов, таких как: прием на работу, предоставление отпусков, права и обязанности сторон трудового договора, порядок начисления заработной платы и т.д.

Шаг 2. Назначить ответственных должностных лиц за ведение кадрового делопроизводства.

Шаг 3. Составить перечень обязательных кадровых документов (штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, личные карточки сотрудников и т.д.). Если организация планирует отказаться от унифицированных форм, то надо издать приказ о разработке собственных бланков.

Шаг 4. Разработать и утвердить необходимые локальные нормативные акты.

Шаг 5. Заполнить регистрационные книги и журналы.

Шаг 6. Создать безопасные условия хранения. Это требование распространяется на все документы, содержащие персональные данные.

Шаг 7. Составить календарь-планировщик. Многие важные документы приходится регулярно обновлять или утверждать заново. Например, график отпусков следует составлять ежегодно, а коллективный договор — переоформлять минимум раз в три года. Чтобы у компании в дальнейшем не было проблем, следует заранее распланировать работу с ключевыми документами.

Электронный кадровый документооборот в организации

Для упрощения организации кадрового делопроизводства многие предприятия чтобы уйти от бумажной волокиты внедряют систему электронного документооборота.

Рассмотрим далее основные преимущества:

Уменьшение ошибок. Составляя все документы вручную, непроизвольно сотрудник может допустить ошибку, что исключено при хорошо созданном электронном документообороте.

Защита документов. Находясь на сервере, документы надёжно охраняются электронной системой контроля.

Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В электронном документообороте, намного проще и быстрее найти нужный приказ или распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное количество бумаг в поисках нужного документа.

Экономия средств на хранении. Согласно законодательству, срок хранения большинства документов составляет 5 лет. Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Отсутствие обязательной кадровой документации, ведение и наличие которой прямо предписано Трудового Кодекса РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

За отсутствие или неправильное ведение обязательной кадровой документации предусмотрена административная ответственность, установленная в п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Так, за нарушение законодательства о труде и об охране труда налагается штраф:

на должностных лиц – в размере от 1000 до 5000 руб.;

на лиц, осуществляющих индивидуальную предпринимательскую деятельность, – от 1000 до 5000 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Частью 2 ст. 5.27 КоАП РФ установлено, что если должностное лицо повторно совершило аналогичное нарушение трудового законодательства, за которое уже подвергалось административному наказанию, то оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет.

Административное наказание в виде дисквалификации назначается судьей.

В этом случае дисквалифицированное лицо лишается права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации (ст. 3.11 КоАП РФ).

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме “Зарплата и кадры”.

МЕТОДИКА ОЦЕНКИ ЭФФЕКТИВНОСТИ ТРУДА РАБОТНИКОВ ОТДЕЛА КАДРОВ ОРГАНИЗАЦИИ

магистрант, Государственный университет управления,

PERFORMANCE EVOLUTION METHODOLOGY OF LABOR OF EMPLOYEES OF THE DEPARTMENT OF PERSONNEL

Marina Romanova

undergraduate, State University of Management,

АННОТАЦИЯ

В настоящее время популярным направлением является оценка эффективности работы сотрудников. Существует множество методик, однако есть такие специалисты, оценить эффективность работы которых широко распространенными методами затруднительно, поскольку через количественные показатели это сделать не представляется возможным. Это, в частности, специалисты, занимающиеся кадровым делопроиз­водством. В статье предложена методика оценки эффективности труда специалистов отдела кадров.

ABSTRACT

Currently, a popular area is employee performance evaluation. There are many methods, however, there are such specialists, to evaluate the effectiveness of which by widespread methods is difficult, because their activity is not very difficult to assess through quantitative indicators. Such are the specialists involved in personnel office work. The article proposed a methodology for assessing the effectiveness of the work of specialists in the personnel department.

Ключевые слова: управление персоналом, оценка эффективности труда, методика оценки, отдел кадров.

Keywords: HR-management, performance evolution, methodology, department of personnel.

Для оценки эффективности работы персонала за относительно недолгий период было разработано, опробовано и усовершенствовано множество различных методик, применено множество алгоритмов действий на примерах компаний из разных областей деятельности. Однако оценку эффективности наиболее часто для тех работ и должностей, где довольно просто можно установить систему коли­чественных критериев. В сфере управления персоналом такими областями являются, например, подбор персонала, обучение, стимули­рование и мотивация. Тем временем остается множество видов работ, не поддающихся количественной оценке, работа сотрудников отдела кадров в их числе. Работа с кадровыми документами зачастую отходит на задний план, однако функции, выполняемые сотрудниками отдела кадров, тесно связаны с работой других подразделений. Также немало­важным является то, что при проверке Государственная инспекция труда запрашивает именно кадровую документацию. Этим и обосновывается актуальность выбранной темы.

Итак, в первую очередь для оценки эффективности труда требуется оценка работы отдела кадров с точки зрения нормирования труда, ведь от степени рациональности использования рабочего времени зависит эффективность работы не только конкретного сотрудника, но и отдела в целом.

Необходима оценка, во-первых, использования сотрудниками их рабочего времени, а именно: как соблюдается установленный режим работы (наличие опозданий, переработки), сколько времени тратится на решение личных вопросов в рабочее время.

Во-вторых, сколько времени занимает выполнение каждой из функций, закрепленных за работниками.

В связи с этим предлагается провести оценку использования рабочего времени. Наиболее подходящим методом будет метод фотографии рабочего времени (или самофотографии), основной целью которого и является определение всех без исключения затрат рабочего времени, то есть на выходе будут получены точные данные о том, чем именно и в течение какого времени занимался конкретный сотрудник.

Фотография рабочего времени позволит достичь следующих целей:

  1. Детально изучить использование рабочего времени;
  2. Определить затраты времени на выполнение функций каждым сотрудником и рассмотреть опыт наиболее эффективных работников;
  3. Установить нормы выполнения функций;
  4. Определить количество потерь времени и их причины;
  5. Установить возможность совершенствования или упрощения процесса выполнения функций.

При подготовке к наблюдению необходимы: подготовка бланков самофотографии, выбор способа фиксации элементов труда или затрат рабочего времени. Используются два способа фиксации: фиксация работы или перерывов по текущему времени и графический способ отражения времени работы и перерывов. При первом способе фикси­руется время окончания каждого вида работы или перерыва. При втором продолжительность того или иного вида работы или перерыва отмечается графически в виде прямой линии на специальной сетке времени.

Проводить самофотографии рабочего времени рекомендуется в течение 10- 15 дней с охватом как основных типичных видов работ, так и работ, выполняемых с определенной периодичностью. Для получения достоверных результатов необходимо соблюдение установ­ленных размеров выборки числа работников, охватываемых наблюдений. Важно также исключение разного заполнения наблюдательных листов в конце рабочего дня.

При разработке системы оценки важное место занимает определение критериев, то есть тех показателей, на основе которых строится решение об эффективности или неэффективности работы.

Выбор критериев оценки результативности труда зависит от его принадлежности к той или иной категории. Также выбор критериев определяется их назначением, то есть для решения каких конкретных задач используются результаты оценки.

Ниже в таблице 1 приведен пример критериев для оценки эффективности работы отдела кадров, который предполагает три блока. Каждому из предложенных критериев дано краткое описание, установлено максимальное количество баллов, а также периодичность проведения оценки.

Таблица 1.

Критерии оценки эффективности труда сотрудников отдела кадров

Критерий

Описание

Максимальное количество баллов

Периодичность оценки

К1 Состояние кадровой документации

1.1. Надлежащее состояние кадровых приказов

Отсутствие замечаний по ведению докумен­тации, наличие всех документов, наличие всех необходимых подписей, отсутствие ошибок в документах

1 раз в квартал

1.2. Своевременное пра­вильное ведение трудовых книжек, вкладышей, журнала учета движения

1.3. Надлежащий учет и ведение личных дел и карточек формы Т-2

1.4. Надлежащее состояние трудовых договоров и допол­нительных соглашений

1.5. Своевременное и правильное составление графика отпусков

1.6. Своевременное формирование архива кадровых документов

К2 Исполнительская дисциплина

2.1. Своевременное четкое выполнение поручений начальника отдела

Отсутствие заме­чаний, выполнение задания в поставленные сроки

2.2. Соблюдение режима работы

Отсутствие опозданий, рациональное исполь­зование рабочего времени

К3 Удовлетворенность работой отдела кадров другими подразделениями

3.1. Отсутствие жалоб

Отсутствие жалоб и замечаний по работе отдела кадров со стороны других подразделений

3.2. Деловое общение

Компетентность, вежливость в общении с сотрудниками пред­приятия

Максимальное количество баллов – 100

Для первого блока «Оценка состояния кадровой документации» был выбран метод выборочной проверки документации начальником отдела кадров. За каждым из трех работников отдела кадров закреплен определенный участок численностью около 500 человек (определенное количество подразделений), по которому осуществляется полный цикл кадрового делопроизводства, то есть оформление приема на работу, отпусков, больничных листов, переводов, командировок, ведение личных дел, увольнений и прочее.

Соответственно, начальник отдела кадров выборочно проверяет состояние документов, оформленных каждым работником. Например, начальник может затребовать полный комплект документов принятого на работу сотрудника (заявление на прием, трудовой договор, меди­цинские заключения, карточку формы Т-2, трудовую книжку) и проверить на наличие ошибок, замечаний, наличие всех необходимых виз и подписей. Аналогичным способом проверяются все остальные виды документов. При обнаружении ошибок или недочетов вычитаются баллы из максимально возможного количества по определенным крите­риям оценки.

Такая проверка позволит с установленной периодичностью про­водить ревизию всех документов, повысить внимательность работников к выпускаемым и обрабатываемым документам, также это облегчит в дальнейшем подготовку к сдаче документов в архив и подготовку к прохождению проверки Государственной инспекции труда.

Для второго блока критериев «Уровень исполнительской дисцип­лины» предлагается использование метода шкальной оценки. Для каждого из критериев были разработаны соответствующие пятибалльные шкалы, где 5 баллов – максимальное значение, 1 балл – минимальное значение. Оценка осуществляется путем выбора наиболее подходящего описания поведения того или иного работника отдела кадров.

Разработанная шкала оценки критерия «Своевременное и четкое выполнение поручений начальника отдела» представлена в таблице 2.

Данная шкала разрабатывалась с учетом трех основных факторов:

  • Самостоятельность выполнения задания;
  • Срок выполнения задания;
  • Наличие ошибок или замечаний.

Таблица 2.

Шкала оценки критерия «Своевременное и четкое выполнение поручений начальника отдела»

Оценка

Описание

Задание выполнено самостоятельно в поставленные сроки, ошибок или замечаний нет

  • Для выполнения задания требовалась помощь или консультация, задание выполнено в поставленные сроки, ошибок или замечаний нет
  • Задание выполнено самостоятельно в поставленные сроки, найдены незначительные замечания или ошибки
  • Для выполнения задания требовалась помощь или консультация, задание выполнено с нарушением сроков, были незначительные ошибки или замечания
  • Задание выполнено частично, ошибок или замечаний по выполненной части нет

Для выполнения задания требовалась помощь или консультация, задание выполнено частично, были грубые ошибки

Задание не выполнено

Шкала оценки критерия «Соблюдение режима работы» представ­лена в таблице 3. Данная шкала разрабатывалась с учетом следующих факторов:

  • Наличие опозданий;
  • Решение личных вопросов в рабочее время;
  • Курение в рабочее время.

Таблица 3.

Шкала оценки критерия «Соблюдение режима работы»

Оценка

Описание

Отсутствие опозданий, решение личных вопросов в рабочее время

не более 20 минут, отсутствие курения в рабочее время

Периодические опоздания до 15 минут, решение личных вопросов в рабочее время не более 20 минут, отсутствие курения в рабочее время

  • Периодические опоздания более чем на 15 минут, решение личных вопросов в рабочее время не более 20 минут, отсутствие курения в рабочее время
  • Регулярные опоздания до 15 минут, решение личных вопросов в рабочее время не более 20 минут, отсутствие курения в рабочее время

Оценка

Описание

  • Периодические опоздания до 15 минут, решение личных вопросов в рабочее время не более 20 минут, курение в рабочее время не более 15 минут в день
    Регулярные опоздания до 15 минут, решение личных вопросов

в рабочее время более 30 минут, курение в рабочее время не более

15 минут в день

  • Периодические опоздания более чем на 15 минут, решение личных вопросов в рабочее время не более 20 минут в день, курение в рабочее время не более 15 минут в день
    • Регулярные опоздания более чем на 15 минут, решение личных вопросов в рабочее время более 30 минут, курение в рабочее время не более 15 минут в день
    • Периодические опоздания более чем на 15 минут, решение личных вопросов в рабочее время не более 20 минут в день, курение в рабочее время более 30 минут

    Чтобы более полно и достоверно оценить работу сотрудников отдела кадров, рекомендуется заполнять таблицу по итогам месяца, а для квартальной оценки высчитывать среднее арифметическое значение.

    Так как максимальное значение в разработанных шкалах 5 баллов, то предлагается следующая градация уровня исполнительской дисцип­лины для оценки полученного среднего значения:

    1. 1-2 балла – очень низкий уровень;
    2. 2-3 балла – низкий уровень;
    3. 3-4 балла – уровень ниже среднего;
    4. 4-4,5 балла – средний уровень;
    5. 4,5-5 – высокий.

    Сводная таблица для квартальной оценки по второму блоку кри­териев представлена в таблице 4.

    Таблица 4.

    Сводная таблица оценки критерия «Уровень исполнительской дисциплины»

    Критерий

    2.1 «Своевременное и четкое выполнение поручений начальника отдела»

    2.2 «Соблюдение режима работы»

    Специалисты по кадрам: обзор рынка труда

    В настоящее время на рынке труда кадровых специалистов наблюдаются новые тенденции. Эксперты прогнозируют, что спрос на кадровых работников будет продолжать расти, однако требования к ним существенно изменились. По каким критериям отбирают HR-ов в российских и западных компаниях? На какую зарплату может рассчитывать квалифицированный специалист в этой области?

    Анастасия КУТИЩЕВА,
    консультант-эксперт рекрутинговой компании «Анкор»

    В небольших фирмах кадровая служба представлена, как правило, начальником отдела кадров и инспектором по кадрам. Иногда организация даже ограничивается наймом одного из этих специалистов. Однако если штат сотрудников разрастается, возникает потребность расширить кадровый отдел и пригласить HR-менеджеров разных специализаций. Давайте посмотрим, каких.

    Тенденции спроса

    В прошлом году спрос на административный персонал, который включает в себя и сотрудников HR-департаментов, увеличился почти вдвое. И скорее всего будет продолжать расти и в течение нынешнего года. При этом если ранее кадровые специалисты требовались в основном в торговые и производственные фирмы, то сейчас активизировались телекоммуникационные, банковские и финансовые организации. В финансовых компаниях существенно изменился подход к кадровой функции. Если раньше отдел персонала занимался подбором, кадровым администрированием, организацией обучения сотрудников, то сейчас акцент делается на анализ потребностей бизнеса, развитие персонала, оценку эффективности его работы, построения схем материальной мотивации.

    Одной из тенденций рынка кадровых специалистов можно назвать увеличение спроса на менеджеров по компенсациям и мотивации. Высокая конкуренция на рынке труда заставляет как иностранные, так и российские компании менять подходы к привлечению сотрудников, создавать более привлекательные условия работы, вести политику удержания существующего персонала. Специалистов в этой области довольно мало, поэтому уровень их вознаграждений достаточно высок. Наиболее востребованы менеджеры, получившие практический опыт в международных корпорациях и ведущих западных консалтинговых компаниях.

    Многие компании давно признают дефицит профессионалов на рынке труда и ведут активную борьбу за ценных специалистов: вкладывают средства в развитие внутренних ресурсов, формируют кадровый резерв, переходят от активного набора персонала к оценке и развитию, создают внутренние центры обучения. Из этого формируется другая тенденция рынка кадровых специалистов – спрос на менеджеров по обучению, развитию и оценке персонала, тренинг-менеджеров. Руководители компаний все реже передоверяют эти функции независимым провайдерам, поскольку в этом случае работники получают хорошую подготовку, которая становится вкладом в их личное развитие, а не в развитие компании. При рассмотрении кандидатов на позицию корпоративных тренинг-менеджеров учитывают прежде всего опыт проведения тренингов для сотрудников управленческого звена. Ситуаций, когда организация нуждается в штатном тренинг-менеджере, немало. В частности, такая должность необходима в фирмах с высокой текучестью кадров.

    Самые востребованные

    Самой важной особенностью современного рынка труда является огромная потребность в директорах (менеджерах) по персоналу и менеджерах по подбору персонала. Перед ними ставятся задачи повышения эффективности работы сотрудников, а от этого зависит и повышение эффективности бизнеса в целом. Наличие профильного опыта, владение всеми методиками управления персоналом являются обязательными требованиями. Соискатель, претендующий занять позицию директора (менеджера) по персоналу, обязан продемонстрировать понимание бизнес-процессов, в том числе и финансовых. Важный критерий отбора – наличие успешных завершенных проектов в различных областях управления персоналом. Для работы в западных компаниях на позициях директора по персоналу дополнительным преимуществом являются курсы МВА.

    Спрос на специалистов по рекрутменту тоже устойчиво высок. Это отразилось на их зарплате: по наблюдениям экспертов, за последний год оплата их труда выросла более чем на треть. Хотя работа по найму предполагает, что специалист-рекрутер владеет навыками психологического тестирования, оценки личности соискателей, работодатели далеко не всегда требуют от кандидата психологического образования. Высшее образование любого профиля – таково одно из основных требований к рекрутеру. Главным условием приема на работу остается профессиональный опыт. Хорошая рекомендация для менеджера по подбору персонала – опыт работы в кадровом агентстве от года.

    Как отбирают кадровиков?

    По-прежнему стабильно высок спрос на базовые позиции специалистов по кадровому делопроизводству. При отборе на эти должности компании организуют соискателям тестирование на знание Трудового кодекса и владение компьютерными программами (Excel, 1C, Access, «Парус»). В зависимости от масштаба организации и ее задач требования к начальнику отдела кадров могут варьироваться. Важно, чтобы начальник отдела кадров изучил структуру и штат своей организации, ее профиль, перспективы развития и принципы кадровой политики. На должность инспектора отдела кадров работодатели берут не только специалистов с опытом работы, но и начинающих – выпускников вузов или средних специальных учебных заведений. Однако знание делопроизводства и законодательства, аккуратность и скрупулезность в любом случае остаются необходимыми требованиями. От инженера по охране труда в первую очередь требуется знание принципов работы оборудования, технологических процессов и производственной структуры компании.

    Базовые требования к соискателям на позиции кадровых специалистов в российских компаниях:

    опыт работы на аналогичных позициях;

    высшее образование, желательно профильное (в области управления персоналом, психологическое или педагогическое);

    знание юридических аспектов работы кадровых служб.

    Базовые требования к соискателям на позиции кадровых специалистов в западных компаниях:

    опыт работы в аналогичной должности в западных компаниях, знание западного подхода и систем управления персоналом (в области оценки и аттестации персонала, оценки эффективности обучения, построения систем компенсаций и мотивации), знание английского языка.

    Таблица “Обязанности, требуемые навыки, зарплата HR-специалистов”

    Зарплата и опыт долл. США

    Директор (менеджер) по персоналу – поддержка HR-функций

    Проведение политики управления персоналом, оптимизация штатно-организационной структуры, разработка и внедрение кадровых процедур, организация стимулирования и аттестации персонала

    Высшее образование, опыт работы от трех лет. Дополнительно: SHRM, MBA

    бизнес-партнерство

    Разработка и реализация корпоративной политики, стандартов и процедур, развитие корпоративной культуры, оценка управленческого персонала, участие в реинжиниринге бизнес-процессов, управление изменениями

    Менеджер по подбору персонала

    Участие в разработке корпоративной политики и технологий подбора персонала, оценка и отбор, адаптация сотрудников, работа с компаниями по подбору персонала, СМИ, профильными вузами, представительские функции

    Высшее образование, опыт работы от года, навыки оценки резюме, проведения собеседований, разработки тестовых заданий и анкет, знание ТК РФ. Дополнительно: знание кадрового делопроизводства, базовых программ по маркетингу

    Менеджер по обучению и развитию

    Организация процесса обучения, анализ потребностей в тренингах, проведение аттестации и тренингов, организация тренингов через внешних провайдеров, оценка эффективности процесса обучения, проведение PR-мероприятий

    Высшее образование (желательно экономическое, в области управления персоналом), опыт работы в Training & Development, дополнительное образование по специализации, знание рынка продуктов обучения и тренинговых услуг, опыт работы от двух лет. Дополнительно: знание специфики рынка информационных технологий

    Менеджер по компенсациям и мотивации (сompensations & benefits manager)

    Разработка корпоративных политик в области compen & ben, анализ и оптимизация численности персонала, показателей эффективности, участие в проведении обзора рынка заработных плат

    Высшее техническое или финансово-экономическое образование, опыт работы анализ от трех лет, аналитические способности. Дополнительно: навыки программирования

    Начальник отдела кадров

    Руководство отделом кадров, контроль кадрового документооборота, отбор персонала, оформление приема, перевода, увольнения сотрудников, ведение личных дел, подготовка документов для представления в Пенсионный фонд, ОМС, аттестация персонала, участие в разработке кадровой политики

    Высшее образование, знание ТК РФ и кадрового делопроизводства, свободное владение ПК опыт работы от трех лет, опыт взаимодействия с контролирующими органами, опыт работы на производстве (для производственных компаний)

    Инспектор отдела кадров

    Ведение кадрового учета в полном объеме (оформление документов, ведение табеля учета рабочего времени, составление графика отпусков, подготовка документов для представления в Пенсионный фонд, ОМС). Дополнительно: консультирование работников по кадровым вопросам

    Образование высшее (среднее специальное), знание кадрового делопроизводства (прием, увольнение, переводы), владение ПК, опыт работы от года (без опыта)

    Инженер по охране труда

    Аттестация рабочих мест, применение нормативов -по охране труда инструкций и отчетности по охране труда, контроль за соблюдением действующего законодательства, взаимодействие с контролирующими органами, оценка травмобезопасности, анализ профессиональной заболеваемости, инструктаж по технике безопасности

    Среднее или высшее техническое образование, знание законодательства по охране труда, навыки работы со специальной документацией, владение ПК, опыт работы от двух лет, для производственных компаний – опыт работы на производстве

    Читайте также:  Аттестация госслужащих: особенности проведения
    Ссылка на основную публикацию