Этапы и особенности массового подбора персонала

Нанять почти 400 сотрудников за 4 недели: алгоритм массового подбора

Условия задачи по найму

Компания «ОСГ Рекордз Менеджмент» предоставляет услуги архивной обработки (в том числе цифровой) документов и архивного хранения, ее архивные хранилища расположены в 29 городах России, и на постоянной основе в компании работает около 1300 сотрудников.

Обычно компания ведет массовый подбор специалистов по обработке документов. Их задача — разобрать и систематизировать поступившие от клиента документы по определенному стандарту, отсканировать их, загрузить в электронный архив. Позиция не предполагает каких-то специальных знаний: нужны просто внимательные, ответственные люди с хорошей скоростью печати, знакомые с программами MS Office и уже умеющие пользоваться оргтехникой или способные быстро этому обучиться.

В компании всегда составляют план массового подбора на год вперед, исходя из общей годовой бизнес-стратегии компании, и ежемесячно или ежеквартально вносят корректировки.

Летом 2018 года для временного крупного проекта по обработке документов одного из клиентов понадобилось сверх обычного плана нанять за 4 недели почти 400 человек в 19 городах России. Людей искали на срочный трудовой договор — на полгода.

Как построен запланированный массовый подбор

Стандартная схема запланированного массового подбора персонала включает в себя несколько этапов, и обычно, по словам Марины Ярцевой, директора департамента по управлению персоналом «ОСГ Рекордз Менеджмент», на подготовительный этап может уйти недели три и более.

1. Подготовительный этап: оценка рынка

На этом этапе проводится оценка локального рынка труда в каждом городе, где будет вестись подбор. Нужно разобраться:

  • приблизительно сколько кандидатов есть на этом рынке;
  • какая конкуренция (сколько вакансий размещают компании, которые тоже массово набирают на похожие позиции);
  • зарплатные ожидания соискателей;
  • ожидаемые и преимущественные условия работы, характерные для данного региона.

«Нужную информацию можно искать в открытых источниках, а можно провести более тщательные и дорогие маркетинговые исследования, самостоятельно либо с привлечением сторонних исполнителей, — объясняет Марина Ярцева. — Мы, например, пользуемся для сбора информации открытыми данными из базы резюме на hh.ru, плюс сами «руками» ищем и изучаем на hh.ru вакансии с похожими требованиями и резюме подходящих кандидатов. Основной объем информации давно собран, но мы его проверяем на актуальность ежемесячным мониторингом».

Полученную информацию надо сопоставить с внутренними требованиями и возможностями компании. «Иногда по результатам изучения рынка труда в конкретном регионе необходимо пересмотреть и скорректировать зарплату, систему оплаты труда, название вакансии и даже описание компании в вакансии», — говорит Марина.

2. Составление аватара кандидата

Аватар кандидата — это не профиль должности, а описание образа идеального кандидата, не только его квалификации, но и основных черт характера, мотивации, жизненных интересов.

Хорошо составленный аватар помогает в дальнейшем правильно построить коммуникацию с целевой аудиторией и распланировать медиакампанию. Важно всё: как формулировать текст вакансии или рекламы, какие каналы продвижения использовать. Например, текст вакансии, подходящий для молодежи, вряд ли зацепит кандидатов предпенсионного возраста и наоборот. Если у вас сразу несколько аватаров, то можно разместить вакансию или рекламу на разных площадках, популярных у аудитории, которая подходит под конкретный аватар, а можно ограничиться одной площадкой, на которой собрана широкая аудитория, подходящая под все аватары сразу.

Практика составления аватаров кандидатов пришла в сферу рекрутинга из маркетинга — так маркетологи составляют портрет клиента. Поэтому, если нет опыта составления аватара, можно попросить помощи у коллег-маркетологов.

«Хорошо составленный аватар помогает изначально сгенерировать поток откликов от подходящих кандидатов, чтобы выбирать сотрудников сразу из их числа, без траты времени на отсеивание совсем не подходящих резюме из слишком разнообразного потока», — объясняет Марина Ярцева. Она советует при описании аватаров кандидатов ориентироваться на реальных сотрудников компании, уже успешно работающих на тех же должностях, на которые осуществляется подбор.

Для должности специалистов по обработке документов в «ОСГ Рекордз Менеджмент» разработаны три аватара:

  1. Аватар № 1: люди с высшим образованием, безработные, предпенсионного возраста, физически активные, здоровые.
  2. Аватар № 2: студенты очных отделений, с высоким уровнем ответственности, нуждающиеся в заработке, — такие кандидаты подходили для регионов, где предлагался график 2/2.
  3. Аватар № 3: планирующие выход из декрета или только что вышедшие из декрета матери, желающие адаптироваться к рабочему темпу и проявить себя с тем, чтобы получить постоянное место работы. Такие кандидаты подходили для вакансий с графиком работы с 9:00 до 18:00, так как вечером им необходимо забирать детей из садика.

3. Составление медиаплана и размещение

На этом этапе нужно выбрать релевантную площадку для размещения вакансии, продумать текст вакансии, чтобы она была привлекательной для соискателей, и выбрать способы ее продвижения. Например, на одном только hh.ru можно выбрать разные типы вакансий и использовать дополнительные способы привлечения к ним внимания соискателей — в зависимости от исходной ситуации и целей.

«ОСГ Рекордз Менеджмент», по словам Марины Ярцевой, обычно задействует одновременно несколько площадок и способов продвижения: сайты по поиску работы и местные периодические печатные издания, разные виды рекламы, в том числе наружная реклама и реклама в соцсетях, раздача листовок и так далее.

Для подсчета возможной конверсии и затрат на проект Марина советует тоже привлекать помощь коллег из отдела маркетинга — то же самое они делают перед запуском любой рекламной кампании товаров или услуг.

4. Телефонный скрининг, собеседование и оформление

Телефонный скрининг — это первичный обзвон кандидатов до собеседования. Он позволяет быстро отсеять тех, кто точно не подойдет, чтобы не тратить на заведомо напрасную встречу ни их, ни свое время.

Время на сам обзвон тоже можно сократить, если составить скрипты — список обязательных вопросов, расставленных в таком порядке, чтобы на разговор уходило минимальное количество времени.

Например, в «ОСГ Рекордз Менеджмент» рекрутер уточняет по телефону наличие у кандидата всех необходимых документов для трудоустройства и просит его пройти онлайн-тест на скорость печати. Если результаты теста соответствуют минимальным требованиям, кандидат приходит на собеседование с уже полным пакетом документов, необходимых для трудоустройства. Если собеседование проходит успешно, кандидата сразу оформляют. Польза двойная: во-первых, человек уходит домой с уверенностью, что он уже получил работу, и останавливает дальнейшие поиски (меньше вероятность гостинга). Во-вторых, на другой день человек может сразу приступить к работе, не теряя времени на оформление.

Как организовали внеплановый подбор

Когда у компании появилась задача быстро нанять 400 сотрудников для временного проекта, стандартные предварительные этапы удалось пройти быстро благодаря тому, что основная работа по ним уже была выполнена в рамках планового подбора.

Как сократили подготовительный этап

Данные о локальном рынке труда по каждому из 19 городов, где нужно было набрать сотрудников, в компании уже имелись — нужно было эти данные только актуализировать, проверить, не изменилось ли что-то (уровень зарплат, например). Это гораздо быстрее, чем собирать информацию с нуля — достаточно отсмотреть 3–4 аналогичные вакансии по каждому городу. Вот почему регулярный мониторинг так важен — в случае срочной задачи он позволит сэкономить время.

Аватары кандидатов и скрипты для обзвона тоже уже были, оставалось только их немного скорректировать с учетом того, что в этот раз сотрудники требовались на временный проект (временная работа привлекательна не для всех).

Чтобы обеспечить быстрый приток откликов на вакансию, использовали сразу несколько площадок размещения, в том числе hh.ru — вакансии «Стандарт», обновляя их раз в 3–4 дня, и поиск по базе резюме. Помочь с составлением подробного медиаплана по всем площадкам и посчитать возможную конверсию попросили отдел маркетинга. В итоге весь подготовительный этап занял всего неделю.

«Оставалось три недели на сам подбор, оформление, вывод на работу и обучение новых сотрудников — то есть на всё то, на что в запланированном режиме у нас уходит месяца три», — рассказывает Марина Ярцева.

Как сократили срок подбора и оформления

Для быстрого массового набора крайне важно не только быстро собрать много откликов, но и очень оперативно их обработать, пока они «горячие». Иначе мощный поток входящих лидов пропадет вхолостую.

Частая проблема рекрутинга: откликов достаточно, но не хватает рук, чтобы их обработать. В итоге до каких-то кандидатов удается дозвониться только через несколько дней, но оказывается, что они уже нашли другую работу, а на назначенные собеседования по той же причине низкая явка.

«Задержка на любом этапе — риск потери кандидата, — объясняет Марина Ярцева. — Поэтому мы обрабатывали отклики непрерывно каждый день, в том числе в выходные (мы заметили, что на наши вакансии довольно активно откликаются в субботу и воскресенье). Учитывали разные часовые пояса в тех городах, где велся подбор. Для этого мы привлекли помощь двух внешних рекрутеров: одна из них начинала работать, когда у остальных рабочий день заканчивался, другая разбирала отклики по выходным. У наших менеджеров работа строилась так: первая половина дня — разбор откликов, вторая — работа с базой резюме. Если во время работы с базой поступали новые отклики, их тоже сразу же обрабатывали».

Остальные этапы тоже сократили: например, при первом телефонном разговоре сразу просили пройти тест на скорость печати, чтобы созвониться снова уже через 15 минут, зная результаты теста.

Завершала процесс отлаженная, как часы, процедура трудоустройства сразу после успешного собеседования. Тут сильно выручил электронный архив документов — эту услугу компания не только предлагает клиентам, но и использует в собственных внутренних процессах.

Результаты

Как и планировалось, проект удалось закрыть за четыре недели. За это время наняли 387 сотрудников. Кстати, 50 из них в дальнейшем оставили на постоянной основе.

Большим успехом Марина Ярцева считает не только сроки, но и стоимость подбора.

«Сначала мы рассматривали вариант закрытия вакансий через кадровое агентство, — признается она. — Но минимальная цена, которую нам предложили, составила 10 000 рублей за одного трудоустроенного кандидата, причем агентства, в которые мы обращались, готовы были браться за проект только при условии, что всех кандидатов будут «закрывать» они. То есть проект стоил бы нам почти 4 млн рублей. Мы решили действовать самостоятельно. По окончании подбора посчитали все фактические затраты и оказалось, что средняя цена закрытия позиции составила 1350 рублей за одного трудоустроенного сотрудника. Это хороший показатель даже для запланированного проекта».

Что касается эффективности источников привлечения кандидатов, то компания предоставила такие цифры.

Этапы и особенности массового подбора персонала

С обычным поиском сотрудников массовый подбор персонала очень схож. Но у него есть свои нюансы и специфические особенности. Самая главная особенность – это наличие множества однотипных вакансий (продавцы-консультанты, грузчики, менеджеры, кладовщики), которые должны быть закрыты в определенный момент.

Условия, при которых необходимо осуществить массовый подбор:

  1. Требуется не менее 10 сотрудников в организацию.
  2. Заказчик совершил предоплату услуги.

Сегодня многие компании предоставляют такие услуги, и стоимость подбора персонала у всех своя. Она напрямую зависит от объема работ. Допустим, необходимо нанять 50 человек. Специалисты, производящие подбор, проведут не менее пятисот собеседований, чтоб выбрать подходящие кандидатуры.

Читайте также:  Длительность испытательного срока при приеме на работу

Этапы подбора

Массовый подбор персонала в организацию состоит из таких этапов:

Подготовка, которая включает в себя:

  • определение числа вакансий,
  • согласование стоимости проекта между исполнителем и заказчиком,
  • согласование всех методов подбора и поиска персонала,
  • определение требований к кандидату,
  • составление графика работы персонала организации,
  • заключение договора,
  • разработка схемы рекламной кампании,
  • разработка процедуры отбора и подготовка к работе,
  • заказчик совершает предоплату на счет исполнителя.

Если посмотреть на положение по подбору персонала, то можно выделить второй этап – непосредственно набор сотрудников:

  • привлечение кандидатов,
  • производится первичный отбор, дабы отсеять наиболее подходящие кандидатуры,
  • проведение собеседования в агентстве,
  • проведение профтестирования непосредственно у заказчика.

Последний этап – сопровождение. Компания занимается поиском новых кандидатов. Это нужно, чтобы закрыть те рабочие места, которые оказались свободными после увольнения работников по собственному желанию или же если кандидат не прошел испытательный срок.

Поиск персонала

Каждая компания, занимающаяся подбором, определяет способы поиска персонала в зависимости от требований заказчика. Конечно же, так как требуется найти очень много сотрудников, агентство по подбору проводит обширную рекламную кампанию. Самая эффективная реклама на сегодняшний день:

  1. публикация вакансий в интернет-ресурсах,
  2. размещение в газетах вакансий,
  3. плакаты, листовки в магазинах, сервисных центрах,
  4. персонал агентства пускает информацию о вакансиях среди своих родственников и друзей.

Как ни странно, но распространение среди знакомых дает не меньший результат, чем те же объявления в интернете. Размещая объявление о поиске сотрудников, старайтесь выделить его как можно ярче, чтобы оно бросилось потенциальному работнику в глаза.

Методы поиска

Массовый подбор персонала – это сложная кампания, которая включает в себя множество этапов, направленных на поиск наиболее подходящей кандидатуры.

Кроме вышеупомянутых способов рекламы, агентство проводит:

  1. Отбор резюме с целью выявить самые подходящие кандидатуры и отправить отобранные резюме заказчику в случае необходимости.
  2. Интервью посредством телефона. Оно служит для уточнения некоторых данных, указанных в резюме. Если компания заинтересовалась в человеке, то происходит следующий этап.
  3. Собеседование, на котором происходит общение сотрудника агентства и соискателя. Во время собеседования проводится анкетирование, составление характеристики кандидата. Все эти документы являются конфиденциальными и хранятся в агентстве.

Методы массового подбора персонала могут несколько отличаться, но общий алгоритм и функции у них одинаковы.

Прекращение поиска персонала и ответственность сторон

Если отпадает необходимость в поиске работников (их необходимое число уже набрано), то человек, ответственный за заявку, обращается в агентство по подбору персонала и производится процедура прекращения подбора.

Согласно положению о подборе персонала, вся ответственность за отбор лежит на агентстве. Руководитель структурного подразделения в ответе за:

  1. предоставление требуемой информации,
  2. корректность заполнения необходимой документации,
  3. процесс подбора работников в организацию.

В целом, массовый подбор персонала немногим отличается от поиска одного сотрудника, условия приема те же, только несколько жестче. Жестче – в плане того, что при первичном отборе кандидат на должность общается не с работодателем, а с представителем агентства по поиску персонала. И лишь в том случае, если ваша кандидатура будет одобрена специалистом агентства, ее сможет изучить работодатель.

Проведение в несколько этапов помогает работодателю отобрать только самые лучшие кандидатуры и полностью укомплектовать свой штат профессионалами в своей области.


Этапы и особенности массового подбора персонала

Бесплатный сыр достаётся только второй мышке.

9 этапов подбора персонала
Статьи: – Подбор персонала
28.09.2011 13:23

«Кадры решают всё!» – старый лозунг советских времен, ничуть не потерял своей актуальности. Сейчас руководители все лучше и лучше понимают, что ошибки подбора – одни из наиболее дорогостоящих. Их просто очень трудно посчитать в финансовом плане. Скажем, если Вы закупили не то оборудование или ваш менеджер завалил сделку, стоимость ошибки будет конкретна и исчислима. С отбором сотрудника все сложнее и в тоже время проще. Неграмотно подобранный кандидат – это совокупная стоимость всех его просчетов на рабочем месте плюс недополученная прибыль компании из за неэффективной работы. Да, чуть не забыл, простой пустого рабочего места в период поисков – тоже учитывается.

Как выстроить процесс?

Грамотно выстроенный процесс поиска и отбора кандидатов освобождает время руководителя и позволяет действительно находить лучших людей. Бизнес-процесс поиска, подбора и найма персонала на предприятии состоит из девяти этапов:

Этап 1.

Составление заявки на подбор кандидата. Процесс рекрутинга начинается с заполнения заказчиком (руководителем структурного подразделения) бланка заявки на подбор кандидата. Должны быть указаны следующие пункты:

  1. Название вакансии, в каком структурном подразделении она открыта;
  2. Причину возникновения вакансии;
  3. Кому подчиняется специалист на данной должности/количество подчиненных;
  4. Функциональные обязанности;
  5. Основные требования к кандидатам (требуемый опыт, пол, возраст, специальные навыки)

Перед началом поиска, тщательно проанализируйте и обоснуйте указанные в заявке требования к соискателю:

  • возрастные ограничения;
  • обязательный уровень образования (специализация, квалификация, наличие специального обучения и пр.);
  • необходимый опыт работы (направления деятельности, название должности, отдела, в рамках которых мог ранее работать специалист);
  • узкоспециальные профессиональные навыки (уровень знаний ПК, владение иностранными языками, опыт вождения автотранспорта и т. д.).

Наниматель обязан знать, какие профессиональные знания на данной позиции необходимы, а какие желательны, какими деловыми и личными качествами должен обладать работник. Имея четкое представление о требованиях руководителя к будущему сотруднику, нюансах работы, особенностях микроклимата в коллективе структурного подразделения и корпоративной культуры предприятия в целом, формируется профиль должности.

Этап 2.

Планирование комплекса мероприятий по подбору. После формирования профиля должности разрабатывается и утверждает комплекс мероприятий по поиску/подбору кандидатов. В зависимости от требований к вакансии выбираются источники подбора:

  • уже работающие сотрудники (в том числе кадровый резерв);
  • молодые специалисты, успешно прошедшие стажировку (практику);
  • внешний поиск (интернет, газеты, объявления);
  • база данных о бывших сотрудниках предприятия, уволившихся по собственному желанию или уволенных по причинам, которые не подвергают сомнению профессиональные и личные качества сотрудника (например, по сокращению штата);
  • база резюме, компании;
  • сотрудничество с кадровыми и рекрутинговыми агентствами;
  • сотрудничество с вузами, средними специальными учебными заведениями, ПТУ;
  • кадровый лизинг (для временных работ);
  • прямой поиск.

Мероприятия планируются последовательно и в рамках бюджета. Всегда следует заранее рассчитывать расходы в соотношении с финансовыми потерями от пустующего рабочего места. Если Вам не требуется сотрудник прямо сейчас, оптимальным будет использование бесплатных ресурсов по поиску персонала. Ждать большого потока квалифицированных кандидатов не приходится, но такой способ отлично подходит для пополнения кадрового резерва на будущее. Единственное, что нужно учитывать, так это трудовые затраты того сотрудника, который будет проводить анализ поступающих резюме. В остальных ситуациях экономически более целесообразно привлечь к подбору агентство.

Этап 3.

Первичный отбор персонала на заявленную вакансию. Благодаря налаженной работе в соответствии с планом привлечения персонала мы ежедневно получаем поток резюме кандидатов. Все они анализируются, информация о соискателях заносится в базу данных. Если кандидат соответствуют основным требованиям должности, рекрутер проводит с ним предварительное собеседование по телефону.

По результатам телефонного интервью претендент на должность приглашается на встречу. Проводится интервью и в случае положительной оценки соискатель допускается к следующему этапу процедуры подбора. Даты и время проведения всех собеседований рекрутер согласовывает с заказчиком (при необходимости — с начальником службы безопасности). По каждому кандидату составляется профиль личности и дается общая оценка соответствию кандидата требованиям вакансии.

Этап 4.

Психологическое тестирование (если предусмотрено). По результатам тестирования психолог дает заключение, в котором отражается соответствие психологических особенностей кандидата требованиям вакантной должности, его сильные и слабые стороны, возможные трудности при адаптации на новом рабочем месте.

Пример:
Результаты оценки кандидата

Ф.И.О.: Иванова Е. И.
Должность: юрисконсульт

Личностный блок

Тип нервной системы — средне-сильный, нервные процессы — высокоподвижные. Человек способен одинаково успешно выполнять как интенсивную, так и монотонную работу.

Общий уровень интеллекта: выше среднего. Быстрота мышления высокая, достаточная для эффективной работы на позиции юрисконсульта.

Тип темперамента — нормостенический: обследуемому кандидату в равной степени присущи черты всех основных темпераментов.

Заметно выражены личностные черты: общительность, независимость, самостоятельность, дружелюбие, эмоциональность, беспокойство, непостоянство, оптимизм, активность.

Конфликтных ситуаций избегает.

Выражены организаторские навыки, есть задатки лидера: умеет не только четко выполнять поставленные задачи, но и принимать самостоятельные решения, ставить цели и находить пути их достижения. Обладает активной жизненной позицией, достаточно ответственно и самокритично относится к результатам своей работы.

Склонна к выполнению поручений с весомой долей творческого подхода. Самостоятельна, изобретательна, амбициозна.

Мотивационный блок

Ключевые мотивы в индивидуальной структуре мотивации: «Творчество», «Профессия». Специалисты с ключевым мотивом «Творчество» стремятся к работе, позволяющей им проявить инициативу, интеллект, воображение, изобретательность и реализовать через работу творческие способности. Они очень чувствительны к похвале, одобрению, поддержке со стороны руководства. Для них очень большое значение имеет возможность реализовать на практике свои идеи и проекты. Взыскания к этой категории работников лучше не применять, инициативу и творчество желательно не наказывать. На интенсивность и качество работы заметное влияние может оказывать система мотивации. Такие работники обычно проявляют высокую лояльность по отношению к компании, если она предоставляет им возможность реализовать свои творческие способности (степень лояльности зависит от интереса, который вызывает у них работа).

Иванова Е. И. нацелена на профессиональную деятельность (мотив «Профессия»), стремится к карьерному росту за счет постоянного совершенствования своих знаний и навыков, желает через работу удовлетворить профессиональные амбиции. Специалисты с мотивацией «Профессия», как правило, стоимость своего труда оценивают реально, но иногда завышают. Размер заработной платы может до определенных пределов стимулировать интенсивность и качество труда.

Имеет опыт заинтересованной, интенсивной работы («трудоголизм»). Результаты по шкале правдивости — в пределах нормы.

Выводы:

  1. Кандидата на должность юрисконсульта Иванову Е. И. можно оценить как перспективного специалиста, обладающего высоким интеллектом и развитыми деловыми качествами.
  2. У претендента выражены лидерские качества, есть «здоровые» амбиции.
  3. Психологические особенности (в первую очередь, мотивационная сфера, ценностные ориентации) соответствуют профилю должности «юрисконсульт».

Этап 5.

Собеседование с линейным менеджером. Рекрутер передает заказчику следующие данные о кандидате:

  1. резюме;
  2. общую оценку кандидата;
  3. результаты психологического тестирования (если проводилось).

Руководитель структурного подразделения обязан в течение трех рабочих дней с момента предоставления ему данных о кандидате назначить дату и время проведения собеседования, которое должно состояться в течение семи рабочих дней. После проведения собеседования заказчик обязан в течение двух рабочих дней представить рекрутеру выводы о профессиональном уровне кандидата, его соответствии заявленным требованиям. В случае положительной оценки человек переходит на следующий этап процедуры подбора.

Этап 6.

Проверка информации о кандидате службой безопасности (СБ) компании. Если линейный менеджер по результатам собеседования принимает положительное решение, рекрутер передает информацию о соискателе в службу безопасности компании. Специалист СБ в течение трех рабочих дней обязан провести проверку этих данных и предоставить заключение. При положительном отзыве кандидат допускается на следующий этап процедуры подбора.

Этап 7.

Проверка рекомендаций. Рекрутер собирает (уточняет) рекомендации с предыдущих мест работы соискателя: занимаемая им должность, функциональные обязанности, профессиональный уровень, характеристика со стороны бывших коллег, причины увольнения и т. п.

Этап 8.

Принятие решения о приеме кандидата. На этом этапе рекрутер подает на рассмотрение лицу принимающему решение пакет документов:

  1. резюме кандидата;
  2. результаты психологического тестирования (если проводилось);
  3. рекомендации с предыдущих мест работы кандидата;
  4. заключение СБ.

Назначается дата и время повторного собеседования с кандидатом (или принимает решение о его приеме на работу без собеседования). При положительном решении рекрутер направляет кандидата в отдел кадров для оформления документов.

При выявлении несоответствия кандидата требованиям должности на любом этапе подбора рекрутер благодарит человека за отклик на объявление о вакансии и вежливо ему отказывает. Анкетные данные отклоненного кандидата заносятся в базу данных с пометками, которые впоследствии могут пригодиться при закрытии другой вакансии.

В случае использования конкурсного принципа подбора, на этом этапе производится сравнительная оценка финалистов.

Этап 9.

Оформление на работу. Если соискатель соответствует всем требованиям должности, руководитель структурного подразделения согласовывает с ним дату фактического выхода на работу.

Особенности массового подбора персонала

Столкнувшись с необходимостью массового найма кандидатов, даже рекрутеры со стажем чувствуют себя неуверенно. Это может быть связано с отсутствием опыта. При правильной организации процесса массовый подбор персонала – хорошая возможность закрыть одновременно большое количество вакансий, не тратя при этом много усилий на проведение персональных собеседований. У метода есть особенности, с которыми следует ознакомиться заранее.

Специфика массового подбора персонала

Важное отличие массового подбора кандидатов заключается в том, что рекрутеру необходимо обработать все полученные резюме и встретиться с большим количеством людей в сжатые сроки.

Не всегда это возможно сделать силами отдела кадра. В этом случае рекомендуется прибегнуть к помощи других подразделений компании или рекрутинговых агентств с нужной специализацией.

Если решено использовать только внутренний ресурс, следует заручиться поддержкой маркетолога и сотрудников смежных подразделений.

Планирование массового подбора

Успех проведения группового найма во многом зависит от грамотно составленного плана. В нем необходимо учесть следующие пункты:

  1. Сроки проведения каждого из этапов. Если в работу вовлечены другие отделы компании, их нужно проинформировать о датах заблаговременно. Стоит принять во внимание праздничные дни, сезон, регион проведения отбора. Все эти факторы влияют на длительность проекта.
  2. Бюджет. От того, какими деньгами вы располагаете, зависит масштаб мероприятия.
  3. Воронка найма кандидатов. По аналогии с продажами, на каждом этапе подбора 20-30% предендентов отпадают. Двигаясь по воронке от количества открытых вакансий, можно понять, сколько человек должно быть привлечено на старте.

Вычисление бюджета

Затраты на проведение массового подбора персонала складываются из нескольких блоков:

  • реклама;
  • подготовка презентации и раздаточного материала;
  • закупка инвентаря для отборочного этапа;
  • аренда помещения;
  • найм обслуживающего персонала.

Конечная сумма зависит от региона, наличия собственных ресурсов и других факторов. Сэкономить можно, если:

  • не обращаться в СМИ, а использовать только базовые сайты по поиску работы;
  • не привлекать колл-центр, а обрабатывать звонки и резюме самостоятельно;
  • не нанимать дизайнера, а поручить подготовку презентаций штатному маркетологу.

Описание позиции

Чтобы на выходе получить релевантных работников, нужно составить детальное описание вакансии. Желательно добавить к нему портрет кандидата, в котором будут обозначены требуемые профессиональные и личностные качества.

Описание должно содержать информацию об обязанностях, графике работы, социальных гарантиях. Заработную плату стоит указывать только тогда, когда она выше средней по рынку. Не помешает короткий анонс преимуществ компании – кандидат должен захотеть работать в ней.

Если соискатели будут проходить собеседование группой, об этом также стоит предупредить в описании вакансии.

Сроки этапов подбора

При определении времени, которое понадобится на массовый рекрутинг, следует руководствоваться не только общими правилами, но и личным опытом. В некоторых регионах на публикацию вакансии и прием откликов достаточно недели, в других даже за месяц с трудом удается собрать минимальное количество кандидатов. Можно придерживаться следующих сроков:

  • реклама и сбор резюме – 2 недели;
  • предварительный групповой отбор – 1-3 дня;
  • индивидуальные собеседования – 3 дня;
  • стажировка – 2-3 месяца;
  • подведение итогов – 1 неделя.

Только через 3 месяца можно понять, закрыты ли вакансии и не понадобится ли новый набор.

Составление медиаплана

По итогам планирования у рекрутера должен быть составлен документ, который называют медиапланом. В нем подробно описываются методы, ресурсы, используемые в проекте. Все это делается в привязке к этапам и срокам. Содержание тут важнее формы, поэтому оформить файл можно так, чтобы с ним удобно было работать команде по найму.

Затраты на рекламу

Необходимо использовать каналы продвижения, эффективные для целевой аудитории рекламируемой вакансии. Для рабочих профессий могут не сработать интернет-ресурсы по поиску работы. Менеджеров по продажам будет трудно привлечь на собеседование рекламной в газете или на остановках общественного транспорта. Чтобы затраты были минимальными, стоит подключить фантазию и выбрать только те точки контакта, которые гарантированно сработают для подходящих кандидатов.

С этим материалом читают:

Основные этапы подбора

После публикации вакансии начинают поступать обращения соискателей. Их необходимо оперативно обрабатывать, одновременно информируя привлекательных кандидатов о времени и месте проведения интервью. Принято делить массовый найм на этапы.

Предварительный

У вас образовалась подборка резюме, которые отвечают требованиям вакансии. Оцените количество, сделайте скидку на то, что 20% могут не дойти до следующего этапа, после чего решите, где будет проходить отбор. Помещение должно быть просторным, состоять из двух изолированных комнат: в одной соискатели будут дожидаться своей очереди, в другой – отвечать на вопросы интервьюеров.

Воду, стулья, принадлежности для записей, презентацию компании и экран, на который она будет транслироваться, также следует приготовить заранее. Время проведения мероприятия имеет значение: конец рабочего дня или выходные подойдут лучше всего.

Отбор и стажировка

Рекомендуется использовать следующую методику отбора кандидатов:

  1. Приветствие. Проводится в помещении, где собраны все участники мероприятия. Представитель компании рассказывает о вакансии, ожиданиях от кандидата, возможных негативных сторонах этой работы. Некоторые соискатели могут удалиться, узнав подробности.
  2. Анкетирование: 5-10 вопросов, которые позволят оценить профессионализм и ожидания кандидата.
  3. Блиц-интервью. Соискатели по 3-4 человека проходят в смежную комнату, где рекрутеры задают им несколько вопросов. Ответы оцениваются по чек-листу. Этот документ и полученная ранее анкета станут основными критериями отбора.
  4. Финальное собеседование. Проводится индивидуально, занимает 15-20 минут. Для некоторых специальностей, например, менеджеров по продажам, может проходить в формате деловой игры.
  5. Формальная оценка. Сюда относится проверка подлинности указанных в резюме документов, наличия допусков, сбор отзывов с предыдущих мест работы.

После проведения отбора за новыми сотрудниками закрепляются наставники. Начинается период стажировки. План обучения и адаптации до 3 месяцев должен содержать сроки и фамилии ответственных. Однако рекрутеру будет полезно лично контролировать процесс стажировки.

Анализ результатов найма

Показателем эффективно проведенного массового найма персонала станет процент новичков, прошедших испытательный срок, сдавших экзамен и получивших допуск к работе. При этом важно, чтобы руководители отделов компании также понимали важность достоверного анализа результатов и своевременно давали обратную связь о новых сотрудниках.

Пример массового подбора при открытии магазина

Отделу кадров была поставлена задача закрыть 25 вакансий в новом магазине товаров повседневного спроса. Было решено использовать сайт по поиску работы и социальные сети. Подготовку рекламного объявления делегировали маркетологу. Исходящие звонки делались силами 2 сотрудников. За 2 недели удалось дозвониться до 215 кандидатов. Еще 62 обратились сами, увидев объявление в социальной сети. На собеседование пригласили 154 соискателя.

В назначенный день на интервью присутствовали 82 кандидата. Мероприятие длилось 4 часа. Удалось отобрать 25 для закрытия вакансий и еще 4 в резерв. Это позволило оперативно заменить двух новичков, уволившихся на этапе адаптации из-за конфликтов с руководством.

Особенности массового подбора персонала

Несмотря на кажущееся изобилие соискателей, массовый подбор персонала требует временных, материальных и человеческих ресурсов. Здесь стоит задача не только быстро заполнить вакансии, но и удержать работника в будущем. Говорить об удачном найме сотрудников можно не ранее чем через 3 месяца испытательного срока.

Почему нужны особые технологии при массовом подборе кадров?

Действующее предприятие или организация обычно находятся в перманентном поиске работников. Этот процесс естественный и производится точечно: объявление — собеседование — оформление.

Если требуется нанять линейный персонал в большом количестве, то такая тактика будет провальной по следующим причинам:

  • подбор растянется во времени, что сорвет планы по развитию бизнеса;
  • отвлечет на себя значимый человеческий ресурс и тем парализует текущие области деятельности;
  • потребует материальных вложений, несоразмерных отдаче.

Особенность подбора большого числа работников одной-двух специальностей в том, чтобы организовать конвейерный, стандартизированный алгоритм действий.

Этапы подбора линейного персонала

Что значит массовый подбор персонала? Статистика показывает, что из 1000 человек, увидевших объявление, позвонят за подробностями только 100-120. На собеседование придут 10-15 заинтересованных. Трудоустроится и останется работать дольше 3-х месяцев только 1 человек. Таким образом, чтобы нанять 30 сотрудников, нужно на первом этап е охватить информационно 3000 человек.

Планирование

Начинать следует с планирования и сбора информации о возможностях организации процесса.

Технологии напоминают воронку продаж:

  • широкое оповещение;
  • прием звонков с первичным тестированием и более подробным информированием соискателей;
  • общее собеседование;
  • индивидуальное собеседование;
  • оформление трудового договора;
  • сопровождение на испытательном сроке, в случае необходимости — обучение.

Каждый из этапов должен быть организован, оформлен и проведен с наименьшими затратами. Аутсорсинг сотрудников позволяет избежать расходов на организацию массового подбора персонала.

Вложений потребуют:

  • реклама;
  • организация собеседований, ответ на звонки — оплата труда, аренды помещений, расходный материал;
  • мобильная связь;
  • полиграфия.

Чтобы понять, как организовать работу, изучите особенности рынка труда, действующие здесь инструменты.

Реклама

Методы поиска включают прессу, интернет, флаеры, расклейку объявлений в нужном районе, биржу труда. Эффективность будет при охвате не менее 10 ресурсов. Хорошим инструментом подбора сотрудников является оповещение о вакансиях через работников компании. Люди, которые занимают аналогичные должности или знают специфику работы компании, предлагают работу мотивированным и подходящим кандидатам.

Критерии озвучиваем, но людей не отпугиваем:

  • нет профессии — обучим при желании;
  • живете далеко — предоставим транспорт;
  • нет опыта работы — наставник на первое время.

Сущность подбора сотрудников кроется в «продаже» рабочего места. Не информируем, а заинтересовываем, показываем привлекательность вакансии. Объявление должно выделяться визуально, содержать объяснение причины массового подбора кадров (в связи с расширением, с открытием) и обещать выгоды.

Прием звонков и первичное тестирование

Задача телефонного собеседования — отсечь неподходящих и пригласить желаемых. Технологии включают чек-лист с вопросами, которые оптимально отражают требования к соискателю. Законодательство РФ запрещает отказывать в работе людям, которые «не подошли» по полу, возрасту, внешним данным. Требования, кроме профессиональных, в скрипт-схеме отражают косвенно.

Если добираться до предприятия неудобно, то следует организовать корпоративный транспорт. Люди на каждом этапе должны почувствовать заботу о них лично. Это мотивирует, позволяет привлечь работников на равных или худших условиях.

Собеседование и сопровождение

При массовом подборе персонала информационную часть личного собеседования и анкетирование проводят группами. В зависимости от масштаба это может быть 10-50 человек. Согласие на заполнение анкеты, тщательность и полнота ответов покажут, насколько человек управляем и мотивирован.

Как организовать собеседования:

  • помещение следует выбирать изолированное от основного коллектива;
  • ожидающие не должны находиться в коридоре перед отделом кадров, где они могут контактировать с увольняющимися или недовольными работниками;
  • оптимальное время от 10 утра, раннее время отсечет кандидатов;
  • предусмотрите возможность наведения порядка в случае появления агрессивных (или нетрезвых) соискателей.

Закладывайте 10% «запаса» линейного персонала при оформлении. Статистика показывает, что часть работников уйдет в течение первых трех недель.

Планируя время на массовый подбор кадров, учитывайте прохождение медосмотров, оформление санитарных книжек, профессиональных допусков. Костяк нового коллектива должны составлять опытные работники. Аутстаффинговые компании на адаптацию отводят 3 месяца. После коллектив считают устойчивым.

Анализ текучести кадров показывает, что микроклимат в коллективе и отношения с руководителем играют большую роль при увольнении, чем недовольство заработной платой.

Определяющие нюансы:

  • Методика массового подбора должна строиться на местных условиях.
  • Успех определяют мелочи, которые показывают заботу о человеке.
  • Качество обратной связи на стажировке определяет процент текучести.
  • Предупредить недовольство эффективнее, чем устранять последствия.
  • Сущность работы рекрутера заключается в продаже вакансии.

Следует понимать, что выбор предложения на рынке труда для линейного персонала есть всегда. В мегаполисах, где хорошие продавцы, грузчики — в дефиците, массовый подбор кадров требует особого мастерства и значимых трат.

Массовый подбор персонала

Бытует мнение, что массовый подбор персонала – это не престижно. Имея опыт в этой сфере хочу сказать, что умение осуществлять такой подбор – это высший пилотаж. На вопрос, что сложнее, закрыть топовую вакансию или найти бригаду грузчиков я отвечу, что сложнее найти бригаду грузчиков. Топовые кандидаты ходят по кругу, мы знаем их фамилии, директора переходят из одной компании в другую, часто это конкуренты или один сегмент рынка. Они все мотивированы на профессию, на деньги. Как только вы им позвоните, они пойдут с вами пить кофе. Попробуйте пригласить попить кофе хотя бы десяток людей, готовых встать, например, на упаковочную линию. В подборе таких людей действительно нужен профессионализм.

Планирование массового подбора

Начинать работу по массовому подбору персонала необходимо шаг за шагом, отталкиваясь от функций, действий и задач, которые стоят в вашей компании на текущий момент. При планировании массового подбора необходимо учитывать текучесть линейного персонала. Например, страховых агентов без обеспечения, которые продают страховые услуги и не получают фиксированных выплат должно быть достаточно много. В этом случае, исходя из оборота, плана работ, можно понять, какое количество людей требуется в данный момент, спланировать текучесть, и затем создать план по подбору персонала. Отталкиваясь от него, мы рассчитываем требуемые ресурсы, либо всем занимается один человек, либо для решения всех задач создается отдел.

При подготовке к массовому подбору персонала необходимо учесть множество нюансов:

  • Реклама. От типичных СМИ до локального расклеивания объявлений
  • Логистика. Особенно при массовом наборе в определенную локацию на короткое время
  • Тестирование. Онлайн на первом этапе
  • Субподряд. Рынок кадровых агентств

На первом этапе необходимо определить, где вам нужны люди, в каком количестве, и какие финансовые ресурсы потребуется для данной работы. Оценить локальный рынок труда можно посмотрев периодику, маркетинговые отчеты, зайти на сайт администрации, на HeadHunter, где ознакомиться с желаемой зарплатой по региону.

Этапы массового подбора

Бюджет на массовый подбор

Как правило, если в большой компании есть руководитель по подбору персонала, то он является держателем бюджета, планирует его на год, контролирует и проводит корректировку. В крупных компаниях это достаточно большая статья расходов.

При формировании бюджета по массовому подбору персонала необходимо учитывать затраты:

  • реклама
  • сотрудники (временные или постоянные)
  • командировки
  • мобильная связь, роуминг
  • аренда помещений для презентации
  • книга новичка (карьерные истории для мотивации сотрудников).

Для того, чтобы вычислить стоимость привлечения сотрудника, необходимо затраты разделить на количество всех нанятых сотрудников (работающих и уволившихся).

Описание позиции (кого мы ищем)

Важно составить профиль должности. Трудовое законодательство запрещает лимитировать возраст и пол, тем не менее, для определенных работ (например, грузчиков) нужны люди, обладающие физической силой, на некоторых должностях сложно работать женщинам. При приеме на работу, приглашая на собеседование, необходимо учитывать такие нюансы.

Для снижения рисков увольнения очень важно поговорить с теми, кто непосредственно будет управлять персоналом (руководители смены, начальники цеха) и учитывать полученную информацию при проведении индивидуальных собеседований.

Если мы собираем группу людей для которых важна коммуникация, например, продавцы, необходимо вовлекать в процесс подбора директоров производств, согласовывать все нюансы для того, чтобы у руководителей была смотивирована ответственность за принимаемого человека.

Сроки этапов подбора

Важны критерии прохождения испытательного срока. В большой компании имеет смысл попробовать автоматизировать процесс отображения текучести кадров и ежемесячно предоставлять руководству результаты. Для наглядности не обязательно покупать дорогие программы. Это можно сделать в Outlook, в Lotus. Важно, чтобы включенность в подбор была и со стороны финального внутреннего клиента.

Медиаплан

Медиаплан – это проект с полной информацией о предстоящей работе по подбору. Он может быть составлен в различной удобной для вас форме. В нем отражаются все сроки, методы и способы работы по текущему проекту.

Затраты на рекламу

Здесь надо учитывать территорию (где набираем), способ набора, (дистанционно или нет), узнать, какие методы подбора работают в данном регионе, какие эффективные локальные источники по поиску работы существуют, какие сроки подачи рекламы в конкретных изданиях. Реклама, как правило, начинает работать через 2-3 недели.

Проведение массового подбора

При подборе людей некоторых специальностей сроки по подбору могут увеличиваться. Если мы набираем людей, работающих с продуктами питания, необходимо проверить их санитарные книжки, электриков – допуск по электробезопасности, монтажников – для работы на высоте, и так далее. Кроме того, какое-то время занимает проверка со стороны службы безопасности.

Прежде всего необходимо разработать скрипт телефонного звонка. Это нужно для того, чтобы при проведении группового собеседования не задавались лишение вопросы, информация, переданная при телефонном разговоре всем потенциальным работникам должна быть единой. Кроме того, при едином скрипте у вас будет возможность отрепетировать, добавить какие-то приемы из техники продаж и так далее. Статистика набора на неуникальные должности (количество звонков и оформленных работников) составляет 1:10. Для Московского региона это хороший показатель.

На доходимость потенциальных работников влияют место и время собеседования. Не стоит планировать собеседование на 9-10 часов утра, лучше сделать это попозже между 11 и 17 часами. Снять конференц-зал для собеседования лучше всего в здании с хорошей транспортной доступностью.

Оформление и выход на работу

Необходимо учитывать, что от момента собеседования до оформления, как правило, проходит 2-3 недели. Для того, чтобы оформление не затягивалось, необходимо потенциального работника предупредить заранее о требованиях по наличию у него ИНН и карточки пенсионного страхования. Работника необходимо оформить в течение трех дней. Важно, чтобы люди, принимаемые на работу и увольняющиеся с работы не сидели в одной очереди около отдела кадров.

Испытательный срок и адаптация (3 месяца)

В любой компании процесс испытательного срока желательно регламентировать. Можно написать инструкцию или составить блок-схему по срокам всего процесса трудоустройства конкретного кандидата, чтобы понять, в течение какого срока вы можете заполнить определенное количество штатных единиц. Регламент должен быть согласован со всеми участниками процесса.

Если мы взяли на себя ответственность за систему адаптации, то при прохождении испытательного срока необходимо отслеживать весь процесс и вовлекать в него руководство, делая контрольные точки в начале, середине и в конце испытательного срока. Если работник не проходит испытательный срок, мы обязаны его предупредить как можно раньше. За 2 недели до окончания испытательного срока говорить работнику что он его не прошел уже поздно по законодательству. Сейчас сложное время и необходимо это учитывать, чтобы минимизировать риски бизнесу и себе.

Анализ результатов найма

В компании очень важно привить сотрудникам мысль, что любое решение по кандидатам должно быть мотивировано, что массовый набор персонала не для того, чтобы заткнуть дырки. Один процент текучести в крупных компаниях может экономить миллионы. Будет хорошо, если с вами будут разделять такую ценность. Не прохождение испытательного срока сотрудника — это провал руководителя, не того, кто занимается массовым подбором, а того, кто принял решение, нанял человека, а потом качественно или не качественно ввел его в должность. Анализируйте статистику увольнений, какие отделы или цеха возглавляют рейтинг по текучести. Эта информация, доведенная до руководства, помогает понять и исправить причины текучки кадров.

Пример массового подбора при открытии магазина

Перед нами была поставлена задача набрать 28 человек. Мы имели 2-х рекрутеров в резерве. Основным источником подбора были определены интернет-ресурсы. Количество исходящих звонков – 537. Эта цифра необходима для того, чтобы понять, какое количество времени понадобится для совершения всех звонков двумя рекрутерами. В данном случае нам понадобилось 2 дня. Задача состояла в том, чтобы на собеседование пришло 215 человек. Что влияет на выполнение данной задачи?

Нам удавалось за один день провести 98 собеседований. Было организовано 2 группы в среднем по 50 человек, разрабатывалась презентация вакансии и компании, где наглядно демонстрировались все преимущества, например, при предлагаемой зарплате выше среднего ее смело можно рекламировать. На презентации нужно озвучить и трудности профессии, чтобы человек понимал, в каких реальных условиях ему придется трудиться. Рекомендую заранее подготовиться к вопросам-возражениям. Почитайте отзывы о компании, что пишут в интернете, потому что об этом наверняка захотят поговорить на собеседовании. Оставляйте резерв кандидатов, не отказывайте всем сразу.

Стажировка – это тот момент, когда вам необходимо удержать тех, кого вы нашли. Для этого у вас должна быть отлажена система адаптации. Не выводите людей на работу, если вы не знаете, как и кто их будет обучать. Должна быть единая система адаптации и обучения.

В процессе стажировки необходимо контролировать критические точки. Критические точки – это те временные периоды, когда идет наиболее активный отток кандидатов. На моей практике при трехнедельной стажировке это 2, 9, 20 день. В эти дни необходимо получать обратную связь как от руководителей или наставников, так и от самого кандидата. Я рекомендую общаться с каждым лично, чтобы они чувствовали свою значимость.

Сделав 537 звонков мы пригласили на собеседование 215 человек. Пришли на собеседование 98 претендентов, из них мы отобрали 32. По итогам стажировки кто-то отсеялся и в конечном результате осталось 29 человек готовых открывать магазин.

Читайте также:  Какие каверзные вопросы задают на собеседовании
Ссылка на основную публикацию