Где работник должен быть ознакомлен с записью в трудовой книжке

Ознакомление с записями в трудовой книжке

Образец надписи: с записью в трудовой книжке ознакомлен нужно сделать правильно. Требования устанавливаются Инструкцией по заполнению трудовых книжек и Правилами ведения бланков.

Порядок ознакомления с записями

Порядок ведения кадрового делопроизводства определен Правилами ведения трудовых книжек. Документ принят Правительством (Постановление №225).

С каждой записью нужно ознакомить сотрудника. После ознакомления ставится роспись. Специалист должен поставить свой автограф в личной карточке, книге движения бланков и самой книжке.

Сначала расписываться должен руководитель или кадровик, потом необходимо, чтобы обязательно расписался работник.

Подпись работника должна ставиться без дополнительных слов: «ознакомлен» или «согласен». Достаточно обычной подписи сотрудника.

После записи в трудовой книжке при увольнении обязательно ставится печать фирмы. Печать для уволенного работника нужно ставить аккуратно. Нужно, чтобы было видно реквизиты приказа, а также подписи кадровика и сотрудника.

Какие записи вносятся в бланк

Обязательно нужно писать, где работал специалист, какую занимал должность, когда и по какой причине расторгнут контракт. Так же указывается информация о наградах, выданных за достойную работу.

Каждый из перечисленных фактов кадровик фиксирует в бланке не позднее недели со дня наступления. Исключение есть только, когда расторгается контракт. Запись об увольнении делается в последний день исполнения обязанностей.

Срок для оформления сведений отсчитывается со дня вынесения приказа директором.

Под каждой записью должен стоять автограф работника в трудовой книжке. Есть порядок, как работник должен быть с записями ознакомлен. Специалист, который решил уволиться, обычно пишет свою фамилию, инициалы и ставит подпись. Одной подписи без расшифровки инициалов будет недостаточно.

Перед тем, как ставить свой автограф, работнику лучше проверить, правильно ли внесена запись. Сотрудники в первую очередь заинтересованы в том, чтобы бланк оформлялся правильно. Когда допущены ошибки, кадровик вносит коррективы. Зачеркивания не допускаются. Текст признается недействительным, а следом делается корректная запись.

Работнику не придется писать: с записью в трудовой книжке ознакомлен, не понадобится образец, если налагается дисциплинарное взыскание. Ведь сведения о наказаниях в бланк не заносятся. Исключением является увольнение. При увольнении по соответствующим основаниям, предусмотренным ТК РФ, записывается информация в бланк.

Кто вносит записи совместителю

Ознакомление совместителя с записями в трудовой книжке ведется специалистом кадровой службы по месту основной работы. Соответственно, человека знакомят с информацией по основному месту службы.

Для подтверждения информации совместитель представляет справки со второй работы. Справки служат основанием для внесения информации.

Нюансы заполнения трудовой книжки

Произвольно написать текст нельзя. Есть Инструкция №69, нужно ей руководствоваться в кадровой работе. Иногда возникает вопрос о том, нужна ли сокращенная запись. Инструкция запрещает делать сокращения. Поэтому нужно полностью писать слово приказ, сокращенное написание пр. является неправильным.

Инспектор кадровой службы вносит запись не позднее недели со дня вынесения приказа. Для заполнения бланка сотрудники не должны писать заявления.

По общему правилу отвечает за ведение бланков руководитель, но на практике полномочия делегируются ответственному лицу. Передача полномочий оформляется приказом.

При увольнении происходит заверка всех текстов, внесенных по месту работы. Ставятся две подписи и одна печать.

Часто сотрудника просят написать: «согласен», «ознакомлен» или другие формулировки, подтверждающие ознакомление. Эти записи излишни. Подпись с расшифровкой подтверждает, что человек согласен с текстом, внесенным в бланк.

Если человек отказывается прийти и забрать бланк, то на его адрес высылается уведомление. Когда есть согласие на отправку почтой, книжка высылается почтовой связью.

Название компании пишется полностью. Можно упростить работу делопроизводителя, если заказать штамп. Писать придется меньше, значит, ускорится рабочий процесс.

Кадровое делопроизводство без печатей

Все привыкли, что текст заверяется печатью. Однако в Инструкцию внесены изменения. Если на фирме нет печати, то и не нужно ее ставить. Скорректировал кадровое делопроизводство Минтруд. Приказ № 588н принят в октябре 2016 г. Информация о том, что общество печати не имеет, обязательно должна быть отражена в Уставе.

Важно! Можно не ставить штамп на титульном листе и внутри бланка, если фирма работает без печати. Причем информация об отсутствии штампа должна закрепляться в Уставе.

Бизнес можно вести без печатей с 2015 года. Изменения применимы к кадровому делопроизводству с октября 2016 г.

Итак, текст бланков заверяется штампом, если он имеется в компании.

Ошибки при оформлении

Казалось бы, весь процесс делопроизводства установлен правовыми актами, тем не менее, совершаются ошибки.

5 распространенных ошибок при оформлении бланков:

  1. Записи вносятся произвольно.
  2. Неправильно указывается статья ТК РФ при расторжении контракта.
  3. Ошибочный текст просто перечеркивается.
  4. Забывают, чтобы уволенный специалист заверил своей подписью текст.
  5. Отсутствует приказ о назначении специалиста, ответственного за оформление.
  6. Отсутствуют сведения о том, что сотрудница поменяла фамилию.
  7. Указываются разные должности в контракте и книжке.
  8. Вносятся сведения о наказаниях.

Есть и самая серьезная ошибка: отсутствуют записи в документах, подтверждающих трудоустройство сотрудников.

Ошибки имеют печальные последствия. Если нарушения обнаружат инспекторы по труду, компании придется платить штраф. Последствия ошибок так же отражаются на работнике. Специалисты пенсионного отделения откажутся включать период деятельности в стаж, если печать плохо видна или не читается. Для подтверждения стажа человеку придется собирать справки.

Особенности заполнения трудовой книжки: при реорганизации, при дисциплинарных взысканиях, ознакомление с записью

Каждый официально работающий человек располагает трудовой книжкой. Что с ней происходит в кадровых недрах работодателей, редко кто представляет. По факту, книжка сдаётся при приёме на работу и таким же образом получается назад.

Что в неё записывается, волнует граждан только при возникновении трудностей оформления пенсии и дополнительных удовольствий. Не стоит сильно доверяться кадровикам, лучше самостоятельно разобраться и контролировать события своей жизни.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-46-83 . Это быстро и бесплатно !

Порядок совершения записей регулируется Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

Правила оформления

Как записываются даты?

Официальные бумаги не обходятся без сносок на время, когда происходит событие. День и месяц года обозначаются двумя знакоместами, год – четырьмя. Написание производится общепринятыми цифрами десятичной системы, называемыми арабскими.

Например, при заполнении титульного листа трудовой книжки год рождения владельца книжки 25 ноября 1980 года, запись выполняется цифровым значением, таким как 25.11.1980.

Чем совершаются записи?

Как письменные принадлежности, используются перьевая, гелевая и шариковая ручка, оснащаемые световодостойким пишущим наполнителем. Вносить записи разрешается только тремя цветами: чёрным, синим, фиолетовым.

О полноте информации

Сокращать слова при заполнении, запрещается. Для примера, написание слова «Приказ» пишется полностью и не сокращается до двух букв – «Пр.». Правило учёта – аккуратность и полнота, исключающая двоякое толкование.

Зачёркивать или нет?

Во время жизнедеятельности происходят события, меняющие информационное поле человека. Замена фамилии, получение образования или новой специальности, переход на вновь избранную работу и прочее. Всё должно скрупулёзно учитываться. Что же делать с информацией уже внесённой?

Правила установили следующее. Зачёркивать разрешается только на первой странице, да и то, только информацию, меняющуюся безвозвратно. Например, изменение фамилии или имени. В остальных разделах помарка в трудовой книжке запрещается, какие бы изменения ни происходили с владельцем.

Сроки на внесение сведений

Правилами оформления книжки установлен семидневный срок на учёт информации, относящейся к трудоустройству, перемещению, повышению квалификационного уровня, награждению.

Факт окончания рабочих отношений заносится последним днём работы согласно тексту Трудового кодекса РФ (далее ТК РФ). Всякая запись дублируется в личной карточке, о чём уведомляется работник, своей подписью, подтверждающий ознакомление.

Требования к содержанию

Дневник о занятости, такое название, точнее бы отвечало назначению и содержанию документа. В нём содержится персональная информация о человеке и его рабочей жизни.

Например, обратившись к содержанию, допустимо сделать предположение о материальном достатке, способностях, постоянстве и прочих обстоятельствах жизни.

Какую информацию содержит первая страница и правила её заполнения?

Книжка, несущая персональную информацию о владельце, как и подобные документы, начинается со сведений о личности, в отношении которой она фиксирует: кто, когда родился, какое образование, специальность.

Сообщения заносятся на странице № 1 с соблюдением следующих требований:

  • запрещается сокращать либо заменять инициалами полное имя и отчество, вписываемые в точности с паспортными данными;
  • отметка об образовании ставится по соответствующим документам;
  • специальность учитывается по документу, свидетельствующему о специальной подготовке.

Правильность заполнения удостоверяется владельцем путём проставления личной подписи после строки о дате учёта. Завершается лист подписью кадровика и оттиском печати учреждения.

Вписывать информацию впервые, вправе исключительно работодатель организация.

Структура сведений о работе и поощрениях

Отметки о рабочей занятости, поощрениях заносятся в таблицу, состоящую из четырёх столбцов:

  1. Порядковый номер;
  2. Дата;
  3. Информация о трудоустройстве, перемещении, квалификационном уровне, прекращении отношений;
  4. Указание на документ, ставший основой для записи.

С чего начинаются рабочие записи?

Описание рабочей истории начинается с обозначения работодателя по типу заголовка в 3-м столбце. Далее с соблюдением порядка учёта идёт извещение о трудоустройстве, перемещении, окончании взаимоотношений.

Учёт трудоустройства и перемещения

Каждый наниматель стремится к установленному уровню принимаемых специалистов. Приём происходит по вакансиям штатного расписания, требующим соответствие конкретной специальности.

Пример: «Принят на должность охранника сектора охраны № 1 отдела охраны управления безопасности», «Переведён на должность инспектора сектора ….»

Требования к учёту профессий повышенной сложности

Выполняя специальные задачи, отмеченные государством, каждый вправе претендовать на предусмотренные льготы. Правильные записи в трудовой книжке – залог получения таких преимуществ. Некоторые профессии, в отношении которых государством сделан вывод об их опасности и сложности, внесены в Квалификационный справочник, согласно которому вносятся данные в книжку.

Запись о переименовании должности

Переименование должности сопровождается письменным соглашением. После этого издаётся приказ о переводе на другую работу, о чём совершается запись: «Переведена на должность …..».

О категории и профессии

Изменение профессии в справочнике по квалификациям либо в тексте штатного расписания заносится в книжку. Обновление выполняется в соответствии с приказом, о чём работник информируется.

Специалисты категорируются по квалификационным разрядам, классности и иным уровням отличия. Отметки о категории специальной подготовки вписываются в третью графу. По типу: «Присвоена, указывается квалификационная категория, указывается должность».

О повышении квалификации

Факты обучения, повышение специального уровня, переквалификации, подготовки вновь поступивших сотрудников, совместно с периодом фиксируются в третьей колонке.

К записям, вносимым в трудовую книжку, относится повышение квалификации по срокам обучения, превышающее 72 часа, или профессиональная переподготовка более 500 часов. Форма записи нормативно не устанавливается, но может выглядеть по типу: с «даты» по «дату» обучался «указывается где». Обучение подтверждается удостоверением.

Нужно ли учитывать изменения в профессиональной подготовке или получение другой специальности?

Нередко, обучаясь попутно основной работе, приобретается новая специальность или повышается профессиональный уровень. Об этом обязательно должен информироваться кадровик.

Приобретение дополнительной специальности, установление повышенной квалификационной категории регистрируется. Учёт сведений об образовании в трудовой книжке выполняется построчно в точности с рекомендациями 1–4 колонок:

  • порядковый номер;
  • дата установления;
  • данные о приобретённой профессии, категории;
  • указание на обосновывающий документ.

Пример: «Установлена вторая профессия …. с присвоением …. разряда». Внесённая информация способствует росту конкурентоспособности работника при назначении на вышестоящую должность или трудоустройстве.

Учёт совместительства

Данные о совместительстве заносятся по представлению документальных подтверждений. Действие совершается нанимателем в месте основной работы.

О замене наименования организации

Запись больше важна гражданину, нежели работодателю. Нить правопреемственности юридического лица в документах обязательно нужно сохранить.

Читайте также:  Правила и особенности оформления трудовой книжки

Причины для смены наименования разные, а действие по учёту, одинаково. В третьей колонке фиксируется:

  • предыдущее обозначение;
  • дата изменения;
  • приобретаемое имя.

Например: «ООО Светлый путь с 01.08.2001 переименовано в ООО Тёмная ночь».

Сноска на изменяющий источник фиксируется в четвёртом столбце.

Привлечение к исправительным работам

Административная ответственность, препятствующая выполнению основных рабочих функций, учитывается.

Например: «Время работы с 02.02.2015 по 18.02.2015 не засчитывается в непрерывный трудовой стаж».

При возврате непрерывного трудового стажа функцию фиксатора выполняет последний работодатель. Информация заносится тем же образом, но с учётом, что в третьей колонке фиксируется факт восстановления стажа. Ссылка на основание восстановления отражается в четвёртом столбце.

О военной службе

Служба в Вооружённых Силах вписывается в третий столбец. Запись в трудовой книжки о службе совершается общепринятым способом, соблюдая требования к учёту: порядковый номер, обстоятельства, основание внесения. Например: «Служба в …. с 05.05.1980 по 25.05.1982».

Ликвидация предприятия

При ликвидации предприятия работники увольняются. Обстоятельства аннулирования трудовых отношений документируются. Вариантов три:

  • ликвидация предприятия;
  • перевод по просьбе работника;
  • перевод с согласия работника.

Текст в первом случае выполняется в полном совпадении с редакцией ТК РФ, ссылаясь на конкретную статью. Пример: «Уволена в связи с ликвидацией организации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Отметки во втором и третьем случаях совершаются при точном формулировании действия (увольнение), основания (перевод), воли работника (просьба, согласие), ссылка на потенциального нанимателя.


Запись в трудовой книжке при ликвидации предприятия — образец.

При реорганизации в форме преобразования

Если для замены организационно-правовой формы организация провела реорганизацию, то преобразованное предприятие становится правопреемником предыдущего.

Возникновение другой организации при оставлении без изменений штатного расписания и названий внутренних подразделений, не влияет на изменение рабочих отношений сторон. Информация о преобразовании учитывается в трудовой книжке. Например: «ОАО Светлый путь с 01.08.2001 преобразовано в ООО Светлый путь».


Запись о реорганизации в трудовой книжке — образец.

«С записями в трудовой книжке ознакомлен»

Прощаясь с нанимателем, гражданин получает на руки трудовую книжку, которая должна оформляться по установленным правилам. Последний штрих взаимоотношений регулируется ст. 35 ТК РФ. Стороны расходятся удовлетворённые полнотой и точностью сделанных в трудовой книжке записей.

Момент ответственный. Все формулировки, вносимые за период работы, работодатель свидетельствует подписью представителя и оттиском печати организации. Работнику остаётся проверить содержание сделанных записей. Согласие подтверждается личной подписью. Кодекс и Правила не обязывают владельца трудовой книжки расшифровывать поставленную подпись.

Запись «с записями в трудовой книжке ознакомлен»: образец

Вносятся ли в трудовую книжку сведения о дисциплинарных взысканиях?

Нарекание от работодателя порой выражается в форме дисциплинарного взыскания, выступающего своего рода оценкой «заслуг» работника. Исходя из правила скрупулёзности записей, они, вроде как, должны фиксироваться, как и всё остальное.

Однако, законодательная норма установила иное к ним отношение.

Заносится ли запись об исполнении обязанностей?

Функции, приобретаемые на период рабочих отношений, не фиксируются в книжке. Их содержание отражается в трудовом договоре и должностной инструкции.

Правила корректировки записей

Правила ведения запрещают зачёркивать неверные, неточные, недействительные записи, за исключением текста на странице № 1.

Изменения делаются в следующем порядке:

  • корректируемые данные остаются неизменными;
  • следующим номером по порядку фиксируются действительные сведения.

Образец: «Запись под номером … недействительна». В четвёртом столбце показывается документ, информация из которого неверно вписана, или делается указание на приказ, изменяющий неверные сведения.

Замена личных данных о владельце выполняется с учётом подтверждающих изменение документов.

Устаревший текст зачёркивается одной чертой. Затем вносятся уточняющие сведения. Информация, послужившая основанием для изменений, вписывается на внутренней части обложки, заверяется подписью сотрудника кадровой службы и печатью предприятия.

Изменившиеся сообщения о профессии либо образовании на первой странице дополняются обновлённой информацией без зачёркивания предыдущей.

Заключение

Правильно ли внесена информация, зависит от сотрудника кадровой службы. Если допускается ошибка либо вносится информация частично, или она вовсе отсутствует, то результат отразится на владельце трудовой книжки.

Кто следит за полнотой, точностью и правильностью ведения своей книжки, самостоятельно пишет рабочую биографию. В молодом возрасте это может показаться пустяком, но достигшие пенсионного возраста точно знают, насколько важны записи рабочего пути.

Специалисты кадровых служб тоже люди, а им свойственно ошибаться. Знание тонкостей заполнения трудовой книжки, контроль, своевременное исправление и дополнение содержащихся сведений – это залог успешного трудоустройства, получения льгот и преимуществ, предусмотренных трудовым и пенсионным законодательством.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-46-83 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

Где работник должен быть ознакомлен с записью в трудовой книжке

Как правило, работник при увольнении должен подписаться, что он ознакомлен с записями в трудовой книжке. На этом этапе и завершаются трудовые отношения организации и работника. Когда стоит вопрос, где работник должен быть ознакомлен с записью в трудовой книжке, можно дать один четкий ответ – в отделе кадров организации, где он работал, и откуда увольняется.

Ознакомление с записями

Очередь работника поставить свою подпись про ознакомление с записями в трудовой книжке наступает после того, как расписывается сотрудник, ответственный за хранение книжек.

Очень часто работники, не зная, как правильно это сделать, допускают различные ошибки. Например, ставят только собственную подпись без расшифровки или дополняют ее одной лишь фамилией. Отсутствие инициалов является очень большим недочетом.

Также ошибкой считается наличие такой формулировки, как «с записями ознакомлен». Обычно аргументом в пользу этой записи может быть утверждение о том, что подобная формулировка встречалась в пособии или статье. Некоторые могут дать ссылку на п. 35 Правил. Но согласно этому пункту, подпись напротив этой записи должен поставить не только бывший сотрудник предприятия, но и его директор. Поэтому, запись «ознакомлен» в трудовой книжке в этом случае должна ставиться по всем правилам.

Расшифровка при ознакомлении

Нередко при оформлении трудовой книжки около подписи ответственного за ведение книжки может возникнуть еще одна неизвестно чья подпись, у которой совсем нет расшифровок. Причиной этого является мнение специалистов о том, что вместо указания полных «реквизитов» можно всего лишь подписаться.

Кроме того, когда происходит ознакомление работника с записями в трудовой книжке, некоторые сотрудники записывают расшифровку слишком неразборчиво. Это также может послужить источником проблем. Особенно это касается тех, кто приехал из другой страны, где письменность и начертание слишком отличается от кириллицы. Поэтому необходимо не только сделать полную расшифровку, но и записать ее аккуратно и разборчиво.

Кое-кто считает, что, закрывая блок всех записей, работник не должен ставить расшифровку и хватит лишь одной его подписи. Это ошибка, поэтому после того, как сотрудник с записью в трудовой книжке ознакомлен, он должен полностью написать фамилию и свои инициалы. А ошибка эта распространена по одной простой причине: многие думают, что одной расшифровки в самом начале трудовой книжки хватит. Такой аргумент ошибочен. Например, владелец книжки – женщина, и после того, как она выйдет замуж, ее фамилия поменяется, и запись будет отличаться.

Указание должности работника

Также не совсем по правилам будет оформлена запись без указания той должности, с которой был уволен работник. Основной аргумент в таком случае – бывший сотрудник уже не работник данного предприятия, поэтому, когда он пишет, что с записями в трудовой книжке ознакомлен, указание того, на какой должности он был трудоустроен, не нужно совсем.

На самом деле, этот аргумент напрямую противоречит трудовому законодательству. Ведь согласно ТК Российской Федерации, в день увольнения работника он еще считается сотрудником предприятия. И в табеле, где указывается рабочее время, этот день считается отработанным. Таким образом, согласно приведенным аргументам, необходимо кроме подписи и ее расшифровки указать и должность увольняющегося.

Проблема возникает в случае увольнения, например, инженера, наименование должности которого включает перечисление всех тех процессов, которыми он занимается. То есть в трудовой книжке это может занять очень много места. Также возникает вопрос, что делать, если увольняется человек из отдела кадров, и название его должности такое же, как и у увольняющего его сотрудника. Как же тогда сделать запись в трудовой книжке об ознакомлении? В таком случае рекомендуется просто поставить слово «работник», после которого ставится подпись.

Подписи бывшего сотрудника и кадровика стоят в одной графе одна под другой, причем совсем без пропуска строчек. Сразу же после того, как специалист отдела кадров подписывается, нужно поставить и печать. А вот на практике дело происходит иначе: печать ставят уже после подписи увольняемого, чтобы оттиск был размещен оптимально.


Ознакомление в трудовой книжке при увольнении

Организации и индивидуальные предприниматели ведут на своих сотрудников трудовые книжки. Этот документ подтверждает факт трудовой деятельности работника и его стаж.

Как следствие, информация, внесенная в этот документ, оказывает влияние на последующее трудоустройство работника и начисление пенсии по завершении трудовой деятельности. По этой причине законодательство строго регламентирует порядок ведения этого документа, давая четкие рекомендации по внесению тех или иных записей и совершению прочих действий с этим документом (производству бланков, хранению и т.п.).

Работник с записями в трудовой книжке должен быть ознакомлен (образец записи о таком ознакомлении законодательством не предусмотрен, для соответствующего подтверждения достаточно подписи работника).

Трудовая книжка

Трудовая книжка представляет собой небольшой многостраничный документ, состоящий из нескольких разделов. Его форма предусмотрена государством и является обязательной к применению на основании положений норм закона. В трудовой книжке формируются история трудовой деятельности и стаж наемного работника.

Форма и порядок составления таких книжек закреплены в двух подзаконных актах:

  • Правилах, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
  • Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).

Рассматриваемый документ, как правило, хранится у работодателя. Исключение из правил составляют случаи, когда работник не осуществляет трудовую деятельность по найму в организации или у индивидуального предпринимателя.

Законодательством предусмотрены случаи, когда работник имеет доступ к этому документу для проставления в нем своей подписи об ознакомлении.

Ознакомление работника с записями в трудовой книжке

Пункт 12 Правил обязывает работодателей осуществлять ознакомление сотрудников со следующими сведениями, записываемыми в трудовую книжку:

  • информацией о выполняемой работе;
  • сведениями о переводах;
  • записями об увольнениях и их основаниях.

Как правило, ознакомление производится следующим образом:

  • должностное лицо кадрового подразделения записывает соответствующую информацию в трудовую книжку и личную карточку, после чего приглашает работника для ознакомления с ней;
  • после ознакомления работника с записью указанное должностное лицо просит его расписаться под записью в трудовой книжке и личной карточке.

Форма личной карточки содержится в Приложении к Постановлению Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (унифицированная форма № Т-2).

Для того, чтобы подтвердить факт ознакомления, сотруднику достаточно поставить подпись.

Важно определить, когда именно нужно ознакомить работника с соответствующей информацией.

Пункт 35 Правил гласит, что при увольнении записи в трудовой книжке работника подтверждаются работодателем и работником, кроме случая, когда трудовая книжка вручается работнику не на руки, а посредством почтового отправления (с его согласия).

Таким образом, для ознакомления работника с записями в трудовой книжке достаточно однократного проставления его подписи при увольнении.

Указывать же в трудовой книжке какие-либо дополнительные формулировки (например «ознакомлен», «сведения подтверждаю», «запись верна» и тому подобные) не следует.

Порядок ознакомления с записями

Порядок ведения кадрового делопроизводства определен Правилами ведения трудовых книжек. Документ принят Правительством (Постановление №225).

Читайте также:  Как делают бухгалтерский учет бланков и вкладышей трудовых книжек

С каждой записью нужно ознакомить сотрудника. После ознакомления ставится роспись. Специалист должен поставить свой автограф в личной карточке, книге движения бланков и самой книжке.

Сначала расписываться должен руководитель или кадровик, потом необходимо, чтобы обязательно расписался работник.

Подпись работника должна ставиться без дополнительных слов: «ознакомлен» или «согласен». Достаточно обычной подписи сотрудника.

После записи в трудовой книжке при увольнении обязательно ставится печать фирмы. Печать для уволенного работника нужно ставить аккуратно. Нужно, чтобы было видно реквизиты приказа, а также подписи кадровика и сотрудника.

Какие записи вносятся в бланк

Обязательно нужно писать, где работал специалист, какую занимал должность, когда и по какой причине расторгнут контракт. Так же указывается информация о наградах, выданных за достойную работу.

Каждый из перечисленных фактов кадровик фиксирует в бланке не позднее недели со дня наступления. Исключение есть только, когда расторгается контракт. Запись об увольнении делается в последний день исполнения обязанностей.

Срок для оформления сведений отсчитывается со дня вынесения приказа директором.

Под каждой записью должен стоять автограф работника в трудовой книжке. Есть порядок, как работник должен быть с записями ознакомлен. Специалист, который решил уволиться, обычно пишет свою фамилию, инициалы и ставит подпись. Одной подписи без расшифровки инициалов будет недостаточно.

Перед тем, как ставить свой автограф, работнику лучше проверить, правильно ли внесена запись. Сотрудники в первую очередь заинтересованы в том, чтобы бланк оформлялся правильно. Когда допущены ошибки, кадровик вносит коррективы. Зачеркивания не допускаются. Текст признается недействительным, а следом делается корректная запись.

Работнику не придется писать: с записью в трудовой книжке ознакомлен, не понадобится образец, если налагается дисциплинарное взыскание. Ведь сведения о наказаниях в бланк не заносятся. Исключением является увольнение. При увольнении по соответствующим основаниям, предусмотренным ТК РФ, записывается информация в бланк.

Кто вносит записи совместителю

Ознакомление совместителя с записями в трудовой книжке ведется специалистом кадровой службы по месту основной работы. Соответственно, человека знакомят с информацией по основному месту службы.

Для подтверждения информации совместитель представляет справки со второй работы. Справки служат основанием для внесения информации.

Кадровое делопроизводство без печатей

Все привыкли, что текст заверяется печатью. Однако в Инструкцию внесены изменения. Если на фирме нет печати, то и не нужно ее ставить. Скорректировал кадровое делопроизводство Минтруд. Приказ № 588н принят в октябре 2016 г. Информация о том, что общество печати не имеет, обязательно должна быть отражена в Уставе.

Важно! Можно не ставить штамп на титульном листе и внутри бланка, если фирма работает без печати. Причем информация об отсутствии штампа должна закрепляться в Уставе.

Бизнес можно вести без печатей с 2015 года. Изменения применимы к кадровому делопроизводству с октября 2016 г.

Итак, текст бланков заверяется штампом, если он имеется в компании.

Ошибки при оформлении

Казалось бы, весь процесс делопроизводства установлен правовыми актами, тем не менее, совершаются ошибки.

5 распространенных ошибок при оформлении бланков:

  1. Записи вносятся произвольно.
  2. Неправильно указывается статья ТК РФ при расторжении контракта.
  3. Ошибочный текст просто перечеркивается.
  4. Забывают, чтобы уволенный специалист заверил своей подписью текст.
  5. Отсутствует приказ о назначении специалиста, ответственного за оформление.
  6. Отсутствуют сведения о том, что сотрудница поменяла фамилию.
  7. Указываются разные должности в контракте и книжке.
  8. Вносятся сведения о наказаниях.

Есть и самая серьезная ошибка: отсутствуют записи в документах, подтверждающих трудоустройство сотрудников.

Ошибки имеют печальные последствия. Если нарушения обнаружат инспекторы по труду, компании придется платить штраф. Последствия ошибок так же отражаются на работнике. Специалисты пенсионного отделения откажутся включать период деятельности в стаж, если печать плохо видна или не читается. Для подтверждения стажа человеку придется собирать справки.

Особенности заполнения трудовой книжки: при реорганизации, при дисциплинарных взысканиях, ознакомление с записью

Каждый официально работающий человек располагает трудовой книжкой. Что с ней происходит в кадровых недрах работодателей, редко кто представляет. По факту, книжка сдаётся при приёме на работу и таким же образом получается назад.

Что в неё записывается, волнует граждан только при возникновении трудностей оформления пенсии и дополнительных удовольствий. Не стоит сильно доверяться кадровикам, лучше самостоятельно разобраться и контролировать события своей жизни.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Порядок совершения записей регулируется Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

Правила оформления

Как записываются даты?

Официальные бумаги не обходятся без сносок на время, когда происходит событие. День и месяц года обозначаются двумя знакоместами, год – четырьмя. Написание производится общепринятыми цифрами десятичной системы, называемыми арабскими.

Например, при заполнении титульного листа трудовой книжки год рождения владельца книжки 25 ноября 1980 года, запись выполняется цифровым значением, таким как 25.11.1980.

Чем совершаются записи?

Как письменные принадлежности, используются перьевая, гелевая и шариковая ручка, оснащаемые световодостойким пишущим наполнителем. Вносить записи разрешается только тремя цветами: чёрным, синим, фиолетовым.

О полноте информации

Сокращать слова при заполнении, запрещается. Для примера, написание слова «Приказ» пишется полностью и не сокращается до двух букв – «Пр.». Правило учёта – аккуратность и полнота, исключающая двоякое толкование.

Зачёркивать или нет?

Во время жизнедеятельности происходят события, меняющие информационное поле человека. Замена фамилии, получение образования или новой специальности, переход на вновь избранную работу и прочее. Всё должно скрупулёзно учитываться. Что же делать с информацией уже внесённой?

Правила установили следующее. Зачёркивать разрешается только на первой странице, да и то, только информацию, меняющуюся безвозвратно. Например, изменение фамилии или имени. В остальных разделах помарка в трудовой книжке запрещается, какие бы изменения ни происходили с владельцем.

Сроки на внесение сведений

Правилами оформления книжки установлен семидневный срок на учёт информации, относящейся к трудоустройству, перемещению, повышению квалификационного уровня, награждению.

Факт окончания рабочих отношений заносится последним днём работы согласно тексту Трудового кодекса РФ (далее ТК РФ). Всякая запись дублируется в личной карточке, о чём уведомляется работник, своей подписью, подтверждающий ознакомление.


Запись в трудовой ознакомлен

На практике возникает много вопросов, например, нужна ли запись в трудовой книжке “ознакомлен”? Формально, не нужна. Нормативные документы не требуют этого. Но ее наличие не будет считаться ошибкой. Образец правильного ознакомления с записью в трудовой книжке Ошибки заполнения

  1. Ставится только роспись.
  2. Указывается дата.
  3. Формулировка “Ознакомлен” указывается в иных вариациях.
  4. Ставится роспись с указанием фамилии человека без инициалов.
  5. Записи заверяются печатью отдела кадров.

Личная подпись без расшифровки теряет смысл, так как не позволяет понять, кто ее поставил. Правильное ознакомление — это когда есть роспись сотрудника, его фамилия и инициалы. Когда ставить печать, до или после росписи человека, на усмотрение работодателя.

Ознакомление работника с записями в трудовой книжке

Внимание

В.И. АНДРЕЕВА, канд. ист. наук, проф. кафедры трудового права Российской академии правосудия Сведения о работе по совместительству Информация о времени службы и об обучении Ознакомление работника с записями в трудовой книжке В предыдущей части статьи мы рассмотрели, как следует заполнять раздел «Сведения о работе» трудовой книжки, выделив две ситуации: когда трудовая книжка работника оформляется впервые и когда записи в ней продолжаются. Работникам кадровых служб следует руководствоваться Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв.

постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 (далее — Правила), и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв.

Трудовые книжки. Глава 2. Общие правила оформления трудовых книжек

постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69 (далее — Инструкция).

Как ознакомить с записями в трудовой книжке

Инфо

В процессе работы Согласно Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, работодатель обязан ознакомить сотрудника с внесенными сведениями. Сведения о каждой новой записи, внесенной в трудовую книжку работника обязательно фиксируется в его личной карточке.

Тогда доведение соответствующих сведений и информации осуществляется заочно, сотруднику высылается извещение с последующей отметкой об этом в личной карточке. При увольнении В соответствии с пунктом 35 «Правил ведения и хранения книжек…», при увольнении все сведения, которые были внесены в данной организации в трудовую сотрудника должны быть заверены подписью работодателя (или уполномоченного им лица), печатью организации и подписью самого сотрудника.

Как правильно ознакомить работника с записью в трудовой книжке при увольнении?

Таким образом, в новых Правилах сведения об обучении в профессионально-технических и других училищах не включены как вид информации в содержательную часть трудовой книжки. Однако факт наличия у работника необходимого образования всегда может быть подтвержден соответствующим документом, выданным учебным заведением.

Нужно ли знакомить работника с записями в его трудовой книжке?

О категории и профессии Изменение профессии в справочнике по квалификациям либо в тексте штатного расписания заносится в книжку. Обновление выполняется в соответствии с приказом, о чём работник информируется.

Специалисты категорируются по квалификационным разрядам, классности и иным уровням отличия. Отметки о категории специальной подготовки вписываются в третью графу.

По типу: «Присвоена, указывается квалификационная категория, указывается должность». О повышении квалификации Факты обучения, повышение специального уровня, переквалификации, подготовки вновь поступивших сотрудников, совместно с периодом фиксируются в третьей колонке.


К записям, вносимым в трудовую книжку, относится повышение квалификации по срокам обучения, превышающее 72 часа, или профессиональная переподготовка более 500 часов.

Форум

Как следствие, информация, внесенная в этот документ, оказывает влияние на последующее трудоустройство работника и начисление пенсии по завершении трудовой деятельности. По этой причине законодательство строго регламентирует порядок ведения этого документа, давая четкие рекомендации по внесению тех или иных записей и совершению прочих действий с этим документом (производству бланков, хранению и т.п.).

Важно

Работник с записями в трудовой книжке должен быть ознакомлен (образец записи о таком ознакомлении законодательством не предусмотрен, для соответствующего подтверждения достаточно подписи работника). Трудовая книжка Трудовая книжка представляет собой небольшой многостраничный документ, состоящий из нескольких разделов.

Его форма предусмотрена государством и является обязательной к применению на основании положений норм закона.

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками, указанными в приказе (распоряжении) о расторжении трудового договора, и со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ или иного федерального закона.

Затем, вместе с работником нужно проверить, правильно ли внесены записи о приеме на работу, о переводах, о присвоении квалификации, о поощрениях (награждениях) и об увольнении. Если же будет обнаружена ошибка, то необходимо внести соответствующие исправления.

После чего согласно п.35 Правил ведения трудовых книжек все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы на данном предприятии, в т. ч. в разделе «Сведения о награждениях (поощрениях)», заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью предприятия или службы персонала, а также подписью самого работника (рис.27). Своей подписью работник выражает свое согласие с внесенными в трудовую книжку записями, подтверждающими его трудовую деятельность на данном предприятии.

Рис.27 Образец оформления трудовой книжки при увольнении работника

В случае отказа увольняющегося работника от проставления своей подписи в трудовой книжке, ему необходимо разъяснить, что согласно п.35 Положения о ведении трудовых книжек он обязан поставить свою подпись в трудовой книжке после ознакомления с имеющимися там записями.

С записью в трудовой книжке ознакомлен — образец

Если все же работник откажется ставить свою подпись в трудовой книжку, то составляется соответствующий акт (рис.28).

Читайте также:  Как подавать заявление на выдачу правильно заверенной копии трудовой книжки

Рис.28 Образец акта об отказе от подписи в трудовой книжке

При заполнении трудовой книжки на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.

Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении (прекращении трудового договора). Согласно п. 6. 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.

Например, при прекращении трудового договора с работником в связи с увольнением по собственному желанию с 10 декабря 2005 года последним днем работы является 10 декабря 2005 года. В данном случае запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке. В графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (10. 12. 2005), в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращении трудового договора), в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении (рис.29).

Рис.29 Образец внесения записи об увольнении в трудовую книжку

В случае расторжения трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин (рис.30).

Рис.30 Образец внесения записи об увольнении по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность в трудовую книжку

Рис.31 Образец внесения записи об увольнении по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет в трудовую книжку

В случае задержки выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника, работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в данном случае считается день выдачи трудовой книжки.

Однако в случае если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника или его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте. При этом пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников (рис.32).

Рис.32 Образец внесения записи о прекращении трудового договора в связи со смертью работника трудовую книжку

Особенности внесения записей об увольнении (прекращении трудового договора) и приеме (назначении) на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность)

Если работник уволен в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника (рис.33) или с его согласия (рис.34).

Рис.33 Образец внесения записи об увольнении в порядке перевода на другую постоянную работу к другому работодателю по просьбе работника в трудовую книжку

Формулировка: «Увольнение в связи с переводом на другую постоянную работу к другому работодателю по просьбе работника» применяется, когда работник по собственному желанию переходит на работу в другую организацию.

Рис.34 Образец внесения записи об увольнении в порядке перевода на другую постоянную работу к другому работодателю с согласия работника в трудовую книжку

Формулировка: «Увольнение в связи с переводом на другую постоянную работу к другому работодателю с его согласия» применяется, в случае, когда работника переводят в другую организацию.

При приеме на новое место работы в трудовой книжке работника в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное наименование предприятия, а также, при его наличии, сокращенное наименование организации. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение предприятия с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. При этом необходимо указать, что работник принят (назначен) в порядке перевода и из какой организации (рис.35).

Рис.35 Образец внесения записи о приеме на работу в порядке перевода в трудовую книжку

В случае если работник увольняется в связи с переходом на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке делается запись: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» (рис.36).

Рис.36 Образец внесения записи об увольнении в связи с переходом на выборную должность в трудовую книжку

При оформлении трудовой книжки на новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия (рис.37).

Рис.37 Образец внесения записи об избрании на должность в трудовую книжку

Трудовые книжки. Глава 2. Общие правила оформления трудовых книжек

Согласно п.1.1 Инструкции записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.

Согласно п.1.1 Инструкции записи производятся аккуратно и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать “пр.” вместо “приказ”, “расп.” вместо “распоряжение”, “пер.” вместо “переведен” и т.п.

Согласно ч.4 ст.66 ТК РФ и п.4 Правил в трудовую книжку вносятся:

• сведения о работнике,

• выполняемой им работе,

• переводе на другую постоянную работу,

• об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и

• сведения о награждении за успехи в работе.

Согласно ч.4 ст.66 ТК РФ и п.5 Правил сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Согласно п.6 Правил трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

Соответствие приказу

Согласно п.10 Правил все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Сроки внесения записей

Согласно ч. 3 ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

Согласно п. 10 Правил все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения.

Лицо, которому поручено вести трудовые книжки работников, должно уложиться в эти установленные законом сроки.

Порядковый номер

Согласно п.11 Правил все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

Из общего правила есть исключения.

Так, согласно п. 3.2. Инструкции при переименовании организации заполняются только графы 3 и 4 трудовой книжки: “Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела “Сведения о работе” трудовой книжки делается запись: “Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то”, а в графе 4 проставляется основание переименования – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер”.

При заполнении дубликата трудовой книжки не нумеруется запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы.

Согласно п. 7.2 Инструкции, если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе “Сведения о работе” в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами. Инструкция и Правила не говорят о необходимости нумеровать саму запись о трудовом стаже.

Заголовки (наименования работодателей) в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о трудовых книжках» не нумеруются.

Ознакомление работника с записями

Согласно п.12 Правил с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Согласно п.35 Правил при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в п. 36 Правил 1 ).

При заполнении трудовой книжки впервые работник также расписывается на титульном листе трудовой книжки, заверяя своей подписью правильность внесенных сведений.

Аналогично работник расписывается на титульном листе дубликата трудовой книжки, вкладыша в трудовую книжку.

Лица, ответственные за ведение трудовых книжек

Согласно п.45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Лицо, указанное в таком приказе, и будет иметь право заполнять и заверять своей подписью записи, внесенные в трудовую книжку.

Согласно тому же п.45 Правил за нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Наличие приказа, которым назначается лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, практически всегда проверяют инспекторы Гострудинспекций при проведении проверок 2 .

Обратите внимание, назначать ответственным за работу с трудовыми книжками можно того работника, который должен выполнять такую работу согласно трудовому договору (соглашению к трудовому договору) или его должностной инструкции. Например, работодатель не вправе принудительно в одностороннем порядке путем издания такого приказа заставить секретаря или офис-менеджера вести трудовые книжки, если они не согласны, а их должностными инструкциями и трудовыми договорами подобные обязанности не предусмотрены.

Согласно ст. 60 ТК РФ «запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами».

1 В п.36 Правил говорится о случаях, когда в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку на руки невозможно: в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки.

2 Образцы таких приказов приводятся в главе 9.

Ссылка на основную публикацию