Где в организации обычно хранятся бланки трудовых книжек?

Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек

Трудовая книжка работника – важнейший документ, отражающий основные факты его трудовой биографии.

Требуется при устройстве на работу в качестве визитной карточки и демонстрации его трудового опыта, востребованности работодателем и дисциплинированности.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-47 . Это быстро и бесплатно !

По окончании трудового периода жизни – сыграет самую значимую роль. При посредстве ТК назначается трудовая пенсия, а её размер устанавливается в соответствии со сведениями, указанными в книжке.

Представляется естественным вменение высоких требований, связанных с условиями ведения, хранения и учёта этих важнейших документов.

Порядок

Порядок ведения и хранения трудовых книжек падает на ответственные лица. Трудовая книжка ответственность работодателя, который обязан вести трудовые книжки на работников проработавших в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной.

После оформления работника в соответствующей должности, работодатель заполняет ТК, внося в неё основные сведения:

  • дату принятия на работу;
  • должность;
  • наименование организации;
  • соответствующий приказ.

Эта традиция ведения трудового делопроизводства сложилась на заре формирования Советского государства, не утрачивая актуальности, по сей день.

Трудовые книжки ведутся на всех работников работающих в учреждении, если работа является официальной.

Принятый Трудовой кодекс РФ осуществил переход права пользования советскими документами в новых условиях государственности, постепенно и поэтапно модернизируя регистрацию работников и их миграцию в пределах РФ.

В настоящее время на одном отрезке трудовой истории уживаются трудящиеся трёх поколений. Это ознаменовано наличием единого нормативного пространства, где учтены следующие виды ТК:

  • 2004 г. выпуска;
  • 1973 г. выпуска;
  • 1938 г. выпуска.

При этом документы унифицированы независимо от источника происхождения, которым полноправно может являться другое государство, которое раньше входило в состав Союза в качестве союзной республики.

По существующим нормативам, записи, внесённые в сведения о работе до распада союза и введение Трудового кодекса РФ, являются актуальными как для определения квалификации сотрудника и его профессионального опыта, так и для учёта трудового стажа.

Ответственные лица

Трудовые книжки в организации (на предприятии) ведутся специальным отделом, отвечающим за кадровую работу или уполномоченным лицом.

Отдел кадров обязательно имеется на крупных предприятиях. Несколько специалистов, ведущих кадровое делопроизводство, разделены по зонам ответственности.

  • по секторам номенклатурного делопроизводства, где специалист отвечает за ведение определённых операций;
  • по подразделениям, закреплённым за ответственным специалистом.

В средних и небольших организациях с числом сотрудников менее 100 человек, подобный отдел может отсутствовать. Выполнение работ делегируется одному из административных или иных уполномоченных сотрудников:

  • при освобождении от иных видов работ;
  • без такового.

Организации с числом сотрудников менее 30 могут не иметь освобождённого специалиста по кадрам. Обычно работа с трудовыми записями вменяется секретарю делопроизводителю, а при его отсутствии – ответственность на себя принимает руководитель организации. Часто кадровая работа производится сотрудниками бухгалтерии.

Процедура правильного хранения

Основным правилом хранения является процедура контроля, за сохранностью кадровых документов.

Трудовые книжки по общему положению, установленному Трудовым кодексом в статье 66, должны храниться у работодателя на всём протяжении трудовой деятельности лица. В день увольнения работодатель или ответственное лицо выдаёт её на руки, под роспись.

Она заводится на работника принятого по основному трудовому договору не позднее, чем через 5 рабочих дней, руководствуясь частью 4 статьи 66 ТК РФ.

После заполнения сведений о приёме на работу, документы регистрируются в соответствующих этому, журналах учёта. После регистрации документация раскладывается по отведённым местам.

Организация места для хранения

Где должны храниться трудовые книжки работников и как хранить трудовые книжки?

Условия хранения трудовых книжек регламентировано Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках».

Оно определяет, что данный документ относится к статусу документации, подлежащей строжайшему учёту и контролю. На этом основании место хранения должно обеспечиваться надлежащей максимальной защитой.

Практически каждый работодатель понимает, что отсутствие прямых указаний не отменяет перестраховки хранения трудовых книжек в сейфе или несгораемом шкафу особой прочности. В чрезвычайных ситуациях с него востребуется отчёт по принятым мерам безопасности.

Места для хранения бланков ТК

Вновь прибывшие сотрудники обеспечиваются трудовой книжкой после оформления на работу. Она заводится непосредственно на предприятии, на новом, чистом, ранее не использованном бланке.

Бланк ТК – основа книжки сотрудника, который, однако, не имеет аналогичной ценности. Соответственно его хранение не связано с определёнными условиями.

Где хранятся чистые бланки трудовых книжек? Храниться бланки могут в месте, предусмотренном сотрудником кадровой службы или непосредственно руководителем.

Если бланки подвергнутся порче – организация понесёт незначительный материальный ущерб, ограниченный приобретением новых экземпляров.

Тем не менее, добросовестный сотрудник обязан хранить их в чистоте и не оставлять в доступном месте, стараясь ограничить их от возможности хищения.

Не надлежащее хранение бланков может спровоцировать преступный умысел у морально неблагонадёжных лиц. Хотя во многих регионах бланки ТК находятся в свободной продаже.

Испорченные бланки списываются специальным актом и уничтожаются.

Процесс ведения

Как вести трудовую книжку? Трудовая книжка становится объектом деятельности кадровых специалистов после приёма сотрудника на постоянную работу и заключения с ним трудового договора.

Так как принятие лица на должность осуществляется приказом – соответствующий приказ сыграет важную роль в работе с этим документом.

В целом процесс ведения основан на положениях статьи 66 ТК РФ, он заключается:

  • во внесении соответствующих записей, отражающих движение сотрудника по карьерной лестнице в пределах организации;
  • во внесении записей о поощрениях или дисциплинарных взысканиях на основании статьи 191 ТК РФ.;
  • в надлежащем хранении и выдаче;
  • в ответственности за передачу сотруднику после его увольнения.

После внесения сведений о приёме на работу, документ убирается на хранение в сейф или иное место, которое должно составлять профессиональную тайну кадровой службы и не подлежать разглашению.

При внесении новой записи, он изымается на время оформления сведений и возвращается на место. При увольнении сотрудника, книжка возвращается владельцу под роспись, при условии регистрации выдачи.

Вносимые записи соответствуют требованиям установленных Правил (№ 225) и нормативных инструкций, в соответствии с чем, они:

  1. Записываются шаблонными, унифицированными формулировками.
  2. Вносятся без помарок и ошибок, соответствуют формулировкам приказа.
  3. Опираются на основания статей ТК РФ.
  4. Если работник делает первую запись в ТК, на титульном листе он ставит свою подпись.

Обратите внимание, что подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, должна быть разборчивой, а именно должно быть указано:

  • наименование должности лица, подписавшего документ;
  • личная подпись;
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Статья 66 ТК РФ. Трудовая книжка. Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Часть шестая утратила силу.

Право сотрудника на ведение ТК

Кто ведет трудовые книжки на каждого работника? Если в организации существует отдел по работе с персоналом (отдел кадров), сотрудники определяются в соответствии с должностными инструкциями, прописанными для определённых должностей. Как правило, в этом случае доступ к документам имеет начальник отдела и лица, по его распоряжению.

Если такой отдел отсутствует, лицо, ответственное за ведение делопроизводства ТК, назначается приказом директора (руководителя). Имеющиеся книжки сотрудников передаются ему актом. В маленьких организациях руководитель ведёт записи лично.

Ответственность

После принятия трудовой книжки от сотрудника, ответственность за её заполнение и хранение возлагается не только на сотрудника кадрового отдела, но и на руководителя, который обязан контролировать процесс ведения делопроизводства этих важнейших документов.

Ответственность снимается после того как:

  1. Уволившийся сотрудник забрал свою книжку под роспись.
  2. ТК была выслана ему почтой или передана через доверенное лицо по нотариально удостоверенной доверенности.
  3. Было отправлено заказное письмо, уведомляющее его о необходимости забрать документ.
  4. Был составлен акт об отказе её получения.

Не выданный вовремя документ – правонарушение, за которое может вменяться ответственность в соответствии со статьёй 232 ТК РФ.

По требованию выдача должна быть осуществлена в последний день работы. В иных случаях – не позднее 3 дней по её завершении.

Приказ о назначении лица, ответственного за ТК

При отсутствии специалиста кадровой службы или менеджера по работе с персоналом, руководитель имеет право:

  1. Принять производство ТК под свою ответственность.
  2. Делегировать ответственность за их ведение и хранение одному из сотрудников по своему усмотрению.

Избранный руководителем сотрудник назначается приказом. В приказе указывается фамилия, имя и отчество лица, его должность.

Копия приказа подписывается сотрудником в том, что с приказом он ознакомлен. Далее приказ регистрируется в книге приказов на общих основаниях. С назначенной в приказе даты, постановление об ответственности за ведение и хранение ТК вступает в силу.

Скачать образец приказ об ответственном за ведение трудовых книжек можно ниже.
Скачать образец (бланк) приказа о назначение ответственного за ведение трудовых книжек.

Назначение

При назначении ответственного лица определяются условия, на которых сотрудником принимаются полномочия.

  • освобождать его от других видов работ;
  • предоставлять определённую компенсацию;
  • устанавливать доплату;
  • осуществляться наряду с основной деятельностью без предусмотренной компенсации или доплат.

При назначении руководитель просматривает штатное расписание и выбирает подходящую кандидатуру. Уместно сориентироваться и на известное своей ответственностью лицо.

После предварительной беседы и получения согласия со стороны работника, составляется приказ о передаче ему обозначенных полномочий.

Приступить к исполнению обязанности он может после проведения с ним инструктажа (под роспись), а также – после его обучения работе с персональными данными.

Перечень потенциальных уполномоченных на данный вид работы составляют:

  • бухгалтера;
  • секретари делопроизводители;
  • личные секретари;
  • офис менеджеры;
  • иные сотрудники.
Читайте также:  Нужно ли делать запись в трудовой книжке сотрудника при его временном переводе

Смена ответственного

Смена уполномоченного, независимо от причин осуществляется приказом. Руководитель издаёт приказ:

  • об освобождении ответственного лица;
  • о назначении ответственного лица.

Освобождение уполномоченного и назначение нового, может осуществляться одним приказом или двумя разными. Ситуация зависит от одновременности назначения или от наличия временного отрезка между назначениями.

При смене уполномоченного, его также необходимо проинструктировать об основных положениях проведения процедуры ведения и хранения ТК.

Акт приёма-передачи ответственности

При назначении или смене ответственного лица, право распоряжения трудовыми книжками переходит к нему только после их принятия специальным актом.

Акт составляется на основании приказа о принятии данных полномочий, при создании комиссии из незаинтересованных лиц.

Акт устанавливает дату проведения передачи ответственности и определяет число членов комиссии с указанием:

  • их должности;
  • фамилии и инициалов.

Далее даётся полный перечень книжек сотрудников, с указанием фамилии, инициалов и должности каждого из владельцев ТК.

Если документов много, их необходимо классифицировать по подразделениям, где работают сотрудники, а внутри располагать в алфавитном порядке.

Акт составляется на основании имеющихся в наличии книжек.

Те, которые находятся на руках у сотрудников и оформлены надлежащим образом, передаются отдельно в конце списка, с наименованием имеющегося в наличии заместительного документа.

После составления документ подписывается членами комиссии, а лицо, передающее полномочия освобождается от ответственности.

Хранение и выдача ТК работникам филиала

Трудовые книжки филиала находятся на хранении в центральном офисе, где производится их заполнение. После приёма на работу сотрудника филиала, его книжка передаётся в кадровую службу (руководителю) офиса, а при увольнении – возвращается владельцу.

Основные нюансы, связанные с хранением ТК сотрудников филиала связаны:

  • с их транспортировкой;
  • со сроками выдачи;
  • с условиями временного хранения в филиале.

В филиале, где не предусмотрено хранение книжек, не создаются особые условия для их размещения, что не предоставляет гарантии их абсолютной сохранности.

Однако если центральный офис расположен за пределами населённого пункта с расположением филиала, необходимо хранение документа в условиях филиала до момента его отправки.

В этих условиях, а также – в ситуации транспортировки этот документ подвергается определённому риску.

Естественно, в таких случаях не просто вернуть работнику ТК после увольнения в положенные сроки, что может спровоцировать его претензии.

Срок хранения

В соответствии со статьёй 66 ТК РФ, срок хранения трудовых книжек на предприятии соответствует сроку работы этого сотрудника. После его увольнения она должна быть выдана незамедлительно.

В случае если документ не забран владельцем после его увольнения, после проведения предупреждающих процедур о необходимости забрать принадлежащую ему книжку, она выкладывается отдельно от других.

Если в течение трёх месяцев владелец ТК не явился, документ оформляется особым образом:

  • в него вносится запись об отсутствии владельца и его неявки за документом;
  • в карточку личного учёта и журнал регистрации выдачи ТК вносится аналогичная запись;
  • в личное дело уволенного работника вкладываются документы, свидетельствующие о проведении процедуры предупреждения о необходимости забрать документ.

После этого она приобретает статус невостребованной трудовой книжки. Она хранится в том же несгораемом шкафу или сейфе, что и другие документы, но в отдельной пачке. Срок хранения невостребованных трудовых книжек составляет, в соответствии с инструкцией, 2 года.

Заключение

Как показывает практика – работа с трудовыми книжками на предприятии требует повышенного внимания и ответственности уполномоченных лиц.

Малейшая ошибка или недочёт привлекут серьёзные правовые последствия для обеих сторон. Соответственно вся деятельность должна опираться на Правила и инструкции федерального, муниципального и локального характера.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-59-47 (Москва)
+7 (812) 467-40-53 (Санкт-Петербург)

Где должны храниться трудовые книжки работников?

Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек

Личные книжки с записями о трудовом стаже были введены еще в 1939 году. До настоящего времени они являются едва ли не единственными документами, подтверждающими рабочий стаж до 2002 года при оформлении пенсии по старости.

В свете пенсионной реформы и замены понятия «трудовой стаж» на термин «страховой стаж» с 2020 начат переход на электронные трудовые книжки. По желанию работника, работодатель может вести только электронный вариант трудовой книжки. В данном случае бумажный документ выдается на руки работнику с соответствующей записью. А работодатель больше не несет ответственности за бумажный документ.

Если же сотрудник изъявит желание, бумажный вариант трудовой книжки работодатель может вести и дальше. Подробнее о переходе на электронный формат ведения трудовых книжек, читайте в материале «Как перейти на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года».

В матриале далее рассмотрим порядок хранения бумажных трудовых книжек, в случае если сотрудник выбрал и бумажный и электронный документ.

Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами. В перспективе на 25–50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации. Действующие нормативные акты придают большое значение тому, где хранятся трудовые книжки работников на предприятии.

Как правильно внести записи о месте работы в личные документы сотрудника, читайте в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Где и как хранить трудовые книжки

В соответствии с постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (далее — Положение о ТК) на работодателя возлагается обязанность по хранению трудовых книжек, их бланков и вкладышей.

В свете п. 42 Положения о ТК бланки книжек квалифицируются как БСО, требования к условиям хранения которых описаны в постановлении Правительства РФ от 06.05.2008 № 359. П. 16 указанного постановления говорит о том, что БСО нужно хранить в металлических сейфах, шкафах или оборудованных помещениях, которые исключают возможность хищения или порчи.

В то же время Положение о ТК не содержит данных, позволяющих бесспорно отнести уже оформленные книжки к БСО. Это позволяет выбрать место хранения самостоятельно: главное, чтобы условия позволяли обеспечить защиту от утери и порчи документов.

Обеспечить сохранность документов о трудовой деятельности работодатель обязан на протяжении всего срока действия договора с работником. Книжка выдается только в день увольнения. Возможна также ее выдача под расписку родственнику в случае смерти сотрудника (п. 37 Положения о ТК).

Если же после увольнения документ не был востребован работником, тогда п. 43 Положения о ТК диктует нам необходимость его хранения в архиве предприятия до востребования. Срок хранения, в соответствии со ст. 22.1 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, — в течение 50 лет для документов, поступивших в архив после 2003 года, и 75 лет для книжек, с которыми делопроизводство было окончено до 2003 года.

Действия работодателя при утере трудовой книжки

Даже при соблюдении необходимых условий хранения личных документов работников возможны случаи утери или порчи трудовых книжек. Рассмотрим две возможные ситуации:

  • Книжку потерял или испортил сотрудник кадровой службы (намеренно или случайно). В такой ситуации необходимо оформить дубликат, причем эта обязанность лежит исключительно на работодателе. Данные о стаже работника можно взять из личной карточки; предыдущие рабочие места указываются в одной обобщенной записи (п. 32 Положения о ТК).
  • Чрезвычайное происшествие, в результате которого кадровые документы массово уничтожены. В этом случае исполнительной властью создается спецкомиссия, которая устанавливает рабочий стаж на основании иных документов или свидетельских показаний коллег (п. 34 Положения о ТК).

Во всех случаях утери документа по вине работодателя (равно как и отказа в его выдаче или некорректной формулировки причины увольнения), за весь срок действий по его исправлению/восстановлению работнику придется выплатить заработок, а новым днем увольнения будет считаться день выдачи трудовой книжки на руки.

Восстанавливайте утерянные документы работника правильно, ознакомившись со статьей «Дубликат трудовой книжки — образец заполнения».

Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения книжек

Трудовая инспекция может проверить, как хранятся трудовые книжки работников. Изначально инспектор может выдать предписание по устранению недочетов. Но невыполнение требований проверяющего может повлечь за собой наложение санкций согласно п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ:

  • на должностных лиц — от 2 500 до 5 000 руб.;
  • на организацию — от 200 000 до 300 000 руб.

В суде, инициированном сотрудником, с предприятия могут взыскать моральный и материальный ущерб. В отдельных случаях должностные лица работодателя за инцидент с потерей или порчей трудовой книжки могут понести и уголовную ответственность:

  • Ст. 140 УК РФ за неправомерный отказ в предоставлении гражданину документов, затрагивающих его права и свободы, предусматривает штраф в размере до 200 000 руб. или в размере заработка за период до 18 месяцев либо дисквалификацию осужденного на срок от 2 до 5 лет.
  • Ст. 292 УК РФ предусматривает ответственность за внесение заведомо ложных сведений в документы из корыстной цели. Наказание может быть в виде либо штрафа до 80 000 руб. или зарплаты осужденного не более чем за 6 месяцев, либо исправительных, принудительных работ, либо ареста до 6 месяцев, либо лишения свободы на срок до 2 лет.
  • Ч. 2 ст. 325 УК РФ описывает возможное наказание за похищение личного документа гражданина в виде либо таких же финансовых санкций, как ст. 292 УК РФ, либо исправительных работ, либо ареста на срок до 3 месяцев.

Итоги

Как особо важный личный документ работника, трудовая книжка требует к себе бережного отношения и обеспечения сохранности. Неисполнение требований законодательства о хранении кадровой документации может повлечь финансовую и уголовную ответственность.

Где хранятся бланки трудовых книжек и вкладыши к ним

Трудовые книжки —> это документы строгой отчетности. По этой причине работодателям следует знать, как и где хранятся бланки трудовых книжек и вкладыши к ним, и организовать их правильный учет.

Обеспечение бланками

В соответствии с п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек (далее Правил) у каждого работодателя постоянно должен быть запас бланков трудовых книжек и вкладыши к ним. Изготовление этих документов возложено на Объединение «>ГОЗНАК»> Минфина РФ. Бланки должны иметь определенную степень защиты и отвечать установленным требованиям. Работодатель может приобрести эти бланки у юридического лица либо ИП (распространителя), проводя оплату бланков на основании договора.

Наличие у работодателя достаточного запаса бланков трудовых книжек необходимо для того, чтобы производить их оформление в следующих случаях:

– когда работник поступает на работу впервые.

– отсутствие у нового сотрудника трудовой книжки по причине ее утери или в связи с ее повреждением (оформляется новая книжка). Для этого требуется письменное заявление работника, в котором следует описать причины отсутствия либо повреждения его книжки (ст. 65 ТК РФ).

Читайте также:  Как правильно восстановить утерянную трудовую книжку: порядок действий

– утеря (повреждение) трудовой книжки по вине работника либо работодателя (при этом следует оформить дубликат).

– ошибочное первичное заполнение бланков.

Вкладыш оформляется, когда все страницы любого из разделов трудовой книжки были заполнены и продолжать ее ведение далее не представляется возможным (п.38 Правил). Следует отметить, что вкладыш является недействительным без наличия трудовой книжки. При оформлении вкладыша, его необходимо будет вшить в заполненную трудовую книжку соответствующего работника.

Работник, которому выдается соответствующий новый бланк, должен оплатить его стоимость. Исключение составляют случаи ошибочного первичного заполнения бланков либо их порчи не по вине сотрудника. Об испорченных таким образом бланках составляется акт, и они подлежат уничтожению, а расходы за эти бланки ложатся на работодателя.

Хранение и учет бланков

Бланки трудовых книжек и вкладыши к ним обычно хранятся в отдельном помещении бухгалтерии в несгораемом сейфе, чтобы максимально обеспечить их защиту от повреждения и утраты.

Для учета бланков трудовых книжек и вкладышей ведется обязательная приходно-расходная книга. В эту учетную книгу следует вносить данные обо всех действиях, которые связаны с получением и расходованием этих бланков, с обязательным указанием их номера и серии (п.41 Правил).

Бланки необходимо выдавать по заявке сотрудника кадровой службы предприятия, который по приказу был назначен ответственным за заполнение трудовых книжек. В конце месяца данный ответственный сотрудник должен предоставить в бухгалтерию отчет о наличии у него этих бланков и о суммах, которые были получены за их оформление. К этому отчету ему следует приложить приходный кассовый ордер предприятия (п.42 Правил).

Требования к учетной книге и ее заполнение

Исходя из п. 41 Правил книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним должна отвечать следующим требованиям:

  • страницы необходимо пронумеровать>
  • книгу следует прошнуровать и опломбировать либо скрепить сургучной печатью>
  • книгу необходимо заверить подписью работодателя.

Лучше, если переплет этой учетной книги будет твердым, так как ее заполнение ведется несколько лет, а затем ее необходимо хранить на протяжении пяти лет.

Эта учетная книга должна вестись ответственным лицом по утвержденной форме (Приложение №2). В ней следует регистрировать все приобретенные и реализованные бланки трудовых книжек и вкладышей в них.

Минтруда России
от 10.10.2003 № 69

ПРИХОДНО-РАСХОДНАЯ КНИГА ПО УЧЕТУ БЛАНКОВ

ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ВКЛАДЫША В НЕЕ

” rowspan=”3″> №
” rowspan=”3″> От кого полу —> чено или кому отпу —> щено” colspan=”3″> ПриходчисломесяцгодКоличествоСумма (руб.)КоличествоСумма (руб.)
трудо —> вых книжек (серия и номер)вклады —> шей (серия и номер)трудо —> вых книжек (серия и номер)вклады —> шей (серия и номер)
123456789101112

В этой книге учета на титульном листе указывается полное название организации, на втором листе —> фамилия, инициалы и должность ответственного за ее заполнение, период заполнения, а также номер и дата приказа о назначении этого ответственного. Далее необходимо заполнять все предусмотренные этой книгой графы, в них необходимо указать:

  1. 1 – регистрационный номер выданных бланков.
  2. 2, 3, 4 – дату получения либо выдачи бланков (заполняется арабскими цифрами).
  3. 5 – название контрагента, который производит поставку данных бланков в вашу организацию либо фамилию, инициалы и должность ответственного лица, которому были выданы эти бланки.
  4. 6 – название, номер и дата документа, который был предоставлен в качестве основания для получения этих бланков.
  5. 7 – количество, а также серию и номер приобретенных трудовых книжек.
  6. 8 – количество, а также серию и номер приобретенных вкладышей в трудовую.
  7. 9 – сумму покупки в рублях.
  8. 10 – количество, а также серию и номер выданных трудовых книжек.
  9. 11 – количество, а также серию и номер выданных вкладышей.
  10. 12 —> сумму реализованных бланков в рублях.

Ответственность

Работодатель обязан правильно организовать поставку, хранение, учет и выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей. Для этого он может отдельным приказом назначить ответственное лицо.

Если данные Правила не были соблюдены, то ст. 5.27 КоАП РФ для работодателя предусмотрена административная ответственность в виде остановки деятельности до трех месяцев, либо наложение штрафа.


Учет трудовых книжек: что важно знать бухгалтеру и кадровику

Аудитор рассказывает о безошибочном учете трудовых книжек в компании.

Где отражают учет трудовых книжек

  • приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы этих книг утверждены в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением № 69.

Приходно-расходная книга должна вестись в бухгалтерии. В эту книгу вносятся сведения о получении и расходовании бланков трудовых книжек с указанием серии и номера каждого бланка.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Электронные трудовые книжки введут в России с 2018 года. Минтруд заявил, что готов рассмотреть вопрос о переводе россиян на электронные трудовые книжки. «Идея перехода на электронный кадровый документооборот, безусловно, заслуживает внимания», — заявили в пресс-службе ведомства. Переход на электронные трудовые книжки поддержали также в Федеральной службе по труду и занятости. При этом глава ведомства Всеволод Вуколов отмечал, что это позволит снизить объемы бумажной пересылки документов.

Что с печатью?

В связи с этим Минтруд России выпустил приказ от 31.10.16 г. № 589н «Об утверждении разъяснения по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225 «О трудовых книжках».

В приказе указано, что проставление печати осуществляется при ее наличии в организации в следующих случаях:

  • на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку;
  • при заверении приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • при заверении записей, внесенных в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя при увольнении работника (прекращении трудового договора).

Если в организации отсутствует печать, записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Бланки трудовых книжек и вкладышей

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, так как оформить запись в трудовую книжку он обязан на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней (если работа является для него основной). Купить же за 5 дней бланки не всегда можно успеть, поэтому эти документы обычно приобретаются с некоторым запасом. Их стоимость включается в расходы организации: Д-т 20, 26, 44 и К-т 60 и т. п.

Согласно п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225, при выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с работника плату в размере расходов на их приобретения.

Бесплатно трудовая книжка и вкладыш выдаются только в двух случаях:

  1. если работодатель массово утратил трудовые книжки в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства);
  2. в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника.

В этих случаях новые трудовые книжки и вкладыши к ним оплачиваются работодателем.

Установленная работодателем плата должна включать в себя налог на добавленную стоимость.

Стоимость трудовой книжки (вкладыша в нее) по заявлению работника может быть удержана из его заработной платы или внесена им в кассу организации.

Бухгалтерский учет

Д-т 50, К-т 73 — получена оплата за трудовую книжку от работника;

Д-т 73 (70), К-т 91–1 — начислена выручка за реализацию трудовой книжки работнику;

Д-т 91–2, К-т 68 НДС — начислен НДС за реализацию трудовой книжки работнику.

Что будет за нарушение правил?

Работодатель приказом (распоряжением) должен назначить конкретного сотрудника, на которого будет возложена обязанность вести эту работу.

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации. В частности, по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, предусмотрены следующие виды наказаний: предупреждение или административный штраф:

  • на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;
  • на ИП — от 1000 до 5000 руб.;
  • на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Трудовая книжка

Трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже.

В настоящее время на территории Российской Федерации применяются трудовые книжки нового образца (введены в действие в 2004 г.), а также ранее установленных образцов, которые обладают одинаковой силой и обмену на новые не подлежат.

Порядок учета трудовых книжек

Трудовые книжки, вкладыши в них, бланки подлежат учету в организации (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Для этих целей утверждены следующие книги, которые обязаны вести работодатели:

1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Ведется бухгалтерией организации. В приходно-расходную книгу вносятся сведения об операциях по получению и расходованию бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. Кроме количества бланков трудовой книжки в приходно-расходной книге следует указывать их серию и номер;

2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется:

– кадровой службой организации

– либо другим подразделением, в котором оформляется прием и увольнение работников.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предназначена для регистрации полученных трудовых книжек и вкладышей в них от работников при приеме на работу, при увольнении, а также при оформлении дубликатов или заведении новых трудовых книжек или вкладышей в них.

Читайте также:  Как вносить записи в дубликат трудовой книжки

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Так как бланки трудовой книжки и вкладыша в нее относятся к бланкам строгой отчетности, то они должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Общие правила ведения трудовых книжек

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если данная работа является для работника основной.

Это требование распространяется на работодателей – юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Исключение из этого правила составляют работодатели – физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями.

Они не вправе делать записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки лицам, принимаемым на работу впервые.

Язык, на котором ведется трудовая книжка, – государственный язык РФ, то есть русский.

Если на территории республики в составе РФ установлен свой государственный язык, то трудовую книжку на ее территории можно вести на двух указанных языках одновременно.

Внесенные в трудовую книжку записи должны быть продублированы в личной карточке работника (например, по унифицированной форме N Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись.

Порядок заполнения трудовых книжек

Записи во все разделы трудовой книжки вносятся перьевой, гелевой ручкой или ручкой-роллером. При этом можно использовать чернила (пасту, гель) черного, синего или фиолетового цвета.

Даты во всех разделах трудовой книжки указываются следующим образом: число и месяц – двузначными, год – четырехзначными арабскими цифрами (например, 25.10.2017).

В записях не допускается сокращений слов.

Нумерация в каждом из разделов трудовой книжки сквозная и должна иметь свой порядковый номер.

Порядок внесения исправительных записей в трудовую книжку

При внесении неправильной записи в разделы “Сведения о приеме на работу” или “Сведения о награждении” зачеркивать запись нельзя.

В данном случае необходимо признать ее недействительной, а после этого внести верную запись.

Например, если надо изменить запись о приеме на работу в разделе “Сведения о работе” после последней записи в данном разделе указывается следующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 делается запись: “Запись за таким-то номером недействительна”.

После этого делается правильная запись: “Принят по такой-то профессии (должности)” и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении.

Например, при изменении формулировки причины увольнения в организации делается запись: “Запись за номером таким-то недействительна, уволен, новая формулировка”.

В графе 4 указывается ссылка на приказ (распоряжение) нанимателя об изменении формулировки причины увольнения.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме “Зарплата и кадры”.

Как правильно организовать хранение трудовых книжек в организации и для чего нужен их строгий учет?

Трудовая книжка является ключевым документом, подтверждающим трудовой стаж сотрудника и его занятость. Она является документом строгой отчетности, поэтому к ее хранению предъявляются строгие требования.

  • 8 (800) 350-32-81 – Регионы
  • +7 (499) 938-87-49 –Москва
  • +7 (812) 425-68-37 –Санкт-Петербург

Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек

До 2002 года трудовые книжки являлись единственными документами, которые могли бы подтвердить трудовой стаж работника. Сейчас ситуация изменилась и стаж для начисления пенсии можно подтвердить и альтернативными способами. В частности, эти сведения Пенсионный фонд получает из отчетности, которая сдается работодателями.

Трудовая книжка на каждого сотрудника заводится единожды и должна регулярно продлеваться при ее полном заполнении посредством вкладышей. Компании, в которых был трудоустроен гражданин, могут прекратить свое действие и ликвидироваться, а вся их документация по работникам – утрачена.

Из трудовой книжки новый работодатель может получить сведения о карьерном пути сотрудника и причинах его увольнения с прошлых мест работы.

Во многом поэтому вопросам хранения трудовых книжек посвящены отдельные положения трудового законодательства.

Где и как хранить

Форма и порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков и обеспечение ими работодателей должны устанавливаться федеральным органом исполнительной власти, который был назначен Правительством РФ. Это прописано в ст. 66 Трудового кодекса.

В качестве работодателя может выступать организация или физическое лицо в статусе индивидуального предпринимателя. Трудовые книжки должны храниться с учетом требований к их хранению, установленных законодательством об архивном деле.

При этом можно заметить, что в п. 43 Правил №225 речь идет только о трудовых книжках тех сотрудников, с которыми работодатель расторг трудовые отношения. Если же сотрудник продолжает трудиться в организации, то правила их хранения никак законодательно не урегулированы.

Хотя указанные выше правила необязательно распространяются на хранение трудовых книжек и вкладышей (нет однозначных критериев для отнесения трудовых книжек к бланкам строгой отчетности), во избежание их утраты работодатель должен организовать хранение должным образом, чтобы обеспечить сохранность документов и избежать доступа к ним третьих лиц. Например, хранить их в обычном шкафу, который запирается на ключ, но лучше всего – в несгораемом сейфе.

Сохранность трудовых книжек работодатель обязан обеспечить на протяжении всего периода действия трудового договора с сотрудником. Трудовая книжка выдается ему только в день расторжения трудового договора или передается под расписку родственникам в случае смерти работника.

Если после увольнения документ остается невостребованным, то он передается в архив предприятия до востребования. Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 2004 года №125, трудовые книжки подлежат хранению в течение 50 лет для документов, которые поступили в архив после 2003 года, и 75 лет – для книжек, делопроизводство с которыми было завершено до 2003 года.

Ответственные лица

Согласно п. 42 Правил №225, работодатель наделяет полномочиями по обеспечению должного хранения трудовых книжек ответственное лицо. Обычно это сотрудник кадровой службы или бухгалтер.

О том, что данный сотрудник становится ответственным лицом в компании за сохранность трудовых книжек, издается специальный приказ руководителя.

В приказе отображается ФИО ответственного лица, виды его полномочий и сфера ответственности и дата передачи указанных функций.

Сотрудник, на которого возложили полномочия по ведению и хранению трудовых книжек, должен четко следовать нормам законодательства и хранить трудовые книжки в соответствующих условиях.

По окончании каждого месяца ответственный сотрудник предоставляет в бухгалтерию отчетность о наличии бланков трудовых книжек и суммах, которые были получены за оформленные трудовые (с приложением кассового ордера). Этот отчет имеет произвольную форму. Указанный порядок приведен в п. 42 Правил №225 от 2003 года.

Его разновидностями являются устное замечание, выговор с занесением в личное дело, увольнение с материальной компенсацией ущерба работодателю и пострадавшему работнику. При выборе меры дисциплинарного взыскания работодателю стоит учитывать степень вины должностного лица.

Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения

Трудовая инспекция регулярно проводит плановые и внеплановые проверки организаций на предмет следования ими трудового законодательства. В ходе такой проверки она может оценить хранение трудовых книжек.

За инцидент с утратой или порчей трудовых книжек работодателя даже могут привлечь к уголовной ответственности.

Согласно ст. 140 Уголовного кодекса, неправомерный отказ в предоставлении гражданину документов, которые затрагивают его права и свободы, предусматривается штраф в размере 200 тыс. р. или заработка за период до 18 месяцев либо дисквалификация на 2-5 лет.

По ст. 292 УК ответственность за внесение заведомо недостоверных данных в документацию из корыстных побуждений предусматривает наказание в виде штрафа до 80 тыс. р. или заработка осужденного за полгода, исправительные или принудительные работы до 6 месяцев, лишение свободы до 2 лет.

По ч. 2 ст. 325 УК наказание за кражу личного имущества (документа) гражданина предусматривает штраф до 80 тыс. р., арест до 3 месяцев или исправительные работы.

Выдача трудовой книжки

Трудовую книжку работодатель обязан выдать работнику на руки в его последний рабочий день. О факте получения трудовой книжки работник должен расписаться в специальном учетном журнале, в котором фиксируется движение трудовых книжек.

В данном уведомлении нужно указать на необходимость явиться к работодателю за получением трудовой книжки или предоставить ему письменное согласие на отправку документа почтой. Без предварительного согласия или заявления работника на передачу трудовой книжки по почте работодатель не вправе пересылать ее.

Уведомление в адрес сотрудника желательно направить заказным ценным письмом. О получении его сотрудником можно будет удостовериться с помощью системы отслеживания почтовых отправлений.

Когда трудовая книжка была утрачена в результате чрезвычайного происшествия, которое массово уничтожило все кадровые документы, то работодатель создает специальную комиссию. Она должны восстановить данные о трудовом стаже на основании подтверждающих документов и свидетельских показаний.

Независимо от причины утраты трудовой книжки за весь период действий по ее восстановлению и исправлению сотруднику выплачивается заработок вплоть до дня выдачи ему трудовой книжки. При этом последним рабочим днем станет день выдачи трудовой книжки на руки.

Может ли трудовая книжка храниться на руках у работника

Трудовая книжка не может храниться у сотрудника. Порядок их учета и хранения утвержден в 6 разделе Правил Постановления Правительства от 2003 года №225. Поэтому работодатель должен строго следовать указанным правилам.

При трудоустройстве работодатель получает от сотрудника заполненную трудовую книжку или оформляет ее самостоятельно, если для работника это первое место работы. Это документ хранится у работодателя вплоть до последнего рабочего дня сотрудника.

Таким образом, трудовая книжка является важным документом в кадровом делопроизводстве. Она хранится у работодателя начиная с первого рабочего дня сотрудника и заканчивая днем расторжения с ним трудового договора. Работодатель не может передать трудовую книжку на хранение работнику, это противоречит закону. Организация обязана назначить через приказ ответственное лицо за учет, ведение и хранение трудовых книжек. Главными требованиями к хранению трудовых книжек является обеспечение их сохранности и недопущение к ним доступа посторонних. За нарушение порядка хранения трудовых книжек работодателя могут привлечь к административной ответственности, а за утрату или незаконное удержание – даже к уголовной.

Ссылка на основную публикацию