Как исправить ошибки при заполнении трудовых книжек

Как исправить ошибки при заполнении трудовых книжек

Трудовая книжка является официальным документом работника, который подтверждает его трудовую деятельность, наработанный стаж, а также должности, которые он занимал в определенный период времени. Но иногда возникает ошибка при заполнении трудовой книжки, и каждый кадровый работник должен знать, что делать в данном случае и как исправить положение законным способом.

Основные документы, которые необходимы для правильного заполнения трудовой книжки

Трудовая книжка заполняется при первом устройстве на предприятие или в какую-либо организацию специально назначенными сотрудниками компании. Существуют определенные правила работы с трудовыми книжками, которые регламентируются некоторыми нормативными актами:

  • Трудовой кодекс Российской Федерации>
  • Постановления правительства Российской Федерации>
  • Постановления Минтруда Российской Федерации.

Это именно те три основных документа, которые должен знать каждый кадровый работник, в них можно найти ответы на все вопросы, которые возникают при заполнении трудовой книжки, выявлении ошибок или противоречий.

В том случае, если обнаружатся ошибки в заполнении трудовой книжки, она может быть признана недействительной полностью или определенная ее запись.

Если же ошибка обнаружена при заполнении личных данных о работнике, то для того, чтобы доказать принадлежность ее именно данному гражданину, ему необходимо будет обратиться в суд. При положительном решении можно будет ее восстановить и не потерять данные и трудовой стаж.

Некоторые правила заполнения трудовых книжек

Существуют определенные правила, нормы и требования при заполнении трудовой книжки.

  1. В трудовой книжке не допускаются сокращения. Все личные данные – фамилия, имя и отчество заполняются полностью, ошибки здесь не допускаются, необходимо все тщательно проверять.
  2. Даты в трудовой книжке пишутся в виде восьми арабских цифр, и никак иначе. Например, если дата рождения работника 12 марта 1987 года, тогда в трудовой книжке данная запись будет иметь следующий вид: 12.03.1987.
  3. Обязательно наличие подписи работника и первого работодателя, который заполнял титульный лист трудовой книжки, а также печать организации.
  4. Обязательно в трудовой книжке должна быть указана дата ее заполнения, и что важно на данном этапе, так это то, что дата заполнения должна быть не позже пяти рабочих дней работы гражданина на данном предприятии.

Это некоторые самые важные требования, на которые обращают внимание. Но возникает вопрос, что делать, если возникли ошибки при заполнении трудовой книжки? Такие случаи встречаются довольно часто и самое главное – вовремя их обнаружить, иначе могут возникнуть неприятные для владельца данного документа последствия. Если же ошибку допустил работник отдела кадров, который сразу же ее обнаружил, то в том случае, если он является высокопрофессиональным специалистом, он может самостоятельно все исправить таким образом, чтобы никому это не принесло никаких неприятностей или проблем.

Кто должен исправлять ошибки в трудовой книжке

Если имеет место ошибка в трудовой на титульном листе, то исправлять ее имеет право тот работодатель, который ее допустил.

Существуют такие варианты, когда ошибка в заполнении трудовой книжки исправляется по месту текущей работы работодателем. Но это производится только при наличии официального документа, который подтверждает, что указаны неверные данные.

Но существуют также и правила внесения изменений в трудовую книжку или исправление ошибок. Все эти действия производятся строго при наличии официального документа, который подтверждает достоверность новых данных.

Самые распространенные ошибки, которые могут возникнуть при заполнении трудовой книжки работника

Ошибки при заполнении трудовой книжки могут быть самыми разнообразными, но существует перечень таких, которые наиболее часто встречаются в практике.

  1. Ошибки при внесении личных данных о работнике, в фамилии, имени или отчестве написана неправильная буква. Например, вместо «е» могут вписать «ё». Чтобы их избежать, нужно переписывать личные данные только из документа – паспорта, свидетельства о рождении.
  2. Использование при написании даты римских или буквенных написаний, а также вместо восьми арабских цифр может быть указано всего лишь шесть, например, 12.03.87.
  3. Очень часто встречаются случаи, когда не вписываются сведения об образовании или они записаны неверно.
  4. Неправильно вписаны профессия и специальность. Эти данные необходимо вносить строго из документа об образовании работника.
  5. При заполнении документа данного типа необходима именно подпись того, кто производил внесение данных. Иногда на месте подписи стоит просто фамилия – это неправильно.
  6. Ошибкой считается отсутствие печати организации, которая заполняла титульный лист трудовой книжки.

Хранение документов и их выдача на руки

Существуют не только правила ведения и заполнения трудовой книжки, но и правила хранения и выдачи трудовой книжки гражданину. Выдается она на руки только после того, как в ней сделана запись об увольнении данного работника с предприятия. Выдать документ должны в последний день работы сотрудника с произведенными в ней записями по всем правилам.

За невыполнение таких простых правил работодатель может понести административную или материальную ответственность. Гражданин, которому работодатель не выдает трудовую книжку, может обратиться в суд, и закон в этом случае будет на его стороне. Невыдача трудовой книжки в установленные законом сроки – это нарушение закона о труде и прав человека, в этом случае пострадавшее лицо может требовать выплаты моральной компенсации, а также зарплаты, которую он не смог получить из-за отсутствия трудовой книжки.

Как исправить ошибки при заполнении трудовой книжки

Здесь необходимо руководствоваться требованиями нормативных документов. Если содержание одного документа противоречит другому, то нужно основываться на требованиях того акта, который более высок по уровню.

Наиболее часто встречающиеся ошибки при заполнении отдельных разделов следующие.

Раздел «сведения о работе»

В указанном разделе, чтобы избежать ошибок, необходимо строго соблюдать определенные правила:

  1. Первой записью перед приемом на работу в трудовой делается запись или ставится штамп предприятия. Только после этого можно делать запись от руки о приеме гражданина на работу.
  2. Обязательно указывать порядковый номер записи, нумеруются они по нарастающей. Первая запись (название предприятия) не нумеруется.
  3. Необходимо обращать внимание на правильное заполнение даты. Здесь пишется дата приема работника на должность в формате восьми арабских цифр: первые две – это день приема на работу, вторые две – месяц, последние четыре – это год. Обратите внимание, что в трудовых книжках старого образца дата выглядела несколько другим образом, иногда здесь допускаются ошибки.
  4. Также очень важным моментом является то, что запись в трудовой книжке не делается, если человек работал на данном предприятии меньше пяти рабочих дней. Эти пять дней даются гражданину для того, чтобы окончательно определиться, будет ли он работать именно на данном рабочем месте.
  5. В разделе №3 пишется только информация, касающаяся наименования должности и отдела, в котором будет работать сотрудник.
  6. Раздел №4 повествует о том, на основании каких именно документов выполнено данное действие, будь то прием на работу, увольнение, перевод на другую должность и так далее.
  7. При внесении записей в трудовую книжку не допускаются сокращения. Все записи делаются полностью. Так, запись об увольнении будет иметь следующий вид: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, статья 52 часть вторая пункт 4 Трудового кодекса Российской Федерации».
  8. После того, как внесена запись об увольнении или приеме на работу или другая любая запись, обязательно пишутся сведения о работнике, который делал данную запись с указанием должности. Обязательна его подпись, а также печать предприятия, но не отдела кадров. После этого должен поставить свою подпись владелец данного документа, тем самым подтверждая свое согласие о внесении изменений.

Также трудовая книжка может быть признана недействительной, если обнаружится, что бланк документа был выпущен позже внесения записей в трудовую книжку.

Как правильно вносить записи о награждениях

В трудовой книжке имеется раздел для внесения записей о награждениях. Здесь также необходимо делать их в соответствии с правилами, требованиями и нормами.

Главным при заполнении данного раздела является то, что записи необходимо вносить только те, которые касаются трудовых заслуг на государственном уровне и не вносятся поощрения материальные и другие. В данном разделе нельзя продолжать делать записи о «сведениях о работе». Если предыдущий раздел закончился, то необходимо вклеить вкладыш. Данное действие производится также в соответствии с правилами и исключительно на основании законного документа, ссылка на который обязательно указывается в трудовой.

Заполняем трудовую книжку без ошибок

Такое кредо должно стать главным правилом профессионального работника отдела кадров. Это поможет не только работнику отдела кадров сэкономить свое время и нервы, время своего начальника, но и избежать неприятностей владельцу данного документа и сохранить нормальные отношения с коллегами.

Если возникли все же ошибки при заполнении трудовой книжки, то исправить их можно и нужно исключительно законными методами. Только соблюдение всех правил, требований и норм при заполнении трудовой книжки, а также при внесении изменений или исправлении ошибок поможет вам сохранить сведения о вашей трудовой деятельности. Так без проблем в дальнейшем можно будет определить трудовой стаж, который обязателен при начислении выплат после выхода на пенсионное обеспечение.

Трудовая книжка является официальным документом, поэтому ее ведение, хранение и заполнение необходимо доверять только ответственным сотрудникам, которые знают все основные правила и четко их соблюдают. Это очень важно для владельца документа, и при несоблюдении этих правил каждый гражданин, права которого ущемлены, имеет право обратиться в суд, чтобы защитить свои права, а возможно, и получить моральную компенсацию.


Как исправить ошибки в трудовой книжке

Трудовая книжка полезна не только работнику, но и работодателю. Для первого она является гарантией учета приобретенного стажа при выходе на пенсию. Для работодателя она выступает средством проверки компетентности сотрудника и его профессиональных качеств. Многое о специалисте говорит и причина увольнения. Ошибка в трудовой книжке – результат невнимательности или незнания специалиста отдела кадров. Разберемся, как можно исправить возникшую неточность.

Основные положения о трудовой книжке

Трудовая книжка – документ, подтверждающий факт занятости гражданина. Она состоит из нескольких частей:

  • титульный лист;
  • сведения о собственнике формуляра;
  • сведения о работе на 10 разворотах;
  • информация о награждении на 10 разворотах

Формуляр дополняется вкладышем, который недействителен без основной части. Вкладыш состоит из 9 разворотов «Сведения о работе» и 8 разворотов «Сведения о награждении».

Вопросы, связанные с ведением, хранением и учетом документации, регламентируются Постановлением правительства РФ «О трудовых книжках» №225 от 16 апреля 2003 г. Последние обновления были внесены в нормативный акт 25 марта 2013 г.

Также ответы на вопросы находятся в «Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей». Трудовой Кодекс РФ уточняет особенности ведения и использования послужных списков подчиненных.

В документе о занятости содержится информация:

  • о нанятом человеке;
  • о его профессиональных обязанностях;
  • о принятии на работу;
  • о переводе;
  • об увольнении;
  • о награждении;
  • о прохождении обучения, государственной службе

Вносить записи, не указанные в списке или не подтвержденные свидетельствами, работодателю запрещается. Как и не вносить обязательные пункты.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке, если допущена ошибка

Неточности корректируются в соответствии с документами, подтверждающими факт необходимости исправлений. Способ корректировки зависит от вида ошибки. Возможны неточности при первом заполнении документа, в определенной его части, а также ошибки, связанные с ведением формуляра в целом.

Нарушения при первичном заполнении

Неправильная отметка при первичном оформлении вкладыша также не исправляется. Заполняется новый документ. Если в трудовую книжку уже вписаны серия и номер вкладыша, отметку нужно исправить. На внутреннюю сторону обложки вносится информация о недействительности вкладыша за указанным номером. Прописывается дата, ставится подпись ответственного лица и печать. После этого вписываются данные нового вкладыша.

Неточность в заполнении личных данных работника

Внесенные сведения должны полностью соответствовать прописанному в подтверждающем документе. Если уточнения представлены не в полном объеме, вносятся только те данные, которые присутствуют в документе. Следует запросить оригиналы бумаг, информация из которых вносится в книгу подчиненного. Если оригиналы недоступны, их заменят заверенные нотариусом копии. В общем порядке слова свидетелей не считаются основанием для исправления записи (за исключением случая с судебным разбирательством и массовой утратой трудовых книжек в результате чрезвычайной ситуации). Об этом говорится в пункте 29 Правил.

Исправление производится ответственным лицом по последнему месту работы. Изменить данные нужно на титульном листе. Согласно пункту 2.3 Инструкции, неверную формулировку стоит зачеркнуть прямой линией. Верная информация вносится в соответствующую строку, а сведения о подтверждающем документе прописываются на внутренней стороне обложки. Обязательна подпись ответственного специалиста или работодателя, а также печать организации.

В п. 2.4 указан порядок внесения изменений в графы с информацией об образовании, профессии и специальности. Сведения должны быть исправлены в соответствующих строках или дополнены уточняющей информацией. Также делается запись о документе, на основании которого происходит исправление.

Ошибки в сведениях о работе

В п. 30 Правил и 1.2 Инструкции разъяснено, что исправление неточных данных о трудоустройстве путем зачеркивания ошибочной записи не допускается. Неточность устраняется признанием записи недействительной и созданием верной. Запись о недействительности вносится следующим образом:

  • в графе 1 указывается следующий по порядку номер;
  • пишется дата внесения исправлений;
  • прописывается фраза «Запись под номером… считается недействительной»;
  • вносится правильная формулировка;
  • в следующей графе заполняются реквизиты документа, из которого вносились первоначальные сведения

Если недействительна отметка об увольнении, вносят «Запись за номером … недействительная, уволен (указывается причина)» или «Запись за номером … недействительна, восстановлен на прежней работе». Изменения в датах и номерах также вносятся с помощью признания записи недействительной.

Неточности, возникшие в самом приказе, на основании которого вносится запись, исправляются после составления нового приказа с указанием верных реквизитов. Примеры исправления аналогичных ошибок можно найти ниже.

Ошибки в сведениях о награждении

Проблемы с указанием информации о награждении встречаются редко, поскольку само награждение происходит нечасто. Допущенная ошибка исправляется признанием записи недействительной и внесением корректных исправлений.

Специалист по неосторожности может внести сведения о работе в запись в сведениях о награждениях. Это случается, если место, отведенное информации о работе, закончилось. В этом случае следует оформить вкладыш в трудовую книжку, а ошибочную запись признать недействительной в общем порядке.

Отдельные вопросы заполнения трудовой книжки

Новая запись вносится в трудовую книжку в течение недели с момента изменения. Это касается и приказов работодателя. При этом, если сотрудник проработал в организации менее 5 дней и уволился, запись можно не вносить.

Читайте также:  По каким правилам вшивается вкладыш в трудовую книжку

При заполнении граф не допускаются сокращения. Нельзя написать «пр.» вместо «приказ», или «ТК» вместо «трудовой кодекс». Каждое слово прописывается полностью.

Формуляр, который остался у прошлого работодателя, не будет препятствием для приема на работу сотрудника. По заявлению работника оформляется новый документ, но сведения о прошлых местах работы не добавляются.

Если запись не содержит неточность, а отсутствует полностью, её вносят в соответствии с Инструкцией. При этом в графе 2 записывают фактическую дату. Любая дата прописывает арабскими цифрами. Число и месяц – двузначным числом, год – четырехзначным.

Просьба сотрудника завести трудовую книжку при наличии еще одной

В редких случаях работник просит оформить новый документ при наличии уже действующей книжки. Несколько примеров работников, у которых может возникнуть желание завести дополнительный формуляр:

  • преподаватель, который проводит занятия в разных университетах;
  • врач, принимающий пациентов и в частной, и в государственной клинике;
  • охранник, числящийся на 2 местах работы в разные смены

Несколько документов работник может заводить, ожидая материальной выгоды от разных организаций. В законе нет однозначного запрета подобных действий. Тем не менее можно утверждать, что законно использование только одного экземпляра. Ст. 282 Трудового Кодекса РФ дается четкое определение понятия «совместительство». Основным может быть только одно место работы.

Совместителем гражданин числится на основании договора с организацией. Также Трудовой Кодекс гарантирует поддержку гражданам, совмещающим работу с обучением, но только по основному месту работы. Одно место работы учитывается и в отношении льгот для работников Крайнего Севера и вредных производств. Сведения о совместительстве вносятся в бумаги подчиненного. Количество организаций, в которых человек может работать по совместительству в свободное от основной занятости время, законом не ограничено.

Оформление дубликата

В дубликат вносятся:

  • сведения, которые указывались по последнему месту занятости;
  • данные об общем стаже работы до зачисления в штат

Если в утраченном бланке была отметка, признанная недействительной, в новом экземпляре ее не дублируют. Общий стаж указывается суммарно, без уточнения организаций, в которых числился подчиненный и причин увольнения.

Дубликат выдается в случае потери или порчи книги сотрудника. Допускается выдача дубликата, если в первоначальном варианте содержится ошибочная запись об увольнении или переводе сотрудника. При этом в дубликат ошибочные сведения не вносятся.

Ошибки, связанные с информацией о прошлых местах работы, должны устраняться той организацией, которая допустила оплошность. Если организация реорганизована, проблему решает правопреемник. В случае ликвидации компании исправление делает ответственное лицо на настоящем месте занятости.

Информацию об испытательном сроке не вносят в перечень занятости подчиненного, поскольку сотрудник официально еще не работает в компании, и в законе не указана необходимость фиксации подобных данных.

При внесении отметок в документ прописывается и полное, и сокращенное наименование работодателя. Если допущена ошибка в названии организации (даже если она коснулась только сокращенного названия) делается отметка в документации с актуальной информацией.

Согласно п. 35 Правил, печать организации, так же как и подпись ответственного лица, заверяет все записи этой организации в формуляре при увольнении сотрудника. Владелец трудовой книжки расписывается у каждой записи. Также печать ставится на титульном листе. Если штамп поставлен в перевернутом виде, нарушением это не считается. Отметка об увольнении вносится в день увольнения сотрудника. Если подчиненный ушел в отпуск перед уходом из организации, в графу 3 вписывается дата последнего дня отпуска (она же дата последнего рабочего дня).В причине увольнения обязательно указывается ссылка на пункт и статью ТК РФ.

Другая информация, вносимая в бланк

Аналогично сведениям о работе в 3 графу бланка вписывается информация о:

  • прохождении курсов по повышению квалификации, переквалификации и специальной подготовке;
  • получении нового разряда (категории);
  • занятости по совместительству;
  • неподлежащем зачету в общем рабочем стаже времени пребывания в местах лишения свободы;
  • периоде военной службы или службы в органах внутренних дел;
  • восстановлении непрерывного стажа

Ответственность за ошибки в заполнении формуляра

П. 45 Правил указывает на ответственность нанимателя за ведение, учет, хранение и выдачу документов о трудоустройстве. Руководство приказом (или распоряжением) назначает лицо, обязанностью которого будет внесение и изменение записей.

Согласно ст. 5.27 Кодекса РФ «Об административных правонарушениях» № 195-ФЗ от 30 декабря 2001 г. (последняя редакция документа – 3.04.2018 г.), нарушение действующего законодательства влечет за собой штраф в размере:

  • для должностных лиц – от 1000 руб. до 5000 руб.;
  • для ИП – от 1000 руб. до 5000 руб.;
  • для юридического лица – от 30000 руб. до 50000 руб

Для принятия решения в вашей конкретной ситуации обратитесь, пожалуйста, к специалисту через форму онлайн-консультанта либо по телефонам:

Москва и область: +7(499) 577-00-25 доб. 691
Санкт-Петербург: +7(812) 425-66-30 доб. 691
Все регионы РФ: 8(800) 350-84-13 доб. 691
Это быстро, бесплатно и конфиденциально!

Порядок внесения исправления в трудовую книжку в 2020 году: образец

Трудовая книжка должна заполняться строго по правилам, установленным законом. В случае допущения ошибки, она должна быть исправлена надлежащим образом или Пенсионный Фонд может не засчитать работнику этот период в стаж работы либо могут возникнуть проблемы при трудоустройстве.

В каких случаях и как вносятся исправления в трудовой книжке?

Исправления, вносимые в трудовую книжку можно разделить на два вида:

  1. Исправления, которые необходимо сделать при изменении или дополнении личных данных работника на титульном листе.
  2. Исправления, которые необходимо сделать при обнаружении ошибки в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».

Отдельно идет случай, когда ошибка обнаружена при заполнении титульного листа, в этом случае она не исправляется, а заполняется новый бланк.

Исправления могут вноситься следующими способами:

  1. Зачеркивание одной чертой, которая не мешает прочтению записи и проставление верной информации рядом.
  2. Признание информации недействительной, путем внесения соответствующей записи.

Первый способ можно использовать только на титульном листе, поскольку зачеркивание сведений в остальных разделах категорически запрещено.

Общие правила

Инструкция по заполнению трудовых книжек и Правила ведения содержат четкие указания, как произвести исправление в трудовой книжке. Образец 2018, который соответствует требованиям этих актов можно посмотреть.

Запись неверна

Если в записи обнаружены ошибки, то ее можно исправить только путем признания ее неверной. Это правило касается информации, содержащейся в разделах о работе и о награждении.

Запись можно признать недействительной двумя способами:

  1. Ставится запись о том, что запись № 000 недействительна, а в следующей строке вносится правильная запись. То есть, исправление делается двумя строками с разными порядковыми номерами.
  2. В одной записи признают недействительность и поясняют причину. Например, пишут «Запись за № 5 недействительна, восстановлен на работе».

Если запись о недействительности идет отдельной строкой, то в графе 4 (основание) ничего не ставится.

Все записи нумеруются в хронологическом порядке.

Текст внесен другой организацией

Если ошибка допущена не текущим работодателем, а тем, у которого работник трудился ранее, то исправления могут быть внесены следующим образом:

  1. Организацией, допустившей ошибку.
  2. Организацией, у которой работник трудится в настоящее время, но при условии, что ей предоставлены соответствующие документы, например, если у работника ошибка в основании для увольнения, то необходима копия приказа с правильной записью и сопроводительное письмо с описанием ситуации.

Такой пакет документов более соответствует правилам делопроизводства, хотя в законодательстве просто указано, что должны быть предоставлен официальный документ.

Исправление организацией, вносившей запись, после увольнения

Если исправление производит бывший работодатель, то ему необходимо указать свое полное наименование, а только затем признать недействительность записи и внести правильную. Затем ставится подпись лица, ответственного за ведение трудовых, и печать организации.

Такой порядок не прописан в законе, но простановка названия компании указывает на того, кто делал исправления, а подпись должностного лица и печать заверяет ее.

Указаны не те даты

В случае если ошибка заключается в том, что указана неверная дата приема, перевода, увольнения и т. д. исправление делается в том же порядке. То есть, запись признается недействительной и вносится правильная редакция.

Неправильно внесены реквизиты приказа

Неправильные или неточные реквизиты приказа также являются ошибкой в записи и исправляются в общем порядке.

Исправление сведений о награждении

В разделе «Сведения о награждениях» также недопустимо вносить исправления путем зачеркивания. Поэтому при выявлении ошибки запись признают недействительной и ставят либо верную, либо указываю причину отмены (запись за № 5 недействительна в связи допущенной ошибкой в приказе о награждении).

Замена сведений на титульном листе

В случае когда у человека меняются личные данные, это не считается ошибкой, но изменения необходимо внести. Делают это следующим образом:

  1. Запись, ставшую неактуальной, зачеркивают одной чертой, а рядом или выше ставят правильную.
  2. На обложке трудовой делают об этом запись, и указываю документы, послужившие основанием.

Таким же образом изменяют и дату рождения.

Отдельно нужно отметить исправления (дополнения) информации об образовании или специальности. Если работник получил вторую специальность или образование другой степени, то данные просто ставят через запятую, поскольку в этом случае получение высшего образования, не делает средне специальное недействительным.

Исправление неточностей во вкладыше

Все исправления и внесения изменения во вкладыш вносятся в том же порядке, что трудовую книжку.

Если производится замена данных на титульном листе трудовой, эту же процедуру необходимо повторить и во вкладыше (вкладышах).

Запись недействительна

Запись признается недействительной, если в ней обнаружены ошибки. Законодатель не делает пояснения, в каком раздела должна быть допущена ошибка. Это значит, что признавать недействительной нужно любую запись, где обнаружена ошибка.

Ошибка может быть как фактической, так и орфографической. Например, допущена опечатка в должности. Такую запись также нужно исправить, особенно если должность входит в список тех, которые дают определенные льготы (досрочный уход на пенсию).

Аннулирование, если запись внесена ошибочно

В случае если запись внесена ошибочно, например, кадровик заполнил не ту трудовую, то ее нужно аннулировать. Запись будет выглядеть следующим образом: «Запись за № 18 аннулирована, внесена ошибочно».

Записи, не подлежащие исправлению

Если в данных на титульном листе допущена именно ошибка, а не произошли изменения, то по поводу таких данных существует два мнения:

  1. Исправить ошибку, в порядке, указанном в законодательстве. Мотивируется это тем, что там нет прямого указания, что такие ошибки исправлять нельзя или указания, что исправлять можно только сведения о работе или награждениях.
  2. Оставить все как есть, поскольку на титульный лист можно вносить только изменения.

И в том, и в другом случае может быть много подводных камней. В первом случае организация может попасть в ситуацию, когда внесет исправления недобросовестному работнику, присвоившему чужую трудовую книжку. Во втором случае, работнику придется доказывать, что это именно его документ.

Во избежание таких казусов кадровику при заполнении данных следует быть очень внимательным и заполнять только на основании документа, а работнику внимательно читать данные, перед тем как поставить свою подпись.

Исправления в трудовой книжке: как не нарушить закон

Правовые основы

Порядок ведения и заполнения трудовых книжек прописан в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Это два нормативных акта, которые являются основополагающими, и их тексты должны быть под рукой у каждого кадровика. В них дана вся необходимая информация о том, как корректно заполнить, каким образом вносить изменения и как исправить ошибку в трудовой книжке (образец представлен ниже).

Типичные ошибки

Обычно ошибочные сведения появляются по объективным причинам (смена фамилии в связи с заключением брака, восстановление сотрудника по решению суда) или из-за невнимательности специалиста, который заполняет документ. Чаще всего можно заметить:

  • неверное указание имени, отчества и фамилии трудящегося на титульном листе;
  • неправильные даты принятия на работу, перевода на новую должность, увольнения;
  • неточное название должности;
  • пропуск букв, грамматические ошибки.

Поскольку даже один неверный символ может стать причиной спора, когда работник пойдет оформлять пенсию, кадровики должны быть предельно внимательными. Всегда надо сверяться с иными документами сотрудника — паспортом, свидетельством о рождении, о браке, дипломом об образовании. А если неточность все-таки закралась, ее необходимо корректно исправить.

Изменения и исправления в трудовой: как правильно делать

В соответствии с разделом III Постановления Правительства № 225, работодатель может исправить:

  • фамилию, имя, отчество;
  • дату рождения;
  • сведения об образовании;
  • наименование профессии или специальности сотрудника;
  • информацию о награждениях.

Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных сведений — никаких зачеркиваний. Это допустимо только при исправлении неверной информации на титульном листе. В остальных случаях изменения вносятся путем признания определенных записей неточными и внесения правильных. При этом новые данные должны быть заверены подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.

В п. 1.2 Постановления Минтруда России № 69 уточняется, как именно надо вносить поправки. Вот примерный алгоритм:

  1. Указать порядковый номер.
  2. Поставить текущую дату (число, месяц, год).
  3. В следующей графе написать, какая именно информация не соответствует действительности, и на какую ее надо заменить.
  4. В последней колонке указать реквизиты приказа или документа, на основании которого делается исправление.

Обратите внимание: этот алгоритм актуален для корректировки сведений не только трудовых, но и вкладышей к ним.

Образец исправления в трудовой книжке 2020

Внесение исправлений в записи, сделанные ранее другой компанией

Вариант 1. Исправляем за другую организацию

На основании соответствующих документов работодатель, который обнаружил или сам допустил неточность, может исправить любой раздел в трудовой книжке. Сотрудник не обязан идти в компанию, где он раньше трудился, чтобы исправить некорректные данные. Тем более что иногда это просто невозможно. По заявлению трудящегося изменения вносит ответственное лицо той организации, где он трудоустроен в настоящий момент.

Какими документами можно подтвердить исправление ошибочной информации? Все зависит от ситуации. Это может быть и справка из архива, и решение суда, и подтвержденная прежним работодателем копия документа-основания для корректировки данных. Свидетельские показания в данном случае не имеют никакой юридической силы.

Вариант 2. Работник обращается за исправлением к прежнему работодателю

Если человек обнаружил неверную информацию в ТК, он может обратиться к прежнему работодателю с просьбой ее исправить. Если он уже трудоустроен, то пишет заявление с просьбой выдать ему на руки трудовую книжку, чтобы внести в нее исправления. Затем он приносит документ в отдел кадров прежнего работодателя, где ему должны исправить неточности.

Читайте также:  Ведение приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки

Если у человека нет нового места работы, после строк с информацией об увольнении бывший работодатель пишет, какая запись признается недействительной.

Если экс-сотрудник уже трудоустроился, и в его трудовой появились новые записи, прежний работодатель следует такому алгоритму:

  1. Пишет наименование компании.
  2. Указывает следующий порядковый номер записи и дату.
  3. В графе 3 уточняет, какие сведения некорректны, и вносит верные.
  4. В последнем столбце вписывает реквизиты документа-основания.

Исправление дат

Неверные даты — такие же ошибки, как и остальные. Для них не предусмотрен специальный способ уточнения данных. Поэтому запись, где допущена неточность, признается недействительной, а затем записывают корректные сведения с правильными датами.

Исправление реквизитов

Нередко кадровики пишут неверно реквизиты документов или название компании. Исправляют такие описки по тем же правилам: запись признают недействительной, а потом переписывают данные без ошибок.

Несколько ошибок сразу

Если допущено несколько неточностей, исправить надо каждую. Если они содержатся в датах, названии должности, информации о приказах, то кадровик вносит записи о признании каждой из неправильных формулировок недействительными. Затем указывает верные данные. Допускается также одной записью исправлять несколько некорректных.

Образец исправления записи в трудовой книжке 2020, если надо аннулировать две последние отметки

Ошибка при первичном заполнении

Если допущена ошибка при оформлении трудовой книжки впервые, работодатель заполняет новый бланк. Испорченный необходимо списать в присутствии работника или иных лиц и обязательно составить акт о списании.

Исправления на титульном листе

Все неверные данные на титульном листе просто зачеркиваются. Рядом указывается точный вариант, заверенный подписью и печатью. Это касается случаев, когда работник изменил персональные данные, а также ситуаций, когда ошибка была допущена из-за невнимательности лица, которое заполняло документ.

Рекомендуется, чтобы корректировка Ф.И.О. работника на титульном листе производилась тем работодателем, который заводил трудовую книжку. Потому что только он может точно знать, на чье имя выдавал этот документ. Во избежание проблем с присвоением чужой ТК работника стоит направить к самому первому работодателю. Если компания ликвидирована или отказывается исправлять неточности, работник может пойти в суд и потребовать установления принадлежности ему этой трудовой книжки.

Если на титульном листе нужно указать новую специальность или дополнительное образование, ничего зачеркивать не надо. В этом случае в нужной строке ставят запятую и пишут новые данные.

Ошибки в сведениях о награждении

У большинства работников этот раздел пустует, поскольку в этом месте указывают сведения о врученных дипломах, грамотах, званиях, иных наградах. Поэтому часто на страницы со сведениями о награждениях попадает ненужная информация. В этом случае ответственное лицо признает записи недействительными, расписывается, ставит печать (при ее наличии) — в общем, действует по общим правилам.

Аналогичным образом надо действовать, если неточность в датах, реквизитах документа-основания, наименовании компании, иных данных.

Исправления в дубликате

По инициативе работника трудовая книжка, в которой последняя запись о переводе или увольнении признана недействительной, может быть заменена дубликатом. В таком случае все данные переносятся, за исключением неверной.

В самом дубликате неточности исправляются по тем же правилам, что и в основной трудовой книжке.

Нужно ли исправлять орфографические ошибки

Орфографические ошибки обычно появляются из-за невнимательности. Если пропущена буква или перепутаны буквы в информации об увольнении, возможно, никто и не заметит. Но когда орфографическая ошибка встречается в специальности, названии компании, записи о приеме, это может дорого обойтись работнику. Если при назначении пенсии сотрудники Пенсионного фонда придерутся к «опечатке», работнику придется доказывать право на государственное пенсионное обеспечение и стаж в судебном порядке.

Когда трудовая книжка может быть признана недействительной

Существует несколько ситуаций, когда ТК можно признать недействительной:

  • при первичном заполнении были допущены ошибки;
  • из документа вырваны страницы или они склеены между собой;
  • замазан или нечетко виден номер документа;
  • в документ занесены сведения (слова), не относящиеся к трудовой деятельности работника;
  • уточнения в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» делаются путем зачеркиваний, замазывания корректором, иным способом, не предусмотренным законом.

В этих случаях работнику можно оформить дубликат документа. В него переносятся все корректные сведения, сведения о неправильных записях не дублируют.

Самые распространённые ошибки в записях трудовой книжки и правила их исправления

Ошибки совершают не только дилетанты, но и профессионалы в своей области.

Из-за невнимательности, спешки или по другим причинам даже опытные сотрудники кадровых служб организаций и предприятий, оформляя трудовые книжки, могут неверно написать одно слово, запороть целую запись или промахнуться в нумерации.

От этого не застрахован никто. Бывает, что документы поступают с уже имеющимися ошибками, которые были допущены прежними работодателями.

В малых фирмах подобная ситуация наблюдается ещё чаще, ведь в них в большинстве случаев не создан кадровый отдел, а трудовыми книжками работников занимается другой специалист, например, секретарь руководителя.

Каждому работающему человеку рекомендуется внимательно следить за заполнением своей книжки и при обнаружении неверной записи сразу же проинформировать об этом своего начальника либо кадровика.

Общие правила

Можно ли делать исправления в трудовой книжке?

Если в процессе оформления новой трудовой книжки была допущена неточность, бланк необходимо уничтожить.

Взамен кадровик берёт новый, чистый бланк и заносит туда сведения с самого начала.

Если же новый работодатель обнаружит, что в книжке имеется неправильная запись, но допущена она была не им, а кем-то ранее, обязанность по её исправлению ложится на его плечи.

Однако вносить исправления он имеет право только в случае, если работник принесёт ему подтверждающие истинные сведения документы. На их основании и делается исправление.

Неточности в главных разделах трудовой книжки нельзя зачёркивать и, тем более, замазывать корректорским штрихом. Под неверной записью нужно разместить новую, гласящую о том, что предыдущие сведения недействительны. После этого запись делается снова, но уже без ошибок.

Ей присваивается другой номер (в порядке очерёдности). На титульном листе, в отличие от страниц с разделами, разрешается зачёркивать слова. Правильные пишутся тут же, ставится печать, работодатель заверяет исправление.

А теперь подробнее и с примерами обо всех возможных исправлениях.

Особенности

Как уже было сказано, не исключены ошибки как на титульном листе трудовой книжке, так и на последующих её страницах. Устраняются эти ошибки по-разному.

Сведения на титульнике

Если книжку едва успели открыть и тут же допустили ошибку на самой главной – титульной – странице, её следует порвать и выбросить, принявшись за новую. Но нередки ситуации, когда трудовая книжка уже содержит сведения на последующих страницах, к тому же они заверены, а кадровик должен внести исправления в титульник.

Законодательство и правила ведения таких документов не устанавливают никаких конкретных рекомендаций в этих случаях.

Поэтому было решено действовать по определённой инструкции.

Итак, представим, что необходимо изменить имя, фамилию, отчество или дату рождения работника.

В этом случае исправление осуществляется кадровиком только на основании представленных документов.

Таковыми могут являться паспорт гражданина, свидетельство о смене фамилии/имени/отчества, свидетельство о заключении либо расторжении брака. В трудовой книжке необходимо указать номер и дату нужного документа.

Пример 1

Антонова Лидия Константиновна устроилась на работу 18.11.2003. Ей открыли трудовую книжку и записали все персональные данные на титульный лист. Спустя год, 06.12.2004, Лидия Константиновна взяла фамилию супруга, так как вышла замуж.

Теперь она стала Самойловой. В данной ситуации сотруднику отдела кадров действовать нужно так: Слово «Антонова» на титульном листе зачеркнуть. Рядом, в той же строке, прописать: «Самойлова».

На внутренней стороне обложки сверху записать: «Фамилия «Антонова» изменена на фамилию «Самойлова» на основании свидетельства о заключении брака серия АШ № 232005, выданного Курским отделением ЗАГС 06 декабря 2004 г. Инспектор отдела кадров З.М. Метляева. (подпись, печать).

Вопрос относительно неверно написанного имени или отчества (хотя работник не менял их официально). Такое тоже случается, особенно, если два имени звучат практически одинаково, например, Софья и София, Наталья и Наталия.

Называть человека могут по-разному, но ведь в паспорте у него записан единственно верный вариант. То же касается отчества: как часто мы путаем «Геннадьевна» и «Геннадиевна», «Валерьевна» и «Валериевна».

Чтобы в будущем у человека не возникло неприятностей, когда он будет, скажем, оформлять трудовую пенсию, в его трудовой книжке не должно остаться никаких огрехов.

Однако законом не предусмотрены правила исправления подобных нюансов.

Если имя, фамилию или отчество написали с ошибкой при открытии трудовой книжки, то последняя уничтожается, заменяясь новой (об этом составляется нормативный акт).

Если же оплошность была обнаружена уже после того, как книжка заполнилась записями в разделах и человек успел сменить рабочее место, исправлению ошибка не подлежит.

Выход в такой ситуации один – обратиться в судебные органы, чтобы документ признали принадлежащим именно данному работнику, а не кому-то другому.

Отдельные работодатели сходятся во мнении, что неверно написанные данные на титульной странице всё-таки можно исправить, если имеется соответствующий документ за подписью того работодателя, который в своё время допустил описку.

Скачать образец внесения исправлений в связи со сменой фамилии на титульнике.

Пример 2

Рассмотрим другую ситуацию. Неточность допущена в написании специальности или профессии работника. Это может быть вовсе не ошибкой: например, Игорев А.З. на момент устройства на работу успел окончить только техникум, а впоследствии, уже трудясь, получил диплом вуза по специальности маркетинг.

Но в книжке в строке «Образование» работодателем было записано «среднее профессиональное», в строке же «Профессия, специальность» внесли запись «Технолог».

Исправить это можно следующим образом: в строке «Образование» рядом с записью «среднее профессиональное» нужно поставить запятую, а дальше приписать «высшее профессиональное». В строке «Профессия, специальность» следует поставить запятую после слова «Технолог» и приписать «Маркетолог».

Образец внесения исправлений в связи с получением образования.

Ошибки в разделах

При выявлении ошибок в разделах трудовой книжки исправлять их нужно несколько иначе, чем на титульнике.

Ничего зачёркивать нельзя, уточнения вносятся не на обложку, а прямо в разделы, просто верную запись нужно сделать ниже.

Предположим, что в штат фирмы приняли нового человека.

Случайно была допущена ошибка при написании названия компании или подразделения. Эта запись была сделана под порядковым номером 3 (он ставится во 1-й графе).

Пример: Чукавин А.С. был принят на должность главного специалиста отдела экономики в компанию «Идея» 06.10.2014. Но кадровик записал информацию неверно, указав другой отдел:

    графа № 1: порядковый номер 3;

графа № 2: дата принятия на должность – 06.10.2014;

графа № 3: наименование компании и должность нового сотрудника:
Торговая компания «Идея»

Принят на должность главного специалиста отдела торговли;

  • графа № 4: данные о документе, на основании которого была сделана запись:
    Приказ от 06.10.2014 № 47-к.
  • Исправление нужно внести следующим образом:

      графа № 1: порядковый номер 4;

    графа № 2: дата, на которую делается исправление – 07.10.2014;

    графа № 3: данные о недействительности предыдущей записи:
    Запись № 3 недействительна,

    принят на должность главного специалиста отдела экономики;

  • графа № 4: сюда можно внести данные о документе, на основании которого была сделана неверная запись:
    Приказ от 06.10.2014 № 47-к.
  • Дату нужно проставить не ту, когда допустили ошибку, а ту, по состоянию на которую были внесены исправления. Графа № 4 заполняется сведениями о документе, на основании которого внесли исправление.

    Если компания, сотрудник которой в своё время ошибся в записи, через несколько лет реорганизовалась, исправить неточность должен сотрудник фирмы, которой отошли права на прежнюю компанию.

    Если же компания была ликвидирована и уже не существует, тогда новый работодатель берёт на себя обязанность по внесению исправлений, ориентируясь при этом на дубликаты документов, свидетельствующих о приёме человека/переводе.

    Если работник был восстановлен на работе после выявления незаконного увольнения, предыдущая запись (об увольнении) признаётся недействительной, затем прописывается фраза: «восстановлен на прежней работе».

    Если работника уволили, но ошиблись в указании причины увольнения, тогда прежняя запись признаётся недействительной, после чего прописываются истинные сведения: «уволен по…».

    Пример

    Макеев О.Д. был уволен с места работы. Работодатель внёс такую запись: «Уволен за прогул, подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации. Приказ от 10.09.2011 № 133-к.

    Гражданин Макеев обратился в судебные органы, подав иск на работодателя о внесении последним неверных сведений в книжку. Суд удовлетворил требование истца. Работодатель вынужден был исправить запись.

    Исправление осуществляется так: «Запись № 2 недействительна, уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» Приказ от 01.02.2014 № 387-к.

    Образец внесения исправлений в разделе «Сведения о работе».

    Огрехи в записях награждений

    Третий раздел в трудовой книжке называется «Сведения о награждениях». Не у всех этот раздел содержит записи. Но у некоторых не только заполнен полностью, а ещё и с ошибками.

    Впрочем, всё так же, как и в разделе «Сведения о работе». Дату в графе № 2, внося фразу «Запись № 5 от 14.03.2001 недействительна», ставят не ту, на которую была сделана описка, а ту, на которую вносится исправление.

    Образец признания записи о награждениях недействительной.

    Как исправить неточности, допущенные во вкладыше?

    Когда какой-либо из разделов трудовой книжки заканчивается, то есть в нём уже не остаётся свободных строк для внесения записей, следует открыть специальный вкладыш, подшив его в книжку.

    Если в самом начале его заполнения кадровик ошибается в слове или фразе, вкладыш тут уничтожается при составлении акта.

    Но на титульнике трудовой книжки уже успели проставить его серию и номер. Заполнению подлежит новый бланк вкладыша, и теперь его номер тоже следует внести на титул.

    Неправильно внесённая во вкладыш запись о работе исправляется точно так же, как если бы она была в самой трудовой книжке.

    То есть для новой записи ставится очередной порядковый номер, текущая дата, пишется, что такая-то запись недействительна, затем вносится верная информация и подтверждается приказом – тем же, который был указан в неверной записи.

    Читайте также:  Зачем в трудовой книжке голограмма?

    Если сбилась нумерация

    Случается, что ошибка в трудовой книжке допущена не в сведениях о работе и не на титульном листе, и даже не в наименовании награды, которую получил работник, а всего-навсего в нумерации.

    Например, у двух идущих подряд записей был проставлен один и тот же номер в первой графе: «№ 16. Принят на должность ведущего специалиста отдела кадров», далее «№ 16. Переведён на должность главного специалиста отдела кадров».

    Чтобы исправить цифру 16, записанную по случайности дважды, следует всю последнюю запись признать недействительной. В данном случае ставится правильный порядковый номер – 17, после чего уточнить: «Запись за номером 16 недействительна. Переведён на должность главного специалиста отдела кадров».

    Итоги

    На примерах были разобраны наиболее типичные ошибки, которые чаще всего допускаются сотрудниками отдела кадров или работодателями. Неточности могут быть и иными, но исправляются они по той же схеме.

    В идеале ошибок не должно быть вовсе. Их наличие является неприятным для владельца трудовой книжки фактом и портит документ. Во-вторых, нередко огрехи так и остаются незамеченными и неисправленными, а порой недобросовестные кадровики видят, что ошиблись, но не придают этому особого значения.

    Впоследствии работник может столкнуться с различными проблемами, например, его трудовой стаж признают недействительным при расчёте пенсии или даже не примут в новый штат, сославшись на то, что имя в трудовой книжке не совпадает с именем в паспорте.

    Ответственный бизнесмен никогда не позволит себе халатно относиться к заполнению личных документов сотрудников своей компании.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

    +7 (800) 350-22-67 Это быстро и бесплатно !

    Примеры исправления ошибок в трудовой книжке: какие ошибки бывают, как исправить

    Порой информация, отражающаяся в ТК, должна подвергаться изменениям. Иногда меняются паспортные данные сотрудника, степень образования, профессия. Помимо этого, кадровики порой сами допускают ошибки во время заполнения документа. Разберемся, что делать в таких ситуациях.

    Что делать, если допустил ошибку при заполнении трудовой?

    При обнаружении в трудовом документе некорректной записи или информации, которая не соответствует действительности, исправлять ее необходимо там, где неточная запись создавалась, или на новом рабочем месте, обязательно имея в наличии официальный документ от работодателя, допустившим неточность.

    При исчезновении фирмы, на которой ошиблись при заполнении ТК, исправительная запись должна вписываться на новом рабочем месте. Когда такой компании нет, заниматься исправлением сведений в ТК должно предприятие, где сотрудник служит в данный момент. Основанием для создания исправлений должны служить выписки из необходимых архивных документов.

    Каким образом изменить записи

    Внесение изменений в трудовую книжку при совершении ошибки.

    Как уже выяснилось, изменения в ТК могут вноситься при обнаружении недостоверной информации. Возникает это еще в случаях изменения личных сведений о рабочем, информации об его профессии, степени образования.

    Чтобы изменить запись, стоит придерживаться порядка действий. После самой последней записи в книжке необходима постановка номера записи в первой графе по порядку, во второй графе зафиксировать дату изменения записи, после чего в графе 3 вывести информацию об отражении неверности или неточности предыдущей записи.

    Затем пишется достоверная запись. При этом в четвертой графе обязательно нужно указать название документа, на основании чего правильная запись отражается в ТК.

    Сходный порядок действий распространяется на многие ситуации по признанию недействительными сведений о:

    1. Переводе на новое служебное место на постоянной основе.
    2. Увольнении.
    3. Незаконном увольнении.

    Вся информация вносится на основании выпущенных приказов работодателя.

    Внесение данных сведений осуществимо не позднее недели с момента выхода приказа. Здесь исключением будет являться увольнение – данная запись в обязательном порядке пишется в день увольнения.

    Записи должны иметь соответствие с теми приказами, по которым они и были прописаны в ТК сотрудника.

    Запрещены сокращения в ТК в момент отражения новой информации. Исправления вносятся исключительно на русском языке. Есть и исключения – трудовая книжка может содержать информацию, зафиксированную на двух языках, и вторым может являться язык той республики, которая входит в состав РФ и установила собственный государственный язык. Особых правил для ведения трудовой книжки на втором языке нет, но представляется, что сведения данного формата должны вноситься сразу же за первой, которая была написана на русском языке.

    Со вносимыми изменениями в ТК работодатель должен проинформировать сотрудника. Гарантом ознакомления также будет являться личная подпись служащего в специальной карточке по форме № Т-2. Там же эта запись в обязательном порядке должна быть продублирована.

    Действия при конкретных ошибках

    Порядок действий при изменении неверных сведений в трудовой книжке в целом стандартен для большинства ситуаций, но существуют случаи, в которых имеются нюансы оформления изменений в трудовой книжке. Кардинальных отличий от базовой ситуации нет, но необходимо строго придерживаться именно того порядка, который был отведен законом под каждую конкретную ситуацию.

    Неверно указанная дата

    Исправление записи должно происходить согласно правилам.

    При неверно отраженной дате случившегося события – принятия на должность, увольнения – у специалистов кадрового состава есть два варианта развития событий, как внести изменение.

    Первый вариант – делается запись о недействительности информации под определенным порядковым номером и сразу же нужно прописывать верную дату тут же. Второй вариант – внести сведения дважды: в первой записи указать неверность данных, во второй же указать правильную дату.

    Оба вариант несут одинаковый результат, поэтому. Каждый кадровик выбирает здесь для себя вариант, который более удобен для него.

    Открытое акционерное общество «Территория»

    Принят в следственный отдел на должность помощника.

    Приказ от 08.11.2014 № 38-Л

    Запись за номером 7 недействительна.

    Принят в следственный отдел на должность помощника.

    Приказ от 08.11.2014 № 38-Л

    Неверная запись

    Вовремя выявленная ошибка в заполнении трудовой, существенно облегчит перевод на другую работу.

    Чтобы признать информацию неверной, есть только единственный вариант – объединить две записи. Данный тип исправления должен обязательно производиться на том месте работы сотрудника, где эта запись и была сделана. Для исправления необходимо сделать новую запись с пометкой, что запись под определенным номером недействительна и здесь же сделать соответствующее ситуации исправление.

    Если же возможность исправления записи по прошлому месту работы отсутствует, исправить подобные сведения можно при помощи работодателя-преемника, но основанием для полномочий по смене сведений в ТК обязательно представлен в документе работодателя, в результате чьей деятельности и были оформлены неточности в книжке.

    Открытое акционерное общество «Территория»

    Принят в отдел маркетинга на должность эксперта-маркетолога.

    Приказ от 09.11.2013 №33-Л

    Запись за номером 3 недействительна.

    Принят в отдел маркетинга на должность инженера-программиста.

    Приказ от 09.11.2013 №33-Л

    Неправильное внесение реквизитов приказа

    В этих ситуациях процедура изменения тоже проста – объявляем неверную запись недействительной, с обязательным указанием ее порядкового номера. После этого можно копировать запись полностью при корректировке реквизитов приказа.

    Например, вы принимаете на должность экономиста сотрудника. Выглядело это в трудовой так:

    Открытое акционерное общество «Территория» (ОАО «Территория)

    Принята в отдел статистики на должность экономиста.

    Приказ от 19.08.2013 № 43-Л

    Запись за номером 4 недействительна.

    Принята в отдел статистика на должность экономиста.

    Приказ от 17.08.2013 №45-Л

    Именно так выглядит правильное исправление информации в ТК в ситуации с указанием неправильных реквизитов приказа.

    Исправление сведений по награждению

    Распространенные ошибки при заполнении трудовой книжки.

    И в этой ситуации действовать необходимо так же, как и было ранее описано. Здесь желательно делать одну общую запись, чтобы не путаться в датах и не допустить лишние ошибки. Обычно ошибка в данных о награждении заключается в неверном характере объявления благодарности, поэтому, необходимо быть очень внимательными при внесении исправлений, поскольку этот раздел является самым ошибочным у работников кадровых служб.

    Вкратце все выглядит так же, как и обычно – предыдущая запись объявляется неверной, затем в этой же записи делается пометка с исправленными данными. К примеру:

    Открытое акционерное общество «Территория» (ОАО «Территория»)

    Награжден почетной грамотой за участие в подготовке выставки «Услуги-2013»

    Приказ от 28.09.2013 № 51-К

    Запись за номером 6 недействительна. Написано благодарное письмо за участие в подготовке выставки «Услуги-2013»

    Приказ от 28.09.2013 № 51-К

    Смена информации на титульном листе

    Совершение ошибок при заполнении может привести к серьезным последствиям.

    Это самая спорная и проблемная часть трудовой книжки, если говорить о внесении изменений. Вообще кадровые специалисты часто спорят друг с другом на предмет возможности исправления титульного листа трудовой книжки. Согласно закону, исправление информации на титульном листе возможно, но только при наступлении таких ситуаций, как:

    1. Первоначальное заполнение.
    2. Обнаружение ошибки при дальнейшем заполнении.

    Если рабочее место является первым в жизни сотрудника, то согласно ТК РФ ст. 65 трудовая книжка должна быть оформлена работодателем за свой счет. Когда работодатель во время первого заполнения ТК что-то неправильно пишет на титульнике, необходим следующий порядок действий:

    1. Подготовить акт о списании бланка, который был испорчен.
    2. Зафиксировать достоверную информацию в новый бланк.

    Стоит отметить, что такой вариант развития событий может быть использован исключительно при первичном заполнении книжки.

    При выявлении неточностей последующими работодателями, пенсионные органы при расчете стажа могут отказать в зачтении отработанных лет. В этой ситуации могут помочь только судебные органы, от которых владелец книжки должен получить решение о принадлежности ему документа.

    Исправление ошибок во вкладыше

    Смазанная печать так же является ошибкой в заполнении.

    Во вкладышах обычно ошибки бывают двух типов – размазанная печать и недостоверная информация. Если на печати организации информация читается плохо, то можно внести исправления.

    Здесь есть интересный момент – законодательством не регламентируется порядок внесения измененной информации во вкладыш ТК при плохой читаемости печати. Это значит, что исправление может вноситься в абсолютно свободной форме.

    В случае с недостоверной информацией все стандартно – правила и порядок для корректировки документа точно такой же, как и для остальных страниц. Недостоверные записи должны быть объявлены неверными, после чего должны вноситься записи с правильной информацией.

    Необходимо помнить, что свидетельские показания — это недостаточное основание для внесения исправлений во вкладыш трудовой книжки.

    И именно для предотвращения таких случаев требуется наличие документа от работодателя.

    Аннулирование записи

    Исправлять ошибки может только кадровик или работодатель.

    Данная процедура осуществляется несколько иначе, чем обычное внесение изменений в связи с некорректностью предыдущей информации. Здесь порядок следующий: кадровый специалист должен зачеркнуть старые записи, подлежащие аннулированию, затем при наличии личных документов и документально отраженных данных работодателя внести новые и верные данные.

    Кадровик обязательно должен сослаться на определенный документ. Ссылка должна отображаться на внутренней стороне в обложке ТК, также ее необходимо заверять печатью и подписью.

    Помните: сведения о трудовой деятельности не зачеркивают ни при каких обстоятельствах! Здесь порядок такой же, как и описывалось выше – записать сведения о недействительности предыдущей записи, зафиксировав ее номер, и затем вносить новую достоверную запись под своим порядковым номером.

    Кадровый специалист осуществляет внесение исправлений без всяких проблем при скором обнаружении неточности. Если же недостоверность сведений была обнаружена позже, то записи об увольнениях и переводах сотрудника должны заверяться при помощи подписи уполномоченного лица, и обязательно должно подтверждаться печатью компании.

    Если запись обнаруживается на новом рабочем месте, порядок действий должен быть следующим:

    1. Кадровый служащий отмечает, что запись, сделанная ранее, признается недействительной.
    2. Затем он вносит верную запись.
    3. Указывает дату исправления вместе с реквизитами приказа.
    4. Правильная запись нумеруется в трудовой книжке следующим номером по порядку.

    Очень важно обратить внимание на ситуацию, в которой сотрудник восстанавливается на рабочем месте. Иными словами, кадровой службе необходимо признать увольнение недействительным, либо поменять формулировку, по которой работник был уволен. Здесь есть два варианта:

    1. Сотрудник восстанавливается, кадровый специалист вносит новую запись о том, что старая запись об увольнении не является действительной.
    2. При другой формулировке увольнения кадровик также признает старую запись недостоверной и тут же пишет новую со скорректированной формулировкой.

    Внесение дополнений

    Изменения вносятся при наличии определенных документов.

    Самая частая ситуация у кадровых служащих, которая может образоваться при внесении изменений в ТК – изменение контактных данных и паспортных сведений. Инструкция для внесения изменений в трудовом документе рабочего на титульном листе регламентируется пунктом 2.3 Инструкции по оформлению трудовых книжек.

    Для старта отражения изменений в анкетных сведениях о рабочем, необходимо наличие следующих документов:

    1. Паспорт.
    2. Свидетельство о рождении, смене ФИО, или документе о заключении брака.
    3. Другие документы (необходимо ссылаться на их дату и номер).

    Старые сведения, отраженные на титульном листе, могут быть зачеркнуты. Это касается даты рождения, ФИО.

    Необходимо помнить, что старая запись после зачеркивания все равно должна легко читаться.

    Затем кадровик вносит новые достоверные данные.

    Неправильное заполнение может привести к потере трудового стажа.

    Деятельность кадровых служб организаций строго регламентируется Гражданским и Трудовым кодексами РФ. Вся необходимая информация об отражении информации в трудовых документах и внесении изменений в них прописывается в данных документах.

    Каждый кадровый специалист должен обращать внимание на правильность ведения трудовых книжек сотрудников, поскольку неточности, выявленные пенсионными органами при оформлении пенсии человеку, могут в итоге сказаться как на зачтенном общем трудовом стаже, так и на сумме пенсионных ежемесячных выплат.

    Все изменения также должны очень строго и правильно оформляться, поскольку неправильное оформление исправления в трудовой книжке также чревато незачетом определенного трудового периода. Кадровым специалистам необходимо постоянно справляться о правилах заполнения и быть предельно осторожными во избежание возможных проблем. Нельзя забывать ссылаться на нормативные документы, обязательно нужно соблюдать правильную форму исправлений и каждый тип исправления должен оформляться так, как это отражено на законодательном уровне.

    Иными словами, всем ответственным рабочим за ведение ТК нужно быть максимально сконцентрированными и внимательными во время исполнения своих обязанностей. Еще сами рабочие должны интересоваться информацией о своем трудовом пути, которая фиксируется в главном трудовом документе, чтобы быть уверенными в правильности их ведения.

    Из этого видео вы узнаете о типичных ошибках при заполнении трудовой книжки и о их исправлении.

    Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

    Ссылка на основную публикацию