Как написать заявление, чтобы получить дубликат трудовой книжки

Заявление на выдачу копии трудовой книжки

Составление заявления на выдачу копии трудовой книжки происходит в тех случаях, когда работник предприятия или организации нуждается в подтверждении своего стажа, опыта или места работы.

Зачем писать заявление

Трудовая книжка является документом строго учета, поэтому в отношении нее выработаны определенные нормы и правила, в том числе по ведению и хранению.

После того, как сотрудник принимается на работу, он сдает свою трудовую книжку в отдел кадров компании. Здесь в нее вносятся все необходимые сведения и здесь же она в составе личного дела работника, храниться вплоть до его увольнения. Ответственность за ее содержание и сохранность обычно несет специалист кадрового отдела, который не имеет права ни вносить в нее какие-либо «лишние» записи, ни выдавать ее на руки кому бы то ни было, даже владельцу. Если же последнему потребуется предоставить информацию из нее в какую-либо инстанцию, кадровик должен сделать с трудовой книжки копию или выписку. Но запуском для начала этого процесса служит письменное заявление со стороны работника.

Куда может потребоваться копия трудовой книжки

Копия трудовой книжки может понадобиться куда угодно. В большинстве случаев, это государственные структуры, например, такие как различные административные и социальные службы (для назначения льгот, пособий, субсидий), а также банковские учреждения (для получения займов и кредитов).

На самом деле, список адресов, по которым может потребоваться предъявление копии трудовой книжки довольно широк, но не исключены и случаи, когда трудовая книжка по каким-либо причинам утрачивается (теряется) и тогда данная копия также может сослужить отличную службу – на ее основе можно сделать дубликат, последовательно восстановив все необходимые записи.

Копия трудовой бывает востребована и при трудоустройстве на вторую работу (т.е. по совместительству).

Как делается копия

Обычно копия трудовой книжки делается при помощи ксерокса. При этом каждый лист копии должна отлично читаться и быть пронумерован. Все странички должны быть заверены печатью предприятия и подписью ответственного лица, который таким образом удостоверяет подлинность всех записей и самой копии снятой с оригинала.

Составление заявления

Унифицированного, единого для всех образца заявления на выдачу копию трудовой книжки нет, так что работник может писать его в свободном виде или по форме, разработанной на предприятии. Заявления обязательно должно включать в себя ряд обязательных сведений:

  • данные о компании, в которой трудится человек,
  • должность и ФИО сотрудника, на имя которого оно пишется,
  • просьбу о выдаче копии,
  • дату,
  • подпись составителя.

При желании можно указать и причину, по которой потребовалась копия, а также инстанцию, в которую требуется предъявление документа, но если такого желания нет, то, по закону работник не обязан это писать.

Оформление заявления

Документ можно писать на стандартном чистом листе формата А4, как от руки, так и на компьютере. Главное условие: наличие оригинала подписи заявителя.

Заявление необходимо составлять в двух экземплярах,

  • один из которых заявитель должен зарегистрировать либо в отделе кадров или у секретаря организации и оставить у себя,
  • второй передать представителю работодателя.

Срок рассмотрения заявления

По закону, данное заявление должно рассматриваться не больше трех дней. При этом, работник может указать и более короткий срок, но в этом случае дата выдачи копии будет зависеть только от расторопности работодателя – закон не обязывает его строго следовать требованию сотрудника по периоду выдачи копии трудовой книжки. При особо острой необходимости, в заявлении следует указать достаточно вескую и уважительную причину с приложением подтверждающих документов.

Имеет ли право работодатель отказать в выдаче копии

Если сотруднику требуется какая-либо информация из трудовой книжки, оформленная в виде выписки или копии, работодатель не вправе отказать ему в этой просьбе.

По закону, трудовая книжка — собственность работника, которая на период действия трудового договора храниться у работодателя. Если не выдать выписку или копию, то это станет нарушением прав работника, по факту которого он имеет право пожаловаться в трудовую инспекцию, которая, в свою очередь, вынесет предписание к устранению нарушения и подвергнет работодателя административному наказанию.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки

С точки зрения делопроизводства, данное заявление имеет вполне обычную структуру.

  1. В начале документа слева или справа (это не имеет значения) указывается адресат:
    • полное наименование организации с указанием ее правового статуса (ИП, ОАО, ООО, ЗАО),
    • должность,
    • фамилия-имя-отчество руководителя (или иного лица, ответственного за выдачу копий трудовых книжек).
  2. Далее вписывается должность и фамилия-имя-отчество заявителя.
  3. Ниже пишется дата составления заявления и населенный пункт, в котором зарегистрирована фирма.
  4. После этого посередине строки указывается слово «заявление» и ставиться точка.
  5. Далее идет собственно текст просьбы о выдаче копии трудовой книжки. Здесь можно (но не обязательно) указать причину и сослаться на букву закона, который однозначно говорит о праве работника получать копии своих личных документов от работодателя.
  6. В завершение документ нужно подписать и расшифровать подпись.

Образец заявления на выдачу дубликата трудовой книжки

Основания выдачи дубликата трудовой книжки. Заявление работника

Трудовая книжка (далее — ТК) является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника (ст. 66 Трудового кодекса РФ). Как и любой документ на бумажном носителе, она может быть утрачена или приведена в негодность, что влечет за собой невозможность ее дальнейшего ведения и использования.

Правительством РФ (пп. 31–33 постановления «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225, далее — постановление № 225) предусмотрено право работника на получение ее копии, равной по своей юридической силе оригиналу (дубликата), в таких случаях, как:

  • потеря ТК работником (если она находилась у него, например, в период между трудоустройством у различных работодателей) или по вине работодателя;
  • массовая утрата ТК на предприятии в случае пожара, аварии и других стихийных бедствий;
  • порча бланка ТК (испачкан, порван и т. д.);
  • признание недействительной какой-либо записи (например, об увольнении или переводе).

Для оформления дубликата работник должен обратиться к своему нынешнему работодателю либо последнему работодателю (если на момент утраты или порчи ТК он не работал) с соответствующим заявлением. Образец заявления на дубликат трудовой книжки можно скачать по ссылке: Заявление на получение дубликата трудовой книжки.

Важно! Введение с 2020 года электронных трудовых книжек приведет к тому, что бумажные трудовые книжки и их дубликаты станут не нужны.

Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки. Действия работодателя по заполнению копии (дубликата)

Руководство обязано предпринять все необходимые действия для того, чтобы в срок до 15 дней обеспечить сотрудника новым документом (п. 31 постановления № 225), а именно:

  1. Подготовить новый бланк ТК.
  2. Правильно внести записи в ТК.
  3. Издать приказ о выдаче дубликата. Образец приказа о выдаче дубликата трудовой книжки можно скачать по ссылке: Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки.

Прочитать о том, как правильно внести записи в дубликат, а также найти образец заполнения копии трудовой книжки можно в нашей статье «Образец заполнения дубликата трудовой книжки на 2019 год».

Если работодатель заполнил дубликат ТК с ошибками, например не внес тот или иной период работы в трудовой стаж, хотя располагал соответствующими сведениями, это может повлечь проблемы для работника при оформлении пенсии. В таком случае работник будет вынужден обращаться в суд с требованием включить пропущенный период в страховой стаж (см., например, решение Нижегородского районного суда г. Н. Новгорода от 20.02.2018 по делу № 2-15915/2017).

Работодатель несет ответственность за несвоевременную выдачу дубликата ТК (дольше 15 дней). В частности, работник вправе требовать компенсации морального вреда за такую задержку, а также возмещения заработка за период задержки выдачи дубликата, если докажет, что не мог трудоустроиться вследствие задержки (см. определение Приморского краевого суда от 02.02.2016 по делу № 33-757/2016).

Порядок оформления дубликата в случае массовой утраты ТК

Массовая утрата ТК на предприятии вследствие чрезвычайных обстоятельств, пожара, аварии и других стихийных событий в силу исключительности ситуации не требует заявлений на дубликат трудовой книжки от работников.

В таких случаях дубликаты выдаются всем сотрудникам по инициативе работодателя.

Должна быть создана специальная комиссия, в состав которой входят представители работодателя, профсоюзов, иных заинтересованных организаций (п. 34 постановления № 225). Данная комиссия занимается установлением и подтверждением трудового стажа работников, в том числе истребует и получает все необходимые подтверждающие документы с предыдущих мест работы сотрудников, а также собирает и анализирует сохранившиеся на предприятии приказы, договоры, ведомости, опрашивает свидетелей и т. д.

В наиболее сложных случаях трудовой стаж доказывается в судебном порядке. На основании акта, который выносится комиссией по итогам такой работы, работодатель оформляет дубликат ТК.

Как видим, процесс восстановления утраченной ТК довольно трудоемок. Планируемый Правительством РФ постепенный переход на электронные трудовые книжки с 2020 года полностью решит проблему сохранности данных работников о трудовом стаже.

Как написать заявление, чтобы получить дубликат трудовой книжки

Единственным документом, который способен в полной мере отобразить трудовую деятельность гражданина, доказать его стаж и факты продвижения по службе, является трудовая книжка. Взяв за основу записи из этого документа, можно рассчитать пенсию и надбавки, которые будет получать человек, достигший пенсионного возраста. Но в некоторых случаях книжка может потеряться либо сильно повредиться. В таком случае работник должен написать заявление на получение дубликата трудовой книжки.

Форма заявления

Трудовое законодательство не устанавливает четких правил написания такого заявления. Обычно если человек приходит на новое место работы, он должен указать в заявлении причину отсутствия у него трудовой книжки. Составляется оно на имя директора предприятия, куда устраивается гражданин. Приняв данное заявление, руководитель обязан в течение семи дней выдать работнику новую трудовую книжку.

Выдача трудовых производится тем сотрудникам, которые проработали в данной организации не менее пяти дней, причем эта работа должна быть для них основной. Если же человек, начавший трудовую деятельность на предприятии, ранее нигде не работал, заявление на выдачу книжки писать не обязательно. Хотя специалисты из отдела кадров вправе такое заявление запросить.

Работодатель не может заставлять подчиненных самостоятельно покупать новые бланки трудовых книжек. В пункте 44 Правил о ведении трудовых указано, что у каждого работодателя должны быть в наличии бланки книжек, а также вкладышей к ним.

Читайте также:  Оформление доверенности на покупку трудовых книжек

Оформление дубликата

После предоставления в отдел кадров работником заявления о выдаче ему бланка трудовой книжки этот документ необходимо правильно оформить. В первую очередь на титульной странице нового бланка ее владелец ставит свою подпись. После этого кадровик вносит все записи из старой книжки в новую и указывает суммарный стаж работы ее владельца. Это делается, если трудовая испачкана, порвана или обгорела, но все записи можно прочесть.

Если предыдущая трудовая книжка потеряна или испорчена настолько, что записи в ней нечитабельны, работник должен предоставить с прошлых мест работы соответствующие документы, которые подтверждают факт трудовой деятельности на этих предприятиях.

В случае нахождения старой книжки сведения из нее в новую не переносятся.

Многие беспокоятся о том, что в случае оформления нового бланка старый будет недействителен, а стаж, указанный в нем, не будет учитываться в Пенсионном фонде. Это не так, поскольку закон Российской Федерации не запрещает иметь на руках более одной книжки. Еще одной причиной того, что работник не может написать заявление на получение трудовой книжки в случае нахождения старой, является учет бланков, который ведется на каждом предприятии. Сведения о них записаны в журналах учета каждой организации, где работал владелец найденной книжки.

Заявление на выдачу копии

С целью получения визы, кредита и в некоторых других случаях гражданин России обязан предоставить, кроме других документов, копию своей трудовой книжки или ее дубликата. Копией трудовой является ксерокопия всех имеющихся в ней записанных сведений. Для подтверждения подлинности ксерокопии ее должен заверить директор предприятия либо ответственное лицо, имеющее такие полномочия.

В большинстве российских предприятий копии трудовых книжек выдают только по заявлениям. Кроме него, для получения копии бланка необходимы:

  • приказ, изданный на фирменном бланке организации>
  • трудовая книжка>
  • печать организации на заявлении.

Составление заявления осуществляется в свободной форме. Но, как и в случае с заявлением на выдачу дубликата книжки, необходимо придерживаться определенных норм. Составляют его на имя директора и в содержательной части указывают причину, по которой работнику необходима копия бланка трудовой. После написания заявление на получение копии трудовой книжки будет рассматриваться кадровиками и руководством предприятия.

Заявление на выдачу дубликата на руки

Согласно Трудовому кодексу и другим законам Российской Федерации, выдача трудовой книжки или ее дубликата на руки осуществляется в день увольнения работника. И все же существует несколько нюансов, которые предусматривают выдачу книжки работнику без его увольнения. Одним из поводов является оформление пенсии в Пенсионном фонде, где могут потребовать оригинал бланка.

Работник предприятия может получить на руки свою трудовую книжку после уведомления своего начальства или уполномоченного сотрудника об этом намерении. Заявление о выдаче владельцу трудовой пишется в произвольной форме. В нем необходимо указать следующее:

  • цель получения книжки>
  • срок, в течение которого она будет находиться у владельца>
  • информацию, согласно которой в случае потери работником книжки он не будет предъявлять претензии работодателю.

Несоблюдение правил наказуемо в соответствии с российским законодательством. Одним из нарушений является невыдача расписки сотрудником отделу кадров о получении трудовой. Причем ответственность в данном случае возлагается на кадровика, который выдал бланк без расписки. Кроме данного случая, работник дает расписку также при увольнении, когда ему выдают пакет документов. Благодаря ней работодателю не придется выплачивать денежную компенсацию своему недобросовестному сотруднику.

Для физических и юридических лиц предусмотрен разный размер наказания. Для первых – штраф от 1 до 5 тыс. рублей или прекращение деятельности на 90 суток. Для вторых – штраф от 30 до 50 тыс. рублей или такой же срок приостановления деятельности. Если лицо, которое совершило подобное нарушение, уже несло ранее такое же наказание, его деятельность может быть прекращена на срок от 1 до 3 лет.


Образец дубликата трудовой книжки, а также образец заполнения сведений о работе

Часто мы что-то теряем. Это связано с различными жизненными факторами.

Например, кто-то по чистой случайности выронил из рук ключи, оставил в метро сотовый телефон. Что-то у нас крадут. Кошелек из сумочки, шарфик из рукава, а раздевалке, ценные вещи. Но иногда наша невнимательность приводит нас к тому, что мы теряем не только любимые, дорогие и ценные вещи, но и важные документы, утеря которых грозит нам различного рода проблемами.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-47 . Это быстро и бесплатно !

Общая информация

Наверняка многие теряли или слышали от знакомых об утере паспорта гражданина нашей страны. Конечно ситуация не из приятных, но согласитесь, паспорт можно восстановить так как вся информация содержащаяся в нем хранится в отделении УФМС.

По-другому же обстоит вопрос с восстановлением трудовых книжек. Если потерял трудовую книжку, как завести новую и какие записи делать? Как правильно заполнить новую трудовую книжку если старая утеряна?

Это значит, что при ее утере практически невозможно должным образом восстановить всю содержащуюся в них информацию. Как бы это ни было печально, но такие ситуации случаются достаточно часто.

Кто-то теряет трудовую самостоятельно, у кого-то она пропадает в архиве организации.

Так или иначе, но если подобная ситуация произошла, в срочном порядке необходима новая трудовая книжка взамен утерянной.

Так же часто возникает вопрос, если закончилась трудовая книжка, как начать новую? Попытаемся ответить на эти вопросы в нашей статье. Итак, как правильно оформить новую трудовую книжку?

Можно ли завести новую, если потерял старую?

Как завести новую трудовую книжку? Если вы потеряли трудовую книжку то, конечно же, встает вопрос как оформить дубликат трудовой книжки после её утери?

К сожалению, осуществлять трудовую официальную деятельность в нашей стране имеют право только граждане, которые имеют трудовую книжку.

Поэтому вам необходимо получить, но не трудовую книжку, а ее дубликат.

Часто бывает так, что трудовая книжка становится объектом потери, но по закону у работника может быть лишь один трудовой документ. Это значит, что работник получает на руки не трудовую книжку, а ее дубликат.

Законодатель разрешает получить дубликат трудовой книжки при утере, но предупреждает, что его выдачей также должен заниматься именно работодатель, а не работник. Поэтому оформление новой трудовой книжки (образец мы приводим ниже) лежит на плечах работников отдела кадров предприятия.

Как выглядит дубликат трудовой книжки (фото):

Когда выдается дубликат?

Попробуем разобраться, в каких случаях выдается, и где взять дубликат трудовой книжки.

При утере

Если утеряна трудовая книжка, могут ли выписать новую? Потеря трудовой книжки конечно печальное событие. Заполнение дубликата трудовой книжки при утере осложняется тем, что вы не видите перед собой даже кусочка старой трудовой, а значит, не можете восстановить хотя бы частично все ваши записи.

Как оформить дубликат трудовой книжки после её утери (пример):

При порче

Если трудовая книжка испорчена, при этом совсем неважно, каким образом это произошло, если записи нечитаемы, то работник также должен задуматься о получении дубликата.

Испорченная трудовая книжка равносильно утерянной, ведь информация с нее становится также недоступной для людей.

При массовой утрате работодателем

Если по каким-то причинам трудовые книжки были утрачены и не по вине работника, а по вине непосредственного работодателя– это знак того, что на плечи работодателя ложится ответственность за их восстановление. Утрата книжек может произойти как по вине работодателя, так и по вине обстоятельств от него не зависящих.

Как поменять трудовую, если она закончилась?

Если закончилась трудовая книжка, что делать и как начать новую? В этом случае нет нужды в том чтобы заводить дубликат.

Другие случаи

Если в трудовую книжку некорректно внесли записи о работнике, а также в ней появились записи не имеющие отношения к трудовой – происходит замена трудовой книжки.

Ее следует менять на дубликат. Тоже самое касается порчи трудовой в виде неправильной постановки печати. Оформление дубликата трудовой книжки происходит по последнему месту работы.

Порядок выдачи дубликата трудовой книжки

Выдача дубликата трудовой книжки при утере происходит на основании заявления.

Образец заявления на восстановление трудовой книжки вы найдете в нашей статье.

Заявление на дубликат трудовой книжки подается от имени работника на имя работодателя или непосредственно организации.

В заявлении в первую очередь указывается основание, по которому была утрачена трудовая, а потом излагается просьба. Ставится непосредственная дата написания заявления и подпись работника. Можно печатать на компьютере или написать от руки понятным почерком.

Кому писать заявление?

Заявление пишется на имя работодателя или на имя самой организации. Но в написании заявления нельзя обращаться к сотрудникам отдела кадров. Как правило, в шапке пишется информация о работодателе, а именно его фамилия имя и отчество, а также название организации и ее непосредственные контакты.

Как правильно написать?

Правильно написанное заявление о выдаче новой трудовой книжки содержит в себе контактную информацию, причину утери, подпись и просьбу о выдаче дубликата. Если в организации есть специальный бланк для этого – воспользуйтесь им.

Заявление должно быть написано максимально грамотно. Практически недопустимо оставление ошибок в заявлении. Также нежелательно наличие в заявлении зачеркиваний.

Написано заявление, как и любой другой документ, может быть от руки или же напечатано на компьютере, однако печать и подпись должны быть проставлены индивидуально на каждом заявлении самим работодателем.

Текст заявления должен быть максимально кратким и четким. Не допускается наличие так называемой воды в описании ситуации.

Требуется четкое изложение фактов.

Образец заявления на дубликат трудовой книжки:

Приказ о выдаче дубликата

Если работодатель согласен с заявлением, он готовит выдачу дубликата. Для этого по организации издается соответствующий приказ, согласно которому работнику разрешают выдачу дубликата. Приказ обязателен для издания и предоставляется на ознакомление не только работникам отдела кадров, но и всем работникам организации.

Приказ имеет свой четный номер. Номер ставится в зависимости от количества опубликованных приказов в этом году.

Также не стоит забывать, что приказ может быть написан только на компьютере. Рукописное издание приказа не допускается.

Приказ должен содержать основные тезисы, которые бы закрепляли возможность выдачи дубликата трудовой книжки.

Читайте также:  Вносим правильную запись в трудовую книжку о реорганизации предприятия

Приказ должен висеть на самом видном месте организации, где каждый может иметь возможность для ознакомления. Если же такое место отсутствует, то приказ просто на просто подается каждому гражданину для прочтения. Если не делать подобных действий выдача приказа является недействительной от начала до конца.

Срок выдачи

Дубликат трудовой книжки выдается в ближайшие дни после подачи и принятия заявления, но по факту срок выдачи дубликата трудовой книжки согласно законодательству — пятнадцать календарных дней. В этот срок необходимо уложится в вопросе выдачи дубликата.

Сотрудники отдела кадров знают как оформить дубликат трудовой книжки, образец мы приводим ниже.

Заполнение новой трудовой

Как заполнить дубликат трудовой книжки? Правила заполнения дубликата трудовой книжки прописаны в разделе 7. Постановления Минтруда РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» №69 от 10 октября 2003 г.

Рассмотрим подробнее как правильно оформить дубликат трудовой книжки.

Как оформляется?

Итак, как сделать дубликат трудовой книжки?

Оформление дубликата происходит точно также как и трудовой.

Ставятся инициалы работника, ставятся печати организации и пишется вся необходимая информация.

По возможности попытайтесь восстановить все записи которые были в трудовой.

Это законодательно установлено и пока ГОСзнаком не придумана альтернатива таким документам при выдачи их дубликатов.

Какие записи необходимо сделать?

В трудовой книжке по возможности нужно восстановить все записи. Для этого необходимо обратиться ко всем бывшим работодателям. В противном случае, если восстановление невозможно – сами не думайте писать записи о своей прошлой работе.

Дубликат трудовой книжки должен оформляться с такой же аккуратностью, что и трудовая книжка. Если быть точными, то все правила, характерные для заполнения трудовой, то есть аккуратность, грамотность и последовательность также характерны и для заполнения дубликата.

Оформление дубликата трудовой книжки (образец):

Какая вноситься запись выдаче дубликата?

Однако дубликат должен быть подписан как дубликат, чтобы ни у кого не возникло путаницы из-за мыслей, что это оригинал. На титульном листе сотрудником отдела кадров большими буквами пишется слово «Дубликат».

Образец трудовой книжки (дубликата):


Запись в дубликат трудовой книжки должна быть выполнена соответствующим образом, однако практика насчитывает разные способы написания подобной фразы. Можно поставить слово дубликат и указать дату его выдачи, а можно написать фразу «дубликат выдан такого то числа» и это также будет считаться верной записью.

Дубликат трудовой книжки (образец заполнения):

Что делать, если старая трудовая закончилась?

Можно ли завести новую трудовую книжку, если старая закончилась? В этом случае в старую трудовую книжку сотрудник отдела кадров вставляет новые бланки на которых продолжают осуществляться записи.

Если нет возможности вставить бланк в трудовую, то нужно заменить трудовую книжку. Для этого все данные с титульного листа и все данные из трудового бланка переносятся в новый документ.

Если нет возможности восстановить все записи – сделайте их ксерокопии.

Они понадобятся во время обращения в пенсионный фонд.

Если трудовая книжка была закончена, то в новой трудовой пишется фраза: «трудовая книжка выдана в замен утраченной» и ставится соответствующая дата. Также ставит запись сотрудник отдела кадров.

Можно ли избавиться от трудовой?

У некоторых возникает вопрос: «Можно ли выкинуть трудовую книжку и завести новую?» Если потерял трудовую книжку и завел новую — это стандартная ситуация. Но вот выкидывать трудовую книжку нельзя. То что вы сами стали причиной утраты документа тем более умышленно ведет к наложению на вас административного наказания в виде штрафа.

Полезное видео

Как завести новую трудовую книжку при утере, смотрите в видео ниже.

Заключение

Трудовая книжка – это очень важный и нужный документ. Оформление дубликата трудовой книжки при утере зачастую может быть невозможным, если не удастся восстановить информацию из нее.

Поэтому, даже зная как сделать новую трудовую книжку, необходимо следить за самим документом, ведь всякое может происходить, но именно ваша трудовая является абсолютным гарантом выплаты вашей будущей пенсии. Поэтому берегите свой стаж и документ, в котором он заключен.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-59-47 (Москва)
+7 (812) 467-40-53 (Санкт-Петербург)

Инструкция: как правильно оформить дубликат трудовой книжки

Как оформить дубликат трудовой книжки:

  1. Получить заявление от сотрудника.
  2. Оформить приказ (не обязательно).
  3. При необходимости собрать документы, которые подтверждают стаж.
  4. Заполнить новый бланк трудкнижки.

Когда выдают дубликат

Инициатором оформления выступает:

Покажем в таблице, в каких случаях выдается дубликат трудовой книжки и кто занимается сбором документов.

Трудовая книжка потеряла целостность, порвалась — блокнот и часть сведений использовать невозможно

Сведения для восстановления записей собирает виновная сторона.

Сведения с сохранившихся в трудовой книжке страниц переносятся прямо в дубликат.

Причина переоформленияКто делает
Работником потерян или утрачен оригиналЛицо, потерявшее документ, обязано незамедлительно довести эту информацию до ответственного лица работодателя (п. 31 правил).
Запись в трудовой книжке признана недействительнойДубликат по заявлению гражданина оформляется у последнего работодателя.
Кража, массовое уничтожение документов у работодателяСоздается специальная комиссия с привлечением представителей органов исполнительной власти (п. 34 правил). Процедура восстановления сведений о стаже регламентирована постановлением Минтруда России от 24.06.1994 № 50.

Кто выдает

Правила ведения и хранения трудкнижек регулируют, когда и как происходит оформление дубликата трудовой книжки при утере. Они утверждены постановлением правительства № 225 от 16.04.2003. Обязанность по оформлению возложена на работодателя:

  • бывшего, если вы не работаете после увольнения;
  • настоящего, если вы уже работаете.

Дается ему на это 15 дней (п. 31 правил). Но документы вы собираете сами. Работодатель лишь содействует в предоставлении и получении информации для подтверждения стажа (п. 7.2 правил). Часть информации содержит лицевой счет ПФ (СЗВК-4). Не стоит надеяться на него полностью. Для многих занятых там есть сведения о суммарном стаже работы и отсутствует детализация по периодам и работодателям. Запись в трудкнижке на этой основе не сделать. Иногда не удается подтвердить отдельные места работы — новый документ имеет хронологические разрывы.

Какие документы пригодятся для восстановления

Доказательства действительных трудовых отношений в прошлом:

  • реквизиты распоряжений о приеме и увольнении, переводе с должностей;
  • приказы (распоряжения) и выписки их них;
  • справки, содержащие информацию о причине их выдачи;
  • лицевые счета;
  • личные дела и карточки;
  • бухгалтерская документация об оплате труда;
  • профсоюзный билет и т. д.;
  • архивные справки, если организации уже нет; решения суда об установлении стажа.

Основные правила

Дубликат — документ, идентичный подлиннику. Он является повторным экземпляром без существенных различий (п. 22 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 (приказ Росстандарта № 1185-ст от 17.10.2013)). Для изготовления используется бланк ТК, утвержденный пунктом 1 постановления правительства № 225 от 16.04.2003.

Перечислим, по каким правилам заполняется дубликат трудовой книжки:

  • он не является копией, но содержит данные, аналогичные оригиналу;
  • исключение — в новый вариант не вносятся сведения, оказавшиеся недостоверными;
  • вносится персональная информация о работнике;
  • перечисляются занимаемые должности и позиции;
  • фиксируются внутренние переводы, переименования, награждения и взыскания;
  • заносятся сведения о локальных документах-основаниях для изменения и прекращения отношений найма.

В новую трудкнижку не вносят данные:

  • которые нет возможности подтвердить документально;
  • неточные, ошибочные и недостоверные.

Руководство обязано предпринять все необходимые действия и в срок до 15 дней обеспечить сотрудника новым документом (п. 31 правил):

  1. Подготовить новый бланк.
  2. Правильно внести подтвержденные записи.

Оформление дубликата трудовой книжки

Вот инструкция, как правильно заполнить дубликат и не допустить ошибок.

Шаг 1. Для получения работнику следует обратиться к прежнему работодателю с заявлением в произвольной форме — в содержательной части указывается причина утраты. Вот так выглядит образец заявления на дубликат трудовой книжки:

Законодательство не обязывает работодателя издавать приказ, но на практике его используют крупные организации. Это позволяет:

  • кадровой службе соблюсти нормативные сроки оформления;
  • обосновать использование формуляра и сделать запись в книге учета;
  • руководителю и организации избежать административной ответственности за нарушение законодательства (ст. 5.27 КоАП).

Шаг 2. При заполнении нового формуляра помните о правилах внесения данных в титульный лист и остальные разделы. На титульном листе нового бланка:

  • напишите «Дубликат» (правый верхний угол);
  • в левом верхнем углу делается заверенная подписью ответственного лица и печатью отметка о дате выдачи, причине (утрата) и серийном номере оригинала (например, «Дубликат выдан 12.05.2019 в связи с утратой трудовой книжки АТ № 123456765»);
  • внесите актуальную на день оформления информацию — фамилия, имя, отчество и пр. (данные о прежних изменениях вносить в дубликат нет необходимости (п. 2.1 инструкции)).

На оригинале (если он сохранился) сделайте запись, что взамен нее выдан дубликат (например, в ситуации признания недействительной одной из записей). Проставьте его серию и номер (п. 1.2 инструкции).

Вот так выглядит образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере и другим причинам:

В разделе «Сведения о работе» (ч. 2 п. 7.2 инструкции):

  • рассчитайте суммарно за весь период работы общий стаж;
  • интервал работы на вашем предприятии в него не включайте;
  • даты приема и увольнения ставятся в графе 2, порядковый номера записи — в графе 1;
  • в хронологическом порядке поочередно вносите сведения о каждом подтвержденном месте работы (графа 3);
  • сведения о работе на вашем предприятии внесите по общим правилам;
  • в графу 4 впишите данные о справках, копиях приказов или иных документов, на основании которых фиксируется информация.

Еще несколько правил о том, как сделать дубликат трудовой книжки при утере и другим причинам:

  1. Каждая внесенная запись подписями уполномоченных лиц не заверяется.
  2. Написание дат, цвет пасты и чернил соответствуют инструкции.
  3. Последующие данные о занятости у текущего работодателя вносятся в общем порядке.

Шаг 3. Выдайте документ заявителю, соблюдая следующий порядок:

  1. Внесите сведения о выдаче в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей.
  2. Снимите с учета оригинал (при необходимости).
  3. Выдайте новый бланк владельцу под расписку.

Стоимость оформления

Стоимость бланка не взимается в случаях:

  • массовой утраты оригиналов при чрезвычайных ситуациях;
  • если ошибки допущены ответственным работником при первичном заполнении;
  • порчи не по вине работника.

Вместо испорченного кадровик обязан бесплатно заполнить работнику другой бланк трудкнижки. Во всех остальных случаях расходы возмещает работник при получении замены (п. 47 правил).

Можно ли иметь две

Нет прямого запрета на одновременное существование двух трудовых. ПФР предупредил: при совпадении нескольких периодов стажа учтется только один по выбору застрахованного (п. 2 ст. 16 ФЗ-255).

Законодательная база

Трудовая книжка подтверждает трудовую деятельность (ст. 66 ТК). Форма, заполнение, хранение, кто делает дубликат трудовой книжки и по каким правилам, ответственность должностных лиц — эти вопросы регулируются законодательством:

  1. ТК РФ — ст. 66.
  2. Правила ведения. утв. постановлением правительства РФ № 225 от 16.04.2003.
  3. Инструкция по заполнению. утв. постановлением Минтруда России № 69 от 10.10.2003.

Руководитель назначает ответственное лицо за работу с книжками и соблюдение правил их хранения (ст. 62, 66 ТК, п. 45 Правил от 16.04.2003 № 225). За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи должностные лица организации несут ответственность, установленную законодательством РФ (ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 140, 292, 293 УК).

Как составить заявление на выдачу трудовой книжки на руки?

Выдача практически любого документа производится в строгом соответствии с регламентом, согласно предписанным нормам и правилам.

Списание трудовой книжки — данный вопрос стоит наиболее остро в современном обществе, поскольку это касается как работодателей, так и персонала.

Книжка о трудовом стаже служит «паспортом» работника при устройстве на работу, удостоверяя его стаж и опыт на законных основаниях.

Общая информация

Содержание и ведение книжки лежит на предприятии. Ими занимается отдел кадров в течение всего срока службы персонала. Однако существуют ситуации, когда трудовая книжка может выдаваться сотруднику на руки. Всего таких случаев несколько:

  • в случае увольнения сотрудника согласно статье ТК РФ;
  • в случае увольнения сотрудника по собственному желанию (как написать заявление на увольнение по собственному желанию?);
  • в случае выхода на пенсию;
  • в исключительных случаях, не указанных ранее.

Согласно трудовому кодексу в день выдачи документа производятся все расчеты по зарплате, регистрируется выписка книжки в бухгалтерском учете. В некоторых случаях предварительно следует составить заявление на получение трудовой книжки.

Для назначения пенсии

Когда требуется составление документов?

Книжка выдается по заявлению в случае, если работнику требуется она для назначения пенсии.

Согласно принятому закону с 1 января 2015 года работодатель не имеет права отказать сотруднику в выдаче книжки.

Пенсионный фонд и ОВРИ не принимают копии документов. В эти учреждения предоставляются только оригиналы. Процесс производится на основании ранее составленного заявления согласно ст. 62 ТК РФ.

Части вторая — третья утратили силу.

Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

Форма составления произвольная. Но некоторые предприятия могут предлагать типовые бланки для заполнения. В заявлении необходимо заполнить личные данные, указать цель выдачи и поставить роспись после получения книжки.

С момента получения книжки отсчитываются три рабочих дня, на протяжении которых она должна быть возвращена на место работы. Чтобы работник не просрочил время, работодатель может взять расписку на возврат с работника.

Заявление подшивают в папку, а выдачу книжки регистрируют в специальном журнале. Зачастую это книга, в которой ведется учет движения трудовых книжек.

Образец заявления на получение трудовой книжки.

Бланк расписки в получении трудовой книжки работником.

Получение дубликата

Какие документы нужны для оформления дубликата трудовой книжки?

Необходимо составить заявление, где указывается просьба выдать копию документа.

Его следует отнести в отдел кадров, где составляют копии бланка трудовой и далее заверяют их нотариально.

Повторный документ разрешается сделать только в нескольких случаях:

  • утрата оригинала;
  • недействительна запись об увольнении сотрудника;
  • потеря документа при чрезвычайных ситуациях;
  • утеря документов работодателем, которые требует срочного восстановления;
  • неверные отметки в трудовой книжке.

Если в потере документа виноват сотрудник, он самовольно обращается в отдел кадров, где составляет заявление на восстановление книжки и получения дубликата, указывая одну из причин.

Образец заявления на получение копии трудовой книжки.

Пример заполнения бланка на выдачу дубликата трудовой книжки.

Как правильно составить?

Заявление должно содержать вступление, объяснение причины и цель восстановления. Первый абзац должен содержать основания о том, что именно данный работодатель был последним местом работы. Второй абзац описывает само обращение.

Здесь нужно упомянуть о цели обращения, основания и указать их. Например, в связи с утратой книжки, кражи, приведение в непригодность.

Роспись и число проставляются в день сдачи сразу под текстом. Число должно соответствовать числу в день сдачи документа.

Итак, третий абзац. Он часто необходим для тех работодателей, которые не горят желанием заниматься делами бывших работников. Последние строчки из законов настойчиво укажут начальству, на ком лежит ответственность и обязанность.

Рекомендуется указать срок выдачи дубликата, который равен 15 дням, и поставить число текущего дня.

Во избежание нелепых ситуаций, делаются две копии.

Одна регистрируется в приемной или канцелярии, а второй экземпляр остается у вас.

На нем должна стоять отметка о предоставлении.

Если дубликат делают в момент действия настоящего договора, то не нужно ждать 15-ти дней. Копии заявления с отметками также писать не нужно. Это касается только тех случаев, когда работодатель сменился на прошлом месте работы, либо отказывается выдавать дубликат книжки.

Важно! На основании ст. 64 ТКРФ при первом трудоустройстве работник не обязан писать заявления на заведение новой трудовой впервые. Однако, обратившись в отдел кадров с заявлением об отсутствии книжки, нельзя с точностью сказать, что документа нет вообще, и он не был утерян.

Отсутствие его на руках не говорит о его полном отсутствии в регистрах системы. При выдаче трудовой, работник должен оплатить книжку в размере, установленном при определении расходов на нее.

Запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора.

Какое бы то ни было прямое или косвенное ограничение прав или установление прямых или косвенных преимуществ при заключении трудового договора в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, семейного, социального и должностного положения, возраста, места жительства (в том числе наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания), отношения к религии, убеждений, принадлежности или непринадлежности к общественным объединениям или каким-либо социальным группам, а также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников, не допускается, за исключением случаев, в которых право или обязанность устанавливать такие ограничения или преимущества предусмотрены федеральными законами.

Запрещается отказывать в заключении трудового договора женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей.

Запрещается отказывать в заключении трудового договора работникам, приглашенным в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы.

По письменному требованию лица, которому отказано в заключении трудового договора, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме в срок не позднее чем в течение семи рабочих дней со дня предъявления такого требования.

Отказ в заключении трудового договора может быть обжалован в суд.

Образец написания заявления на восстановление трудовой книжки.

Нюансы получения на руки

Трудовая книжка выдается работнику лично в руки в момент прекращения контракта после составления заявления.

Его можно составить в любой рабочий день, указав причину и цель получения документа.

В день выдачи книжки подписывается договор о том, что книжка получена, а к работодателю претензий не имеется.

Также нужно расписаться в журнале учета о движении книжек.

Важно! Отдавать трудовую книжку постороннему следует только в том случае, если у него имеется доверенность, заверенная нотариусом. Если ее нет, человек может получить трудовую, если работник скончался.

Основанием для выдачи послужит свидетельство о смерти, паспорт и документ, который подтверждает его родство с умершим. Копии этих документов нужно подшить в личное дело сотрудника. В самой книжке делается запись и указывается основание ее выдачи.

Выдача посредством почтового перевода

Если выдача книжки происходит в момент отсутствия работника на предприятии, или он самовольно отказывается от получения трудовой, составляется акт об отказе. Он подписывается свидетелями.

На основании данного документа содержание и хранение книжки работника, который уже не числится на предприятии, считается законным, поскольку ответственность за задержку документов снимается. Следующим шагом работодателя является составление заказного письма на имя получателя.

На адрес работника направляется письмо с уведомлением в письменном виде, где будет прописано требование явиться на место работы для получения документа, либо дать согласие в ответном письме на выдачу книжки посредством почтового перевода.

Если работник сам хочет забрать трудовую книжку через почту, не обязательно дожидаться приглашения с компании. Достаточно написать заказное письмо с заявлением. В нем нужно указать причину, по которой вы не можете самостоятельно явиться в офис и расписаться за получение книжки. В течение 3 дней ваше заявление может быть рассмотрено.

Образец акта об отказе работника в получении своей трудовой книжки.

Образец уведомления о необходимости получения трудовой книжки либо дачи согласия на ее отправку по почте.

Образец письма с просьбой на пересылку трудовой книжки почтой.

В каких случаях заявление не требуется?

Когда истекает срок договора между двумя сторонами, трудовая книжка выдается на руки без составления заявления.

То же самое касается случаев, если работник увольняется по статье либо по собственному желанию.

Однако заявление составить нужно будет, поскольку помимо трудовой книжки лицу выдаются сопровождающие документы.

К ним относят — копии приказа об увольнении, выписки, справки по зарплате, информация о периоде работы сотрудника, сведения о начислениях, об уплаченных страховых взносах на пенсионное страхование.

В любом случае, при трудоустройстве или увольнении случаются различные ситуации. Это единичные случаи, о которых говорить следует только непосредственно с начальством и уполномоченными органами.

Итоги

В основном были перечислены острые вопросы касаемо трудовых книжек. На каждый вопрос был дан ответ, и рассмотрены ситуации в проявлении тех или иных моментов. Это типовые задачи, о которых должен знать каждый работодатель и работник.

Руководствуясь статьями Трудового Кодекс РФ, приведены достаточно весомые аргументы, на основании которых работник любого предприятия имеет право обратиться по возникшей проблеме.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
+7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

Читайте также:  Делается ли запись в трудовой книжке исполняющего обязанности директора?
Ссылка на основную публикацию