Как правильно опломбировать книгу учета трудовых книжек?

Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек?

Случается так, что у вас на рабочем месте всегда полный порядок. Но здесь приходит проверка ГИТ, которая не находит никаких нарушений, кроме отсутствия пломбы либо сургучной печати на книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Причем сама книга прошита, пронумерована, и на ней даже стоит печать. Однако инспекция все равно накладывает штраф!

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей ввели в оборот в 2003 году. Однако вопросы ее правильного оформления и сегодня продолжают оставаться весьма актуальными. А вот для инспекторов ГИТ эта проблема – настоящая находка! Ведь даже если все остальное содержится в полном порядке, то неправильного оформления книги по учету трудовых книжек достаточно для выписки штрафа. В результате некоторые инспекторы проверяют прежде всего именно эту книгу. И если в ней отсутствует пломба либо сургучная печать, то дело сделано – можно выписывать штраф и засчитывать себе выявленное нарушение.

Правила ведения книги учета движения трудовых книжек

Действующим законодательством предусмотрена обязанность работодателя вести книгу по учету движения трудовых книжек, а также установлены требования по ее оформлению. Приходно-расчетная книга по учету бланков трудовых книжек, их дубликатов и вкладышей в них должна храниться в пронумерованном и прошнурованном виде. Ее необходимо заверить подписью руководителя учреждения или предприятия и опломбировать либо скрепить сургучной печатью. Ведение книги возложено не на отдел кадров, а на бухгалтерию.

Чтобы избежать штрафов и замечаний, необходимо выполнять требования законодательства в вопросах учета.

Все требования по оформлению книги учета трудовых книжек определяются соответствующими Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Эти Правила были утверждены специальным постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках». Согласно пункту 41 Правил книгу по учету трудовых книжек требуется пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя, опломбировать либо скрепить сургучной печатью. Однако далеко не везде можно встретить книгу, опечатанную или опломбированную в соответствии с этими Правилами.

Какие могут возникнуть проблемы при опломбировании книги

Главным предназначением пломбы на книге учета трудовых книжек является защита этой книги от несанкционированного вскрытия. Если использовать с этой целью сургучную печать, то возникает целый ряд проблем или неудобств. Перечислим их.

1. Прежде всего, необходимо приобрести сургуч, который будет использоваться для опломбирования книги. Обычно сургуч продается в магазинах канцтоваров. В крайнем случае, его можно попробовать достать на почте. Однако без наличия опыта у вас могут возникнуть проблемы с тем, чтобы правильно растопить сургуч, не обжечься и не устроить при этом пожар на рабочем месте.

2. Затем вам потребуется изготовить специальную металлическую печать для опломбирования книги посредством сургуча. Такие печати обычно изготавливаются из латуни.

3. Сургучная печать довольно объемна. Ее наличие будет вам мешать заполнять книгу по учету трудовых книжек. Мало того, что это способно привести к ошибкам при заполнении книги, так и сама печать может повредиться. Сургуч – материал довольно хрупкий. Со временем он может начать разрушаться, а печать со временем просто рассыплется. Большинство кадровиков считает, что такие сложности совсем ни к чему, и можно было бы обойтись обычным оттиском печати. Однако трудно поспорить с постановлением правительства!

К счастью, оптимальный выход существует. Согласно Правилам, книгу учета движения трудовых книжек следует скрепить сургучной печатью или опломбировать.

В толковых словарях указывается, что пломба представляет собой сплюснутый кусочек свинца или иного пластичного материала, предназначенный для опечатывания (опломбирования) различных предметов, товаров и помещений. Происхождение самого термина «пломба» связано с латинским словом «plumbum», означающим свинец. Однако из этого никак не следует, что пломбу непременно следует изготавливать из свинца! Главное, чтобы пломба эффективно выполняла задачу по защите книги учета трудовых книжек от несанкционированного вскрытия. А из чего она будет изготовлена – значения не имеет. Сегодня для изготовления пломб применяются различные материалы.

Дополнительные сведения: какую пломбу лучше выбрать

Правила не устанавливают конкретных требований к пломбе. Поэтому для опломбирования книги по учету трудовых книжек можно использовать любое пломбировочное устройство, отвечающее требованиям ГОСТ 31282-2004. Обозначаемый указанным индексом национальный стандарт «Устройство пломбировочные. Классификация» был введен в действие с 1 января 2006 г.

Согласно данному стандарту к пломбировочным устройствам относятся одноразовые персонально идентифицируемые устройства. Они предназначены для защиты объекта от несанкционированного доступа посредством индикации вмешательства, а также для сдерживания от проникновения. Эти задачи определены положением о защите персональных данных сотрудников. Пломбировочные устройства могут быть изготовлены из металла либо пластика. Возможно оснащение этих устройств электронной памятью. Может применяться различная силовая нагрузка, в зависимости от типа пломбируемого объекта.

Поскольку Правилами не устанавливаются конкретные требования к пломбе для опечатывания книги по учету трудовых книжек, можно задействовать любое устройство, отвечающее требования стандарта ГОСТ 31282-2004.

Весьма эффективными для опломбирования книг по учету являются пленочные пломбы. Они обладают относительно небольшой силовой нагрузкой. Однако для опечатывания учетных книг этого вполне достаточно. Главным фактором является индикаторная способность пленочных пломб. Они могут быть изготовлены на основе однослойного либо многослойного пленочного носителя. На одно из сторон носителя наносится клеевой слой.

Пломбы имеют соответствующие идентификационные надписи. Как правило, каждая пломба обладает неповторяющимся индивидуальным номером. На них также может наноситься дополнительная информация, включая логотип организации, графу для проставления даты и подписи ответственного лица. При попытке отклеить пломбу на ней будет проявляться надпись, сигнализирующая о ее вскрытии.

Такая пломба имеет плоскую форму. За счет этого она не будет мешать заполнению учетных книг. Пленочные пломбы более устойчивы к повреждениям и удобны в обращении в сравнении с сургучными печатями и свинцовыми пломбами.

Вывод

Поскольку Правила не устанавливают конкретных требований к пломбе для опечатывания книги учета трудовых книжек, у работодателя есть возможность самостоятельного выбора типа пломбы. Главное, чтобы выбранная пломба соответствовала требованиям ГОСТ и обладала необходимыми для выполнения своих задач свойствами.

Опломбировка книги учета движения трудовых книжек (образец)

Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек, подскажут представленные образцы. Обязанность вести подобную отчетность полностью ложится на плечи работодателя и является его прямым долгом. Наличие подобного контроля важно даже для самой небольшой компании.

Нормы закона

Трудовая книжка – это важнейший документ работника, контроль над сохранностью которого ведет работодатель. По закону, если в компании есть хотя бы один наемный сотрудник, необходимо вести журнал учета трудовых книжек. Это законное требование, которое прописано в правилах ведения и хранения ТК. Более того, такая книга учета должна быть опломбированной согласно с нормами закона. Это документ повышенной отчетности, поэтому к его виду и пломбировке, в частности, должно быть предельно внимательное отношение. Такая мера помогает защитить журнал от внешнего вмешательства с целью внесения корректировок в уже существующие записи.

Опломбирование (защита) книги учета движения трудовых книжек важный аспект деятельности кадровика. Этот документ всегда проверяют при плановых посещениях специалисты Государственной Инспекции Труда. Недостатки оформления таких бланков обнаруживаются очень часто.

Есть определенные требования относительно внешнего вида и размера журнала, среди них:

  1. Книга должна иметь формат А-4.
  2. Объем ее (количество листов) должен быть таким, чтобы хватило не менее чем на 2-3 года.
  3. Плотная обложка. Она нужна, потому что журнал учета трудовых книжек используется длительный период, а еще дольше храниться в архиве.
  4. Разлиновка страниц должна быть таковой, чтобы можно было внести все необходимые данные.

Другие важные требования для книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них:

  • Журнал должен быть подписан лично руководителем.
  • Каждый лист пронумерован вручную уполномоченным сотрудником.
  • Книга должна быть прошита и опломбирована.

Если хотя бы одно из этих требований не будет соблюдено – это приведет к наложению штрафных санкций на работодателя.

Все, что нужно знать о прошивке журнала

Перед тем, как прошить журнал, нужно ознакомиться с требованиями закона относительно этого процесса. Первый этап – это его переплетение, оно нужно, если журнал тонкий. Толщины его может хватать еще на много записей, но если обложка истреплется, использовать его уже нельзя. В результате, после каждой проверки ждет штраф.

Следующий этап – заполнение титульного листа. Согласно с правилами, обязательно нужно пронумеровать страницы. Порядок этого предельно прост – сквозной, то есть каждая следующая страница имеет номер на единицу больше предыдущей – 1, 2, 3, 4, 5 и т.д. Сбой в нумерации или количество страниц менее, чем заявлено, – это тоже штраф для руководителя.

При обнаружении ошибок работодателем или сотрудником отдела кадров документ нужно сразу же заменить и оформить его по всем правилам. Для того чтобы не проделывать сложную и кропотливую работу дважды, рекомендуется сначала заполнить титульный лист и пронумеровать, прошить книгу учета и только после этого пломбировать.

Материалы для прошивки

Для того чтобы прошнуровать книгу, что также является обязательным требованием, нужно:

  1. Шило – это очень прочная спица, у которой заострен конец. Что-то по типу толстой иглы без ушка. За счет удобной ручки, толщину бумаги удается пробить практически одним движением.
  2. Нитки (шпагат), которым прошивается журнал. Они должны быть прочными, но при этом пластичными. Отличное решение ЛШ-20. Такая нить прочная и мягкая, с ней легко работать при прошивке документов. Иногда, за неимением ресурсов, прошивают журнал обычными нитками №10, но это не очень удобно и не очень прочно, поэтому лучше один раз купить подходящие. К тому же такие нитки легко рвут бумагу, что уже само по себе нарушение.
  3. Игла, вязальный крючок – для продевания нити.
  4. Возможно, дырокол, но им нужно пробить всю толщину журнала и обложку.

Для того чтобы сделать кончик нитки более жестким, можно смазать его лаком для ногтей или канцелярским клеем. После завершения процесса этот участок нитки обязательно срезать.

Порядок прошивания

Есть четкий регламент того, как должна выглядеть прошивка журнала регистрации и учёта. Для того, чтобы все соблюсти, нужно действовать по такому алгоритму:

  • Прошивают слева на полях журнала.
  • Для этого должно быть 3 отверстия на равном расстоянии один от другого относительно середины листа. Стандарта расстояния нет, но опытные кадровики рекомендуют делать его в пределах 5-7 см от центрального отверстия.
  • Нить заводится сзади и протягивается вперед через крайние отверстия.
  • Теперь нужно их выровнять и соединить, продеть в центральное отверстие и вытянуть на лицевую часть обложки сзади.
  • Если нить тонкая (например, №10), тогда такой процесс нужно повторить несколько раз. При этом каждый «круг» следует проверять на ровность нити и ее форму.
  • Последний этап – это завязывание нитей на узел. При завязывании нужно прихватить также центральную нить.

После того, как процедура завершена, нельзя обрезать концы нитей, их длина для правильной пломбировки должна составлять не менее 6-10 см.

Оформления листа для закрепления ниток

Для того, чтобы подготовить журнал для пломбировки, нужно выполнить еще один этап работ – приклеить нити к журналу. Этот процесс имеет ряд особенностей. Порядок выполнения:

  1. Крепко затянуть нити.
  2. Завернуть на край обложки.
  3. Приклеить. Само приклеивание осуществляется при помощи листка бумаги, оформленного определенным образом.

Оформление бланка для приклеивания:

  • Вырезать из обычной офисной бумаги квадрат размером 8х8 см.
  • Написать фразу «журнал прошит», обязательно указать дату с использованием арабских цифр.
  • Получить подпись руководителя на нем.
  • Приклеить лист на внутренней стороне задней части журнала, пропустив через него нить. Край при этом тоже не подрезать.
  • Поставить печать организации так, чтобы она заходила и на приклеенный лист, и на лист журнала. Этот момент важен, ведь подобная защита позволит сразу увидеть, проводились ли какие-либо действия с первичной пломбировкой.

Этот лист является важным элементом последующей пломбировки.

Пломбировка

Собственно, это процесс ключевой в оформлении журнала, и именно для его выполнения проводились указанные выше действия. Пломбировка может быть осуществлена с использованием сургуча или другой пломбы. Основная задача выбранного инструмента – перекрыть возможность вмешательства в записи.

Читайте также:  В течение какого времени заполнять трудовую книжку о приеме на работу

Типы пломб

Они бывают силовые и контрольные. У каждого из этих типов свое предназначение. Силовыми называют свинцовые, ведь для их снятия нужно задействовать значительную силу. Такие для пломбировки журнала учета и движения используются в исключительных ситуациях.

Для такого случая удобной является контрольная пломба, она аналог сургучной и свинцовой, но не имеет такой силы сопротивления. Основная ее задача – это обнаружение факта вмешательства в целостность журнала.

Существуют доступные типы пломб, которые могут использоваться для пломбировки журнала учета, среди них:

  • Пломбы-наклейки. Они наклеиваются только один раз, в случае попытки их сорвать, на ней появляется надпись, которая говорит о вмешательстве.
  • Гарантийная этикетка. При попытке их отклеить, они разрушаются, что не заметить невозможно.
  • Пломба-скотч. Она наклеивается единственный раз, если ее отклеить, то изнаночный слой ее придет в негодность.

Самое простое решение – это заклеить края нити бумажным отрезом и указать дату пломбировки.

Реквизиты пломбы

Независимо от типа используемой пломбы, она должна содержать такие признаки:

  1. Идентификационный номер.
  2. Она должна быть одноразовой, без возможности любого повторного использования.
  3. Иметь защиту от доступа путем силового удержания.

Изготовить пломбы, согласно с государственными стандартами, сложным не будет. Они могут быть разнообразны по цвету, форме. Подбор можно осуществлять, базируясь на дополнительных критериях. Часто организации выбирают вариант изготовления пломб и пломбиратора под заказ. В этом случае можно нанести логотип организации, некоторые реквизиты. Кроме того, имеются пломбы, которые отличаются световым индикатором и элементами электронной памяти.

Порядок пломбировки

Этот процесс не отличается сложностью, но нужно сделать все четко и правильно. Для этого понадобится один из следующих типов пломб:

  • Сургуч и оттиск.
  • Номерная пломба пленочного типа.
  • Другая удобная пломба.

Важно! Для того чтобы провести пломбировку сургучом, нужен оттиск, который потребуется делать под заказ и собственно сургуч. Это метод самый древний, но несмотря на это до сих пор пользуется спросом.

  1. Растопить сургуч.
  2. Вылить его на место постановки пломбы.
  3. Поставить оттиск, пока сургуч еще не остыл, плотно прижав его к поверхности журнала.
  4. Дать остыть.

Для реализации этого метода нужна сноровка, иначе оттиск будет неаккуратным. Для того чтобы все прошло успешно, следует потренироваться на пустом листе.

Что касается других методов, то особых ухищрений они не требуют. В основном пломбы наклеиваются на нити. Этот процесс нужно осуществить аккуратно и с первого раза, так как после отклеивания пломба считается испорченной и повторно использоваться не может. Каждая пломба имеет номер, его нужно обязательно указывать внутри журнала. Такая информация должна быть утверждена подписью руководители и печатью.

Лица, которые отвечают за журнал

За все указанные выше манипуляции с журналом и его сохранность отвечает уполномоченный сотрудник отдела кадров. Если компания небольшая, то непосредственно руководитель, секретарь, бухгалтер. Для наделения конкретного сотрудника полномочиям по работе с журналом выдается приказ. Если происходит рокировка и за книгу учета будет отвечать другой человек, то обязательно издается новый приказ и проводится передача документов. Подтверждением того, что все прошло законно, будет акт приема-передачи. В нем обязательно указывается:

  1. Данные о руководителе.
  2. Реквизиты компании.
  3. Точное количество и состав передаваемых документов.

Вывод

Ведение книги учета движения трудовых книжек – это прямая обязанность работодателя. Зачастую этими вопросами занимается специалист отдела кадров или другой уполномоченный работник.

Как правильно прошить и опломбировать журнал учёта движения трудовых книжек

Все записи, вносимые в книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним, являются предельно важными.

В соответствии с номенклатурным производством, в контексте которого обозначен алгоритм производства документации, устанавливаются своего рода правила защиты информации, содержащейся в журнале.

К ним относится соответствующее его оформление, которое не допускает постороннего вторжения в его данные со стороны третьих лиц, а также противодействует противоправным действиям со стороны недобросовестных сотрудников или лиц, которые имеют доступ к документам учёта.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-47 . Это быстро и бесплатно !

Кроме того, что журнал надлежит хранить в месте, находящемся вне свободного доступа, его необходимо прошить и опломбировать определённым образом.

Прошивка

В первую очередь для журнала необходимо подготовить твёрдый переплёт, если в приобретённом образце тонкая обложка.

Книга учёта будет служить достаточно долго, но при этом она должна иметь надлежащий вид.

После прошивки и опломбирования, заменить обложку будет невозможно. После того как бланк журнала готов, нужно пронумеровать все имеющиеся страницы порядковыми номерами, далее можно начинать прошивать её.

Однако некоторые кадровые работники, особенно молодые, могут столкнуться с дилеммой по поводу выбора материала. Банковский шпагат или тонкую ленту использовать можно, хотя в таком случае прошивка будет грубовата на ощупь, что несколько затруднит пользование журналом.

Можно использовать обычные нитки, например № 10. Но в этом случае нарушается внешний вид журнала и для прошивки нужно сделать достаточно много стежков. В некоторых случаях используют тонкий длинный шнурок, что многим кадровикам представляется вполне удобным. Безупречно подходящим для прошивки материалом является суровая или прошивная нить ЛШ-210. Она пользуется преимуществом при выборе средства для прошивки журнала (и в аналогичных случаях).

Далее осуществляется процедура прошивки с одновременным опломбированием книги учёта. После её завершения Книга будет надёжно защищена от постороннего вмешательства в её записи. А удалённый из журнала лист можно сразу определить по нарушению нумерации листов.

Стандартная процедура, использующаяся наиболее часто, заключается в следующем:

  1. Дыроколом (шилом) проделываются три отверстия.
  2. Отверстия должны быть расположены слева, на полях журнала, приблизительно посередине.
  3. Нить (шнур) вводится в крайние отверстия со стороны задней обложки журнала и продевается вперёд, на его лицевую сторону.
  4. Спереди края нити вытягиваются до предела и выравниваются.
  5. Оба края одновременно вводятся в отверстие посередине и вытягиваются назад. Если нить недостаточно прочная – процедура повторяется несколько раз.
  6. Края нити завязываются в узел по задней стенке журнала, захватывая центральную нить, проходящую между крайними отверстиями.

Главное, чтобы завершить прошивку, нужно вытянуть края нити или шнура, который использован, приблизительно на 6-8 сантиметров, и закрепить его на внутренней задней стенке журнала.

Для этого конец нити приклеивается обычным канцелярским клеем к стенке журнала, а поверх него наклеивается небольшой квадрат обычной плотной бумаги, с печатью и подписью ответственного лица, а также – с указанием даты прошивки.

Опломбирование

Кадровые работники или бухгалтера, ведущие учёт записей, сами выбирают вариант проведения процедуры. Они опираются на Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые Правительством РФ от 16.04.2003 года за № 225, которые в пунктах 40-41 указывают, что журнал учёта должен быть:

  • пронумерован;
  • прошит;
  • подписанным руководителем организации.

После надлежащей подготовки, журнал нужно скрепить сургучной печатью или опломбировать. В последнее время наиболее актуальна опломбировка, так как сургучные печати недостаточно прочные и материал для них (сургуч) утратил свою популярность.

Пломба может иметь различные разновидности, которые могут быть продиктованы перечнем, утверждённым для типов пломбировочных устройств. Они утверждены Правилами ГОСТ 31282-2004. К ним относятся средства возможной идентификации одноразового использования, которые способны осуществить защиту от несанкционированного вскрытия объекта защиты.

Наиболее актуальны плёночные пломбы, которые могут использоваться только в делопроизводстве, так как они не обладают силой сдерживания, а лишь идентифицируют отсутствие (наличие) вторжения.

Они достаточно удобны и имеют вид плоской многослойной плёнки, достаточно плотной и выполненной в форме небольшого круга или другой фигуры. Желательно, чтобы она напоминала печать не только по форме, но и по свойствам. Для этого она должна обеспечиваться:

  • уникальным номером;
  • логотипом организации;
  • наименованием организации.

Можно использовать более прочный материал, вплоть до применения свинцовой пластинки, а также выбрать кодовый идентификатор по своему усмотрению. Можно обеспечить пломбу электронной памятью. При желании вместо пломбы можно использовать сургучную печать.

Опломбирование журнала – закрепление пломбы на его задней внутренней стенке. Пломба должна крепиться на концах нити или шнура, которыми прошивался журнал. Прикреплённая должным образом, она вместе с кончиком нити крепится на обложку журнала в обозначенном месте, захватывая одновременно:

  1. Бумажку, которой крепилась (клеилась) нить на обложку журнала.
  2. Часть обложки за пределами наклеенной бумажки.

Таким образом, формируется защита, которая состоит в одновременном скреплении нити, бумаги с печатью и обложки журнала. Идентификатор покажет, если производилось вторжение в записи. В этом случае придётся срывать листочек, которым крепилась нить и снимать пломбу, что сразу будет обнаружено работником, уполномоченным на ведение журнала.

При использовании сургучной печати нужно растопить сургуч, налить его в определённое место на внутренней стороне обложки, захватив одновременно шнуровку, часть листа и часть обложки.

Пока сургуч не успел остыть, на него нужно поставить специальный оттиск. Именно отсутствие оттиска, который готовится специально для опечатывания, становится причиной непопулярности использования сургучной печати и предпочтения использования пломбы.

При отсутствии опломбирования, руководитель организации или частный предприниматель будет оштрафован комиссией из трудовой инспекции.

Заключение.

По положениям, указанным в Правилах (№ 25), а также в соответствии с требованиями Государственной трудовой инспекции, Книга учёта ТК и вкладышей должна быть оформлена надлежащим образом. Так как ТК – документ повышенной отчётности, то и журнал их учёта должен обеспечить защиту записей. Поэтому журнал прошнуровывается и опломбируется или скрепляется сургучной печатью.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-59-47 (Москва)
+7 (812) 467-40-53 (Санкт-Петербург)

Как и для чего производится опломбировка журнала учёта трудовых книжек (ТК)?

Некоторые документы, относящиеся к документам повышенной отчётности, требуют более пристального внимания и особо бережного хранения.

Кроме этого к ним применимы меры, определённым образом защищающие их от воздействия внешнего вмешательства с целью внесения изменений в имеющиеся записи. К таким документам относится и книга (журнал) учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Про ведение, хранение и учет подробно мы рассказывали здесь.

Предъявляемые к её хранению требования являются не голословными. Плановые проверки документа, проводимые инспекторами ГИТ, зачастую начинаются с поиска недостатков оформления и заполнения обозначенного документа.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-46-83 . Это быстро и бесплатно !

Если вы опытный кадровик большого предприятия, то, скорее всего, досконально осведомлены с предъявляемыми к журналу требованиями, а также – с последствиями их невыполнения. Если же вы начинающий индивидуальный предприниматель – вам придётся ознакомиться со всеми тонкостями работы с книгой, во избежание штрафных санкций.

Основные требования

Все предъявляемые требования опираются на законодательную нормативную основу, которая отражена в Правилах, утверждённых на самом высоком правительственном уровне.

В первую очередь к ним относятся Правила, утверждённые Правительством РФ от 16.04.2003 года, за № 225. Этот документ практически полностью регламентирует установленные формы организации работы с журналом, согласовывая требования с Постановлением Правительства РФ от 01.03.2008 за № 132, а также — от 25.03.2013 за № 257.

Определённые положения Правил обозначены в 4 части, пункта 40, где обусловлено, что по требуемому регламенту, форма журнала должна соответствовать стандарту, установленному Министерством труда и социальной защиты РФ.

Книга имеет формат А-4, объём по количеству листов должен быть рассчитан на её ведение в течение нескольких лет. В соответствии с этим, а также с тем, что длительность её хранения в архиве составляет многолетний срок, обложка должна быть плотной.

Нормативные требования не обязывают работодателя к особым условиям, на основании которых пришлось бы бланк книги приобретать у соответствующих лицензированных продавцов.

В соответствии с этим, на книгу устанавливаются другие защитные механизмы, которые обязан сформировать работодатель.

Читайте также:  Какой печатью нужно заверять копию трудовой книжки

В соответствии с пунктом 41, части 4 Правил:

  1. Книга должна быть подписана лично руководителем предприятия.
  2. Все имеющиеся в ней листы должны быть пронумерованы вручную кадровиком, уполномоченным лицом или работодателем.
  3. Книгу необходимо прошить и опломбировать.

Несоблюдение одного из перечисленных требований приведёт к штрафу работодателя, а ведение журнала будет признано ненадлежащим.

Пошаговая инструкция: как прошить журнал?

Вначале необходимо переплести журнал, если переплёт тонкий. Дело в том, что журнал может ещё не закончиться, в нём останутся свободные страницы для ведения записей, а обложка истреплется.

Это нарушение исправить будет практически невозможно и инспектора при каждой проверке могут вам указывать на один и тот же недочёт и повторять своё замечание с вытекающими последствиями.

После того как бланк журнала приведён в порядок, заполняем титульный лист по всем правилам и нумеруем страницы. Нумерация страниц должна быть сквозная – каждая следующая страница будет иметь номер на единицу больше, чем на предыдущей странице.

После проведённой нумерации, проверьте все порядковые номера на страницах журнала. Их правильность очень важна. Ведь если на определённом этапе обнаружится недостаток страниц или иной сбой в нумерации – у работодателя будут проблемы, как минимум – в виде штрафов.

Поэтому, если вы или работодатель при проверке бланка перед подписью, обнаружили ошибку в нумерации, бланк придётся заменить. Из этих же соображений рекомендуется вначале заполнять титульную страницу и проводить нумерацию, а затем прошивать и опломбировать журнал, чтобы не выполнять сложную работу напрасно.

После подготовки журнала, готовим материалы и инструменты для процедуры прошивания журнала. К ним относятся:

  • шило;
  • нитки;
  • некоторые применяют иглу или вязальный крючок.

Качество этих предметов, в соответствии с целями применения и имеющимися вариантами, нужно рассмотреть отдельно.

Некоторые опытные кадровики вместо шила пользуются особо прочным дыроколом. Если у вас получится пробить им толщу бумаги журнала вместе с обложкой – вам повезло.

В стандартных случаях пользуются шилом. Оно представляет собой очень прочную спицу с заострённым концом, наподобие иглы с одной стороны, а с другой стороны завершается прочной ручкой. Крепко держась за ручку можно остриём пробить отверстия в бумаге даже при достаточно большой толщине слоя.

Она достаточно мягкая и прочная, а в прошивке документов на практике зарекомендовала себя в качестве самого эффективного материала.

Кроме этого многие используют шпагат или обычные хлопчатобумажные нити № 10. Это две крайности, которым следуют некомпетентные и неинформированные кадровики или лица, у которых нет возможности приобрести качественный материал для прошивки.

Шпагат хорош для прошивки толстых пачек документов, которые практически не используются. Но в журнале, которым будете пользоваться, узлы шпагата «встанут колом», что будет создавать помехи при внесении записей и, вполне возможно, приведёт к помаркам в записях и к сделанным, в связи с этим, замечаниям.

Нитки будут слишком тонкими. Они могут рваться сами, а также разрывать листы бумаги в местах скрепления их нитью. Естественно, такой журнал истреплется, не успев закончиться, что также чревато серьёзными проблемами.

При использовании ниток десятого номера вам придётся воспользоваться иглой. В некоторых случаях продёрнуть нить поможет вязальный крючок, которым скрученную нить легко можно поддеть с другой стороны журнала за её краешек, загнутый в виде петельки.

Можно использовать канцелярский клей или лак для ногтей, смазав кончики нити для большей жёсткости. Если воспользуетесь лаком, срежьте его сразу же после завершения прошивки.

После того как всё подготовлено надлежащим образом, можно прошивать журнал. Делается это слева, на полях журнала, следующим образом:

    Шилом пробиваются 3 отверстия на одинаковом друг от друга расстоянии, начиная от середины листа.

Как правильно оформить лист для закрепления ниток

Оставшиеся концы нитей:

  • аккуратно вытягиваются до отказа;
  • заворачиваются за край обложки;
  • приклеиваются изнутри.

Приклеивать конец нити нужно особым образом, с использованием небольшого листика бумаги, который должен быть подготовлен заранее следующим образом:

  1. Вырежьте из обычной бумаги квадрат со сторонами приблизительно 8 см.
  2. Напишите на нём «журнал прошит» и поставьте нужную дату, используя арабские цифры.
  3. Пусть руководитель организации распишется под этой подписью.
  4. Приклейте листочек на внутреннюю сторону задней части обложки, пропустив через него нить.
  5. Поставьте печать организации.

Наклеенный листок – первая и самая элементарная ступень защиты прошитого журнала от постороннего вмешательства. Он соединяет 3 фрагмента:

Наклеенный листок играет важную роль в дальнейшем процессе, при опломбировке.

Правила опломбировки и выбор пломбы

Наиболее надёжной защитой будет являться пломба, что указано в Правилах № 225, которые оглашают, что журнал должен быть скреплён сургучной печатью или опломбирован.

Что потребуется?

Для опломбировки потребуется сургучная печать или пломба, которые полностью перекроют возможность вмешательства в записи журнала и будут подтверждением признака целостности записей или указывать на нарушение. То есть пломба – это защита от несанкционированного вмешательства.

Пломбы делятся на два типа:

Они имеют разное назначение, утверждённое ГОСТ 31282 -2004. К силовым пломбам относятся свинцовые пломбы, для снятия которых потребуется применить большую силу. На документах, о которых идёт речь, свинцовые пломбы не используются.

Но при желании или по определённым причинам, использоваться могут. Сегодня изготавливаются красивые маленькие свинцовые, металлические и неметаллические пломбы, пригодные для книги учёта (о приходно-расходной книге см. тут).

В данном случае часто используют контрольную пломбу, которая является аналогом сургучной печати или свинцовой пломбы, но не содержит в себе силы сопротивления, напоминая её лишь по форме. Она служит лишь для того, чтобы обнаружить вмешательство в записи журнала, указывая на нарушение целостности.

ГОСТ 31282 -2004 представляет широчайший спектр возможных для применения пломб. Однако в данном случае могут использоваться те, что пригодны для применения к делопроизводству.

Силовые пломбы здесь не сыграют определённой роли, наиболее приемлемым вариантом будут контрольные номерные. Самое важное в опломбировке или опечатывании – установление идентификатора, уникального номера пломбы.

Установленные критерии законодательством

Положения ГОСТ 31282 -2004 определяют критерии пломб, установленные законодательством. К ним относятся:

  1. Наличие идентификационного номера.
  2. Одноразовый характер использования, невозможность воспроизведения.
  3. Защита от возможного доступа путём силового удержания и (или) индикации.

Критерии выбора

Диапазон изготовления пломб по ГОСТу сегодня может быть самым широким, с разнообразием форм, цветовой гаммы. Подобрать достойный вариант можно исходя из дополнительных критериев, которые опираются на предпочтение конкретной организации. Возможно, сделать пломбировочное устройство:

  1. С логотипом организации.
  2. В виде металлической печати.
  3. В виде металлического стержня с изображённым на нём уникальным номером.
  4. С цветовым индикатором, который сразу же укажет на попытку нарушения пломбы.
  5. С элементами электронной памяти.

Классические пломбы представляют собой:

  • изделия из свинца;
  • из пластика;
  • металлический контролёр МК-1;
  • металлические клипсы МК.

Все они обладают отличными защитными свойствами, что составляет основу и цель процесса опломбировки. Широкий выбор предполагает различные способы установки пломб. Однако все способы имеют общие функции, что позволяет осуществить установку самостоятельно.

Пошаговая инструкция: как опломбировать журнал?

Для опечатывания или опломбировки журнала вам понадобится по выбору:

  • оттиск и сургуч;
  • плёночная номерная пломба;
  • пломба из другого материала.

Для опечатывания необходим оттиск, который достаточно сложен в изготовлении и требует определённых затрат и сургуч. Если вы желаете воспользоваться этим способом защиты, которым пользовались издавна, то вам нужно:

  1. Растопить небольшое количество сургуча.
  2. Аккуратно вылить горячий сургуч на внутреннюю сторону обложки журнала в место, где скрепляется нить с листом, которым она была приклеена к обложке.
  3. На не остывший сургуч поставить оттиск.
  4. Дать остыть, после чего можно пользоваться.

Нужно учитывать, что опечатка может быть произведена неаккуратно из-за отсутствия опыта и сноровки. Поэтому вначале попробуйте потренироваться на пустом листе. К тому же, сургучная печать может рассыпаться до завершения пользования журналом, что приведёт его в ненадлежащий вид.

Современные пломбы – это высокопрочные изделия, закрепление которых не потребует от вас особого труда. Для лиц, часто производящих пломбировку, целесообразно иметь в наличии пломбиратор, которым можно ставить любые пломбы.

Для этого нужно взять этот инструмент, напоминающий щипцы, зажать в нём одновременно концы двух нитей и приложенный к комплекту материал, закрепить пломбу. Это устройство элементарно в применении.

Самые бюджетные варианты пломб, которые можно использовать вместо сургучной печати:

  1. Пломбы-наклейки, которую нужно лишь наклеить по инструкции и разгладить. При попытке вскрытия на ней появляется надпись, которая указывает факт вмешательства.
  2. Гарантийные этикетки, которые просто, в соответствии с инструкцией наклеиваются. При несанкционированном вскрытии они практически полностью рассыпаются.
  3. Пломба-скотч, элементарно наклеивается по технологии наклеивания скотча. При попытке вскрытия, верхний слой приходит в негодность.

Если вы любите мастерить своими руками различные эксклюзивные вещи или просто можете бесплатно из подручного материала сделать пломбу — закрепите её на кончике двух, сложенных вместе нитей. Поставьте номер.

А номер пломбы укажите на внутренней стороне журнала, пусть работодатель поставит подпись и печать.

Заключение

Прошить и опломбировать журнал учета трудовых книжек необходимо. Однако при творческом подходе этот процесс может стать не только обязанностью, но и творческим процессом.

А инспекторы ГИТ, которые любят начинать проверку с правильности оформления журнала, получат эмоциональное удовольствие, что также немаловажно.

Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек — образец на видео ниже:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-46-83 (Москва)
+7 (812) 425-67-01 (Санкт-Петербург)

Как прошить и опломбировать книгу учета движения трудовых книжек

Любые документы требуют порядка в оформлении и хранении. Особые требования предъявляются к бланкам отчетности, книгам, ведущим учет движения той или иной документации хозяйственной деятельности. Сегодня обратим внимание на кадровую службу и дадим рекомендации, как прошить книгу учета движения трудовых книжек. Это важный документ, который хранится у работодателя весь период работы гражданина в конкретном учреждении. С момента зачисления человека в штат вся ответственность за трудовую книжку переходит на организацию в лице кадрового специалиста.

Требования к кадровой службе

Трудовая книжка должна храниться в специальном шкафу/сейфе, в который имеет доступ только ответственный сотрудник. Перед отправкой на хранение документ работника нужно внести в особый реестр, который принято называть «Книга учета и движения трудовых книжек».

В журнале указывается информация о дате поступления трудовой в организацию и любые изменения, внесенные в трудовой документ. Но эти данные не могут быть доступны посторонним лицам, которые могут умышленно внести незаконные правки или полностью удалить информацию. Поэтому приняты общие правила оформления книги – она должна быть прошита или опломбирована с соблюдением законных требований («Правила ведения и хранения ТК», принятые Правительством в 2003 году № 225, пункты с 40 по 45).

Книга для учета трудовых книжек – это отдельный журнал, в который не должна вноситься информация, не имеющая отношения к трудовой. Нужно купить соответствующую форму в канцелярском магазине. Особое внимание уделите обложке будущего журнала. Чем она плотнее, тем дольше сохранится внешний вид.

Правила прошивки

Нужно сделать выбор ниток, которыми будет прошнурована книга. Это важный момент. Если прошивка будет грубая, пользоваться журналом при заполнении будет неудобно. Тонкие нитки придется соединять в несколько слоев, чтобы шов соответствовал требованиям к прошивке документации. Специалисты делопроизводства обычно выбирают банковский шпагат или специальную нить категории ЛШ 210.

Дальше необходимо сделать отверстия для продевания нити. Используют дырокол или шило. Выбор зависит от предпочтений кадровика. Особых требований к количеству отверстий для прошивки нет. Можно сделать три или два прокола. Но они должны быть на левых полях книги и расположены на расстоянии 3 см друг от друга. Остается только прошить правильно все страницы и зафиксировать концы нитей.

Для прошивки отмеряется необходимая длина шнура, нити, шпагата. В дырки протягивается нить в несколько этапов, чтобы получилась плотная стяжка обложки и листов. Важно, чтобы концы нити оказались сзади журнала и были заведены внутрь за обложку, где завязывается крепкий узел и остаются кончики, которые нужно опечатать.

Пломбирование прошивки

Чтобы опломбировать книгу учета трудовых книжек, нужно подготовить чистый лист (размером 4 на 5 см), пломбу и клей. Листок нельзя заполнять информацией, пока он не будет наклеен на концы нитей.

Читайте также:  Где хранятся бланки трудовых книжек и вкладыши к ним

Прошивка должна быть опломбирована. Может использоваться сургучная печать или пломба. При использовании печати ее оттиск должен попасть на бумажную наклейку, концы нитей и обложку журнала. Пломба наносится только на концы нитей.

Дальше кадровик вручную указывает на наклейке количество страниц в документе цифрами и прописью. На этом процедура прошивки книги завершена. Остается правильно заполнить титульный лист и внести информацию о трудовых книжках всех сотрудников.

Оформление титульного листа

Титульный лист журнала заполняет кадровик или другой ответственный сотрудник, которого назначает директор организации специальным приказом.

В титульном листе должна содержаться следующая информация:

  • Наименование организации, если нормативно-правовая форма регистрации – юридическое лицо, и данные предпринимателя, если зарегистрировано ИП.
  • Дата начала ведения учета трудовых книжек и предполагаемая дата окончания (обычно добавляется 50 лет к начальной дате). Конечная дата соответствует сроку хранения документации в кадровой службе и в архиве.

Чтобы не допустить ошибок в оформление обложки книги и ее прошивке, можно посмотреть готовый образец. Сотрудник, пришедший на смену прежнему кадровику, по окончании одного журнала может использовать его как образец для оформления новой книги (продолжения).

Как заполнить внутренние листы документа

Трудовые книжки сотрудникам выдаются на первом месте работы, и они сопровождают человека на протяжении всей трудовой деятельности. Приход и уход документа, любые корректировки должны быть занесены в книгу учета на предприятии.

Данные заносит кадровик и несет ответственность за их достоверность и сохранность. Для правильного ведения журнала кадровику необходимо ориентироваться на Трудовой кодекс РФ, правила оформления. Регистрируются трудовые, переданные работником при поступлении на работу и те, что были выданы впервые в организации, в одном журнале учета в календарной последовательности.

При увольнении работника ему выдается трудовая книжка и регистрируется дата выдачи документа с подтверждением подписью увольняющегося.

Если в организации большое количество сотрудников или постоянная текучка кадров, специалисту придется делать много записей, книга учета может закончиться. Тогда необходимо завести новый журнал, совершив обязательную нумерацию страниц, прошивку и опломбирование в соответствии с требованием законодательства.

Книга учета движения трудовых книжек должна быть у каждого предпринимателя, если заключен даже один договор с наемным сотрудником. Отсутствие или неправильное оформление, неверная прошивка грозят санкциями в отношении работодателя. Трудовые книжки относятся к документам повышенной отчетности, поэтому и к журналу их учета предъявляются соответствующие требования, хотя жестких регламентов не устанавливается.

Как опломбировать журнал учета трудовых книжек. Пошаговая инструкция по опломбированию

Любая компания, использующая труд наёмных работников обязана вести учёт трудовых книжек. Данный учёт ведётся в специальных книгах-журналах учёта по соответствующим правилам (они описаны в Правилах ведения и хранения трудовых книжек (№225), пункт 41). Нарушение Правил влечёт за собой штрафные санкции в отношении организации. Кстати, именно порядок ведения Журнала учёта трудовых книжек в первую очередь привлекает внимание аудиторов и других проверяющих. В статье расскажем, как опломбировать журнал учета трудовых книжек, дадим пошаговую инструкцию.

Зачем нужен журнал учёта трудовых книжек

Согласно Трудовому кодексу РФ срок хранения данной Книги равен 75 годам, такой длительный срок предусматривается особенностями информации, содержащейся в ней. В Книге можно узнать о поступлении и выдаче трудовых книжек, информации о должности их владельцев, отделе в котором проходила(проходит) их работа, дата приёма на работу работника и дата его увольнения, и прочее.

Согласно одному из основных требований, указанных в Правилах, данная Книга учёта трудовых книжек должна быть опломбирована. Некоторые ответственные за это специалисты не знают, как это правильно сделать, – об этом и пойдёт речь в данной статье, а также об алгоритме заполнения, штрафах, нормативной базе и ответственных лицах.

Алгоритм (инструкция) ведения журнала учёта трудовых книжек

Первый шаг – шнуровка и нумерование

Самое первое, что следует сделать перед внесением записей в Книгу учёта – это прошнуровать её и пронумеровать все листы. Затем количество листов заверяется подписью руководителя организации, ставится плёночная или ленточная пломба, либо сургучная печать (согласно абзацу 4 пункта 41 Правил №225). Итак, правильное оформление возможно при последовательном соблюдении семи шагов:

  1. Определить ответственное лицо за учёт трудовых книжек,
  2. Оформить Книгу учёта, соответствующую всем требованиям,
  3. Внести сведения в книгу учёта и движения трудовых книжек,
  4. Отметить в Книге учёта выдачу вкладыша или дубликата трудовой книжки,
  5. Отметить изменение информации в книге учёта трудовых книжек,
  6. Сделать исправления в книге учёта трудовых книжек,
  7. Завести новую книгу учёта при достижении конца предыдущей книги учёта.

Первый шаг – определение ответственного: изначально организационная деятельность при осуществлении хранения, учёта и выдачи трудовых книжек возложена на руководителя организации (согласно п. 45 Правил №225), однако он вправе распределить обязанности на других ответственных лиц (или уполномоченное лицо), посредством издания приказа в произвольной форме.

Относительно ответственного лица – задачи, возложенные на него, прописываются в должностной инструкции или трудовом договоре с ним (согласно ст. 60 ТК РФ).

Второй шаг – оформление с соответствующим примером

При оформлении Книги учёта трудовых книжек важно знать, что её можно не только купить, но и оформить самостоятельно по соответствующей форме, утверждённой приложением №3 Постановления Минтруда РФ от 10.10.2003 №69. После того как прошнуровали, пронумеровали и опломбировали или скрепили сургучной печатью Журнал учёта трудовых книжек, можно приступать к внесению в него записей. Читайте также статью: → «Книга учета трудовых книжек».

Пример 1. Руководитель организации ООО «Олимп» (организация новая) назначил приказом кадровика Надежду Григорьевну ответственной за организацию хранения, учёта и выдачи трудовых книжек. Надежда Григорьевна в первую очередь приобрела Журнал учёта трудовых книжек в готовом виде, где уже были пронумерованы все страницы, их оставалось только прошнуровать. Она пошила все листы шпагатом (также можно использовать любую прочную нить).

Концы шпагата были выведены на заднюю сторону обложки и заклеены прямоугольной полоской бумаги, на которой было написано: «Прошнуровано и пронумеровано 45 (сорок пять) листов». Затем руководитель поставил свою подпись и печать на месте, где были указаны его должность, инициалы, место для печати и текущая дата, (согласно ГОСТу № 6.30-2003). В самом конце оформления Журнала Надежда опломбировала индикаторной пломбой выступающие концы шпагата. На обложке она казала дату начала ведения Журнала учёта трудовых книжек.

Третий шаг – внесение сведений в Журнал

Заполнение Журнала учёта трудовых книжек происходит следующим образом:

  • Регистрируются новые трудовые книжки и вкладыши;
  • Регистрируются принятые от сотрудников трудовые книжки;
  • Хронология соблюдается – раньше всех указывают сведения работника, первого принятого на работу;
  • Каждая запись имеет свой порядковый номер;
  • В журнале учёта указывается следующая информация: Ф.И.О. работника, серия и номер трудовой книжки (вкладыша в неё), должность, реквизиты документа, служащего основанием для оформления сотрудника и т.д.;
  • Если сотрудник увольняется (или его увольняют), он расписывается в своей личной карточке и журнале учёта трудовых книжек – это служит подтверждением факта получения сотрудником своей трудовой книжки, согласно п. 41 Правил №225. Также трудовую книжку могут отправить по почте, о чём, соответственно, длается запись в журнале учёта.

Важно: согласно части IV статьи 84.1 ТК РФ, выдача трудовой книжки происходит в последний день работы сотрудника, если это правило нарушается, то к работодателю предъявляется административный штраф, согласно статьи 234 ТК РФ и части I статьи 5.27 КоАП РФ.

Шаги – с четвёртого по шестой: от регистрации до отражения изменений

Четвёртый шаг: факты выдачи сотруднику дубликата трудовой или вкладыша должны регистрироваться в журнале учёта трудовых книжек, причём отдельными строками. Согласно пункту 47 Правил №225, в книге учёта также важно отмечать сумму, уплаченную сотрудником за получение дубликата или вкладыша (если данные документы получены безвозмездно, то в соответствующей графе ставится прочерк). Читайте также статью: → «Как заполнить трудовую книжку в 2020?».

Пятый шаг: ниже перечислены изменения, происходящие с работником, которые важно отображать в журнале учёта трудовых книжек:

  • Смена имени, фамилии или отчества (важно отмечать актуальные данные), согласно пункту 41 Правил 225, изменяются данные в журнале учёта и в трудовой книжке одинаково – путём зачёркивания одной чертой старой фамилии и написания новой над старой или в свободном месте рядом, также указываются реквизиты документа-основания (например, свидетельства из ЗАГСа или паспорта),
  • Смена должности или отдела – эти данные не отображаются в книге учёта трудовых книжек, важны эти данные только на момент приёма на работу, изменения не важны,
  • Смена организацией организационно-правовой формы или наименования: исправления вносятся на обложку Журнала, но без соблюдения особых правил, так как их нет, поэтому принцип тот же, что и в п.1. Данные исправления подтверждаются записью «Исправленному верить» и подписью ответственных лиц и даты изменения, а также реквизитов документа-основания (например, свидетельства ЕГРЮЛ).

Шестой шаг: особых правил исправления ошибок в Журнале нет, поэтому применяются правила, характерные для исправления в первичных документах: ошибка зачёркивается одной сплошной линией, над зачёркнутым вносится правильный вариант текста, запись «Исправленному верить», подпись ответственного лица и дата изменения. Читайте также статью: → «Исправления в трудовой книжке в 2020: алгоритм исправлений, пример».

★ Книга-бестселлер “Бухучет с нуля” для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Новый Журнал учёта и нормативная база, связанная с Журналом учёта

Заведение нового Журнала учёта трудовых книжек может быть обосновано только завершением прежнего. Оформление данного журнала происходит точно также, как и при шаге два, однако нумерация может происходить одним из двух способов:

  1. Нумерация с самого начала – преимущество в том, что нет необходимости считать общее количество страниц при опломбировании;
  2. Продолжение нумерации, которая велась в предыдущем Журнале учёта – преимущество в уникальности номера трудовой книжки каждого работника.

Нормативная база, которая помогает понять, как вести журнал учёта трудовых книжек приведена в таблице 1.

Нормативный документВажная информация
Приложение № 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69Поможет найти форму книги учёта движения трудовых и вкладышей к ним
Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558Поможет определить список регистров и журналов, необходимых кадровой службе для оптимальной и правильной работы, а также сроки их хранения.
Статья 695 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558Поможет соблюдать срок хранения Журнала учёта
Пункт 41 Правил №225Указывает на обязательность скрепления Журнала учёта сургучной печатью или специальной пломбой, иначе может быть штраф в отношении организации или ответственного лица

Ответы на распространённые вопросы

Вопрос №1. Можно ли сделать Журнал учёта трудовых книжек самостоятельно?

Да, можно, скачав образец с сервисов кадровой специализации, но обложка должна быть твёрдой (из плотной бумаги или картона).

Вопрос №2. Возможно ли электронное ведения Журнала?

Электронное ведение Журнала неправомерно, хотя и нет прямого запрета. Неправомерность подтверждается невозможностью оригинальных подписей руководителя, ответственного лица и работников организации.

Вопрос №3. Можно ли пропускать строчки в Журнале?

Пропуски не являются нарушением, важно лишь соблюдение хронологии внесения трудовых книжек и порядка сквозной нумерации.

Вопрос №4. Обязательно ли оформление титульного листа Журнала?

Да, обязательно, так как на нём фиксируются такая важная информация как наименование документа «Журнал учёта…», наименование организации (ИП), дата начала и окончания ведения Журнала.

Вопрос №5. Каким должно быть оформление записей и возможны ли сокращения?

Текст оформляется тёмными чернилами, сокращения в написании имён, должностей и места работы специалиста не допускается.

Вопрос №6. Каков штраф за нарушение требования наличия сургучной печати или пломбы и к кому он предъявляется?

Должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 1 до 5 тыс. руб., а организация – от 30 до 50 тыс. руб., согласно статьи 5.27 КоАП РФ. Если нарушение повторяется, то происходит дисквалификация работодателя до 3 лет.

Ссылка на основную публикацию