Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку?

На протяжении трудовой деятельности гражданин может несколько раз сменить работу. Факты о приеме в компанию, переводе на другую должность, увольнениях, награждениях вносят в трудовую книжку. Если записей много, чистые листы заканчиваются. Поэтому возникает необходимость вшить вкладыш.

Кадровому работнику следует внимательно отнестись к этому моменту. Иначе в процессе вшивания будут допущены ошибки. Если по неосторожности документ будет поврежден, пенсионный фонд не примет его при оформлении бумаг на выплату пенсии.

Когда выдают вкладыш?

Трудовая книжка – главный документ, подтверждающий стаж гражданина. Он заполняется нанимателем по основному месту трудоустройства. Если сотрудник работает по совместительству у другого работодателя, вторая трудовая книжка не заводится. Эти сведения могут быть внесены основным нанимателем по просьбе гражданина.

После заполнения всех страниц необходимо вшить вкладыш. Такое требование установлено пунктом 38 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 года № 225. Он ведется в том же порядке, что и основной документ (Постановление Правительства РФ от 10.10.2003 года № 69).

Как выглядит вкладыш?

Форма документа утверждена Постановлением Правительства РФ № 225.

Образец вкладыша

Бланк документа печатают организациями Госзнака. Он содержит серию, номер. Меры защиты позволяют идентифицировать бумагу, выявить подделки.

Вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш без трудовой книжки признается недействительным.

Важно! Нельзя скачивать бланки из интернета и распечатывать на принтере. Изготовление документов осуществляется объединением «ГОСЗНАК». Наниматель приобретает бланки у изготовителя или распространителя на основании договора.

Правила заполнения

Прежде, чем вшивать бланк, его нужно заполнить.

На первом листе должна содержаться следующая информация:

  • ФИО гражданина полностью;
  • дата рождения;
  • сведения об образовании;
  • профессия, специальность;
  • дата начала ведения записей;
  • подпись сотрудника;
  • подпись кадрового работника.

В левом нижнем углу ставится печать нанимателя. Страницы необходимо пронумеровать, продолжая нумерацию трудовой книжки. Сведения о деятельности вносятся так же, как в основной документ.

Как правильно вшить вкладыш: пошаговая инструкция

Законодатель не установил четких требований к процессу вшивания вкладыша. Рассмотрим применяемую на практике пошаговую инструкцию оформления документа.

Заполнение бланка (шаг 1)

В трудовой книжке ставят штамп «Выдан вкладыш». Обычно отметку делают на внутренней стороне титульного листа.

Образец записи «Выдан вкладыш»

Ответственный сотрудник вносит серию, номер документа. Далее заполняется первая страница.

Рекомендация! Если штамп не изготовлен, допускается вписывать информацию о документе шариковой ручкой с чернилами синего или черного цвета. Сотрудник пишет «вкладыш выдан», проставляет дату, подпись. Почерк должен быть разборчивый.

Подготовка инструментов и документов (шаг 2)

Затем кадровый работник готовит шило, ножницы, иголку, нитки черного или белого цвета. Бланк разворачивают посередине, трудовую книжку – на последнем развороте.

Процесс подготовки к вшитию вкладыша

Сотрудник отдела кадров накладывает один документ на другой, делает проколы шилом вдоль сгибов.

Проколы в трудовой книжке и вкладыше

Обычно делают 4-5 дырочек.

Вшивание вкладыша (шаг 3)

В завершение необходимо аккуратно вшить бланк. Нитку пропускают через дырочки несколько раз.

Вшитие вкладыша в трудовую книжку

Нитки выводят посередине, крепко завязывают на несколько узлов, срезают концы.

Не все кадровые сотрудники знают, как правильно вшить документ. Поэтому возникают вопросы: куда вшивать документ, какими нитками, можно прикрепить степлером или вклеить? Посмотрите видео-инструкцию по вшиванию вкладыша.

Нужно знать! Закон не ограничивает предельное количество вкладышей. Бланков может быть несколько. Они вшиваются один за другим после заполнения предыдущего. Каждый раз проставляется отметка «Выдан вкладыш» с реквизитами.

Внесение записи в учетные журналы (шаг 4)

После завершения работы специалист по кадрам вносит запись в приходно-расходную книгу, журнал учета движения. Журналы нумеруют, прошивают, проклеивают нитки, ставят сургучную печать или опломбируют. Руководитель фирмы заверяет печать своей подписью.

Ошибки

Не разрешается прикреплять документ степлером или подклеивать к обложке трудовой книжки. Нежелательно сначала пришивать бланк, а затем его заполнять. Это может повлечь за собой ошибки при внесении данных в титульный лист. Нельзя оставлять вкладыш внутри трудовой книжки без вшивания. Документ может потеряться.

На практике часто допускают следующие ошибки:

  • продолжают вносить данные о работе в раздел «Сведения о награждениях»;
  • приклеивают чистые листы, ведут записи на них;
  • вшивают бланки старых книжек вместо вкладышей;
  • пришивают документ в середине трудовой книжки.

Также нельзя вшивать бланк, если документ не заполнен до конца. В организации всегда должны быть запасные бланки, чтобы ими можно было воспользоваться при необходимости.

Как исправить ошибку?

Если сотрудник допустил ошибку при вшивании, следует аккуратно разрезать нитки, убрать документ. Он признается испорченным и утилизируется.

Специальная комиссия составляет акт о списании. В нем указывается номер, серия каждого документа, причина уничтожения. Вырезанные из бланков серии и номера вклеиваются в акт. Испорченные документы измельчают шредером или сжигают в котельной.

Кадровый работник заполняет новые документы.

Нужно ли платить за вкладыш?

Бланки приобретаются за счет нанимателя. Организация вправе удержать с сотрудника затраты на них. Если по вине работодателя документы испорчены, он берет на себя расходы по оформлению новых.

Плата взимается с сотрудника следующими способами:

  • через кассу наличными;
  • путем перечисления на расчетный счет;
  • удерживается из заработной платы.

Этот момент оговаривается локальными актами компании. При удержании расходов из зарплаты сотрудника потребуется взять от него письменное согласие.

Таким образом, следует ознакомиться с процедурой вшивания вкладыша в трудовую книжку. Это поможет избежать серьезных ошибок. Если бумаги испорчены из-за неправильного вшивания документа, придется оформлять дубликат.

Бесплатная консультация!
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — обратитесь к нашему юристу в онлайн-чат справа, в форму ниже, или звоните по телефону (круглосуточно):

Как правильно вшить и заполнить вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка – это главный документ любого работающего гражданина. В каждом ее разделе указываются сведения о карьерных перемещениях: приемы на какую-либо должность, причины увольнения, награждения за успехи в работе и прочее. В том случае, когда разделы, предназначенные для внесения записей о награждениях и работе, заканчиваются, и в них не остается свободного места для новых записей, сотрудник кадрового отдела обязан вшить в трудовую книжку работника вкладыш. Однако не все знают, как сшить вкладыш в трудовую книжку правильно.

Вкладыш хоть и считается документом, но без самой трудовой книжки его не признают действительным. Чтобы вкладыш не потерялся, его необходимо пришить. Прежде чем разобрать этот процесс подробнее, следует напомнить об основных правилах оформления трудовых книжек. Их знание поможет избежать дальнейших проблем не только владельцу документа, но и работодателю, который является ответственным лицом за его ведение и хранение.

Правильное оформление трудовых книжек исключает такие действия, как:

  • зачеркивание любых записей в разделах со сведениями о награждениях работника и его трудовой деятельности>
  • вшивание или вклеивание чистых листов в трудовую книжку>
  • применение других чистых трудовых книжек в качестве вкладышей к основному документу.

Вшивание вкладыша

После того, как в трудовой книжке были заполнены все разделы, работодатель обязан самостоятельно позаботиться об оформлении вкладыша, который является продолжением основного документа. Трудовым кодексом была утверждена форма вкладыша. Использование других бланков запрещено, так как из-за них трудовая книжка сотрудника может быть признана недействительной, и работодатель будет обязан уплатить штраф за неправильное ведение и хранение таких документов.

Прикрепление вкладыша в трудовую книжку состоит из нескольких этапов.

  1. Вначале кадровик обязан сделать отметку на титульном листе основного документа «Выдан вкладыш». Возле нее указывается серия и номер вшиваемого вкладыша. Данная надпись может быть сделана вручную или же вместо нее проставляется штамп 10х25 мм с соответствующей отметкой. Указываемые сведения должны совпадать с номером и серией именно того вкладыша, который будет вшиваться в документ. В противном случае он будет недействительным, и все дальнейшие записи о работе не будут учитываться в общий стаж его владельца.
  2. Далее следует заполнить титульную страницу вкладыша личными сведениями о работнике. Внесение данной информации должно основываться на документах, предоставленных сотрудником (паспорт и диплом/свидетельство об образовании). Дата заполнения вкладыша должна совпадать с днем его оформления.
  3. В завершение следует аккуратно вшить вкладыш в трудовую книжку. Сделать это необходимо своевременно, так как ответственность за то, что вкладыш не вшит в трудовую книжку, лежит на работодателе, и за свою халатность он будет оштрафован.

Основных правил прикрепления вкладыша не существует, однако на практике пришивать его следует так:

  • трудовая книжка разворачивается между последним листом и обложкой>
  • вкладыш разворачивается посредине>
  • шилом или толстой иголкой прокалывается по два отверстия в середине вкладыша и между обложкой и последним листом в трудовой книжке>
  • при помощи иголки и плотной нитки белого или черного цвета вкладыш пришивается к основному документу (нитка пропускается сквозь отверстия несколько раз так, чтобы ее концы были внутри вкладыша, а не снаружи трудовой книжки)>
  • нитка, скрепляемая трудовую книжку и вкладыш к ней, завязывается на несколько крепких узлов.

Ошибки при вшивании вкладыша

Вшить вкладыш довольно просто, однако это необходимо делать после того, как была правильно проставлена его серия и номер на титульной страничке трудовой книжки.

Иногда кадровики спешат и сразу пришивают вкладыш, а после начинают его заполнять. Это нередко приводит к тому, что в результате сведения вкладыша различаются от данных на титульной страничке основного документа. В связи с этим приходится откреплять вкладыш, делать исправления в трудовой книжке, что само по себе является хлопотным делом.

Если все же сотрудник кадрового отдела поторопился и сделал ошибку, он должен аккуратно при помощи ножниц открепить вкладыш от трудовой книжки. Далее в трудовую книжку вшивается новый, заранее заполненный, вкладыш (без прокалывания дополнительных отверстий) с указанием его серии и номера на титульной странице основного документа. Испорченный вкладыш уничтожается, и по этому факту составляется акт, аналогичный бумаге об уничтожении испорченных трудовых книжек.

Читайте также:  Обязанности работодателя по ведению и хранению трудовых книжек

Еще одной распространенной ошибкой неопытных кадровиков, которые не знают о том, как вшить вкладыш к трудовой книжке, становится отрывание его обложки. Делать этого нельзя. Это объясняется тем, что бланк вкладыша утвержден законодательством, и любое его видоизменение (удаление обложки, вклеивание или вырывание листов) является незаконным и может послужить причиной для отказа в оформлении пенсионного пособия его владельцу. Вкладыш должен быть пришит к трудовой книжке в том виде, в котором он приобретается.

За первый вкладыш работодатель может потребовать у работника оплату. Если же бланк был испорчен кадровиком, оплата следующего вкладыша не взимается с сотрудника.

Оформление вкладыша к трудовой книжке

Оформляется вкладыш в той организации, которая обнаружила отсутствие свободного места в трудовой книжке и не может внести какую-либо новую запись. Заполнение данного документа ничем не отличается от оформления записей в трудовой книжке, и все отметки делаются в соответствии с Трудовым кодексом. Однако нумерация первой записи во вкладыше должна продолжать нумерацию в основном документе и не может начинаться заново.

Кроме того, как вышить вкладыш в трудовую книжку, кадровый работник должен знать, что титульный листок вкладыша заполняется так же, как и титул в трудовой книжке. Кадровик может просто переписать информацию с основного документа, однако все же желательно придерживаться правил трудового законодательства и потребовать у работника его паспорт и свидетельство об образовании. После оформления титульной странички вкладыша на ней должна быть поставлена фамилия и подпись лица, ответственного за оформление данных документов, и подпись хозяина трудовой книжки. Заполненный вкладыш вносится в книгу учета трудовых книжек с указанием его номера и серии.


Инструкция: заполняем вкладыш в трудовую книжку

Для чего нужен

Трудовая книжка содержит всю информацию о работе в течение жизни. Установленная законодателем форма включает 10 разворотов. Если человек неоднократно менял место работы, свободных граф для внесения записей о карьерных изменениях не остается. А использовать для этого страницы с разворотами для награждений нельзя. Но трудовая книжка подтверждает стаж, поэтому работодатель обязан продолжать внесение записей. Для этого и существует вкладыш.

Нормативная база, в которой прописаны правила и образец, как заполнить вкладыш в трудовую книжку 2020, представлена несколькими документами:

  • Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (определена форма);
  • Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (порядок оформления);
  • Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н (обеспечение работодателей бланками).

Когда выдают

Трудовая — это самодостаточный документ, а вот вкладыш без нее недействителен. О необходимости выдать его сигнализирует ряд событий:

  • отсутствие места для внесения новых сведений на разворотах о работе;
  • потребность продолжать хронологическую фиксацию событий в работе человека.

В 2020 году цена вкладыша в трудовую книжку составляет около 200 рублей. Примерно столько же стоит и бланк трудкнижки.

Постановление Правительства № 225 в п. 38 обязывает работодателя при условии заполнения всех позиций одного из разделов книжки вшить документ. На нанимателя возложена ответственность (п. 45 Правил Постановления 225) за организацию работы в части:

Законодатель не обязывает сотрудника оформлять заявление о предоставлении документа. Ст. 65 ТК РФ предусматривает подобное обращение только для оформления нового экземпляра трудкнижки в случае потери, повреждения или отсутствия.

Работодатель вправе потребовать от сотрудника заявление с просьбой выдать документ, если:

  1. Локальный нормативный акт организации предусматривает заявление как документ, который подтверждает выдачу и использование бланка, — п. 42 Правил к Постановлению Правительства 225. В этом варианте заявление становится обоснованием для выдачи вкладыша сотруднику.
  2. Потребность обосновать способ оплаты расходов на покупку. Пункт 47 Правил дает возможность работодателю получить с сотрудника плату за приобретение бланка, то есть стоимость фактически удерживается из зарплаты (кроме случаев массовой утраты или порчи в процессе оформления, п. 34, 48 Правил).

Кто оформляет

Законодатели четко определили, кто покупает вкладыш в трудовую книжку, — это зона ответственности работодателя. Изготавливают бланки в объединении «Гознак» Минфина РФ. Работодатель заключает со специализированными организациями (юрлица или ИП, отвечающие требованиям Приказа Минфина РФ № 117) договор на покупку. Информация о купленной партии включается в книгу фиксации прихода и расхода, в том числе номер и серия. Применение неоприходованных документов не разрешено.

Как оформить

Инструкция и образец, как оформить вкладыш в трудовую книжку 2020, несложные. Он заполняется аналогично правилам, установленным для трудовой книжки.

Титульный лист содержит следующую информацию:

  • Ф.И.О. сотрудника (полностью, как в паспорте на день внесения сведений);
  • дату рождения;
  • образование и специальность;
  • дату оформления;
  • личную подпись сотрудника;
  • подпись лица, оформляющего бланк, и печать (если она используется в организации).

Документ о профессиональной деятельности и титульный лист содержат идентичную информацию. Дата оформления должна совпадать с фактической. Она совпадает с датой первой внесенной записи.

На титульном листе ставится печать той организации, которая оформила бланк. Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку в 2020 году в развороте для информации о работе содержит данные, фиксирующие:

  • номер записи по порядку — в 1-ую графу;
  • дату внесения записи — во 2-ую;
  • сведения о работе — в 3-ю;
  • данные о распорядительном акте, являющемся основанием, — в 4-ую.

Нумерация записей каждого раздела имеет сквозной характер, то есть является продолжением соответствующих разделов (п. 11, 18 Правил Постановления 225). Например, раздел с информацией о работе заканчивается записью № 17, тогда во вкладыше в аналогичном разделе нумерация записей должна начаться с № 18.

Бланк — документ строгой отчетности, данные подлежащего уничтожению документа (его номер) вносятся в журнал учета. Нельзя допускать исправления или помарки (п. 30 Постановления 225). Если таковые есть, бланк считают испорченным. Необходимо уничтожить его и оформить новый.

Закон четко определил, можно ли иметь две трудовые книжки, — нельзя. А предельное число вкладышей, которые можно оформить, не установлено. Если есть потребность, вшивают 2-ой, 3-ий и т. д., не забыв поставить штамп о его предоставлении с указанием номера и серии.

Как сделать отметку

Правила, определяющие порядок ведения и хранения (Постановление 225), обязывают работодателя вносить в книжки отметку об имеющемся дополнении. Для этого т ребуется проштамповать бланк и обязательно указать номер и серию вкладыша. Место для расположения записи не зафиксировано. Вариантами оформления являются:

  • верхний правый угол титульного листа;
  • внутренняя сторона ее обложки;
  • финальная страница раздела «Сведения о работе».

Правильно оформленный образец записи «Выдан вкладыш в трудовую книжку» выглядит так:

Как вшить

Вкладыш не следует хранить отдельно от трудовой. В этом случае он становится недействительным. Поэтому его вшивают в трудкнижку . Инструкция, как вшить вкладыш в трудовую книжку, законодательно не регулируется, но подклеивать, крепить скрепками не разрешено. Рекомендуется шить, используя иголку и плотную нить.

Некоторые сотрудники кадровых служб вшивают в середину трудовой — этот вариант нельзя причислить к удобным, так как он разделяет записи. Для единообразия сведений рекомендуется подшивать бланк в конце документа о профессиональной деятельности. Если экземпляров несколько, каждый следующий пришивается после окончания предшествующего.

Частые ошибки при оформлении

Алгоритм работы со вкладышем во многом схож с внесением сведений непосредственно в книжку. С ледуйте привычным правилам. И обращайте внимание на ошибки, которые работодатели часто допускают при оформлении бланка:

  • некорректное оформление титульного листа. При обнаружении ошибок бланк нужно списать и оформить новый;
  • ошибочное заведение бланка и внесение записи о нем. Если это произошло, документ изымают, запись о выдаче аннулируют, заверяют подписью должностного лица и печатью. Чтобы отметку сделать правильно, используйте образец заполнения записи о вкладыше в трудовую книжку;
  • нет сведений в книге движения (информацию вписывают отдельной строкой или вносят номер в графу рядом с номером трудовой сотрудника);
  • оторвана обложка;
  • исправление ошибок или неточностей при первичном оформлении титульного листа;
  • вклеивание;
  • записи в дополнении начинаются с № 1 (по установленным нормам их делают сквозными);
  • отсутствие штампа, указывающего на оформление и выдачу.

Пошаговая инструкция: как вшить вкладыш в трудовую книжку?

Многие вопросы, связанные с трудовыми книжками, к сожалению, законодатель не регламентирует. Это большая головная боль, как для сотрудников отдела кадров, так и для работодателей. Многие вопросы не освещены ни в Трудовом кодексе, ни в инструкциях для кадровиков, ни в правилах ведения и хранения трудовых книжек.

К сожалению, подавляющее большинство сотрудников отдела кадров, даже имея за плечами большой опыт в трудовой сфере не всегда знают, как решить ту или иную проблему, связанную с трудовыми книжками. К таким проблемам относится обязанность вшить вкладыш в трудовую книжку работника.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-46-83 . Это быстро и бесплатно !

Как мы знаем, трудовая книжка представляет из себя важный документ, который закрепляет в себе всю информацию об официальной трудовой деятельности работника. Но, как ни странно, деятельность может быть настолько активной, что предоставленных трудовой книгой бланков, в некоторых случаях. просто не хватает для того, что бы указать очередную запись.

Но вшить просто так – удел неграмотных специалистов. Необходимо соблюсти особенную процедуру, а также знать все необходимые тонкости и нюансы. Если вы еще не обладаете подобной информацией – наша статья для вас просто находка.

Нормативно-правовые документы и акты

Несмотря на то, что ранее мы сказали о том, что ни один нормативно правовой акт не дает разъяснения по поводу того, как именно стоит производить процедуру вшивания бланка, некоторый из актов в трудовой сфере законодательства все же говорит о том, как поступать в ситуации, если листы в трудовой просто на просто закончились.

Данной статьей устанавливается факт возможности вшивания бланк в трудовую книжку, но только в случае если остальные страницы закончились. Самовольное вбивание бланка в трудовую, в которой еще осталось свободное место, считается порчей трудовой книжки и документ будет подлежать восстановлению в виде выдачи дубликата (см. тут).

Читайте также:  Как происходит подсчет трудового стажа?

Пошаговая инструкция

Несмотря на то, что вшивание одного листа занимает примерно от десяти до пятнадцати минут, эта процедура обладает рядом нюансов.

К сожалению не вес кадровики и работодатели знакомы с ними, да и, по правде сказать, ознакомиться с ними весьма проблематично, ведь они не предусмотрены законом, однако существует четкий регламент, который должен соблюдаться и незнание его шагов не освобождает от ответственности. Поэтому, рассмотрим более внимательно данные этапы.

Для того чтобы правильно вшить бланк в трудовую, вам понадобится выполнить следующие действия:

  • специалист отдела кадров должен осмотреть вашу трудовую на предмет нахождения в ней незаполненных страниц;
  • далее он должен получить новый чистый бланк в отделе кадров или у работодателя;
  • регистрирует его в специализированной книге организации;
  • ставит на бланк соответствующий штамп;
  • заполняет его;
  • заполняет титульный лист вкладыша;
  • ставит нужную запись под нужной нумерацией.

На этом этапы вшивания бланка закончены, теперь стоит разобраться в нюансах.

В какое место вшивать?

Неопытные сотрудники одела кадров понятия и не имеют, куда нужно вшивать бланк. Многие пытались прилепить его к титульному листу, к оборотной стороне книги, по центру или же просто вложить без использования ниток и иголки.

На самом деле в бланке проделываются дырки на таком же месте, как и в бланках книжки. Пришивается бланк к развороту, где имеется последняя страница трудовой. Прошивается аккуратными стижками, желательно черными, синими или серыми нитками. На этом процесс вшивания завершен.

Чем именно подшивать?

Многие используют различные инструменты вплоть до дырокола, но на самом деле, единственным правильным инструментом для вшития является обычная иголка и нитка.

Также в вашем деле вам поможет обычное, не тонкое шило. Шилом вы должны аккуратно проделать дырки в нужных местах на бланках, а затем используя иголку и нитку нейтральных тонов – просто закрепить бланк.

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку нитками: образец работы на видео:

Что делать если нет штампа?

Штамп в обязательном порядке должен иметься в организации. Но часто бывает так, что юридическое лицо только начало функционировать, а штамп просто еще не сделан. В этом случае можно воспользоваться двумя вариантами развития событий.

Первое – это срочно заказать штамп и получить его в течение дня или на следующий день.

Ручкой синего или черного цвета разборчивым почерком вы пишите фразу «вкладыш выдан» а также ставите дату и подпись.

Если возникли ошибки при сшивании

Часто бывает так, что бланк пришит не в том месте, или же новый бланк заполнен не правильно. Что же делать в таких ситуациях сотруднику отдела кадров. В первую очередь не паниковать и рационально отнестись к ситуации.

Если бланк неправильно пришит – осмотрите трудовую, если есть возможность его отсоединить без порчи трудовой – сделайте это, а бланк уничтожьте.

Если нет возможности отсоединить бланк, то вам придется восстанавливать трудовую книжку работника, то есть делать ему дубликат.

В случае если в бланке допущены орфографические ошибки и их можно исправить – постарайтесь аккуратно сделать это путем зачеркивания или исправления или перепишите заново. Если же ошибок много и их устранение причинит грязь в трудовой – то также постарайтесь без причинения вреда трудовой вытащить бланк и уничтожить его.

Взамен вытащенным бланкам вы должны с большей долей внимательности вставит новые.

Можно ли использовать вместо вкладыша что то другое?

Законодатель не оговорил возможности использования вместо бланка новой трудовой. Но если внимательно изучить некоторые статьи законодательства в сфере трудового права, можно прийти к ряду ответов.

Трудовой кодекс в статье 66 говорит о том, что у работника должна иметься одна трудовая книжка (подробнее тут). То есть если работник заводит вторую трудовую книгу, то автоматически он начинает противоречить главному акту нашей страны о труде.

Также стоит помнить о том, что ведение второй трудовой книжки может быть расценено как подделка документов и такая практика в последние годы встречается довольно часто. Да и пенсионный фонд при подсчете вашего общего трудового стажа примет у вас только одну трудовую. Поэтому вопрос о ом можно ли использовать вместо бланка трудовую книжку отпадает сам сбой.

Заключение

Настоящий работник отдела кадров (об ответственном за трудовые книжки — тут) должен разбираться во многих тонкостях и быть готовым к любым событиям. Поэтому если вы являетесь сотрудником отдела кадров, уделите этой статье пристальное внимание. Также, если вы работник и видите, что скоро ваша трудовая книжка закончится – также не проходите мимо этого материала.

Внимательность и аккуратность – лучшие союзники работников отдела кадров не только в этой ситуации, но и в принципе в их работе.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-46-83 (Москва)
+7 (812) 425-67-01 (Санкт-Петербург)

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка — важный документ, на страницах которого содержится информация о трудовой занятности человека на протяжении всей его жизни. Стандартная трудовая книжка содержит десять разворотов страниц для внесения сведений о трудовом пути ее владельца. Иногда этого объема становится недостаточно для записи всех данных, а использовать с этой целью страницы, предназначенные для «сведений о награждениях», категорически запрещено. Для продолжения записей об истории занятности используется отдельный специальный вкладыш, форма которого утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», а как правильно заполнять вкладыш к трудовой книжке, можно узнать в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Вкладыш

По сути он является продолжением трудовой книжки, поэтому как образец заполнения вкладыша в трудовую книжку в 2020 году можно использовать основные страницы. Бланк вкладыша имеет свои отдельные серию и номер и является документом строгой отчетности, но не может быть действительным без основной ТК. Если заканчивается место для записей о работе и на страницах вкладыша, то можно использовать еще один. Приобрести, учесть и заполнить вкладыш должен работодатель, у которого в реальном времени хранится трудовая книжка работника. Впоследствии стоимость бланка удерживается из заработной платы работника (с обязательным предварительным уведомлением). Сведения о вкладышах заносятся в специальный журнал учета, хранящийся в отделе кадров, с записью уникального номера и серии бланка.

Выдача вкладыша в трудовую книжку, образец заполнения

Достаточно посмотреть на титульный лист основного документа, чтобы понять, как оформить образец вкладыша в трудовую книжку. Трудовая книжка и титульный лист вкладыша должны содержать дублирующую актуальную информацию. Заполнять титульный лист следует аккуратно.

Помарки и исправления не допускаются, в случае ошибки бланк считается испорченным и подлежит утилизации. Поскольку вкладыши — документы строгой отчетности, номер испорченного бланка обязательно фиксируется в журнале учета. Кстати, поэтому запись о наличии вкладыша, его серию и номер в трудовую книжку рекомендуется заносить уже после вшивания правильно заполненной вкладки. Если надпись о вкладыше была все-таки сделана заранее, то в нее необходимо внести соответствующие поправки.

В дальнейшем исправления на листах вкладыша вносятся по тем же правилам, что и в основном документе. Основной образец, как заполнять вкладыш в трудовую книжку, — это сама трудовая книжка. Обязательно ставится дата заполнения титульного листа, которая соответствует началу использования вкладыша, и печать организации-работодателя. Записи на листах вкладыша должны продолжать общую текущую нумерацию, а не начинаться с номера 1. С того момента как трудовая книжка дополняется вкладышем, записи можно делать только на его листах. Все записи заверяются подписью кадровика и печатью организации-работодателя.

Известны случаи, когда для продолжения записей в ТК вклеивается бланк новой трудовой книжки. Это неправильно. Трудовая книжка с номером и серией у человека может быть одна. Возможность получения новой или другой трудовой книжки взамен закончившейся законодательством не предусмотрена. Для продолжения ведения записей должен использоваться исключительно соответствующий нормам бланк вкладыша. Также не разрешается подшивать или приклеивать в трудовую книжку отдельные чистые листы. Для продолжения корректного ведения записей следует использовать чистый бланк-вкладыш, содержащий девять разворотов «сведений о работе» целиком.

Иногда, чтобы не оставлять пустые страницы и не вшивать громоздкий вкладыш, кадровики вычеркивают в основном бланке в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово, заменяют его на слово «работе» и продолжают ведение записей. Это категорически запрещено. Если никаких наград у работника не было, то в бланке трудовой книжки должно остаться десять чистых разворотов, предназначенных для внесения «сведений о награждениях», а записи о работе должны быть продолжены на соответствующих листах вкладыша. Надо напомнить, что выжимка из правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей содержится на двух последних листах трудовой книжки.

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку 2020. Титульный лист

Трудовая книжка и титульный лист вкладыша должны содержать одинаковую актуальную информацию. В этом вопросе необходимо следовать официальной инструкции. В центральной части титула находятся несколько граф для записи имени, отчества, фамилии работника, которому принадлежит трудовая книжка. Ниже указывается дата рождения и специализация работника. Трудовая книжка и, соответственно, вкладыш должны содержать информацию о месте учебы сотрудника либо указываться полученное образование. Поскольку образование — это (в некоторых случаях) основание для принятия работника на соответствующую должность. Должность вписывается в графы листов «сведения о работе». Как обычно, на этих страницах вкладыша фиксируются порядковый номер записи (во вкладыше нумерация продолжается, а не начинается заново), дата, а также приказ (с номером и датой), отражающий прием сотрудника на работу.

Читайте также:  Исправление неправильной даты в трудовой книжке

Выдан вкладыш в трудовую книжку запись, образец, инструкция по вшиванию

Вкладыш без основной трудовой книжки недействителен. Для качественного и надежного скрепления бланков используется метод вшивания. Вкладыш вставляется в развернутом виде между последней страницей и обложкой трудовой книжки. Для расположения вкладыша специального регламента нет. Шилом делается несколько сквозных отверстий, через которые плотной нитью вставка прикрепляется к основному бланку. Концы нити закрепляются внутри переплета узлами. Опечатывать эту конструкцию ни бумажной пломбой, ни тем более сургучом не требуется.

Трудовая книжка может быть дополнена любым количеством вкладышей, столько, сколько нужно для внесения необходимых актуальных сведений. Для титула каждого как образец заполнения вкладыша в трудовую книжку 2020 или любого другого года служит титульный лист основной ТК. Важное замечание: все вкладыши вшиваются в том виде, в каком были выпущены из типографии. Отрывать бумажную обложку с них нельзя.

Запись о вкладыше в трудовую книжку: образец заполнения

Трудовая книжка должна также иметь объявление о наличии вкладыша. Для удобства существует и часто используется небольшой прямоугольной формы штамп в три строки «Выдан вкладыш. Серия. Номер». Если штампа нет, то допускается делать надпись от руки, используя шариковую ручку с синей или фиолетовой пастой. В обязательном порядке указываются серия и номер вкладыша. Месторасположение надписи (штампа) четко не регламентируется, главное — ничто не должно эту отметку скрывать, запись должна быть понятной, а информация с оттиска читаемой.

Образец, как заполняется вкладыш в трудовую книжку и делается запись о его наличии

После подробного рассмотрения правил о том, как трудовая книжка может быть дополнена вкладышем, стоит свести вышеперечисленное к списку, что нужно запомнить.

  1. Отрывать обложку вкладыша.
  2. Исправлять ошибки при первичном заполнении титульного листа вкладыша.
  3. Вклеивать новый бланк трудовой книжки в закончившуюся старую книжку.
  4. Актуальная трудовая книжка не может быть дополнена отдельными чистыми листами.
  5. Вместо использования вставки вычеркивать в основном бланке в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на слово «работе».

Важно помнить, что трудовая книжка обязательно должна быть вместе с вкладышем. Без нее сам по себе вкладыш, даже заверенный подписями и печатями, недействителен. Из этих документов в комплексе можно будет узнавать о работе и трудовых навыках владельца. Нумерация записей на страницах вкладыша не начинается заново, а продолжает уже начатую в основной трудовой книжке, которую следует принять за образец, как заполнить вкладыш в трудовую книжку 2020 года. Разрешено делать переносы для записей со страниц основной трудовой книжки на вшитый лист с того места, на котором запись обрывается. Документ непременно надо зарегистрировать в книге учета движения трудовых книжек, указав его серии и номера.

Как вшить и оформить вкладыш в трудовую книжку – образец заполнения и правила заполнения

Вкладыш в трудовую книжку, как и сама она, является документом, который подтверждает трудовую деятельность работника и его стаж. Его оформление и ведение подчиняется строгим требованиям нормативных документов. Рассмотрим основные правила выдачи, ведения и оформления вкладыша, типичные ошибки, которые допускают работодатели.

Условия выдачи вкладыша

Если закончилось свободное место в трудовой книжке, и она подошла к концу, возникает закономерный вопрос – нужно ли продолжать записи и как это делать. Ответ на него предоставляет п. 38 Постановления Правительства от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее также Постановление Правительства).

При заполнении всего свободного пространства в любом из разделов основного документа работника осуществляется выдача вкладыша в трудовую книжку. Он выдается при невозможности внести запись о деятельности или награждениях работника по причине отсутствия свободного места. При этом важно иметь в виду, что он – лишь дополнение книжки и сам по себе не является документом.

Оформление вкладышей в трудовую книжку (их выдача) осуществляется работодателем в силу обязанности иметь в своем распоряжении достаточное количество бланков данного документа, предусмотренной п. 44 Постановления Правительства. О выдаче делается соответствующая отметка в приходно-расходной книге и книге учета движения книжек и вкладышей. Формы утверждены Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (Приложение № 1 и № 2).

Оформление вкладыша

Оформление и заполнение вкладыша производится по общему правилу, установленному п. 38 Постановления Правительства № 225.

Форма рассматриваемого бланка устанавливается Приказом Минфина от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках» и должна строго ему соответствовать.

Бланк документа печатается на предприятиях Гознака и имеет утвержденные степени защиты на момент их выпуска. Он содержит серию документа и его номер в целях возможности его индивидуализации и выявления подделок.

О необходимых записях во вкладыше в трудовую книжку также скажет его утвержденный образец. В нем должны быть указаны сведения о владельце:

  • ФИО полностью (все в отдельных соответствующих графах);
  • число, месяц и год рождения;
  • полученное образование и специальность;
  • день, месяц и год заполнения;
  • подписи владельца и ответственного должностного лица (от имени работодателя).

На первой странице предусмотрено место для проставления печати работодателя. Однако индивидуальные предприниматели печать иметь не обязаны, а несколько лет нет такой обязанности и у хозяйственных обществ (если иное прямо не установлено законом). В таком случае, как разъяснило Министерство труда в своем Приказе от 31.10.2016 № 589н, проставление печати не обязательно.

Далее в документе имеется два раздела, в один из которых заносятся сведения о деятельности, в другой – наградная информация на работника.

Ведение документа осуществляется на основании двух основных документов:

  1. Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства № 225;
  2. Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Остановимся на особенностях нумерации страниц вкладыша и записей в нем, а также проставлении соответствующего штампа о его оформлении.

Нумерация

Поскольку вкладыш – приложение к трудовой книжке и ее продолжение, возникает вопрос о нумерации его страниц и соответствующих записей в нем. Нумерация его страниц осуществляется на стадии выпуска его на предприятии Гознака, потому не представляет сложности для работодателя. Нумерацию записей необходимо продолжать, а не начинать сначала, а значит и записи должны иметь сквозной (продолжающийся) порядок.

Трудовая и вкладыш в нее могут содержать запись под одинаковым номером. Такая ситуация может складываться лишь в одном случае: когда полностью запись не уместилась и продолжается в приложении. Например, в книжке может быть указано наименование организации, куда принимается работник, а далее (во вкладыше) занимаемая им должность.

Проставление штампа

Факт оформления вкладыша на основании п. 39 Постановления Правительства № 225 должен быть зафиксирован в трудовой книжке. Проставляется штамп «Выдан вкладыш», указывается его индивидуальные данные (номер и серия).

Следуя букве закона, в документ необходимо ставить именно штамп, но и ручная запись не повлечет недействительности вкладыша. Место его размещения определяется ответственным должностным лицом, исходя из наличия свободного пространства. Чаще всего отметка проставляется в правом верхнем углу титульного листа (первой страницы) книжки.

Целесообразно полностью оформить вкладыш надлежащим образом, проверить его, убедиться в правильности заполнения и внесенных данных. Лишь после этого следует ставить соответствующий штамп на книжке.

Инструкция по вшиванию вкладыша

После оформления необходимо вшить вкладыш в трудовую книжку. Относительно данной процедуры законом также не установлено никаких правил, в связи с чем кадровые службы руководствуются практикой трудовых отношений и вопросами целесообразности.

Отсутствие правового указания на то, куда вшивать вкладыш, позволяет выполнять эту процедуру по усмотрению ответственного должностного лица, руководствуясь удобством исполнения. Это может быть начало или конец документа, его середина (с технической точки зрения представляется наиболее удобным).

Неурегулированным с правовой точки зрения остается и вопрос, как следует вшить вкладыш, каким способом и с применением какой техники. Обычно его подшивают обычными нитками вручную, без применения каких-либо специальных технических средств. Независимо от количества вкладышей каждый из них должен быть последовательно (один за другим) подшит к основной книжке.

Типичные ошибки

Работодатели, уполномоченные по кадрам подразделения и должностные лица порой допускают типичные ошибки, такие как:

  • оформление новой книжки при окончании места в предыдущей вместо вшивания вкладыша в действующий документ;
  • использование свободного пространства трудовой книжки в иных разделах (как правило, внесение записей о трудовой деятельности лица в раздел о его награждениях);
  • отсутствие штампа в книжке, фиксирующего факт оформления и выдачи вкладыша.

Не допустить данные ошибки позволят действующие правила и инструкция по оформлению и ведению этих трудовых документов, а также образец заполнения вкладышей.

Сложнее обстоят дела с частными случаями, когда решение вопроса неочевидно и прямо не проистекает из правовых норм. Так, например, распространен на практике вопрос, как заполнить вкладыш в трудовую книжку в части раздела об образовании его владельца.

В ходе трудовой деятельности физического лица он может неоднократно получать образование и приобретать специальности. Сведения о вновь приобретенном образовании заносятся в трудовую. Есть ли необходимость вносить всех их во вновь заводимый вкладыш? Занесению во вкладыш подлежат все записи. Основание такой позиции – указание закона на необходимость ведения вкладыша по правилам ведения самой книжки.

Еще одна типичная ошибка – попытка занести во вкладыш сведения об уровне образования в соответствии с действующими стандартами. Сейчас отсутствует такое понятие, как начальное профессиональное образование. С точки зрения правоприменителя, во вкладыш необходимо вносить сведения в том виде, в каком они указаны в дипломе, аттестате или свидетельстве об образовании.

Вкладыш – лишь приложение к трудовой книжке, ее дополнение, и недействителен отдельно от нее. Он оформляется и заполняется в соответствии с правилами ведения самой книжки с учетом особенностей, установленных именно в отношении вкладыша. Избежать ошибок в его заполнении позволит четкое следование требованиям Правил ведения и соответствующей Инструкции.

Ссылка на основную публикацию