Как происходит уничтожение бланков трудовых книжек

Как правильно списать и ликвидировать трудовую книжку?

Трудовая книжка уже не первый десяток лет признается важнейшим документом для человека, осуществляющего трудовую функцию.

Трудовые книжки хранят информация о местах вашей работы, о награждениях или порицаниях, о ваших увольнениях и прочих жизненных моментах.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-47 . Это быстро и бесплатно !

Общая информация

Наши трудовые книжки как зеницу ока хранят в отделе кадров каждой организации, в которой мы осуществляем трудовую деятельность. Посмотрите свою трудовую книжку – видите, как аккуратно в ней сделаны записи, различные подписи и пометки.

Многие законодательные акты требуют аккуратного обращения сотрудником кадровиков к трудовым книжкам. По сути, это своеобразное лицо организации, которое уволившийся работник понесет показывать в новое место.

Но иногда от кадровиков не зависит правильность и аккуратность ведения и хранения трудовых книг.

Различные природные явления, старость и иные факторы беспощадны к клочкам бумаги и иногда, некоторые трудовые, которые даже не подлежат восстановлению отправляются в мусорный бак.

Почему так происходит, а даже если и происходит, то в каком порядке, мы рассмотрим в нашем материале.

В каких случаях можно списать?

Практика ведения трудовых книжек знает множество случаев в соответствии с которыми трудовые просто напросто списывались с учета.

Различные природные явления могут внести свою лепту.

Наводнения, землетрясения, пожары…

Все это не самым лучшим образом влияет на бумагу, а значит, возможно списание документов, пострадавших в результате природных катастроф.

Но помимо природных катастроф существуют также катастрофы техногенные. В результате столкновения с ними человек рискует остаться и вовсе без упоминания о том, где работал. Техногенные катастрофы включают в себя ядерные взрывы и иные аварийные ситуации.

Несмотря на то, что современная трудовая книжка получила свой обыкновенный вид еще в 2004 году, у многих сохранились трудовые старого образца. Например, работник с трудовой книжкой конца девяностых наверняка не может обеспечить документу должный вид. С годами бумага треплется и приходит в негодность, а такие трудовые книжки подлежат также списанию.

Помимо старости основанием для списания является и иная порча документов – сырость в помещении, неаккуратное обращение – все это свидетельствует о том, что судьба трудовой книжки решена – она подлежит только списанию.

Как видите, множество случаев могут повлиять на судьбу вашего трудового документа.

Как списать испорченный бланк?

Как списать испорченную трудовую книжку? Для того, чтобы сделать это по всем правилам, установленным в законодательстве, а именно в постановлении правительства о хранении и ведении трудовых книжек, необходимо выполнить ряд поэтапных действий.

Все они требуют участия сразу нескольких сотрудников отдела кадров, а также самого непосредственно работодателя.

Каждое действие нужно осуществлять в четкое время, следуя изложенному плану, только тогда грамотность проведенной вами работы будет на высшем уровне.

Для того, чтобы списать испорченный бланк, по организации должен быть издан соответствующий приказ, который бы разрешал создание комиссий и проведение списания.

Только после этого можно начинать действовать.

Первым делом вам необходимо провести переучет трудовых книжек. Осмотрите все хранящиеся у вас документы. Экземпляры, которые имеют презентабельный внешний вид трогать не нужно, отложите их в сторону.

А вот устаревшие трудовые книжки, потрепанные, испачканные или перечеркнутые внутри должны быть отправлены на осмотр.

Глава отдела кадров из своих подчиненных должен создать специализированную комиссию. Законодатель диктует нам следующее название – инвентаризационная комиссия. Данной комиссией пересматриваются оставленные для списания экземпляры и еще раз утверждаются на списание.

Теперь необходимо составить соответствующий акт о списании. О том, как правильно составить этот документ поговорим в следующем пункте.

Состоит данная комиссия из тех же членов, что и предыдущая, но оформляется факт ее создания отдельным приказом.

К составленному акту комиссия прикрепляет все бланки трудовых, которые не были по какой либо причине использованы.

Далее документы уничтожаются. Сделать это нужно так, чтобы ни одна трудовая книжка не уцелела и у кого-то не появилось два документа о труде.

Акт списания

Акт на списание трудовой книжки – документ чрезвычайно важный, правда в законодательстве нет ни одного упоминания о том, как на самом деле он должен выглядеть.

Все составляют данный акт от руки и произвольно.

Мы вывели лишь ряд правил, которые должны быть присущи данному документу:

  • в нем должно содержаться полное название организации;
  • в центре должно крупными буквами быть написано название самого акта;
  • также не забываем вписать саму дату, когда акт был написан;
  • в акте должен быть кратко изложен весь процесс, касающийся списания трудовых;
  • обозначается количество списанных документов, а также причины списания каждого;
  • не забудьте перечислить состав комиссий по инвентаризации и ликвидации;
  • заканчиваться документ должен постановкой печати и подписями всех участников списания трудовых книжек.

Стоит заметить что данный акт составляется на листах А4, в двойном экземпляре. Пишется черной или синей ручкой при отсутствии бланка.

Как происходит уничтожение?

Сегодня в крупных городах существует множество служб, которые за деньги готовы помочь вам избавиться от документов.

Делается это не бесплатно, но быстро и качественно.

Если у вас нет желания платить за работу, которую без труда можно сделать самим – то дерзайте.

Избавиться от трудовых можно двумя способами. Во-первых, такие документы без труда можно порвать на кусочки и поджечь.

Второй способ – это шредировнаие. Специальная машина измельчает бумагу до состояния, когда просто невозможно прочитать содержимое в ней.

Что делать, если работник не явился за трудовой?

В случае, если работник не явился за трудовой книжкой и в ваших архивах завалялся трудовой документ – не спешите от него избавляться. Трудовой кодекс предлагает отправить трудовую по почте по указанному в ней адресу заказным письмом. Если подобное действие не представляется возможным, найдите способ связаться с обладателем трудовой или его родственниками.

Если связь потеряна, не спешите расставаться с документом. По положениям трудовых нормативных актов, книжка должна оставаться на предприятии до момента, пока за ней не явится либо сам бывший работник, либо кто-то из его родственников или представителей.

Заключение

Избавиться от трудовых книжек правильно – тоже искусство. Проводить подобные мероприятия нужно как можно чаще. Время не жалеет бумагу, главное, чтобы остались намного более ценные вещи – забота о сотрудниках организации в лице кадровиков и тщательное выполнение своих трудовых обязанностей.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-59-47 (Москва)
+7 (812) 467-40-53 (Санкт-Петербург)

Акт об уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

При трудоустройстве работников работодатель обязан заполнять их трудовые книжки и хранить их у себя. Этот документ относится к бланкам строгой отчетности, поэтому вносить в него записи необходимо очень аккуратно. Если книжка была заполнена с ошибками или испортилась по причине каких-либо аварий и природных катастроф, то ее и вкладыш к ней необходимо уничтожить. При проведении процедуры составляют акт уничтожения бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Основания для уничтожения книжек

Законодательное регулирование ведения трудовых книжек осуществляется следующими актами:

  • Правилами ведения трудовых книжек, утвержденными Пост. Правительства РФ от 16-04-2003 г. №225;
  • Инструкцией по заполнению трудовых книжек, содержащейся в Пост. Минтруда РФ от 10-10-2003 г. №69.

Трудоустраиваемый сотрудник должен отдать свою книжку работодателю на хранение. Если гражданин заключает трудовой контракт впервые, то сам работодатель обязан завести ему этот документ.

Списать и впоследствии уничтожить книжку кадровый работник обязан, если имели место такие ситуации:

  1. По его вине бланки трудовой были повреждены. К примеру, во время внесения записей в бланк сотрудник допустил ошибку, но сразу же ее увидел. В этом случае требуется уничтожить испорченный бланк. Во время процедуры заполняют акт списания и уничтожения трудовых книжек. Если испорченных бланков «накопилось» несколько, то необходимо списать и уничтожить их все.
  2. Трудовые книжки повредились вследствие аварий и стихийных бедствий (наводнение, пожар, прорыв трубы канализации, обвал здания и т.д.).

Коротко о комиссии по списанию трудовых книжек

Такая комиссия должна состоять минимум из трех человек. Цель ее создания — подтвердить необходимость уничтожения документов. В состав могут входить такие сотрудники, как специалист по кадрам, бухгалтер, завхоз и т.д. Руководство организации может самостоятельно закрепить состав комиссии.

  • проведение инвентаризации книжек;
  • подтверждение того, что они действительно должны быть уничтожены;
  • обязательное присутствие на процедуре уничтожения испорченных бланков;
  • подписание акта.

Способы уничтожения документов

Подвергшиеся порче документы могут быть уничтожены такими способами:

  • посредством измельчения на специальном аппарате — шредере;
  • путем сожжения;
  • разрезанием на мелкие кусочки ножницами (если документов не большое количество).

Можно обратиться в специальные организации, которые занимаются хранением документов и их последующим уничтожением. К этому способу целесообразно прибегать тогда, когда документов очень много.

Как правильно составить акт

Документ не имеет унифицированного бланка. Форма его произвольная, однако есть стандартная структура для актов:

  1. Наименование компании или предприятия, где требуется уничтожить трудовые книжки.
  2. Название документа.
  3. Номер, который присвоили данному документу.
  4. Город или другой населенный пункт, дату подписания акта.

  • Перечисление должностей, ФИО и членов комиссии.
  • Временной интервал, за который накопились испорченные трудовые книжки, или дата, когда они были испорчены, если это случилось в определенный день.
  • Причины, по которым книжки подверглись порче.
  • Количество бланков и вкладышей к ним, их номера.
  • Способ, которым были уничтожены трудовые книжки.
  • Подписи членов комиссии.
  • Читайте также:  Считаем стаж работы по трудовой книжке

    Некоторым организациям удобнее оформлять список испорченных трудовых книжек в виде таблицы, куда вписывают номера документов и причины их порчи.

    Важно! Можно написать акт от руки, но для большей читаемости рекомендуется использовать машинописный вариант. Компаниям, где списывают и уничтожают трудовые часто, удобнее использовать бланк.

    Если документ был создан с ошибками

    Если при написании акта была допущена и замечена ошибка, то ее нужно исправить следующим образом:

    • зачеркнуть ошибку аккуратно;
    • сверху надписать верный вариант;
    • рядом поставить «Исправленному верить»;
    • расписываются члены комиссии.

    Если ошибок и неточностей много, то целесообразно сформировать новый документ, а старый уничтожить.

    Как происходит уничтожение бланков трудовых книжек

    Существует масса обязательств руководителя, связанных с книжками работников. Работа с данными документами является очень ответственным делом, так как именно трудовая дает право гражданину получать хорошую пенсию, насчитывая определенный стаж. Исходя из этого, ведение подобных бланков имеет правила и инструкции, нарушение которых может привести к серьезным последствиям. Например, это может повлечь за собой уничтожение трудовых книжек сотрудников.

    Трудовые книжки нового образца

    В России книжки для работников предприятий ввели довольно давно. Но новые, видоизмененные, появились с 2004 года. Главным отличием этих книжек является стандарт, позволяющий защитить документы от фальсификации:

    • водяной знак,
    • ворсинки (ультрафиолет),
    • химическая защита,
    • магнитные характеристики,
    • переплет нитью специального назначения.

    Все это – обязательное и неотъемлемое условие для документа, содержащего сведения о работнике и его деятельности.

    Ранее трудовые можно было приобрести почти в любой торговой точке. Сейчас закон установил правила, по которым определяется небольшое количество организаций, уполномоченных на распространение. К тому же теперь трудовые ведутся исключительно работодателями на всех сотрудников, которые трудятся в компании больше 5 дней. Исключением является:

    • если специалист работает по совместительству,
    • если руководитель – физическое лицо (не ИП).

    Еще одна отличительная черта старых трудовых от новых – это совмещение двух разворотов о поощрениях в один раздел «сведения о награждениях».

    Как приобрести трудовую книжку

    Современные книжки и вкладыши в них для сотрудников компания закупает в определенных местах. Таковыми заведуют:

    Нужно отметить, что требования для них прописываются официальными изготовителями. В обязанности компаний входят:

    • охранная функция,
    • транспортировка,
    • учет,
    • складирование.

    Законные распространители должны продавать бланки и вкладыши государственного образца исключительно работодателям. Для оптовой покупки заранее отправляется заявительное письмо от покупателя в данную организацию и составляется договорное соглашение, где прописывается цена.

    Когда человек приходит в первый раз устраиваться на работу, работодатель оформляет на него новый бланк трудовой за семь дней. При этом с данного сотрудника по закону вычитается сумма, потраченная на закупку документа. Есть случаи, когда руководитель самостоятельно покрывает расходы на книжку:

    • массовое уничтожение,
    • порча бланка.

    В первом случае уничтожение трудовых может произойти по различным причинам (в том числе природные катаклизмы). Во втором причина – это неправильное заполнение первичных данных при оформлении самой книжки.

    Основные правила и ответственность за их нарушение

    Записи в трудовых осуществляются на русском языке – это одно из основных правил. Все книжки сотрудников компании находятся у руководителя или ответственного лица. Существует определенная административная ответственность за невыполнение или нарушение каких-либо правил, касающихся трудовых:

    Выдача самой книжки сотруднику, работающему в компании, по его просьбе запрещена. Исключением является ситуация, когда специалисту нужно предъявить рабочую книжку в фонд пенсионного страхования. Законодательством предписано, что до расторжения трудового договора всю ответственность за трудовую несет руководитель, а значит, и в этом случае тоже. В других случаях работнику необходимо написать заявление на выдачу копии документа, на что работодателю отводится три дня. Копируется каждая заполненная страница трудовой, а затем утверждается печатью, подписью. Также на последнем листе фиксируется, что сотрудник по сей день работает в организации.

    Работодатель может не отдать книжку при увольнении только в двух ситуациях:

    • сотрудник изъявляет нежелание забрать свой рабочий документ,
    • сотрудник просто не явился за рабочим документом.

    По своему усмотрению начальник не имеет никакого права задерживать трудовую работника у себя. Если же это произошло, то владельцу необходимо обратиться в соответствующую инстанцию по охране труда или же в суд. Стоит заметить, что каждое дело имеет свой срок давности, который гражданин должен знать, подавая исковое заявление. В результате проверок вышестоящих инстанций компания может понести огромные убытки в виде штрафных санкций. Говоря о судебных разбирательствах, организация в случае проигрыша должна будет выплатить определенную сумму за вред морального и материального характера.

    Книжки работников, которые не были получены при увольнении по определенным причинам, в том числе в связи со смертью, находятся в организации. По требованию их отдают родственникам. Но существуют соответствующие сроки по хранению трудовых, если они не были востребованы, – пятьдесят лет.

    Законом установлена и уголовная ответственность, связанная с трудовыми книжками. Сюда входят случаи, когда эти документы были использованы с целью причинить вред владельцу или другим гражданам. Также ответственности подвергаются лица, которые вписывают незаконную информацию, заранее зная об этом.

    Учет трудовых книжек в организации

    Каждый бланк и вкладыш трудовой, находящийся в компании, учитывается с особой строгостью. Для этого в организации существуют два определенных документа. Это книги:

    • по приходу и расходу,
    • по учету движения.

    Для ведения данных книг тоже имеются свои правила:

    • нумерация страниц,
    • шнуровка,
    • утверждение подписью, печатью,
    • пломбирование.

    В первый учетный документ вносится информация о получении и расходовании книжек и вкладышей в них. Также в обязательном порядке сюда вносится номерной знак, серия.

    Учет по движению рабочих документов происходит так:

    • ведется регистрация книжек сотрудников (при приеме),
    • ведется регистрация новых оформленных книжек.

    Когда специалист увольняется из компании, ему дают расписаться в личном деле и в документе, учитывающем движения трудовых. В связи с окончанием месяца, сотрудник, который осуществляет работу с книжками, должен отчитаться в бухгалтерию о количестве бланков и вкладышей.

    Порядок уничтожения трудовых книжек

    Самые грубые нарушения при заполнении трудовой – это ошибки, сделанные на первом листе. Если лицо, которое заполняет бланк, зафиксировало ошибочную запись при оформлении новой книжки, то данный документ будет считаться испорченным. Соответственно, такого рода документацию следует утилизировать. Существуют исключения, когда руководители организаций могут пренебречь правилами. Когда сотрудник проработал в компании много времени, а неверные данные заметили достаточно поздно, то ошибка полностью зачеркивается и пишутся правильные сведения. Стоит заметить, что такой способ исправления является довольно спорным.

    После того, как бланк трудовой был испорчен, его необходимо списать и уничтожить. Сама процедура уничтожения трудовой книжки происходит в соответствии с существующими правилами.

    Сначала сотрудник, ответственный за данные действия, вместе с комиссией составляет акт, где прописываются основные аспекты:

    • название организации,
    • число,
    • заголовок,
    • запись о списании бланка,
    • запись принятия решения об уничтожении.

    Помимо этого, в документе необходимо оставить место для утверждения его работодателем, а также других лиц.

    В одном акте может быть прописано списание нескольких непригодных бланков. Для этого нужно написать номер и серию каждого из них. Так как форма составления подобного документа является произвольной, то на усмотрение должностного лица могут быть указаны:

    • город, где находится организация,
    • причины списания,
    • способ уничтожения бланков и вкладышей (сжигание или измельчение в специальном приборе).

    В акт вклеиваются предварительно вырезанные данные трудовых – серия и номер. В дальнейшем составленный акт подшивается в отдельную папку, где хранится длительное время. После того, как неверный бланк списан, сотруднику выдается новый и оформляется по закону без ошибок. Сам же испорченный бланк уничтожается.

    Способы уничтожения испорченных бланков

    К современным способам относятся шредирование – измельчение с помощью шредера (специальной машины). После проведения процедуры остатки отправляются на целлюлозный комбинат. Поскольку приобретать такую аппаратуру для небольших организаций может быть накладно, чаще всего прибегают к услугам специальных компаний. Измельчение можно проводить на мобильном шредере, который привозят непосредственно в организацию.

    Другим методом уничтожения является сжигание. Рекомендуется сжигать испорченные бланки трудовых не на открытом огне или костре, а в котельной. Так можно быть уверенным, что документы сгорят полностью, без остатка. Кроме того, при сжигании на улице остатки могут разлетаться от ветра, что недопустимо.

    Итак, чтобы оформление книжки работника являлось законным, необходимо присутствие самого сотрудника. Если в титульном листе была обнаружена ошибка, то бланк трудовой нужно списать и уничтожить, а взамен предложить новую книжку.


    Путеводитель по кадровому делу: Трудовые книжки. Хранение и уничтожение бланка трудовой книжки (подготовлен экспертами компании “Гарант”)

    Путеводитель по кадровому делу:
    Трудовые книжки. Хранение и уничтожение бланка трудовой книжки

    1. Статья 66 ТК РФ. Трудовая книжка

    2. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225)

    Читайте также:  Как проводятся изменения фамилии во вкладыше трудовой книжки?

    3. Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 31 октября 2016 г. N 589н “Об утверждении разъяснения по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 “О трудовых книжках”

    4. Положение об организации работы с персональными данными федерального государственного гражданского служащего центрального аппарата Федерального агентства по поставкам вооружения, военной, специальной техники и материальных средств и ведении его личного дела (утв. Приказом Федерального агентства по поставкам вооружения, военной, специальной техники и материальных средств от 22 апреля 2011 г. N 116)

    5. Положение о защите персональных данных государственного гражданского служащего Федерального агентства по печати и массовым коммуникациям и ведении его личного дела (утв. Приказом Федерального агентства по печати и массовым коммуникациям от 1 декабря 2010 г. N 584)

    6. Инструкция по кадровому делопроизводству в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору (утв. Приказом Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 30 мая 2008 г. N 372)

    7. Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 “Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения”

    8. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (Утверждено Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР)

    1. Распоряжение об организации хранения трудовых книжек служащих (утв. Указанием оперативного характера ЦБР от 22 января 2004 г. N 8-Т)

    2. Образец приказа о возложении обязанностей по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек (книга Карсетской Е.В.)

    3. Заявка на выдачу бланков трудовых книжек (“Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение”)

    4. Отчет об использовании бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (“Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение”)

    5. Приказ о назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек (“Руководитель бюджетной организации”)

    6. Образец акта об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек (“Отдел кадров коммерческой организации”)

    7. Образец акта об уничтожении бланка трудовой книжки (“Кадровая служба и управление персоналом предприятия”)

    8. Акт об уничтожении испорченного бланка трудовой книжки (“Кадровик.ру”)

    9. Примерная форма акта списания трудовых книжек (подготовлено экспертами компании “Гарант”)

    Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 18 марта 2008 г. N 656-6-0 (об ответственности за сохранность трудовой книжки)

    2. Хранение невостребованных трудовых книжек по правилам (журнал “Кадровая служба и управление персоналом предприятия”, N 2, февраль 2017 г.)

    3. Трудовая книжка: учет и хранение (журнал “Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение”, N 8, август 2016 г.)

    6. Правила хранения кадровых и бухгалтерских документов (журнал “Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение”, N 6, июнь 2015 г.)

    7. Актуальные вопросы работы с трудовыми книжками (“Упрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение”, N 10, октябрь 2014 г.)

    8. Трудовые книжки в аптеке: организуем учет и хранение правильно (“Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение”, N 9, сентябрь 2014 г.)

    9. Покупка, учет и хранение трудовых книжек (“Кадровая служба и управление персоналом предприятия”, N 1, январь 2014 г.)

    10. Ведение и хранение трудовых книжек (“Кадровый вопрос”, N 1, январь 2014 г.)

    11. Все о трудовой книжке (Л.В. Куревина, “Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения”, N 4, 5, апрель, май 2013 г.)

    Решения практических ситуаций

    Ситуация 1: В организации имеются две сотрудницы с одинаковыми именем и фамилией. Одна вышла замуж, и по ошибке инспектор отдела кадров зачеркнул на титульном листе трудовой книжки фамилию и написал новую не той сотруднице. Запись на внутренней стороне обложки трудовой книжки не произведена. Можно ли исправить эту ошибку, или нужно ликвидировать трудовую книжку? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2016 г.)

    Ситуация 2: Организация планирует осуществлять кадровый аутсорсинг – ведение кадровой документации юридического лица сторонней организацией, в частности, заполнение, хранение трудовых книжек. Каким образом организация должна осуществлять хранение трудовых книжек сотрудников сторонних организаций? Существуют ли законодательные требования или ограничения на осуществление такой деятельности по договору аутсорсинга, в частности, в связи с хранением трудовых книжек по месту нахождения организации – исполнителя услуг? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2014 г.)

    Ситуация 3: Уволившийся сотрудник за трудовой книжкой не пришел, согласия на пересылку трудовой книжки почтой не давал. Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой ему было направлено дважды и оба раза было возвращено по истечению срока хранения на почте. Какие действия следует предпринять работодателю в данной ситуации? Нужно ли продолжать направлять уведомления? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, май 2013 г.)

    Ситуация 4: Кто в организации должен нести ответственность за хранение трудовых книжек? (информационный портал Роструда “Онлайнинспекция.РФ”, июль 2016 г.)

    Ситуация 5: При заполнении трудовой книжки работника сотрудник кадровой службы допустил ошибку на титульном листе. У работника данная компания первое место работы. Как правильно оформить работнику новую трудовую книжку? Нужно ли писать на ней, что это дубликат? И какой датой оформлять: датой приема или обнаружения ошибки? (информационный портал Роструда “Онлайнинспекция.РФ”, июль 2016 г.)

    Ситуация 6: Кто в организации должен нести ответственность за хранение трудовых книжек? (информационный портал Роструда “Онлайнинспекция.РФ”, декабрь 2015 г.)

    Ситуация 7: При оформлении пенсий инспекторы в отделениях Пенсионного фонда просят принести оригинал трудовой книжки. Мы отвечаем за хранение трудовых книжек и просто так трудовые на руки никому не выдаем. Как лучше поступить в данной ситуации? (информационный портал Роструда “Онлайнинспекция.РФ”, декабрь 2015 г.)

    Ситуация 8: Работодатель утверждает, что мы должны сами хранить свои трудовые книжки. Когда необходимо сделать в них запись, он забирает книжку на пару часов и возвращает ее обратно. Законно ли это? Разве не должны наши трудовые храниться в отделе кадров? (информационный портал Роструда “Онлайнинспекция.РФ”, декабрь 2015 г.)

    Ситуация 9: Работодатель рассматривает вариант передачи трудовых книжек работников и других кадровых документов сторонней организации, которая может предоставить все условия для хранения вышеупомянутых документов. Правомерно ли хранение данных документов у сторонней организации? Насколько я понимаю в соответствии с трудовым законодательством организация работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек возложена на работодателя (ч. 2 ст. 66 ТК РФ, п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек) и работодатель не имеет права возложить данную обязанность на другое юридическое лицо (информационный портал Роструда “Онлайнинспекция.РФ”, ноябрь 2015 г.)

    Ситуация 10: Нужно ли приказ о назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек переиздавать каждый год или достаточно одного? (“Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения”, N 2, февраль 2015 г.)

    Ситуация 11: Можем ли мы назначить ответственным лицом за работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек бухгалтера? Если да, как оформить передачу ему трудовых книжек и ключей от сейфа, где они хранятся? (“Отдел кадров коммерческой организации”, N 3, март 2014 г.)

    Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.

    Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

    Путеводитель по кадровому делу

    Подготовлен экспертами компании “Гарант”

    Путеводитель по кадровому делу включает тематические подборки правовых норм, судебной практики, разъяснений государственных органов власти, аналитических материалов, практических ситуаций, а также форм документов и образцов их заполнения.

    Быстро разобраться с кадровым вопросом Вам помогут:

    – одновременное наличие различных видов информации по интересующей проблеме,

    – актуальные специально отобранные материалы.

    Трудовые книжки: бланки, покупка, учет, хранение

    • Косульникова Марина | главный бухгалтер ООО «Галан»

    П орядок ведения, учета и хранения трудовых книжек на практике постоянно вызывает споры. Учитывая, что именно трудовая книжка является подтверждением стажа сотрудника, все ошибки, связанные с ее ведением, не лучшим образом отражаются на работнике. Рассмотрим покупку, учет и хранение трудовых книжек, за которые ответственна чаще всего именно бухгалтерия.

    Бланки трудовых книжек и вкладышей

    Впервые трудовые книжки появились в 1919 г. в Москве и Петрограде. Однако уже в 1923 г. трудовые книжки были упразднены, т.к. их заменили удостоверения личности. А с 1926 г. стали действовать трудовые списки, в соответствии с которыми работникам выдавались справки. И только в 1939 г. для всех рабочих и служащих была введена трудовая книжка единого образца. С 1940 г. появился и вкладыш в трудовую книжку.

    В прошлом веке можно было увидеть трудовую книжку колхозника и трудовую книжку старателя, также существовало еще 15 разновидностей трудовых книжек на языках союзных республик.

    В настоящее время действуют новые бланки трудовых книжек и вкладышей 1 . Их формы утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Образцы трудовой книжки и вкладыша можно посмотреть в приказе Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках».

    Защитный комплекс трудовой книжки включает в себя двухтоновой водяной знак, защитные волокна, бумага имеет две химические защиты – от вытравливания и для идентификации подлинности. На листы книжки нанесена гильоширная сетка, невидимая уф-краска, имеется ирисный переход и микротекст. Документ сшит защищенными нитками специальным швом, что исключает возможность замены листов.

    Читайте также:  Как оформлять трудовую книжку впервые: порядок ведения записей

    Порядок приобретения бланков

    Работодатель всегда обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Это следует из п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).

    Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках» (далее – Порядок).

    Важно знать, что с 1974 г. трудовая книжка печатается исключительно на ГОЗНАКе.

    Распространением бланков трудовых книжек занимаются юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, установленным изготовителем (п. 3 Порядка). Они предусматривают организованные охрану, транспортировку, учет и складирование бланков и документов. ГОЗНАК заключил соответствующие договоры и работает над выполнением заказов фирм, которые являются официальными распространителями трудовых книжек и вкладышей в них 2 .

    Работодатели покупают трудовые книжки и вкладыши к ним у изготовителя либо распространителя на основании соответствующих договоров (п. 4 Порядка).

    В бухгалтерском учете покупку трудовых книжек и вкладышей в них отражают следующим образом:

    • Дебет 91 «Прочие расходы» Кредит 60 – приобретены бланки трудовых книжек и вкладышей в них 3 ;
    • Дебет 19 Кредит 60 – НДС по оприходованным бланкам;
    • Дебет 68 «НДС» Кредит 19 – принят к вычету НДС по оприходованным бланкам;
    • Дебет 60 Кредит 51 (50) – оплачены бланки;
    • Дебет 006 – оприходованы бланки трудовых книжек и вкладышей в них.

    Для целей налогообложения прибыли затраты на покупку трудовых книжек и вкладышей могут быть учтены согласно подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (письмо Минфина России от 26.09.2007 № 07-05-06/242).

    Административная ответственность

    Несоблюдение порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек является административным нарушением, за что налагается штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

    • на должностных лиц – от 1000 до 5000 руб.;
    • на предпринимателей – от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
    • на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

    Причем нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

    Назначаем ответственное лицо

    По общему правилу ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил).

    При этом работодатель приказом или распоряжением (см. Пример 1) назначает ответственное лицо по работе с трудовыми книжками (п. 45 Правил). Если в организации есть кадровое подразделение, то это, как правило, его руководитель. Если же такой структурной единицы нет, этим занимается бухгалтер.

    Приказ о назначении уполномоченного лица, отвечающего за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

    Не забудьте условие о работе с трудовыми книжками прописать в должностных обязанностях сотрудника (см. Пример 2).

    Фрагмент должностной инструкции и/или трудового договора

    Учет трудовых книжек

    Учет бланков трудовых книжек и вкладышей

    Все бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 42 Правил). За основу можно взять образец заявки на выдачу бланков, приведенный в Примере 3.

    Заявка на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей

    Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил). Указанный акт оформляют в произвольной форме (см. Пример 4).

    В бухгалтерском учете испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей списывают с забалансового счета 006 «Бланки строгой отчетности»:

    • Кредит 006 – списаны испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей в них.

    Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них

    Сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей, вносят в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей (п. 41 Правил). Форма указанной книги приведена в приложении № 1 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

    Образец заполнения см. в Примере 5.

    По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. При этом следует указать суммы, полученные за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации (п. 42 Правил). Данный отчет составляется в произвольной форме.

    Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

    Отчет об использовании бланков трудовых книжек и вкладышей в них

    Списание трудовых книжек

    Одна из обязанностей работодателей по отношению к сотрудникам – правильное ведение и заполнение трудовых книжек. От этого зависит дальнейший расчет стажа и пенсии, поэтому к оформлению данной документации предъявляют строгие требования, которые нужно соблюдать. Книжка – многостраничный документ с несколькими разделами. Хранится она у работодателя. Существует также особый порядок, касающийся учета книжек. Однако сотрудники, ответственные за работу с этими документами, иногда могут допускать ошибки, поскольку от них никто не застрахован даже при самом ответственном подходе. В этом случае испорченный бланк нужно будет уничтожить, и эта операция требует документального заверения с составлением соответствующего акта. Чтобы его оформить, можно использовать наш образец акта на списание трудовых книжек.

    Общие особенности

    По своему значению трудовая книжка – основной документ, который используют в качестве основания для вычисления стажа и расчета пенсии. Помимо обязательных разделов и страниц, которые в ней присутствуют, также могут использоваться дополнительные вкладыши – если место в каком-то разделе закончилось, но есть необходимость в продолжении записей.

    Документ хранят в организации, где на данный момент трудится работник. Заполняет его работодатель.

    Если человек впервые куда-то трудоустроен и пока не имеет книжки, то работодатель должен ее завести. При увольнении книжку отдают сотруднику на руки.

    Оформление списания

    Ситуации, в которых по каким-то причинам может потребоваться списание книжек, достаточно редки, но иногда всё же возникают. Четкого регламента по этому поводу нет, однако сделать всё равно придется, чтобы не столкнуться с негативными последствиями в будущем.

    Причиной для списания может быть порча самой книжки и ее бланка либо вкладыша. При этом обстоятельства могут быть очень разными – начиная от ошибки кадрового сотрудника и заканчивая стихийным бедствием. Например, пожаром в помещениях, где хранили книжки. В любом случае, нужно выполнить все необходимые действия и проводки по списанию трудовых книжек.

    При уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую их следует списать с забалансового счета – Кт 006.

    Есть определенный порядок, указывающий, как именно должно проводиться списание.

    Учитывая статус рассматриваемых документов, необходимо предварительно созвать специальную комиссию, которая подтвердит, что книжки действительно необходимо списать, а также проконтролирует этот процесс. При этом учтите что:

    • состав комиссии не предусмотрен законодательно, поэтому организация вправе самостоятельно принимать решение по данному вопросу: для определения лиц, которые будут участвовать в комиссии, можно использовать локальные акты в качестве основания либо отдельно издать соответствующий приказ;
    • комиссия проводит инвентаризацию документов, а также присутствует непосредственно во время их уничтожения;
    • после окончания всех действий заполняют акт, подтверждающий эту процедуру. Можно использовать произвольную форму.

    Далее показан образец акта на списание трудовых книжек:

    АКТ

    о списании трудовых книжек

    Составлен комиссией, назначенной приказом генерального директора ООО «Гуру» от 27.09.2018 № 032, в составе:

    · председателя комиссии – начальника отдела кадров И.Ю. Сидорова;

    · членов комиссии – начальника юридического отдела Н.Т. Марфиной;

    · специалиста отдела кадров – И.Н. Зотова.

    Настоящий Акт свидетельствует о том, что указанной комиссией в соответствии с п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», 01.10.2018 были списаны и уничтожены (измельчены с помощью шредера) следующие испорченные в результате неправильного заполнения бланки:

    · трудовой книжки – 1 (один) бланк (серия ТК-V № 123784);

    · вкладыша в трудовую книжку – 1 (один) бланк (серия AT ВТ № 441177).

    Комиссией подтверждена непригодность указанных бланков, вследствие чего было принято решение об их уничтожении.

    Подписи членов комиссии:

    Председатель комиссии Сидорова Ю.И. Сидорова

    Члены комиссии: Марфина Н.Т. Марфина

    Для того чтобы уничтожить книжки, обычно используют специальный аппарат, который измельчает бумаги – так называемый шредер. Однако нет какого-то закона, обязывающего организацию в обязательном порядке иметь такую технику, поэтому при ее отсутствии можно воспользоваться другими вариантами. Допустимо:

    • сожжение бумаг в специально отведенном месте;
    • измельчение их ножницами вручную.

    Также можно воспользоваться услугами специальных фирм, которые готовы уничтожить большие объемы документов.

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

    Ссылка на основную публикацию