Как верно отправить уведомление сотруднику о необходимости явиться за трудовой книжкой

Как верно отправить уведомление сотруднику о необходимости явиться за трудовой книжкой

Кадровый отдел довольно часто пользуется таким способом передачи какого-либо срочного сообщения работнику, как уведомление. С помощью этого документа у руководителя появляется возможность оповещения служащего о появившихся юридически важных периодах. Так, уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой необходимо отправлять сотрудникам в обязательном порядке. Четкого образца такого оповещения не существует – каждый раз характер и основания обстоятельств могут меняться. Поэтому работодатель занимается разработкой каждого отдельно взятого случая в индивидуальном порядке.

Порядок направления уведомлений в зависимости от основания

Случаев, когда руководитель обязан оповестить работника о каких-либо изменениях, происходящих в организации, не так уж и мало. Можно посмотреть на примерах.

Если на предприятии вскоре произойдут перемены в организационно-правовой форме

Иными словами, фирма подвергнется реорганизации. В Трудовом кодексе РФ нет информации насчет того, существует ли необходимость отправлять уведомление о явке за трудовой книжкой в этом случае. Несмотря на это, директор все же должен позаботиться, чтобы в дальнейшем не столкнуться с проблемами, связанными с законом, и сообщить обо всем сотрудникам. Лучше всего сделать это заранее и обязательно в письменном виде.

Соблюдая подобное правило, работодатель сможет не просто избежать последующих вопросов со стороны закона, но и грамотно оформить все документы, связанные с фирмой и кадрами.

На тот случай, если в планы входит реорганизация всей компании, либо произошло ее переименование, то договоры, заключенные с работниками, не требуют каких-либо изменений.

Если филиал организации закрывается

В этом случае все сотрудники подвергаются сокращению. И уведомление явиться за трудовой книжкой должно быть отправлено абсолютно всем работникам заранее, за два месяца, и строго в письменном виде, а также с требованием последующей подписи.

Когда закрывается не вся фирма, а лишь филиал, который не может являться юридическим лицом, то после момента прекращения своей деятельности сама организация продолжает работать. Что касается сотрудников, то их сокращение происходит строго по всем правилам, которые предусмотрены на случай прекращения существования всей компании. Так, письмо работнику о получении трудовой книжки высылается привычным способом.

Кроме того, уволенным работникам не будет предлагаться иное рабочее место. Это является главным отличием от штатного сокращения.

Если нарушается стабильность условий договора, заключенного между работодателем и сотрудником

В этом случае директор первым делом обязан оповестить служащих об изменениях. Делается это не тогда, когда они уже реализовались, а заранее. Как правило, уведомление о получении трудовой книжки руководитель направляет за два месяца до внедрения перемен.

Также оповещение в обязательном порядке должно содержать в себе всю информацию, в связи с которой изменяются договорные условия, и их точную новую формулировку.

Любой работодатель должен быть в курсе того, что работник имеет полное право на высказывание согласия с новыми условиями либо отказа. Если сотрудника устраивают иные правила, то директор должен заключить с ним дополнительное к договору соглашение. А если работник не желает работать, следуя новым условиям, ему предлагается иное рабочее место.

Руководителю следует помнить о том, что вся написанная выше информация включается в содержание сообщения, которое выглядит, как обычное письмо о необходимости получить трудовую книжку.

Как оповестить служащего

Все документы обязательно должны быть переданы работнику, желательно в день сокращения. Но если такой возможности нет, работодатель вправе выслать ему уведомление о получении трудовой книжки и расчета.

Специалисты не рекомендуют долго тянуть в подобных ситуациях, а делать это буквально на следующие сутки. Иначе организации придется осуществлять выплаты работнику за то время, в течение которого была задержана выдача документа о профессиональной деятельности.


Как правильно оформить и отправить уведомление о получении трудовой книжки при увольнении?

При стандартной процедуре расторжения трудового договора с сотрудником никакие уведомления отправлять не требуется. Это может понадобиться только в случае, если работник в силу определенных причин не получил трудовую книжку на руки при увольнении. Отправка уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой или о предоставлении согласия на отправку ее почтой позволяет работодателю избежать ответственности за нарушение норм трудового права.

  • 8 (800) 350-32-81 – Регионы
  • +7 (499) 938-87-49 –Москва
  • +7 (812) 425-68-37 –Санкт-Петербург

Какими правовыми нормами регулируется

Вся процедура расторжения трудового договора с сотрудником строго регулируется Трудовым кодексом. Это сделано для недопущения злоупотреблений со стороны работодателя и сотрудника при расторжении трудового договора.

Трудовая книжка передается работодателю на хранение при приеме сотрудника на работу (на основании ст. 65 ТК РФ). Работодатель обязан выдать документ только после расторжения с работником трудового договора.

Трудовой договор расторгается как по инициативе работодателя, так и по желанию сотрудника или по соглашению сторон. Но независимо от этого действует общий порядок увольнения. Согласно ст. 84.1 Трудового кодекса, сотрудник должен получить в последний рабочий день все заработанные им деньги за период работы (в частности, зарплату, компенсацию неиспользованного отпуска и, если это предусмотрено, – выходное пособие).

Помимо Трудового кодекса, процедура ведения, хранения и заполнения трудовых книжек регламентируется Правилами Постановления Правительства от №225 и Инструкцией Минтруда от 2003 года.

Согласно п. 36 Правил, утвержденных Постановлением Правительства от 2003 года №225, бывшему сотруднику должно быть направлено пись­мен­ное уведомление о необ­хо­ди­мо­сти по­лу­чить тру­до­вую книж­ку, если он не сделал этого при увольнении.

В каких случаях требуется

На основании трактования норм Трудового кодекса ст. 84.1, подготовка и отправка работнику уведомления о необходимости получить трудовую книжку нужна в случае, если он не мог в последний рабочий день получить документ:

  • по личным мотивам;
  • в результате возникновения обстоятельств, на которые стороны не могли оказать никакого влияния.

Приведем перечень типовых ситуаций, требующих отправки уведомления о необходимости забрать трудовую книжку:

  1. Сотрудник отсутствовал на работе в последний рабочий день, трудовой договор с ним расторгнут.
  2. Работник, несмотря на увольнение, отказался от получения трудовой книжки по своим соображениям.
  3. При увольнении осужденного сотрудника: он должен дать согласие на пересылку трудовой или получение ее доверенным лицом. В последнем случае необходима доверенность на представление интересов, которую вправе заверить начальник колонии (по ст. 185 ГК).
  4. При увольнении сотрудника, который был призван для прохождения военной службы. Трудовой договор с ним расторгается автоматически на основании ст. 83 ТК.
  5. В случае смерти работника. При этом уведомление направляется в адрес одного из родственников.

Когда уведомление направлено, с работодателя снимается ответственность за невыдачу трудовой книжки.

Стоит учесть, что в уведомлении работодатель не только оповещает сотрудника о необходимости явиться за трудовой книжкой, но и спрашивает его согласия на отправку трудовой заказным письмом с описью вложения.

При этом, согласно п. 36 Правил №255 от 2003 года, отправка трудовой книжки почтой без предварительного согласия работника не допускается.

Как составить

В законодательстве лишь в общих чертах регулируется порядок действий работодателя в случае отказа сотрудника от получения трудовой книжки или при невозможности забрать ее лично. Но образцы необходимых документов, которыми следует руководствоваться работодателю при отправке уведомления, здесь не приведены. Нет их не только в Трудовом кодексе, но и в Правилах №225, и в Инструкции №69. Поэтому работодатель составляет уведомление в свободном формате, но с учетом положений ст. 84.1 Трудового кодекса.

В уведомлении в адрес сотрудника о необходимости забрать трудовую книжку нужно прописать такие сведения:

  1. Дата составления и исходящий номер документа (согласно внутренней системе нумерации).
  2. Фамилия, имя и отчество сотрудника, с которым расторгли трудовой договор, и его адрес.
  3. Сообщение о том, что с сотрудником расторгли трудовой договор.
  4. Дата прекращения трудовых отношений.
  5. Указание на необходимость забрать трудовую книжку, которая осталась на предприятии.
  6. Адрес, по которому она хранится, и время, когда можно забрать документ.
  7. Просьба предоставить письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте.
  8. Должность уполномоченного лица от имени работодателя, его подпись и расшифровка.
  9. Печать работодателя (при ее наличии).

На­ли­чие всех указанных рек­ви­зи­тов поз­во­лит утвер­ждать, что сотрудник был должным образом уведомлен о необходимости забрать трудовую книжку.

Сроки оформления уведомления

Работодатель обязан отдать трудовую книжку работнику, который не получил ее при увольнении, в течение 3 дней после поступления от него такого заявления. Но если трудовая книжка была утрачена работодателем, то на него возлагается ответственность за выдачу ее дубликата.

Как правильно отправить

Уведомление допускается направить в адрес работника одним из следующих способов:

  1. «Почтой России» – желательно сделать отправление посредством ценного письма с описью вложения. Само уведомление о вручении не нужно, так как отслеживание движения письма возможно по трек-номеру с помощью электронных сервисов.
  2. Собственной курьерской службой компании или сторонней курьерской компанией. Подтверждением отправки уведомления станет подпись сотрудника в накладной или специальной ведомости.

Ответственность за неотправку

Независимо от причины, по которой работодатель не выдал трудовую книжку, от наличия или отсутствия его вины в этом за нарушение положений Трудового кодекса предусмотрено наказание. Оно содержится в ст. 5.27 КоАП РФ.

По ст. 234 КоАП предусматривается компенсация за невыдачу трудовой книжки в пользу сотрудника. Ее размер определяется на основании неполученного заработка за период с момента увольнения до передачи физлицу документа.

Негативные последствия для работодателя наступают, только если он не отправил сотруднику уведомление о выдаче трудовой книжки. Такой порядок действий допустим, если сотрудник уклоняется от получения трудовой книжки или не имеет возможности явиться за ней лично. Порядок действий прописан в ст. 84.1 Трудового кодекса.

Но если же работодатель умышленно не выдает трудовую книжку работнику, то ему грозит ответственность. Работник вправе обратиться в суд, а также с жалобой на действия компании в трудовую инспекцию.

Читайте также:  Как правильно внести запись в раздел о награждениях в трудовой книжке

В случае если работодатель так и не отправил уведомление, то, согласно ст. 234 Трудового кодекса и п. 35 Правил №225, он должен придерживаться такого порядка действий:

  1. Издать новый приказ о расторжении трудового договора. Приказ издается на день получения сотрудником трудовой книжки или день отправки уведомления .
  2. Если в трудовой книжке уже содержится запись об увольнении сотрудника, то работодателю следует ее аннулировать и признать недействительной. Затем вносится запись с другой датой увольнения.
  3. Сотруднику возмещается весь недополученный им заработок за период задержки с выдачей трудовой книжки. Средний заработок определяется как среднедневной заработок, умноженный на количество дней до момента получения трудовой книжки или до дня отправки уведомления (такая позиция содержится в судебной практике).

Таким образом, работодатель несет материальные потери в случае неотправки уведомления в размере среднего заработка сотрудника за каждый день просрочки.

Таким образом, уведомление о трудовой книжке при увольнении составляется в случае, если этот документ не выдали непосредственно при расторжении трудового договора в последний рабочий день. Работодатель должен учесть два важнейших требования при отправке уведомления: в него следует включить требование о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку почтой; уведомление должно быть отправлено способом, который бы обеспечил доказательства его получения сотрудником. Если работодатель не отправит уведомление и задержит трудовую книжку физлицу, то на предприятие накладываются комплексные санкции: это штраф за нарушение трудового законодательства по КоАП РФ и дополнительные выплаты в адрес сотрудника из-за необходимости изменения даты увольнения.


Правила выдачи трудовой книжки работнику при увольнении

Что говорит законодательство

Согласно ст. 84.1 ТК РФ, руководитель компании не только не имеет права удерживать бланк работника, но и несет ответственность за это. Задержка выдачи документа при увольнении сотрудника может быть расценена как административное правонарушение. В таком случае работодателю придется отвечать в соответствии с п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и платить штраф до 50 000 рублей. Кроме того, компанию могут обязать возместить сотруднику материальный ущерб на основании статьи 234 ТК РФ.

Судебная практика

Судебная практика в этой сфере противоречивая. Так, согласно Апелляционному определению Верховного суда Республики Марий Эл от 24.07.2018 по делу № 33-1207/2018, на компенсацию может претендовать работник, только если докажет, что:

  • пытался трудоустроиться без трудовой;
  • потенциальные работодатели ему отказывали по причине отсутствия документа о трудовом стаже.

Отметим, что аналогичные выводы содержатся еще в Апелляционном определении Воронежского областного суда от 08.02.2018 по делу № 33-988/2018, Апелляционном определении Санкт-Петербургского городского суда от 04.04.2017 № 33-6200/2017 по делу № 2-4428/2016, Апелляционном определении Нижегородского областного суда от 06.02.2018 по делу № 33-771/2018, иных решениях.

В то же время есть и другая позиция. Например, в Апелляционном определении Свердловского областного суда от 09.11.2017 по делу № 33-19615/2017 заявлено, что невыдача трудовой книжки своевременно — обстоятельство, лишающее работника возможности трудоустроиться. И никаких иных доказательств для получения компенсации за задержку документа предъявлять не надо. Такой подход можно найти также в Апелляционном определении Верховного суда Республики Башкортостан от 27.09.2016 по делу № 33-19280/2016, Апелляционном определении Самарского областного суда от 15.03.2016 по делу № 33-2471/2016, иных решениях.

Алгоритм действий работодателя

Чтобы обезопасить себя, кадровому специалисту необходимо знать, как действовать в разных ситуациях:

  1. Если работник явился в последний рабочий день и получил на руки документы, необходимо зафиксировать факт их своевременного вручения. В частности, сотрудник расписывается в книге учета трудовых книжек и личной карточке.
  2. Если работник не пришел за документом, кадровику прежде всего нужно зафиксировать этот факт документально и проставить отметку в табеле учета рабочего времени.
  3. После этого следует направить гражданину уведомление о необходимости получить трудовую книжку (образец приведен в статье) лично или дать согласие на ее пересылку по почте. С момента отправки заказного письма работодатель не несет ответственности за задержку выдачи бланка. Помните, что направление документа по почте без получения на это предварительного согласия его владельца является нарушением ст. 84.1 ТК РФ.

Документ направляется заказным письмом с описью вложения и с уведомлением о вручении. И не стоит экономить на таких дополнительных услугах, как опись вложения и уведомление о вручении. Судебная практика показывает, что это поможет доказать выполнение работодателем своих обязанностей. Конкретный пример — Апелляционное определение Свердловского областного суда от 07.09.2018 по делу № 33-15689/2018. Из материалов дела следует, что работник попросил отправить ему трудовую книжку по почте. Когда письмо пришло, в конверте документа не оказалось. На этом основании работник обратился в суд и потребовал выплатить компенсацию. Работодателю пришлось заплатить, потому что суду была предоставлена квитанция об отправке письма, но доказательств, что в нем была трудовая книжка бывшего работника, не нашлось: при отправке опись вложения не составлялась.

В Правилах ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, нет четкой информации о том, по какому адресу нужно направить письмо. Чаще всего его отправляют на адрес, указанный в личной карточке работника. Но если у работодателя имеются другие адреса, предоставленные сотрудником, направлять документ нужно на все имеющиеся адреса, по которым гражданин может проживать. Это будет свидетельствовать о том, что руководитель принял максимально возможные меры для вручения бланка. Как должно быть оформлено письмо о получении трудовой книжки при увольнении — образец представлен ниже.

Также может быть отправлено повторное уведомление о получении трудовой книжки.

Образец уведомления о получении трудовой книжки при увольнении

Если после отправки заказного письма от уволившегося сотрудника не получено письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте, то ее следует хранить в отделе кадров предприятия в специально отведенном для этого сейфе до момента выдачи сотруднику. Установленный срок хранения документа составляет 75 лет.

Уведомление о получении трудовой книжки при увольнении: как составить, выслать по почте, образец заполнения

Нередко ответственность работников, не отличающихся дисциплинированностью, перекладывается на должностное лицо или руководителя. Это не удивительно, ведь в отличие от них, он будет искать выход из сложившейся ситуации.

Часто уполномоченным лицам приходится отвечать за поступки других. В обратном случае – появится ответственность перед законом за ненадлежащее исполнение собственных обязанностей.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-46-83 . Это быстро и бесплатно !

Сроки выдачи

После внесения записи в трудовой книжке при увольнении по собственному желанию или по любой другой причине, ТК выдаётся работнику на руки и под расписку в день увольнения. Не выдача ТК в течение трёх последующих дней – серьёзное нарушение. Нарушать это правило – чревато неприятностями, которые может преподнести ситуация с оставленной трудовой с самой непредсказуемой стороны.

В последний рабочий день непременно нужно выдать документ увольняющемуся лицу, независимо от оснований, по которым расторгнуты производственные отношения.

Для этого:

  1. Работник обязан присутствовать на рабочем месте до конца рабочего дня или, как минимум – до момента получения ТК.
  2. Заранее был предупреждён о сроках и условиях передачи ему на руки ТК.
  3. Подошёл к сотруднику кадрового отдела (работодателю) самостоятельно.
  4. Проверить заполнение приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и поставить в ней подпись о получении ТК. Пломба для журнала учета трудовых книжек должна быть не сорвана.

Отсутствие перечисленных действий, особенно со стороны нарушителя дисциплины, уволенного по взысканию, принуждают работодателя принимать на себя чужую ответственность. В итоге виновным окажется субъект, который обязан был выдать документ, а не тот, который должен был его забрать.

Его инициатива с необходимостью компенсирует бездействие бывшего сотрудника. Принятие мер заключается в оповещении лица об обязанности забрать документ.

Ответственность за задержку и невыдачу

Не выданный вовремя документ – правонарушение, за которое может вменяться ответственность в соответствии со статьёй 232 ТК РФ. Уволенный, не получивший на руки ТК, окажется в положении человека, который по правилам не может быть трудоустроен в другом месте.

Соответственно он будет выжидать время, которое может составить срок несколько месяцев, а затем – обратится в суд. В судебном порядке, доказав гражданским иском, что ему не выдали ТК с записью, он затребует оплаты вынужденного прогула за счёт средств организации.

Если его непорядочность этим не ограничится – он может взыскать и моральный ущерб, доказав, как сильно он пострадал от самоуправства бывшего руководителя, руководствуясь статьёй 21 ТК РФ.

Трудовая инспекция знакома с подобными ситуациями, которые встречаются повсеместно. Бывшие сотрудники, затаившие обиду на работодателя, уволившего их, готовы к тому чтобы доставить неприятности и поживиться за его счёт.

Что делать, если работник не пришел забрать?

Если бывшего работника уволили за прогулы, а в назначенный для увольнения день он не явился на своё рабочее место, обязательно составьте акт о допущенном им дисциплинарном нарушении. Он защитит вас от возможных нападок с его стороны.

Если он на работу явился, но забыл зайти к вам и надлежаще оформить документы – с ним нужно связаться к концу рабочего дня:

  • по мобильной связи;
  • по рабочему телефону;
  • по электронной почте.

Имейте в виду, что к этому времени трудовая книжка должна быть оформлена по установленным стандартам и требованиям.

Читайте также:  Исправления, вносимые в титульный лист трудовой книжки

В случае неявки уволившегося сотрудника за своей книжкой в течение трёх рабочих дней, последовавших за увольнением, составьте уведомление. Уведомление составляется в свободной форме, но имеет статус документа. Оно содержит:

  • Фамилию и инициалы лица, которому адресовано.
  • Оповещение о том, что он уволен с указанием даты.
  • Сообщение, что он должен был забрать ТК, но не сделал этого.
  • Требование забрать документ незамедлительно.
  • Предложение выслать документ почтой, для чего необходим письменный запрос владельца ТК.

Составить уведомление нужно в 2 экземплярах, один из которых подшивается в личное дело, а другой отправляется заказным письмом уволившемуся работнику, с вложенной в письмо описью и с уведомлением о получении.

С момента отправки уведомления, с вас снимается ответственность за оставление владельцем своей книжки. Имейте в виду, у вас должны быть доказательства отправленного уведомления, что подтверждается:

  • наличием описи вложения;
  • квитанции об отправке;
  • уведомления о получении.

Эти документы необходимо должным образом зарегистрировать, внеся в перечни входящей и исходящей корреспонденции и сохранить в личном деле работника, на случай получения от него претензий. Если в ответ на уведомление вы получите письменный запрос об отправке трудовой почтой РФ, нужно будет отослать её заказным письмом.

Что делать, если не отдают трудовую книжку при увольнении — читайте здесь.

Через доверенное лицо

Доверительное лицо может обратиться к вам с просьбой о получении документа вместо своего родственника или знакомого. Часты обращения жён сотрудников, уволенных за прогул.

Не выходящие из запоя, уволенные на основании дисциплинарного взыскания их супруги не решают вопросов собственного жизнеобеспечения. Ни в коем случае в подобных ситуациях не передавайте документ. Если уволенный сотрудник:

  • болен;
  • находится за пределами города;
  • не может или не желает подойти лично,

он может обратиться с просьбой к доверенному лицу. В свою очередь он должен обеспечить его нотариально удостоверенной доверенностью на получение ТК. Без предъявления доверенности выдача документа третьим лицам недопустима.

Вопрос о выдаче ТК третьим лицам даже на основании доверенности – является спорным. Правила выдачи регламентируют лишь возможность получения лично, без передачи. Однако в некоторых случаях такой возможности может не представиться.

Как правило, кадровики выдают документ по доверенности, а рядом с записью о получении книжки, ставится фамилия и подпись доверенного лица, реквизиты доверенности. Когда должны отдавать трудовую книжку при увольнении — читайте тут.

Для подстраховки рекомендовано изымать разовую доверенность, а с иных видов доверенности снимать копию, подшивая заместительный документ в личное дело.

Акт об отказе

В некоторых конфликтных ситуациях в ответ на требование получить документы, работник грубит работодателю, переполненный эмоциями и негативными переживаниями, отказываясь забрать документ. Имейте в виду, что после того как эмоции утихнут, он вполне сможет возбудить иск, сославшись на невыдачу документа.

В этом случае необходимо составить акт об отказе получения книжки. Для этого подойдите к возмущённому сотруднику с несколькими (двое и более) лицами, которые станут свидетельствовать в вашу пользу и дайте чёткую и непротиворечивую команду подойти за получением трудовой книжки.

Если в ответ будет произведён грубый выпад с отказом выполнения распоряжения, вы можете составить акт. Этот документ составляется в свободной описательной форме с представлением перечня присутствующих лиц, которые стали свидетелями того, что указанное лицо отказалось от получения ТК.

Описать ситуацию отказа нужно в лаконичной форме с перечислением противоправных действий виновного:

  • нетрезвое состояние;
  • использование нецензурной брани;
  • использование оскорблений и угроз.

После этого он может получить документ в любое удобное для него время лично или через посредника, но свидетельствовать против вас в суде он уже не сможет.

Ознакомиться с актом нарушитель должен под роспись, но если он от этого отказывается – текст акта зачитывается ему, а присутствующие подписываются под пометкой об отказе подписи с его стороны.

Как забрать трудовую книжку по почте?

Несмотря на сомнительную надёжность транспортировки важных документов Почтой России, по мнению некоторых кадровиков, в определённых случаях не удаётся избежать необходимости её использования.

Она осуществляется, когда уволившийся сотрудник находится за пределами населённого пункта, в котором осуществлялась его трудовая деятельность. Такие ситуации часто возникают:

  1. При работе специалистов или рабочих в крупных городах государственного значения.
  2. Для сотрудников филиалов, центральный офис которых расположен в другом городе.
  3. При работе вахтовым методом. Для вахтовых рабочих, у которых изменились обстоятельства до приезда на вахту, предусмотрены определённые условия получения и передачи документов.

Отправка трудовой почтой РФ для них осуществляется на основании написанного ими собственноручно заявления:

Заявление на выдачу

Может быть написано заранее, в присутствии работника на рабочем месте. Его нужно удостоверить у руководителя организации. Оно составляется по обычным правилам составления заявлений на имя руководителя.

Особых типовых требований и оформления на бланке организации к заявлению не предъявляется, так как в особых случаях работнику приходится писать заявление по собственному усмотрению.

В заявлении обязательно должны быть указаны:

  • дата увольнения;
  • причина увольнения;
  • выражена просьба переслать документ;
  • адреса пересылки.

В завершение оно должно быть подписано заявителем и проставлена дата его составления.

Написать заявление о пересылке трудовой почтой РФ целесообразно также в следующих ситуациях:

  1. Когда увольняющийся сотрудник заведомо осведомлён о планируемом отсутствии на рабочем месте в последний день.
  2. Когда увольнение следует непосредственно за командировкой, из которой неудобно возвращаться за ТК.
  3. Если владелец документа находится в отъезде по семейным обстоятельствам, на лечении или по иным причинам, не позволяющим лично явиться в отдел кадров.

На основании перечисленных причин отсутствия работника на рабочем месте, вы можете отправить трудовую почтой РФ.

Для этого подойдите непосредственно в почтовое отделение, удобно расположенное от места работы. Возьмите бланк на отправление заказного письма с уведомлением о получении и бланк описи вложения, заполните их. Оператор оформит письмо и выдаст вам уведомление о его отправлении.

Через определённое время, вам доставят уведомление о получении заказного письма работником. Опись, квитанцию и полученное уведомление – зарегистрируйте в журнале входящей и исходящей корреспонденции и продолжайте хранить в личном деле.

В некоторых случаях запрос выслать ТК может быть сделан телеграммой. Полученная телеграмма имеет юридическую силу, равную согласию о пересылке. Более того – телеграфировать для ускорения процесса вполне уместно. В этом случае нужно поступать таким же образом, как и в прочих случаях пересылки.

Получение документа на почте

Если владелец ТК находится с вами на связи, интересуясь передвижением своего документа, вы можете продиктовать ему по телефону или выслать электронной почтой идентификационный номер почтового отправления. По этому номеру у него появится возможность отслеживать передвижение письма.

Соответственно ему не потребуется ожидать почтового извещения, он может прийти в почтовое отделение для получения письма в момент его прибытия.

Эту информацию легко получить на официальном сайте Почты России, где отражены все перемещения почтовых отправлений по их уникальным идентификационным номерам. Для этого на сайте нужно выбрать услугу «отслеживание» и ввести в предложенном поле трек-номер или несколько номеров через пробел.

В открывшемся окне вводится идентификатор отправления, по которому можно определить место пребывания заказного письма.

Этот сервис удобен тем, что позволяет сэкономить время, необходимое на отправление извещения. Некоторые почтовые отделения тратят на эту процедуру несколько дней.

Получив его, он подойдёт с паспортом лично и получит заказное письмо. После получения им документа, почтовый работник отправит в ваш адрес уведомление о том, что он его получил.

Отправление Почтой России – практически единственный удобный вариант для проживающих в другом городе уволенных работников. Так же он может использоваться в тех случаях, когда бывший работник не желает встречаться с бывшим работодателем, подходя за ТК.

Снятие ответственности с работодателя

Если, вопреки активности работодателя, работник не получил трудовую книжку, руководствуясь убеждениями, принципами, на основании обычной обиды или элементарной лени – ответственность с работодателя может быть снята. Это происходит после выполнения им следующих действий:

  1. Отправления уведомления с требованием забрать ТК заказным письмом с уведомлением о получении.
  2. Составления акта об отказе.

Хранение

На хранении у работодателя оказываются трудовые книжки, в следующих случаях:

  1. При полном игнорировании бывшим работником требований забрать документ, отсутствии ответа на уведомление и отсутствие работника в последний рабочий день на рабочем месте.
  2. Если заказное письмо, с вложенным документом не было получено, а вернулось адресату.
  3. После составления акта об отказе забрать ТК, ознакомления с ним или зачитывания текста вслух, в присутствии свидетелей.

После надлежаще проведённых действий со стороны лица, уполномоченного на хранение и выдачу книжек, их необходимо зарезервировать.

Специалист отдела кадров или предприниматель должны выдержать срок 3 месяца. Если за этот период времени владелец ТК не объявится – документ нужно оформить. Это происходит следующим образом.

В журнале регистрации выдачи ТК, а также в личной карточке, где работник должен расписаться за выдачу, нужно внести запись о том, что за её получением лицо (с указанием фамилии и инициалов) не явилось.

Заключение

Если вы руководите организацией или ответственны за работу с персоналом, не рассчитывайте на то, что любая проблема может не перерасти в серьёзное препятствие. Решать её нужно незамедлительно, не пожалев определённого вложения сил и времени. Впоследствии затраченные ресурсы могут быть более ощутимыми.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-46-83 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

Уведомление о получении трудовой книжки

Без нее сложно трудоустроиться, а зачастую она нужна и для оформления иных справок и бланков. Кроме того, именно она является тем документом, который позволяет доказать, что трудовая деятельность у гражданина была и подтвердить накопленный опыт и стаж.

Читайте также:  Считаем стаж работы по трудовой книжке

Несмотря на всю глобальность этого бланка для самого работника нередко случается, что при увольнении граждане по тем или иным причинам не забирают этот документ у работодателя. Однако наниматель не может просто кем-то передать трудовую книжку, он обязан выдать ее в соответствии с установленными законодательными нормами. А результатом передачи бланка должно стать уведомление о получении трудовой книжки.

Срок выдачи трудовой книжки

Трудовая книжка – это индивидуальный бланк учета отработанных гражданином периодов. По нормам ТК она хранится:

  1. У владельца во время, когда он не трудоустроен.
  2. У работодателя, на протяжении всего периода, пока сотрудник выполняет свои функции.

Выдается на руки трудовая книжка только в одном случае, если человек увольняется. Все время работы с момента подписания соглашения о начале сотрудничества и до момента его расторжения, именно организация несет ответственность за ее сохранность. Как правило, книжки хранятся в несгораемых сейфах. Если во время рабочего сотрудничества трудящемуся понадобится этот бланк для предоставления в какие-либо инстанции, то предоставляется его заверенная копия. А при утере книжки работодателем именно он обязан заняться ее восстановлением и выдачей дубликата.

В соответствии с установленными нормами трудового законодательства при расторжении рабочих взаимоотношений наниматель обязан:

  1. Рассчитать все компенсационные выплаты и невыплаченную ранее заработную плату и выдать все подсчитанные суммы в последний рабочий день.
  2. В последний день работы отдать увольняемому трудовую книжку на руки.

Выдача бланка фиксируется в специальных журналах и производится пол личную подпись увольняемого. Но что делать, если он не явился за бланком или в силу ряда причин просто не может забрать его?

Не получение работником книжки

Невыдача документа в последний рабочий день увольняемому считается нарушением трудовых норм и может обернуться для работодателя серьезными последствиями. Очевидно, что не в интересах нанимателя препятствовать получению этого бланка. Но что делать, если уволенный сам его не забирает?

Разберем причины, по которым уволенный человек может в установленный день не явиться за данным документом:

  1. Увольнение припало на время больничного. То есть решение было принято ранее, но сам последний день работы припал на время нетрудоспособности.
  2. Работник ушел в отпуск с последующим увольнением, без необходимости выхода на работу по его окончании.
  3. Сотрудник уволен за прогулы и не является для оформления документации.
  4. Иные причины.

В любом случае передача документации должна произойти обязательно.

Даже если уволенный не в состоянии сам приехать за бланком, он вправе отправить своего уполномоченного представителя для его получения.

Но если уволенный не принимает никаких шагов для получения, то вся ответственность по выдаче ложится на плечи нанимателя.

Оформление уведомления

Любое произведенное работодателем действие должно иметь документальные подтверждения, именно поэтому уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку составляется письменно и оформляется с соблюдением особых норм и правил.

Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку готовится сотрудниками кадрового отдела. Для его написания не установлено каких-то обязательных бланков, и оно может быть написано в произвольной форме, либо организация разрабатывает свой собственный бланк для внутреннего использования.

В извещение прописывается следующая информация:

  1. Наименование организации.
  2. Его номер и дата составления.
  3. ФИО уволенного.
  4. Адрес получателя.
  5. Название бланка.
  6. Просьба о необходимости получить трудовую книжку.
  7. Указание причины увольнения.
  8. Дата последнего дня работы.
  9. Предложение об отправке согласия на высылку по почте при невозможности явки.

Бланк подписывается начальником отдела кадров с проставлением его ФИО.

С написанием уведомления и его отправкой уволенному не рекомендуется затягивать. Ведь промедление может сыграть против нанимателя, если уволенный работник обратится в суд с претензиями на задержку документа.

Способы отправки работнику

Если расторгший отношения гражданин не явился в последний день работы в организацию для получения трудовой книжки, то уже на следующий день нанимателю необходимо принимать меры для выдачи бланка работнику иным путем. Меры считаются принятыми, как только уведомление о необходимости явиться в организацию и забрать личный документ будет составлено и отправлено. Отправлять извещение стоит почтой, но только заказным письмом. Такой способ отправки позволяет отследить доставку уведомления и его получение. Ведь зачастую вместе с работой, человек меняет и место жительства, а возврат заказного письма уведомит организацию о смене адреса уволенным.

В самом уведомлении гражданину предлагаются различные варианты для получения бланка на руки. Самым простым и удобным для организации является личная явка человека, но данный метод не единственный. Гражданин может выбрать возврат способом пересылки трудовой книжки. Для этого он должен в произвольной форме написать заявление-согласие на высылку документа заказным письмом на указанный адрес.

Только после получения письменного согласия работодатель имеет право переслать книжку владельцу, но не раньше.

Расписка в получении книжки

По закону рабочий бланк выдается под подпись. В организациях в обязательном порядке заводятся журналы выдачи трудовых книжек, именно там ставится дата получения бланка на руки, ФИО владельца и его личная роспись. Понятно, что при высылке бланка заказным письмом роспись в журнале не может быть проставлена. В этом случае в журнал вносятся сведения о заказном отправлении с уведомлением. В уведомлении проставляется личная подпись владельца книжки при ее получении от почтальона. Документ может передаваться курьером. В этом случае с владельца берется расписка о получении бланка.

Существует возможность снять с себя ответственность за невыдачу документа даже тогда, когда владелец отказывается от ее получения. Организация в произвольной форме составляет акт об отказе работником забрать бланк. В акте прописываются все обстоятельства дела. Он заверяется комиссионным составом, который утверждается руководителем организации.

Как доказать отправку уведомления работнику о необходимости забрать трудовую книжку?

если отправить уведомление о необходимости забрать трудовую книжку обычным письмом без уведомления а просто зарегистрировать его в журнале исходящей документации, может ли эта запись быть доказательством отправки письма сотруднику?

Ответы юристов ( 6 )

В данном случае нужно доказать именно факт отправки и получения данного уведомления работником, через журнал это недоказуемо, по этому отправляйте заказное письмо у с уведомлением о вручении с описью вложения. Кроме того, в ТК РФ сказано, что такое уведомление именно направляется.

9. Если в последний день службы в органах внутренних дел сотрудником органов внутренних дел не получена на руки трудовая книжка по причинам, не зависящим от действий уполномоченного руководителя, сотруднику направляется уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправление по почте. Со дня направления указанного уведомления уполномоченный руководитель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

  • 9,5 рейтинг
  • 10040 отзывов

Виктория, добрый день.

может ли эта запись быть доказательством отправки письма сотруднику?
Виктория

Объективно может, но далеко не всегда суды принимают ее во внимание при вынесении решения, полагая, что отправка корреспонденции таким образом не доказана и свидетельствовать об отправке и вложении в почтовое отправление могут только оформленные почтовые уведомления и опись вложения.

Поскольку представить на обозрение суда Вы данные документы ен сможете, Вам стоит исходить из того, что имеете. Дополнительно можно подготовить еще реестр отправялемой корреспонденции, почтовая квитанция об отправке письма (если она сохарнилась). Если имеется идентификатор почтового отправления, то по нему через функционал отслеживания почтовых отправлений можно проследить его получение. Но еще раз повторюсь далеко не всегда суд примет все это во внимание в качестве доказательств отправки уведомления.

  • 7,3 рейтинг
  • 2543 отзыва эксперт

В дополнение к ответам коллег еще дам ссылку на полезную статью «ПЕРЕДАЕМ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ УВОЛЕННОМУ РАБОТНИКУ»

С Уважением, Олег Рябинин.

Здравствуйте, полагаю, что нет, работник может в случае спора в суде ссылаться на факт неполучения письма.Рекомендую, если работник не будет получать письмо позвонить ему зафиксировав телефонный разговор. В случае неявки уволившегося сотрудника за своей книжкой, в течение трех рабочих дней после увольнения составьте уведомление. Уведомление составляется в свободной форме, но имеет статус документа. Оно содержит: Фамилию и инициалы лица, которому адресовано. Оповещение о том, что он уволен с указанием даты. Сообщение, что он должен был забрать ТК, но не сделал этого. Требование забрать документ незамедлительно. Предложение выслать документ почтой, для чего необходим письменный запрос владельца ТК.

Согласно ст. 84.1 ТК РФ в случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом «а» пункта 6 части первой статьи 81 или пунктом 4 части первой статьи 83 настоящего Кодекса, и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности или до окончания отпуска по беременности и родам в соответствии с частью второй статьи 261 настоящего Кодекса. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

Ссылка на основную публикацию