Как восстановить потерянную или поврежденную трудовую книжку

Порядок действий при утере трудовой книжки

Процедура восстановления трудовой книжки довольно длительная, а потому люди с небольшим количеством записей в трудовой обычно просто заводят новую. Но такой трюк не пройдет, если в документе много записей. При утрате трудовой книжки аннулируется и весь наработанный стаж, а потому гражданину выгоднее позаботится о восстановлении.

Потеря трудовой книжки сотрудником

Порядок действий при утрате документа сотрудником оговорен в Постановлении от 16 апреля 2003 года. Пункт 30 свидетельствует о том, что ответственность по восстановлению книжки лежит именно на работнике. В пункте 31 есть указание о необходимости немедленного оповещения работодателя об утрате документа. Для этого потребуется составить заявление в письменной форме. В течение 15 дней работодатель выдает дубликат книжки.

Порядок действий

Для восстановления ТК понадобятся следующие бумаги:

  • Пустая ТК и вкладыш к ней, если он необходим.
  • Трудовые договоры с предыдущих мест работы.
  • Приказы об увольнении, назначении сотрудника и прочее.
  • Справка из ПФР.

Хорошо, если у человека есть копия трудовой книжки. Требуется заверять ее в отделе кадров при каждой смене работы.

Первый шаг для восстановления документа – составление заявления работодателю. В законе нет четких указаний по составлению этого заявления. Оформляется оно в свободной форме. Направляется в отдел кадров последнего места работы. Новую трудовую книжку выдает именно работодателем на основании документов, предоставленных сотрудником. Подтвердить свою деятельность и стаж можно при помощи трудовых договоров, приказов о назначении. Получить документы можно по прежним местам работы. Для подтверждения своего стажа понадобится справка из Пенсионного фонда.

ВАЖНО! Для подтверждения своего стажа понадобятся подлинники документов.

ВНИМАНИЕ! Человек может позаботиться об упрощении восстановления наперед. Для этого потребуется копия трудовой книжки, заверенная по всем правилам. Если документ заверен, записи из копии просто переносятся в новую книжку. Сотруднику не придется бегать по бывшим местам работы. Это оптимальный вариант, так как, при большом стаже, не все записи удается восстановить. Некоторых мест работы может уже просто не существовать, так как компании имеют свойство закрываться.

Восстановление книжки через ПФР

Восстановление документа через ПФР – наиболее простой вариант. Это бесплатная и быстрая процедура. Рассмотрим шаги по восстановлению:

  1. Составление заявления о восстановлении ТК.
  2. Подача заявления лично или заказным письмом.
  3. Через 10 дней ПФР отправляет ответ, в котором указывается период работы сотрудника, его стаж и компании, в которых работал человек.

ВАЖНО! Восстановление через ПФР – метод, имеющий ограничения. Персональный учет в фонде начал вестись относительно недавно, а потому таким путем можно получить не все данные. В частности, в ПФР хранятся сведения только за последние пять лет.

Восстановление через государственный архив

Данный метод актуален при наличии следующих обстоятельств:

  1. Предыдущие места работы закрыты.
  2. В ПФР отсутствует требуемая информация.

Во всех остальных ситуациях имеет смысл воспользоваться другими методами, так как восстановление через архив – трудоемкая процедура. Для получения требуемой информации нужно отправить письменный запрос. Однако нужно быть готовыми к тому, что ответ придет нескоро.

ВАЖНО! Если сотрудник работал вахтовым методом, то нужно направлять запросы в региональные архивы.

Что делать, если последнее место работы было ликвидировано?

Для восстановления нужно идти к своему предыдущему работодателю. Если данная компания были ликвидирована, то идти в ПФР или архивы бессмысленно, так как сотрудник не может самостоятельно вносить записи о трудовом стаже. Единственный выход из положения – обращение в суд. Требуется составить иск. Обращением в архивы и ПФР будет заниматься именно суд. На основании полученной информации оформляется дубликат.

Потеря документа работодателем

Если трудовая книжка была утеряна работодателем, то именно на него возлагается ответственность по восстановлению. К примеру, если произошла массовая потеря книжек, работодатель собирает комиссию для установления стажа всех работников. В нее входят только незаинтересованные лица:

  • сотрудники других отделов;
  • участники профсоюза;
  • представители исполнительной власти.

Если точные сведения о месте работы сотрудника отсутствуют, информацию должны подтвердить два свидетеля. По итогам осуществленной работы составляется акт. Пункт 34 Постановления, упомянутого ранее, указывает на использование акта при восстановлении.

В законе не содержатся точные указания касательно действий при утере документа работодателем. При утрате большого количества книжек организация может быть оштрафована за ненадлежащее хранение по КоАП. Если компания потеряла документ, а потому не может выдать его при увольнении сотрудника, последний может запросить компенсацию.

ВНИМАНИЕ! Если утерян документ одного сотрудника, работодатель проводит стандартные действия: обращается в ПФР, государственный фонд.

Действия сотрудника

Если у работника есть подозрения, что работодатель потерял документ умышленно, он может обратиться в Трудовую инспекцию. В суд имеет смысл идти только в том случае, если сотрудник уверен, что организация умышленно потеряла документ. В судебный орган можно идти при следующих обстоятельствах:

  • Работодатель отказывается восстанавливать книжку без объяснения причин.
  • Работодатель отрицает факт трудоустройства гражданина.

Суд обязывает компанию позаботиться о выдаче дубликата.

ВНИМАНИЕ! Суд является крайней мерой, так как мера предполагает трату времени, составление иска. Платить пошлину не нужно, так как дела, связанные с Трудовым кодексом, сборами не облагаются.

Особенности заполнения дубликата ТК

В дубликат вносится информация о суммарном стаже работы в годах, месяцах и днях. Конкретные места работы не указываются. Прописывается только последнее место работы. Данное оформление актуально в случае, если сотрудник не предоставил документов, подтверждающих его прочие места работы.

На титульном листе документа ставится штамп о том, что книжка является дубликатом. Более подробно об оформлении дубликата трудовой книжки при утере можно прочитать, перейдя по ссылке в этом предложении.

Простота восстановления трудовой книжки зависит от конкретного случая. Если предыдущий работодатель продолжает свою деятельность, а в ПФР есть все требуемые данные, то процедуру провести относительно просто. Все осложняется в случаях, когда данные невозможно получить, или бывший работодатель ликвидирован. Сотруднику придется обращаться в суд. В течение времени, пока не получен дубликат, довольно проблематично будет устроиться на работу. Поэтому о получении документа нужно позаботиться заблаговременно. Не стоит с этим тянуть ни сотруднику, ни работодателю.

Как восстановить потерянную или поврежденную трудовую книжку

От неприятностей, как известно, никто не застрахован. Даже самый внимательный гражданин может стать жертвой вора-карманника, который вместе со всеми деньгами украдет еще и документы. Отсутствие или повреждение трудовой книжки – ситуация неприятная, поскольку без подтверждения трудового стажа и на желаемую работу не устроиться, и не оформить пенсию. Поэтому нужно знать о том, как восстановить трудовую книжку, которая была потеряна или испорчена.

Общая схема восстановления документа

Сама фраза «восстановление трудовой», по мнению юристов, не очень корректна. Восстановить ее законным способом невозможно, поскольку создается лишь дубликат. Впрочем, сейчас есть множество фирм, которые предлагают населению заполнение трудовых книжек. Но лучше сюда не обращаться, ведь подделка документов карается несколькими годами тюрьмы. Даже несмотря на то, что они лишь переносят записи, которые были до этого в книжке, законная процедура восстановления выглядит несколько по-другому.

  • Необходимо обратиться к прежнему работодателю. Но что считать прежним местом работы? Если перед утратой документа работник уже успел заключить договор с новым работодателем, то именно это место и будет считаться последним. А если работник был в этот период безработным, то обращаться нужно по последнему месту службы. На имя руководителя пишется соответствующее заявление по установленной форме.
  • Сбор документов. Чтобы подтвердить свой реальный стаж, работнику придется предоставить доказательства. Это должны быть только оригиналы. Сюда можно отнести:
  1. приказы о назначении на должность>
  2. трудовые договоры>
  3. официальные ведомости на выдачу зарплаты>
  4. сведения о стаже застрахованного лица из Пенсионного фонда (форма СЗВ-К)>
  5. выписка из страхового счета гражданина РФ из Пенсионного фонда (форма СЗИ-5).

Отметим, что стаж в дубликате книжки вписывается как суммарное количество лет, без каких-либо уточнений по поводу занимаемых раннее должностей.

  • Выдача дубликата. Не позднее, чем через 2 недели с момента подачи работником заявления, работодатель обязан выдать ему оформленный по всем правилам дубликат трудовой. Здесь должны содержаться сведения об общем рабочем стаже до момента поступления на службу к последнему работодателю.

Трудовая книжка испорчена

Но если по тем или иным причинам пришла в негодность трудовая книжка – как восстановить этот документ? Согласно законодательству, работник тоже имеет право требовать у руководителя выдачи ему дубликата документа.

В этом случае в дубликат из поврежденной трудовой переносятся все записи. Но это при условии, что все они читаемы. А если некоторые прочесть невозможно, то факты трудовой биографии необходимо подтверждать. В испорченном документе на самом первом листе делается соответствующая пометка «выдан дубликат». Также указывается его серия и номер.

Трудовая книжка потеряна работодателем

Нередки случаи, когда трудовую книжку работника теряет сам работодатель. Это происходит по причине либо чрезвычайных ситуаций, либо халатности. В первом случае, созывается комиссия, куда входят несколько представителей исполнительной власти, представители самого работодателя и профсоюза. Эта комиссия составляет акт, где указываются периоды и сроки работы, должность и общий стаж работника.

Затем сотруднику выдается оформленный дубликат трудовой книжки. Но здесь, как и в предыдущих случаях, нужно будет предоставить документальные подтверждения. В качестве подтверждения могут быть использованы показания свидетелей.

Но если работодатель заявляет, что он просто потерял документ, и восстановление трудовой книжки просто не представляется возможным, работник вполне может привлечь его к ответственности за нарушение трудового законодательства. За подобное халатное отношение руководитель может поплатиться немалым штрафом. В данном случае целесообразно обратиться не только в трудовую инспекцию, но еще и в районную прокуратуру. К сожалению, даже так не избежать долгого процесса оформления дубликата.

Восстановление стажа в ликвидированной организации

Нередки случаи, когда выясняется, что стаж подтвердить негде – компании уже не существует. Если возникла подобная ситуация, нужно направить в архивное учреждение соответствующий запрос. Именно здесь хранится вся документация ликвидированных организаций. При наличии сведений о работнике, ему в скором времени будет выдана справка о стаже работы в данной фирме. Если же нужной информации в архиве нет, то необходимо обратиться в суд:

  1. Подается заявление об установлении факта работы в организации.
  2. Понадобятся показания не менее 2 свидетелей, которые подтвердят факт работы в ликвидированной компании.
Читайте также:  Как произвести перенос записей во вкладыш трудовой книжки

Но перед подачей иска стоит убедиться, что компания действительно ликвидирована, а не произошло, например, слияния или ее переименования. В таком случае, восстановить трудовую можно и без обращения в суд.

Чтобы избежать долгого изнуряющего процесса восстановления трудовой книжки, стоит быть внимательней к своим документам. Также не помешает хранить все трудовые договоры, заключаемые с работодателем, ведомости на заработную плату и остальные справки. Таким образом, в будущем можно избежать бумажной волокиты и поиска свидетелей.


Как восстановить трудовую книжку работника

Трудовая книжка, как и любой бумажный документ, может быть утеряна или безвозвратно испорчена. Это совсем не означает, что в такой ситуации работник утрачивает всю информацию о своем стаже. Законодательством регламентирована возможность выдачи дубликата трудовой книжки, поэтому восстановить этот важный документ вполне возможно. Другое дело, что иногда это довольно непросто. Мы изучили все возможные способы и расскажем, как восстановить трудовую книжку при утере.

Процедура регламентирована Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Изначальный документ восстановлению не подлежит, но его владелец вправе получить дубликат, который будет содержать все или почти все сведения, которые были в оригинале.

Законодательные нормы, которые подскажут, как восстановить трудовую книжку, если она утеряна

Возможность восстановления этого важного документа определена правилами его ведения и хранения, а вот порядок внесения сведений в дубликат и требования к его оформлению приведены в Инструкции по заполнению ТК, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69. Оба этих нормативно-правовых акта являются альфой и омегой как для кадровых работников и различных государственных органов, так и для человека, который хочет восстановить стаж. Трудовой кодекс в этом случае никаких рекомендаций не дает.

Неприятности, которые могут произойти с книжкой

Документ с записями о стаже гражданина должен храниться в организации, где он трудоустроен. На руках ТК по закону хранится только у безработного гражданина, которому придется восстанавливать ее самостоятельно, в случае порчи или утраты. Хранить дома ТК вправе человек, работающий дистанционно, если он договорился об этом с руководством организации, которая находится в другом городе или даже регионе.

Что может случиться с этим документом? Трудовую книжку может:

  • потерять сам работник;
  • потерять отдел кадров организации;
  • потерять государственный орган или служба (например, Пенсионный фонд);
  • привести в негодность в результате механического или иного повреждения любое лицо.

Кроме того, документ может быть утерян или испорчен в результате чрезвычайного происшествия массового характера. Эта ситуация отдельно регулируется законодательством и восстановить ТК в такой ситуации, чаще всего, намного проще, чем в индивидуальном случае.

Действия работодателя при найме нового работника без ТК

На работу пришел устраиваться человек, у которого утеряна трудовая книжка, как восстановить которую, он не знает. Если работодатель не интересуется сведениями о его предыдущих местах работы, он вправе не отправлять такого соискателя самостоятельно восстанавливать информацию, а принять его сразу с заведением нового документа. Для этого соискателю придется написать заявление о том, что до этого ТК ему не заводилась. Восстановления в этом случае не произойдет. Фактически, сведения о стаже понадобятся такому сотруднику в дальнейшем, для оформления пенсии, и ему все равно придется самостоятельно делать себе дубликат и обращаться в Пенсионный фонд для восстановления стажа.

Если новый сотрудник все же принес трудовую книжку, но она оказалась испорчена и вести ее дальше невозможно, работодатель самостоятельно заведет дубликат, тем самым начав процедуру восстановления, и перенести в него все возможные сведения о работе из старой книжки.

Трудовая книжка утеряна работником

Когда человек трудоустроен, его кадровая документация хранится в организации, и за нее отвечает кадровик. Однако, в силу норм статьи 62 ТК РФ гражданин вправе попросить выдать ему на руки трудовую книжку для оформления пенсии и обращения в Пенсионный фонд. Кроме того, иногда кадровые специалисты сами нарушают инструкции и выдают трудовую на руки по личной просьбе для других дел, нарушая инструкцию. В таких ситуациях гражданин и может совершить утерю или порчу.
Если такая неприятность произошла, человек обязан незамедлительно поставить об этом в известность свое руководство. Затем он пишет заявление о восстановлении данных и выдаче дубликата. На рассмотрение этого заявления и выдачу дубликата работодателю дается всего 15 дней. Самый важный момент в этом процессе — правильно оформить это самое заявление. Никаких сложностей это не составляет, так как заявление пишется в произвольной текстовой форме на имя руководителя организации работодателя. Вот пример текста:

от машиниста 2-го разряда

Антропова Владислава Константиновича

Прошу оформить мне дубликат трудовой книжки в связи с ее утерей на основании п. 31 Правил

ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей,

утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, в установленные сроки

15 сентября 2020 года

Самая простая ситуация складывается в том случае, если такой сотрудник до устройства в компанию больше нигде не работал. В этом случае ему можно произвести восстановление и выдать дубликат на основании тех оригинальных данных, которые есть в распоряжении отдела кадров. Тогда восстановление трудовой книжки происходит по следующему алгоритму:

Шаг 1. Человек оплачивает или приобретает самостоятельно чистый бланк (в случае если утеря произошла по его вине без участия работодателя).

Шаг 2. Отдел кадров заполняет бланк, на котором от руки или в виде штампа ставится слово “дубликат” в правом верхнем углу первой страницы. Данные гражданина вписываются в строгом соответствии с его паспортом, а данные о его специальности — на основании документа об образовании (диплома, свидетельства и т.п.). Даже если в старом бланке была исправлена фамилия на основании свидетельства о браке, в новый документ вносится действующая фамилия и никаких отметок о ее изменении не ставится.

Шаг 3. Отдел кадров вносит в новый бланк известные ему сведения о работе, включая постоянные переводы, и об увольнении гражданина. Эти записи делают на основании трудового договора, дополнительных соглашений к нему и информации, вписанной в личную карточку формы Т-2.

Шаг 4. Специалист-кадровик заполняет раздел о награждениях и поощрениях. Запись делают только на основании документов, хранящимся в организации (приказам, распоряжениям и др.).
Шаг 5. Записи не заверяются печатью работодателя, пока гражданин продолжает работать в организации.

Если же в трудовой книжке, которая была утеряна или испорчена были данные о стаже работы в других организациях, восстановление трудовой книжки становится сложнее. Сведения о работе необходимо вносить в восстановленный бланк только на основании подтверждающих документов. Правда, если старый бланк не утерян, а только получил повреждения, но записи читаются, он может принять его за подтверждающий документ и записать срок стажа на основании прежней информации. Наименования старых организаций-работодателей в этом случае не указываются, а делается общая запись такого вида:

После этой записи вписывается название компании, в которой трудоустроен гражданин, и затем делаются все записи о его стаже в ней, как было разъяснено выше.

Кадровик обязан помочь своему сотруднику максимально восстановить информацию о стаже: сформировать запросы в организации, которые являлись предыдущими местами работы такого гражданина, с просьбой выслать необходимую информацию. Если трудовая книжка была утеряна в результате чрезвычайной ситуации, работник не обязан писать заявление о ее восстановлении. Порядок действий по восстановлению и оформлению нового бланка в этом случае не отличается.

Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд

Если организация, где трудился работник была ликвидирована, а ему потребовалась информация о стаже работы для назначения пенсии, встает закономерный вопрос, как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд. Задача непростая, поскольку искать правопреемника ликвидированного юридического лица и ходить по различным архивам в поиске документов придется самостоятельно. Пенсионный фонд России непосредственно в восстановлении утраченных сведений участия не принимает, он может только подтвердить уплату пенсионных взносов и страховой стаж гражданина. Кроме того, если речь идет о назначении пенсии, а основное время работы пришлось на период после 2002 года (с которого граждане стали застрахованными в системе обязательного пенсионного страхования), то и восстанавливать сам бланк с записями особого смысла не имеет. Пенсионный фонд сможет назначить пенсию и без нее, на основании собственных данных.

Что делать, если утеряна трудовая книжка — порядок восстановления документа

Трудовая книжка – это документ, в котором содержится вся информация об официальной трудовой деятельности с первого места работы до последнего.

А именно: название организации, даты зачисления в штат и увольнения, должность, переводы на другую постоянную работу, награды.

Она часто требуется при смене места работы и для подтверждения общего, непрерывного и специального трудового стажа при выходе на пенсию. Согласно статье 66 ТК РФ она «является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника».

Ими не учитывается тот факт, что при трудоустройстве трудовая книжка является первым доказательством прошлого опыта работника, и она может повлиять на конечный выбор работодателя в пользу соискателя.

Бывают ситуации, когда трудовая книжка потеряна, и дальнейшие действия будут зависеть непосредственно от того, по чьей вине это произошло – самого работника или работодателя.

Документ потерял сам владелец

Если документ был потерян по вине владельца, то поступить он может одним из следующих способов:

  • Смириться с потерей и никак на нее не реагировать, так как в настоящее время закон не принуждает работника оформлять дубликат трудовой книжки (ч. 5, ст. 65 ТК РФ). Либо обратиться к работодателю с письменным заявлением об оформлении новой трудовой книжки.
  • Обратиться ко всем предыдущим работодателям, которые ставили отметку о трудоустройстве с письменным заявлением об оформлении дубликата трудовой книжки в связи с ее утерей.
Читайте также:  Запись в трудовой книжке о принятии на должность водителя

Такое заявление подается лично либо заказным письмом с уведомлением о получении. По нему работодатель должен оформить дубликат трудовой книжки в течение 15 дней (п. 31 Правил).

После восстановления в дубликате будет запись о восстановлении непрерывного трудового стажа, подтвержденного необходимыми документами. В записи будет указано общее количество лет без уточнения мест работы и должностей.

В случае ликвидации прошлого работодателя, дубликат можно сделать у нового работодателя, однако следует учитывать, что он не обязан это делать.

Документ потерял работодатель

Что делать, если трудовая книжка утеряна работодателем?

Случается так, что по каким-то причинам работодатель может потерять трудовую книжку своего сотрудника.

В такой ситуации работник должен действовать в зависимости от сложившейся ситуации:

  • Если вас уволили, а трудовую книжку не выдали, то можно пойти в суд и просить взыскать средний заработок за каждый день задержки трудовой книжки, что предусмотрено Трудовым кодексом РФ.
  • Если вы хотите восстановить записи, свидетельствующие о трудовом стаже, то в этом случае необходимо написать работодателю заявление об оформлении дубликата трудовой книжки».

Заявление необходимо адресовать работодателю по последнему месту работы, а на вашу просьбу должны отреагировать в течение 15 дней с момента подачи заявления. Также вы можете письменно попросить работодателя завести вам новую трудовую книжку.

Для восстановления трудовой книжки работник должен представить документы, подтверждающие периоды работы в предыдущих организациях. Если у работника таких документов не окажется, организация обязана оказать ему помощь в их получении, например, отправив запросы прежним работодателям.

Если подтверждающие документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Куда обращаться?

Кто занимается восстановлением документа? Восстановление трудовой книжки возможно через Пенсионный фонд и другие инстанции, если есть такая необходимость.

Для оформления дубликата у нового работодателя можно обратиться в следующие структуры:

  • Ко всем предыдущим работодателям и получить письменные подтверждения стажа.
  • В Государственный архив тех городов, где зарегистрированы предыдущие работодатели. Если фирмы были официально ликвидированы, то архив выдаст справки о том, когда и сколько работал заявитель в данных фирмах.
  • В суд. На основании искового заявления суд сможет направить запросы в соответствующие госорганы и структуры и получить необходимую информацию.
  • В Пенсионный фонд с запросом о своем стаже. Эти сведения предоставляются бесплатно в течение 10 дней после обращения заявителя.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 288-73-46;
8 (800) 600-36-19

Это быстро и бесплатно!

Порядок восстановления трудовой книжки при утере

Восстановление трудовой книжки при утере работником или работодателем происходит примерно по одной и той же схеме.

Независимо по чьей вине была утеряна трудовая книжка, обращаться в любом случае вам придется именно к последнему работодателю.

Если вы хотите именно восстановить документ, то здесь необходимо написать заявление о выдаче дубликата по последнему месту работы.

Заявление лучше направить ценным письмом с описью вложения, чтобы у вас на руках остались доказательства того, что вы просили оформить дубликат. В ходе оформления дубликата от вас могут потребоваться дополнительные документы, подтверждающие стаж работы до поступления к работодателю, который оформляет дубликат.

Для того, чтобы вы могли подтвердить свой общий стаж работы, могут потребоваться трудовые договоры, приказы о назначении на должность, а также, по словам нашего эксперта, иные трудовые книжки, решения суда, справки от прежних работодателей.

Если работник сам утратил свою трудовую книжку, то писать запросы и обходить предыдущие места работы придется именно ему.

Если утрата произошла по вине работодателя, то сбор всех необходимых документов должен производиться непосредственно представителями организации.

Как правильно составить заявление на восстановление

Заявление на дубликат подается от имени работника на имя работодателя или непосредственно организации.

В заявлении в первую очередь указывается основание, по которому была утрачена трудовая, а потом излагается просьба.

Ставится непосредственная дата написания заявления и подпись работника. Можно печатать на компьютере или написать от руки понятным почерком.

Заявление пишется на имя работодателя или на имя самой организации. Но в написании заявления нельзя обращаться к сотрудникам отдела кадров. Как правило, в шапке пишется информация о работодателе, а именно его фамилия имя и отчество, а также название организации и ее непосредственные контакты.

Правильно написанное заявление о выдаче новой трудовой книжки содержит в себе контактную информацию, причину утери, подпись и просьбу о выдаче дубликата. Если в организации есть специальный бланк для этого – воспользуйтесь им.

Заявление должно быть написано максимально грамотно. Практически недопустимо оставление ошибок в заявлении. Также нежелательно наличие в заявлении зачеркиваний.

Написано заявление, как и любой другой документ, может быть от руки или же напечатано на компьютере, однако печать и подпись должны быть проставлены индивидуально на каждом заявлении самим работодателем.

Какие записи должны быть в дубликате трудовой?

Как происходит восстановление записей в случае утери трудовой книжки?

В дубликат вносятся сведения об общем и/или непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами, а также сведения о работе и награждениях, которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

При этом стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат вносятся только имеющиеся в этих документах сведения. Далее в обычном порядке вносятся записи о работе у работодателя, который оформляет дубликат.

Вывод

Однако по чьей бы вине ни случилась «потеря», не стоит переживать — утраченный документ, оформляющий профессиональную биографию, всегда можно восстановить.

Единственная разница в том, что если вы сами потеряли документ, то писать запросы, обходить предыдущие места работы и архивы придется вам, а если утрата произошла по вине работодателя, то необходимые документы должен собрать представитель организации.

Но для того, чтобы это было легче сделать, заранее, на всякий случай, держите дома ксерокопию, которую стоит обновлять всякий раз при смене работы, заверяя ее у начальника отдела кадров.

А если опыт работы был небольшой, можно оформить новую трудовую книжку, и не мучить себя бюрократическими процедурами. В конце концов, пенсия сейчас зависит не от трудового стажа, а от пенсионных отчислений, и если вам не более 30 лет, то трудовая книжка (или ее отсутствие) на размер будущей пенсии не повлияет.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7 (499) 288-73-46 , Санкт-Петербург +7 (812) 317-70-86 или задайте вопрос юристу через форму обратной связи, расположенную ниже.

Как восстановить трудовую книжку при ее утере: действия работника и работодателя

Трудовая книжка (ТрК) – это основной документ, подтверждающий рабочую историю гражданина. Она может потребоваться в самых разных ситуациях, от трудоустройства на новое место до оформления кредитов и пособий. И, конечно, особую важность этот документ получает при выходе человека на пенсию, ведь именно по нему определяется общий стаж. Утеря этого документа, как самим гражданином, так и его работодателем, может привести ко множеству проблем. Разберем, как восстановить трудовую книжку, и что для этого требуется.

Законодательные нормы

В трудовом законодательстве такое выражение, как «восстановление ТрК» отсутствует. ТК РФ вообще никак не регламентирует этот процесс. Для этого существуют более мелкие нормативные акты:

  • Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные правительством РФ (конкретно, их пункты 31 и 32);
  • Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Министерством труда РФ (конкретно, пункты 7.1 и 7.2).

В этих документах процесс именуется «выдачей дубликата». Но суть остается той же – они описывают, каким образом гражданин может получить новую ТрК, вместо имевшейся у него ранее.

В каких ситуациях возможно получение дубликата

Восстановление трудовой книжки со всеми ранее внесенными в нее записями возможно в следующих ситуациях:

  • утеря трудовой (как самим гражданином, так и его работодателем, которому документ был отдан на хранение);
  • повреждение книжки, препятствующее е дальнейшему использованию (порвана, залита жидкостью, обгорела и т.д.);
  • массовая утрата документов по причине чрезвычайных происшествий (например, пожар в архиве работодателя).

Если в момент трудоустройства на новое место у гражданина отсутствует ТрК (либо документ пришел в негодность), можно не связываться с его восстановлением. Закон разрешает в таких ситуациях просто завести новую ТрК. Но начинать новый документ придется «с чистого листа» — в него будет внесена только запись от действующего работодателя. Все остальные данные о стаже гражданину придется восстанавливать самостоятельно. Разберемся, как это сделать.

Самостоятельно вносить записи о предыдущих местах работы в новый бланк ТрК ни в коем случае не следует. Такие действия будут расценены законом как подделка документов.

Получение дубликата работающим гражданином

Если человек официально трудоустроен в какой-либо организации, его книжка хранится у работодателя. Но сотрудник может запросить ее на руки на некоторое время, например, для предъявления в органы социального страхования или иные инстанции. Список ситуаций, в которых работодатель имеет право выдать на руки документ, перечислен в ст. 62 Трудового кодекса РФ.

Естественно, в ходе пользования, гражданин может потерять или испортить книжку. Чтобы восстановить потерянную трудовую книжку в такой ситуации необходимо обратиться в отдел кадров по месту работы с соответствующим заявлением. Бланки заявлений обычно имеются у кадровика.

После подачи обращения, дубликат ТрК будет восстановлен в течение 15 дней (этот срок также регламентирован законом). Сотрудник должен быть приглашен в отдел кадров, чтобы удостовериться в готовности документа и расписаться в нем.

Когда ТрК утеряна безработным

После увольнения человек получает трудовую книжку на руки. И до нового трудоустройства с документом может произойти все, что угодно, от повреждения, до утери. Но и в этом случае получение дубликата вполне возможно, хотя заниматься им гражданину придется самостоятельно.

Читайте также:  Исправление неправильной даты в трудовой книжке

Хорошо, если на руках осталась копия документа (или хотя бы копия копии). Она, конечно, не сможет служить основанием для заполнения нового бланка. Но с этой бумагой хотя бы будет проще восстановить данные о прежних местах работы, и понять, куда обращаться за подтверждением стажа.

Самостоятельное оформление дубликата

Закономерный вопрос – к кому обращаться для внесения оформления дубликата документа? Это зависит от ситуации. Для начала рассмотрим самый простой вариант:

  • гражданина есть копия ТрК с начала его трудовой деятельности (либо трудовые договоры и иные документы, подтверждающие факт и сроки работы в какой-либо организации);
  • все предприятия, на которых работал гражданин, находятся в одном городе;
  • организации, на которых гражданин был трудоустроен, действуют до сих пор.

При соблюдении всех этих условий процесс получения дубликата будет прост, но весьма затратен по времени. Необходимо просто обойти отделы кадров всех прежних работодателей в порядке очередности, и попросить их сотрудников внести запись о трудоустройстве и увольнении в новый бланк ТрК.

Естественно, в каждом ОК нужно будет предъявить копию старого документа или иные бумаги, подтверждающие факт работы. Это значительно упростит для сотрудника отдела поиск информации о бывшем работнике, следовательно, ускорит оформление.

Первую страницу в новом бланке должен будет заполнять самый первый работодатель.

Привлечение инстанций

Теоретически, безработный гражданин может обратиться за получением дубликата утерянного документа к своему последнему работодателю. Но кадровики не обязаны заниматься оформлением ТрК, утерянной их бывшим сотрудником. Так что, здесь все будет зависеть только от доброй воли специалиста.

Максимум, что может сделать кадровик с предыдущего места работы гражданина – это внести записи в бланк нового документа, при условии, что все данные о более раннем трудоустройстве имеются в наличии.

Также дубликат можно оформить в МФЦ. При обращении необходимо будет предъявить сотруднику паспорт, передать пустой бланк ТрК, и предоставить данные о предыдущих местах работы. Процесс оформления здесь может занять от нескольких дней до месяца, в зависимости от ситуации.

Где получить подтверждение трудоустройства

Как восстановить трудовую книжку, если ее копия не сохранилась? Действуем следующим образом.

  1. Подаем в Пенсионный фонд РФ запрос о восстановлении ТрК. Через 10 дней получаем справку, в которой будут перечислены все официальные места работы с датами приема-увольнения, начиная с 2002 года, а также общая продолжительность стажа.
  2. Если необходима информация о более раннем периоде – обращаемся в госархив города, в котором находилось предприятие-работодатель, и запрашиваем у них информацию. Это, кстати, придется сделать и в том случае, если одно из предыдущих мест работы было ликвидировано, либо данных о нем нет в справке из ПФР.
  3. Собрав все подтверждения, обращаемся либо в МФЦ, либо к последнему из работодателей для заполнения нового бланка.

Если организация, выступавшая последним местом работы гражданина, ликвидирована, необходимо обратиться в суд для получения дубликата ТрК. Сбором прочей информации о предыдущих местах работы в этом случае буду заниматься судебные инстанции.

Напоминаем, что даже если Вы досконально изучите все данные, находящиеся в открытом доступе, это не заменит Вам опыта профессиональных юристов!
Чтобы получить подробную бесплатную консультацию и максимально надежно решить Ваш вопрос — Вы можете обратиться к специалистам через онлайн-форму .

Действия работодателя

Коротко расскажем о том, как работодателю восстановить трудовую книжку при утере ее сотрудником. Самый простой вариант здесь – если данный работодатель является для гражданина первым, а ранее он нигде не работал. В этом случае кадровик просто заполняет новый бланк, принесенный сотрудником, на основании имеющихся у него документов. Вносятся все записи – о приеме, переводах, повышениях и т.д. Единственный момент – на первой странице документа должно, помимо прочей информации, стоять слово «Дубликат».

В случае, если сотрудник, утерявший документ, ранее работал в других местах, он должен принести бумаги, подтверждающие этот факт. Как минимум, потребуется справка из ПФР. Здесь оформление ТрК будет иметь следующие особенности:

  • надпись «Дубликат» на первой странице;
  • в начале документа – сведения о суммарном стаже из справки от ПФР;
  • данные о предыдущих местах работы (при наличии подтвержденной информации о них);
  • запись о текущем работодателе.

Если гражданин не может подтвердить информацию о предыдущих местах работы, она просто не вносится в новый бланк. По закону, достаточно указания общего количества стажа и записи от предприятия, выдающего дубликат.

Если же ТрК была утеряна по вине работодателя, кадровикам придется самостоятельно собирать всю информацию о сотруднике. Они обращаются в Пенсионный фонд, архивы, делают запросы в действующие городские и иногородние организации, в которых работал их специалист. Дубликат в этом случае должен быть заполнен по всем правилам.

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна?

Как восстановить трудовую книжку- если она утеряна? Вопрос, который волнует каждого, кто столкнулся с утратой этого документа на работе или по собственной невнимательности. Ниже мы расскажем, как можно восстановить трудовую книжку и к кому обратиться за информацией о стаже.

Потерял трудовую книжку — как восстановить самостоятельно?

Трудовая книжка содержит данные о стаже работы человека у каждого работодателя, а также и нформацию о пройденных курсах повышения квалификации, профессиональной переподготовке, наградах и благодарностях. Трудовую книжку гражданин предъявляет каждый раз, как устраивается на новое место работы, являющееся для него основным. Работа по совместительству тоже может быть занесена в трудовую книжку по желанию работника.

Несмотря на то, что чиновники решили отменить в 2017 году трудовые книжки, на сегодняшний день это важный кадровый документ. Работник обязан восстановить трудовую книжку при утере.

Вопросы выдачи и заполнения трудовых книжек регламентирует постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225, согласно которому трудовую книжку нельзя выдавать дважды. При утере на восстановленном документе ставится запись «дубликат».

Для самостоятельного решения проблемы с утраченной книжкой вам нужно собрать документы, подтверждающие факт работы в организациях: трудовые договоры, справки об общем стаже, лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы (п. 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24.07. 2002 №555).

Важно! Ксерокопия трудовой книжки, даже заверенная работодателем, в список подтверждающих документов не входит.

Как быть, если предприятие, на котором вы работали, закрылось? Прежде всего, убедитесь, что компания именно ликвидировалась, а не прошла процедуру реорганизации. В случае реорганизации в архиве предприятия хранятся необходимые документы фирмы-предшественницы.

А вот при ликвидации компании бывшему работнику придется направиться в госархив— там выдадут справку о том, где, когда и сколько проработал гражданин.

Важно! При массовой утере трудовых книжек — например, если компанию ограбили или произошел пожар, — для восстановления трудового стажа каждого работника формируется комиссия из членов профсоюза, представителей госорганов и работодателя.

А что делать, если у вас нет никаких документов, фиксирующих факт трудовой деятельности в конкретной организации? Тогда нужно идти в суд — на основе свидетельств ваших бывших коллег судья вынесет решение об установлении трудового стажа. Также восстановить трудовую книжку можно через Пенсионный фонд и у последнего работодателя.

Восстановление трудовой книжки при утере — обращаемся к работодателю

Согласно п. 31 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 №225 при потере трудовой книжки гражданин должен сразу же обратиться к работодателю по последнему месту работу — именно он обязан оформить дубликат документа, независимо от того, работает ли сейчас у него человек или же давно уволился (давность срока увольнения при этом не имеет значения).

Внимание! При увольнении проверяйте оставленную запись в трудовой книжке и наличие всех необходимых реквизитов —в противном случае трудовой стаж не будет учитываться.

Подробнее о том, какие сведения фиксирует кадровая служба в трудовой книжке, расскажет публикация «Заполнение трудовой книжки при увольнении – образец-2015».

Работодатель восстанавливает трудовую книжку после получения заявления от гражданина. На процедуру восстановления компании дается 15 дней: гражданин предоставляет документы, подтверждающие трудовой стаж, а работодатель на их основе делает записи в дубликате трудовой книжки. Работодатель уполномочен попросить необходимые данные с предыдущих мест работы (абз. 7 п. 7.2 постановления Минтруда РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003 №69).

Однако работодатель не может внести в дубликат данные о стаже, не подтвержденные документально. В таком случае занести полностью сведения в документ поможет Пенсионный фонд.

Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд?

ПФР хранит данные о трудовом стаже граждан. До 2002 года такая информация собиралась фондом на основе записей в трудовых книжках — работодателям рассылались запросы с требованием заполнить сведения о трудовом стаже застрахованного по форме СЗВ-К. С 2002 года сведения индивидуального пенсионного учета фонд предоставляет по форме СЗИ-5.

Чтобы сформировать дубликат трудовой книжки с помощью ПФР, нужно написать заявление об утере трудовой книжки и предоставить его в отделение фонда по месту жительства. В течение 10 дней Пенсионный фонд предоставит дубликат на основании собственных данных (постановление Правления ПФР РФ от 31.07.2006 №192п).

Следует при этом учесть, что если вы работали на предприятии неофициально, то сведений о таком месте работы у Пенсионного фонда не будет. Помните об этом, когда соглашаетесь на неофициальное трудоустройство,— в стаж для расчета пенсии этот период времени не войдет.

Итоги

Теперь вы знаете ответ на вопрос, как восстановить трудовую книжку – если она утеряна. Рекомендуем вам бережно относиться к таким важным документам, обращать внимание на то, хранит ли работодатель трудовые книжки должным образом (в отдельном сейфе). А также советуем собирать и хранить в надежном месте трудовые договоры с каждой компанией, в которой вы трудились.

Советуем вам также ознакомиться со статьей «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Ссылка на основную публикацию