Каковы сроки заполнения трудовой книжки сотрудника при приеме на работу?

Каковы сроки заполнения трудовой книжки сотрудника при приеме на работу?

В российском законодательстве относительно различного вида документов существуют свои определенные правила по их заполнению. Также у каждого из них имеются сроки. Не является исключением рабочая книжка сотрудника. Каковы сроки заполнения трудовой книжки при приеме на работу? Этот вопрос актуален тем, что он требует развернутого и точного разъяснения.

Прием на работу сотрудника

Чтобы устроиться на работу, необходимо предъявить определенный перечень документации, подтверждающей многие интересующие аспекты для руководителя:

  • паспорт>
  • трудовая>
  • пенсионное свидетельство>
  • военный билет>
  • аттестат или диплом>
  • документы о дополнительном образовании.

Для получения отдельного рода работы могут потребоваться такие документы:

  • водительские права>
  • разрешение на данный вид деятельности>
  • медкнижка.

Другой вид документации не записан в Трудовом кодексе России. Руководитель и гражданин, пришедший к нему, должны об этом знать.

Работодатель, принимая на работу сотрудника, должен издать приказ о его назначении. На основании данного документа нужно будет внести запись в трудовую и личное дело.

Оформление трудовой книжки

Человеку, который хочет обрести работу, в обязательном порядке нужна его рабочая книжка. Если гражданин уже трудился в какой-либо компании, то данный документ должен быть у него на руках. Но когда человек пришел в первый раз устраиваться, то здесь нужно обратиться к работодателю.

По закону современные книжки можно приобрести в тех организациях, которые уполномочены на данный вид деятельности. Обычно предприятие закупает данный документ по цене, указанной в договоре.

Бланки трудовых находятся в кадровой службе или в подразделении, которое отвечает за них. По запросу работодателя происходит выдача книжки (нового бланка) сотруднику. При этом руководитель должен взять с него сумму, равную стоимости документа. Но есть исключения:

  • массовый характер уничтожения документации, которая находилась в организации>
  • неправильное заполнение бланка ответственным лицом.

Эти два случая говорят о том, что расходы на приобретение новой книжки ложатся на работодателя.

Также в каждой компании обязательно должны быть документы по учету трудовых:

  • книга по учету прихода и расхода>
  • книга по учету движения.

Эта бухгалтерская документация отслеживает все, что происходит с книжками сотрудников, а также ведет учет выдачи новых бланков и вкладышей.

Заполнение трудовой книжки

Книжка работника заполняется руководителем, кадровым работником, другим лицом, которое уполномочено на данный вид деятельности в связи со своими обязанностями. Первоначально трудовая оформляется в той организации, которая выдала сотруднику документ. Книжка имеет несколько разделов для заполнения:

  • титульник>
  • сведения о работе>
  • сведения о награждениях.

Каждая страница имеет свои правила при оформлении. Основная страница (титульный лист) несет личные данные о работнике:

  • ФИО>
  • дата рождения>
  • образование>
  • профессия, специальность.

В конце титульника есть специальная графа для подписи владельца и руководителя.

Сведения о работе и награждениях фиксируются на следующих разворотах книжки. Здесь прописываются все основные моменты работы сотрудника:

  • устройство>
  • перевод>
  • увольнение>
  • важные награждения и так далее.

При оформлении работника здесь же можно указать, что он являлся сотрудником особых подразделений (полиция, налоговая служба). При предъявлении военного удостоверения нужно вписать запись о службе в армии.

Любая информация в книжке работника должна подтверждаться определенным документом:

  • приказ>
  • документ об образовании>
  • решение собрания>
  • документ о смене личных данных.

И еще одна очень важная особенность в оформлении трудовой: каждая запись должна быть подтверждена подписью и печатью.

Как делают записи в титульном листе трудовой книжки

Для титульника есть одно важное правило: вносить информацию без ошибок. Когда на данной странице руководитель допускает неточность или недостоверность, то бланк считается испорченным. Составляется акт о его списании, который потом подшивается в отдельную папку, а затем испорченную трудовую уничтожают.

Существуют ситуации, когда ошибочную запись сразу не заметили. А работник очень долгое время проработал в организации, в трудовой отмечен его многолетний стаж. Здесь работодатели идут на уступки. Для исправления записи в титульнике аккуратно зачеркивают неверную запись и прописывают правильную.

Дополнения на титульном листе вносить можно. Это касается образования, профессии, специальности. Ставится запятая и после старой информации фиксируется новая. К тому же законодательство позволяет вносить изменения в ФИО владельца книжки. В этом случае полностью зачеркивают старые данные и рядом прописывают новые. Зачеркнутая надпись должна хорошо просматриваться. Зачеркивание отдельных букв или цифр запрещено.

Если сотрудник устроился в компанию, будучи студентом вуза, то информация о неполном высшем образовании непременно должна быть в титульнике трудовой. Когда работник получит диплом, он должен предъявить его руководителю для фиксирования информации о законченном высшем образовании.

В любом из этих вариантов сотруднику необходимо показать документ, который подтверждает подлинность информации. Его вписывают на обороте обложки трудовой (название, номер, число). Утверждается надпись подписью и печатью.

Как делают записи о работе и награждениях в трудовой книжке

Когда руководитель заполняет страницу, связанную с работой гражданина, то вначале он пишет название организации (полное и аббревиатура). Во многих компаниях существует уже заготовленная печать, в которой написано название предприятия. Для экономии времени просто ставится данный штамп в определенном месте трудовой.

Затем пишется порядковый номер записи, ее число, месяц и год. Основные данные фиксируются ниже наименования. При этом обязательно идет указание на статью Кодекса, Правил или Инструкции. По окончании записей нужно указать номер и дату документа, который является основанием для данной записи.

В книжке фиксируются только особые награждения. Мелкие поощрения – благодарности, грамоты – не вписывают. Также в трудовой не должны быть записаны наказания сотруднику. Единственное, что фиксируют – это увольнение (как вид наказания).

Так как информация в трудовой пишется от руки, ошибок не избежать. Если на основной странице неверное написание делает бланк непригодным, то в рабочих сведениях такие ошибки возможно исправить. Есть два важных вида ошибок:

  • пропущена запись>
  • допущена ошибка.

Ответственное лицо может забыть вписать в книжку наименование организации. Без данной записи вся нижестоящая информация будет незаконна. Поэтому неверную запись необходимо признать недействительной. Ставится следующий порядковый номер в определенной строке, дата и запись о том, что предыдущие данные нужно считать недействительными. Затем ниже фиксируются наименование организации и остальные записи.

При допущении ошибки, неправильном написании запись также необходимо признать недействительной. Но при этом нужно зафиксировать правильное написание.

Еще один момент, который очень интересует кадровые службы и работодателей. Когда записей в книжке очень много и следующую вписывать некуда, то оформляется вкладыш в трудовую. С его помощью можно продолжить заполнение документа законным путем.

Документы, статьи ТК, подтверждение, подпись, печать – все это необходимо фиксировать в трудовой при заполнении и исправлении.

Срок внесения записи в трудовую книжку о приеме на работу

Когда идет заполнение рабочей книжки руководителем, то ему необходимо опираться на основополагающие документы:

  • Трудовой кодекс России>
  • Постановление о трудовых>
  • Постановление об Инструкции.

Соответственно, Правила и Инструкции, указанные в законодательстве, – это опора при оформлении книжек.

Если учесть, что по закону рабочая книжка ведется на всех сотрудников, которые работают в компании больше пяти дней, то оформление должно происходить, исходя из данного срока. Из этого следует, что для заполнения трудовой работодателю отводится семь дней со дня поступления сотрудника на работу. Также по всем правилам владелец книжки должен присутствовать лично в момент оформления и внесения всех записей в книжку. Его подпись потребуется и на титульном листе внизу страницы.

Работать с трудовой кадровик начинает со дня, когда сотрудник официально принят на определенную должность. Данный документ хранится в организации до того, пока работник не уволится. В таком случае при оформлении увольнения с указанием на необходимую документацию сотрудник обязан проверить правильность всех записей, сделанных в этой компании, и поставить свою подпись в знак подтверждения.

Копия трудовой книжки и ее сроки выдачи

При обращении во многие инстанции человеку необходимо собрать нужную документацию. В нее входит и копия трудовой. Руководитель не имеет права выдать книжку на руки, поэтому при подаче заявления от работника он должен за три дня выдать копию документа.

Каждая заполненная страница отпечатывается так, чтобы просмотреть записи представлялось возможным. Затем на каждой странице ответственный работник ставит должность, подпись и печать. По окончании процедуры необходимо заверить всю копию трудовой и написать «Копия верна». После этого нужно зафиксировать информацию о том, что сотрудник работает на предприятии по сегодняшний день.

Как и любая ксерокопия, копия книжки рабочего имеет свои сроки. При оформлении кредита (денежного, ипотечного) в банках требуется данный документ, который имеет срок действия в один месяц. Это в лучшем случае. Существуют такие банковские организации, которые устанавливают две недели и даже три дня. Это должно быть прописано в условиях при получении кредита, а компания обязана предупредить о сроках.

При оформлении заграничного паспорта УФМС установило месячный срок действия копии книжки. Но, идя на уступки, организация считает нужной возможность продления данного документа на рабочем месте гражданина при помощи повторной печати и подписи руководителя.

Есть и такого рода организации, где копия верна на протяжении трех месяцев с момента подписи ее работодателем.

Очень важно знать, что книжка работника – это его главный документ, который может подтвердить деятельность сотрудника, его стаж. Начисление пенсии тоже не обходится без трудовой. Именно поэтому стоит внимательно подходить к заполнению книжки и его срокам, установленным законодательством.


Запись в трудовой до истечения 5 дней

в течении 5 дней при устройстве на работу запись в трудовой не делается согласно инструкции по заполнею трудовой книжки, но не все кадровики помнят об этой особенности. Если в течении 5 дней человек поймет, что не подходит ему эта работа, а кадровик успеет сделать запись по незнанию. Каковы варианты выхода из такой ситуации?. Юристы говорят, что это вообще подсудное дело. но наверное есть и другие варианты?

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника

запись в трудовой делается в течение пяти дней с момента поступления на работу. Понятие “в течение пяти дней” включает в себя как первый, так и третий, и пятый день. Если работник увольняется, например, на четвертый день с момента поступления, то будет запись об увольнении с указанием основания увольнения.

Другой вопрос, что это не совсем приятно работнику – запись с трехдневной работой, и лучше бы её не было, но если она есть, и внесена законно, то Ваши юристы неправы, говоря о подсудности такого дела

Работодатель. ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного (статья 66 ТК РФ)

Не “в течение”, а свыше

“в случае, когда работа у данного” – скопировала лишнее, к делу не отностися

с вам заключают ТД либо на определенный срок либо бессрочный, что является основанием для внесения сведений в ТК работника на основании приказа о приеме на работу, не будет приказа не будет и сведений о работе в ТК, так же и не будет компенсационных выплат при увольнении

Я Вас не поняла – Вы что сказать или спросить хотели?

мне спрашивать нечего, сказать, что если ТД предусматривает срок 5 дней и менее то запись в ТД не делается

и если срок ТД более 5 дней, то запись в трудовую книжку законна, даже при прекращении работы на второй день

это я выше указал

С ума сойти, переписываем законодательство

при заключении трудового договора определяется срок – бессрочный или срочный.
По логике вещей это больше пяти дней, работник приступает к работе, кадровик, зная, что заключен бессрочный трудовой договор, делает запись в трудовую книжку на третий день. Правильно? Да.

Работник на четвертый день передумывает, и каковы его действия должны быть по букве закона? Он должен расторгнуть трудовой договор.

При расторжении ТД остается период, когда работник четыре дня работал, ему ставили в табеле “выход”, провели начисление зарплаты. Законно?
Будет неправильно, если этих действий кадровик не сделает. А если несчастный случай на производстве на второй день работы?

Причем здесь трудовая книжка?

четырехдневный период работы – это период работы. Сведения о работе вносятся в трудовую книжку.

Для кодекс – не кодекс?

Статья 66 к Вашим услугам, попробуйте её оспорить, моджет, прецедент создадите

трудовой договор оформляется в течении 3 дней, а трудовая только если сотрудник проработал свыше 6 дней. В тк так и прописано, и в инструкции к заполнению

В любой, не ПОЗДНЕЕ 5-го. Причем запись будет датирована 1-м. Подсудным окажется внесение записи ПОСЛЕ 5-го дня.
Обычно в течение 5-ти первых не делают, имено для того, чтобы не портить книжку всякими непонятками.

Дата начала работы будет, безусловно с первого дня, с этим никто не спорит

Мой Вам вопрос: работник, проработавший у работодателя три дня (первого числа принят, третьего числа уволен) относится к категории “проработавшего у него свыше пяти дней” или нет?

Тогда что означает: работодатель ведет трудовые книжки на всех работников, проработавших у него свыше 5 дней?

Это означает, что работник проработал у него менее 5-ти дней.

Это означает, что на работника, отработавшего у работодателя, менее 5 дней, например, 4 дня, трудовая книжка не ведется

ну вот вы даже инструкцию прочитать не можете, советую тогда ознакомиться хотя к коментариям к инструкции. Любой грамотный кадровик знает.

советую мне лишнего не советовать, а самой почитать.

Ситуация: с работником на третий день его работы случился несчастный случай на производстве. Действия кадровика: лихорадочные записи в трудовой книжке, формирование личного дела, сбор необходимых бумаг, ознакомления с инструкциями и тому подобное.

послушайте, читайте законы! Что написано в законе, то и исполняйте. Написано свыше 6 дней. Или вы у себя сама законы пишите.

ну, если уже свыше 6 дней.

с такой как вы, и описаться не мудрено. Ст 66 ТК РФ

Комментарий удален!

правильно ставьте удорение, я вообще имела ввиду “описаться” с удорением на букву “а”. Вы инструкции и ТК также читаете?

“Юристы говорят, что это вообще подсудное дело”

Интересно, в чем суть иска будет в данной ситуации?

моральный ущерб, а также порча личного имущества, кадровика могут привлечь к административной, обвинить в некомпетентности по решению суда, хороший юрист может много чего.

не смешите людей, выж изначально ТД заключаете не на 5 дней?!))

Читайте также:  Ведение приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки

господи, ну читайте законодательство, сейчас у сотрудника есть 5 дней, речь не о договоре, а трудовой книжке. В советское время было две недели.

Ну и замечательно. Внесут второй запись о недействительности первой. И подпишут. Документ, между прочим. Позорная слава кадровых работников навечно останется в вашей трудовой книжке))

Дело в том, что по сути эта запись НЕ является недействительной ибо гласит, что такого-то числа работник принят в определенное структурное подразделение на определенную должнолсть, дата и номер приказа

И он действительно был туда принят, но, проработав один день, предупредил об увольнении и на четыертый-пятый день был уволен

Согласно действующему ТК, запись в его книжку не должна быть внесена, так как работник не проработал СВЫШЕ пяти дней

Скорее всего законодатель руководствовался тем, чтобы не пачкать работнику книжку, и посчитал, что 5 дней хватает, чтобы работнику определиться – его работа или нет

Вот такая канитель (с)

В этом и весь прикол. Запись не должна была быть внесена, но почему-то внесена. Чья ошибка? Все черным по белому, кадровик был пьян когда запись вносил и потом пришлось ее исправлять)))

На самом деле меня тоже эта фигня в тупик всегда ставила – тупо внесу запись: забыла, пьяна была, некомпетентна. Работник скажет – нафига, настаивать будет

Сначала подумала, как и Вы признать запись недействительной. Потом подумала – дак всё действительно ведь, работал ведь

Вопрос “Что делать?” остался

T n, спасибо вам, что знаете, а поняла, что не зря вопрос задала, незнающих больше как выясняется. А главное упираются и никак просто тупо нормативку не хотят читать:)

Но вопрос “Что делать” остался

Я не знаю, как на него ответить

Единственное, думаю, что вряд ли кто претензии предъявит, хотя.

вы даже не представляете как суды завалены исками работников, а суд у нас всегда встает на сторону работника, чтобы социальных волнений не было. У меня подруга в суде.

Да, я удивлена

пусть подруга представит судебную практику

Согласна с вами полностью.

Ну пойдите посудитесь))))
Максимум, что вы выиграете – это новенький оформленный дубликат трудовой, вместо прежней.
Моральный ущерб от неверной записи в ТК – ржу в голос.

ржите дальше, я так понимаю ни знакомых среди судей, ни знакомых среди хороших адвокатов у вас нет, потому что если бы были вы бы не ржали, а знали как обстоят дела на самом деле.

Да, да, конечно, давайте ссылку на суд. практику, на решение суда, в котором истец отсудил компенсацию за моральный ущерб в связи с преждевременно внесенной записью о приеме.
Не будьте голословны! Ознакомимся все тут.
А то ваши запугивания пока что только веселят.

я не голословна, ссылки? милая, я Вам не об интернете говорю, какие ссылки я Вам дам, если дела судебные в общий доступ не скидывались? Вы понимаете, вообще, что такое судебная инстанция. Вы еще у ФСБ попросите, инфу разгласить, понятно почему вы такая веселая, даже не понимаете о чем поете:)))

кстати в инете, тоже инфы полно, может просто сами пошарите:)) или всегда так работаете, если вас, чтонибудь не дать прочитать, вы сами не задумаетесь.

Нет, вы заявили – вам и искать.

Основная масса суд.процессов по трудовому праву не являются закрытыми, и потом решения публикуются.
При чем тут фсб вообще.

Уж будьте добры найдите какое-то подобное дело на просторах инета, чтоб лицом в грязь не ударить перед коллегами. Наверняка что-то будет, раз вы утверждаете, что отсудить моральную компенсацию за запись в ТК – это как 2 пальца об асфальт – таких решений должно быть опубликовано достаточно.

Юлия, я уже поняла, что вы таких записей наделали, и малость напугались, я так понимаю, что о возможности (и в каких случаях) публично разглашение судебные дела вы тоже не знаете. Мне пофиг, я для себя уточнила, что 50 процентов кадровиков это знают, 50 нет. То есть тему подняла не зря. Выдержку из рекомендарции государственной трудовой инспеции я внизу выложила, остальное извините. Просто в следующий раз пользуйтесь нормативкой, а также ТК. Можете сами связаться с трудовой инспекцией.

Я хорошо знаю свою работу, и не делопроизводителю-бухгалтеру меня поучать.

Надеюсь ваши знания Вам помогут. если что.

суды имеют сайты, на которых выложены ВСЕ принятые решения.

не надо устраивать тут тайны мадридского двора.

то что вы из маленького города в 350 000 тысяч человек я уже поняла, Спасибо, уважаю и ценю!

вам она врядли что-то представит, узнавайте у своих. А вообще хотелось бы чтобы люди хоть немного читали нормы законодательства. Раньше кадровик – это было УХ. А сейчас не знаешь что отфигачит. Некоторые умудряются зачеркивать запись ставить исправленному верить..

Опять ржу в голос)))) Много трудовых книжек, оформленных давними кадровиками вы видели?
А я тысячи.
Раньше кадровики были такой УУУХХХ, что в старых ТК с лупой не разберешь, что они там и как писали левой ногой. Так что не надо ля-ля о том, о чем не ведаете.

а кто сказал что не знаю, как минимум около тысячи через мои руки прошли, я вообщето в прошлом этим занималась, да и в настоящем иногда приходится.

Не верю. Если бы вы этим занимались и многократно видели старые трудовые, вы бы не писали, что кадровики были УХ.
В свежих записях ошибок встречается в разы меньше, чем в старых. А там и сокращения сплошь и рядом, и зачеркнутые записи, и наименования организаций идут то на полях рядом с записью о приеме, да и вообще множество косяков.

Меня ваша вера не интересует, кадровиков отбирали так, чтобы у них даже подчерки был хороший, корявые записи не допускались. Я тоже видела косые подчерка, но точно знаю, что и книжки эти были поддельные. Вы думаете, вы все реальные книжки видете. Ну я Вас поздравляю. А вообще я делопроизводством в министерстве почти три года занималась. Может вы просто не в Москве, может у вас там фиг какие трудовые..

Всем огромное спасибо за диалог. Когда мне подруга задала этот вопрос, я честно говоря засмеялась: “Мол, да все это знаю”. Но сейчас поняла, что она не зря волнуется. Предупрежу ее, чтобы она договорилась с кадровиком, чтобы в течении 5 дней запись не делалась. На всякий случай:))) Еще раз всем спасибо.

Да и еще один момент. Здесь некоторые писали, что чуть ли не за 2-3 может быть и зп начислена, и налоги уплачены. Да такое возможно, но крайне редко. И если вы выйдете на работу последним днем месяца, а з.п выплатят первым числом месяца например. Складывается ощущение, что у многи зарплату каждый день начисляют. Ее в конце месяца начисляют, а середине месяца аванс (его кстати можно отложить), если человек, за один день до аванса вышел. Еще раз всем спасибо.

Еще как начисляют. И тут же появляется трудовой договор, который без особой спешки можно требовать не одну неделю. Вы что, работодатели с удовольствием выплатят эти копейки за 2-3 дня и все официально проведут, чтобы у вас в трудовой красовалась запись об этом и неповадно было. Это как уж кадрам прикажут)))

Дело в том, что посоветовавшись с компетентными людьми получается, что зп даже если начислилась и выплатилась, то запись в трудовой всеравно не делается на основании ст.66 ТК РФ. Начисления идут согласно трудового договора. Никто работодателя не оштрафует за это. А если вы еще трудовой договор не подписывали, и с приказом не ознакомились, то такая запись не просто не законна, а попахивает намеренной порчей чужого имущества. Нет ни одного основания, по которому Вас могли бы принять на работу. Короче, если вы потом возьмете справки от врача, что Вам было плохо с сердцем, будете упирать на то, что эта запись мешает Вам устроится на работу и т.д, то можете требовать моральную компенсацию. Если вы компетентный специалист и ваши прежнии работодатели готовы это подвердить, тогда сумма компенсации увеличиться в разы.

Ну вообще-то трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.
Но нормальный кадровик уж точно записей в трудовую не сделает без приказа и договора.

Была свидетелем собеседования, когда кандидат утверждала что запись вносятся после 5 отработанных работником дней, но начальник отдела с яростью отрицала этот факт.
Наблюдая эту ситуацию сидела в недоумении) Резко пропало желание туда трудоустраиваться, даже проходить собеседование расхотелось..
Начальник мне не понравилась..

Понимаю Вас. Вы знаете, у меня была ситуации, когда начальница отдела в банке кричала, что она 15 лет в банке, и они не могут дать документ по той форме, которую я хочу, потому что такого нет, но на следующей день запрашиваемой мною документ у меня был, потому что это начальнице я объяснила, на какую кнопку в программе нажать, чтобы он сформировался по такой форме. Хоть за 15 лет она слава богу научилась кнопки нажимать

Выдержка из разъяснений государственной инспеции по труду:
На наиболее распространенные вопросы разъясняем:
Как правильно внести запись в трудовую книжку?

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В настоящее время трудовая книжка – это обязательный кадровый документ. Трудовые книжки обязаны вести как работодатели-организации, так и работодатели – индивидуальные предприниматели (ст. 66 ТК РФ).

В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

– о выполняемой им работе;

– о переводах на другую постоянную работу;

– об увольнении работника;

– основания прекращения трудового договора;

– сведения о награждениях за успехи на работе;

– сведения о работе по совместительству (данные сведения вносятся в трудовую книжку только по желанию работника).

Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней (ст. 66 ТК РФ).

Если по каким-либо причинам работник проработал у работодателя менее шести дней, запись в трудовую книжку работника делать не нужно.

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю трудовую книжку (ст.65 ТК РФ).

Из этого правила существует три исключения:

– работник поступает на работу и заключает трудовой договор впервые (т.е. он нигде раньше не работал);

– работник поступает на работу на условиях совместительства;

– трудовая книжка работника потеряна или повреждена.

В перечисленных ситуациях работодатель должен оформить работнику новую трудовую книжку.

Обратите внимание! Работодатель, у которого работник работает по совместительству, не вправе делать какие-либо записи в его трудовой книжке. У такого работодателя при всем его желании отсутствует и физическая возможность внесения записи в трудовую книжку работника, поскольку трудовая книжка хранится у работодателя по основному месту работы и выдавать ее на руки работникам он не вправе.

Как правильно заполнить трудовую книжку

Какими нормативными актами руководствоваться

В первую очередь необходимо упомянуть, что заполнение трудовых книжек регулируется статей 66 ТК РФ . Кроме того, нужно упомянуть два других основополагающих документа.

Образец и правила заполнения трудовой книжки утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 . В нем подробно раскрыты нюансы внесения сведений в документ и исправления некорректных записей.

Помимо инструкции, которая отвечает на вопрос: как правильно вносятся записи в трудовой книжке (2020 год) — существуют также Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 .

Кто в ответе за грамотность оформления

Согласно ст. 66 ТК РФ , трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочей деятельности. Образец трудовой книжки можно посмотреть в нашей статье.

Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, могут помешать трудоустройству работника и офромлению пенсии. Исправить неточности будет работодатель, который их допустил. Либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки допустила. Поэтому важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок.

За ведение и сохранность документа отвечает именно работодатель, он же обязан завести его работнику при первом трудоустройстве. Руководитель может сам нести ответственность за заполнение бланков, либо возложить полномочия приказом на специалиста кадровой службы или иного работника.

Правила заполнения трудовой книжки 2020

Правила устанавливают обязанности работодателя:

  • оформить бланк при первом трудоустройстве;
  • вносить записи в строго установленный (недельный) срок, а при увольнении — в день увольнения;
  • дублировать записи в личной карточке работника под его подпись;
  • использовать точные формулировки из ТК РФ или федеральных законов со ссылкой на них;
  • вносить сведения о поощрениях за заслуги в труде (госнаграды, звания, знаки, дипломы);
  • вернуть книжку владельцу при увольнении, и если бланк пришел в негодность, выдать дубликат;
  • заверить записи подписью ответственного лица, печатью организации (если есть) и подписью самого сотрудника;
  • уведомить работника о необходимости забрать бланк, если по каким-то причинам работник не смог его получить в день увольнения (в противном случае работодатель понесет ответственность за задержку выдачи);
  • дополнить книгу вкладышем, если страницы закончатся;
  • вести обязательный учет движения книжек и вкладышей.

За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи бланков должностные лица несут ответственность по ст. 5.27 и ст. 13.20 КоАП РФ .

Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:

  • даты вписывают арабскими цифрами в формате «17.05.2019»;
  • используют перьевую, гелиевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета;
  • не применяют сокращений;
  • не зачеркивают записи при исправлении (не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
  • Ф.И.О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
  • информацию о профессии и образовании тоже на основании соответствующих документов;
  • подпись работника должна заверить сведения.

Образец заполнения трудовой книжки 2020

Бланк трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Образцы покажут, как заполнять трудовую книжку (2020) по разделам и как должна выглядеть титульная страница.

Документ содержит три части:

  • титульная часть — основные сведения о работнике;
  • сведения о работе — информация о принятии на должность, переводе и увольнении;
  • сведения о награждениях.
Читайте также:  Как заверить ксерокопию трудовой книжки: тонкости делопроизводства

Рассмотрим, как правильно заполнить каждую часть книжки.

Заполнение титульного листа

Титульный лист нужно оформлять особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк книжки в негодность.

На этой странице трудовой должна содержаться следующая информация:

  • Ф.И.О. владельца;
  • дата его рождения;
  • образование (среднее, среднее специальное, высшее);
  • наименование профессии, как в дипломе;
  • дата открытия книжки;
  • подпись лица, заполнявшего бланк;
  • печать организации (если есть).

Эта страница заполняется только по данным документов, которые предоставил работник. Это должны быть паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.

Титульный лист трудовой книжки (2020) выглядит следующим образом:

Раздел «Сведения о работе»

Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:

  1. Порядковый номер текущей записи.
  2. Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
  3. Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, переводов на другую должность.
  4. Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.

Сведения в этот раздел должны быть включены в течение 7 дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и так далее.

Реорганизация предприятия также отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении.

Не нужно говорить о том, насколько важно правильное заполнение трудовой книжки (2020) — ведь от этого могут зависеть размеры будущей пенсии работника, других социальных выплат

При переводе

Переход с одной должности на другую также отражается в этом разделе трудовой книжки.

Различают два вида переводов:

  • внутренний — работник меняет должность, находясь в одной организации;
  • внешний — меняется работодатель. При этом предыдущий трудовой договор разрывается и заключается новый.

При внутреннем переводе в третьей графе книжки записывают «переведен на должность. » и указывается новая должности и название отдела, если он менялся.

При внешнем переводе указывается номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию. В обоих случаях нужно указать должность работника.

При совместительстве

Сюда же могут быть внесены сведения о работе по совместительству. Записьв книжке также производится на основании предоставленных документов из другой организации. То есть работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:

  • полное и сокращенное название организации;
  • наименование должности работника;
  • дату принятия на работу;
  • реквизиты организации.

Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, руководитель предприятия, которое считается основной работой, издает приказ о внесении дополнительной записи в трудовую книжку. Формулировку можно увидеть, открыв наш образец, как правильно заполнить трудовую книжку при совмещении.

При увольнении

Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении.

В третье графе указываются основания увольнения, а в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение трудового договора.

Эти записи в трудовой книжке должны быть заверены печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то все это должен осуществлять руководитель организации.

Раздел «Сведения о награждениях»

Еще одним разделом трудовой книжки, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях. Сюда вносятся данные о следующих событиях:

  • вручение государственных наград (а также присвоения почетных званий);
  • награждение дипломами, грамотами, медалями, орденами, знаками отличия;
  • трудовые поощрения, прописанные в ТК РФ или во внутренних нормативных актах организации.

Заполняется раздел книжки аналогично предыдущему:

  • 1 графа — порядковый номер записи;
  • 2 графа — дата награждения;
  • 3 графа — название компании, должность и вид награждения;
  • 4 графа — реквизиты приказа, на основании которого произошло награждение.

Внесение исправлений

С течением времени данные, указанные в трудовой книжке, могут изменяться. Например, женщина выйдет замуж и поменяет фамилию или работник получит дополнительное образование. Как внести в книжку изменения?

Если произошла смена фамилии, имени, отчества, то существующая запись перечеркивается одной чертой, а слева вписывается новая информация. Ее достоверность подтверждается названием и номером документа, который явился основанием для изменений (например, свидетельство о заключении брака). Новые данные заверяются подписью ответственного работника, вносившего исправление, расшифровкой подписи и печатью организации (если есть).

При присвоении новой классификации в образовании существующая запись зачеркивается одной чертой, а выше пишется новая.

При переименовании организации исправления вносятся следующим образом:

  1. Графы 1 и 2 остаются пустыми.
  2. В графе 3 фиксируется изменение названия организации. При этом указываются прежнее и новое названия в полной и краткой форме.
  3. В графе 4 проставляются реквизиты документа, на основании которого произошло изменение названия.

Если во время заполнения трудовой книжки была допущена ошибка или внесена неправильная запись, зачеркивать ее нельзя.

После неправильной записи ставится номер следующей по порядку. Во 2 графе проставляется дата внесения изменений. В 3 графе указывается «Запись №. считать недействительной». После чего должна следовать правильная запись.

Для заполнения графы 4 есть два варианта:

  • повторно указать дату и номер приказа, ставшего основанием для недействительной записи;
  • указать номер и дату приказа, изданного для внесения исправлений.

Вкладыш

После того, как все чистые страницы в трудовой будут заполнены, данные будут вноситься на бланке вкладыша, который дополнительно приобретает работник. Вкладыш заполняется работодателем аналогично трудовой:

  • заполняются личные данные сотрудника;
  • проставляется дата;
  • заполняются актуальные сведения, касающиеся работника;
  • записи заверяются подписью и печатью организации.

Бланк вшивается в конце заполненной трудовой книжки. На титульном листе основного документа ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.

Количество вкладышей, которое может быть у работника, законодательно не установлено.

Как и к трудовой, к оформлению вкладыша тоже есть свои требования:

  • обложка должна быть неповрежденной;
  • недопустимо исправление ошибок;
  • вкладыш не имеет юридической силы без самой трудовой;
  • если вносятся изменения в саму трудовую, они должны быть внесены в каждый вшитый бланк вкладыша.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат оформляется при потере трудовой или при ее порче. Если в это время документ был у работника, то для восстановления он должен обратиться к последнему работодателю. Чтобы дубликат оформили, нужно подать соответствующее заявление, которое должно быть рассмотрено в течение не более 15 дней. Дополнительно у работника могут попросить документы, свидетельствующие о его предыдущих местах работы.

В новой трудовой на титульном листе сверху должно быть написано «Дубликат». Дальнейшее заполнение происходит стандартно. Все данные о предыдущих местах работы заполняются на основе предоставленных работником документов.

Если потеря или порча произошла по вине работодателя, то вся работа по восстановлению информации ложится на него.

Как заверить копию

Часты случаи, когда работнику требуется копия трудовой. Чтобы ее получить, нужно на имя работодателя написать заявление. Форма заявления не установлена, но желательно придерживаться устоявшихся правил оформления:

  • в правом верхнем углу листа — данные руководителя и работника;
  • по центру — слово «Заявление»;
  • далее текст самого прошения (в нашем случае текст может быть такой: «На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке»);
  • дата и подпись.

После принятия заявления в трехдневный срок должна быть подготовлена и выдана заверенная копия трудовой.

Чтобы сделать все правильно, нужно придерживаться определенного алгоритма:

  1. Сделать копии всех заполненных листов. При этом копии должны быть односторонними.
  2. Пронумеровать и прошить листы. На обороте последнего листа нужно заклеить концы нитей бумажной наклейкой, на которой написать, сколько всего листов.
  3. Заверять нужно каждую откопированную страницу (если не скреплять в один файл). Делать это должно лицо, которому предоставлено такое право локальными нормативными актами. Если такого лица нет, то заверять копии должен генеральный директор.
  4. Затем лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», проставляет свою должность, подпись с расшифровкой и дату. Можно поставить печать организации (если она есть), но законодательство не обязывает это делать.
  5. Также нужно добавить еще одну запись, касающуюся оригинала трудовой: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ___ год» (это пишут когда копия нужна работнику для предоставления в стороннюю организацию).
  6. Иногда работник просит добавить «Работает по настоящее время». Это не запрещено законодательством (просят, как правило, банки).

Трудовые книжки: прием на работу

Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней (ч. 3 ст. 66 Трудового кодекса РФ). В настоящее время трудовая книжка является основным, хотя и не единственным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже физического лица (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Рассмотрим порядок оформления трудовых книжек при приеме на работу нового сотрудника.

В Российской Федерации действуют следующие формы трудовых книжек, обладающие одинаковой силой: образцов 1939 г. , 1974 г. и 2004 г. Причем имеющиеся у работников трудовые книжки образцов 1939 г. и 1974 г. действительны и обмену на новые не подлежат. Между тем если к вам устраивается сотрудник, не имеющий трудовой книжки, то ее следует оформить по форме, действующей с 2004 г.

В настоящее время на территории России трудится много работников из стран СНГ. По данным сотрудникам возникает вопрос корректности внесения записей в трудовые книжки образца тех стран, откуда прибыли эти лица. Роструд в письме от 15.06.2005 N 908-6-1 высказался относительно представления работниками украинских трудовых книжек. Чиновники отметили, что трудовые книжки украинского образца, представляемые гражданами Украины, не соответствуют форме, признаваемой на территории РФ. Поэтому работодатель должен завести на данных работников новые трудовые книжки. При этом никаких записей об общем (непрерывном) трудовом стаже в трудовую книжку российского образца не переносится.

Общие правила по заполнению

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях (ч. 4 ст. 66 ТК РФ).

Бухгалтеру следует ознакомиться с документами, в которых прописаны требования по ведению трудовых книжек:

— Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила);

— Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция).

Все записи вносятся в трудовую книжку на основании соответствующих приказов/распоряжений работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказов/распоряжений (п. 10 Правил).

Записи следует производить перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в т.ч. шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цветов. Не допускаются какие-либо сокращения (например, “пр.” вместо “приказ”). В разделах, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не разрешено. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных (п. 1.1 Инструкции и п. 30 Правил).

Оформление трудовых книжек

Если работник трудоустраивается впервые

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Правил).

Сведения о работнике на первой странице (титульном листе) трудовых книжек заполняют следующим образом (п. 1.1 и 2.1 Инструкции):

— фамилию, имя и отчество указывают полностью, без сокращения, на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);

— дату рождения записывают полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Запись производится арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, “31.10.1980”;

— запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляют на основании аттестата, удостоверения, диплома и т.п. Запись о неоконченном образовании может быть произведена на основании студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.; — профессию и/или специальность указывают на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

Отметим, что основное общее образование и среднее общее образование подтверждают соответствующими аттестатами, среднее профессиональное образование — дипломом о среднем профессиональном образовании. Это следует из ч. 6 ст. 60 Федерального закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ “Об образовании в Российской Федерации” (далее — Закон об образовании).

Высшее профессиональное образование включает в себя бакалавриат, специалитет, магистратуру и подготовку кадров высшей квалификации (ч. 5 ст. 10 Закона об образовании). Соответственно, подтверждающими документами являются диплом бакалавра, диплом специалиста, диплом магистра, дипломы об окончании аспирантуры (адъюнктуры), ординатуры, ассистентуры-стажировки (ч. 7 ст. 60 Закона об образовании).

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на титульном листе заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу также подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, затем ставится печать организации (печать кадровой службы) (п. 2.2 Инструкции).

Отметим, что при оформлении титульного листа трудовой книжки многие кадровики теряются, доходя до графы “Дата заполнения”. Дело в том, что в Инструкции сказано, что во всех разделах книжки даты отражают арабскими цифрами. В форме трудовой книжки, которая утверждена постановлением Правительства России от 16.04.2003 N 225, на дату заполнения на титульном листе отведена длинная строка. В отличие от нее, в образце трудовой книжки, который утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н, длина поля для месяца подразумевает буквенное обозначение. Поэтому часть экспертов говорит о правильности буквенно-цифрового обозначения даты. На наш взгляд, в данном случае следует использовать только цифровой способ оформления, т.к. в Инструкции это четко прописано.

Мария Колганова, доцент кафедры предпринимательского и трудового права Государственного университета управления

При оформлении титульного листа трудовой книжки действительно возникают трудности при принятии решения о том, как правильно сделать запись даты ее заполнения. Не оспаривая мнение автора о правильности цифрового способа заполнения этой даты, следует помнить, что основной смысл и значение любой записи в трудовой книжке — передача информации в наиболее защищенной от подделки форме. Из этого можно сделать вывод, что буквенно-цифровой способ оформления дат более защищен от подделок по сравнению с цифровым способом. Не случайно при оформлении нотариальных документов даты на них оформляются буквенным способом.

Хотелось бы обратить внимание еще на один момент — правильность простановки печати на титульном листе трудовой книжки. В соответствии с п. 2.2 Инструкции первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка. Однако следует иметь в виду, что при оформлении пенсионных дел специалисты ПФ РФ с “лупой в руках” исследуют текст печати. Печать должна содержать все необходимые данные о регистрации юридического лица. Поэтому печать кадровой службы для этих целей не может быть достаточной. Печать должна проставляться ярко, понятно для чтения, без смещений. Неисполнение данных требований приводит к тому, что специалисты служб ПФ РФ ставят под сомнение факт выдачи трудовой книжки надлежащим образом и в случае стирания печати за долгие годы использования этого документа просят подтвердить факт начала трудовых отношений по документам из архивных служб.

Читайте также:  Можно ли ставить в трудовой книжке печать отдела кадров?

Если работник потерял трудовую книжку

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан оформить новую трудовую книжку. Для этого работник подает письменное заявление с указанием причины ее отсутствия (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Обратите внимание: в данном случае речь идет именно о новой книжке, а не о ее дубликате.

Образец заявления об оформлении новой трудовой книжки взамен утерянной см. в Примере 1.

Заполнение трудовой книжки: основные правила

На днях Минтруд внес в правительство законопроект, который предполагает полный переход на электронный формат трудовых книжек с 2021 года. Но пока разберемся в правилах ведения обычных бумажных трудовых. Как делать записи, допустимы ли сокращения, чем отличаются друг от друга термины «расторжение» и «прекращение» трудового договора?

Организация работы по ведению трудовых книжек начинается с назначения ответственного за эту работу. В п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 уточняется, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя в лице генерального директора. Он должен приказом, сформированным в произвольной форме, назначить специально уполномоченное лицо. При этом в приказе важно указать, кто будет вести трудовые книжки в случае отсутствия уполномоченного лица. Некоторые работодатели прибегают к формулировке, что в случае возникновения такой ситуации дополнительное ответственное лицо будет назначаться отдельным приказом работодателя. Но одного приказа недостаточно. В противном случае такое действие будет вступать в противоречие со ст. 4 ТК РФ, запрещающей принудительный труд.

У специалистов по кадровому делопроизводству обязанность по ведению трудовых книжек прописана в должностной инструкции. Но часто этот функционал поручают главному бухгалтеру, офис-менеджеру — тем, чьи трудовые функции не связаны с ведением трудовых книжек. Чтобы это сделать на законных основаниях, помимо приказа следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору или дополнительно внести изменения в должностную инструкцию.

Второй важный вопрос, связанный с трудовыми книжками, касается приобретения бланков. Нередко работник сам приносит работодателю бланк трудовой книжки. Однако брать такой бланк работодатель не может. Согласно п. 44 Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Он может приобрести эти бланки непосредственно у изготовителя либо у официальных распространителей.

На работодателе также лежит ответственность по учету трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. С этой целью он должен вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а кроме того — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Самое главное — поручить работу тем, кто должен этим заниматься.

Так, например, нередко работодатель совершает ошибку, делегируя ведение приходно-расходной книги отделу кадров, а не бухгалтерии. А вот учетом всех трудовых книжек и вкладышей в нее в книге учета движения трудовых книжек должен заниматься как раз отдел кадров либо лицо, ответственное за ведение трудовых книжек.

В п. 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 уточняется, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Оформление трудовой: как делать записи

Правила ведения трудовых книжек прописаны в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (Инструкция № 69). В нем, в частности, проясняется, что указывать даты следует арабскими цифрами.

Кроме того, есть и определенные стандарты по использованию ручки и чернил для внесения записей:

  • допускается использование перьевой или гелевой ручки, ручки-роллера (в том числе шариковой);
  • чернила (паста, гель) должны быть световодостойкими, а цвет — черный, синий или фиолетовый.

Обратите внимание на то, что какие-либо сокращения в записях не допускаются, о чем есть предупреждение в п. 11 Правил Постановления Правительства № 225. Часто работодатели задают вопрос: можно ли с целью упрощения порядка внесения записей в трудовую книжку использовать штамп наименования организации? Если буквально подходить к соблюдению правил, то такой подход не является соответствующим требованиям по оформлению записей в трудовую книжку. Но, как правило, госинспекции по труду не привлекают работодателей к ответственности, если название организации проставляется штампом. Однако важно, чтобы штамп проставлялся правильно: горизонтально, не захватывая лишние графы (в графе 3) и т.д.

В п. 11 Правил Постановления Правительства № 225 содержится предупреждение о том, что каждая запись имеет свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела. И эта норма вступает в противоречие с Постановлением Минтруда № 69, в котором говорится о том, что не нужно нумеровать записи при переименовании организации и в случае, когда вы оформляете дубликат, не нужно нумеровать записи об общем стаже. Как правильно поступать в таком случае и на какой документ опираться?

Когда возникают противоречия в нормативно-правовых актах, то с юридической точки зрения правильнее руководствоваться положениями вышестоящего нормативно-правового акта. В данном случае — Постановлением Правительства № 225, которое говорит о том, что нумерация все-таки нужна.

Как заполнить титульный лист

Евгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, на вебинаре «Трудовые книжки: стандарты ведения, исправления, записи при увольнении» объясняет, какие правила действуют при заполнении титульного листа трудовых книжек:

Сведения о приеме на работу в трудовой книжке

Внесение сведений о приеме на работу имеет свои особенности, о которых нужно помнить. Так, например, заполнение этой части трудовой начинается с графы 3, где наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами.

Строчкой ниже, в графе 1, указываем порядковый номер.

В графе 2 вписывается дата приема на работу — в соответствии с приказом о приеме на работу.

Напротив даты приема на работу, в графе 3, производится следующая запись по шаблону: «Принят(а) в ». Например, «Принят в отдел кадров кадровиком».

Структурное подразделение указывается в том случае, если оно вписано в трудовой договор.

В графе 4 вписывается приказ, на основании которого сотрудник был принят на работу. Внося запись, лучше придерживаться такой последовательности: вид документа, дата, номер. Например, «Приказ от 16.12.2008 № 28-к».

На этапе заполнения сведений о приеме на работу никакие записи печатями заверять не нужно.

Также следует обратить внимание на то, что в трудовую книжку вносятся записи только о постоянных переводах. Никакие временные переводы в нее не попадают.

При внесении перевода следует руководствоваться следующим алгоритмом:

В графе 1 («№ записи») указываем порядковый номер.

В графе 2 — дату перевода.

В графе 3 — делаем запись: «Переведен(а) ». Например, «Переведен в юридический отдел юристом».

В графе 4 — указываем приказ о переводе (вид документа, дата, номер).

  • Запись о времени военной службы

В раздел «Сведения о приеме на работу…» также вносится запись о времени военной службы. В этом случае в графе 2 указывается дата внесения записи.

В графе 3 делается запись следующего характера: «Служба в Вооруженных Силах Российской Федерации с 01.01.2017 по 01.01.2018».

В графе 4 указываем военный билет. Например, «Военный билет ГТ № 111112».

Таким же образом вносятся записи о работе по совместительству, но по желанию работника и если от него есть соответствующее заявление. Кроме того, в трудовую книжку, согласно п. 21 Постановления Правительства № 225, может вноситься информация о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Запись об увольнении

В сведения о приеме на работу вносятся также сведения об увольнении. Общие правила того, как это делать правильно, сформулированы в Постановлении Минтруда № 69:

  • в графе 1 ставится порядковый номер записи;
  • в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
  • в графе 3 делается запись о причине увольнения;
  • в графе 4 называется документ, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Какая формулировка правильнее: «работник уволен» или «трудовой договор расторгнут»?

В 2006 году в Трудовом кодексе появилась ст. 84.1, регламентирующая общий порядок оформления прекращения трудового договора. Норма, которая касается непосредственно записи об основании и о причине прекращения трудового договора, звучит так: «Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона».

При этом Постановление Минтруда № 69 обязывает вносить в трудовую книжку запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи ТК РФ. В документе приводятся примеры, как это делается: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Возникает противоречие. Как правильнее поступить?

Необходимо руководствоваться нормами вышестоящего акта. В данном случае — это Трудовой кодекс. Использование норм Постановления Минтруда № 69 будет расцениваться, как нарушение федерального закона.

По мнению Евгении Конюховой, ведущего эксперта-консультанта по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, если исходить из того, что Трудовой кодекс по юридической силе выше, чем Постановление Минтруда, то корректнее использовать формулировку «трудовой договор расторгнут», «трудовой договор прекращен».

Важно понимать отличие этих двух терминов — «расторгнут» и «прекращен».

«Прекращение» предполагает отсутствие инициативы и работника, и работодателя (то есть так сложились обстоятельства — например, истек срок трудового договора). Термин «расторжение» используется, когда есть инициатива одной из сторон. В ст. 78 ТК РФ прописан порядок именно расторжения трудового договора.

При оформлении увольнения работника по инициативе работника, следует делать ссылку на ст. 77 ТК РФ, в которой используется термин «прекращение трудового договора». В п. 15 Постановления Правительства РФ №225 на этот счет есть разъяснение: «При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи».

При увольнении работника все внесенные в трудовую книжку за время работы у конкретного работодателя записи необходимо заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью, подписью работника.

Трудовая книжка

Трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже.

В настоящее время на территории Российской Федерации применяются трудовые книжки нового образца (введены в действие в 2004 г.), а также ранее установленных образцов, которые обладают одинаковой силой и обмену на новые не подлежат.

Порядок учета трудовых книжек

Трудовые книжки, вкладыши в них, бланки подлежат учету в организации (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Для этих целей утверждены следующие книги, которые обязаны вести работодатели:

1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Ведется бухгалтерией организации. В приходно-расходную книгу вносятся сведения об операциях по получению и расходованию бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. Кроме количества бланков трудовой книжки в приходно-расходной книге следует указывать их серию и номер;

2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется:

– кадровой службой организации

– либо другим подразделением, в котором оформляется прием и увольнение работников.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предназначена для регистрации полученных трудовых книжек и вкладышей в них от работников при приеме на работу, при увольнении, а также при оформлении дубликатов или заведении новых трудовых книжек или вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Так как бланки трудовой книжки и вкладыша в нее относятся к бланкам строгой отчетности, то они должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Общие правила ведения трудовых книжек

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если данная работа является для работника основной.

Это требование распространяется на работодателей – юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Исключение из этого правила составляют работодатели – физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями.

Они не вправе делать записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки лицам, принимаемым на работу впервые.

Язык, на котором ведется трудовая книжка, – государственный язык РФ, то есть русский.

Если на территории республики в составе РФ установлен свой государственный язык, то трудовую книжку на ее территории можно вести на двух указанных языках одновременно.

Внесенные в трудовую книжку записи должны быть продублированы в личной карточке работника (например, по унифицированной форме N Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись.

Порядок заполнения трудовых книжек

Записи во все разделы трудовой книжки вносятся перьевой, гелевой ручкой или ручкой-роллером. При этом можно использовать чернила (пасту, гель) черного, синего или фиолетового цвета.

Даты во всех разделах трудовой книжки указываются следующим образом: число и месяц – двузначными, год – четырехзначными арабскими цифрами (например, 25.10.2017).

В записях не допускается сокращений слов.

Нумерация в каждом из разделов трудовой книжки сквозная и должна иметь свой порядковый номер.

Порядок внесения исправительных записей в трудовую книжку

При внесении неправильной записи в разделы “Сведения о приеме на работу” или “Сведения о награждении” зачеркивать запись нельзя.

В данном случае необходимо признать ее недействительной, а после этого внести верную запись.

Например, если надо изменить запись о приеме на работу в разделе “Сведения о работе” после последней записи в данном разделе указывается следующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 делается запись: “Запись за таким-то номером недействительна”.

После этого делается правильная запись: “Принят по такой-то профессии (должности)” и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении.

Например, при изменении формулировки причины увольнения в организации делается запись: “Запись за номером таким-то недействительна, уволен, новая формулировка”.

В графе 4 указывается ссылка на приказ (распоряжение) нанимателя об изменении формулировки причины увольнения.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме “Зарплата и кадры”.

Ссылка на основную публикацию