Можно ли ставить в трудовой книжке печать отдела кадров?

Можно ли ставить в трудовой книжке печать отдела кадров?

Главная страницаФорум Гарант

печать организации, некоторые ставят там круглый штамп, но это не правильно.
наводящий вопрос: чем отличается печать организации от круглого штампа?

Можно. Штамп помимо наименования организации содержит слова “отдел кадров” или еще какие-нибудь слова типа “для документов” и пр.
печать таких надписей содержать не может.

Вопрос: В соответствии с п. 35 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках” при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются печатью работодателя. До внесения изменений в этот документ было законодательно закреплено в этом же пункте право использовать в трудовой книжке печать кадровой службы. Означает ли это, что с марта 2008 года при увольнении работника исключена возможность использования в трудовых книжках печати отдела кадров? А в образовательном учреждении может использоваться в трудовой книжке работника только гербовая печать, которая хранится у ректора ВУЗа? Может ли гербовая печать использоваться в трудовой книжке с подписью специалиста отдела кадров или начальника отдела кадров (так как это лица, ответственные на основании приказа по ВУЗу за ведение трудовых книжек)?

До вступления в силу постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132 “О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225” возможность заверения записей в трудовой книжке печатью кадровой службы организации была прямо предусмотрена п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее – Правила).
Однако в настоящее время п. 35 Правил установлено, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.
В соответствии со ст. 50 ГК РФ, ст. 2 Федерального закона от 12.01.1996 N 7-ФЗ “О некоммерческих организациях” (далее – Закон N 7-ФЗ), а также ст. 12 Закона РФ от 10.07.1992 N 3266-1 “Об образовании” (далее – Закон N 3266-1) образовательное учреждение является юридическим лицом-некоммерческой организацией и на основании ст. 20 ТК РФ выступает в качестве работодателя в трудовых отношениях с работниками.
Обязательное наличие печати у образовательного учреждения предусмотрено ст. 3 Закона N 7-ФЗ. Так, согласно п. 4 этой статьи образовательное учреждение должно иметь печать с полным наименованием на русском языке.
Право образовательного учреждения на использование печати с изображением Государственного герба Российской Федерации возникает с момента его государственной аккредитации, подтвержденной свидетельством о государственной аккредитации (п. 16 ст. 33 Закона N 3266-1).
Отметим, что ограничений по количеству печатей, которые могут быть у образовательного учреждения, законодательством не установлено.
На практике довольно часто используются дополнительные печати со вспомогательной информацией (например, “Для счетов”, “Для накладных”, “Отдел кадров” и т.д.).
Печать образовательного учреждения, содержащая его полное наименование на русском языке и слова “Отдел кадров”, соответствует требованиям ст. 3 Закона N 7-ФЗ и, на наш взгляд, признается печатью работодателя. Заверение ею записей в трудовой книжке не будет противоречить п. 35 Правил.

Вывод:
Использование печати отдела кадров в образовательном учреждении не противоречит законодательству. Заверение записей в трудовой книжке такой печатью, на наш взгляд, не будет являться нарушением.

Вопрос: ОАО имеет несколько печатей: круглую печать организации и отдела кадров. Согласно п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек при увольнении работника ставится печать работодателя. В Федеральном законе от 26.12.1995 N 208-ФЗ говорится о печати в единственном числе – значит, говорится о печати организации, коей не является печать (штамп) отдела кадров.
Можно ли поставить в трудовой книжке правильно оформленную круглую печать отдела кадров?
Если нужно поставить печать организации, кто должен подписать запись об увольнении в трудовой книжке: генеральный директор или инспектор по кадрам?
На чью подпись можно ставить “главную” печать организации – только на подпись первого лица или можно утвердить список лиц, на подписи которых ставится “главная” печать?
И вообще, что заверяет печать: подпись должностного лица или сам документ?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Записи в трудовой книжке работника могут быть заверены печатью отдела кадров, если она соответствует требованиям законодательства.
Так называемой “гербовой” печатью организации, как и печатью отдела кадров, можно заверять записи в трудовых книжках в сочетании с любой подписью: как директора, так и сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек.

Обоснование вывода:
Порядок ведения трудовых книжек установлен Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными в соответствии со ст. 66 ТК РФ постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее – Правила).
До вступления в силу постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132 “О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225” возможность заверения записей в трудовой книжке печатью кадровой службы организации была прямо предусмотрена п. 35 Правил.
В действующей редакции Правил (п. 35) установлено, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.
В настоящее время не существует какой-либо общей нормы о печатях юридических лиц.
Федеральным законом от 26.12.1995 N 208-ФЗ “Об акционерных обществах” (далее – Закон N 208-ФЗ) установлены единообразные требования, устанавливающие обязанность акционерных обществ (далее – АО) иметь круглую печать, содержащую полное фирменное наименование и указание на место нахождения юридического лица.
При этом действующее законодательство не содержит ограничений по количеству печатей, которые могут быть у АО. Следовательно, общество вправе иметь две и более различные печати, причем их применение в императивном порядке законодательством не регламентируется.
Сложившаяся практика также подтверждает, что многие организации работают с несколькими печатями: например, одна печать используется для заверения финансовых документов, вторая – для договоров, “Для корреспонденции” и так далее. Существуют и печати “Отдел кадров”.
Если печать отдела кадров юридического лица соответствует требованиям законодательства, то есть в первую очередь содержит полное наименование общества на русском языке и указание на его место нахождения, то, на наш взгляд, она, даже при наличии слов “Отдел кадров”, признается печатью работодателя. В этом случае заверение ею записей в трудовой книжке не будет противоречить п. 35 Правил.
Исходя из буквального содержания п. 35 Правил, запись в трудовой книжке заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек: с учетом ст. 69 Закона N 208-ФЗ в качестве работодателя запись в трудовой книжке может заверить директор АО (генеральный директор); в качестве лица, ответственного за ведение трудовых книжек, такую запись может внести работник АО, которому внутренним локальным нормативным актом АО делегированы полномочия по подписанию документов кадрового учета, например, сотрудник отдела кадров и т.п. В обоих случаях подписи будут легитимными. Следовательно, “гербовая” печать организации, как и печать отдела кадров, может заверять запись в трудовой книжке в сочетании с любой подписью – как с подписью директора, так и с подписью сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек.
Кроме того, из содержания п. 35 Правил четко усматривается, что печатью организации заверяется не подпись работодателя (уполномоченного лица), а именно сама запись в трудовой книжке.
Для сведения: В ситуации, когда организация в работе использует несколько печатей, целесообразно принять локальный акт, регламентирующий их применение и определяющий, какая именно печать ставится в том или ином случае – первая “базовая” или дополнительные. Этим же актом можно урегулировать вопрос о том, какая печать должна ставиться на документы, подписываемые конкретными должностными лицами организации (директором, главным бухгалтером и так далее).

Можно ли ставить в трудовой книжке печать отдела кадров?

Оформление трудовых книжек должно осуществляться по определенным правилам, не противоречащим трудовому законодательству РФ. Это касается и печатей. Печать ставится при увольнении сотрудника на запись, а также в самом начале трудовой книжки, когда человек только устраивается на свое первое место работы. Каждый специалист, ответственный за ведение трудовых, обязан знать, можно ли ставить печать отдела кадров в трудовой книжке.

Правила оформления и рекомендации по исправлению

Порядок заполнения книжек регулируется двумя основными документами. Это Правила ведения, а также Инструкция, согласно которой осуществляется заполнение документа. Если подробно изучить информацию, представленную в Инструкции и Правилах, можно сделать вывод: печати компании и кадровой службы ставятся в трудовой книжке в трех случаях:

  • при подаче документа во время первого его оформления (на первом листе)>
  • при изменении анкетных данных сотрудника (с внутренней стороны обложки)>
  • во время оформления документов при увольнении работника (в колонке «Сведения о работе»).

Когда работник в организации получает вкладыш, ему обязаны поставить штамп. Это небольшой оттиск прямоугольной формы, который расположен либо внутри книжки, либо на ее титульном листе.

Специалисты утверждают, что одной из самых главных проблем, связанных с ведением и заполнением трудовых книжек, являются неправильно проставленные печати. Дело в том, что на сегодняшний день не существует никаких актов, которые регулировали бы данный вопрос. Таким образом, даже опытные работники отдела кадров иногда не имеют представления о том, что делать с этой ошибкой, как исправить или аннулировать допущенную запись.

Понятно, что оставить неправильно проставленный штамп в книжке и не обращать в дальнейшем на него внимание нельзя. Дело в том, что в будущем при начислении пенсии сотрудниками Пенсионного фонда могут возникнуть спорные вопросы. Некоторые эксперты предлагают исправлять подобные ошибки таким же образом, как и неправильно указанные сведения о работе, например, имя сотрудника или его должность.

Алгоритм исправления может быть следующий. Рядом с печатью ставится запись о том, что печать проставлена неправильно, причем нужно указать порядковый номер за последней печатью. Чтобы в дальнейшем у работника не возникло проблем с исправлениями, на месте работы рекомендуется запросить копии документов, которые подтверждают законность этого исправления.

Какие печати запрещено ставить в трудовой книжке

Иногда сотрудники кадровой службы делают грубую ошибку. Некоторые могут не знать, что нельзя ставить в трудовую книжку печать отдел кадров, но нарушают это правило. Дело в том, что сейчас понятие «печать работодателя» совсем не является тождественным понятию «печать кадровой службы работодателя». Кадровики, не различая эти две печати, могут поставить вторую вместо первой, что является нарушением.

Согласно новым Правилам, в которые был внесен ряд изменений, отныне в Трудовом кодексе вместо термина «организация» используется термин «работодатель». Ранее (как и сейчас) многие физические лица, являющиеся индивидуальными предпринимателями, не организовывали у себя отдел кадров, поскольку в них не было большой необходимости. Таким образом, работодатель сам оформляет трудовую книжку сотрудника.

Именно поэтому пункт Правил, который ранее разрешал ставить печать отдела кадров в трудовой книжке, был изменен. С момента внесения изменений у кадровиков не должно возникать вопросов, действительна ли печать отдела кадров в трудовой книжке, поскольку они обязаны знать, что она запрещена. Запрет распространяется на все юридические лица.

С какого времени действует запрет и некоторые нюансы

Основные изменения, в результате которых появился запрет на проставление печатей кадровых служб в трудовой книжке, были внесены в 2008 году. Тогда правительство Российской Федерации изменило пункт 35 в Правилах, в котором словосочетание «печать работодателя» изменило формулировку на «печать организации (кадровой службы)». Это и будет ответом на вопрос о том, с какого года печать отдела кадров в трудовой книжке не ставится.

Читайте также:  Внесение новых записей в трудовую книжку

В то же время существует иная позиция, абсолютно противоположная этой. К печати любой организации может быть предъявлен ряд определенных требований. Она должна иметь круглую форму и нести в себе полное наименование компании на русском языке, а также адрес местонахождения. Эти правила действуют с 1998 года и до сих пор видоизменяются. При этом сам работодатель может иметь несколько печатей, которыми вправе пользоваться, если на них указаны все необходимые реквизиты. В данном случае печать, которая хранится в отделе кадров, также является одной из печатей организации. Согласно этой точке зрения, ею можно подтверждать записи в трудовой книжке при увольнении.

Чтобы не возникало споров, можно ли ставить печать для документов в трудовой книжке, стоит пойти по наиболее простому и официальному пути. Каждый работодатель должен поставить печать организации, которая не вызовет в будущем лишних проблем.

Что делать, если печать отсутствует

Согласно действующему на территории РФ законодательству, первую запись и печать в трудовой книжке ставят в отделе кадров той компании, куда впервые устроился работник. Все последующие печати ставят на месте записи об увольнении. Бывают случаи, когда при заполнении трудовой книжки сотрудник отдела кадров допускает грубую ошибку и печать не ставит.

Некоторые эксперты считают, что отсутствие печати на первой странице книжки при ее заполнении не является ошибкой, поскольку это недостаточное основание, чтобы в дальнейшем признать ее недействительной. И все же данную ситуацию стоит исправить во избежание проблем в будущем.

Если местонахождение компании, в которой должны были поставить первую печать, неизвестно, юристы рекомендуют обратиться к сотрудникам городского архива. Здесь хранится вся информация об искомой организации. Поэтому можно запросить копию приказа о трудоустройстве работника в данную организацию либо обратиться в суд с требованием установить тот факт, что человек был сотрудником этой компании. После установления местонахождения фирмы при обращении к директору последний не должен отказать в качественном и должном оформлении трудовой книжки. При этом на первой странице по закону ставится печать компании, а не отдела кадров.

В остальных случаях, если было обнаружено отсутствие печати на месте записи об увольнении, работник вправе обратиться в данную организацию с требованием поставить печать организации. Законным основанием проставления отсутствующей печати может быть трудовой договор, его заверенная копия, а также ряд справок и выписок.

Дальнейшие возможные изменения в трудовом законодательстве

Законодательство Российской Федерации все время видоизменяется, адаптируется под окружающие реалии. Это касается всех сфер деятельности, в том числе и трудовой. В ближайшем будущем власти страны рассматривают возможность отмены печатей, а также, вполне вероятно, и трудовых книжек в целом.

На сегодняшний день проектом занимается Министерство экономического развития, которое предлагает всем коммерческим предприятиям отказаться от проставления печатей в трудовых книжках. Таким образом, ожидается, что в дальнейшем регистрационная процедура любой частной компании будет сокращена, а также станет более дешевой.

В итоге деятельность всех отделов кадров может быть полностью реорганизована. При этом план проекта предусматривает данное нововведение относительно ООО и АО. Проблема в том, что в таком случае необходимо провести полную модернизацию трудового законодательства, поскольку трудовая книжка перестанет быть документом, фиксирующим трудовой стаж работника. Ведь этот работник может стать сотрудником как частного акционерного общества, так и организации, в которой в это же время будут вести документ. В итоге суть трудовой книжки будет утеряна, а для фиксации трудового стажа придется разработать совсем иную систему.


Печать кадровой службы: ставить или нет?

Что такое печать отдела кадров и для чего она нужна? Чем отличаются друг от друга гербовая печать, печать работодателя и печать отдела кадров? Какие документы можно заверять печатью отдела кадров?

Может ли у отдела кадров быть отдельная печать? – Да, может.

Гербовая печать и печать работодателя – одно и то же? – Нет.

Может ли печать отдела кадров быть равносильна печати работодателя? – Да, в определенных случаях.

Что такое печать отдела кадров и для чего она нужна?

Положения о требованиях применения того или иного вида печати содержатся в федеральных законах и иных нормативных правовых актах.

Действующим законодательством устанавливаются определенные требования и к печатям организаций. Количество печатей, которое может иметь в своем арсенале та или иная организация, законодательно не установлено. По своему назначению печати организации делятся на основную и вспомогательные. Для оптимизации рабочего процесса могут применяться печати структурных подразделений, в частности и отдела кадров.

Печать отдела кадров, как и любая другая печать организации, служит для заверения подписи должностного лица на документе (образец на стр. 56)*.

Таким образом, печать отдела кадров – это одна из вспомогательных печатей организации, которая служит для заверения подписи должностного лица кадровой службы и используется на документах, которые работник кадровой службы вправе заверять своей подписью и которые в соответствии с действующим законодательством должны иметь оттиск печати.

Применение печатей

Вид печати

Применение гербовых печатейФедеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» и постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»Применение обычных печатейФедеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (ч. 7 ст. 2), Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ч. 5 ст. 2), Федеральный закон от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» (п. 4 ст. 3) и др.

Чем отличаются друг от друга гербовая печать, печать работодателя и печать отдела кадров?

Прежде всего, хотелось обратить внимание читателей на то, что размещать герб России на своих печатях разрешено только федеральным органам государственной власти и иным государственным органам, наделенным отдельными государственно-властными полномочиями. Печати, имеющие в своем составе герб России, называются гербовыми.

Организации же, не относящиеся к перечисленным выше (а именно общества с ограниченной ответственностью, акционерные общества и некоммерческие организации), вправе иметь зарегистрированную в установленном порядке эмблему. Их печати не могут называться гербовыми. Такие организации могут иметь как одну, так и несколько печатей. Отличаться друг от друга они могут лишь дополнительной надписью (например «Отдел кадров», «Отдел снабжения» и т. д.).

Теперь давайте разберемся, что означает термин «Работодатель». Трудовое законодательство определяет работодателя, как физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником (ст. 20 ТК РФ).

Таким образом, когда мы говорим о печати работодателя, мы подразумеваем печать (печати) либо организации, либо физического лица, зарегистрированного в качестве индивидуального предпринимателя.

Если работодателем является организация и в ее структуре имеется отдел кадров, то печать отдела кадров имеет право на существование.

Такая печать будет равносильна основной печати организации при заверении только кадровых документов в случае соблюдения ряда обязательных условий (см. схему выше).

Документы в тему

Документ

Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»Узнать, в каком случае на печать может быть помещен Государственный герб РФФедеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»Узнать о праве акционерных обществ иметь свою печатьФедеральный закон от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»Уточнить, какие особенности имеют печати обществ с ограниченной ответственностьюФедеральный закон от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»Узнать о печатях некоммерческих организацийПостановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»Разобраться в особенностях использования печатей с Государственным гербом РФ

Какие документы можно заверять печатью отдела кадров?

К документам, которые можно заверять печатью отдела кадров, относятся:

  • трудовые книжки и вкладыши к ним**;
  • копии документов, связанных с трудовой деятельностью работников***;
  • справки с места работы;
  • заявления на загранпаспорт.

Особое внимание хотелось бы уделить вопросу использования оттиска печати кадровой службы для заверения подписи должностного лица, наделенного правом ведения трудовых книжек.

Как известно, в марте 2008 года Правительством России**** были внесены некоторые изменения в Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей*****. Изменения, в частности, коснулись пункта 35 Правил, в котором словосочетание «печать организации (кадровой службы)» было заменено на словосочетание «печать работодателя».

Данная поправка была принята в связи с внесенными в Трудовой кодекс изменениями, в соответствии с которыми после 6 октября 2006 года трудовые книжки на работников обязаны вести не только работодатели – организации, но и работодатели – индивидуальные предприниматели. Именно эта замена слов вызвала в рядах кадровиков споры о возможности или невозможности заверять печатью кадровой службы блок записей в трудовых книжках при увольнении работников.

Совет
Помните, что печатью заверяется не сам документ, а подпись уполномоченного лица.

Но поскольку работодатель – юридическое лицо (организация) вправе иметь в пользовании несколько печатей и все они являются печатями одной организации (на всех указано полное наименование юридического лица, что позволяет определить их принадлежность), то логично предположить, что печать отдела кадров также имеет право называться печатью работодателя.

Исправляем ошибку

Ошибка

Многие работники кадровых служб заверяют запись об увольнении работника печатью отдела кадров.

Как правильно

В пункте 35 Правил указано, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются печатью работодателя.

Что будет, если…

Если при проверке это будет обнаружено уполномоченным органом, работодатель может быть привлечен к административной ответственности за нарушение требований трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ). Чтобы избежать негативных последствий, работодателю следует поставить в трудовой книжке основную печать организации, не зачеркивая ранее поставленную печать отдела кадров.

В противном случае, чья же она?

Пример

В организации есть структурное подразделение «Отдел кадров», руководитель которого наделен полномочиями заверять записи в трудовой книжке работника при его увольнении. Эти полномочия закреплены в его должностной инструкции, а обязанность по ведению трудовых книжек возложена на него приказом генерального директора. Начальник кадровой службы организации вносит запись об увольнении в трудовую книжку работника. Остается заверить свою подпись печатью. Встает вопрос, какой именно печатью: основной печатью организации или печатью отдела кадров? Доступа к основной печати нет по объективным причинам. Что следует предпринять начальнику отдела кадров – задержать выдачу трудовой книжки работнику до тех пор, пока не удастся поставить основную печать организации, или поставить печать отдела кадров и своевременно выдать трудовую книжку увольняемому сотруднику? Многие кадровики предпочитают второй вариант, поскольку слишком формальный подход может существенно затруднить для работодателя выполнение своих обязанностей при увольнении работников.

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Ольга Абашникова,
ведущий специалист по кадровому администрированию БДО «Юникон Бизнес Сервис» (Москва):

– Заверять записи в трудовой книжке при увольнении работника желательно основной печатью работодателя – юридического лица во избежание разногласий с проверяющими инстанциями. При невозможности своевременного доступа к основной печати возможно заверение записей печатью отдела кадров во избежание нарушений трудового законодательства.

Юлия Сафина,
юрист группы компаний «Юрконсул» (Москва):

– Печать отдела кадров организации имеет право на существование при наличии отдела кадров как структурного подразделения. Пунктами 2.2 и 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек допускается проставление печати кадровой службы в трудовых книжках (на титульном листе, внутренней стороне обложки). Кроме того, печатью кадровой службы можно заверять копии кадровых документов, выдаваемых по просьбе работника.

Читайте также:  Заверяется ли печатью запись о переименовании предприятия в трудовой книжке?

Екатерина Добрикова,
юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»:

– Руководитель организации имеет право подписывать кадровые документы, заверяя свою подпись основной печатью, а не печатью отдела кадров. В то время как работник кадровой службы вправе заверять свою подпись на таких документах печатью отдела кадров.

Галия Измалкова,
начальник отдела кадров ООО «Рисар» (г. Казань):

– Далеко не все кадровые документы нуждаются в печати. Но, к сожалению, действующее законодательство четко не определяет, на каких бумагах необходимо ставить печать и, если да, какую именно печать. Поэтому в большинстве случаев руководство самостоятельно решает, когда и какие печати использовать. А затем закрепляет выбранный порядок в положении о кадровой службе.

* Пункт 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003.

** При оформлении титульного листа трудовой книжки или вкладыша к ней использование печати кадровой службы организации разрешается Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 (п. 2.2).

*** Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003.

**** Постановление Правительства РФ от 1 марта 2008 г. № 132 «О внесении изменений в Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225».

***** Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Печать в трудовой книжке при увольнении гербовая или ОК?

Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле , уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы . Разные мнения по спорным вопросам – это естественно и нормально, уважайте мнение друг друга. Наш с Вами форум – для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы – это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.

«При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, можно заверять печатью отдела кадров работодателя? Или нужно ставить печать организации?

(Согласно прежней редакции Правил ведения трудовых книжек: «35. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил). » В редакции постановления Правительства РФ от 1 марта 2008 г. уже не говорится печати кадровой службы, а говорится о печати работодателя. Является ли печать отдела кадров одной из печатей работодателя?)»

Мы получили следующие разъяснения Роструда (письмо от 24.11.08 № 2607-6-1) по данному вопросу.

«В соответствии с пунктом 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 г. № 225 ( далее- Правила ведения трудовых книжек), при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключение случаев, указанных в пункте 36 Правил).

В отличие от прежней редакции указанного пункта Правил ведения трудовых книжек, действовавшей до вступления в силу постановления Правительства Российской Федерации от 01.03.2008 г. № 132, новая редакция не устанавливает тождественности между понятиями “печать работодателя” и “печать кадровой службы работодателя”, используя только одно из них. Исходя из характера изменения и дополнений, внесенных в Правила ведения трудовых книжек названным постановлением Правительства Российской Федерации, они направлены на приведение норм Правил ведения трудовых книжек в соответствие с положениями Трудового кодекса Российской Федерации в части использования единого понятия “работодатель” вместо понятия “организация”.

При внесении изменений в пункт 35 Правил ведения трудовых книжек, очевидно, исходили из того, что у работодателей – физических лиц, перечисленных в аб. 2 ч. 5 ст. 20 Трудового кодекса Российской Федерации (работодатели – индивидуальные предприниматели), как правило, отсутствует кадровая служба и ведение трудовых книжек данный работодатель осуществляет самостоятельно либо это делает специально уполномоченное им лицо.

Другими словами, можно предположить, что исключение из данного пункта положения, позволявшего работодателям – физическим лицам, при увольнении работников проставлять в их трудовые книжки как гербовую печать организации, так и печать кадровой службы, носило сознательный характер.

В связи с этим, по нашему мнению, действующая редакция указанного пункта Правил ведения трудовых книжек не предоставляет возможности для работодателей – юридических лиц при увольнении работников ставить в их трудовые книжки печать своей кадровой службы».

Цитата
Вадим А пишет:
В связи с этим, по нашему мнению, действующая редакция указанного пункта Правил ведения трудовых книжек не предоставляет возможности для работодателей – юридических лиц при увольнении работников ставить в их трудовые книжки печать своей кадровой службы

Цитата
Екатерина Сергеевна пишет:
Я не вижу нарушения в том, что ставлю и буду ставить в трудовые книжки печать ОК.

У вас по мимо того, что написанно на печати отдел кадров, что еще написанно.

Цитата
Вадим А пишет:
“Федеральным законодательством определено, что юридическое лицо должно иметь круглую печать, в которой должны содержаться следующие сведения:
– полное фирменное наименование, которое должно совпадать с наименованием, указанным в учредительных документах, и быть на русском языке;
– полное фирменное наименование, которое должно совпадать с наименованием, указанным в учредительных документах, и быть на русском языке;
– место нахождения;
– место нахождения;
– ОГРН
– ОГРН
– ИНН
– ИНН
Госуд. учреждения и орган. должны иметь печать с изображением Гос. герба РФ и со своим наименованием.
Госуд. учреждения и орган. должны иметь печать с изображением Гос. герба РФ и со своим наименованием.

Так, закон об ООО (п. 5 ст. 2) требует, чтобы общества с ограниченной ответственностью имели круглую печать . Эта печать должна содержать адрес и полное фирменное наименование общества на русском языке и по желанию на любом другом языке. Аналогичное указание содержится и в пункте 7 статьи 2 закона об АО. Акционерное общество должно иметь круглую печать , содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации.

Согласно П.4 ст.3 Федерального закона «О некоммерческих организациях» от 12.01.1996 г. № 12-ФЗ:

“Некоммерческая организация имеет печать с полным наименованием этой некоммерческой организации на русском языке.
Некоммерческая организация вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, а также зарегистрированную в установленном порядке эмблему”. и др.

Никаких иных требований к печати юридического лица данные законы не предъявляют.

Проанализировав формулировки правовых норм федерального уровня можно сделать вывод, о том, что эти вопросы оставлены на усмотрение самих юридических лиц и штемпелеизготовителей.

В Москве, например, был принят действующий в настоящий момент Закон г. Москвы от 30.06.2004 г. № 44 «Об учете печатей», в котором заложен ряд требований к печатям.
В Московской регистрационной палате был создан Московский городской реестр печатей и, соответственно, издан ряд нормативных актов, устанавливающих свои «стандарты» печатей.

Но постановлением Правительства г. Москвы № 65-ПП от 08.02.2005 г. Московская регистрационная палата была ликвидирована.
Пункт 7 данного постановления гласит:
“Признать утратившими силу распоряжение Мэра Москвы от 25.08.98 N 843-РМ “О создании в Московской регистрационной палате городского реестра печатей” и постановление Правительства Москвы от 11.05.2004 N 290-ПП “О внесении изменений и дополнений в распоряжение Мэра Москвы от 25 августа 1998 года N 843-РМ”.

В период, когда велся реестр печатей в Московской регистрационной палате действовали Временные правила изготовления и основания для уничтожения печатей и штампов на территории г. Москвы (Приложение к утратившему в настоящее время силу распоряжению Мэра Москвы от 25.08.1998 г. № 843-РМ), они устанавливали определенные требования к печатям:
Пункт 4.1 . Круглая печать представляет собой окружность диаметром 38-42 мм.
Пункт 6.1 Печати органов исполнительной и представительной власти, юридических лиц и организаций без прав юридического лица (далее – “организации”) должны содержать следующие обязательные реквизиты:
полное наименование организации на русском языке с указанием организационно-правовой формы;
местонахождение;
номер государственной регистрации (или номер в регистрационном реестре – для лиц, зарегистрированных до образования Московской регистрационной палаты);
номер городского Реестра печатей;
Государственный герб Российской Федерации, либо герб города Москвы (только организации, имеющие право на их воспроизведение, в соответствии с пп. 5.1, 5.2 настоящих Правил).
Пункт 6.2. Организации могут иметь печати для своих структурных подразделений. В этом случае, кроме перечисленного в п.6.1, в печати должна содержаться дополнительная надпись, как-то:
секретариат;
канцелярия;
управление делами;
отдел кадров;
для счетов;
для удостоверений;
для справок и т.д.

Не стоит забывать что данные требования не закреплены на федеральном законодательном уровне и в настоящий момент утратили свою силу .

Можно ли ставить в трудовой книжке увольняемого работника штамп об увольнении и печать отдела кадров?

Проставление в трудовой книжке штампа вместо внесения записи о причине увольнения вручную не вполне отвечает требованиям действующего законодательства. Печать отдела кадров может быть использована в целях заверения записей, произведенных работодателем, при увольнении работника.

1. Порядок заполнения трудовых книжек установлен Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее – Правила), и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее – Инструкция).

Согласно п. 1.1 Инструкции записи в трудовой книжке производятся аккуратно перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Это означает, что записи в трудовой книжке должны производиться вручную. Поэтому проставление вместо записи об увольнении штампа с текстом, содержащим указание на причину увольнения, на наш взгляд, не совсем согласуется с указанным пунктом Инструкции. При этом упоминание о том, что запись, в том числе об увольнении работника, можно внести каким-то другим способом, в Инструкции отсутствует. Следует отметить, что использование штампа допускается Правилами, но только в случае выдачи вкладыша в трудовой книжке (п. 39 Правил). Все это свидетельствует, на наш взгляд, о том, что наиболее правильным было бы внесение всех записей в трудовую книжку вручную при помощи ручки и чернил, за исключением тех случаев, когда тот или иной нормативный акт прямо указывает на возможность (необходимость) использования штампа.

Официальные разъяснения государственных органов по вопросу о возможности использования штампа при внесении записей в трудовую книжку на сегодняшний день отсутствуют. Однако ранее представители Минздравсоцразвития РФ, высказывая свою точку зрения в печатных изданиях, не возражали против использования штампа с наименованием организации при внесении записей в трудовую книжку работников при условии, что он содержит полное или сокращенное (если оно есть) наименование организации. При этом чиновники исходили из того, что такой способ оформления записи не запрещен Инструкцией (смотрите ответ Н.З. Ковязиной на вопрос: “Можно ли при внесении записей в трудовую книжку не вписывать название организации от руки, а ставить штамп?”, опубликованный в журнале “Налоговый вестник”, N 1, январь 2008 г.).

Анализ судебной практики показывает, что суды лояльно относятся к самому факту существования в трудовой книжке записи, произведенной в том числе при помощи штампа (смотрите, например, апелляционное определение СК по гражданским делам Самарского областного суда от 20.09.2012 по делу N 33-8816/2012, в котором судебная коллегия подтвердила неправомерность действий работодателя, не перенесшего в дубликат трудовой книжки работницы наименования учреждений, где она работала, указанные посредством проставления штампов, и признала вывод суда о том, что выданный работнику дубликат не соответствует содержанию оригинала трудовой книжки, правильным)*(1).

Однако нельзя не отметить, что в найденных нами материалах, подтверждающих допустимость использования штампов в трудовой книжке в случаях, прямо не предусмотренных законом, речь идет об использовании штампа при внесении записи в трудовую книжку с наименованием организации, а не с самой фразой о приеме на работу на определенную должность (увольнении работника с указанием причины увольнения).

Мы полагаем, что запись в трудовой книжке об увольнении с использованием штампа, содержащего сведения об основании увольнения, не вполне отвечает требованиям законодательства, поэтому не исключаем, что риск признания действий работодателя по внесению такой записи неправомерными, хоть и незначительный, но существует.

2. Пунктом 35 Правил установлено, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.

В настоящее время какой-либо общей нормы, регламентирующей порядок использования печатей юридических лиц, не существует. Однако единообразные требования к печатям юридических лиц различных правовых форм установлены положениями различных законов, регулирующих их деятельность. Так, согласно п. 4 ст. 3 Федерального закона от 12.01.1996 N 7-ФЗ “О некоммерческих организациях” бюджетное учреждение имеет печать с полным наименованием на русском языке. При этом ни указанный закон, ни другие нормативные акты не содержат ограничений по количеству печатей, которые могут быть использованы такой организацией в процессе ее деятельности.

Мы считаем, что если печать отдела кадров учреждения соответствует требованиям законодательства, то есть содержит полное наименование на русском языке, то такая печать и при наличии слов “Отдел кадров” должна признаваться печатью работодателя. В этом случае заверение ею записей в трудовой книжке, по нашему мнению, не будет противоречить п. 35 Правил.

Ставим печать в трудовой книжке правильно: когда, куда и зачем?

Записи в трудовой книжке очень легко подделать и это факт. Поэтому, каждый работодатель, чтобы обезопасить себя от клеветнических сведений, ставит печать после внесения в трудовую работника какой — либо записи. Таким образом, печать в трудовой книжке является своеобразным гарантом того, что запись является правдивой, а не поддельной (подробнее о подделках тк — тут).

Но мало кто из работодателей и сотрудников отдела кадров знает, как на самом деле правильно ставить печать в трудовую книжку. Давайте разберемся с этим опросом вместе, а также осветим некоторые неизвестные стороны данного вопроса.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-46-83 . Это быстро и бесплатно !

Нормативно-правовые документы и акты

Законодатель своими статьями пытается регулировать вопрос постановки печати, но, к сожалению, данные статьи не сгруппированы в один раздел, а разбросаны по нормативно правовым актам в трудовой сфере.

Так самый важный документ, закрепляющий вообще все трудовые отношения и аспекты их касающиеся, а именно – трудовой кодекс, не содержит в себе отдельной статьи, посвященной постановке печати.

В трудовом кодексе есть несколько упоминаний о том, что любая запись в трудовую должна вноситься надлежащим образом, а что представляет из себя надлежащий образ – это уже забота других законодательных актов.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, разработанные специально для кадровиков, немного разъясняют ситуацию с печатью. В пункте 35 говорится о том, какая именно печать должна утверждать записи в трудовой книжке.

О том, как ставится печать на титульный лист, не в подробностях, но достаточно понятно рассказывает Письмо Министерства труда № 69 от 10 октября 2003 года в пункте 2/2.

Вся остальная информация, озвученная в данной статье – ничто иное, как многолетний, наработанный сотрудниками отдела кадров опыт, который стал своеобразным правилом заполнения трудовых книжек.

Но напрямую никакого руководства по постановке штампа не существует. Надеемся, в ближайшем будущем законодатель исправит это недоразумение, существенно облегчив жизнь гражданам нашей станы и молодым сотрудникам отделов кадров в организациях.

Зачем ставится печать в ТК?

Печать обладает большой важностью, а любая запись, удостоверенная штампом организации, приобретает юридическую силу. Так как печать находится у работодателя, то значит акты, заверенные ей, были изучены непосредственно работодателем и были ей одобрены.

Документы, заверенные печатью, автоматически становятся локальными нормативными актами и обязательны к ознакомлению и выполнению.

Таким образом, весь смысл в постановке печати в трудовую книжку заложен в том, что запись, заверенная таким образом, является правдивой и имеет место быть как факт.

Когда и в каких случаях ставится печать?

Печать должна закреплять любое действие в трудовой книге. Но новички – сотрудники отдела кадров, наверняка не знают всех особенностей и случаев, когда именно должна ставиться печать. Давайте изучим эту информацию вместе.

Печать ставится при заполнении титульного листа. Если к работодателю пришел устраиваться на работу работник, у которого нет трудового стажа и опыта и, следственно, трудовой, должен попросит работника оформить ему новую трудовую книжку.

В этой просьбе нет ничего необычного, так как именно на работника возлагается ответственность за создание трудовой книжки для работника. В трудовую книжку вносится информация о работнике, а именно:

  • имя;
  • фамилия;
  • отчество;
  • дата рождения;
  • специальность;
  • место обучения;
  • уровень образования.

Именно эта информация заверяется печатью организации, то есть признается подлинность указанной здесь информации. Ставится ли печать в трудовой книжке при приеме на работу?

Печать ставится на запись о приеме на работу в непосредственном бланке трудовой. Таким образом, запись о приеме на работу считается вступившей в законную силу.

Также заверяется печатью запись об увольнении работника с должности. Еще один случай с применением печати – запись о внутреннем или внешнем переводе.

Печать имеет место быть в записи о награждении работника или о его поощрении. В случае если работник повысил свою квалификацию, также используется печать для внесения записи в трудовую книжку на общих основаниях.

А также — в случае вшивания вкладыша.

Образец печати в трудовой книжке:

Какая она должна быть?

В организации могут находиться от одной и до пяти штук печати, которые используются в зависимости от их целевого назначения.

Но самыми распространенными видами печатей считаются общая печать организации и печать для документов. Последняя, как правило, находится у сотрудников отдела кадров. Именно они проставляют на данную печать на всю приходящую и уходящую документацию.

Общая печать организации хранится, как правило, у работодателя. Только он ставит ее на всевозможные документы и бланки, которые имеют официальное значение или же являются локальными нормативными актами.

Многие задаются вопросом, какая же именно печать должна находиться у сотрудника отдела кадров, можно ли в трудовой книжке ставить печать для документов?

Ответ на этот вопрос прост – трудовая книжка является официальным документом, а значит, печать, которая ставится в бланке, должна быть общей печатью организации. Печать для документов в данном случае не подходит для постановки.

Если по ошибке в трудовую книжку была поставлена печать для документов – это серьезная ошибка и запись необходимо переделывать.

Где ставить?

Печать должна иметь четкое определенное место на страницах трудовой книжки. В зависимости от того, какая информация занесена в трудовую, определяется и место соответствующей печати.

Если необходимо поставить печать на титульный лист трудовой книжки, то необходимо для начала поставить подпись работодателя. Как правило, подпись ставится в нижнем правом углу на правой стороне разворота двух страниц. Сверху на подпись и ставится печать таким образом, чтобы подпись максимально оказалась в центре.

Если же речь идет про бланк, то ставить печать необходимо под записью, желательно с правой стороны. Печать должна быть отчетливой и не перекрывать запись в трудовой книжке, тем самым делая проблематичным прочтение информации.

Рядом с печатью должна ставиться роспись работодателя. Таким образом, постановка печати имеет определяющее значение, ведь если поставить ее в неправильное место то либо будет усложнено прочтение информации из трудовой и на печати, либо расстояние между печатью и записью будет настолько большим, что будет сложно понять, относится печать к написанному в трудовой или нет.

Именно поэтому месту постановки штампа уделяют так много внимания сотрудники отдела кадров.

Проблемы возможны

Часто при постановке печати возникают проблемы различного рода. Плохо отпечаталась информация со штампа, по ошибке отпечаток оказался не на том месте и некоторые другие.

О том, что делать в таких ситуациях мы также расскажем далее.

В трудовой книжке поставлена не та печать

Бывает так, что сотрудник отдела кадров ошибается и ставит совсем ненужную печать под записью в трудовой. Первое, что необходимо предпринять в такой ситуации — это не поддаваться панике, а лучше успокоиться и спросить совета у старших коллег или обратиться к информации в инструкции для сотрудников отдела кадров.

Неправильную печать не стоит зачеркивать. Вы просто ставите следующий порядковый номер и пишите следующую фразу: «Запись № 1 не верна». Также эту фразу можно написать и немного по-другому, вариаций масса. Самое главное — это смысл того, что написанное ранее не является верной и правдоподобной информацией .

Дальше необходимо поставить следующий порядковый номер и переписать запись, в которой была допущена недопустимая печать. Поставьте штамп, который должен был стоять при записи изначально.

Все, не этом исправление ошибки закончено и трудовая может спокойно отправляться в личное дело. Главное не забыть предварительно сделать запись в книге движения и хранения трудовых о том, что была допущена, но тут же исправлена ошибка.

Образец исправления печати смотрите ниже:

Если печать плохо видна и нечитаема?

Если поставленная вами печать не читается – не стоит огорчаться. Выход есть всегда. Если на месте поставленной печати практически не осталось оттиска, то просто наберите на печать краску и отпечатайте ее снова. Никто не заметит, что постановка была вторичной.

Если же все таки информация с первой печати видна и вторую без грязи в трудовой поставить не получится, не переживайте.

Смочите печать в краске и поставьте печать рядом с нечитаемой. Постановка оттиска нечитаемой печатью не считается ошибкой, поэтому переписывание записи не является необходимым.

Заключение

Теперь вам известны все правила постановки печати в трудовой и вы, будучи и работником, и работодателем, и сотрудником отдела кадров, без труда сможете проверить правильность заполнения своей трудовой книжки.

Постарайтесь не допускать ошибки в заполнении трудовой, не всегда у вас будет возможность исправить ту или иную запись, спустя много лет после допущения в вашей трудовой ошибки.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-46-83 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

Читайте также:  Нужен ли приказ об объявлении благодарности и занесении в трудовую книжку?
Ссылка на основную публикацию