Нужно ли письменное согласие работника на отправку трудовой книжки по почте и как его получить

Нужно ли письменное согласие работника на отправку трудовой книжки по почте и как его получить

Руководитель обязан в последний день работы сотрудника выдать ему расчет и трудовую книжку с занесением соответствующей записи об увольнении. Возможно, работник не согласен с причиной увольнения и отказывается забирать трудовую книжку или по какой-либо причине отсутствует в день расторжения договора на работе. Тогда следует в этот же день отправить ему заказное письмо о необходимости получения им трудовой книжки или получении письменного согласия на отправление ее почтой. Выслать трудовую книжку по почте считается возможным, если имеется от сотрудника письменное согласие на отправление трудовой книжки по почте.

Как правильно отослать трудовую книжку почтой

После получения письменного согласия нужно отослать трудовую книжку в течение не более трех дней (рабочих).

Для этого необходимо:

  1. Составить акт, обязательно в присутствии свидетелей. Это послужит доказательством невиновности руководителя в задержке выдачи трудовой книжки. Копию акта желательно вручить бывшему сотруднику под расписку.
  2. Издать приказ на основании акта, в котором обязательно следует указать, что не было возможности ознакомить работника с приказом об увольнении.
  3. Следует снять ксерокопии всех листов книжки перед тем, как отправить ее почтой. Это пригодится в случае утери при пересылке.
  4. Оформить письмо с уведомлением (заказное). В письме необходимо указать адресные данные, телефон для контакта и время работы, в том числе обеденный перерыв, отдела кадров.
  5. Составить опись содержимого почтового конверта. Опись заверяет сотрудник отделения почты. Она послужит доказательством того, что в письмо вложена именно книжка и все сопутствующие документы. В связи с этим работник не сможет обвинить вас в том, что в конверте было что-то иное. Еще стоит обязательно указать в описи, что вложено письмо с требованием сотруднику явиться в организацию для получения им трудовой книжки или письменного согласия для отправления ее почтой. Копию описи нужно сохранить для доказательства в суде, если это будет необходимо.
  • рассылайте уведомления уволенному сотруднику по всем адресам, известным вам>
  • не забывайте, что согласие работника об отправке трудовой книжки по почте должно быть обязательно письменным>
  • передайте трудовую книжку из центрального офиса в филиал, если сотрудник работал именно здесь>
  • не передавайте трудовую книжку третьим лицам, для этого нужна доверенность, оформленная нотариально.

Что может предпринять уволенный сотрудник

Если уволенный работник по какой-либо причине не получил трудовую книжку, он имеет право написать на работодателя заявление в суд о нанесении морального ущерба. В качестве доказательства можно предъявить справку об имеющемся заболевании после увольнения. Необходимо доказать, что это заболевание связано с нервным срывом по причине отсутствия трудовой книжки. К примеру, невозможно было устроиться на другую работу, возникли трудности с пенсионным оформлением и тому подобное. В случае признания вины работодателя работнику выплачивается денежная компенсация.

Если задерживается выдача книжки по вине работодателя, уволенному сотруднику выплачивается средняя заработная плата за время непредвиденного прогула, дата увольнения переносится на тот день, когда книжку отдали на руки работнику. Об этом следует издать новое распоряжение или приказ, занести запись в книжку.

Нет сотрудника и нет письменного согласия от него на пересылку книжки

Если длительный срок по неизвестным причинам работник отсутствует на работе и не дает письменное согласие на пересылку ему трудовой книжки, то существуют два варианта:

  1. Храните книжку до востребования. Срок хранения невостребованных трудовых книжек – 75 лет.
  2. Обратитесь в суд с иском. Укажите, что не нашли возможности, как отправить трудовую книжку по почте. На основании решения суда прекратите трудовое соглашение с этим сотрудником. В трудовую книжку внесите соответствующую запись, основанную приказом об увольнении по решению суда.

Выдается трудовая книжка даже в том случае, если работник не рассчитался с бухгалтерией. Ни работодатель, ни сотрудник кадрового отдела, ни какое-либо доверенное лицо не имеют права шантажировать увольняющегося работника, манипулируя трудовой книжкой.

При любой проверке инспекцией по труду обнаружатся книжки всех уволенных сотрудников. Если не будет оснований для их хранения в организации, то работодателю грозит наложение штрафа в размере до 50 000 рублей (возможно, даже за каждый необоснованно хранящийся документ).


Как отправить трудовую книжку уволенному работнику по почте: подробные правила

Законодательством установлена обязанность отдать трудовую книжку в последний день работы сотрудника. На практике реализовать требования закона достаточно сложно. Избежать ответственности позволит направление отчетного кадрового документа работнику по почте.

В каких случаях допустимо применение такого способа, как правило, составить заявление на пересылку документа, как оформляется согласие на отправление. Об особенностях оформления писем и взаимодействия с Почтой России вы узнаете из этого материала.

В каких случаях трудовая книжка пересылается через почтовое отделение?

Пересылка трудовой книжки по почте возможна исключительно в случаях, предусмотренных законом. К ним относятся:

  • нахождение на должности сотрудника в удаленном офисе, находящемся в другом регионе, чем головное управление компании;
  • увольнение во время командировки или стажировки в отдаленном районе;
  • при отъезде сотрудника в отпуск с подачей заявления на отдых с последующим увольнением;
  • в иных случаях на практике, когда получение документа лично сотрудником не представляется возможным.

Как правильно отправить?

Для процедуры пересылки трудовой книжки характерно несколько важных моментов:

  • отправка документа почтой по инициативе работодателя не всегда уместна. Необходима она только в случаях, когда данная мера допускается положениями законодательства. Не влияет на эти правила и нормы статей 62 и 77 ТК РФ о необходимо передачи трудовой книжки работнику в последний день исполнения им обязательств.
  • направление документа Почтой России возможно только в случаях, когда работник самостоятельно заявил о своем желании получить трудовую книжку по почте. Он может заявить об этом работодателю или дать разрешение на получение книжки таким способом в ответ на уведомление предприятия.
  • даже при увольнении работника в связи с привлечением его к административной или дисциплинарной ответственности требуется предварительное получение письменного согласия на пересылку трудовой книжки по почте.

Заявление работника об отправлении трудовой книжки через почтовое отделение

Если сотрудник не может прийти явиться в кадровый отдел работодателя для получения трудовой книжки в связи с длительным отъездом или по другим причинам, он может подать заявление об отправлении документа почтой.

Форма заявления

Единой формы заявления не установлено. В заявлении должны присутствовать следующие реквизиты:

  • Ф. И. О. работника;
  • название организации и/или ответственного лица кадрового отдела за хранение и выдачу трудовых книжек;
  • название документа – уведомление;
  • сообщение о необходимо отправки книжки по почте;
  • дата составления;
  • собственноручная подпись сотрудника, при представлении его интересов – нотариально заверенная доверенность с указанием полномочия на оформление таких бумаг.

Как написать?

Заявление на направление трудовой книжки почтой работник составляет и подписывает самостоятельно. По нотариально заверенной доверенности такие действия вправе осуществлять законный представитель, защищающий трудовые права сотрудника. Оказать содействие при оформлении договора вправе трудовая инспекция.

Согласие на отправление

Заявление с выражением согласия на получение трудовой книжки по почте составляется в произвольной форме, единого унифицированного вида не существует.

Допускается указание на согласие отправить трудовую книжку по почте следующими способами:

  • вписанием фразы «Согласен на отправление трудовой книжки по почте на адрес работника» при составлении заявления на увольнение;
  • отдельным документом, независимо от факта прекращения трудовых отношений;
  • при направлении телеграммы, удостоверенной работником телеграфа.

Оформление разрешения на отправку трудовой книжки по почте осуществляется в следующем порядке:

  • составляется уведомление и подписывается работником;
  • передается сотруднику Почты России для заверения, в конверт вкладывается опись, дубликат остается у заявителя с отметкой почтового отделения о принятии, требуется заполнение уведомления о получении письма, форма отправления – заказная;
  • документ предъявляется для пересылки, оплачивается пошлина;
  • при получении письма представителем работодателя уведомление возвращается в отделение Почты России или на адрес сотрудника с отметкой о получении.

Как забрать из другого города?

Если сотрудник находится в ином населенном пункте к моменту, когда трудовая книжка должна быть получена у работодателя в связи с увольнением, он может получить документ способами:

  • направив по почте заявление об отправке документа в другой город;
  • выписав доверенность и заверением ее у нотариуса на получение кадрового документа у работодателя во исполнение трудовых прав сотрудника.

Письмо-уведомление

Работодатель в случае отсутствия сотрудника на рабочем месте или его пребывании в отдаленном районе вправе составить письмо-уведомление о необходимости явки в кадровый отдел или предоставлении письменного согласия об отправке трудовой книжки Почтой России.

Как получить по почте?

При направлении уведомления о необходимости явки за получением трудовой книжки в офис компании или получения согласия на отправку документа по почте, следует правильно оформить получение.

По извещению работник должен явиться в отделение почтовой связи и получить письмо. Трудовая книжка изымается из письма сотрудником самостоятельно. Уведомление заполняется, проставляется подпись в получении и осуществляется его отправка на адрес предприятия в подтверждение выемки письма с документацией.

Если в течение длительного времени сотрудник не является в почтовое отделение, то трудовая книжка хранится до востребования. При истечении сроков она возвращается на предприятие, куда должен явиться работник для ее получения. В ином случае он должен отправить другое заявление с просьбой выслать документ по другому адресу его пребывания.

Законодательная база

Как осуществляется отправка трудовой книжки по почте, форма уведомления о согласии на пересылку документа прописаны в нормативной базе:

Можно ли отправлять трудовую по почте

Согласно действующему закону любой работодатель при увольнении сотрудника обязан оформить расторжение рабочего контракта и произвести расчет. На практике же часто возникает ситуация, когда подчиненный по ряду обстоятельств не смог явиться и собственноручно забрать полагающиеся бумаги в последний рабочий день. В подобных случаях запускается такая процедура, как отправка трудовой книжки по почте при увольнении. Она имеет ряд нюансов, которые требуют особого внимания.

Основные понятия

Право на увольнение и смену места работы имеет каждый трудоустроенный гражданин РФ. Порядок оформления и возврата документов регламентируется Постановлением за № 225 от 16. 04.2003 и за № 69 от 10.10.2003. Юридическая процедура требует соблюдения порядка расторжения трудового договора. Поэтому основания для прекращения правоотношений между работодателем и подчиненным изложены в главе 13 ТК РФ. К ним относятся:

  • соглашение сторон и обстоятельства, не зависящие от их волеизъявления;
  • окончание срока рабочего контракта;
  • уход сотрудника по собственной инициативе;
  • отказ трудиться в связи с изменением служебных функций либо по состоянию здоровья;
  • нарушение пунктов трудового соглашения.

Согласно п.1 статьи 84, регламентирующей общий порядок прекращения трудового договора, увольнение оформляется приказом руководителя. По требованию подчиненного он обязан выдать все необходимые расчетные бумаги, а также выплатить положенные денежные компенсации. Эта же статья допускает пересылку документа о трудовом стаже почтой, но только, если ее владелец оформит письменное согласие.

Многие недобросовестные граждане намеренно не приходят за расчетом в последний день работы, надеясь таким способом получить от организации дополнительное денежное возмещение за задержку документов. Это описано в п. 4 Постановления Правительства «О трудовых книжках». Однако если директор правильно проведет процедуру увольнения, он может избавить компанию от ненужных расходов и избежать административного наказания.

Основной порядок увольнения сотрудника

Процедура расторжения трудового договора состоит из нескольких этапов, каждый из которых оформляется документально.

  1. Издается приказ об увольнении, в котором указывается основание такого действия (статья ТК РФ).
  2. Документ направляется подчиненному для ознакомления письменно под роспись (указывается также дата), а затем в кадровую службу для его регистрации в специальном журнале учета.
  3. Составляется акт, если работник отказался признавать приказ действительным.
  4. Производится перерасчет заработка, компенсационных выплат за отпуск, бюллетень, выходного пособия.
Читайте также:  Как правильно сделать исправления в своей трудовой книжке?

Внимание! В последний день работы выдаются: трудовая книжка, копии справок и других документов, необходимых для устройства на новое место, начисленные денежные средства.

Пересылка трудовой книжки по почте

Законодатель допускает вероятность отказа увольняющегося от получения расчета по разным обстоятельствам, и четко разъясняет действия руководства предприятия. За несоблюдение предписанных требований его могут привлечь к административной ответственности. Меру наказания определяют на основании КоАП, ч. 1 ст. 5.27:

  • по ст. 234 ТК РФ – за несоблюдение сроков выдачи трудовой книжки;
  • по ст. 84.1ТК РФ – за отправку документа, определяющего стаж, при отсутствии согласия его владельца.

Для подтверждения намерений руководства по поводу высылки ТК, бывший работник обязан дать свое согласие в письменной форме.

Причины пересылки

Чтобы разобраться, как отправить трудовую книжку по почте, целесообразно рассмотреть факторы, влияющие на возникновение подобных ситуаций.

  1. Сотрудник работает в одном из филиалов компании, который расположен в другом городе, тогда как администрация и руководство находятся в головном офисе.
  2. Специалист был направлен в служебную командировку, на практику или стажировку, где и принял решение уволиться. В связи с этим он составил и послал заявление с просьбой выслать его расчетные документы по почте.
  3. Работник планировал уход с работы сразу по окончании отпуска, и в ходатайстве содержалась просьба считать датой увольнения последний день отдыха.
  4. Разрыв производственных отношений обусловлен приговором суда либо инициативой администрации вследствие нарушения подчиненным правил трудового договора.
  5. Увольнение сотрудницы, находящейся в декрете, на основании ее собственного заявления.

Отправить трудовую книжку увольняющемуся гражданину разрешается, если он сам просит об этом. Следует учитывать, что основание для подобного действия должно быть веским, в противном случае оно расценивается, как способ скрыть задержку выдачи документов из-за собственной халатности со всеми вытекающими последствиями.

Обязательные условия

Если сотрудник после увольнения не забрал из отдела кадров свою трудовую книжку, работодатель обязан действовать в соответствии с нормативами ТК РФ и правилами ведения и хранения формуляров. Не стоит бежать в ближайшее почтовое отделение и отсылать его в срочном порядке. Целесообразно поступать последовательно.

  1. Удостовериться, что формуляр принадлежит уволившемуся подчиненному.
  2. Выяснить, находится ли он в городе, а также располагает ли он временем, чтобы забрать трудовую книжку собственноручно.
  3. При отсутствии возможности найти бывшего работника, можно связаться с его родственниками.

Важно знать! И только если при выполнении всех условий войти в контакт с уволившимся гражданином не удалось, следует переслать документ о трудовом стаже и другие расчетные бумаги через почтовую службу России. Сделать это необходимо в течение нескольких дней, так как он может подать в суд, и работодателю придется выплачивать штраф и моральный ущерб.

В каком случае отправлять нельзя

Законодательством предусмотрен ряд правил, которые руководство обязано соблюдать, намереваясь отправлять трудовую книжку через почтовую связь. При этом он должен учесть тот факт, что направление формуляра без письменно подтвержденного согласия уволившегося сотрудника категорически недопустимо. Нельзя пересылать документ о стаже и в случае смерти работника. При возникновении подобных ситуаций трудовая передается в кадровую службу для хранения, где находится в течение двух лет. Далее его перемещают в архив, где срок содержания бланков составляет 75 лет.

Порядок отправления ТК по почте

Основные этапы процедуры увольнения выполняет кадровая служба. Ее представители несут ответственность за своевременную выдачу документа о трудовом стаже, копий справок и других бланков. Если сотрудник не получил полный расчет в день ухода из компании, или не пожелал забрать формуляр, возникает необходимость пересылки по почте. Законодательством предусмотрен порядок выполнения этой процедуры.

Уведомление

Чтобы воспользоваться услугами почтовой связи и доставить трудовую книжку ее владельцу, работодатель обязан направить ему письменное уведомление с рекомендацией явиться за документами в назначенный срок. Текст письма составляется произвольно, однако, в ст. 84.1 ТК РФ предъявляет определенные требования к его оформлению. Документ должен содержать следующие данные.

  1. ФИО работника в том виде, как они указаны в трудовом договоре и прочих бланках.
  2. Адрес места жительства или регистрации.
  3. Реквизиты организации или ИП, которая направляет уведомление.
  4. Регистрационный номер (исходящий) и дата составления.

Здесь же должна содержаться информация, что ранее документ не был получен ни одним из доступных способов, а также необходимость:

  • лично явиться в кадровую службу за трудовой;
  • дать согласие на пересылку, если прийти не представляется возможным.

Руководитель организации должен поставить свою подпись, дату и печать. Далее в присутствии трех лиц составить акт, что сотрудник отказался забирать формуляр и не оформил письменное согласие на отправку другим способом.

Заявление и согласие сотрудника

Сотрудник в свою очередь также должен быть заинтересован в получении документа, ведь в нем отражается его трудовой стаж, позволяющий оформить достойную пенсию по старости. Поэтому у него есть два варианта:

  • забрать формуляр собственноручно, явившись в кадровую службу компании;
  • дать письменное согласие на пересылку трудовой книжки почтой.

В случае использования второго пункта, документ должен отражать следующие моменты.

  1. ФИО сотрудника в том виде, как они указаны в официальной документации.
  2. Адрес места проживания или регистрации.
  3. Номер и дата составления, а позже расторжения трудового договора.
  4. Текст согласия на пересылку трудовой книжки по указанному адресу (прописывается полностью).
  5. Подпись заявителя с расшифровкой, дата составления.

Внимание! Поскольку установленного образца для оформления данного документа не существует, может быть использована произвольная форма.

Сопроводительное письмо с описью

Чтобы быть уверенным, что трудовая книжка дошла до адресата, необходимо отправить конверт с официальными бумагами заказным или ценным письмом. Такую услугу предоставляет почта России. Для сохранности внутреннего содержимого должна быть оформлена опись вложения.

Сопроводительное письмо содержит реквизиты, позволяющие отследить путь и судьбу пересылаемых бланков. Поскольку унифицированной формы также не существует, составлять его можно в произвольном виде. Основным требованием является внесение определенного перечня данных.

  • Реквизиты работодателя и его уполномоченного представителя в лице директора.
  • Его контактные данные для оперативной связи.
  • Текст письма, в котором содержится цель отправки документов и указание на наличие их в описи.
  • Подпись фактического исполнителя с расшифровкой и дата составления.

К письму прилагается перечень бумаг, который оформляется самостоятельным документом по форме № 107, утвержденной ФГУП «Почта России» 10. 05.2012. Он фиксируется штампом отделения-отправителя и запечатывается в индивидуальный конверт.

Варианты пересылки

На сегодняшний день самым надежным вариантом передачи информации считается почта России. Благодаря четкому внутреннему распорядку, который позволяет справляться с возникновением внештатных ситуаций, любой высланный документ доходит до адресата. В противном случае он возвращается обратно отправителю. При использовании такого варианта риски утери сводятся к минимуму, а почтовые уведомления и все необходимые отметки являются доказательством того, что работодатель выполнил свои функции в соответствии с установленными требованиями.

Однако отправка почтой России – не единственный вариант передачи формуляра. Получатель может самостоятельно определить, как забрать трудовую книжку – по почте или другим удобным способом.

  1. Доступный почтовый оператор. Условия отправки пересылки и оплаты согласовываются письменно. Поскольку не исключена возможность утери документа, заявитель не должен предъявлять претензий при возникновении подобной ситуации.
  2. Курьерская служба. Отправка таким способом возможна при согласии бывшего сотрудника. Условия пересылки также фиксируются в письменном виде. Однако все риски, связанные с утерей официальных бланков ложатся на получателя.
  3. Сторонний представитель. Уволившийся работник должен оформить у нотариуса доверенность на любого человека, которому он доверяет. Отдел кадров вправе выдать трудовую книжку только после предъявления документа уполномоченным лицом.

Внимание! Независимо от выбранного способа отправки формуляра, обе стороны обязаны сохранить все квитанции, бланки уведомлений, отчетов, подтверждающих факт пересылки и получения документа. Это позволит избежать недоразумений и предотвратит судебные разбирательства.

В каком случае трудовая книжка отправляется без согласия

Несмотря на установленный законом порядок выдачи трудовой книжки при увольнении, в жизни возникают ситуации, когда от работодателя требуется проявить собственную инициативу и отправить этот документ по почте на домашний адрес уволившегося подчиненного. Это необходимо в следующих случаях.

  1. Работник категорически не желает получать расчет в последний день пребывания на предприятии, забирать трудовую книжку и копии справок, а также причитающиеся выплаты.
  2. Увольнение произошло по инициативе работодателя, и обиженный подчиненный решил выразить протест, отказавшись участвовать в процедуре: не ставит подписи на расчетных бланках (приказе, согласии и пр.) и не забирает документ о трудовом стаже.
  3. Сотрудник не вышел на работу в день увольнения, но руководителю известно место его проживания. Если адресат проигнорировал необходимость поставить свою подпись на полученном бланке уведомления, директор вправе выслать ему расчетные документы.

Совет! Следует помнить, что трудовая книжка – официальный бланк, поэтому пересылка должна осуществляться ценным письмом, в которое вкладывается составленная заранее опись содержимого конверта. Это позволит избежать жалоб со стороны уволившегося сотрудника.

Ошибки работодателя при отправке трудовой по почте

Нередко даже опытные руководители способны совершать грубые ошибки при выдаче трудовой книжки, если уволившийся сотрудник не смог (или не захотел) забрать ее лично.

  1. Документ о трудовом стаже решено было передать через близкого родственника, который работает в этой же компании. В случае ее утери владелец вправе обратиться в трудовую инспекцию, и работодателю будет грозить солидный штраф.
  2. Работник не получил расчет, поскольку отсутствовал на работе, поэтому трудовая была отправлена почтой на следующий день. Здесь налицо нарушение процедуры увольнения. Вначале нужно было направить уведомление, получить письменное согласие и договориться о способе передачи основного документа.
  3. Бланк о рабочем стаже был отправлен его владельцу на основании согласительного письма, полученного по электронной почте. Такая форма деловой переписки не признается официальной, поэтому суд может квалифицировать это как отсутствие согласия.
  4. Трудовая книжка была выслана обычным письмом, а не заказным. Отсутствие уведомления и отметки об отправке также считается поводом для обращения в ГИТ.
  5. Документ был вручен представителю уволившегося сотрудника на основании его письменного ходатайства. Поскольку оно не подтверждается оформленной нотариально доверенностью, то не может иметь юридической силы. Следовательно, работодатель вновь нарушил процедуру.
  6. Отправка трудовой книжки за рубеж. Согласно указаниям Роструда запрещено пересылать по почте не только этот документ, но также военный билет и удостоверение личности. При выезде гражданина на ПМЖ в другую страну, он обязан сдать все указанные бланки, получив взамен справки соответствующего образца.

Чтобы избежать недоразумений и не нарушать закон, рекомендуется передавать трудовую книжку непосредственно в руки ее владельца либо высылать по почте при наличии его письменного согласия.

Одной из обязанностей администрации, подтвержденных законодательно, считается выдача подчиненному трудовой книжки не позднее дня увольнения. Если же он по каким-либо причинам отсутствовал на производстве либо намеренно отказался от получения бланка, директор обязан направить по почте письменное уведомление и заручиться согласием сотрудника (а в случае смерти – его родных). С этого момента работодатель снимает с себя ответственность за невыдачу документа. Владелец книжки должен понимать важность ее получения, и знать, что без согласия ее пересылка запрещена.

Заявление на отправку трудовой книжки по почте

Российское законодательство требует от работодателя выдать трудовую книжку сотруднику лично в руки в последний день работы, вместе с остальными документами и расчетом. Это сказано в статье 84.1 Трудового Кодекса РФ. Но бывают такие ситуации, когда отдать трудовую книжку сотруднику в последний день работы не представляется возможным. Чтобы выйти из ситуации и при этом не нарушить закон, можно трудовую книжку отправить почтой. Тем не менее, отправлять трудовую книжку по почте можно только в следующих случаях:

  • ели сотрудник работает в филиале, который находится в другом регионе;
  • если увольнение сотрудника произошло, когда тот был в командировке в другом регионе, стране и т.д.;
  • если сотрудник отправился в отпуск с последующим увольнением и находится в другом городе, регионе, стране и т.д.;
  • сотрудник отсутствует в день увольнения на рабочем месте по неизвестным причинам и не выходит на связь;
  • сотрудник отказывается забирать трудовую книжку, например, не согласен с увольнением;
  • сотрудник болен и не может прийти за трудовой книжкой;
  • сотрудник дал свое согласие на пересылку трудовой книжки письмом;
  • в других случаях, когда лично вручить сотруднику трудовую книжку не представляется возможным
Читайте также:  В какой срок работодатель должен выдать трудовую книжку работнику?

Нужно ли письменное согласие сотрудника на пересылку трудовой книжки почтой

Как мы выяснили, трудовую книжку нужно выдать сотруднику вместе с расчетом в последний день его работы. Однако, как уже было сказано, возможны ситуации, когда сотрудник отказывается забрать трудовую книжку, либо отсутствует на рабочем месте по каким-либо причинам. В этом случае, согласно законодательству, работодатель обязан в этот же день отправить сотруднику уведомление о том, что ему необходимо прийти в организацию и получить свою трудовую книжку или дать свое согласие в письменном виде на получение ее по почте. Это сказано в пункте 36 главы 4 Постановления Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках» (ред. от 25.03.2013). Что указывать в подобном уведомлении, отражено в следующей таблице. Уведомление заполняется на фирменном бланке организации с указанием ее названия, реквизитов и т.д.

Необходимые реквизитыПримечание
Указываются данные сотрудника, которому высылается уведомлениеФамилия, инициалы сотрудника, его должность, адрес его регистрации (проживания)
Номер, дата, название уведомлениеНазвание уведомления может быть, например, «о необходимости получить трудовую книжку»
Непосредственно текст уведомленияВ тексте необходимо указать, что в соответствии с законодательством, трудовую книжку ему необходимо выдать в последний рабочий день и что ему необходимо либо прийти в организацию и забрать ее, либо дать свое согласие на отправку ее почтой
Ссылка на приказ об увольненииУказывается на основании какого приказа был уволен сотрудник
Указание на адрес, где можно забрать трудовую книжкуЧем подробнее будет составлено уведомление, тем лучше, поэтому необходимо указать полный адрес для получения трудовой книжки
Подпись директора, его фамилия, инициалы, датаТакже необходимо поставить печать организации

При отправке уведомления ценным письмом, рекомендуется прямо в описи указать, что в конверт вложено «уведомление сотруднику о том, чтобы он явился на работу для получения трудовой книжки или письменного согласия на получение ее почтой». Опись будет доказательством того, что такое уведомление сотруднику было отправлено.

Как правильно отослать трудовую книжку почтой

Если письменное согласие от сотрудника получено, необходимо отправить трудовую книжку ему по почте.

Порядок действийПримечание
Необходимо составить актЕсли сотрудник отказался забирать трудовую книжку, или не явился на работу за ней, то необходимо составить акт. Акт составляется обязательно в присутствии свидетелей. Вышеуказанный акт нужен для того, чтобы подтвердить невиновность организации и ее сотрудников в задержке выдачи трудовой книжки. Если есть такая возможность, то копию акта нужно выдать бывшему сотруднику под расписку. Если в день увольнения сотрудника не было на месте, но при этом получилась ситуация, при которой акт оказался не засвидетельствованным, то в этом случае нужно действовать следующим образом:

· выслать уведомление сотруднику с предложением либо забрать трудовую книжку в организации, либо дать свое согласие на ее отправку почтой;

· если сотрудник никак не отреагирует на это уведомление, трудовая книжка останется на хранении в организации

Необходимо издать приказНа основании акта издается приказ, в котором нужно отметить, что в организации не было возможности ознакомить сотрудника с приказом об увольнении и вручить ему трудовую книжку лично
Отправить трудовую книжку ценным письмом с уведомлениемТрудовую книжку нужно отправить ценным письмом. Ценным письмом нужно отправлять, потому что оно делается с описью. Уведомление же, позволит наверняка определить, получил ли сотрудник письмо или нет
Обязательно составить описьВ описи указывается, что именно пересылается в письме, поэтому сотрудник в дальнейшем не сможет обвинить организацию в том, что в письме не было трудовой книжки
Второй экземпляр описи с датой, печатью почты и подписью сотрудника почты остается в организацииПо закону сотрудник почты обязан проверить содержимое письма с описью перед отправкой, он также заверяет опись, поэтому она может являться доказательством в суде
Рекомендуется снять ксерокопии всех листов трудовой книжки перед тем, как отправить ее по почтеЕсли трудовая книжка будет утеряна при пересылке, ксерокопии пригодятся

Рекомендуется разослать письма по всем известным адресам, где может бывать сотрудник. Также нельзя передавать трудовую книжку сотрудника другим людям без нотариально-заверенной доверенности от него.

Форма заявления о согласии отправки трудовой книжки по почте

Если сотрудник согласен на отправку трудовой книжки по почте, то он составляет соответствующее заявление. Хотя работодатель обязан уведомить сотрудника, тем не менее, сотрудник вправе оправить заявление самостоятельно, не дожидаясь уведомления от работодателя. Как написать заявление о согласии отправки трудовой книжки по почте, законодательством не установлено, поэтому составить его нужно в произвольной форме. Несмотря на то, что в законодательстве нет никаких требований к содержанию подобного заявления, необходимо соблюдать определенные правила при его составлении.

Необходимые реквизитыПримечание
Наименование организации, в которую подается заявлениеВ заявлении необходимо указать все эти сведения, потому что того требуют общие правила заполнения заявлений
Фамилия, инициалы руководителя, кому адресуется заявление, его должность
Фамилия, инициалы сотрудника, который пишет заявление, его должность, телефон
Пишется слово «Заявление»
Далее излагается суть проблемыНаписать суть можно, например, следующим образом «В соответствии со статьей 84.1 Трудового Кодекса РФ прошу направить мою трудовую книжку по почте по адресу… (пишется адрес) в связи с тем, что…. (пишется, по какой причине организация должна это сделать)
ДатаИмеется в виду дата составления заявления. От нее будут отсчитываться положенные три рабочих дня для отправки трудовой книжки почтой, если заявление сотрудник принес в организацию, а не отправил его по почте
Подпись сотрудника, его фамилия и инициалыСотрудник должен подписать заявление собственноручно

Это самый простой вариант заявления. В заявлении также нужно указать следующие сведения:

  • дату увольнения сотрудника;
  • причина увольнения сотрудника, например «по собственному желанию»;
  • причину, по которой сотрудник не может самостоятельно получить трудовую книжку;
  • просьба сотрудника или его согласие на получение трудовой книжки по почте;
  • полный адрес (индекс, регион, населенный пункт, улица номер дома, номер квартиры), на который следует выслать трудовую книжку

Помимо заявления сотрудник также может направить заявление об окончательном расчете в письменном виде. Получая трудовую книжку на руки, сотрудник должен:

  1. расписаться в трудовой книжке о том, что получил ее;
  2. расписаться в личной карточке;
  3. расписаться в книге учета движения документов о трудовой деятельности

Если трудовая книжка не была получена сотрудником лично в руки, а была отправлена по почте, то сотрудник понятное дело не может расписаться во всех вышеуказанных документах, поэтому сотрудник бухгалтерии ли кадрового отдела, ответственный за ведение личных дел сотрудников, вместо росписи должен указать дату отправления письма сотруднику и дату его получения адресатом. Почтовая квитанция, уведомление о получении трудовой книжки сотрудником необходимо приложить к личной карточке сотрудника.

В ситуации, когда ни сам работник, ни его доверенное лицо, ни близкие родственники сотрудника в случае его смерти не обратились к работодателю с просьбой выдать им его трудовую книжку, ее необходимо подшить к личной карточке сотрудника и сдать в архив. Она должна храниться в архиве не менее 50 лет, если, конечно, раньше не обратились за ее выдачей.

Трудовую книжку за сотрудника могут забрать его личные представители. Это разрешается законодательством. Однако для этого необходимо, чтобы сотрудник оформил доверенность на своего личного представителя. Эту доверенность должна быть заверена у нотариуса. В доверенности должно содержаться разрешение на получение трудовой книжки личным представителем, а также разрешение на необходимые действия при получении трудовой книжки, например, на возможность расписаться за сотрудника. Храниться доверенность будет также в организации, для подтверждения законной выдачи трудовой книжки его личному представителю.

Пошаговая инструкция для уволенного работника, как забрать трудовую книжку по почте

Для получения трудовой книжки по почте сотрудник должен сделать ряд действий.

Действия сотрудникаПримечания
Получение уведомленияСотрудник должен сначала получить уведомление от работодателя и расписаться в нем
Получить письмоЗаполнить оборотную сторону уведомления и получить письмо на почте. Для этого сотруднику понадобится паспорт
Составить ответное письмоПолучив трудовую книжку на руки желательно написать ответное письмо, что трудовая книжка получена, и сотрудник не имеет претензий к организации. Письмо нужно будет отправить обратно в организацию на ее фактический адрес

Что может предпринять уволенный сотрудник, если не получит свою трудовую книжку

Если уволенный сотрудник не получит свою трудовую книжку вовремя по вине работодателя, то он имеет право обратиться в суд с требованием о возмещении морального вреда. Моральный вред в данном случае может выражаться в том, что у сотрудника возникли проблемы с трудоустройством из-за отсутствия трудовой книжки или он не может оформить пенсию и т.д. Если суд признает вину работодателя, сотруднику будет выплачена денежная компенсация. Также дата увольнения может перенестись на день выдачи трудовой книжки, в связи с этим сотрудник может рассчитывать на выплату среднего заработка за вынужденный прогул. Если получилась такая ситуация, то в организации помимо прочего нужно будет издать соответствующий приказ и занести новую запись в трудовую книжку.

Распространенные вопросы при отправке трудовой книжки по почте

Вопрос 1. Сотрудник выслал работодателю заявление о том, что он разрешает отправить свою трудовую книжку по почте. Работодатель получил это заявление 08.04.2020 года. В течение какого срока работодатель обязан выслать трудовую книжку по почте?

Ответ. Важно! Согласно статье 62 Трудового Кодекса РФ получив заявление, работодатель должен не позднее три рабочих дней выдать сотруднику трудовую книжку. Так как заявление было отправлено почтой, то соответственно три дня отсчитываются с момента получения этого заявления работодателем. Значит, отправить трудовую книжку необходимо до 11.04.2020 года.

Распространенные ошибки при отправке трудовой книжки почтой

Ошибка. Основной ошибкой является то, что работодатель отправляет трудовую книжку по почте сотруднику в тот же день, когда сотрудник был уволен. Это является нарушением нашего законодательства.

Как правильно. В статье 84 Трудового Кодекса РФ сказано, что прежде чем отправлять трудовую книжку по почте, необходимо отправить уведомление сотруднику о том, чтобы он пришел за трудовой книжкой, либо дал согласие на то, чтобы работодатель отправил ее по почте. Начиная со дня отправки такого уведомления, работодатель освобождается от ответственности, потому что ему уже нельзя предъявить задержку трудовой книжки. Высылать трудовую книжку почтой работодатель имеет право, только после того, как получит согласие работника в письменном виде. Если же никакого ответа от сотрудника не последует, работодатель должен оставить его трудовую книжку у себя и хранить ее установленное время.

Нужно ли письменное согласие работника на отправку трудовой книжки по почте и как его получить

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Сотрудник прислал заявление об увольнении по почте, а также указал в заявлении, куда отправить его трудовую книжку. Следовательно, в день увольнения он не явился. Приказ, карточка Т-2 и журнал по трудовым книжкам остались без подписи сотрудника. Трудовую книжку, справку СЗВ-стаж выслали по почте по указанному адресу.
Какие записи следует сделать в приказе и карточке Т-2, с которыми сотрудник должен быть ознакомлен под подпись?

В соответствии со ст. 80 ТК РФ работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели, если иной срок не установлен ТК РФ или иным федеральным законом. Течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении. По соглашению между работником и работодателем трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении.
Как следует из ст. 80 ТК РФ, чтобы уволиться по собственному желанию, работник должен подать работодателю письменное заявление об этом. Трудовое законодательство не регламентирует порядок подачи работником заявления об увольнении по собственному желанию и не требует, чтобы данное действие непременно выполнялось им лично, поэтому работник вправе подать его, например, через родственников или путем пересылки по почте, а также отправив телеграмму*(1).
При наличии заявления об увольнении по собственному желанию работодатель обязан расторгнуть трудовой договор с работником по основанию, предусмотренному п. 3 части первой ст. 77 ТК РФ. Отсутствие работника на работе не является препятствием для расторжения трудового договора по инициативе работника.
Общий порядок оформления прекращения трудового договора закреплен в ст. 84.1 ТК РФ.
В частности, в соответствии с частью первой ст. 84.1 ТК РФ прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя*(2). Согласно части второй ст. 84.1 ТК РФ с приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под подпись. В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под подпись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись (например, “Приказ не может быть доведен до сведения работника ввиду его отсутствия на рабочем месте в день расторжения трудового договора”).
По правилу, установленному частью четвертой ст. 84.1 ТК РФ, в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку *(3) и произвести расчет. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо попросить работника дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (часть шестая ст. 84.1 ТК РФ).
Пересылать трудовую книжку почтой по указанному работником адресу можно только с согласия работника (п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, далее – Правила). Направление трудовой книжки бывшему работнику без его согласия является нарушением трудового законодательства (смотрите, например, решение Тамбовского областного суда от 19.10.2011 по делу N 7-186). Поскольку в рассматриваемой ситуации работодатель согласие работника на пересылку трудовой книжки получил вместе с заявлением об увольнении, направлять уведомление работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой или просить работника дать согласие на отправление трудовой книжки по почте не нужно. Как подтверждает судебная практика, пересылка трудовой книжки по указанному работником адресу непосредственно в день увольнения без направления уведомления является правильным вариантом действий работодателя, который в день увольнения уже располагал письменным заявлением работника, содержащим просьбу об отправке трудовой книжки почтой (определение Тверского областного суда от 28.08.2014 N 33-3160, определение Красноярского краевого суда от 11.02.2013 N 33-1403, определение Псковского областного суда от 10.07.2012 N 33-1098).
Законодательство не регламентирует порядок заполнения книги учета движения трудовых книжек в ситуации, когда в день прекращения трудового договора сотрудник отсутствует на работе. Полагаем, если трудовая книжка была отправлена по почте (с согласия работника), в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них следует сделать отметку “Отправлена по почте” с указанием даты отправки письма и реквизитов почтового отправления. Специалисты в области трудового права в юридической литературе высказывают аналогичную точку зрения (158 вопросов и ответов по трудовому праву (Б.А. Чижов, “Экономико-правовой бюллетень”, N 10, октябрь 2014 г.); От воли сторон не зависит. Прекращаем трудовой договор в связи со смертью работника (М. Лапина, “Кадровик.ру”, N 9, сентябрь 2013 г.)).
Относительно заверения работником записей об увольнении в личной карточке *(4) отметим, что в случае отсутствия сотрудника в день прекращения трудового договора само по себе отсутствие подписей работника в личной карточке (как и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них) не будет являться нарушением порядка его увольнения при условии соблюдения работодателем требований части шестой ст. 84.1 ТК РФ (кассационное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа от 29.11.2011 N 33-5261/2011). Тем не менее в личной карточке работника, так же как и на приказе, может быть сделана соответствующая отметка, например, “Работник не может быть ознакомлен с записями в личной карточке ввиду его отсутствия на рабочем месте в день расторжения трудового договора” (смотрите, например, вопрос-ответ Роструда, размещенный на информационном портале “Онлайнинспекция.РФ”).
Также в соответствии со ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан произвести с работником расчет (ст.ст. 84.1, 140 ТК РФ). Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете. В то же время, если в соответствии с частью третьей ст. 136 ТК РФ работодатель перечисляет заработную плату работника на банковскую карту, с нашей точки зрения, причитающиеся суммы должны быть перечислены на счет работника в день оформления прекращения трудовых отношений, поскольку при таком способе выплаты заработной платы объективные препятствия для проведения расчетов в этот день отсутствуют. Это мнение можно встретить и в правоприменительной практике (апелляционное определение Свердловского областного суда от 24.07.2012 N 33-8226/2012, решение Вяземского районного суда Хабаровского края от 14.10.2014 N 12-55/2014).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Раченкова Юлия

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

————————————————————————-
*(1) Смотрите, например, письмо Роструда от 05.09.2006 N 1551-6, определение Санкт-Петербургского городского суда от 28.04.2011 N 5855, определение Московского городского суда от 04.07.2012 N 11-11079, вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2 с информационного портала Роструда “Онлайнинспекция.РФ”). Специалисты Роструда и суды допускают возможность подачи заявления об увольнении в том числе путем направления его по электронной почте (смотрите, например, вопрос-ответ с информационного портала Роструда “Онлайнинспекция.РФ”, определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа от 03.03.2015 N 33-886/2015
*(2) Смотрите, например, пример оформления приказа об увольнении по собственному желанию (“Кадровик.ру”, N 5, май 2012 г.).
*(3) О внесении записи в трудовую книжку смотрите материал: Энциклопедия решений. Запись в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию.
*(4) Смотрите пример оформления записи об увольнении по собственному желанию в личной карточке работника N Т-2 (Нюансы увольнения по собственному желанию (И. Подлесных, “Кадровик.ру”, N 5, май 2012 г.)).

Заявление на возврат трудовой книжки по почте

trudovaya_pochtoy.jpg

Похожие публикации

В последний рабочий день увольняющегося сотрудника работодатель должен рассчитаться с ним и выдать ему на руки трудовую книжку (ст. 84.1 ТК РФ). Никаких заявлений от работника для получения трудовой не требуется, т.к. это обязанность работодателя, установленная законом. Но как быть, если уволившийся работник своевременно не забрал свою трудовую? Можно ли выслать трудовую книжку по почте – разберемся в нашей статье.

Работник не забрал трудовую – ответственность работодателя

Для работодателя подобная ситуация чревата административным наказанием, даже если его вины в невыдаче документа нет – ведь работник мог не явиться в последний день на работу, отказаться от получения трудовой и т.п. КоАП РФ устанавливает штраф в размере 1000 – 5000 руб. для ИП и должностных лиц, а для компаний 30 000 – 50 000 руб. Также работодателю придется возместить работнику не полученный им средний заработок, поскольку у того не было на руках трудовой, а значит он был лишен возможности устроиться на новую работу (ст. 234 ТК РФ).

Отправка трудовой книжки по почте при увольнении

Чтобы избежать подобного развития ситуации, работодатель должен обезопасить себя, как можно быстрее направив бывшему работнику уведомление о том, что ему нужно явиться на бывшую работу для получения трудовой книжки, либо дать свое письменное согласие-заявление на получение трудовой книжки по почте (пересылать трудовую без согласия ее владельца нельзя). В этом случае ответственность с работодателя за несвоевременную выдачу документа снимается (ст. 84.1 ТК РФ). О том, как составить такое уведомление мы рассказывали в нашей статье ранее, а здесь рассмотрим, каким должно быть заявление на возврат трудовой книжки по почте от работника.

Составляем заявление на отправку трудовой книжки по почте при увольнении

Если бывший работник не может (или не хочет) прийти за трудовой, он направляет работодателю письмо с просьбой направить документ ему по почте, выражая свое согласие на пересылку. Единой формы такого заявления нет, оно составляется произвольно, но определенная информация в нем должна содержаться обязательно.

В письме бывший работник должен указать следующее:

наименование и адрес организации – работодателя (ФИО и адрес работодателя – ИП);

свои данные (ФИО, адрес, телефон для быстрой связи);

основная часть должна содержать фразу, что бывший работник дает согласие на то, чтобы отправить трудовую книжку по почте;

также нужно указать точный почтовый адрес, по которому работодателю следует выслать документ.

Написать заявление можно как от руки, так и на компьютере. В конце необходимо поставить собственноручную подпись и дату написания. Заявление отправляется по почте на адрес работодателя (лучше заказным письмом с уведомлением о получении) или передается иным образом (лично, курьером и т.п.).

Заявление на пересылку трудовой книжки почтой – образец

Директору ООО «Прибой»

г. Москва, ул. Светлая, д. 6, корп. 7, оф. 112

от Павлова Ильи Семеновича

125503, г. Москва, ул. Речная, д. 113, кв. 45

Тел. 8 (903) 1111234

на пересылку трудовой книжки почтой

В ответ на ваше Уведомление № 25 от 05 сентября 2018 г., я, Павлов Илья Семенович, сообщаю, что согласен на пересылку мне моей трудовой книжки по почте.

Прошу направить трудовую книжку ценным письмом по следующему адресу:

125503, г. Москва, ул. Речная, д. 113, кв. 45, Павлову И.С.

14.09.2018 г. Павлов

Как забрать трудовую книжку по почте?

Когда ценное письмо от работодателя придет в почтовое отделение по указанному в заявлении адресу, в почтовый ящик бывшего работника принесут соответствующее извещение. На обороте его заполняются паспортные данные получателя, затем это извещение вместе с паспортом нужно предъявить на почте. Работники почтового отделения выдадут письмо с трудовой книжкой на руки.

Работодателю: как правильно отправить трудовую книжку по почте

Получив согласие на пересылку, чтобы быть уверенным, что трудовая дошла до получателя, ее необходимо выслать ценным письмом (с описью вложения), и обязательно – с уведомлением о получении адресатом.

Даже в случае потери документа почтовой службой в процессе пересылки у отправителя останется доказательство того, что он выполнил свою обязанность по возврату трудовой книжки. Таким подтверждением служит опись, в которой указано наименование отправляемого документа – трудовая книжка конкретного лица, и стоит почтовый штемпель с датой отправки.

Читайте также:  Как вести нумерацию в книге учета трудовых книжек
Ссылка на основную публикацию