Правильно ли вносить или не вносить запись в трудовую книжку по просьбе работника

Правильно ли вносить или не вносить запись в трудовую книжку по просьбе работника

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Может ли работодатель по письменному заявлению работника не вносить запись в трудовую книжку?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Заявление работника не освобождает работодателя от обязанности внести запись о приеме на работу в трудовую книжку. Нарушение этого требования влечет за собой привлечение работодателя и (или) его должностных лиц к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Обоснование вывода:
В соответствии с частью третьей ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Таким образом, трудовое законодательство не предусматривает возможности для работодателей не вносить записи (в том числе запись о приеме на работу) в трудовые книжки работников по их просьбе.
Согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством РФ.
Невнесение записи о приеме на работу в трудовую книжку сотрудника в установленные законом сроки (при условии надлежащего оформления трудовых отношений в остальных аспектах, не касающихся трудовой книжки) влечет за собой ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ в виде предупреждения или наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц – от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мазухина Анна

Ответ прошел контроль качества

27 августа 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”, 2020. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания “Гарант” и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”. Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”, 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Какая ответственность грозит за невнесение записи в трудовую книжку

Трудовая книжка – это основной документ, сопровождающий трудовые взаимоотношения сотрудника и работодателя. На его основании осуществляется прием на новую должность. На базе сведений из книжки начисляется пенсия. Закон предъявляет строгие требования к ее заполнению. Одно из этих требований – обязательное внесение сведений в документ при увольнении сотрудника. В день увольнения работнику обязательно выдают книжку со всеми необходимыми записями.

Обязанность по внесению записей в книжку

И компании, и ИП обязаны делать записи в книжках своих сотрудников. В статье 66 ТК РФ указано, что книжка является ключевым документом, на основании которого проводится учет стажа работы специалиста. На его базе определяются также прочие сведения о сотруднике. Особенности ведения утверждены этими актами:

  • Правилами, установленными Правительственным Постановлением №225.
  • Инструкцией, установленной Постановлением Минтруда №69.

В пункте 4 Правил №225 указано, какие именно данные нужно заносить в книжку:

  • Данные о сотруднике: должность, специальность.
  • Исполняемую работу.
  • Перевод на другие должности.
  • Основание увольнения сотрудника.
  • Награждения.

Представитель кадровой службы не может как не вносить сведения, так и вносить лишние данные. В статье 22 ТК РФ указано, что работодатель должен соблюдать все положения законодательства. То есть при заполнении книжки он не может действовать по своему усмотрению.

Самые частые нарушения при заполнении книжки

Ответственность за неверное заполнение книжки накладывается на основании статьи 419 ТК РФ. Для того чтобы избежать наказания, нужно сначала проверить соответствие уже имеющихся записей закону. Только потом следует вносить новые записи.

При заполнении обычно забывают внести эти сведения:

  • Образование.
  • Должность и специальность.
  • Вознаграждения сотрудника, если они есть.
  • Запись о расторжении соглашения с сотрудником с указанием актуальной даты.
  • Изменение наименования компании или отдела, если это произошло на протяжении работы сотрудника.
  • Порядковый номер записи.
  • Дату внесения записи.
  • Информацию о присвоении квалификации.

Правильность внесения сведений в книжку должен проверять работодатель, так как именно он несет ответственность за ошибки. Однако и сотруднику рекомендуется проверять внесенные сведения, так как они могут повлиять на дальнейшее трудоустройство и определение стажа.

ВАЖНО! Работодатель может не просто забыть внести какие-то сведения. Он может вообще не внести запись о том, что сотрудник работал в фирме. Это очень серьезное правонарушение. Оно чревато для работника.

Рассмотрим пример. Человек 5 лет работает в фирме. При увольнении в его ТК не внесли никакую запись. Из-за этого сотрудник не сможет доказать новому работодателю, что он занимал определенную должность. Кроме того, зафиксированный стаж будет меньше фактического.

ВНИМАНИЕ! В трудовой книжке не должно быть подтирок и зачеркиваний.

Что делать, если запись не внесена

Что делать, если нужная запись не была прописана своевременно? Нужно ее внести. Для этого просто проставляется пропущенная запись. Вносится она после последних записей, если они есть. Указываются эти сведения:

  • Порядковый номер.
  • Дата.
  • Основная информация.
  • Номер приказа и дата его издания.

В записи указываются актуальные сведения приема на работу и увольнения. Что делать, если пропуск записи обнаружен уже тогда, когда сотрудник устроился на новую работу? Необходимо обратиться в кадровую службу работодателя, который не внес информацию. Если прошлый работодатель ликвидировался, пропущенная запись может быть внесена в кадровом отделе нового работодателя.

Порядок действий в случае наличия ошибок оговорен в разделе 3 Правил №225. Однако это общие рекомендации. Порядок работы в случае отсутствия записи Правилами не установлен. А потому в рассматриваемом случае следует руководствоваться стандартным порядком исправления ошибок.

В пункте 27 Правил №225 указано, что ошибки в книжке должны исправляться бывшим работодателем. Но иногда это невозможно. В данном случае исправленная запись может вноситься новым работодателем. Но делается это на основании документов с прошлого места работы.

В пункте 29 Правил №225 указано, что записи в книжку вносятся на основании таких документов, как трудовой договор, приказ руководителя о приеме на работу/увольнении. Записи в трудовой книжке и данные в бумагах должны соответствовать друг другу.

Ответственность за пропуск записи

В пункте 45 Правил №225 указано, что именно работодатель несет ответственность за заполнение книжек. В подпункте «б» пункта 10 Положения о трудовом надзоре №875 от 1 сентября 2012 года указано, что, если на работодателя поступит жалоба относительно нарушений в заполнении книжки, его ожидает внеплановая проверка. Итогом контрольных мероприятий может стать административная ответственность на основании части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.

В частности, это или предупреждение, или штраф:

  • 1 000-5 000 рублей для должностных лиц и ИП.
  • 30 000-50 000 рублей для ЮЛ.

При обнаружении повторного нарушения штраф будет увеличен.

Что делать сотруднику, если работодатель не внес запись в трудовую

Отсутствие записи – это всегда проблема для работника. Даже если новый работодатель не заметил отсутствующей записи, сложности возникнут в определении стажа деятельности при установлении размера пенсии. А потому на данный просчет можно и нужно обращать внимание.

У работника есть следующие варианты действий:

  • Основной вариант – обращение к бывшему работодателю с просьбой внести отсутствующую запись.
  • Если прошлое место работы было ликвидировано, то имеет смысл обратиться к нынешнему работодателю. Ему нужно предоставить все документы, подтверждающие, что сотрудник реально работал в компании. К примеру, это может быть трудовой договор.

Рассмотрим еще одну ситуацию. Прежний работодатель отказывается вносить запись. В данном случае сотруднику имеет смысл направить жалобу в трудовую инспекцию. Но здесь встает новая проблема – для жалобы человеку нужно подтвердить, что он действительно работал в компании.

Как ему это сделать, если отсутствует и запись в книжке, и трудовой договор? Даже в этом случае трудящийся защищен с точки зрения закона. Существуют соответствующие прецеденты. К примеру, это решение коллегии Хабаровского краевого суда.

Коллегия рассматривала следующее дело: сотрудник был принят в компанию, однако его «провели» мимо кадрового отдела. С ним не заключили трудовое соглашение. Его книжку приняли, но не поставили в ней никаких записей. Книжка была отдана обратно без всяких записей.

Трудящийся подал иск в суд. Первые иски были отклонены на том основании, что нет доказательств факта работы в компании. Однако в дальнейшем иск был принят. В ходе судебных прений удалось доказать, что сотрудник работал в фирме. В качестве аргумента были использованы свидетельские показания. Кроме того, в статье 16 ТК РФ указано, что основание образования трудовых отношений – фактическое допущение к деятельности. То есть даже если нет документов, это вовсе не значит отсутствие трудовых взаимоотношений. Истцу удалось выиграть дело.

Правильно ли вносить или не вносить запись в трудовую книжку по просьбе работника

На протяжении многих лет увольнение работника по его собственному желанию не является чем-то необычным. Как правило, такое происходит в том случае, если человеку предложили новую работу с более выгодными условиями. При этом он может не знать, правильно ли не вносить запись в трудовую книжку по просьбе работника.

Работник может попросить не вносить запись в его трудовую книжку о работе в компании по таким причинам:

  • он считает, что название должности или организации может бросить тень на его будущее резюме>
  • он не уверен в надежности компании>
  • не нравится уровень оплаты труда.
Читайте также:  Законно ли иметь две трудовые книжки одновременно?

Если вы столкнулись с такой необычной просьбой, нужно выяснить причины, по которым она появилась. Следует объяснить сотруднику, что поскольку он принят на работу по трудовому договору, то все необходимые отчисления в Пенсионный фонд будут обязательно проводиться, и выяснить, где и в какое время он работал, будет несложно. Также нужно, чтобы работник знал, что по закону каждый, кто проработал в организации более пяти дней, получает запись в трудовую книжку.

Получается, что не вносить запись в трудовую, даже если сотрудник об этом просит, – незаконно. Как должностное лицо вы не можете выполнить такую просьбу.

Для организации существует еще один риск – если бывший работник при оформлении пенсии «не досчитается» определенного стажа, он может появиться и попросить все же внести такую запись. А это дополнительные проблемы для компании.

Оформление перевода

Существует и другой вариант увольнения – не по собственному желанию, а в связи с переводом в другую компанию.

Сотрудник может уволиться и перевестись на новое место работы в том случае, если он получил письменное приглашение от нового работодателя. Как правило, подобные приглашения доставляются двумя способами: их приносит курьер или присылают по почте. Документ должен включать следующие данные:

  • ФИО приглашаемого человека>
  • название должности, которую ему предлагают>
  • полное наименование приглашающей компании>
  • печать данного предприятия>
  • ФИО того должностного лица, которое ответственно за данное приглашение.

Также приглашение нередко содержит информацию о предлагаемой заработной плате, будущем графике работы и другие сведения, которые нужно знать работнику.

После того, как сотрудник предприятия получил приглашение от другой компании, начинается процедура его перевода. Для начала работнику необходимо написать просьбу о своем переводе, которая составляется на имя его теперешнего работодателя. В таком заявлении указываются такие сведения, как полное название организации, куда переходит сотрудник, дата расторжения ныне действующего договора, а также ФИО, дата составления и подпись. При получении такого заявления директор предприятия должен издать приказ о переводе.

После того, как все предыдущие процедуры выполнены, специалист отдела кадров вносит необходимые записи в трудовую книжку. При этом запись должна быть составлена согласно законодательству и по всем правилам, а не по просьбе работника, который может предложить собственную формулировку.

При расторжении договора между работником и его работодателем последний обязан выплатить деньги за неиспользованный бывшим сотрудником отпуск, который предусмотрен Трудовым кодексом. Согласно закону, на сегодняшний день не существует каких-либо ограничений или исключений в отношении работников, которые переводятся на новое место.

Для правильного оформления перевода работник отдела кадров должен получить набор документов, в который входят:

  • паспорт>
  • трудовая книжка>
  • приглашение на новое место в письменном виде>
  • приказ от работодателя о расторжении действующего трудового договора>
  • личная карточка.

Как только кадровик изучит предоставленные ему бумаги, он должен в трудовой книжке, а именно в третьей графе под названием «Сведения о работе», внести новую запись о прекращении действующего договора между работодателем и увольняющимся сотрудником. Здесь же необходимо указать номер данного договора, номер и дату изданного приказа об увольнении, а также причину (в данном случае перевод в новую компанию). Запись в трудовую книжку по просьбе работника о переводе на другое место работы должна также содержать полное название того предприятия, куда он переходит. Причем необходимо дать ссылку на номер той статьи ТК Российской Федерации, согласной которой происходит данный перевод.

Последним шагом оформления данной записи является внесение печати предприятия, где эта запись делается. После этого трудовые отношения считаются полностью завершенными, договор расторгнут, а работнику выдают его трудовую книжку. Получив на руки этот документ, уволившийся расписывается в журнале учета трудовых.

Оформление и выдача других документов при переводе

В последний рабочий день сотрудника, когда он оформляет расторжение действующего трудового договора, работодатель обязан выдать ему справку, в которой указана сумма заработка увольняющегося за последние два года. Форма данной справки, а также порядок ее выдачи утверждены соответствующим законодательством и не могут быть нарушены.

Кроме того, работодатель должен направить в соответствующие органы сведения о воинском учете данного сотрудника. Это делается лишь в том случае, если гражданин состоит на учете в военкомате. Направление всех необходимых бумаг в военный комиссариат должно произойти в течение двух недель с момента увольнения. При этом письмо должно быть составлено на бланке данной компании.

Письмо, в котором содержатся сведения о подлежащем воинскому учету бывшем сотруднике предприятия, подписывается руководителем компании. Также подписать документ может специалист, ответственный за военно-учетную деятельность. После направления письма его заверенную копию вкладывают в личное дело уволившегося работника.

Другие случаи оформления записей по просьбе работника

Существует много других ситуаций, когда сотрудник может обратиться к начальству с просьбой о внесении определенной записи в трудовую книжку. Например, в том случае, если работник желает устроиться на работу по совместительству. Как правило, если человек совмещает несколько работ, то в книжке указано основное место, а другая деятельность оформляется согласно трудовому договору. При этом стоит помнить, что трудовое законодательство не запрещает вносить записи в трудовую книжку о совмещении нескольких работ.

Если человек работает на одном предприятии сразу на двух должностях, он должен составить заявление на имя директора с просьбой о внесении в его трудовую книжку записи о внутреннем совместительстве. Заявление должно содержать также его подпись и дату написания.

На основании данного заявления руководитель компании издает приказ, согласно которому работник отдела кадров вносит в трудовую книжку запись о том, что данный сотрудник принят на дополнительную должность. Это происходит следующим образом. Кадровик записывает под последней записью новый порядковый номер. Затем указывает дату приема совместителя на работу и его новую должность, а также структурное подразделение, в котором он будет трудиться. Тут же указывается, что данная деятельность является для него не основной, а совмещаемой.

Работник может изъявить желание стать совместителем и на другом предприятии. То есть после оформления соответствующих документов он будет работать в двух компаниях: в основное рабочее время на своей главной должности, а в свободное – на дополнительной. В этом случае работник должен забрать со своего дополнительного места работы подписанную директором копию приказа, согласно которому его приняли в качестве совместителя. Также он обязан предоставить свой новый трудовой договор или справку, составленную на фирменном бланке, которые подтверждают то, что данный сотрудник работает на этом месте работы.

После того, как все необходимые документы предоставлены работодателю с основного предприятия, сотрудник отдела кадров должен внести запись в трудовую книжку по просьбе работника о том, что он там устроен. Эта запись, как и другие подобные о совместительстве, будет учитываться в Пенсионном фонде при начислении работнику пенсии. В записи указывается полное название организации и подразделения, в котором работает совместитель, а также его должность.

Нюансы при внесении записи по просьбе работника

Существуют разные случаи, когда специалист отдела кадров может удовлетворить просьбу о внесении каких-либо сведений в трудовую книжку по просьбе сотрудника или же отказать ему. Например, если увольнение работника происходит по таким причинам, как уход за ребенком возрастом до 14 лет или переезд в другой город, то эти данные кадровик вносит в колонку «Сведения о работе».

В случае внесения в трудовую книжку этих записей у работника сохраняется непрерывный трудовой стаж, когда он устраивается на новое место работы. Причем формулировка записи гласит о том, что сотрудник уволился по собственному желанию, после чего указывается конкретная причина увольнения. Обе причины, указанные выше, являются уважительными и предусмотрены в трудовом законодательстве Российской Федерации.

Бывают случаи, когда специалист отдела кадров может отказать работнику во внесении записей, о которых он просит. Одним из самых распространенных случаев является потеря работником трудовой книжки по его вине. После потери он может купить новую трудовую и вести ее, а через некоторое время найти первую. В таком случае нередко к кадровикам обращаются с просьбой перенести все записи из новой книжки в старую.

Этого делать нельзя, поскольку подобные действия будут прямым нарушением трудового законодательства. При этом наличие двух и более трудовых книжек не является нарушением. Многие переживают по той причине, что их трудовой стаж по старой трудовой книжке может не учитываться, но поскольку трудовым законодательством разрешается иметь более одного такого документа, то и пенсия в дальнейшем будет рассчитываться по всем записям во всех имеющихся книжках.


Как правильно сделать запись в трудовую книжку о приеме на работу: вносим по правилам

Трудовая деятельность гражданина РФ с самого её начала координируется фиксированным в записях трудовой книжки контролем. Последняя внесённая запись определяет, что трудовая карьера завершена. В книжке лаконично описана вся трудовая судьба субъекта, которая непосредственно влияет на его благополучие в пенсионном возрасте.

Это говорит о том, что все записи должны вноситься юридически корректно и соответствовать установленным нормативам. В обратном случае, из-за малейшего недочёта могут возникнуть серьёзные неприятности у владельца трудовой и у лица, её заполняющего.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-46-83 . Это быстро и бесплатно !

Нормативно-правовые документы определяющие порядок заполнения

Во избежание разногласий по поводу того, как производится запись о поощрениях в трудовой книжке, разработаны нормативные требования и понятия, на которые приходится опираться каждому работодателю. ТК имеет юридическую силу при условии соответствия обозначенным требованиям. Основные резолюции определены в гл. 10 и 11 ТК РФ, а ст.66 определяет основы трудовой.

Важными являются Правила и Инструкции, которые определяют требования к ведению и хранению книжек, а также буквальные стандарты заполнения и внесения в них записей.

Правила ведения, заполнение титульного трудовой книжки, а также хранения ТК приняты постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. за № 225. Правила обозначены пунктами, в которых излагаются аспекты заполнения трудовых книжек на прием на работу и общие положения работы с ними. Инструкции по их заполнению разработаны Министерством труда и социального развития РФ 10.10.03 г. за № 69.

Важную роль в отдельно взятой ситуации для каждого конкретного сотрудника, играет:

  • номенклатурное делопроизводство;
  • локальные акты;
  • приказы;
  • учётные документы, на которые опирается ведение ТК.

Они контекстуально обусловлены положениями, принятыми Госкомстатом РФ 05.01.04 г. за № 1. Безусловно, что важна опора на документальные подтверждения, представленные соискателем на должность (ст.65 ТК РФ), что заключаются в сведениях:

  • об образовании;
  • полученной квалификации;
  • о трудовом стаже и пр.
Читайте также:  Как правильно заверяется копия трудовой книжки для банка?

Общие правила внесения записей о приёме на работу

Каждая внесённая в трудовую работника запись, включает в себя конкретные сведения, отражающие характер происходящих миграций. Они опираются на совершенно уникальные данные о событии. Кроме этого записи имеют унифицированную форму, определяющую их принадлежность к правообразующим тенденциям. Им свойственны характеристики:

  1. Формализм и лаконичность.
  2. Отсылка к другим сведениям: приказу и ст. ТК РФ, на базисе и со ссылкой на которые сделана запись.
  3. Соблюдение порядковой нумерации вносимых сведений.
  4. Указание даты приёма на работу.
  5. Чёткое обозначение предприятия, которое трудоустраивает специалиста.
  6. Обязательное указание места работы, куда трудоустраивается работник.
  7. Чёткость и разборчивость почерка, отсутствие помарок и ошибок.

Такой подход поможет избежать неверной записи в трудовой книжке и последующих проблем при подсчёте стажа!

Если вы – кадровый работник или менеджер по персоналу, то понимаете, что каждая новая запись не снимает ответственности за подготовку к внесению сведений в трудовую. Наличие опыта не может обезопасить от допущенных ошибок.

Если вы вносите запись в трудовую впервые, нужно быть крайне внимательным. Следуя установленному алгоритму, на основании представляемых для внесения записей инструкций, не сложно внести сведения о приёме на работу даже тогда, когда работник устраивается на предприятие или в иную организацию без трудовой. Главное – опираться на их концептуальные положения.

Имейте в виду, что отсутствие книжки у работника не даёт повода отказать ему в трудоустройстве. В этом случае, вы должны завести её сами, впоследствии он будет пользоваться ей на протяжении всей своей профессиональной деятельности.

Для этого в вашем отделе должны быть в наличии бланки ТК. Этот момент вменяется в ответственность работодателя, он не имеет права затребовать бланк трудовой с работника.

Порядок действий

Если работник устраивается впервые, то руководитель или уполномоченное на ведение ТК лицо, обязано оформить его книжку на чистом бланке. По правилам (№ 225) такие бланки должны храниться в отделе кадров под контролем его сотрудников.

Все записи, вносимые в книжку, опираются на основания, подтверждённые документально. Для заполнения титульного листа ТК вам понадобится:

  1. Гражданский паспорт.
  2. Документ об образовании или справка с места учёбы.
  3. При необходимости, если из-за смены фамилии данные в документах различаются – свидетельство о браке.

Фамилия, имя, отчество должны полностью соответствовать данным паспорта, а сведения об образовании – соответствующему документу.

Если книжка заполнена впервые для лица, демобилизовавшегося из рядов Вооружённых сил – эти сведения вписываются при наличии военного билета. Они вносятся строчкой выше, чем запись о приёме на работу. Более подробно о том, как внести запись в трудовую книжку о службе в армии, читайте по ссылке.

Образец заполнения трудовой книжки на прием на работу:

Если молодой специалист устраивается после учёбы в вузе или по окончании колледжа, техникума – запись осуществляется при предъявлении диплома таким же образом.

Для непосредственного включения сведений о работе, нужно выстроить следующую правовую цепочку:

  1. Трудоустраивающийся пишет заявление работодателю, которое он подписывает.
  2. На основе подписанного заявления составляется приказ.
  3. На основании приказа делается запись в трудовой.

Обозначенные сведения поочерёдно вписываются в четыре колонки, каждая из которых составляет самостоятельную группу данных. Вносимые сведения не должны ничем различаться при первичном приёме на работу и для лиц, работавших ранее. Первичность записи констатирует лишь порядковый номер внесения сведений.

Заполнение трудовой книжки при приеме на работу — образец:

При приёме на работу название организации вписывается до внесения записи о приёме, печать не ставится. Отсутствие печати на сведениях о приёме продиктовано опорой на положения Инструкции (№ 69), обозначенные в пункте 3.1.

Впишите название организации. Далее:

  1. В первой колонке впишите порядковый номер записи. Тщательно проконтролируйте, чтобы он продолжал нумерацию, отталкиваясь от предыдущей записи.
  2. Во второй – впишите дату.
  3. Третья графа содержит основную базовую запись. Здесь внесите сведения о том, куда (в которое из подразделений предприятия) оформлен прибывший, с наименованием должности. Запись вносится лаконично и чётко, используя формулировку, принятую в Инструкции (п.3.1). Должность должна строго совпадать с официальным наименованием.
  4. В последней, четвёртой колонке вносится наименование документа «приказ» и его исходящие данные: номер и дата выхода. Этим приказом лицо трудоустроилось на постулируемую записью должность.

Что делать в случае переименования организации, читайте здесь.

Вписывание дат

Имейте в виду, что вписана должна быть дата приёма на работу, то есть – указывайте день, в который работник приступит к своим обязанностям на основании приказа. Не перепутайте его с днём внесения записи в книжку.

Дата внесения записи в книжку будет указываться на титульном листе, если трудовая заводится впервые, но в сведениях о работе – исключительно день выхода (приложение 3 Правил).

Дата приёма на работу, указанная во второй графе трудовой всегда совпадает с информацией на этот счёт:

Допустили ошибку?

Малейшее расхождение на этот счёт может стать проблемой как для владельца трудовой, так и для лица, допустившего ошибку. Тем не менее, допущенную ошибку необходимо исправить немедленно. При этом ни в коем случае не зачёркивайте ошибочную запись и не исправляйте дату другим образом, это – грубое правонарушение. Поступайте следующим образом:

  1. Поставьте следующий порядковый номер.
  2. Укажите, что запись за соответствующим номером недействительна и здесь же, под этим же номером впишите правильные сведения.


Например:

  • «Запись за номером 45 недействительна
  • Принята на должность повара 3 разряда с 11.11.2011 г.».
  • Внесите приказ о правильной записи.

Обратите внимание на важнейшие нюансы:

  1. Наименование организации вписывается до внесения порядкового номера и даты, то есть, запись заканчивается строчкой выше, чем вносятся основные сведения.
  2. В нумерации перед текущим числом порядкового номера не ставится «0».
  3. Все сведения и формулировки должны совпадать с данными из приказа, которым лицо принимается на работу. Но в трудовой они имеют более сжатый характер изложения (пункт 10 Правил).
  4. При внесении записи в книжку, не ставятся знаки препинания: точки и запятые.
  5. В ТК не вносятся непредусмотренные Инструкцией сведения.
  6. При записи используются только арабские цифры.

Сменная работа

При работе посменно или вахтовым методом, а также в других случаях, первый рабочий день сотрудника может наступить в выходной день уполномоченного за оформление трудовых лица. Этот момент не должен вас беспокоить. В соответствии с положением, внесение записи в трудовую может осуществиться в течение недели, но не позднее.

По положению, проработавшему менее 5 дней работнику не обязательно вносить запись в трудовую.

Если ваш новый работник после внесения записи и оформления на работу так и не явился на рабочее место – и договор, и внесённые сведения можно аннулировать. Для того чтобы аннулирование имело статус правового прецедента, нужно собрать подтверждающие этот факт документы, в роли которых могут выступить:

  • акт об отсутствии на рабочем месте;
  • докладная записка руководителя подразделения.

Аннулировать приём на работу можно отдельным приказом, в срок до 5 рабочих дней со дня приёма на работу недобросовестного труженика. В этом случае:

  1. В первой колонке ставится новый порядковый номер, например 7.
  2. Во второй колонке ставится дата, которая соответствует дате в приказе об аннулировании трудового договора. Она совпадает с первым планируемым, но не состоявшимся днём выхода.
  3. В следующей колонке прописываете: «запись за номером 6 считать недействительной в связи с аннулированием трудового договора».
  4. В последнюю колонку внесите исходящие данные приказа, которым аннулирован трудовой договор.

В какой срок вносится запись в трудовую книжку о приеме на работу? В соответствии с п.10 Правил, сведения о работе в ТК вносятся не позднее 7 дней от даты приёма на работу. При этом дата на титульном листе книжки может быть более поздней, чем в сведениях о работе. Это нормально, пусть вас не смущает данное разногласие. Если лицо трудоустроено впервые, то на основании п.8 Правил, сведения внесите в его присутствии.

Некоторыми особенностями обладает внесённая запись в ТК, если приём осуществляется в порядке перевода. При приёме на работу, перед данными, которые внесли вы, должна стоять точная запись об увольнении со ссылкой на перевод в вашу организацию.

Эти записи вносятся на основании заявлений, которые регистрируются работодателями, один из которых увольняет сотрудника, а другой – принимает его.

На основе заявлений составляются приказы, где фигурируют факты увольнения и приёма на работу в порядке перевода. На их основании вносится запись:

  1. Название вашей компании.
  2. Порядковый номер записи, следующий за предыдущим.
  3. Дата приёма на работу, которая совпадает с датой увольнения с предшествующего места работы с разницей в 1 день, кроме случаев выходного дня, которые могут определить разницу в 2-3 дня.
  4. Сведения о приёме на работу, с указанием, что приём осуществляется в порядке перевода из организации (предприятия), наименование которого должно быть полностью внесено. Здесь же указывается должность, разряд и другие необходимые данные.
  5. Ссылка на приказ, принимающий на работу в порядке перевода.

Имейте в виду, что ни в коем случае нельзя вносить в трудовую запись о приёме, если отсутствует запись об увольнении. Если организация, в которой работал субъект, развалилась, без внесения соответствующих записей, он имеет возможность восстановить правовое содержание ТК путём проведения процедур признания права на внесение записи, но это не входит в компетенцию работодателя.

Заключение

Оформление ТК – ответственная работа, которая опирается на многообразные нюансы. Работодатель и уполномоченное лицо обязано их знать в достаточной степени, чтобы не испортить трудовую карьеру работнику, а самому не попасть в круговорот судебных тяжб.

Имейте в виду, что запись в ТК будет сопровождаться вашей подписью, что не снимет с вас ответственности на протяжении всей трудовой деятельности работника.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-46-83 (Москва)
+7 (812) 425-67-01 (Санкт-Петербург)

Ответственность за невнесение записи в трудовую книжку

otvetstvennost_za_nevnesenie_zapisi_v_trudovuyu_knizhku.jpg

Похожие публикации

Несмотря на то, что трудовую книжку давно хотят отменить, она до сих пор остается основным документом работника. И настолько важным, что если работодатель не сделал запись в трудовой книжке, его могут привлечь к административной ответственности, вменив немалый штраф. Кроме того, лицу, ответственному за ведение кадровых документов, придется исправить свою ошибку.

Мера ответственности работодателя

То, что книжка сотрудника – его главный документ, заявляет Трудовой кодекс (66-я статья). Закон поясняет, что именно в ней фиксируются сведения о стаже работника, а также о том, какой профессиональной деятельностью занимался гражданин, и насколько успешно. О последнем критерии, например, можно судить на основе раздела о поощрениях сотрудника или по наличию карьерного роста.

Читайте также:  В каких случаях в трудовую книжку вносят запись о прохождении службы в армии после приема на работу?

Невнесенные записи в трудовую книжку иногда существенно сокращают стаж работника, тем самым отдаляя его выход на заслуженную пенсию.

Поэтому неслучайно, что за небрежное, неправильное ведение трудовых книжек установлена ответственность – как для должностного лица, которому поручено их ведение, так и для организации в целом. Об этом говорится в Правилах ведения ТК, разделе VII (Постановление Правительства № 225 от 16.04.2003). Законодатель учел, к каким негативным последствиям приводит недобросовестное заполнение указанных документов для работающего гражданина.

Ответственность за невнесение записи в трудовую книжку установлена Кодексом об административных правонарушениях в п.1, 2 ст. 5.27. Данное деяние рассматривается как нарушение законодательства о труде. Согласно статье 5.27 КоАП РФ, за него установлены следующие санкции:

  • предупреждение (иногда оно становится единственной мерой воздействия на нарушителей);
  • наложение штрафа на должностное лицо, допустившего ошибку – в размере 1-5 тысяч рублей;
  • наложение штрафа на ИП – в том же размере;
  • наложение штрафа на юридическое лицо – в размере 30-50 тысяч рублей.

Величина штрафных санкций увеличивается, если нарушители ранее уже подвергались административному наказанию за аналогичную оплошность. Максимальный штраф компании в этом случае достигает 70 тысяч рублей, ИП – до 20 тысяч, а должностное лицо могут даже дисквалифицировать на срок от 1-го года до 3-х лет.

Работодатель не сделал запись в трудовой книжке: действия сотрудника

Если работник заметил, что его нынешний или предыдущий работодатель не внес запись в трудовую книжку, он вправе потребовать исправления ошибки. Если ситуация неконфликтная, и просьбу сотрудника готовы выполнить, то соответствующие исправления фиксируются в документе – пропущенная информация вносится после всех имеющихся записей, не нарушая их последовательности.

Добавить пропущенную запись проще всего, если обратиться к работодателю, который ее не внес. Дописать ее вправе и новый работодатель гражданина, но он предварительно попросит документально подтвердить достоверность вписываемого факта трудовой биографии – увольнения, приема на работу, поощрения и т.д. Свидетельские показания и слова самого работника в данном случае не являются доказательством, нужны документы. Так, реальность приема на работу сотрудник может подтвердить трудовым договором, а факт увольнения – соответствующим внутренним приказом (его заверенную копию обязан предоставить бывший работодатель по письменному запросу работника – 62-я статья Трудового кодекса).

Однако случаются ситуации, когда работодатель отказывается восстановить пропущенную запись. Тогда владелец книжки вправе просигнализировать об этом в трудовую инспекцию или обратиться в суд.

Иногда по недосмотру работника бывает, что отработав несколько лет в компании, он при уходе получает трудовую книжку, где не зафиксировано ни его трудоустройство в организацию, ни увольнение. Если на его руках нет и трудового договора, обманутому гражданину следует попытаться восстановить справедливость в судебном порядке. Ему понадобятся свидетельские показания, что он фактически был допущен к работе и осуществлял ее в течение определенного периода. Их значимость и достоверность будут оцениваться судом.

Исправления в трудовой книжке: как не нарушить закон

Правовые основы

Порядок ведения и заполнения трудовых книжек прописан в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Это два нормативных акта, которые являются основополагающими, и их тексты должны быть под рукой у каждого кадровика. В них дана вся необходимая информация о том, как корректно заполнить, каким образом вносить изменения и как исправить ошибку в трудовой книжке (образец представлен ниже).

Типичные ошибки

Обычно ошибочные сведения появляются по объективным причинам (смена фамилии в связи с заключением брака, восстановление сотрудника по решению суда) или из-за невнимательности специалиста, который заполняет документ. Чаще всего можно заметить:

  • неверное указание имени, отчества и фамилии трудящегося на титульном листе;
  • неправильные даты принятия на работу, перевода на новую должность, увольнения;
  • неточное название должности;
  • пропуск букв, грамматические ошибки.

Поскольку даже один неверный символ может стать причиной спора, когда работник пойдет оформлять пенсию, кадровики должны быть предельно внимательными. Всегда надо сверяться с иными документами сотрудника — паспортом, свидетельством о рождении, о браке, дипломом об образовании. А если неточность все-таки закралась, ее необходимо корректно исправить.

Изменения и исправления в трудовой: как правильно делать

В соответствии с разделом III Постановления Правительства № 225, работодатель может исправить:

  • фамилию, имя, отчество;
  • дату рождения;
  • сведения об образовании;
  • наименование профессии или специальности сотрудника;
  • информацию о награждениях.

Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных сведений — никаких зачеркиваний. Это допустимо только при исправлении неверной информации на титульном листе. В остальных случаях изменения вносятся путем признания определенных записей неточными и внесения правильных. При этом новые данные должны быть заверены подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.

В п. 1.2 Постановления Минтруда России № 69 уточняется, как именно надо вносить поправки. Вот примерный алгоритм:

  1. Указать порядковый номер.
  2. Поставить текущую дату (число, месяц, год).
  3. В следующей графе написать, какая именно информация не соответствует действительности, и на какую ее надо заменить.
  4. В последней колонке указать реквизиты приказа или документа, на основании которого делается исправление.

Обратите внимание: этот алгоритм актуален для корректировки сведений не только трудовых, но и вкладышей к ним.

Образец исправления в трудовой книжке 2020

Внесение исправлений в записи, сделанные ранее другой компанией

Вариант 1. Исправляем за другую организацию

На основании соответствующих документов работодатель, который обнаружил или сам допустил неточность, может исправить любой раздел в трудовой книжке. Сотрудник не обязан идти в компанию, где он раньше трудился, чтобы исправить некорректные данные. Тем более что иногда это просто невозможно. По заявлению трудящегося изменения вносит ответственное лицо той организации, где он трудоустроен в настоящий момент.

Какими документами можно подтвердить исправление ошибочной информации? Все зависит от ситуации. Это может быть и справка из архива, и решение суда, и подтвержденная прежним работодателем копия документа-основания для корректировки данных. Свидетельские показания в данном случае не имеют никакой юридической силы.

Вариант 2. Работник обращается за исправлением к прежнему работодателю

Если человек обнаружил неверную информацию в ТК, он может обратиться к прежнему работодателю с просьбой ее исправить. Если он уже трудоустроен, то пишет заявление с просьбой выдать ему на руки трудовую книжку, чтобы внести в нее исправления. Затем он приносит документ в отдел кадров прежнего работодателя, где ему должны исправить неточности.

Если у человека нет нового места работы, после строк с информацией об увольнении бывший работодатель пишет, какая запись признается недействительной.

Если экс-сотрудник уже трудоустроился, и в его трудовой появились новые записи, прежний работодатель следует такому алгоритму:

  1. Пишет наименование компании.
  2. Указывает следующий порядковый номер записи и дату.
  3. В графе 3 уточняет, какие сведения некорректны, и вносит верные.
  4. В последнем столбце вписывает реквизиты документа-основания.

Исправление дат

Неверные даты — такие же ошибки, как и остальные. Для них не предусмотрен специальный способ уточнения данных. Поэтому запись, где допущена неточность, признается недействительной, а затем записывают корректные сведения с правильными датами.

Исправление реквизитов

Нередко кадровики пишут неверно реквизиты документов или название компании. Исправляют такие описки по тем же правилам: запись признают недействительной, а потом переписывают данные без ошибок.

Несколько ошибок сразу

Если допущено несколько неточностей, исправить надо каждую. Если они содержатся в датах, названии должности, информации о приказах, то кадровик вносит записи о признании каждой из неправильных формулировок недействительными. Затем указывает верные данные. Допускается также одной записью исправлять несколько некорректных.

Образец исправления записи в трудовой книжке 2020, если надо аннулировать две последние отметки

Ошибка при первичном заполнении

Если допущена ошибка при оформлении трудовой книжки впервые, работодатель заполняет новый бланк. Испорченный необходимо списать в присутствии работника или иных лиц и обязательно составить акт о списании.

Исправления на титульном листе

Все неверные данные на титульном листе просто зачеркиваются. Рядом указывается точный вариант, заверенный подписью и печатью. Это касается случаев, когда работник изменил персональные данные, а также ситуаций, когда ошибка была допущена из-за невнимательности лица, которое заполняло документ.

Рекомендуется, чтобы корректировка Ф.И.О. работника на титульном листе производилась тем работодателем, который заводил трудовую книжку. Потому что только он может точно знать, на чье имя выдавал этот документ. Во избежание проблем с присвоением чужой ТК работника стоит направить к самому первому работодателю. Если компания ликвидирована или отказывается исправлять неточности, работник может пойти в суд и потребовать установления принадлежности ему этой трудовой книжки.

Если на титульном листе нужно указать новую специальность или дополнительное образование, ничего зачеркивать не надо. В этом случае в нужной строке ставят запятую и пишут новые данные.

Ошибки в сведениях о награждении

У большинства работников этот раздел пустует, поскольку в этом месте указывают сведения о врученных дипломах, грамотах, званиях, иных наградах. Поэтому часто на страницы со сведениями о награждениях попадает ненужная информация. В этом случае ответственное лицо признает записи недействительными, расписывается, ставит печать (при ее наличии) — в общем, действует по общим правилам.

Аналогичным образом надо действовать, если неточность в датах, реквизитах документа-основания, наименовании компании, иных данных.

Исправления в дубликате

По инициативе работника трудовая книжка, в которой последняя запись о переводе или увольнении признана недействительной, может быть заменена дубликатом. В таком случае все данные переносятся, за исключением неверной.

В самом дубликате неточности исправляются по тем же правилам, что и в основной трудовой книжке.

Нужно ли исправлять орфографические ошибки

Орфографические ошибки обычно появляются из-за невнимательности. Если пропущена буква или перепутаны буквы в информации об увольнении, возможно, никто и не заметит. Но когда орфографическая ошибка встречается в специальности, названии компании, записи о приеме, это может дорого обойтись работнику. Если при назначении пенсии сотрудники Пенсионного фонда придерутся к «опечатке», работнику придется доказывать право на государственное пенсионное обеспечение и стаж в судебном порядке.

Когда трудовая книжка может быть признана недействительной

Существует несколько ситуаций, когда ТК можно признать недействительной:

  • при первичном заполнении были допущены ошибки;
  • из документа вырваны страницы или они склеены между собой;
  • замазан или нечетко виден номер документа;
  • в документ занесены сведения (слова), не относящиеся к трудовой деятельности работника;
  • уточнения в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» делаются путем зачеркиваний, замазывания корректором, иным способом, не предусмотренным законом.

В этих случаях работнику можно оформить дубликат документа. В него переносятся все корректные сведения, сведения о неправильных записях не дублируют.

Ссылка на основную публикацию