Правильное ведение и хранение трудовых книжек

Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек

Трудовая книжка работника – важнейший документ, отражающий основные факты его трудовой биографии.

Требуется при устройстве на работу в качестве визитной карточки и демонстрации его трудового опыта, востребованности работодателем и дисциплинированности.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-47 . Это быстро и бесплатно !

По окончании трудового периода жизни – сыграет самую значимую роль. При посредстве ТК назначается трудовая пенсия, а её размер устанавливается в соответствии со сведениями, указанными в книжке.

Представляется естественным вменение высоких требований, связанных с условиями ведения, хранения и учёта этих важнейших документов.

Порядок

Порядок ведения и хранения трудовых книжек падает на ответственные лица. Трудовая книжка ответственность работодателя, который обязан вести трудовые книжки на работников проработавших в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной.

После оформления работника в соответствующей должности, работодатель заполняет ТК, внося в неё основные сведения:

  • дату принятия на работу;
  • должность;
  • наименование организации;
  • соответствующий приказ.

Эта традиция ведения трудового делопроизводства сложилась на заре формирования Советского государства, не утрачивая актуальности, по сей день.

Трудовые книжки ведутся на всех работников работающих в учреждении, если работа является официальной.

Принятый Трудовой кодекс РФ осуществил переход права пользования советскими документами в новых условиях государственности, постепенно и поэтапно модернизируя регистрацию работников и их миграцию в пределах РФ.

В настоящее время на одном отрезке трудовой истории уживаются трудящиеся трёх поколений. Это ознаменовано наличием единого нормативного пространства, где учтены следующие виды ТК:

  • 2004 г. выпуска;
  • 1973 г. выпуска;
  • 1938 г. выпуска.

При этом документы унифицированы независимо от источника происхождения, которым полноправно может являться другое государство, которое раньше входило в состав Союза в качестве союзной республики.

По существующим нормативам, записи, внесённые в сведения о работе до распада союза и введение Трудового кодекса РФ, являются актуальными как для определения квалификации сотрудника и его профессионального опыта, так и для учёта трудового стажа.

Ответственные лица

Трудовые книжки в организации (на предприятии) ведутся специальным отделом, отвечающим за кадровую работу или уполномоченным лицом.

Отдел кадров обязательно имеется на крупных предприятиях. Несколько специалистов, ведущих кадровое делопроизводство, разделены по зонам ответственности.

  • по секторам номенклатурного делопроизводства, где специалист отвечает за ведение определённых операций;
  • по подразделениям, закреплённым за ответственным специалистом.

В средних и небольших организациях с числом сотрудников менее 100 человек, подобный отдел может отсутствовать. Выполнение работ делегируется одному из административных или иных уполномоченных сотрудников:

  • при освобождении от иных видов работ;
  • без такового.

Организации с числом сотрудников менее 30 могут не иметь освобождённого специалиста по кадрам. Обычно работа с трудовыми записями вменяется секретарю делопроизводителю, а при его отсутствии – ответственность на себя принимает руководитель организации. Часто кадровая работа производится сотрудниками бухгалтерии.

Процедура правильного хранения

Основным правилом хранения является процедура контроля, за сохранностью кадровых документов.

Трудовые книжки по общему положению, установленному Трудовым кодексом в статье 66, должны храниться у работодателя на всём протяжении трудовой деятельности лица. В день увольнения работодатель или ответственное лицо выдаёт её на руки, под роспись.

Она заводится на работника принятого по основному трудовому договору не позднее, чем через 5 рабочих дней, руководствуясь частью 4 статьи 66 ТК РФ.

После заполнения сведений о приёме на работу, документы регистрируются в соответствующих этому, журналах учёта. После регистрации документация раскладывается по отведённым местам.

Организация места для хранения

Где должны храниться трудовые книжки работников и как хранить трудовые книжки?

Условия хранения трудовых книжек регламентировано Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках».

Оно определяет, что данный документ относится к статусу документации, подлежащей строжайшему учёту и контролю. На этом основании место хранения должно обеспечиваться надлежащей максимальной защитой.

Практически каждый работодатель понимает, что отсутствие прямых указаний не отменяет перестраховки хранения трудовых книжек в сейфе или несгораемом шкафу особой прочности. В чрезвычайных ситуациях с него востребуется отчёт по принятым мерам безопасности.

Места для хранения бланков ТК

Вновь прибывшие сотрудники обеспечиваются трудовой книжкой после оформления на работу. Она заводится непосредственно на предприятии, на новом, чистом, ранее не использованном бланке.

Бланк ТК – основа книжки сотрудника, который, однако, не имеет аналогичной ценности. Соответственно его хранение не связано с определёнными условиями.

Где хранятся чистые бланки трудовых книжек? Храниться бланки могут в месте, предусмотренном сотрудником кадровой службы или непосредственно руководителем.

Если бланки подвергнутся порче – организация понесёт незначительный материальный ущерб, ограниченный приобретением новых экземпляров.

Тем не менее, добросовестный сотрудник обязан хранить их в чистоте и не оставлять в доступном месте, стараясь ограничить их от возможности хищения.

Не надлежащее хранение бланков может спровоцировать преступный умысел у морально неблагонадёжных лиц. Хотя во многих регионах бланки ТК находятся в свободной продаже.

Испорченные бланки списываются специальным актом и уничтожаются.

Процесс ведения

Как вести трудовую книжку? Трудовая книжка становится объектом деятельности кадровых специалистов после приёма сотрудника на постоянную работу и заключения с ним трудового договора.

Так как принятие лица на должность осуществляется приказом – соответствующий приказ сыграет важную роль в работе с этим документом.

В целом процесс ведения основан на положениях статьи 66 ТК РФ, он заключается:

  • во внесении соответствующих записей, отражающих движение сотрудника по карьерной лестнице в пределах организации;
  • во внесении записей о поощрениях или дисциплинарных взысканиях на основании статьи 191 ТК РФ.;
  • в надлежащем хранении и выдаче;
  • в ответственности за передачу сотруднику после его увольнения.

После внесения сведений о приёме на работу, документ убирается на хранение в сейф или иное место, которое должно составлять профессиональную тайну кадровой службы и не подлежать разглашению.

При внесении новой записи, он изымается на время оформления сведений и возвращается на место. При увольнении сотрудника, книжка возвращается владельцу под роспись, при условии регистрации выдачи.

Вносимые записи соответствуют требованиям установленных Правил (№ 225) и нормативных инструкций, в соответствии с чем, они:

  1. Записываются шаблонными, унифицированными формулировками.
  2. Вносятся без помарок и ошибок, соответствуют формулировкам приказа.
  3. Опираются на основания статей ТК РФ.
  4. Если работник делает первую запись в ТК, на титульном листе он ставит свою подпись.

Обратите внимание, что подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, должна быть разборчивой, а именно должно быть указано:

  • наименование должности лица, подписавшего документ;
  • личная подпись;
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Статья 66 ТК РФ. Трудовая книжка. Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Часть шестая утратила силу.

Право сотрудника на ведение ТК

Кто ведет трудовые книжки на каждого работника? Если в организации существует отдел по работе с персоналом (отдел кадров), сотрудники определяются в соответствии с должностными инструкциями, прописанными для определённых должностей. Как правило, в этом случае доступ к документам имеет начальник отдела и лица, по его распоряжению.

Если такой отдел отсутствует, лицо, ответственное за ведение делопроизводства ТК, назначается приказом директора (руководителя). Имеющиеся книжки сотрудников передаются ему актом. В маленьких организациях руководитель ведёт записи лично.

Ответственность

После принятия трудовой книжки от сотрудника, ответственность за её заполнение и хранение возлагается не только на сотрудника кадрового отдела, но и на руководителя, который обязан контролировать процесс ведения делопроизводства этих важнейших документов.

Ответственность снимается после того как:

  1. Уволившийся сотрудник забрал свою книжку под роспись.
  2. ТК была выслана ему почтой или передана через доверенное лицо по нотариально удостоверенной доверенности.
  3. Было отправлено заказное письмо, уведомляющее его о необходимости забрать документ.
  4. Был составлен акт об отказе её получения.

Не выданный вовремя документ – правонарушение, за которое может вменяться ответственность в соответствии со статьёй 232 ТК РФ.

По требованию выдача должна быть осуществлена в последний день работы. В иных случаях – не позднее 3 дней по её завершении.

Приказ о назначении лица, ответственного за ТК

При отсутствии специалиста кадровой службы или менеджера по работе с персоналом, руководитель имеет право:

  1. Принять производство ТК под свою ответственность.
  2. Делегировать ответственность за их ведение и хранение одному из сотрудников по своему усмотрению.

Избранный руководителем сотрудник назначается приказом. В приказе указывается фамилия, имя и отчество лица, его должность.

Копия приказа подписывается сотрудником в том, что с приказом он ознакомлен. Далее приказ регистрируется в книге приказов на общих основаниях. С назначенной в приказе даты, постановление об ответственности за ведение и хранение ТК вступает в силу.

Скачать образец приказ об ответственном за ведение трудовых книжек можно ниже.
Скачать образец (бланк) приказа о назначение ответственного за ведение трудовых книжек.

Назначение

При назначении ответственного лица определяются условия, на которых сотрудником принимаются полномочия.

  • освобождать его от других видов работ;
  • предоставлять определённую компенсацию;
  • устанавливать доплату;
  • осуществляться наряду с основной деятельностью без предусмотренной компенсации или доплат.

При назначении руководитель просматривает штатное расписание и выбирает подходящую кандидатуру. Уместно сориентироваться и на известное своей ответственностью лицо.

После предварительной беседы и получения согласия со стороны работника, составляется приказ о передаче ему обозначенных полномочий.

Приступить к исполнению обязанности он может после проведения с ним инструктажа (под роспись), а также – после его обучения работе с персональными данными.

Перечень потенциальных уполномоченных на данный вид работы составляют:

  • бухгалтера;
  • секретари делопроизводители;
  • личные секретари;
  • офис менеджеры;
  • иные сотрудники.

Смена ответственного

Смена уполномоченного, независимо от причин осуществляется приказом. Руководитель издаёт приказ:

  • об освобождении ответственного лица;
  • о назначении ответственного лица.

Освобождение уполномоченного и назначение нового, может осуществляться одним приказом или двумя разными. Ситуация зависит от одновременности назначения или от наличия временного отрезка между назначениями.

При смене уполномоченного, его также необходимо проинструктировать об основных положениях проведения процедуры ведения и хранения ТК.

Акт приёма-передачи ответственности

При назначении или смене ответственного лица, право распоряжения трудовыми книжками переходит к нему только после их принятия специальным актом.

Акт составляется на основании приказа о принятии данных полномочий, при создании комиссии из незаинтересованных лиц.

Акт устанавливает дату проведения передачи ответственности и определяет число членов комиссии с указанием:

  • их должности;
  • фамилии и инициалов.

Далее даётся полный перечень книжек сотрудников, с указанием фамилии, инициалов и должности каждого из владельцев ТК.

Если документов много, их необходимо классифицировать по подразделениям, где работают сотрудники, а внутри располагать в алфавитном порядке.

Акт составляется на основании имеющихся в наличии книжек.

Те, которые находятся на руках у сотрудников и оформлены надлежащим образом, передаются отдельно в конце списка, с наименованием имеющегося в наличии заместительного документа.

После составления документ подписывается членами комиссии, а лицо, передающее полномочия освобождается от ответственности.

Хранение и выдача ТК работникам филиала

Трудовые книжки филиала находятся на хранении в центральном офисе, где производится их заполнение. После приёма на работу сотрудника филиала, его книжка передаётся в кадровую службу (руководителю) офиса, а при увольнении – возвращается владельцу.

Основные нюансы, связанные с хранением ТК сотрудников филиала связаны:

  • с их транспортировкой;
  • со сроками выдачи;
  • с условиями временного хранения в филиале.

В филиале, где не предусмотрено хранение книжек, не создаются особые условия для их размещения, что не предоставляет гарантии их абсолютной сохранности.

Однако если центральный офис расположен за пределами населённого пункта с расположением филиала, необходимо хранение документа в условиях филиала до момента его отправки.

В этих условиях, а также – в ситуации транспортировки этот документ подвергается определённому риску.

Естественно, в таких случаях не просто вернуть работнику ТК после увольнения в положенные сроки, что может спровоцировать его претензии.

Срок хранения

В соответствии со статьёй 66 ТК РФ, срок хранения трудовых книжек на предприятии соответствует сроку работы этого сотрудника. После его увольнения она должна быть выдана незамедлительно.

В случае если документ не забран владельцем после его увольнения, после проведения предупреждающих процедур о необходимости забрать принадлежащую ему книжку, она выкладывается отдельно от других.

Если в течение трёх месяцев владелец ТК не явился, документ оформляется особым образом:

  • в него вносится запись об отсутствии владельца и его неявки за документом;
  • в карточку личного учёта и журнал регистрации выдачи ТК вносится аналогичная запись;
  • в личное дело уволенного работника вкладываются документы, свидетельствующие о проведении процедуры предупреждения о необходимости забрать документ.

После этого она приобретает статус невостребованной трудовой книжки. Она хранится в том же несгораемом шкафу или сейфе, что и другие документы, но в отдельной пачке. Срок хранения невостребованных трудовых книжек составляет, в соответствии с инструкцией, 2 года.

Заключение

Как показывает практика – работа с трудовыми книжками на предприятии требует повышенного внимания и ответственности уполномоченных лиц.

Малейшая ошибка или недочёт привлекут серьёзные правовые последствия для обеих сторон. Соответственно вся деятельность должна опираться на Правила и инструкции федерального, муниципального и локального характера.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-59-47 (Москва)
+7 (812) 467-40-53 (Санкт-Петербург)

Порядок учета и хранения трудовых книжек

Трудовая книжка действует на территории России с 1939 года. При этом форма ее несколько раз изменялась и в настоящее время применяется трудовая книжка образца 2004 года, форма которой утверждена Правительством РФ. Поскольку бланки трудовых книжек приравниваются к бланкам строгой отчетности, они должны соответственно учитываться и храниться. Аналогичные требования установлены для хранения трудовых книжек работников. В статье напомним, как обеспечить должный учет и хранение трудовых книжек в организации и какие документы в связи с этим оформить.

Читайте также:  Какие сведения и как вносятся в трудовую книжку работника

Бланки трудовых книжек и порядок их приобретения

Начиная разговор об учете и хранении трудовых книжек, обратимся к основному и всем известному документу — Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», которым утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила).

Но прежде скажем несколько слов о приобретении бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Формы этих бланков утверждены указанным постановлением Правительства РФ. А образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также порядок обеспечения работодателей бланками книжек и вкладышей утверждены Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках».

Напомним, что вкладыш нужен в случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов. Он вшивается в трудовую книжку и оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша (п. 38, 39 Правил).

Бланки трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку изготавливаются только Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков «ГОЗНАК» Минфина. Бланки имеют определенную степень защиты.

Распространение бланков может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, отвечающими требованиям, установленным изготовителем, на основании заключенного между ними договора.

Работодатели могут приобретать бланки непосредственно со склада изготовителя или распространителя либо иным способом.

Обратите внимание! В силу ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше пяти дней в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. При этом если трудовой договор заключается с работником впервые (ст. 65 ТК РФ), на него оформляется новая трудовая книжка.

Если работодатель заводит на работника новую трудовую книжку, расходы на приобретение ее бланка затем взимаются с работника, за исключением случаев:

— массовой утраты трудовых книжек работников по вине работодателя (п. 34 Правил);

— порчи трудовых книжек или вкладышей не по вине работника (п. 48 Правил).

Довольно часто возникает вопрос, может ли работник сам купить и принести бланк трудовой книжки. Принимать и вести такую трудовую книжку не стоит, в первую очередь потому, что она может не соответствовать требованиям защиты, а во-вторых, потому, что работодатель обязан вести четкий учет трудовых книжек с момента их приобретения.

Полномочия по ведению, хранению и учету трудовых книжек

Согласно п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

При этом работодатель своим приказом назначает ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Как правило, это работник кадровой службы. Если же такой службы в организации нет, соответствующие полномочия возлагаются на бухгалтера. Помимо обязанностей по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек, можно предусмотреть обязанность по своевременному приобретению трудовых книжек и вкладышей. В этом же приказе можно назначить лицо, исполняющее данные обязанности на период отсутствия уполномоченного работника. Приведем образец такого приказа.

Общество с ограниченной ответственностью «Аметист»

О назначении лица, ответственного за покупку, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225,

Назначить ответственной за покупку, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них специалиста отдела кадров Жемчугову Т. Б. с 15.08.2014.

Во время отсутствия Жемчуговой Т. Б. обязанность по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним возлагается на начальника отдела кадров Бирюзову В. М.

Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Бирюзову В. М.

Генеральный директор Алмазов С. В. Алмазов

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров Бирюзова В. М. Бирюзова

Специалист отдела кадров Жемчугова Т. Б. Жемчугова

Обязанность по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним также следует прописать в должностной инструкции работника. При этом помните, что должностная инструкция не может заменить собой приказ о назначении лица, ответственного за покупку, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них, — он обязателен.

Учет и хранение бланков трудовых книжек

Для учета бланков трудовых книжек и вкладышей в силу п. 40 Правил в организации должна вестись приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, форма которой утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Постановление N 69). Эта книга ведется бухгалтерией организации и в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

В организации всегда должно быть в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. По окончании каждого месяца ответственное лицо обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые и вкладыши, с приложением приходного ордера кассы организации.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Приведем образец такого акта на стр. 43.

Учет и хранение трудовых книжек

Учет трудовых книжек ведется в другой книге, форма которой также утверждена Постановлением N 69, — книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Эта книга учета ведется кадровой службой или другим подразделением организации, в котором оформляются прием и увольнение персонала. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Общество с ограниченной ответственностью «Аметист»

Алмазов / С. В. Алмазов/

Об уничтожении испорченных бланков

трудовых книжек и вкладышей в них

Комиссия в составе:

— председателя комиссии Бирюзовой В. М. — начальника отдела кадров;

— членов комиссии Жемчуговой Т. Б. — специалиста отдела кадров, Агаткиной М. О. — бухгалтера, —

Составила настоящий акт о том, что 15.08.2014 были уничтожены (измельчены с помощью шредера) следующие испорченные в результате неправильного заполнения бланки:

— трудовой книжки — 1 (один) бланк (серия ТК-III N 457812);

— вкладыша в трудовую книжку — 1 (один) бланк (серия ВТ N 784556).

Комиссией подтверждена непригодность указанных бланков, вследствие чего было принято решение об их уничтожении.

Председатель комиссии Бирюзова В. М. Бирюзова

Члены комиссии Жемчугова Т. Б. Жемчугова

Агаткина М. О. Агаткина

Требования к оформлению книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них такие же, как и приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

При трудоустройстве работника и внесении записи в его трудовую книжку лицо, ответственное за хранение трудовых книжек, регистрирует ее в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и помещает на хранение (пример такой записи см. на стр. 44). Хранятся трудовые книжки в приспособленных для этого помещениях, в закрывающихся на ключ сейфах, металлических шкафах или отдельных запирающихся ящиках рабочих столов.

12345678910111213
25
2618082014Иванова

Ивановна

ТК N 1583567БухгалтерООО «Аметист», бухгалтерия18.09.2014, N 18-пЖемчугова175

В дальнейшем лица, ответственные за хранение трудовых книжек и вкладышей в них, обязаны регулярно проверять наличие состоящих на хранении документов. При обнаружении недостачи трудовых книжек и вкладышей в них (бланков) лица, ответственные за их хранение, обязаны немедленно заявить об этом и принять меры к розыску недостающих документов.

При смене лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (например, при увольнении), трудовые книжки принимаются новым работником по акту приема-передачи. Кроме этого, необходимо проверить наличие книги учета движения трудовых книжек и записи в ней.

Трудовым кодексом предусмотрен единственный случай выдачи работнику трудовой книжки — в случае увольнения, с внесенной в нее записью об увольнении.

Если в день увольнения (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

Примечание. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Невостребованные трудовые книжки хранятся у работодателя до момента их получения работником или (в случае смерти работника) его родственником (п. 43 Правил). Если они так и не будут получены, работодатель обязан хранить их 75 лет (ст. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 (далее — Приказ N 558). Такой же срок хранения установлен для книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

К сведению. Приказом N 558 установлены сроки хранения и для других документов, связанных с учетом трудовых книжек. Так, документы об учете трудовых книжек и вкладышей к ним (отчеты, акты, сведения) хранятся в организации три года, приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее — пять лет.

Поскольку лицо, осуществляющее хранение трудовых книжек, несет за это ответственность, на руки работникам в течение их трудовой деятельности трудовые книжки не выдаются. В исключительных случаях, в частности, для предоставления трудовой книжки в ПФР, на свой страх и риск кадровики могут их выдать. В Письме Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0 по этому поводу говорится, что если уполномоченное лицо выдаст работнику под расписку трудовую книжку на короткий срок, а тот ее потеряет, то ответственность за утерю все же будет нести указанное должностное лицо.

В большинстве случаев работникам выдаются заверенные копии или выписки. В силу ст. 62 ТК РФ и п. 7 Правил работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления выдать копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки. Однако с 01.01.2015 вступит в действие Федеральный закон от 21.07.2014 N 216-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием федеральных законов «О страховых пенсиях» и «О накопительной пенсии», которым внесены в том числе изменения в ст. 62 ТК РФ.

Согласно изменениям с 01.01.2015 работник сможет обратиться к работодателю с письменным заявлением о выдаче трудовой книжки в целях обязательного социального страхования. Выдать трудовую книжку будет необходимо в течение трех рабочих дней со дня подачи такого заявления работником. Вернуть же трудовую книжку работнику придется не позднее трех рабочих дней со дня получения ее в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование.

Ответственность

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность по законодательству РФ (п. 45 Правил), в частности ст. 5.27 «Нарушение законодательства о труде и об охране труда» КоАП РФ. По этой же статье возможно привлечение к ответственности за отсутствие приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Согласно ст. 5.27 нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа:

— на должностных лиц — в размере от 1 000 до 5 000 руб.;

— на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 000 до 5 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

— на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Причем нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27).

Кроме этого, ст. 13.20 КоАП РФ предусмотрена ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов: предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб., на должностных лиц — от 300 до 500 руб.

Согласно все тому же п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Если в организации не был издан приказ о назначении лица, ответственного за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек, к ответственности будет привлечен работодатель. Обратите внимание, что под словом «работодатель» имеется в виду не руководитель, а юридическое лицо.

В подтверждение приведем решение суда.

Работница Х. обратилась в суд с иском к ООО «С.» с требованиями обязать ответчика выдать трудовую книжку и взыскать заработную плату за время задержки выдачи трудовой книжки. Свои требования мотивировала следующим. Она с 01.02.2011 по 30.03.2011 работала у ответчика в должности директора. 30.03.2011 в последний день работы ей в нарушение требований Трудового кодекса не была выдана трудовая книжка. Несмотря на неоднократные письменные и устные обращения, трудовая книжка ей не выдана до настоящего времени.

Из пояснений Х. следует, что при приеме на работу она передала свою трудовую книжку учредителю ООО «С.» Д.; оформлением трудовых книжек занимался главный бухгалтер; ее трудовая книжка в период ее работы хранилась в помещении офиса организации, однако при увольнении ей выдана не была. На ее просьбы о выдаче трудовой книжки работодатель ответил отказом. Доводы истицы подтверждаются показаниями свидетеля Б.

Суд первой инстанции сделал вывод о том, что Х. в силу своего должностного положения должна была сама организовать работу по ведению книги учета трудовых книжек, оформлению трудовых книжек, но не сделала этого, значит, она не передавала в организацию свою трудовую книжку.

Однако данный вывод, по мнению судебной коллегии апелляционной инстанции, является незаконным и необоснованным. Доказательств того, что в установленном законом порядке на истицу были возложены обязанности по ведению кадрового учета, в том числе ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, ответчик суду не представил.

По законодательству ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек возлагается на работодателя, которым является не истица, а ООО «С.». То обстоятельство, что в книгу учета трудовых книжек не была внесена запись о предоставлении Х. трудовой книжки, основанием для освобождения работодателя от выдачи ей трудовой книжки не является, так как в данном случае имеет место неисполнение работодателем своих обязанностей по приему на хранение трудовой книжки при принятии Х. на работу.

Поскольку трудовая книжка Х. была получена работодателем при приеме на работу и именно работодатель допустил нарушения в ведении кадрового учета, то он обязан выдать истице ее трудовую книжку (Апелляционное определение Кемеровского областного суда от 20.09.2012 по делу N 33-9186).

Трудовая книжка — это очень важный для работника документ, и поскольку законодательством установлена обязанность конкретно работодателя организовывать учет и хранение трудовых книжек, относиться к этому следует очень ответственно. И если большинство судебных споров связано с нарушением работодателем порядка выдачи или заполнения трудовых книжек, то привлечение к административной ответственности — именно с порядком назначения ответственного лица, приобретением, учетом и хранением трудовых книжек и вкладышей к ним.

Правильное ведение и хранение трудовых книжек

Трудовая книжка работника является тем документом, который позволяет судить о трудовой деятельности ее собственника, а также подтверждает в полном объеме трудовой стаж. Правила ведения и хранения трудовых книжек определены на национальном законодательном уровне и обязательны для выполнения абсолютно любым предприятием, организацией и учреждением. Обязанность ведения трудовой книжки лежит непосредственно на работодателе, который должен вести ее по всем сотрудникам, которые работают более пяти рабочих дней.

Существуют три вида трудовых книжек. Все они действующие и не подлежат замене. Это трудовые книжки 2004 года выпуска, 1973 г. и 1938 г. При обращении потенциального соискателя на замещение вакантной должности он должен принести определенный пакет документов, который включает в себя трудовую книжку. Если будущий сотрудник не имеет этого документа, его завести и правильно оформить должен новый работодатель. При этом он вносит соответствующие записи на основании определенных подтверждающих документов, которые предоставляются работником.

Если предоставленные работником документы не могут отобразить полную картину трудовой жизни, в трудовую книжку вносят только ее подтвержденную часть. Непосредственная работа с предоставленной трудовой книжкой начинается у работодателя только с момента оформления на работу потенциального сотрудника.

Что нужно знать при принятии на работу

При оформлении на работу нового сотрудника в первую очередь необходимо поинтересоваться наличием трудовой книжки, которая и является главным документом, подтверждающим профессиональный стаж и деятельность. Именно из информации, которая в них записывается и можно узнать:

  • на каких должностях будущий работник уже работал>
  • каков его уровень квалификации,
  • профессиональный стаж.

В случае отсутствия трудовой книжки у сотрудника, который устраивается на работу (утеря или ее испорченность/негодность к использованию) работодатель обязан оформить новую только в случае написания работником специального заявления, в котором указываются те или иные причины ее отсутствия.

Кому обязаны выдать данный документ?

Правила ведения трудовых книжек предусматривают, что эти документы являются одними из главных актов, которые подкрепляют трудовую деятельность рабочего. Они ведутся на всех действующих организациях, предприятиях и учреждений всех форм собственности.

Трудовые книжки не заводятся на лиц, которые:

  • работают на условиях трудового договора у предпринимателей, имеющих статус физических лиц,
  • работают в обслуживании некоторых граждан (охранники, домработницы, шоферы и др.).

Их работу можно подтвердить простой справкой от владельца организации, при участии которого и был подписан трудовой договор между рабочим и наемщиком. На сотрудников-совместителей трудовые книжки ведутся исключительно по месту их главной работы. Наемные рабочие, приступившие к службе, обязаны предъявить владельцу оригинал трудовой книжки, оформленной во введенном порядке. Она должна храниться в организации как документ строжайшей отчетности.

На предприятиях в трудовой книжке каждого работника должны быть внесены записи:

  • о переводе с одной должности на другую,
  • о непосредственно выполненной работе,
  • о наградах,
  • данные по увольнению.

Может указываться и другая информация, записанная работодателем, которая подтверждается названием документа соответствующим номером и датой. При увольнении трудовая книжка обязательно выдается работнику на руки и под подпись в журнале учета.

Ответственность за хранение, ведение, учет, а также выдачу трудовых книжек несет непосредственно руководитель организации, предприятия или учреждения.

Основные требования к работодателю

  • работодатель, который не является юридическим лицом, не имеет права оформлять или заполнять трудовую книжку>
  • если работа является главной (основной), то работодатель обязан заполнять трудовые книжки на отдельного сотрудника, который проработал в данной организации не менее 5 дней>
  • в трудовую книжку вносятся сведения о рабочем, выполняемой им работе, переводах на иную неизменную должность, об увольнении и основаниях прекращения договора (ч. 4 ст . 66 ТК РФ).

Ведение трудовых книжек

При заполнении трудовой книжки следует ознакомиться с соответствующим приказом, в котором должным образом расписаны правила ведения. Так как трудовая книжка создана для того, чтобы фиксировать все о непосредственной профессиональной деятельности работника, то заполняются в ней данные о трудовом стаже и изменении мест работы. Следует обратить внимание на то, что данные в трудовой книжке относительно назначения на должность, увольнения с нее, а также любые передвижения по службе, должны фиксироваться в полном соответствии с трактовкой соответствующего приказа.

Запись о приеме и об увольнении: печать или оттиск?

Однако часто встречаются случаи, когда сотрудники, которые должны отвечать за правильность ведения и заполнения трудовых книжек, неправильно трактуют этот момент. Прямым нарушением действующего законодательства относительно проставления печати является проставление оттиска на записи о приеме на работу. Этого категорически нельзя делать. Оттиск проставляется только при записи об увольнении с должности.

При осуществлении каждой записи в трудовой книжке работник должен быть соответствующим образом с этим ознакомлен, о чем он ставит свою подпись в журнале. В трудовую книжку, помимо информации о принятии на работу, переводе с должности на должность, увольнении и т.д. заносятся данные о полученных наградах, а также специальных званиях, которые фиксируются со ссылкой на определенный приказ.

Порядок исправления ошибок

Информация о том, как правильно сделать исправление, допущенное на титульном листе трудовой книжки, ни в одном законодательном акте не определена. Из этого можно сделать вывод, что допущенные ошибки не подлежат исправлению. Можно лишь посчитать, чтобыланк испорчен и подлежит уничтожению, о чем составляется соответствующий документ. Форма подобного документа не определена законом, поэтом работодатель может по своему усмотрению составлять акт об уничтожении испорченного бланка.

Если же в нужное время не было сделано подобное, то можно посоветовать опустить зачеркивание неправильной или же измененной фамилии, и дописывание правильной информации со ссылкой на соответствующий документ. Указания на номера, даты и названия документа должны быть зафиксированы на обратной стороне листа.

Если ошибки были допущены предыдущим работодателем, который уже успел стать банкротом, исправления позволяют осуществлять новому работодателю. В отношении неточных данных, которые были допущены работодателем, прекратившим свое существование, также разрешается делать уточнение новому (действующему) работодателю.

Применение печати при заполнении трудовой книжки

Печать должна использоваться для удостоверения подписи должностного лица, которое вносит соответствующие записи в трудовую книжку. Печать проставляется, с момента внесения последних изменений в российское трудовое законодательство, только основная. Ранее можно было использовать печать, которую делают для отдела кадров, теперь же простановка такой печати запрещена. Такое нововведение создало некий дискомфорт для сотрудников отдела кадров больших предприятий.

Работа по совместительству: внесение записей

Для того, чтобы отобразить работу по совместительству, сотруднику достаточно лишь принести соответствующий подтверждающий документ о том, что о является трудоустроенным на конкретном месте. Данные о работе совместителя вносятся непосредственным прямым работодателем. Конкретного указания по времени, в течение которого может быть внесена запись о работе по совместительству, не указано, поэтому работодатель не может отказать сотруднику о внесении такой записи, даже если он уже уволился с неосновной работы.

Добавление вкладыша трудовой книжки

Порядок ведения трудовых книжек предусматривает ведение вкладыша в трудовую книжку в случае окончания страниц определенного раздела. В таком случае вкладыш следует вшить в трудовую книжку. Заполнение его соответствует заполнению самой трудовой книжки, однако, исходя из практики, при заполнении могут быть допущены ошибки. Следует обратить внимание на то, что сам вкладыш без трудовой книжки не имеет никакой юридической силы, о чем говорится в соответствующей инструкции.

При том, что заводится вкладыш, проставляется соответствующий штамп в трудовую – «выдан вкладыш». Написание данной фразы вручную не является корректным. Инструкция не имеет ссылки на определенное место, в которое необходимо вшить вкладыш, поэтому его можно вшивать в любое удобное место. По практике, которая уже сложилась, вкладыш вшивается после последнего листа трудовой книжки.

Выдача дубликата

В случае возникновения ситуации, при которой сотруднику необходимо получить дубликат утерянной книжки, он обязан обратиться к своему работодателю. Правила ведения трудовых книжек предусматривают, что именно действующий работодатель должен, согласно законодательства, выдать дубликат. В дубликате книжки в обязательном порядке должны быть указаны абсолютные данные о стаже сотрудника (с указанием, является ли стаж прерывным или же нет). При этом требуются определенные документы, которые могут подтвердить данную ситуацию.

В дубликате трудовой книжки указывается информация по поводу полученных за время работы наград, а также соответствующих званий и поощрений. Для внесения такой информации тоже необходимы подтверждающие документы. Общий стаж нахождения в рабочих отношениях указывается в дубликате суммарно, то есть определяется и записывается информация обо всем количестве дней, месяцев, лет работы. В этом случае не уточняется название работодателя.

Учет книжек на предприятии

Правила хранения трудовых книжек предусматривают осуществление контроля за ними, В обязательном порядке должны быть:

  • книга учета вкладышей в трудовые книжки и самих книжек>
  • расходно-приходная книга учета бланков.

На протяжении всего срока существования трудовых отношений между сотрудником и работодателем соответствующая Инструкция предусматривает хранение трудовых книжек непосредственно у работодателя.

На предприятии журнал учета прошивают, заверяют подписью работодателя и опломбируют. Бухгалтерия организации в расходно-приходной книге обязана вести учет по получении и выдачи как бланков трудовой книжки, так и вкладышей к ней, указывая номер и серию выданного или полученного бланка.

Кадровой службой в книге учета движения трудовых книжек оформляется сам прием либо увольнение с работы сотрудника, а также принятые от работников трудовые книжки и вкладыши к ним с номером и серией. При увольнении каждому работнику необходимо поставить свою подпись не только в личной карточке, но и в книге учета движения трудовых книг предприятия.

Трудовые книжки работников на предприятиях обязательно должны храниться в соответствующих, специально оборудованных местах:

  • в металлических шкафчиках>
  • металлических сейфах>
  • специальных помещениях.

Данное требование обязательно, поскольку они являются важными документами строгой отчетности. Отвечает за их сохранность специально назначенный сотрудник отдела кадров предприятия, который ежемесячно отчитывается бухгалтерии организации, о количестве бланков и о сумме, полученной за ее оформление или за трудовые бланки, в письменной форме. Испорченные бланки необходимо уничтожить, но прежде следует составить и подписать комиссией соответствующий акт. Осознанное либо халатное нарушения порядка ведения, учета и хранения трудовых книжек без соответствующих условий приводит к наступлению ответственности непосредственно руководителя предприятия.

Выдача трудовой книжки работнику

Правила ведения и заполнения трудовых книжек предусматривают выдачу трудовой книжки сотруднику в случае прекращения с ним трудового договора по любым основаниям. Запись о проведении увольнения заверяется подписью уполномоченного лица и печатью предприятия.

Если книжка заполняется на русском языке, а также на языке республики, которая входит в состав России, то обе записи должны заверяться и подписью и печатью предприятия. В день увольнения работнику обязаны выдать его личную трудовую книжку. В случае, если этот срок не будет выдержан, работодатель обязан возместить работнику все связанные с этим расходы, а также изменить дату увольнения, о чем вынести соответствующий приказ и внести соответствующие изменения в трудовую книжку.

Правила хранения трудовой книжки, которая не была получена работником по не зависящим от предприятия причинам, предусматривают, что эти документы должны храниться в установленных местах (отделе кадров предприятия) сроком до двух лет. Такие же требования распространяются и на случаи, когда с работником расторгается договор в связи со смертью последнего. При этом хранение должно проводиться отдельно от всех остальных книжек других сотрудников. После истечения указанного срока такие невостребованные книжки должны храниться еще в течение 50 лет в архиве предприятия.

Согласно недавно принятой новой редакции Постановления о трудовых книжках, сотрудник имеет полное право потребовать от своего работодателя выдачу надлежащим образом заверенной копии своей трудовой книжки либо же необходимую выписку из трудовой книжки. Требование работника должно быть оформлено в письменном виде и соответственным образом передано руководителю. Последний в течение трех рабочих дней должен среагировать и передать сотруднику требуемые документы.


Правила ведения и хранения трудовых книжек

Трудовая книжка является личным документом гражданина, хранящим информацию о его трудовой деятельности. Все действия с ее оформлением, ведением и хранением строго регламентируются правилами, утвержденными законодательно.

Законодательное регулирование

Каждый специалист, которому поручено вести трудовые книжки в организации, обязан знать нормы законов, которыми следует руководствоваться неукоснительно:

  • Статья 66 Трудового кодекса, являющаяся основанием для разработки документа – настольной книги кадровика или иного уполномоченного на ведение трудовых книжек работника.
  • Правила ведения и хранения, утвержденные Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).

Дополнительно к вышеперечисленным документам следует знать Инструкцию, указывающую как заполнять трудовые книжки. Она утверждена Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Порядок ведения трудовых книжек и вкладыша в нее

Трудовая деятельность гражданина может быть подтверждена рядом документов, но основным из них остается трудовая книжка. Это хранилище данных о приеме, увольнении, перемещении, поощрениях и т.д., которые впоследствии становятся основой для подсчета стажа и установления пенсии.

Ведение документа является обязанностью работодателя, принявшего на работу гражданина на основании трудового договора. Любому сотруднику, который был принят в организацию и отработал в ней более пяти дней, должна быть сделана отметка в трудовой книжке (оформлена новая, если трудоустроен гражданин впервые).

Вести трудовые книжки обязаны все организации, независимо от формы собственности, в том числе и индивидуальные предприниматели, нанимающие на работу физических лиц. Если же наниматель не имеет статус юридического лица или ИП, то делать запись в трудовом документе он не вправе.

Трудовая книжка в соответствии с Правилами и Инструкцией должна содержать:

  • персональные данные о работнике;
  • сведения о его трудоустройстве с указанием наименования организации, его подразделения, должности в соответствии со штатным расписанием, даты и номера приказа о приеме на работу;
  • сведения о перемещении (переводе) внутри одной организации;
  • информацию о расторжении трудового договора (увольнении) со ссылкой на статью трудового кодекса;
  • данных о применении за труд различных поощрений и награждений.

Если в течение трудового пути работник подвергался дисциплинарным наказаниям, то этот факт не будет отражен в книжке. Исключение составляет случай, когда взыскание стало причиной увольнения. Тогда указывается соответствующая статья ТК и основания для увольнения.

Форма трудовой книжки утверждена Постановлением № 225 и другие бланки не являются юридически значимыми. Все записи должны быть внесены в соответствующие разделы, которые разделены на:

  • титульный лист;
  • сведения о работе;
  • сведения о награждениях.

Каждый бланк имеет уникальную серию и номер, листы имеют несколько степеней защиты, что позволяет минимизировать риск использования подделок. Каждая страница документа имеет свой номер. Объем книжки ограничен двадцатью разворотами.

Когда разворотов для заполнения данных о работе или поощрениях недостаточно, оформляется вкладыш, к которому также применяются Правила заполнения трудовых книжек.

Документы о трудовой деятельности граждан должны подлежать строгому учету у работодателя. Для этого в организации в обязательном порядке должно быть определено лицо, которое будет нести ответственность за учет, ведение и хранение трудовых книжек. Поскольку такая работа отнесена к кадровой деятельности, то назначение ответственного происходит из разряда отдела кадров компании. Если такой структурной единицы не существует, то ее обязан взять на себя бухгалтер или сам руководитель. Назначение ответственного происходит по приказу руководителя организации.

Все записи в трудовой книжке, а также вкладыше к ней, подчиняются строгим Правилам и Инструкции. В этих документах прописаны все моменты относительно заполнения титульного листа, записей о работе, увольнении и т.д. Важно обратить внимание на то, как ответственный за ведение вправе внести изменения, если запись сделана ошибочно, а также выдать дубликат в случае утери или порчи документа.

Полезные статьи:

Правила хранения

Каждая трудовая книжка является документом, хранящим не только записи о рабочей жизни гражданина, но и его персональные данные. Поэтому законодательство обязывает создавать условия для ее хранения и исключение несанкционированного доступа.

Все бланки, вкладыши и сами трудовые книжки должны подлежать строгому учету с внесением соответствующих записей по их движению в журналы:

  • приходно-расходную книгу, где происходит фиксация поступления и выдачи бланков;
  • книгу учета движения книжек и вкладышей.

Эти регистры учета должны оформляться в соответствии с п. 41 Правил, что обязывает их прошнуровывать особым образом и нумеровать страницы.

Хотя нормативные документы не содержат строгих требований к местам хранения документов, но, поскольку они относятся к бланкам строгой отчетности, то следует руководствоваться соответствующими нормами.

Трудовые книжки должны находиться в организации в местах, где будет исключен доступ посторонних лиц. Это исключит не только несанкционированное владение информацией, но и хищение. Обеспечить нахождение их в металлическом запираемом шкафу, сейфе или помещении, куда доступ строго ограничен.

Сроки хранения

При устройстве на работу гражданин передает свою трудовую книжку в организацию, где она постоянно хранится до момента его увольнения. Исключение составляет случай приема на работу по совместительству, тогда нахождение трудовой книжки должно быть по основному месту работы.

Документ может быть выдан работнику на руки только в случаях:

  • прекращения трудового договора;
  • необходимости предъявления в орган пенсионного фонда для оформления пенсии (с письменного заявления).

В иных случаях выдается копия трудовой книжки, заверенная ответственным лицом за ведение и хранение.

В случае смерти работника его документ должен быть выдан родственникам с основанием к увольнению п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК. Работодатель предпринимает попытки вручить книжку лично либо заручается согласием на пересылку почтовым отправлением. В регистре учета делается соответствующая отметка о выбытии.

Если же книжка умершего осталась невостребованной, ответственный за ведение и хранение обязан обеспечить ее сохранность на постоянной основе на протяжении 75 лет. Следует учитывать, что на протяжении этого времени могут объявиться родственники сотрудника и затребовать трудовую книжку. Ответственное лицо обязано ее выдать с фиксацией выбытия в журнале учета.

Трудовая книжка

Трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже.

В настоящее время на территории Российской Федерации применяются трудовые книжки нового образца (введены в действие в 2004 г.), а также ранее установленных образцов, которые обладают одинаковой силой и обмену на новые не подлежат.

Порядок учета трудовых книжек

Трудовые книжки, вкладыши в них, бланки подлежат учету в организации (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Для этих целей утверждены следующие книги, которые обязаны вести работодатели:

1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Ведется бухгалтерией организации. В приходно-расходную книгу вносятся сведения об операциях по получению и расходованию бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. Кроме количества бланков трудовой книжки в приходно-расходной книге следует указывать их серию и номер;

2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется:

– кадровой службой организации

– либо другим подразделением, в котором оформляется прием и увольнение работников.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предназначена для регистрации полученных трудовых книжек и вкладышей в них от работников при приеме на работу, при увольнении, а также при оформлении дубликатов или заведении новых трудовых книжек или вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Так как бланки трудовой книжки и вкладыша в нее относятся к бланкам строгой отчетности, то они должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Общие правила ведения трудовых книжек

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если данная работа является для работника основной.

Это требование распространяется на работодателей – юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Исключение из этого правила составляют работодатели – физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями.

Они не вправе делать записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки лицам, принимаемым на работу впервые.

Язык, на котором ведется трудовая книжка, – государственный язык РФ, то есть русский.

Если на территории республики в составе РФ установлен свой государственный язык, то трудовую книжку на ее территории можно вести на двух указанных языках одновременно.

Внесенные в трудовую книжку записи должны быть продублированы в личной карточке работника (например, по унифицированной форме N Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись.

Порядок заполнения трудовых книжек

Записи во все разделы трудовой книжки вносятся перьевой, гелевой ручкой или ручкой-роллером. При этом можно использовать чернила (пасту, гель) черного, синего или фиолетового цвета.

Даты во всех разделах трудовой книжки указываются следующим образом: число и месяц – двузначными, год – четырехзначными арабскими цифрами (например, 25.10.2017).

В записях не допускается сокращений слов.

Нумерация в каждом из разделов трудовой книжки сквозная и должна иметь свой порядковый номер.

Порядок внесения исправительных записей в трудовую книжку

При внесении неправильной записи в разделы “Сведения о приеме на работу” или “Сведения о награждении” зачеркивать запись нельзя.

В данном случае необходимо признать ее недействительной, а после этого внести верную запись.

Например, если надо изменить запись о приеме на работу в разделе “Сведения о работе” после последней записи в данном разделе указывается следующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 делается запись: “Запись за таким-то номером недействительна”.

После этого делается правильная запись: “Принят по такой-то профессии (должности)” и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении.

Например, при изменении формулировки причины увольнения в организации делается запись: “Запись за номером таким-то недействительна, уволен, новая формулировка”.

В графе 4 указывается ссылка на приказ (распоряжение) нанимателя об изменении формулировки причины увольнения.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме “Зарплата и кадры”.

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Для чего нужна

На сегодняшний день трудовая — это основной документ, подтверждающий стаж и раскрывающий профессиональный путь работника. Именно на основе этого документа смотрят стаж, рассчитывают компенсации и другие выплаты, фиксируют поощрения и награды, которыми работодатель стимулирует своего работника за добросовестное исполнение должностных обязанностей.

Какими нормами руководствоваться

Порядок ведения, заполнения и хранения подробно рассматривается в следующих документах:

Порядок оформления при трудоустройстве

В соответствии со ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил, наниматель обязан вести ТК на каждого сотрудника, с которым заключен договор. Запись об этом должна быть внесена в течение 5 дней после выхода нового сотрудника на работу. Если гражданин трудоустраивается впервые, то бланк ему должен выдать наниматель. Перед этим нужно получить от поступающего на работу письменное заявление на заведение трудовой книжки с указанием причины ее отсутствия. При выдаче ТК сотруднику руководитель взимает с него плату, равную расходам на ее приобретение.

Заявление на заведение трудовой книжки, образец

Какие сведения надо вносить в трудовую книжку

Общие требования

Содержание и правила

Нумерация разделов сквозная

Каждая запись имеет свой последовательный номер, нарушение последовательности считается ошибкой и необходимо вносить изменения.

Формат даты фиксированный

Допускаются только арабские цифры в формате день, месяц, год (12.05.2019 — правильно, 12 мая 2020 года — неправильно).

Какими средствами вносить

Сведения вносятся только ручками с чернилами черного, фиолетового или синего цветов, ручка может быть исключительно шариковая, гелевая и перьевая.

Допускается ли использование штампов и печатей

Допускается при использовании штампа с названием организации. В целом этот вопрос не урегулирован на уровне закона, кроме случая выдачи вкладыша в трудовую.

На каком языке вносятся сведения

Официальный язык — русский, но в национальных республиках допускается внесение сопровождающих записей на своем языке.

Сроки внесения информации

Не позднее 7 дней после начала трудовой деятельности, при этом трудовая заводится на каждого работника, который проработал свыше пяти дней.

Как знакомить с записями

Со всеми записями работника необходимо знакомить под подпись в личной карточке, где записи дублируются. В трудовой работник ставит свою подпись только при увольнении.

Как исправлять ошибки

Зависит от раздела. На титульном листе исправления вносятся через зачеркивание, в разделе «Сведения о работе» зачеркивание запрещается, здесь запись признается недействительной.

Титульная страница

Сюда вносят персональные данные владельца трудовой книжки:

  • Ф.И.О.;
  • дату рождения;
  • информацию об образовании;
  • профессию;
  • специальность.

Вся информация вносится на основании предоставленных работником документов. Инструкция по ведению трудовых книжек 2020 года не добавила каких-то новых сведений. Информация со слов работника не вносится. После заполнения кадровый работник, который вносил информацию, ставит свою подпись и передает трудовую работнику, чтобы он проверил, все ли правильно внесено. Если все правильно, то работник ставит свою подпись. Если допущены ошибки или неточности, бланк подлежит уничтожению. В этом случае будет заведен новый бланк трудовой, но работник за него уже ничего платить не будет, потому что ошибка была допущена работодателем.

Сведения о работе

В этом разделе указывается информация:

  • о приеме на работу;
  • повышении в должности;
  • переводах (постоянных);
  • присвоении разрядов;
  • об увольнении.

Все сведения вносятся в строгом соответствии с теми формулировками, которые указаны в трудовом договоре сотрудника и соответствующем приказе. С каждой вносимой записью о рабочей деятельности, о переводе и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке.

Сведения о награждениях

По сути мало чем отличается от предыдущего раздела, но есть свои нюансы. В этот раздел вносят информацию о награждении:

  • государственными наградами;
  • почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами;
  • другими видами поощрения, предусмотренными у конкретного работодателя.

Сведения о денежных премиях, которые носят регулярный характер, в этот раздел не вносят.

Общий порядок ведения и хранения

По правилам, ответственность за сохранность бланков трудовых лежит на нанимателе. Им же назначается сотрудник, ответственный за ведение бланков (как минимум двое, чтобы была возможность замены). Такое решение оформляется приказом.

Приказ о ведении трудовых книжек, образец

Каждая организация для собственных целей должна закупать чистые документы. Они могут храниться в отделе кадров и выдаются при оформлении работников, трудоустраивающихся впервые, а также при необходимости выдачи дубликата. Все бланки подлежат строгому учету и хранятся в соответствии с правилами.

Для учета ТК необходимо вести две книги:

  • приходно-расходную книгу для учета ТК и вкладышей в них (ведется бухгалтерией компании). В нее вносится информация, касающаяся расходования бланков, с указанием серии и номера каждого документа;
  • книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ее ведет кадровая служба). В ней регистрируются все документы, принятые на хранение от работников при трудоустройстве и увольнении, с указанием серии и номера.

Книги сотрудников и вкладыши должны храниться в сейфе в отделе кадров, позволяющем обеспечить их сохранность.

ТК хранится у руководителя до дня расторжения договора с сотрудником. В отдельных случаях трудовая книжка выдается на руки гражданину для предъявления в Пенсионный фонд или органы социальной защиты. За ее хранение в это время ответственность несет владелец.

Правила выдачи копий трудовых книжек

По общему правилу, по письменную заявлению работника администрация обязана сделать копию трудовой книжки и выдать ее сотруднику в трехдневный срок с даты обращения. Копия заверяется записью, печатью организации (если есть) и подписью с расшифровкой ответственного кадрового работника.

Читайте также:  Как вшить вкладыш в трудовую книжку
Ссылка на основную публикацию