Правильное заполнение приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек

Правильное заполнение приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек

Закон требует, чтобы руководство компаний и учреждений (включая ИП) обеспечивало учет документации, содержащей записи о персональном трудоустройстве граждан – а именно трудовых книжек и резервных бланков. Для этого необходимо осуществлять заполнение приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки (ПРК) ради надлежащего оформления всех данных о расходе/получении вышеуказанных документов.

Иногда администрация не обращает внимания на тщательное ведение ПРК или даже закрывает глаза на отсутствие этой книги вообще. Но такое отношение может привести к весьма неблагоприятным последствиям для руководства компании не только в результате проверки со стороны инспекторов государственных органов, но и в случае судебного разбирательства по иску, поданному сотрудником.

Если в компании нет данного журнала или проверка выявит факты неправильного его ведения, то руководство организации несет ответственность, и организация как юридическое лицо должна оплатить штраф в размере от 30000 до 50000 рублей, а ответственный сотрудник – от 500 до 5000 рублей.

Книга прихода и расхода документации

При внесении в ПРК соответствующих записей каждый документ получает свой номер, включаемый в систему поиска документации, установленную в данной компании.

Важно понимать, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек оформляется только для регистрации выдачи/приобретения этих документов. Для записи уже оформленных ТК существует отдельная книга учета движения трудовых книжек и вкладышей. Эти две книги ведутся совершенно отдельно, их нельзя путать.

Приходно-расходная книга должна являться рабочим документом бухгалтерии, и именно сотрудники бухгалтерии обязаны вносить всю необходимую информацию в упомянутую книгу. Записи должны оформляться немедленно после того, как бланки получены от производителя («>ГОЗНАК»> Министерства финансов) или официально уполномоченного дистрибьютора. При этом надо указать положенные данные о затраченных/приобретенных средствах и действиях по расходованию/приобретению упомянутых документов, а также записать реквизиты бланков трудовых книжек.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее обязана удовлетворять следующим требованиям:

  • твердая обложка, так как журнал используется практически ежедневно, а потом должен находиться в архиве в течение довольно долгого времени>
  • предварительная (до внесения первой записи) нумерация страниц>
  • надо прошнуровать книгу и опломбировать с помощью номерной (или контрольной) индикаторной пломбы (специальной наклейки из одноразового пломбировочного материала)>
  • подтверждающая надпись, в которой указано количество страниц ПРК прописью и цифрами, и поставлена подпись первого руководителя (замена на подпись главного бухгалтера или заведующего кадровым департаментом является нарушением правил).

Заполнение ПРК

Существуют определенные правила заполнения приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки. Прежде чем начинать работу с книгой, надо заполнить титульный лист и подтверждающую надпись, записав также номер контрольной пломбы. Название компании следует отметить так, как это написано в уставе.

Вторая страница предназначена для внесения данных о сотруднике, отвечающем за ведение книги (необходимо зарегистрировать реквизиты приказа о назначении) и его должность. Обычно данный журнал ведет бухгалтер. Здесь же надо указать период ведения книги.

На странице 3 напечатано 12 колонок, куда следует занести свою информацию, чтобы заполнить приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек:

  • Графа 1. Номер, назначаемый при записи информации о каждой трудовой.
  • Графы 2-3-4. Даты получения/выдачи. Даты надо записывать арабскими, а не римскими цифрами.
  • Графа 5. Наименование организации, где были закуплены бланки трудовых книг и вкладышей, или сотрудника (отдела), которому они выданы. Работодатель обязан производить закупки указанных документов у Объединения ГОЗНАК Министерства финансов или официальных распространителей.
  • Графа 6. Договор о приобретении или заявка на выдачу документов с записью даты, названия и номера. То есть организация получает бланки книжек и вкладышей от производителя/распространителя в соответствии с официально оформленным договором, а отдел кадров получает бланки из бухгалтерии по заявке. Иногда сотрудник покупает бланк самостоятельно и приносит в канцелярию. Но при оформлении трудовой книжки впервые это незаконно, так как Приказ МФ №117 требует применять только те документы, которые приобретены работодателем у компаний или ИП-распространителей в соответствии с условиями договора, должным образом подписанного с производителем/распространителем.
  • Графа 7. Количество приобретенных трудовых книжек, их номера и серии.
  • Графа 8. Количество приобретенных вкладышей (с информацией о реквизитах).
  • Графа 9. Сумма, потраченная на покупку документов. Инструкция о том, как заполнить приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки, содержит требование о точном указании затрат на покупку упомянутых документов по договору, официально подписанному с производителем/дистрибьютором данной полиграфической продукции.
  • Графа 10. Реквизиты при расходе (выдаче) бланков. Вкладыши трудовых и бланки классифицируются как документы, подлежащие строгой отчетности, поэтому Правила (п.42) требуют соблюдать порядок выдачи (расхода) бланков, которые должны отпускаться по заявке специально назначенному сотруднику. Бланки расходуются кадровиками, которые получают их из бухгалтерии, а затем предоставляют отчет о количестве выданных/израсходованных бланков, а также об их реквизитах.
  • Графа 11. Номера и серии при расходе вкладышей трудовых книжек.
  • Графа 12. Сумма покупки вкладышей трудовых книжек и бланков. Имеется в виду цена, которую берут с сотрудников за упомянутые документы. Эта сумма обусловлена объемом средств, затраченных на их закупку. Работодатель обязан сам оплатить новые бланки только в указанных ниже случаях:
  1. утрата книжки в связи с обстоятельствами непреодолимой силы (природные и технические бедствия, аварии, военные действия, общественные конфликты и другие)>
  2. неверное заполнение>
  3. повреждение (износ, загрязнение и другое), произошедшее не по вине сотрудника.

В некоторых случаях администрация отказывается брать с сотрудников деньги за расход вкладышей трудовых и бланков. Правила не включают упоминания о таком характере работы с документацией, но в принципе это не противоречит принятым регламентам, и эти условия можно предусмотреть во внутренних документах компании.

Ошибки при заполнении приходно-расходной книги

Одна из распространенных ошибок – это отсутствие правильной информации в 6 графе – то есть отсутствие записи о реквизитах соглашения о покупке вкладышей и бланков, или запись, свидетельствующая о том, что бланк получен от сотрудника. Это особенно важно, если сотрудник получает трудовую книжку впервые.

Например, работник сам где-то приобрел бланк, а кадровый департамент, не зная, как заполнить приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, согласился использовать этот документ для регистрации первой ТК.

Возможен и такой вариант, когда сотрудник впервые оформляется в какую-либо компанию по трудовому контракту, и трудовая книжка выдается ему впервые. Но до этого он работал руководителем ИП и закупал бланки для своего персонала у зарегистрированного распространителя. И теперь он приносит и просит использовать «официальный» бланк/вкладыш (возможно, чтобы не платить за получение).

Это противоречит правилам, потому что работодатель должен применять только те бланки и вкладыши, которые компания закупила на основании условий договора, соответствующим образом подписанного с изготовителем или уполномоченным распространителем.

Такие строгие ограничения связаны с тем, что бланки этих документов должны обладать необходимой степенью защиты. Она и гарантируется официальным подтверждением того, что эти документы получены непосредственно от производителя (или доставлены сотрудниками специализированных учреждений). Поэтому работодатель не имеет никакого права принимать от сотрудника и оформлять бланк трудовой, независимо от путей его появления.

Тем более недопустимо, если работники отдела кадров сами говорят вновь принимаемому работнику приобрести «где-нибудь» бланк или вкладыш трудовой. На бланках трудовых книжек, продающихся в киосках, лавках и переходах, зачастую нет даже водяных знаков. Известно множество случаев, когда Пенсионный фонд признавал такой документ недействительным, и выходящим на пенсию людям приходилось собирать десятки справок, чтобы подтвердить свой стаж.

Кто должен вести журнал?

Другая ошибка происходит, когда администрация поручает ведение приходно-расходной книги различным сотрудникам кадрового департамента.

Выше упоминался тот факт, что в любой компании необходимо заполнять две книги учета – это приходно-расходная книга и Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей. Записи в первой книге должен делать финансовый отдел, а вторую книгу заполняет отдел кадров.

Еще одна частая ошибка происходит в тех ситуациях, когда ПРК вообще отсутствовала, и руководство принимает решение срочно завести данную книгу задним числом (в преддверии проверки или судебного слушания).

В такой ситуации надо представить руководителю рапорт или докладную записку о том, что такая книга отсутствует и необходимо ее купить и зарегистрировать на день выявления данного факта.


Ведение приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

К перечню обязательной для всех компаний и ИП документации относится приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Ее отсутствие, допущение неточностей влечет наказание по админкодексу и штрафование.

Согласно статье 5.27 Кодекса размер штрафа руководителя может достигать 5 тыс. рублей, а организации – 50 тыс. рублей.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-47 . Это быстро и бесплатно !

Общая информация

Это журнал, используемый для внесения данных о приобретении и выдаче новых трудовых книжек и вкладышей в компании. Здесь прописываются серии, номера бланков, их стоимость. Эти суммы учитываются бухгалтерией.

В постановлении Минтруда под номером 69 от 10.10.03 утверждена инструкция по заполнению трудовых (далее — «Инструкция…»). В приложении №2 к этой инструкции регламентируется форма ведения данного журнала.

Порядок ее заполнения устанавливается Правилами ведения и хранения трудовых книжек…, утвержденными постановлением №225 Правительства РФ 16.04.03 (далее — «Правила…»).

Требования

Обложка приходно-расходной книги выполняется из картона или другого плотного материала.

Перед тем, как начинать заполнение, приходно-расходная книга должна быть:

Читайте также:  Как создать запись в трудовой книжке о приеме на работу по временному трудовому договору?

Номера ставятся на каждой странице книги. Первая страница нумеруется цифрой «1», далее – по порядку. После завершения одной книги заводится новая, где нумерацию рекомендуется начинать заново.

Прошивка книги прихода-расхода трудовых выполняется следующим образом:

  • шилом или дыроколом делают два-три отверстия по вертикали со стороны переплета (между отверстиями нужно оставить не более трех сантиметров);
  • через отверстия два-три раза протягивается капроновая нить или лента (можно использовать обычную нить в несколько сложений или канцелярский шпагат);
  • на последнюю страницу книги выводятся концы прошивки длиной около 7 см и завязываются узлом.

Опломбирование

«Правилами…» предписывается, что приходно-расходная книга подлежит скреплению сургучной печатью или пломбой.

Для простановки печатей из сургуча компания должна располагать специальными материалами. Это особая печать, обычно латунная, сам сургуч и оборудование для его плавления.

Кроме этого, есть другие отрицательные моменты: печать выходит достаточно толстой, создавая неудобства при заполнении страниц; она может просто рассыпаться от времени.

Проще всего использовать пленочное устройство для опломбировки журналов, соответствующее ГОСТ 31282-2004. В такое устройство вставляется специальная пленка с индикаторной защитой и нанесенным уникальным номером. К номеру при желании заказчика можно добавить сведения об организации.

Индикаторная защита срабатывает при попытке отклеить нанесенную пломбу. Восстановить ее невозможно. Это может быть специальный узор, который остается на бумаге, или надпись «вскрыто».

Таким образом реализуется установленное «Правилами…» требование о защите книги от несанкционированного вскрытия.

В качестве пломбы для этого вида документации нельзя использовать полоски бумаги, как принято для обычных журналов. Этот способ не предоставляет определенного законом уровня защиты, на что обязательно обратят внимание проверяющие органы.

Заверяющая подпись

На последней странице книги, рядом с пломбой, указываются:

  • количество страниц в прошивке (оно совпадает с номером последней страницы);
  • должность, ФИО и подпись руководителя (эту документацию заверяет только первый руководитель организации);
  • дата заверения;
  • номер пломбы;
  • ставится печать.

Печать должна быть поставлена так, чтобы оттиск накрыл подпись, концы прошивочной нити (ленты) и пломбу.

Кто ведет?

В соответствии с 41-м пунктом «Правил…», данная документация хранится в бухгалтерии.

Если предусмотрена должность кассира, то обычно заполнение книги возлагается на него.

Ответственный назначается руководителем компании путем издания распоряжения или приказа. Текст этого документа пишется в свободной форме.

Как правильно заполнить?

Заполнение приходно-расходной книги трудовых книжек начинается с первой страницы. Здесь указывают наименование организации в точном соответствии с учредительными документами (уставом или договором учреждения).

Также заполняются данные о начальной дате ведения книги. Конечная дата, итоговое количество записей, сроки хранения указываются по окончании книги.

Вторая страница предназначена для регистрации сведений об ответственных лицах, ведущих книгу. Указывают ФИО ответственного, даты ведения им книги, документ-основание, ставится подпись этого лица.

С третьей страницы и до конца журнала размещается форма учета бланков. Она состоит из 12 столбцов. Записи о новых трудовых и вкладышах вносятся сразу после их приобретения или передачи кадровикам.

Основанием для списания бланков в расход может быть порча или утрата, которая оформляется актом.

Графа 1. «№». Пишется порядковый номер каждой записи, арабскими цифрами.

Графы 2, 3, 4. «Дата». Число и месяц указываются двумя арабскими цифрами, год – четырьмя. При получении бланков указывается дата подписания договора, при отпуске – дата подачи заявки, при списании – дата составления акта.

Графа 5. «От кого получено или кому отпущено». Пишется наименование фирмы-продавца бланков или должность, инициалы и фамилия получателя бланков (заявителя).

Например: «ИП «Бланкдистрибьют», или «Специалист по кадрам И.И.Иванова».

Графа 6. «Основание». Вписываются сведения о документе, на основании которого были получены или отпущены бланки.

Например: «Накладная № 345 от 30.09.2015» или «Заявка от 28.09.2015 № 3».

Если списывают испорченные бланки – указывают сведения об акте списания.

Графы 7, 8, 9. «Приход». Заполняются в случае приобретения бланков. В графе «Количество» указывается, сколько штук получено, их серии и номера. Например: «8 шт, серия АН, номера с 0205588 по 0205606». В графе «Сумма» – общая стоимость оплаты, это основание для расчета размера возмещения, получаемого от сотрудников.

Графы 10, 11, 12. «Расход». Заполняются аналогично графам 7-8. В графе «Сумма» указывается размер оплаты, внесенной работником организации или высчитанной у него из зарплаты. По решению организации эта оплата может не взиматься с сотрудников.

В случае списания испорченных бланков указывается их общая стоимость. Если порча произошла не по вине работника (неверная запись, утрата в результате форс-мажора), оплата возлагается на компанию.

Ошибки

В случае отсутствия книги прихода-расхода бланков трудовых составляется докладная записка или рапорт на имя первого руководителя компании. Затем книга покупается, оформляется и регистрируется датой вышеуказанного документа.

Заполнение графы 6 обязательно, причем грубой ошибкой будет указание в ней факта приобретения бланка сотрудником самостоятельно.

Ошибочным будет назначить ответственным за заполнение книги кадровика. Делать это должен исключительно бухгалтер. В службе кадров ведется вторая книга – учета движения трудовых и вкладышей.

Заключение

Итак, бланки трудовых книжек и вкладышей приобретаются лишь работодателем, причем они в любой момент должны иметься в компании.

Относятся к документации строгой отчетности, поэтому поступление и расход фиксируются в книге.

Новую книжку или вкладыш оплачивает работник, но если бланк испорчен не по его вине – работодатель.

Есть возможность приобретения уже готовой к заполнению приходно-расходной книги: пронумерованной, прошитой и опломбированной.

Как правило, продающая компания добавляет в нее необходимые инструкции и образцы заполнения сопутствующих документов.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-59-47 (Москва)
+7 (812) 467-40-53 (Санкт-Петербург)

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей

Все виды официальных бумаг, используемых в делопроизводстве организации, являются подотчетными документами.

Поэтому процесс закупки чистых бланков, использование их по назначению, должен отражаться в отчетной документации.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-46-83 . Это быстро и бесплатно !

Что это такое?

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей — это журнал для регистрационных записей о фактах получения организацией новых формуляров от производителей/ распространителей бланков, выдачи их гражданам.

Зачем она нужна?

Для фиксации сведений о затратах организации на приобретение чистых формуляров трудовых книжек, расходах закупленных документов из-за выдачи экземпляров гражданам.

Где ее взять?

Журнал приобретают у распространителей, зарегистрированных как индивидуальные предприниматели и юридических лиц, имеющих отношение к работе Объединения госпредприятий и организаций «ГОЗНАК». Процедуру закупки формуляров проводят согласно п. 3 Постановления Правительства РФ от 16.04.03 № 225.

Частота, объем поступлений новых бланков и вкладышей происходит согласно договору об услуге, заключенному между организацией и распространителем/ изготовителем данной продукции.

Самостоятельное приобретение гражданами формуляров трудовых книжек, вкладных листов к ним не приветствуется. Книжка может быть признана пригодной, если она выполнена по имеющемуся стандарту, имеет необходимые степени защиты:

  • на листах имеется водяной знак «ТК»,
  • печатные знаки в формуляре выполнены с применением «ирисового печатания»;
  • при поднесении к листам формуляра источника ультрафиолетового излучения, должна проявляться надпись «ТРУДОВАЯ КНИЖКА»,
  • при изготовлении бумаги для документа, были использовано специальное микроволокно,
  • соединение листов трудовой книжки и корочки невозможно подделать.

Образец заполнения приходно-расходной книги по учету трудовых книжек:

Кто ответственный?

Ответственного за своевременное внесение сведений в журнал и подачу отчетности о движении документов, определяет руководитель организации. Чаще всего этой работой занимается бухгалтер организации.

При назначении ответственного за книгу учета, этот сотрудник должен ознакомиться с письменным изложением возлагаемых обязательств, после чего оставить роспись в документе о прочтении должностной инструкции.

Как заверять и прошивать

Приобретенная учетная книга прихода-расхода формуляров трудовых книжек должна иметь номерную индикаторную пломбу без признаков повреждения, соответствующую ГОСТ 31282–2004.

Шнуровку журнала выполняет лицо, назначенное ответственным за внесение записей.

Последовательность процедуры прошивки:

  1. Острой иглой, шилом проделывают отверстие в левом чистом поле журнала, прокалывая все листы насквозь. Определяя место проколов, следует учитывать комфортность эксплуатации книги после прошивки.
  2. Через полученные отверстия продевают суровую или другу крепкую нить таким образом, чтобы по завершению работы остались два конца длиной по 7–8.
  3. Нити завязывают узлом на тыльной стороне книги.
  4. Поверх узла и оставшихся концов шнуровки наклеивают лист бумаги.
  5. Поверхность наклеенного листа предназначена для заверительной надписи о количестве страниц в книге, дате проведения прошивки, информации о человеке, выполнившим процедуру (ФИО в сокращенном и полном формате, роспись).

Алгоритм процедуры заверки учетной книги:

  1. Выполняют нумерацию всех имеющихся в журнале страниц (сведения о количестве страниц должны быть изложены прописью и в виде цифр).
  2. Обязательно делают заверительную надпись (ее выполняет руководитель организации, подтверждающий свой росписью, что указанное количества страниц соответствует действительности).
  3. Перед введением в эксплуатацию Книги заполняют ее титульный лист.
  4. Вписывают цифровой код, имеющийся на производственной пломбе в отведенную для этого строку (без фиксации на бумаге номера из пломбы, даже журнал не будет считаться прошедшим опломбировку).
  5. Прошивают книгу.
  6. Опечатывают шнуровку.

Правила и требования

Правила:

  • У каждой организации должно быть достаточное количество формуляров трудовых книжек и вкладышей к ним (если сотрудник, ответственный за выдачу бланков, предполагает, что незаполненных формуляров может оказаться недостаточно, то он должен предупредить об этом своего руководителя, написав соответствующее заявление).
  • Наличие Журнала учета бланков трудовых книжек и вкладышей обязательно для каждого учреждения, фирмы.
  • Журнал учета бланков, сами бланки являются документами строгой отчетности (должны храниться в помещении/сейфе с соответствующим ограничением доступа).
  • Заводская пломба является фиксатором одного из концов шнура от прошивки журнала. Развязывать его, изымать страницы учетной книги, заменять их строго запрещено.
  • Заполнять журнал имеет право только ответственное за него лицо.
  • Ставить заверительную подпись может лишь руководитель учреждения (выполнение процедуры доверенным лицом, сотрудником, который впоследствии будет вести журнал, является правонарушением).
  • К журналу не должны иметь доступ третьи лица, если при этом отсутствует сотрудник, отвечающий за внесение записей.
  • Средства за получение нового формуляра трудовой и вкладыша выплачивает гражданин, получающий документы (взимание средств за выданный документ выполняют согласно п. 47 Правил № 225).
Читайте также:  Можно ли исправлять ошибки в трудовой книжке и как правильно это делать

Ежемесячно лицо, ответственное за учет формуляров трудовых книжек и вкладных листов к ним, обязано документально отчитываться об:

  • количестве имеющихся незаполненных формуляров,
  • количестве выданных на руки,
  • суммах, полученных за выдачу оформленных документов гражданам.

Выдача формуляров проводится за счет предприятия, если:

  • имевшийся на хранении документ был утерян работниками организации, отвечавшими за сохранность данных бумаг;
  • документ был утерян, уничтожен вследствие чрезвычайных обстоятельств (производственной аварии, кражи документов из сейфа учреждения, пожара, стихийного бедствия).

Требования к заполнению:

  1. Бланки заполняют ручкой с пастой.
  2. Записи вносят поочередно, разборчиво, без помарок.
  3. Новую запись проводят в день поступления/приема на учет формуляров и вкладышей к трудовым книжкам либо в момент выдачи документа лицу, нуждающемуся в нем.
  4. Испорченный бланк трудовой (в процессе заполнения была допущена помарка либо ошибочно внесена недостоверная информация), подлежит обязательной утилизации.

Алгоритм внесения сведений:

  1. В специальной графе указывают порядковый номер записи.
  2. В отдельные колонки вписывают число, месяц, год выполнения учетных сведений.
  3. В пятой колонке указывают данные о лице, выдавшем формуляры/получившем бланк (ФИО гражданина или наименование организации).
  4. В шестой прописывают основание для выдачи, индикационный номер документа и дату его выдачи предъявителю.
  5. В колонке прихода сначала указывают количество полученных трудовых книжек, их серию, номер, затем прописывают сведения о вкладышах.
  6. Вносят сведения о потраченной на приобретения формуляров сумме.
  7. В графе прихода указывают количество выданных трудовых книжек, число вкладышей к ним с обязательным указанием серии, номеров документов.
  8. В заключительную колонку вносят сведения о сумме средств, подлежащих к получению за выданные формуляры.

Не путайте прошивку книги по учету бланков ТК с прошивкой книги учета движения ТК. Это — разные вещи! О ведении книги учета движения трудовых мы подробно писали в этой статье.

Неправильное ведение и ответственность

Отсутствие в организации Журнала учета документов, позволяющих определять рабочий стаж граждан, места работы и продолжительность деятельности, дает контролирующему органу право на штрафное административное наказание в виде штрафа:

  • от 500 до 5 тыс. рублей (для должностных лиц);
  • 30–50 тыс. рублей (для организации).

Можно ли и как вносить в нее изменения?

Любые исправления сведений без сопровождающих письменных пояснений от лица ответственного за Журнал, недопустимы. Что является еще одним видом защиты от подделки документальных сведений.

Уведомление о том, что в строке определенной графы исправлены сведения, фиксируют:

  • в специальном поле для примечаний, если такое есть в таблице Журнала (ошибочную информацию зачеркивают одной аккуратной линией, а в примечании запись об ошибке удостоверяют личной росписью, ответственного за книгу учета, расшифровкой подписи, датой проведения процедуры);
  • строкой ниже, но в той же графе, где была допущена неточность (неверные сведения не зачеркивают, лишь указывают прописью, что запись, имеющая номер такой-то, недостоверна). Далее указывают достоверные сведения.

Ведение приходно-расходной книги для выполнения учета закупаемых и выдаваемых новых формуляров трудовых книжек, некоторыми руководителями организаций игнорируется. Однако в случае выявления факта отсутствия такого документа, равно как и уличение в нарушении регламента ее заполнения, наказывается административным взысканием.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-46-83 (Москва)
+7 (812) 425-67-01 (Санкт-Петербург)

Учет трудовых книжек: что важно знать бухгалтеру и кадровику

Аудитор рассказывает о безошибочном учете трудовых книжек в компании.

Где отражают учет трудовых книжек

  • приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы этих книг утверждены в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением № 69.

Приходно-расходная книга должна вестись в бухгалтерии. В эту книгу вносятся сведения о получении и расходовании бланков трудовых книжек с указанием серии и номера каждого бланка.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Электронные трудовые книжки введут в России с 2018 года. Минтруд заявил, что готов рассмотреть вопрос о переводе россиян на электронные трудовые книжки. «Идея перехода на электронный кадровый документооборот, безусловно, заслуживает внимания», — заявили в пресс-службе ведомства. Переход на электронные трудовые книжки поддержали также в Федеральной службе по труду и занятости. При этом глава ведомства Всеволод Вуколов отмечал, что это позволит снизить объемы бумажной пересылки документов.

Что с печатью?

В связи с этим Минтруд России выпустил приказ от 31.10.16 г. № 589н «Об утверждении разъяснения по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225 «О трудовых книжках».

В приказе указано, что проставление печати осуществляется при ее наличии в организации в следующих случаях:

  • на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку;
  • при заверении приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • при заверении записей, внесенных в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя при увольнении работника (прекращении трудового договора).

Если в организации отсутствует печать, записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Бланки трудовых книжек и вкладышей

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, так как оформить запись в трудовую книжку он обязан на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней (если работа является для него основной). Купить же за 5 дней бланки не всегда можно успеть, поэтому эти документы обычно приобретаются с некоторым запасом. Их стоимость включается в расходы организации: Д-т 20, 26, 44 и К-т 60 и т. п.

Согласно п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225, при выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с работника плату в размере расходов на их приобретения.

Бесплатно трудовая книжка и вкладыш выдаются только в двух случаях:

  1. если работодатель массово утратил трудовые книжки в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства);
  2. в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника.

В этих случаях новые трудовые книжки и вкладыши к ним оплачиваются работодателем.

Установленная работодателем плата должна включать в себя налог на добавленную стоимость.

Стоимость трудовой книжки (вкладыша в нее) по заявлению работника может быть удержана из его заработной платы или внесена им в кассу организации.

Бухгалтерский учет

Д-т 50, К-т 73 — получена оплата за трудовую книжку от работника;

Д-т 73 (70), К-т 91–1 — начислена выручка за реализацию трудовой книжки работнику;

Д-т 91–2, К-т 68 НДС — начислен НДС за реализацию трудовой книжки работнику.

Что будет за нарушение правил?

Работодатель приказом (распоряжением) должен назначить конкретного сотрудника, на которого будет возложена обязанность вести эту работу.

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации. В частности, по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, предусмотрены следующие виды наказаний: предупреждение или административный штраф:

  • на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;
  • на ИП — от 1000 до 5000 руб.;
  • на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей

Приходно-расходная книга по учету трудовых книжек является одним из основных реестров документооборота предприятия, где есть наемные сотрудники. Каким образом осуществляется ведение такого документа — рассмотрим ниже.

Скачать для просмотра и печати:

Для чего используется

Приходно-расходная книга являет собой регистрационный документ, где делаются записи о полученных предприятием новых бланках трудкнижек от их производителей/реализаторов и о последующей выдаче работникам.

Там фиксируют данные об:

  • издержках компании на закупку чистых бланков трудкнижек;
  • расходовании приобретенных документов ввиду выдачи/оформления персональной трудовой документации работникам.

Образец книги учета и движения трудовых книжек

Где приобрести

Закупают бланки по регламенту п. 3 правительственного Постановления № 225 от 16.04.03.

Периодичность, объемы закупок новых трудовых актов и приложений определяются нормами соглашений об услугах, заключенных между хозяйствующим субъектом и реализатором/производителем такой продукции.

Внимание! Такой журнал можно приобрести не везде. А лишь у реализаторов, зарегистрированных в качестве ИП и юрлиц, относящихся к предприятиям под маркой «ГОЗНАК».

Такой документ должен быть изготовлен согласно действующему регламенту и обладать следующими вариациями защиты:

Самостоятельная покупка трудоустраивающимися бланков трудкнижек, приложений к ним работодателями сегодня чаще всего не приветствуется.

Пример приходно-расходной книги

Ответственное лицо

Ответственных должностных лиц за своевременность внесения данных в журнал и подготовку отчетов о движении документов, назначает руководство компании.

Наиболее часто им является бухгалтер предприятия.

Назначенный ответственный за учетную книгу должен:

  • ознакамиться с письменным вариантом возлагаемых на него обязательств;
  • расписаться в реестре ознакомления с должностными инструкциями.

Правила хранения и использования

Вновь приобретенная книга учета прихода-расхода бланков трудкнижек должна быть оснащена неповрежденной индикаторной пронумерованной пломбой, изготовленной по ГОСТу 31282–2004.

До начала официального использования Книги заполняется ее титульник. Туда вписывается числовой код, зафиксированный на заводской пломбе в соответствующей графе.

Важно! Без указания числового кода сам журнал не будет считаться прошедшим опломбировку. Скачать для просмотра и печати:

Как правильно прошить

Обязательно требуется прошивка и опечатывание шнуровки.

Последовательность прошивной процедуры:

  • проделываются сквозные отверстия в левом незаполненном журнальном секторе. Делая дырки, нужно учесть удобство дальнейшего использования книги после прошивки,
  • через получившиеся отверстия продевают суровую или другую крепкую нитку так, чтобы в конце работы на обороте остались два кончика нити по 7–8 см. Они завязываются узлом,
  • поверх узла и приклеивается бумажный лист. Его поверхность предназначается для заверительной надписи о числе страниц в книге, дате проведения прошивки, сведениях о человеке, выполнившим процедуру (ФИО сокращенно и полностью, подпись).

Внимание! Прошнуровывает журнал ответственное за внесение записей лицо.

Как заверять

Алгоритм заверения книги учета:

  • выполняется сквозная нумерация журнальных страниц (данные о числе страниц указываются прописью и в виде цифр),
  • делается заверительная надпись (ее выполняет руководство компании, подтверждающее своей подписью, что указанное число страниц соответствует действительному).

Порядок ведения журнала

Существуют строгие правила ведения такого документа.

У каждой компании должно быть достаточное число бланков трудкнижек и вкладышей к ним.

Если ответственное за их выдачу лицо предполагает, что незаполненных документов может оказаться недостаточно, то он обязан уведомить об этом руководство в заявительной форме.

Наличие учетного Журнала для бланков трудкнижек и вкладышей обязательно для каждого предприятия, в котором используется наемный труд. Такой журнал, наравне с бланками, выступает документом строгой отчетности. Поэтому они должны храниться в сейфе.

Хранение

К журналу не должно быть доступа третьих лиц. Даже если на рабочем месте отсутствует работник, ответственный за внесение записей.

Деньги за получение нового бланка трудовой и вкладыша вносит сотрудник, получивший такой персонифицированный документ (взимание денег за выдачу производят по п. 47 Правил № 225).

Как отчитываться

Каждый месяц ответственное за учет бланков лицо должно документально отчитываться о:

  • числе имеющихся незаполненных бланков;
  • количествах полученных на руки;
  • объемах средств, полученных за выдачу оформленных документов.

Выдача бланка производится за счет предприятия, если документ:

  • имевшийся на хранении в компании был утрачен иными работниками, отвечавшими за его сохранность;
  • утерян, уничтожен из-за чрезвычайных обстоятельств (производственной аварии, хищения документов из сейфа компании, пожара, стихийного бедствия).

Важно! Если документ уничтожен — составляется акт, в который нужно вклеить данные для идентификации. Для этого нужно вырезать поля с номером и серией уничтоженного документа.

Ведение журнала

Заводская пломба — фиксатор одного из концов шнура от журнальной прошивки. Расцеплять, удалять страницы, заменять их на новые — возбраняется.

Требования к заполнению:

  • формуляры заполняются авторучкой с пастой,
  • записи вносятся поочередно, разборчиво, без помарок,
  • новую запись производят в день поступления/приема на учет бланков и вкладышей к трудкнижкам или при выдаче такого документа лицу, нуждающемуся в нем,
  • испорченный бланк трудовой (в процессе заполнения которого была допущена помарка либо ошибочно внесены ложные ведения), подлежит обязательной утилизации.
  • ограниченным доступом.

Важно! Заполнять журнал вправе лишь ответственное за этот процесс лицо.

Ставить заверительную подпись имеет право только руководство предприятия. Выполнение заверения даже доверенным лицом руководителя расценивается как административный деликт.

Несоблюдение вышеперечисленных требований может повлечь привлечение юрлица и его руководства к юридической ответственности, включая административную.

Размер штрафов составляет:

  • для должностного лица — от 500 до 5 тыс. руб.;
  • для юрлиц — 30–50 тыс. рублей (для организации).


Учет трудовых книжек

Материалы подготовлены группой консультантов-методологов ЗАО “BKR-Интерком-Аудит”

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, согласно пункту 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек в организациях ведутся:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

Формы указанных книг приведены в Приложениях 2 и 3 к Постановлению Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

В приходно-расходную книгу бухгалтер записывает, когда, у кого, в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были куплены трудовые книжки и вкладыши. Кроме того, в книге отражается когда, кому (Ф.И.О., должность работника), в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были выданы бланки. Рассмотрим на примере порядок заполнения приходно-расходной книги.

15 июля 2005 года ОАО «Сервис» было приобретено у ЗАО «Разносбыт» 5 трудовых книжек. Цена за бланк – 120 рублей. Продажа бланков трудовых книжек была оформлена накладной №23965 от 15 июля 2005 года. Купленные бланки имеют серию АХ, а номера с 0068435 по 0068440.

В этом же месяце 25 числа ОАО «Сервис» приняло оператором Петрова И.И., который устроился на работу впервые. Приказ от 25 июля 2005 года №35-к. На основании заявки №9 от 25 июля 2005 года кадровику Свиридовой Н.П. была выдана трудовая книжка серии АХ за №0068435.

Общая стоимость приобретенных трудовых книжек составила 600 рублей.

Приходно-расходную книгу бухгалтеру необходимо заполнить следующим образом:

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей ведут специалисты отдела кадров. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные вновь принятым работникам (с указанием серии и номера), а также указывается должность (специальность) работника, наименование места его работы с указание структурного подразделения, номер и дата приказа, на основании которого произведен прием работника, подпись лица, заполнившего трудовую книжку, ее стоимость и прочее.

В книгах все листы в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, скреплены сургучной печатью или опломбированы. Такие требования установлено пунктом 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Воспользуемся условиями примера 1.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей специалистом отдела кадров Свиридовой Н.П. были сделаны следующие записи:

Отсутствие перечисленных книг либо их неправильное оформление является серьезным нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность.

В соответствии с пунктом 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, выдавая работнику трудовую книжку, работодатель взимает с него стоимость бланка. Не взимается плата с работника лишь в двух случаях:

– при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства). В данном случае выдается дубликат трудовой книжки;

– в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

Размер платы за бланк трудовой книжки определяется размером расходов на ее приобретение.

Вопрос о том, происходит ли реализация книжек при взимании платы за нее, спорный. Поэтому существует два способа учета выданных трудовых книжек, рассмотрим их.

Выбор варианта приобретения бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и последующего взимания платы за них с работников остается за работодателем.

При таком способе учета считается, что организация покупает книжки для личных целей работников, а не для себя. Следовательно, работодатель является посредником между продавцом бланков и работником, поэтому бланки книжек не нужно приходовать.

В соответствии с Приказом Минфина Российской Федерации от 31 октября 2000 года №94н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» трудовые книжки учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» (вместе с НДС). «Входной» НДС по трудовым книжкам нельзя принимать к вычету. На стоимость выданного бланка НДС начислять не нужно.

Организация в феврале приобрела 30 бланков трудовых книжек по 70 рублей за штуку (в том числе НДС – 11 рублей). Общая стоимость бланков – 2100 рублей (в том числе НДС – 320 рублей) – была оплачена в тот же месяц.

В апреле организация принимает на работу специалиста, не имеющего трудового стажа. Поэтому отдел кадров завел для него трудовую книжку, а стоимость бланка по его заявлению удержана из заработной платы.

К счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» рекомендуем открыть субсчет 73-3 «Расчеты за трудовые книжки».

В бухгалтерском учете операции отражаются следующими записями:

Читайте также:  Как должно быть отражено образование сотрудника в его трудовой книжке
Ссылка на основную публикацию