Продажа работодателем сотруднику бланка трудовой книжки и вкладыша к ней

Продажа работодателем сотруднику бланка трудовой книжки и вкладыша к ней

Основной документ сотрудника, подтверждающий его стаж работы и указывающий занимаемую в организации должность, – трудовая книжка. Поскольку этот документ чрезвычайно важен для работника, во время пребывания на официальной работе хранится он в отделе кадров организации-работодателя. Продажа работодателем бланка трудовой книжки сотруднику является законным действием, если необходимо завести новую книгу. Не только начальник, но и бухгалтерия несут ответственность за хранение трудовых. Именно они хранят бланки новых документов.

Бухгалтер напрямую связан с трудовыми книжками. Он ведет учет всех операций, проводимых с документами. В зависимости от внутреннего устава и распорядка фирмы (организации) бухгалтер может нести полную или частичную ответственность за учет, хранение и нарушение порядка выдачи трудовой книги. Также отдельно проводится учет документации, в частности трудовых книжек, дубликатов, бланков и вкладышей в отделе кадров. При этом сведения о чистых экземплярах, являющихся резервными, отражаются в одной книге учета, а данные о ведении и хранении трудовых книг сотрудников – в другой.

Прием на работу и обязанности работодателя

Во время заключения договора между сотрудником и работодателем последний должен убедиться в наличии трудовой книжки у работника. Если человек впервые пришел на работу и еще не имеет трудового стажа, необходимо завести на него новый документ. В такой ситуации закономерным является вопрос: кто оплачивает новую трудовую книжку?

Согласно ТК РФ, приобретение вкладышей и трудовых книжек является обязанностью работодателя. Стоимость бланка составляет порядка 200 рублей, плюс следует учесть налоги. Первая ошибка работодателя – невключение данных затрат в налоговый отчет, что ведет к длительным спорам с инспекцией по поводу правомерности операций с трудовыми.

Такие тяготы могут вылиться в круглую сумму. Также следует быть предельно внимательными по поводу того, насколько корректные записи вносят в этот документ, чтобы не возникло споров еще и между сотрудником и организацией. В таком случае, если дело дойдет до судебных разбирательств, проиграет именно работодатель. Данные вопросы весьма актуальны, поскольку в соответствии с законодательными актами работодатель несет полную ответственность за учет, хранение, заполнение трудовых книг и вкладышей к ним.

Работа без трудовой книги

Трудовой кодекс обязывает организацию или ИП вести документы на своих сотрудников – трудовые книжки. Такой документ заводится в обязательном порядке на каждого работника, состоящего на службе свыше 5 рабочих дней, при учете, что данная работа является основной. Это утверждают 66 и 309 статьи Трудового кодекса. При этом работодатель руководствуется следующими документами:

  • Правила, утвержденные соответствующим постановлением №225.
  • Инструкция №69, составленная по распоряжению Министерства труда РФ.

Сотрудник обязан предъявить трудовую книгу во время заключения трудового договора с работодателем. Существуют два исключения из данного правила, позволяющие пренебречь необходимостью предъявления данного документа:

  • Если работник устраивается в компанию по совместительству.
  • Если сотрудник впервые устраивается на работу, имеет нулевой трудовой стаж, у него просто нет трудовой книги. Данное утверждение освещено в статье 63 ТК. В течение рабочей недели работодатель обязан завести на сотрудника трудовую книгу. Данный документ необходимо оформить в соответствии со всеми инструкциями.

Утрата трудовой книжки

Если человек не имеет трудовой книжки, потому что потерял ее, то во время приема на работу работодатель обязан оформить новый документ при условии, что человек написал соответствующее заявление. В нем будет указываться причина отсутствия трудового документа. А кто оплачивает трудовые книжки? Во время выдачи дубликата с работника взимается стоимость документа. Данное положение освещено в Правилах ведения, в пункте 47.

Исключение составляют случаи:

  • когда первичное заполнение документа было произведено с ошибками, допущенными в отделе кадров>
  • если трудовая книжка испорчена в результате несчастного случая на производстве или по другим обстоятельствам, не связанным с халатностью работника>
  • в случае массовой утраты документов работодателем во время ЧС.

В соответствии с пунктом 44 Правил работодатель всегда должен иметь определенное количество чистых бланков и вкладышей в трудовую книгу.

Учет бланков

В соответствии с законодательством, работодатель во время составления и заключения договора о труде должен оформить трудовую книжку на соискателя, если это первая работа. Во время срока, пока длится трудовой договор, работодатель должен вести трудовую книжку сотрудника, а в случае расторжения договора книжка выдается сотруднику.

Работодатель приобретает чистые трудовые книжки и вкладыши к ним по договору с Гознаком. При этом происходит оплата фактической стоимости документов, поэтому в случае выдачи экземпляра работнику с последнего взимается плата, соответствующая цене, по которой было осуществлено приобретение чистого бланка.

Перед тем, как рассматривать данные действия с точки зрения бухгалтерского учета и налогообложения, следует выяснить, как именно следует отражать операции выдачи новых трудовых книжек и вкладышей. Согласно фискальной точке зрения, такой процесс, как выдача трудовой книжки, является способом реализации, однако, по утверждениям независимых специалистов и судов, прямой реализации нет.

Дело в том, что хотя работник и вынужден платить деньги за бланк трудовой книги, данный процесс не является реализацией. Продажа работодателем бланка трудовой книги работнику является формальностью, при которой работодатель выступает промежуточным звеном между Гознаком и сотрудником. Это объясняется тем, что для работодателя отсутствует прибыль с каждой единицы документа, а значит, данный процесс не является реализацией.

При заполнении налоговой декларации можно смело указывать стоимость единицы документа при закупке у государства и стоимость, взимаемую с сотрудника за дачу документа. По результатам можно увидеть, что работодатель не имеет прибыли, поскольку обе цены абсолютно равны.

Документооборот компании

Согласно части 2 статьи 66 Трудового кодекса, порядок приема и выдачи трудовых книжек строго регламентирован. В соответствии с Правилами хранения и ведения трудовых работодатель должен обеспечить соответствующий учет и позаботиться об их хранении. С этой целью в Инструкции №69 прописана необходимость ведения приходно-расходной книги учета и книги, отражающей движение трудовых книг и их вкладышей. Оба документа подлежат обязательной нумерации, скрепляются печатью или поддаются опломбировке.

Первая книга учета отражает бухгалтерию организации. В данную книгу вносятся сведения о получении и расходовании бланков. Чистые трудовые книги хранятся в сейфе, поскольку эти документы подлежат строгой отчетности и могут быть выданы только в случае соответствующего заявления со стороны сотрудника о необходимости создания дубликата трудовой книги или при найме на работу человека с нулевым стажем.

Специалист из отдела кадров, ответственный за ведение трудовых книг, должен в конце месяца подавать отчет в бухгалтерию о наличии и количестве чистых трудовых и вкладышей, а также предоставлять цифры расхода денежных средств за оформленные документы. Если бланк в процессе заполнения был испорчен, он подлежит уничтожению. В таком случае на каждый испорченный экземпляр необходимо составить акт. Только после подписания документа начальником плохие бланки подлежат уничтожению и списанию.

Хранение трудовых книжек

Трудовая книжка – личный документ. Но, несмотря на это, хранить его следует работодателю. Чаще всего трудовые книжки находятся в отделе кадров. Все книги, которые изымаются у сотрудников при приеме на работу, подлежат регистрации в книге учета движения трудовых и их вкладышей. Данный документ ведется службой отдела кадров. В соответствии с пунктом 35 Правил работодатель обязуется выдать сотруднику его трудовую книгу с записью об увольнении в день расторжения договора о труде.

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные по причине смерти сотрудника, подлежат хранению у работодателя до востребования в течение 50 лет согласно законодательству РФ об архивах и архивном деле. Если же работник жив и сам не пришел в день расторжения трудового договора, следует назначить ему встречу или уведомить о том, что в организации остались его документы.


О приобретении бланков трудовых книжек

Перед вами дополнительный материал к отчету о семинаре “Трудовая книжка: оформляем, заполняем, исправляем” (лектор Журавлева И.В. – консультант по кадровому учету и трудовым спорам, научный редактор журнала “Кадровые решения”, автор и преподаватель курса повышения квалификации “Школа кадровика”).

Где мы берем бланки трудовых книжек? Их должен приобрести именно работодатель, так как Правила гласят, что он обязан иметь достаточный запас бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Что значат слова “достаточный запас”, Правила не уточняют. И это естественно, потому что в каждой организации понятие “достаточный запас” трактуется по-своему. Где-то принимают новых работников раз в полгода, причем только людей с опытом работы, а значит, и с трудовыми книжками.

Следовательно, новые трудовые книжки приходится заводить крайне редко: если только кому-то понадобится новая книжка взамен утерянной или потребуется сделать дубликат книжки. Поэтому один-два бланка трудовых книжек иметь в запасе для такой организации вполне достаточно. Но поскольку принимают людей с опытом работы, значит, кому-то из работников вполне может понадобиться вкладыш в книжку. Поэтому бланков вкладышей в такой организации нужно иметь штук пять-десять, если не больше, в зависимости от общей численности работников в организации.

А в другой организации каждый месяц принимают новых работников по несколько десятков человек – бывает и такое. Причем приходит большое количество молодых людей, которые устраиваются на работу впервые. Соответственно, там бланков трудовых книжек нужно иметь много, а бланки вкладышей нужны в значительно меньшем количестве.

Так что здесь ответственный за ведение книжек работник должен сам решить, исходя из специфики своей организации, сколько и каких бланков нужно иметь.

Очень важный вопрос – где именно приобретать бланки трудовых книжек и вкладыши в них. И то и другое – это защищенная полиграфическая продукция, поэтому печатать их разрешено только типографиям Объединения “ГОЗНАК”, находящимся в ведении Минфина. А распространять их могут и другие организации, но строго по договорам с Объединением “ГОЗНАК” и имеющие право работать с защищенной полиграфической продукцией.

Как правило, большинство компаний, которые торгуют канцтоварами, также совершенно легитимно продают бланки трудовых книжек.

Если же у вас есть сомнения, является ли та или иная организация официальным распространителем бланков, то вы всегда можете это проверить, попросив у нее документы на право продажи бланков. При этом вам должны предложить такую подборку договоров: копию договора крупного оптовика с Объединением “ГОЗНАК”, у которого тот купил бланки, и копию договора с этим оптовиком той компании, у которой вы купили бланки книжек. То есть все эти договоры в совокупности подтвердят, что бланки у вас оказались на законном основании.

Так что приобрести трудовую книжку может, во-первых, только работодатель и, во-вторых, только у официальных распространителей бланков. Иной способ приобретения бланков трудовых книжек и вкладышей в них может рассматриваться как нарушение законодательства о труде, ответственность за которое предусмотрена статьей 5.27 КоАП. Поэтому приобретать бланки книжек непонятно где, на бегу весьма и весьма рискованно. И ни в коем случае нельзя принимать бланки книжек, принесенные работниками.

Вы, наверное, так же как и я, не раз видели в переходах метро людей, предлагающих купить трудовые книжки, дипломы, справки и тому подобное. Понятно, что имеются в виду поддельные заполненные трудовые книжки, но есть ведь люди наивные, которые искренне верят, что это просто бланки трудовых книжек, и покупают их.

Читайте также:  Как сделать первые записи в трудовой книжке

А бывают и совсем поразительные случаи. Приходит ко мне на семинар кадровик и приносит некий документ, на обложке которого написано “трудовая книжка”. Но назвать этот “документ” трудовой книжкой невозможно, потому что он ею не является. Хотя он и содержит, вроде бы, все реквизиты бланка книжки, однако ни его цвет, ни размер, ни бумага, я уж не говорю про водяные знаки и прочие способы защиты, не соответствуют утвержденным образцам. Просто какая-то типография сделала клише по образцу, приведенному в Правилах, и стала его печатать, возможно, даже не понимая, что творит нарушение. И даже нельзя сказать, что это подделка: это была бы подделка, если бы на бланке стояло, что он напечатан Объединением “ГОЗНАК”, но такого указания там не было. Люди купили эти бланки книжек и, устраиваясь на работу в какую-нибудь маленькую организацию, принесли их туда. А там трудовые книжки вел человек, который не имел представления, как именно должна выглядеть настоящая трудовая книжка, и потому он начал заполнять этот непонятный бланк.

Кстати, это еще один аргумент в пользу того, что ведение трудовых книжек лучше поручать кадровику, а не какому-нибудь другому работнику в довесок к его основным трудовым функциям. Ведь он может быть и несведущ в вопросах оформления кадровой документации.

Полный текст семинара читайте в журнале “Главная книга.Конференцзал” 2013, № 03

Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш в трудовую книжку – кто должен покупать его? Этот вопрос волнует многих ИП и руководителей небольших предприятий, при этом мнения на форумах для кадровиков и в статьях на профильных ресурсах озвучиваются разные. Посмотрим же, что говорит по этому поводу законодательство.

Кто приобретает вкладыш в трудовую книжку, согласно закону?

Скачать форму вкладыша

Работник за время своей трудовой деятельности может сменить множество должностей и мест работы, получить немало поощрений, заносящихся в трудовую книжку. В итоге может наступить момент, когда соответствующий раздел окажется заполненным целиком. Именно тогда и возникает необходимость в дополнительном документе — вкладыше в трудовую книжку. Сам по себе он не имеет никакой юридической силы (абз. 2 п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее — Правила), однако если вкладыш вшит в основной документ, то записи в нем ведутся так же, как и в самой трудовой (абз. 1 того же пункта Правил). Таким образом, вкладыш имеет юридическую силу только в том случае, если он вшит в трудовую книжку.

При этом на практике, когда свободное место в разделе подходит к концу, а запись делать работнику все-таки надо, нередко возникает вопрос: кто и за чей счет должен приобретать вкладыш? Особенно актуален этот вопрос для начинающих ИП с небольшим оборотом или маленьких предприятий.

Ответ на этот вопрос дает п. 46 Правил, согласно которому бланки трудовых книжек и вкладышей к ним изготавливаются централизованно в порядке, предусмотренном приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н. Изготовление производит ГОЗНАК, при этом бланки имеют степени защиты от подделок. Закупка таких бланков производится на основании договоров. Договоры, в свою очередь, заключаются либо с самим объединением ГОЗНАК, либо с распространителями, которые закупают защищенные бланки. Закупленные бланки доставляются службами доставки, самим работодателем или каким-либо иным способом, не противоречащим нормам законодательства.

Таким образом, ответ однозначен: бланк вкладыша (равно как и самой трудовой книжки для тех, кто впервые начинает работать) должен приобретаться работодателем.

За чей счет приобретается бланк?

Скачать форму трудовой книжки

Любая купля-продажа подразумевает оплату товара — и вот здесь уже возникает другой вопрос: за чей счет должен приобретаться вкладыш в трудовую книжку? На практике по этому поводу часто возникают споры: работодатель взыскивает деньги с работника, работник же возражает.

Ответ на этот вопрос можно найти в п. 47 Правил, который гласит, что работодатель при выдаче работнику вкладыша в трудовую взыскивает с него сумму, равную расходам на приобретение бланка. Это требование закона однозначно, разногласий в толковании тут просто не может быть.

Таким образом, если для продолжения записей в трудовой книжке требуется вкладыш, то приобретает его работодатель, а все расходы полностью возмещает работник. Однако размер возмещения не может превышать стоимости бланка, который использовался для конкретного работника. Это необходимо уточнить, поскольку довольно часто бланки трудовых книжек и вкладышей приобретаются на ГОЗНАКе или у распространителей оптом, большими партиями. В этом случае требовать с работника возмещения всех расходов, которые понес работодатель по договору на покупку бланков, п. 47 Правил не позволяет.

В каких случаях бланк оплачивает работодатель?

Нельзя не сказать и о том, что из общего правила, согласно которому и трудовая книжка, и вкладыш к ней оплачиваются за счет работника, есть исключения. Все тот же п. 47 Правил указывает, что стоимость бланка оплачивается работодателем в следующих случаях:

  1. Если бланк испорчен самим работодателем (п. 48 Правил). Если записи в книжке или вкладыше были сделаны с самого начала неправильно или бланк документа был необратимо испорчен и порча эта произошла по любой причине, кроме непосредственной вины работника, работодатель выдает новый бланк документа, при этом работник эти расходы не оплачивает.
    Скачать форму дубликата
  2. Если в результате чрезвычайной ситуации произошла массовая утрата трудовых книжек (п. 34 Правил). Поскольку вкладыш вшивается в книжку и отдельно от нее не заполняется (п. 38 Правил), при утрате книжек, разумеется, утрачиваются и вкладыши. В этой ситуации работнику выдается дубликат документа, а расходы за такую выдачу ложатся на работодателя.

Таким образом, можно сделать следующий вывод: в общем случае работник оплачивает выдачу как вкладыша, так и дубликата в случае утраты или порчи трудовой книжки (вместе с вкладышем) по его вине. Если же документ оказался утрачен в тот момент, когда он находился на хранении у работодателя, или испорчен работодателем, работник расходов не несет.

Налогообложение бланков трудовых книжек (вкладышей к ним)

Недавно контролирующие органы (Письмо ФНС РФ и Минфина РФ от 23.06.2015 г. №ГД-4-3/10833@) разъяснили порядок налогообложения (налог на прибыль и НДС) операций по выдаче бланков трудовых книжек (вкладышей в них) работнику.

Для начала обратимся к положениям ст.65 и ст.66 ТК РФ и Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225 «О трудовых книжках» (далее по тексту – Правила).

Итак, нормами ТК РФ предусмотрено, что при заключении трудового договора впервые работодателем должна быть оформлена трудовая книжка. При этом форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти (ст.66 ТК РФ). И в рамках реализации требований ст. 66 ТК РФ Правительством РФ утверждены Правила.

Согласно п. 44 Правил работодатель должен постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек (вкладышей в них). А при выдаче работникам трудовой книжки (вкладыша в нее) работодатель взимает с него плату (п.47 Правил).

1. НДС (Налог на добавленную стоимость)

Следует отметить, что обозначенная совместная позиция Минфина РФ и ФНС РФ в Письме от 23.06.2015 г. №ГД-4-3/10833@ не нова. На протяжении ряда лет операции по выдаче работникам трудовых книжек и вкладышей в них традиционно рассматриваются как объект обложения НДС, независимо от характера сделки (на возмездной либо безвозмездной основе происходит передача).

Признавая необходимость начисления НДС при передаче трудовых книжек и вкладышей в них, представители финансового ведомства отмечали (Письма Минфина от 16.08.2013 г. №03-03-05/33508, от 06.08.2009 г. №03-07-11/199, от 27.11.2008 г. №03-07-11/367, от 26.09.2007 г. №07-05-06/242, от 13.06.2007 г. №03-07-11/159), что никаких особенностей исчисления НДС по данным операциям гл.21 НК РФ не установлено. Напомним, что реализация имущества на территории РФ в общем случае является объектом налогообложения НДС (пп.1 п.1 ст.146 НК РФ). Реализацией товаров (в данном случае трудовых книжек и вкладышей в них) признается переход права собственности на них от работодателя к работнику (п.1 ст.39 НК РФ).

Не стало исключением в части изложенных рассуждений и комментируемое письмо ФНС РФ, Минфина РФ от 23.06.2015 г. №ГД-4-3/10833@, в котором приведены ссылки на ранее выпущенные письма Минфина РФ.

В нем контролирующие органы обратили внимание на то, что в случае если у организации сумма выручки от реализации товаров (работ, услуг) за три последовательных календарных месяца не превышает в совокупности два миллиона рублей, то такая организация вправе применить освобождение от исполнения обязанностей налогоплательщика в соответствии со ст. 145 НК РФ.

Таким образом, если работодатель является плательщиком НДС, то при передаче трудовой книжки (вкладыша в нее) работнику (за деньги или бесплатно) у работодателя возникает обязанность начисления НДС с ее покупной стоимости по ставке 18%.

В этом случае работодатель должен оформить счет-фактуру в одном экземпляре и зарегистрировать ее в книге продаж (п. 3 ст. 168 НК РФ, пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ, п. 3 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по НДС, утвержденных Постановлением Правительства РФ №1137, далее по тексту – Правила №1137).

А имеет ли право работодатель продавать трудовые книжки (вкладыши в них) работнику по цене выше закупочной (т.е. с наценкой)?

В соответствии с п.47 Правил размер платы за переданную работнику трудовую книжку (вкладыш в нее) определяется исходя из размера расходов на ее приобретение. То есть работодатель не имеет права продавать работнику трудовую книжку (вкладыш в нее) с наценкой к цене приобретения.

При этом «входной» НДС, предъявленный поставщиками трудовых книжек (вкладышей в них), может быть принят к вычету в общеустановленном порядке (пп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ, п. 1 ст. 172 НК РФ), а счет-фактура зарегистрирована в книге покупок (абз. 2 п. 2 Правил №1137).

Таким образом, НДС к уплате в бюджет по данной операции будет равен нулю.

При осуществлении данных операций может возникнуть вопрос о возникновении оснований для восстановления НДС в случае утраты (кражи, пожара и пр.) и порчи бланков трудовых книжек (вкладышей в них).

Случаи, когда налогоплательщик должен восстановить сумму принятого ранее к вычету НДС, указаны в гл.21 НК РФ достаточно четко. Ситуации, когда ранее принятый к вычету НДС необходимо восстановить к уплате в бюджет, установлены в п. 3 ст. 170 НК РФ и ст. 171.1 НК РФ. Среди приведенного перечня ситуаций, порча (утрата) товаров не значится. Следовательно, «входной» НДС в случае утраты (в т.ч. порчи) бланков трудовых книжек (вкладышей в них) восстановлению не подлежит (Решение ВАС РФ от 23.10.2006 г. №10652/06).

В виду несущественности стоимости подобных операций, судебных дел по данной тематике практически нет. Единственным арбитражным спором, исход которого завершился в пользу налогоплательщика, является Постановление ФАС Северо-Западного округа от 02.03.2007 г. №А56-44214/2006. В данном Постановлении основным аргументом отсутствия налоговой базы по НДС при оформлении трудовых книжек (вкладышей в них) работнику стала классификация таких операций. Так, судьи отметили, что товаром в качестве объекта налогообложения, признается любое имущество, реализуемое либо предназначенное для реализации (ст. 38 НК РФ). В данной ситуации такого не происходит, поскольку трудовые книжки приобретаются работодателем не с целью дальнейшей реализации. Приобретение и ведение трудовых книжек является обязанностью работодателя, установленной ст. 65 и ст. 66 ТК РФ. Кроме того, плата, взимаемая с работника при выдаче ему трудовой книжки или вкладыша в нее, лишь покрывает расходы работодателя на их приобретение (п. 47 Правил).

Читайте также:  Как правильно сделать запись в трудовую книгу о благодарности

Но в таком случае и «входной» вычет НДС по предъявленному счету-фактуре на приобретение трудовых книжек (вкладышей в них) налогоплательщик применить не сможет.

Так стоит ли спорить с контролирующими органами?

2. Налог на прибыль

В комментируемом письме затронуты вопросы учета доходов и расходов при передаче трудовых книжек (вкладышей в них) в целях исчисления налога на прибыль. Несмотря на то, что ответ был адресован казенным учреждениям (органам власти, органам местного самоуправления), вышеизложенный порядок в полной мере можно применить и к коммерческим организациям.

2.1 «Доходная» часть

В письме ФНС РФ и Минфина РФ от 23.06.2015 г. №ГД-4-3/10833@ отмечено, что доходы, не учитываемые в целях налогообложения прибыли, указаны в перечне, приведенном в ст. 251 НК РФ, который является исчерпывающим. В закрытом перечне операций не значатся операции по реализации бланков трудовых книжек (вкладышей в них) работнику. Поэтому выручка от данной операции подлежит налогообложению в общеустановленном порядке.

В этой части никаких нововведений приведенное письмо не содержит. Ранее в Письме Минфина от 26.09.2007 г. №07-05-06/242 также указывалось, что доходы, возникающие при выдаче трудовых книжек (вкладышей в них), учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль как внереализационные в соответствии с положениями ст. 250 НК РФ. Порядок признания таких внереализационных доходов установлен в пп.2 п.4 ст.271 НК РФ. Стоимость возмещения расходов работодателя на приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей в них) включается в состав доходов на дату внесения денежных средств в кассу (на расчетный счет) работодателя либо на дату удержания стоимости бланков (вкладышей в них) из заработной платы работника.

2.2 «Расходная» часть

В части расходов ситуация сложнее. Здесь нужно учитывать характер сделки: на возмездной или безвозмездной основе передаются бланки трудовых книжек (вкладыши в них), а также наличие обязанности работодателя выдать работнику бланки трудовых книжек (вкладышей в них).

В первом случае затраты работодателя по приобретению бланков трудовых книжек являются обоснованными и подлежат учету при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций, поскольку обязанность работодателя приобретать бланки трудовых книжек (вкладыши в них) обусловлена подзаконным актом Федерального органа власти (Письма ФНС РФ и Минфина РФ от 23.06.2015 г. №ГД-4-3/10833@, Минфина РФ от 26.09.2007 г. №07-05-06/242). То есть данные расходы на приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей в них) осуществлены во исполнение требований п.47 Правил, произведены для осуществления деятельности, направленной на получения дохода и удовлетворяют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ.

Поэтому указанные расходы могут быть включены в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Во втором случае безвозмездность сделки не означает невозможность учета бланков в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Если бесплатная выдача бланков трудовых книжек обусловлена:

– массовой их утерей в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) – п.34 Правил;

– неправильным первичным заполнением трудовой книжки (вкладыша в нее) – п.48 Правил;

– порчей не по вине работника – п.48 Правил,

то стоимость бланков трудовых книжек (вкладышей в них) оплачивается работодателем.

Тогда расходы на приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей в них) бесплатно выдаваемых работникам, также учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Такие расходы учитываются в составе косвенных расходов в полном объеме (п.1, п.2 ст.318 НК РФ).

Порядок признания прочих расходов, связанных с приобретением бланков трудовых книжек (вкладышей в них), установлен в абз.5 пп.3 п.7 ст.272 НК РФ.

Так, датой осуществления прочих расходов является:

– дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров;

– дата предъявления документов, служащих основанием для отражения расходов;

– последнее число отчетного (налогового) периода.

Конкретная выбранная дата признания подобных расходов должна быть прописана в учетной политике для целей налогообложения.

В иных случаях бесплатной выдачи бланков трудовых книжек (вкладышей в них) расходы на их приобретение не могут быть учтены, поскольку не соответствуют критериям ст.252 НК РФ. Согласно п. 16 ст. 270 НК РФ не учитываются в налоговой базе расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества (работ, услуг, имущественных прав) и расходы, связанные с такой передачей, если иное не предусмотрено гл. 25 НК РФ.

3. НДФЛ

К доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относятся полученные налогоплательщиком товары, выполненные в интересах налогоплательщика работы, оказанные в интересах налогоплательщика услуги на безвозмездной основе или с частичной оплатой (пп.2 п.2 ст.211 НК РФ).

В Письме ФНС РФ и Минфина РФ от 23.06.2015 г. №ГД-4-3/10833@ не рассматривался вопрос обложения НДФЛ операций по выдаче бланков трудовых книжек (вкладышей в них) работнику.

При разрешении вопроса возникновения объекта обложения НДФЛ также следует учитывать характер сделки: на возмездной или безвозмездной основе передаются бланки трудовых книжек (вкладышей в них), а также обязанность работодателя выдать работнику бланки трудовых книжек (вкладышей в них).

В первом случае объекта налогообложения НДФЛ не возникает.

Если же работодатель в силу п. 47 Правил обязан взимать плату с работника за бланк трудовой книжки (вкладыш в нее), но передает ее безвозмездно, то получение работником бланка трудовой книжки является его доходом в натуральной форме (пп. 2 п. 2 ст. 211 НК РФ). При этом позиция Минфина РФ (Письмо от 01.06.2010 г. №03-04-06/6-106) заключается в том, что бесплатная передача бланка трудовой книжки (вкладыша в нее) рассматривается как материальная помощь, полученная физическим лицом в сумме, не превышающей 4 тыс. рублей на одного работника за налоговый период (календарный год). В этом случае действует норма п.28 ст.217 НК РФ и полученный натуральный доход работника не подлежит обложению НДФЛ.

Отметим, что ранее Минфин РФ придерживался иной позиции (Письмо от 27.11.2008 г. №03-07-11/367) и разъяснял, что вся стоимость выданного бланка трудовой книжки (вкладыша в нее) признается доходом работника, полученным в натуральной форме, и облагается НДФЛ в установленном порядке (п. 1 ст. 210, пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

4. Страховые взносы

Прежде всего, отметим, что страховыми взносами во внебюджетные фонды облагаются выплаты работникам в рамках трудовых или гражданско-правовых отношений (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 г. №212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», далее по тексту – Закон №212-ФЗ).

В том случае если работник возмещает работодателю стоимость трудовой книжки (вкладыш в нее), то никаких выплат в пользу работника не происходит и, соответственно, объект обложения страховыми взносами не возникает. Стоимость бесплатно выданной работнику трудовой книжки (вкладыш в нее) также не облагается страховыми взносами в силу действия пп. 11 п. 1 ст. 9 Закона №212-ФЗ. Напомним, что в данном подпункте речь идет о суммах материальной помощи, оказываемых работодателями своим работникам, не превышающие 4 тыс. рублей на одного работника, за расчетный период.

Безвозмездно выданная работнику трудовая книжка (вкладыш к ней) не облагается и взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (пп. 12 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 г. №125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

Трудовые книжки: бланки, покупка, учет, хранение

  • Косульникова Марина | главный бухгалтер ООО «Галан»

П орядок ведения, учета и хранения трудовых книжек на практике постоянно вызывает споры. Учитывая, что именно трудовая книжка является подтверждением стажа сотрудника, все ошибки, связанные с ее ведением, не лучшим образом отражаются на работнике. Рассмотрим покупку, учет и хранение трудовых книжек, за которые ответственна чаще всего именно бухгалтерия.

Бланки трудовых книжек и вкладышей

Впервые трудовые книжки появились в 1919 г. в Москве и Петрограде. Однако уже в 1923 г. трудовые книжки были упразднены, т.к. их заменили удостоверения личности. А с 1926 г. стали действовать трудовые списки, в соответствии с которыми работникам выдавались справки. И только в 1939 г. для всех рабочих и служащих была введена трудовая книжка единого образца. С 1940 г. появился и вкладыш в трудовую книжку.

В прошлом веке можно было увидеть трудовую книжку колхозника и трудовую книжку старателя, также существовало еще 15 разновидностей трудовых книжек на языках союзных республик.

В настоящее время действуют новые бланки трудовых книжек и вкладышей 1 . Их формы утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Образцы трудовой книжки и вкладыша можно посмотреть в приказе Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках».

Защитный комплекс трудовой книжки включает в себя двухтоновой водяной знак, защитные волокна, бумага имеет две химические защиты – от вытравливания и для идентификации подлинности. На листы книжки нанесена гильоширная сетка, невидимая уф-краска, имеется ирисный переход и микротекст. Документ сшит защищенными нитками специальным швом, что исключает возможность замены листов.

Порядок приобретения бланков

Работодатель всегда обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Это следует из п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках» (далее – Порядок).

Важно знать, что с 1974 г. трудовая книжка печатается исключительно на ГОЗНАКе.

Распространением бланков трудовых книжек занимаются юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, установленным изготовителем (п. 3 Порядка). Они предусматривают организованные охрану, транспортировку, учет и складирование бланков и документов. ГОЗНАК заключил соответствующие договоры и работает над выполнением заказов фирм, которые являются официальными распространителями трудовых книжек и вкладышей в них 2 .

Работодатели покупают трудовые книжки и вкладыши к ним у изготовителя либо распространителя на основании соответствующих договоров (п. 4 Порядка).

В бухгалтерском учете покупку трудовых книжек и вкладышей в них отражают следующим образом:

  • Дебет 91 «Прочие расходы» Кредит 60 – приобретены бланки трудовых книжек и вкладышей в них 3 ;
  • Дебет 19 Кредит 60 – НДС по оприходованным бланкам;
  • Дебет 68 «НДС» Кредит 19 – принят к вычету НДС по оприходованным бланкам;
  • Дебет 60 Кредит 51 (50) – оплачены бланки;
  • Дебет 006 – оприходованы бланки трудовых книжек и вкладышей в них.

Для целей налогообложения прибыли затраты на покупку трудовых книжек и вкладышей могут быть учтены согласно подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (письмо Минфина России от 26.09.2007 № 07-05-06/242).

Читайте также:  Как оперативно и правильно сделать исправления в трудовой книжке?

Административная ответственность

Несоблюдение порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек является административным нарушением, за что налагается штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • на должностных лиц – от 1000 до 5000 руб.;
  • на предпринимателей – от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
  • на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Причем нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Назначаем ответственное лицо

По общему правилу ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил).

При этом работодатель приказом или распоряжением (см. Пример 1) назначает ответственное лицо по работе с трудовыми книжками (п. 45 Правил). Если в организации есть кадровое подразделение, то это, как правило, его руководитель. Если же такой структурной единицы нет, этим занимается бухгалтер.

Приказ о назначении уполномоченного лица, отвечающего за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

Не забудьте условие о работе с трудовыми книжками прописать в должностных обязанностях сотрудника (см. Пример 2).

Фрагмент должностной инструкции и/или трудового договора

Учет трудовых книжек

Учет бланков трудовых книжек и вкладышей

Все бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 42 Правил). За основу можно взять образец заявки на выдачу бланков, приведенный в Примере 3.

Заявка на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей

Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил). Указанный акт оформляют в произвольной форме (см. Пример 4).

В бухгалтерском учете испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей списывают с забалансового счета 006 «Бланки строгой отчетности»:

  • Кредит 006 – списаны испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей в них.

Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них

Сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей, вносят в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей (п. 41 Правил). Форма указанной книги приведена в приложении № 1 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Образец заполнения см. в Примере 5.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. При этом следует указать суммы, полученные за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации (п. 42 Правил). Данный отчет составляется в произвольной форме.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Отчет об использовании бланков трудовых книжек и вкладышей в них

Учет приобретения и использования бланков трудовых книжек работодателем

В текущем месяце организация приобрела 10 бланков трудовых книжек и пять бланков вкладышей в трудовую книжку. Стоимость одного бланка трудовой книжки составляет 236 руб. (в том числе НДС 36 руб.), стоимость одного бланка вкладыша – 206,50 руб. (в том числе НДС 31,50 руб.).

В этом же месяце оформлены две трудовые книжки вновь принятым работникам и использованы три бланка вкладышей (в связи с переводом работников на другие должности), кроме того, один бланк вкладыша испорчен работником отдела кадров. Плата с работников взимается путем удержания денежных средств из их заработной платы на основании представленных ими заявлений.

Для целей налогообложения прибыли применяется метод начисления.

Порядок приобретения и использования бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ч. 1 ст. 66 Трудового кодекса РФ , п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек)). Организация-работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек ). Работнику, принятому на работу впервые, трудовая книжка оформляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Учитывая изложенное, работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (ч. 4 ст. 65 ТК РФ , п. п. 8, 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

На работодателя возлагается ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Дополнительно о правилах ведения и хранения трудовых книжек см. в Путеводителе по кадровым вопросам.

В общем случае при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек). В данном случае плата взимается с работников путем удержания денежных средств из их заработной платы на основании предоставленных ими заявлений.

При неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (абз. 2 п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Бухгалтерский учет

Порядок бухгалтерского учета бланков трудовых книжек нормативно не закреплен. По мнению Минфина России, затраты на приобретение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее относятся на прочие расходы, а плата, взимаемая работодателем с работника при выдаче ему трудовой книжки и вкладыша в нее, – на прочие доходы (Письмо от 29.01.2008 N 07-05-06/18 “Рекомендации аудиторским организациям, индивидуальным аудиторам, аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2007 год”). Названные прочие расходы признаются на дату приобретения бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а доходы – на дату появления у работников обязательства по оплате использованных бланков (п. п. 11, 16 , утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, п. п. 7, 16 , утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н).

Поскольку бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности (о чем сказано выше), информация о наличии и движении этих бланков отражается на забалансовом счете учета бланков строгой отчетности. Стоимость использованных по назначению бланков, а также испорченного бланка списывается с указанного забалансового счета.

Бухгалтерские записи по рассматриваемым операциям производятся в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н , и приведены в таблице проводок.

Налог на добавленную стоимость (НДС)

Сумма НДС, предъявленная продавцом бланков трудовых книжек и вкладышей, подлежит вычету при условии, что они приобретаются для осуществления операций, облагаемых НДС. Вычет производится на основании надлежаще оформленного счета-фактуры после принятия трудовых книжек и вкладышей на учет и при наличии соответствующих первичных документов (пп. 1 п. 2 ст. 171 , п. 1 ст. 172 , п. 2 ст. 169 НК РФ ).

Передача работникам бланков трудовой книжки и вкладыша в нее признается реализацией (п. 1 ст. 39 НК РФ ) и облагается НДС (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ , Письмо Минфина России от 19.05.2017 N 03-03-06/1/30818). Поэтому на дату оформления двух трудовых книжек вновь принятым работникам, а также на дату использования по назначению трех вкладышей в трудовую книжку у организации возникает налоговая база по НДС (пп. 1 п. 1 ст. 167 НК РФ ).

Напомним: плата, взимаемая с работника при выдаче ему трудовой книжки или вкладыша в нее, определяется исходя из суммы расходов организации на приобретение соответствующих бланков. Эти расходы определяются за вычетом предъявленного организации НДС (п. 1 ст. 170 НК РФ ). При использовании бланков НДС предъявляется работникам дополнительно к цене этих бланков (п. 1 ст. 168 НК РФ ). Из совокупности приведенных норм следует, что в данном случае налоговую базу формирует покупная стоимость использованных по назначению бланков за вычетом НДС, предъявленного продавцом бланков и принятого организацией к вычету (п. 1 ст. 154 НК РФ ).

Налогообложение производится по налоговой ставке 18% (п. 3 ст. 164 НК РФ ).

Заметим, что НДС по испорченному бланку, ранее правомерно принятый к вычету, восстановлению не подлежит, поскольку это не предусмотрено п. 3 ст. 170 НК РФ . Дополнительно по вопросу восстановления НДС, ранее принятого к вычету, в аналогичных ситуациях (при списании товаров в связи с недостачей, браком, пожаром и т.п.) см. Энциклопедию спорных ситуаций.

Налог на прибыль организаций

Затраты организации на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, осуществленные в целях исполнения обязанности по оформлению трудовой книжки работнику и подтвержденные документально, соответствуют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ и учитываются для целей налогообложения прибыли в качестве расходов. Такие же выводы содержатся, например, в Письме ФНС России от 23.06.2015 N ГД-4-3/10833@, п. 1 Письма Минфина России от 26.09.2007 N 07-05-06/242.

Указанные расходы могут быть включены в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ . Такие расходы признаются в период приобретения бланков (абз. 5 пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ ).

Доходы в виде взимаемой с работников платы (за вычетом НДС, предъявленного работнику), возникающие у организации при выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним, учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль (см., например, Письмо Минфина России от 19.05.2017 N 03-03-06/1/30818). При этом согласно п. 1 Письма Минфина России от 26.09.2007 N 07-05-06/242 доходы, возникающие при выдаче бланков, учитываются как внереализационные в соответствии со ст. 250 НК РФ . Эти доходы признаются в период использования по назначению бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (пп. 3 п. 4 ст. 271 НК РФ ).

При приобретении бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Ссылка на основную публикацию