Вкладыш на трудовую книжку и написание заявления на его получение

Как оформить вкладыш в трудовую книжку – образец

Как оформить образец-вкладыш в трудовую книжку — вопрос, актуальный даже для самого опытного кадровика. Изучим то, каким образом он может быть решен.

Когда осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку?

Вкладыш оформляется как часть трудовой книжки в том случае, если один из ее разделов оказывается заполненным и есть необходимость в дальнейшем внесении данных в него. Корректно оформленный вкладыш становится неотъемлемым элементом книжки и недействителен без нее.

В трудовой книжке предусмотрено 3 раздела для указания сведений о:

  • работнике (именуется также титульным листом);
  • работе;
  • вознаграждениях сотрудника.

Таким образом, у кадровика может появиться необходимость в оформлении вкладыша, если заканчиваются поля в любом из указанных разделов. При этом, как только в книжку вшивается вкладыш, продолжать внесение записей в оставшиеся в ней пустые поля нельзя — последующие данные правомерно вносить только в разделы прикрепленного вкладыша.

Чаще всего кадровику приходится осуществлять следующие операции:

  • заполнение вкладыша;
  • вшивание вкладыша;
  • юридическое оформление использования вкладыша в кадровом документообороте.

Изучим специфику данных процедур подробнее.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку?

Заполнение вкладыша во многом схоже с процедурой заполнения самой трудовой книжки. Так, кадровику, прежде всего, потребуется указать данные в первом разделе вкладыша — на титульном листе. А именно:

  • дату заполнения документа;
  • персональные сведения о сотруднике.

Сведения на титульном листе вкладыша заверяет подписью сам работник, а также специалист кадровой службы компании.

О заполнении трудовых книжек читайте в материале «Трудовая книжка — образец заполнения приема на работу».

Следующий этап заполнения вкладыша — внесение сведений в разделы 2 и 3. По структуре они такие же, как и в трудовой книжке, и отражают данные о работе и вознаграждениях работника. Основные правила их заполнения идентичны тем, что характеризуют заполнение самой книжки:

  • данные в графах 1, 2 и 4 указываются в полях, расположенных на одном уровне друг с другом, а также напротив поля, отражающего осуществление работодателем того или иного юридического действия (например, приема сотрудника на работу, увольнения, награждения);
  • порядковый номер записи, фиксируемый в графе 1, должен быть на единицу больше, чем предыдущий номер (даже если он до этого указан непосредственно в трудовой книжке);
  • недопустимы сокращения при внесении данных в документ.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку?

Лучше всего разместить вшиваемый вкладыш между последним листом трудовой книжки и задней половиной ее обложки. Для вшивания вкладыша нужно:

  • взять иголку с ниткой;
  • плотно приложить вкладыш к книжке;
  • пришить вкладыш к книжке, прокалывая его в двух местах и продевая через получившиеся отверстия нитку.

Вкладыш, как и трудовая книжка, имеет обложку — ее следует вшивать вместе с вкладышем.

Юридическое оформление вкладыша: нюансы

Легитимизация использования вкладыша как элемента трудовой книжки осуществляется посредством:

  • внесения сведений о нём в книгу учета трудовых книжек и вкладышей;
  • проставления в книжке штампа «Выдан вкладыш» и прописывания в его полях серии и номера вкладыша.

Решение первой задачи, как правило, не предполагает существенных проблем: всё, что нужно сделать кадровику, — вписать необходимые данные в унифицированную форму, утвержденную в приложении № 3 к постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Определенные сложности могут возникать при проставлении штампа «Выдан вкладыш». Рассмотрим данный нюанс подробнее.

Как может выглядеть образец записи «Выдан вкладыш» в трудовой книжке?

Штамп, о котором идет речь, должен быть проставлен в трудовой книжке сразу после того, как вкладыш будет заполнен и вшит в нее. Технически штамп должен быть чернильный, как и печать организации. В нём обычно присутствуют такие элемент, как:

  • прямоугольный контур;
  • словосочетание «Выдан вкладыш»;
  • слова «Серия» и «Номер»;
  • линии — для удобства вписывания серии и номера вкладыша.

Законодательством не регламентировано, в какую часть книжки нужно проставлять соответствующий штамп. Чаще всего он проставляется на:

  • титульном листе, при условии что не искажает существующих данных;
  • странице, расположенной перед титульным листом и примыкающей к обложке книжки.

Бывает, что в распоряжении кадровика нет соответствующего штампа. В этом нет никакой проблемы — вместо штампа в книжку можно вручную вписать словосочетание «Выдан вкладыш», слова «Серия» и «Номер».

Законодательством РФ возможность внесения записи о вкладыше в трудовую книжку вместо проставления штампа прямо не предусмотрена, но это действие кадровика не является противозаконным. Подобной позиции придерживаются многие эксперты, а также суды (определение Мосгорсуда от 12.10.2010 № 4г/7-8997/10 по процессу № 2-4901/09).

Кадровику крайне нежелательно имитировать штамп, например, методом прорисовки его графических элементов ручкой. Если кадровик использует в качестве альтернативы запись сведений о вкладыше вручную, то все свои действия он должен производить ручкой, причем одного цвета.

Где можно скачать образец заполнения вкладыша в трудовую книжку (образец оформления)?

Наши специалисты подготовили для вас отдельный файл с образцом оформленного вкладыша в трудовую книжку. Документ можно скачать по ссылке:

Итоги

Законодательство РФ предписывает сотрудникам кадровых служб в ряде случаев оформлять вкладыши в трудовую книжку. Важно не допустить ошибок при их заполнении, а также при легитимизации использования вкладышей посредством специальных штампов или записей.

Ознакомиться с особенностями законодательного регулирования иных аспектов правоотношений с участием работодателей и наемных сотрудников вы можете в статьях:

Вкладыш на трудовую книжку и написание заявления на его получение

Очень часто сотрудники отдела кадров, да и сами работники задаются вопросом о том, так ли необходимо писать заявление на вкладыш в трудовую книжку, и если да, то в каком порядке это делать. Трудовая книжка – это документ государственного образца, который подтверждает трудовую деятельность гражданина Российской Федерации: его стаж, должности, награды и повышения.

Иметь трудовую книжку необходимо каждому трудоспособному лицу для гарантированного пенсионного обеспечения в будущем. Все физические и юридические лица-предприниматели также обязаны вести трудовые книжки. Для тех, кто не знает, для чего нужен вкладыш в трудовую книжку, эта информация будет полезной.

Порядок обработки заявления на вкладыш в трудовую книжку

В случае, если какой-либо из разделов трудовой книжки («Сведения о награждениях» или «Сведения о работе») заканчивается, сотрудник отдела кадров обязан уведомить работника в письменной или устной форме об этом факте. В свою очередь, работник обязан написать заявление на выдачу вкладыша в трудовую книжку на имя директора предприятия.

Полученное заявление заверяется секретарем у руководителя предприятия. После того, как оно заверено, руководитель предприятия обязан издать приказ о выдаче работнику вкладыша.

Приказ должен быть составлен на бланке, который специально разработан для распоряжений внутри фирмы. Сотрудник отдела кадров должен проставить на бланке приказа все реквизиты предприятия, номер приказа и его дату. Все данные следует внести в книгу приказов.

В графе «Тема приказа» стоит указать «Выдача вкладыша к трудовой книжке». В графу «Основание» следует вписать «Заявление работника». В оставшейся распорядительной части приказа вписывается информация о том, что ответственным за выдачу вкладыша к трудовой книжке является сотрудник отдела кадров. При этом обе стороны – и кадровик, и сотрудник, который запрашивает вкладыш в трудовую, – должны быть ознакомлены с приказом.

Выдача вкладыша и его место в трудовой книжке

Вкладыш выдается работнику под расписку и именно того образца, который актуален на текущий день. В этом случае образец первоначальной трудовой книжки роли не играет. Согласно нормам трудового кодекса РФ, документ о трудовой деятельности является действительным, если на время его оформления был утвержден именно этот образец. При этом стоит знать, что количество требуемых на протяжении трудовой деятельности работника вкладышей для трудовой книжки законом не ограничено.

Вкладыш необходимо обязательно вшить суровой ниткой, используя не менее пяти точек крепления. Любой другой способ крепления вкладыша считается ненадежным.

В каком именно месте трудовой книжки крепить вкладыш, законодательство не указывает. Но оптимальным вариантом считается крепление между последней страницей трудовой книжки и ее обложкой. Работнику стоит помнить, что вкладыш без самой трудовой книжки считается недействительным.

Выплатить стоимость вкладыша работник может как наличными, внеся их в кассу предприятия, так и по перечислению из основной суммы заработной платы. Однако на усмотрение руководителя предприятия вкладыш трудовой книжки может быть выдан сотруднику и бесплатно.

Правильное оформление вкладыша

Оформлять и вести вкладыш в трудовую книжку необходимо в том же порядке, что и саму книжку. То есть продолжать нумерацию во вкладыше, ранее начатую в самой трудовой книжке. Титульный лист вкладыша заполняется на основании паспорта работника и его документа об образовании. На первой странице также необходимо вписать фамилию и подпись сотрудника, ответственного за оформление. Рядом должна находиться подпись работника, которому вкладыш принадлежит.

Если же меняются персональные данные работника, то изменения нужно внести как в саму трудовую книжку, так и во вкладыш (со ссылкой на трудовое законодательство Российской Федерации).

Информация о вкладыше

Сотрудникам отдела кадров и работнику необходимо также знать, где пишут информацию о вкладыше в трудовую книжку.

Чтобы правильно внести информацию о вкладыше, вначале необходимо на титульной странице самой трудовой книжки проставить штамп «Выдан вкладыш». Штамп ставится или в правом верхнем углу титульной страницы трудовой книжки (но таким образом, чтобы он не закрывал других записей), или на внутренней стороне обложки. Если у предприятия не имеется подобного штампа, то можно внести запись «Выдан вкладыш» от руки. Но штамп на предприятии впоследствии должен быть, поскольку того требует законодательство. В проставленный штамп необходимо вписать информацию о вкладыше: его серию и номер.

Занесение данных о вкладыше в книгу учета трудовых книжек

После того, как сама книжка и вкладыш оформлены должным образом, необходимо сделать соответствующую запись в книге учета трудовых книжек:

  • вписать персональные данные работника, получившего вкладыш>
  • указать его должность и дату, когда вкладыш был выдан.
Читайте также:  Правильное заполнение приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек

Также обязательной информацией для внесения в книгу учета трудовых книжек является серия и номер самого вкладыша. И последнее, что необходимо указать в книге, – это название предприятия и отдела, в котором трудится работник.

Порядковый номер при выдаче вкладыша в трудовую книжку в книге учета трудовых книжек должен быть соответствующим не основной части трудовой, а иметь свое место в ряде записей в книге.

При расторжении трудового договора между сотрудником и работодателем в трудовой делается соответствующая запись и книжка выдается на руки работнику.


Составляем заявление на вкладыш в трудовую книжку – образец

Заявление на вкладыш в трудовую книжку – образец данного документа можно составить самостоятельно, руководствуясь разъяснениями, изложенными в статье, либо воспользоваться готовым вариантом, который можно найти ниже. В статье рассмотрены вопросы, касающиеся процедуры запроса вкладыша в трудовую.

Что такое вкладыш в трудовую книжку, для чего он необходим?

Трудовая книжка — кадровый документ, который содержит исчерпывающие сведения о трудоустройстве работника, а также его трудовом стаже. Трудовые книжки оформляются на всех без исключения работников организации либо ИП. Работодатель ответственен за ведение трудовых книжек, обязан заполнять их в течение 5 дней с момента трудоустройства каждого конкретного работника. Данная информация содержится в ст. 66 ТК РФ.

Трудовая книжка и вкладыш к ней составляются по единым формам, которые утверждены постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 и актуальны в настоящий момент. Этим же постановлением утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек (далее по тексту — Правила), которые распространяются на вкладыши, поскольку содержат нормы, регулирующие порядок их выдачи, заполнения.

Форма (бланк) трудовой книжки состоит из трех частей:

  • титульного листа;
  • сведений о трудовой деятельности работника;
  • сведений о награждениях работника.

2-я и 3-я части содержат по 10 разворотов (20 страниц). Может возникнуть ситуация, когда имеющихся в бланке трудовой книжки страниц, содержащихся в одном из разделов, недостаточно для указания всей необходимой информации. Это может быть связано с частым переходом работника на новые места службы либо большим количеством поощрений и награждений.

Именно в таких ситуациях необходимо использовать вкладыши, которые по своему содержанию дублируют содержание форм трех частей трудовой книжки. Вкладыш вшивается в тот раздел книжки, заполнение которого требует продолжения.

Бланки трудовых книжек и вкладышей в них выпускаются исключительно государством в лице Гознака (п. 2 Порядка, утвержденного приказом Минфина РФ «О трудовых книжках» от 22.12.2003 № 117н). Собственноручное изготовление работодателем новой трудовой книжки в случае, если в старой нет места для заполнения всей необходимой информации, невозможно. Аналогично не допускается и собственноручное изготовление вкладышей в трудовую книжку. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

Требуется ли работнику писать заявление о выдаче вкладыша в трудовую книжку?

Многие кадровики выражают в различных источниках мнение о том, что работник не обязан писать заявление о выдаче вкладыша в трудовую книжку. Необходимо разобраться, так ли это и есть ли необходимость в написании рассматриваемого заявления?

Правовое регулирование необходимости выдачи вкладыша содержится в п. 38 Правил, согласно которому при полном заполнении какого-либо раздела трудовой книжки в нее вшивается вкладыш, оформляемый работодателем аналогично порядку оформления трудовой книжки.

При оформлении трудовой книжки (в частности, при первоначальном трудоустройстве либо утрате трудовой книжки) работник обязан написать об этом заявление, что предусмотрено ч. 5 ст. 65 ТК РФ (по этому пути идет и судебная практика, в частности, отраженная в Кассационном определении Верховного суда Удмуртской Республики от 26.03.2012 по делу № 33-853/12). Таким образом, подача работодателю заявления на выдачу вкладыша — обязанность работника, прямо установленная ч. 5 ст. 65 ТК РФ, а также п. 38 Правил.

Еще одной причиной, по которой работник обязан написать заявление о выдаче вкладыша, является необходимость его волеизъявления о том, каким образом будут оплачены расходы на приобретение вкладыша. Согласно п. 47 Правил, вкладыш оплачивается работником, а его стоимость равна затратам работодателя на приобретение трудовой книжки (вкладыша).

Стоимость вкладыша работодатель может вычесть из заработной платы работника либо получить наличными деньгами или безналичным переводом. В любом случае работник должен написать заявление, в котором может указать, каким образом он желает оплатить стоимость вкладыша. Без такой информации работодатель не имеет права вычитать из заработной платы работника стоимость вкладыша.

Составляем образец заявления на вкладыш в трудовую книжку

Заявление работника на вкладыш в трудовую книжку в просительной части должно содержать:

  • просьбу работника о выдаче вкладыша в трудовую книжку;
  • просьбу работника о списании стоимости вкладыша из заработной платы либо указание на то, что вкладыш будет оплачен наличным либо безналичным расчетом.

Возможно написание двух заявлений, каждое из которых будет содержать соответствующую просьбу, однако это нецелесообразно, поэтому оба заявления можно объединить в одно.

В шапке заявления указывается информация о работодателе, а именно — о наименовании организации, имени и инициалах ее руководителя (либо об ИП).

Далее указывается должность заявителя, его фамилия, инициалы.

Ниже пишется: «Заявление».

В основной части заявления нужно обозначить причину, по которой необходима выдача вкладыша в трудовую книжку, в частности, заполнение всех страниц какого-либо из разделов трудовой книжки. Далее следует просьба о выдаче вкладыша в трудовую книжку.

Поскольку оплата стоимости вкладыша возлагается на работника, соответственно, далее по тексту заявления необходимо указать то, каким образом будет произведена оплата (либо посредством вычета из заработной платы, либо наличным/безналичным расчетом).

Если работодатель испортил бланк вкладыша, работник не обязан оплачивать стоимость вновь приобретенного работодателем бланка. Данные расходы должен нести сам работодатель (п. 48 Правил).

В конце заявления необходимо указать свои фамилию и инициалы, заверить документ личной подписью и ее расшифровкой.

Образец заявления выглядит следующим образом:

ООО «Наименование организации» Иванову А. А.

от помощника юриста

На основании того обстоятельства, что в трудовой книжке (номер), выданной (дата) на мое имя, полностью заполнены все страницы раздела (название раздела), прошу выдать вкладыш в трудовую книжку.

Дополнительно прошу вычесть из моей заработной платы за (указать месяц, последующий месяцу написания заявления) стоимость вкладыша, приобретенного работодателем в размере (указать сумму, потраченную работодателем).

Петрова Б. Б. (подпись, расшифровка)

Дата написания заявления

В случае если в трудовой книжке закончится свободное место, можно заполнить предложенный образец заявления и подать его работодателю.

Заявка на получение бланка трудовой книжки

Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле , уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы . Разные мнения по спорным вопросам – это естественно и нормально, уважайте мнение друг друга. Наш с Вами форум – для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы – это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.

В организации ведется приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей. Бланки хранятся в сейфе. Ответственный за ведение и хранение трудовых книжек бухгалтер. Ответственный за ведение книг – кадровик. При необходимости завести трудовую книжку, бухгалтер брал из сейфа бланк, кадровик вписывал в приходно-расходную книгу.

Тут узнали, что нужно оформлять заявку на получение бланков… Мучаемся : на чье имя? Ведь кадровик не хранит эти бланки. Бухгалтер сам у себя просит и сам выдает?

А как у вас? Можно форму посмотреть.

от Ивановой Ольги Александровны, Главному бухгалтеру

менеджера ААО «МММ»

Заявка на получение бланков

трудовых книжек и их вкладышей

Прошу выдать бланки трудовых книжек (или вкладышей к ним для заполнения) на вновь принятых сотрудников завода (или для продолжения записей о работе):

1. Иванов Олег Иванович

2. Сидоров Иван Владимирович

3. Сидоров Алексей Сергеевич

В количестве 3 (трех) штук

Цитата
Horli написал:
Добрый день. В организации ведется приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей. Бланки хранятся в сейфе. Ответственный за ведение и хранение трудовых книжек бухгалтер. Ответственный за ведение книг – кадровик. При необходимости завести трудовую книжку, бухгалтер брал из сейфа бланк, кадровик вписывал в приходно-расходную книгу. Тут узнали, что нужно оформлять заявку на получение бланков… Мучаемся : на чье имя? Ведь кадровик не хранит эти бланки. Бухгалтер сам у себя просит и сам выдает? А как у вас? Можно форму посмотреть. Спасибо

Отписаться от сообщений с форума

Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума. Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума. Вместе с тем, убедительная просьба к участникам – при общении не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д. Если Вы заметили сообщение, которое, возможно нарушает закон или правила форума, пожалуйста, напишите нам >>

Работа чата временно приостановлена!
Завсегдатаи чата могут встретиться в теме Болталка нашего форума >>

18.03.2020

27.03.2020

27.03.2020

27.03.2020

27.03.2020

26.03.2020

26.03.2020

26.03.2020

26.03.2020

26.03.2020

27.03.2020

Вы оставите бумажную трудовую книжку или откажетесь от нее в пользу сведений о трудовой деятельности? Отметить свое мнение и узнать ответы коллег >>

Книги по кадровому делопроизводству

От профессионалов КД.
Печатные и электронные версии.
Доставка по РФ

Журналы учета и регистрации. Разные!

Отличное качество, плотная обложка+ПВХ, чёткая разлиновка, правильные графы. Прошивка, пломба.
Успейте заказать по старым ценам!

Как правильно оформить вкладыш в трудовой книжке работника

К концу трудовой деятельности многие граждане обнаруживают, что трудовая также завершается, то есть страницы в ней заканчиваются.

У некоторых лиц, отличающихся особой активностью, последняя страница заполняется, когда до пенсионного возраста ещё очень далеко. В этих случаях ситуация решается за счёт вкладыша, который вшивается в заканчивающуюся трудовую, продолжая её.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-47 . Это быстро и бесплатно !

Что такое вкладыш?

Вкладыш в ТК – документ, имеющий следующие характеристики:

  • размер (формат) 88х125 мм;
  • обложка картонная;
  • содержит 46 страниц;
  • имеет элементы защиты.

Внутри бланк вкладыша в точности повторяет графы и иную структуру трудовой, а также наделён собственным идентификационным номером, который проставлен на каждом листе вкладыша в правом верхнем углу.

Как используется и для чего нужен?

По завершении использования ТК в том случае, если последняя страница документа заполнена и на ней не осталось места для необходимой записи, ни в коем случае нельзя:

  • Зачёркивать сведения о награждениях и поощрениях и вносить вместо них сведения о работе.
  • Вкладывать или вклеивать чистые листы от бланков трудовых и вносить на них сведения.
  • Заводить новую трудовую.

По окончании свободного места, необходимого для внесения записей о трудовой деятельности лица, нужно завести вкладыш в трудовую книжку.

Вкладыш станет единственным правомочным продолжением внесения записей в ТК, что продиктовано Правилами, утверждёнными на правительственном уровне 16.04.2003 года за № 225.

Соответственно вкладыш станет правовым основанием для оформления трудового стажа работника и его последующего учёта при начислении пенсии.

Где получать?

По большому счёту, работника этот вопрос беспокоить не должен. Бланки вкладышей, так же как и бланки трудовых должны храниться в отделе кадров предприятия или в бухгалтерии. На маленьких предприятиях, где эти отделы отсутствуют, за хранение бланков отвечает уполномоченное лицо.

Индивидуальный предприниматель обеспечивает бланками работников лично. То есть бланки у работодателя всегда должны быть. Он обязан закупать их в специализированных торговых организациях по мере необходимости и хранить вне доступа для посторонних лиц, предварительно зарегистрировав в приходно-расходном журнале.

По мере необходимости, когда в закончившуюся трудовую нужно внести запись, уполномоченный за внесение записей работник получает бланк вкладыша под роспись и аккуратно, с соблюдением норм и правил, заполняет его.

Эти бланки, как и бланки книжек, имеют определённую степень защиты, их приобретение осуществляется работодателем в соответствии с положениями и в порядке, установленными Министерством Финансов РФ.

Обычно организации заключают договор о поставке бланков на предприятие. Доверять эту процедуру работнику неправомерно, так как в зону его доступа не входит возможность контакта с обозначенными организациями, гарантирующими качество бланков. Он может приобрести бланк, качество которого сомнительно. А работодатель обязан сотрудничать с компаниями, имеющими лицензию на реализацию полиграфической продукции.

Организация имеет право по усмотрению руководителя:

  • Передать бланк работнику безвозмездно (п.44, 48 Правил).
  • Взимать деньги за выдачу бланка вкладыша (п.47 Правил).

При этом работодатель не имеет права завышать цену на бланки вкладышей в сравнении с ценой закупки. Если партия бланков вкладышей закупалась по соответствующей стоимости, а впоследствии цена возросла – это также не может стать причиной повышения цены на бланк.

Заявление на получение

Если работодатель взимает деньги, истраченные им на приобретение бланков вкладышей, то он может использовать два актуальных способа:

  • получить наличными;
  • вычесть из заработной платы.

Выбор способа компенсации стоимости бланка зависит от работодателя, он же может предоставить выбор удобного способа оплаты работнику. Но работодатель должен понимать, что работник, предпочитающий, чтобы средства вычли из зарплаты, должен подтвердить это письменно, в форме заявления.

Всё зависит от порядка, установленного в организации. Если вопросом занимается уполномоченное лицо – заявление нужно будет написать ему. Однако составляется оно на имя руководителя организации или предприятия. Уполномоченное лицо или отдел примут его, удостоверят подписью руководителя предприятия и пустят в делопроизводство.

На основании подписанного руководителем и оформленного по всем правилам заявления можно произвести вычет средств. Без просьбы, выраженной в заявлении, никаких вычетов производить нельзя.

Правильно составить заявление можно в свободной форме, по аналогии с другими заявлениями.

В нём должны быть указаны в верхнем правом углу фамилия и инициалы руководителя, к которому обращается работник, а ниже – сведения о заявляющем.

Далее нужно логично изложить следующее:

  • Заявить о том, что в трудовую книжку необходим вкладыш, с указанием причины.
  • Попросить выдать и надлежаще оформить вкладыш в ТК.
  • Просить вычесть стоимость бланка вкладыша из заработной платы за текущий месяц. Обязательно указать сумму, соответствующую стоимости бланка вкладыша. Эти сведения можно получить у ответственного лица или в бухгалтерии.
  • Поставить дату и подпись

Выдача вкладыша

Его может получить лишь уполномоченное лицо, под роспись. Если уполномоченный за ведение ТК хранит бланки у себя в сейфе (шкафу), то ему остаётся лишь взять бланк вкладыша и начать заполнять его. Тем не менее, заполнение бланка является его выдачей. Соответственно, если предприятие взимает плату за бланки – работнику нужно расписаться в приходно-расходной книге бланков самому или написать заявление.

Запись о выдаче вкладыша в ТК осуществляется на внутренней стороне обложки трудовой. Здесь кадровик или ответственный ставит штамп и номер вкладыша. Этот номер проставлен по всему продолжению вкладыша, на всех листах типографским способом, то есть каждый экземпляр этого документа уникален. Запись о выдаче даёт ему юридическую силу полноценного документа.

Формулировка записи, посредством которой вкладыш удостоверяется на лицевой стороне трудовой, проста: «Выдан вкладыш (указать его идентификационный номер)». Никакой другой информации здесь давать не нужно.

Где регистрируются?

После приобретения организацией бланков трудовых и вкладышей к ним, они должны быть проведены соответствующим актом приёмки. После их приобретения, они должны быть оформлены в соответствующем журнале. Здесь регистрируется их приход и расход.

Эта приходно-расходная книга учёта бланков ведётся бухгалтерией, поэтому зачастую и бланки хранятся здесь же. В других случаях бухгалтера лишь получают партию бланков, сразу же передавая их кадровикам или уполномоченным. Если бланки хранятся в бухгалтерии, кадровик даёт заявку главному бухгалтеру, а впоследствии отчитывается за использование бланка.

Если бланк испорчен при заполнении титульного листа или внесения первичной записи во вкладыш, он списывается специальным актом и уничтожается. Исправлять испорченные таким образом бланки или продолжать их использовать недопустимо.

При приёме на работу сотрудника с вкладышем в трудовой, в Книге учёта движения ТК вкладыш регистрируется вместе с трудовой. Регистрация в Книге осуществляется по данным, которые составляют форму основного документа (ТК).

Правила и инструкции ведения и заполнения вкладыша в ТК

Ведение вкладыша ориентируется на два важнейших в этом отношении документа:

  • Правила, утверждённые Правительством 16.04.2003 года за № 225.
  • Постановление Министерства труда и социального развития от 10.10.2003 года за № 69 – Инструкции по заполнению и ведению ТК и вкладышей к ним.

Заполнить вкладыш в ТК нужно аккуратно, без помарок. Он заполняется до внесения номера в ТК и подшивки. Дело в том, что при заполнении может быть допущена помарка или описка.

В этом случае придётся менять бланк и исправлять внесённый на титульный лист трудовой номер. Если при заполнении титульного листа вкладыша допущена помарка или ошибка – бланк нужно заменить и сделать аккуратную запись на новом бланке, а испорченный – списать актом.

Дата заполнения обычно выбирается не произвольно, а связана с необходимостью внесения новой записи:

  • о приёме или увольнении;
  • о переименовании отдела или организации;
  • об изменении формы собственности и т.п.

Например, работник подал заявление об увольнении за 2 недели заранее. В этот период готовится приказ об увольнении и приводится в порядок ТК. Если есть необходимость – заполняется вкладыш. Иногда заполнение вкладыша связано с очередной инспекторской (или иной) проверкой. То есть дата заполнения вкладыша не должна быть связана с определённым событием, отражённым в трудовой. Тем не менее, такую связь можно допустить.

Штамп о выдаче может правомерно заменить собой надпись, внесённую вручную. Так же как и надпись, штамп ставится в верхнем правом углу титульного листа трудовой. Это небольшой прямоугольник 10х25 мм, который состоит из формулировки: «Выдан вкладыш». Номер вкладыша вписывается уполномоченным за выдачу.

Перенос записи из ТК во вкладыш осуществляется непосредственно. Кадровик или ответственный должен визуально определить, чтобы для последней записи хватило места на странице.

Он вносит её, заполнив оставшееся место. Следующая запись вносится уже во вкладыш. Нормой считается, если запись о приёме осталась в трудовой. А во вкладыш внесены сведения об увольнении.

Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей, внесённых в трудовую. То есть первый порядковый номер во вкладыше на единицу больше того, который оказался последним в трудовой книжке. Если один вкладыш уже существует, следующий продолжает нумерацию предыдущего.

Пошаговое оформление

Однако, во вкладыше сведения могут быть более актуальными. Например, изменилась фамилия в связи с замужеством. Работник приобрёл высшее образование, повысил разряд и т.п. нужно обязательно идентифицировать сведения в документах. Если на титульном листе не отражена новая фамилия работника – её недопустимо указывать во вкладыше без изменения в трудовой.

После заполнения вкладыша, чтобы избежать помарки:

  • Нужно проверить все внесённые сведения на титульный лист и в графы вкладыша.
  • Поставить штамп или сделать запись о выдаче вкладыша.
  • Внести уникальный идентификатор (номер) вкладыша.
  • Подшить вкладыш к трудовой.

Правильно подшитый вкладыш, должен быть скреплён с трудовой. Крепление должно соответствовать инструкциям.

Его нельзя приклеивать, закреплять скрепками, металлическими скобами и пользоваться прочим материалом. Он подшивается к внутренней стороне обложки трудовой, точнее – между обложкой и последней страницей книжки.

Подшивается он при помощи ниток. Для этого используют обычные хлопковые нитки, лучше всего — № 10. Они достаточно прочные и не разрывают бумагу при использовании вкладыша. Пришивают вкладыш следующим образом:

  • От верхнего и нижнего края вкладыша отступают приблизительно по 2-3 см.
  • Шилом проделываются отверстия.
  • Игла с ниткой продевается в обложку вкладыша и обложку трудовой, вытягиваясь через её заднюю стенку.
  • Игла возвращается, продеваясь через заднюю стенку обложки трудовой, затем через отверстие в обложке вкладыша.
  • Таким образом, нужно сделать несколько аккуратных стежков, прикрепив нитками вкладыш в ТК.

Действителен ли вкладыш без трудовой?

Сам по себе вкладыш не действителен, о чём констатируют положения Правил и Инструкций, а также другие правовые документы Трудового законодательства.

Без ТК по вкладышу недопустимо:

  • принимать на работу;
  • увольнять с работы;
  • делать учётную запись;
  • проводить другие процедуры.

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку работника

Полезное видео по теме

Заключение.

Вкладыш в трудовую книжку – выход из любой сложной ситуации, когда в книжке заканчиваются страницы для её ведения. Только вкладыш может стать адекватным способом решения проблемы. Но он не может иметь самостоятельный статус документа, его юридическая сила определена трудовой. Для этого его выдача регистрируется на титульном листе ТК.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-59-47 (Москва)
+7 (812) 467-40-53 (Санкт-Петербург)

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка — важный документ, на страницах которого содержится информация о трудовой занятности человека на протяжении всей его жизни. Стандартная трудовая книжка содержит десять разворотов страниц для внесения сведений о трудовом пути ее владельца. Иногда этого объема становится недостаточно для записи всех данных, а использовать с этой целью страницы, предназначенные для «сведений о награждениях», категорически запрещено. Для продолжения записей об истории занятности используется отдельный специальный вкладыш, форма которого утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», а как правильно заполнять вкладыш к трудовой книжке, можно узнать в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Вкладыш

По сути он является продолжением трудовой книжки, поэтому как образец заполнения вкладыша в трудовую книжку в 2020 году можно использовать основные страницы. Бланк вкладыша имеет свои отдельные серию и номер и является документом строгой отчетности, но не может быть действительным без основной ТК. Если заканчивается место для записей о работе и на страницах вкладыша, то можно использовать еще один. Приобрести, учесть и заполнить вкладыш должен работодатель, у которого в реальном времени хранится трудовая книжка работника. Впоследствии стоимость бланка удерживается из заработной платы работника (с обязательным предварительным уведомлением). Сведения о вкладышах заносятся в специальный журнал учета, хранящийся в отделе кадров, с записью уникального номера и серии бланка.

Выдача вкладыша в трудовую книжку, образец заполнения

Достаточно посмотреть на титульный лист основного документа, чтобы понять, как оформить образец вкладыша в трудовую книжку. Трудовая книжка и титульный лист вкладыша должны содержать дублирующую актуальную информацию. Заполнять титульный лист следует аккуратно.

Помарки и исправления не допускаются, в случае ошибки бланк считается испорченным и подлежит утилизации. Поскольку вкладыши — документы строгой отчетности, номер испорченного бланка обязательно фиксируется в журнале учета. Кстати, поэтому запись о наличии вкладыша, его серию и номер в трудовую книжку рекомендуется заносить уже после вшивания правильно заполненной вкладки. Если надпись о вкладыше была все-таки сделана заранее, то в нее необходимо внести соответствующие поправки.

В дальнейшем исправления на листах вкладыша вносятся по тем же правилам, что и в основном документе. Основной образец, как заполнять вкладыш в трудовую книжку, — это сама трудовая книжка. Обязательно ставится дата заполнения титульного листа, которая соответствует началу использования вкладыша, и печать организации-работодателя. Записи на листах вкладыша должны продолжать общую текущую нумерацию, а не начинаться с номера 1. С того момента как трудовая книжка дополняется вкладышем, записи можно делать только на его листах. Все записи заверяются подписью кадровика и печатью организации-работодателя.

Известны случаи, когда для продолжения записей в ТК вклеивается бланк новой трудовой книжки. Это неправильно. Трудовая книжка с номером и серией у человека может быть одна. Возможность получения новой или другой трудовой книжки взамен закончившейся законодательством не предусмотрена. Для продолжения ведения записей должен использоваться исключительно соответствующий нормам бланк вкладыша. Также не разрешается подшивать или приклеивать в трудовую книжку отдельные чистые листы. Для продолжения корректного ведения записей следует использовать чистый бланк-вкладыш, содержащий девять разворотов «сведений о работе» целиком.

Иногда, чтобы не оставлять пустые страницы и не вшивать громоздкий вкладыш, кадровики вычеркивают в основном бланке в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово, заменяют его на слово «работе» и продолжают ведение записей. Это категорически запрещено. Если никаких наград у работника не было, то в бланке трудовой книжки должно остаться десять чистых разворотов, предназначенных для внесения «сведений о награждениях», а записи о работе должны быть продолжены на соответствующих листах вкладыша. Надо напомнить, что выжимка из правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей содержится на двух последних листах трудовой книжки.

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку 2020. Титульный лист

Трудовая книжка и титульный лист вкладыша должны содержать одинаковую актуальную информацию. В этом вопросе необходимо следовать официальной инструкции. В центральной части титула находятся несколько граф для записи имени, отчества, фамилии работника, которому принадлежит трудовая книжка. Ниже указывается дата рождения и специализация работника. Трудовая книжка и, соответственно, вкладыш должны содержать информацию о месте учебы сотрудника либо указываться полученное образование. Поскольку образование — это (в некоторых случаях) основание для принятия работника на соответствующую должность. Должность вписывается в графы листов «сведения о работе». Как обычно, на этих страницах вкладыша фиксируются порядковый номер записи (во вкладыше нумерация продолжается, а не начинается заново), дата, а также приказ (с номером и датой), отражающий прием сотрудника на работу.

Выдан вкладыш в трудовую книжку запись, образец, инструкция по вшиванию

Вкладыш без основной трудовой книжки недействителен. Для качественного и надежного скрепления бланков используется метод вшивания. Вкладыш вставляется в развернутом виде между последней страницей и обложкой трудовой книжки. Для расположения вкладыша специального регламента нет. Шилом делается несколько сквозных отверстий, через которые плотной нитью вставка прикрепляется к основному бланку. Концы нити закрепляются внутри переплета узлами. Опечатывать эту конструкцию ни бумажной пломбой, ни тем более сургучом не требуется.

Трудовая книжка может быть дополнена любым количеством вкладышей, столько, сколько нужно для внесения необходимых актуальных сведений. Для титула каждого как образец заполнения вкладыша в трудовую книжку 2020 или любого другого года служит титульный лист основной ТК. Важное замечание: все вкладыши вшиваются в том виде, в каком были выпущены из типографии. Отрывать бумажную обложку с них нельзя.

Запись о вкладыше в трудовую книжку: образец заполнения

Трудовая книжка должна также иметь объявление о наличии вкладыша. Для удобства существует и часто используется небольшой прямоугольной формы штамп в три строки «Выдан вкладыш. Серия. Номер». Если штампа нет, то допускается делать надпись от руки, используя шариковую ручку с синей или фиолетовой пастой. В обязательном порядке указываются серия и номер вкладыша. Месторасположение надписи (штампа) четко не регламентируется, главное — ничто не должно эту отметку скрывать, запись должна быть понятной, а информация с оттиска читаемой.

Образец, как заполняется вкладыш в трудовую книжку и делается запись о его наличии

После подробного рассмотрения правил о том, как трудовая книжка может быть дополнена вкладышем, стоит свести вышеперечисленное к списку, что нужно запомнить.

  1. Отрывать обложку вкладыша.
  2. Исправлять ошибки при первичном заполнении титульного листа вкладыша.
  3. Вклеивать новый бланк трудовой книжки в закончившуюся старую книжку.
  4. Актуальная трудовая книжка не может быть дополнена отдельными чистыми листами.
  5. Вместо использования вставки вычеркивать в основном бланке в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на слово «работе».

Важно помнить, что трудовая книжка обязательно должна быть вместе с вкладышем. Без нее сам по себе вкладыш, даже заверенный подписями и печатями, недействителен. Из этих документов в комплексе можно будет узнавать о работе и трудовых навыках владельца. Нумерация записей на страницах вкладыша не начинается заново, а продолжает уже начатую в основной трудовой книжке, которую следует принять за образец, как заполнить вкладыш в трудовую книжку 2020 года. Разрешено делать переносы для записей со страниц основной трудовой книжки на вшитый лист с того места, на котором запись обрывается. Документ непременно надо зарегистрировать в книге учета движения трудовых книжек, указав его серии и номера.

Читайте также:  Законно ли иметь две трудовые книжки одновременно?
Ссылка на основную публикацию