Выдача трудовой книжки на руки работнику, который продолжает работать

Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?

Как выдать трудовую книжку в 2020 году

В связи с введением с 2020 года электронных трудовых книжек, бумажные форматы постепенно утрачивают актуальность. Теперь если работник напишет вам заявление о выдаче бумажного документа на руки, вы не вправе ему отказать. Более того, вы больше не будете нести ответственность за ведение и хранение формуляра.

Как же оформить выдачу бумажной трудовой книжки?

  1. Получите у работника заявление о переходе на электронный вариант ведения трудовой книжки. Образец заявления см. здесь.
  2. Внесите запись о выдаче трудовой книжки. Образец такой записи см. в этом матертале.
  3. Отдайте бумажный документ сотруднику.
  4. По требованию работника или при его увольнении выдайте ему сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.

Рассмотрим порядок выдачи бумажной трудовой сотруднику в периоды до 2020 года или в случае, когда сотрудник просит продолжить ведение бумажной трудовой, но по какой-то причине хочет забрать документ на короткий промежуток времени.

Когда возможна выдача трудовой книжки на руки?

В законодательстве упоминается 2 «легальных» случая выдачи трудкнижки на руки сотруднику:

  • Возврат книжки увольняющемуся в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). Основной рабочий документ выдают вместе с другими обязательными бумагами и справками в тот же день, когда производится расчет с сотрудником.

Возможна ли отправка трудкнижки по почте, читайте в этой статье.

А о том, что произойдет, если книжка не будет отдана работнику, узнайте из материала «Не выдали вовремя трудовую уволенному работнику — придется платить?».

  • По заявлению работника на выдачу трудовой книжки на руки (ст. 62 ТК РФ), если оригинал требуется предъявить в орган обязательного соцстрахования (обычно — для оформления страховой пенсии по старости). Чтобы оформить пенсию, сотруднику необходим именно оригинал трудкнижки. Это главный документ, который подтверждает период работы по трудовому договору (п. 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015). Кадровик обязан выдать трудовую в течение 3 рабочих дней со дня получения от работника запроса, составленного в свободной форме. Те же 3 дня даются и на возврат книжки работодателю — отсчитываются они с той даты, в которую ПФР вернет ее сотруднику.

О других случаях выдачи трудовой книжки на руки ни ТК РФ, ни какие-либо иные нормативно-правовые акты не упоминают.

Кадровый документооборот ждут серьезные перемены. Введут ли электронные трудовые в ближайшее время, расскажет эта публикация.

Что будет, если выдать трудовую книжку на руки на основании заявления?

Сотруднику очень нужен оригинал трудкнижки, при этом он не увольняется и не собирается оформлять пенсию. Идти ли ему навстречу? В законодательстве однозначного ответа нет. Это значит, что не существует ни разрешения, ни прямых запретов на выдачу трудовой книжки на руки по заявлению работника в ситуациях, не перечисленных в ст. 62, 84.1 ТК РФ.

Однако стоит четко понимать: если вы отдадите работнику трудкнижку, отвечать за ее сохранность будет не он, а тот, кто уполномочен приказом на ведение и хранение трудкнижек (п. 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, письмо Роструда от 18.03.2008 № 656-6-0). Даже если в отделе кадров есть расписка работника. Иными словами, выдача трудовой на руки, особенно в случаях, не прописанных в ТК РФ, — это риск.

Об ответственности работодателя за утерю трудкнижки читайте здесь.

Получено заявление на выдачу трудовой на руки — как выдать книжку?

Как документально оформить временную выдачу трудкнижек на руки, законодательство не объясняет, в том числе для случая, разрешенного ст. 62 ТК РФ (для предъявления в орган соцстрахования). Для того чтобы обосновать правомерность временной выдачи, советуем получить от работника подтверждающий документ. Например, расписку, составленную в свободной форме.

Формулировка может быть такой:

Полученную расписку вложите в книгу учета движения трудкнижек.

В книге допущена ошибка? Вот что в этом случае советует Минтруд.

Чтобы не «копить» расписки, можно завести отдельный журнал, в котором будут фиксироваться случаи временной выдачи трудовых книжек на руки: работник распишется в нем при получении книжки, а кадровик — при ее возврате.

ВАЖНО! Отдавая трудовую на руки, оставьте себе копию. Если работник потеряет оригинал, собирать бумаги для оформления дубликата будет гораздо проще. И еще если вы решились на выдачу книжек в случаях, не предусмотренных законодательством, обязательно пропишите сроки возврата в локальных документах.

Подробнее об этом и других вопросах, касающихся правил ведения и учета трудовых книжек, читайте в нашей специальной рубрике. Вас ждут актуальные новости, подробные инструкции, разъяснения чиновников и советы опытных экспертов.

Итоги

С 2020 года введены электронные трудовые книжки. Сотрудники вправе выбрать формат ведения документа: только электронный или и электронный и бумажный. В первом случае внесите в бумажную трудовую соответствующую запись и выдайте ее сотруднику. С этого времени ответственности за ее ведение и хранение вы больше не несете.

Можно ли выдавать трудовую книжку на руки?

Сотрудник обратился к работодателю с просьбой выдать ему оригинал трудовой для оформления пенсии. Обычно ее отдают при увольнении, в последний рабочий день. Разберемся, возможна ли выдача оригинала трудовой книжки и в каких случаях.

Выдача трудовой книжки на руки работнику

Трудовая книжка — документ строгой отчетности, содержащий информацию о трудовом стаже, местах работы, поощрениях, переводах и увольнениях работника. В соответствии с ТК РФ сотрудник имеет право на получение от работодателя документов, связанных с работой, в том числе трудовой книжки.

На руки сотруднику может выдаться:

  • Оригинал трудовой книжки.

Законом предусмотрено всего 2 случая выдачи оригинала трудовой книжки: при увольнении и при достижении пенсионного возраста в связи с запросом ПФР. Выдача оригинала по иным причинам законом не разрешена.

  • Копия трудовой книжки.

Включает в себя все листы книжки, заверенные должным способом. Как правило, копия книжки требуется при получении кредита для предоставления в банк. Подробнее с порядком выдачи копий трудовой книжки и особенностями ее заверения можно ознакомиться в этой статье.

  • Выписка из трудовой книжки.

Оформляется, когда сотруднику необходима информация о конкретном периоде времени, как правило, последнем месте работы. Чаще всего выписка предоставляется при получении загранпаспорта, оформлении различных пособий и льгот, устройстве на работу по совместительству.

Рассмотрим подробнее, в каком порядке и в какой срок нужно выдать сотруднику оригинал трудовой книжки.

Порядок выдачи трудовой книжки на руки работнику

Итак, одной из причин выдачи трудовой книжки на руки работнику является ее предоставление в орган обязательного соцстрахования (обеспечения). Это происходит, когда сотрудник достигает пенсионного возраста, и в ПФР для назначения пенсии и подтверждения трудового стажа требуется оригинал трудовой книжки.

Оформление и выдача оригинала трудовой книжки происходит в следующем порядке.

Шаг 1. Получение от сотрудника соответствующего заявления

Заявление составляется в письменной форме. Обязательного бланка этого документа нет, сотрудник может подготовить его самостоятельно или воспользоваться образцом, предоставленным работодателем.

В заявлении укажите:

  • наименование работодателя и ФИО генерального директора (руководителя);
  • ФИО, должность, адрес и контактные данные сотрудника, запрашивающего трудовую книжку.
  • название документа (заявление о выдаче трудовой книжки в целях обязательного социального страхования (обеспечения);
  • просьбу о предоставлении оригинала трудовой книжки;
  • причину и место предоставления трудовой книжки;
  • дату составления документа и подпись сотрудника, его составившего.

Далее заявление передается на утверждение руководителю.

Шаг 2. Внесение записи в книгу учета движения трудовых книжек

Внесение записи в книгу учета движения трудовых книжек обезопасит работодателя от возможных последствий в случае утери работником трудовой книжки. Напомним, что за нарушение порядка ведения и учета трудовых книжек работодателя могут привлечь к ответственности в виде штрафа в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • от 1 000 до 5 000 руб. — для должностных лиц компании и ИП;
  • от 30 000 руб. до 50 000 руб. — для организаций.
Читайте также:  Где хранятся бланки трудовых книжек и вкладыши к ним

Шаг 3. Выдача оригинала трудовой книжки работнику

Выдать книжку сотруднику необходимо не позднее 3 рабочих дней с даты получения заявления от работника. За нарушение срока выдачи документа работодателя также могут привлечь к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Выдать и оригинал, и копию трудовой книжки работодатель обязан бесплатно. Получить книжку может не только работник, но и его представитель по доверенности. Нотариально заверять ее необязательно.

Вернуть трудовую книжку работодателю сотрудник обязан не позднее 3 календарных дней с даты возврата ее территориальным отделением ПФР.

Подводим итоги

  • Оригинал трудовой книжки выдается сотруднику в 2 случаях: при увольнении и для предоставления в ПФР при назначении пенсии.
  • Выдать трудовую книжку необходимо в течение 3 рабочих дней с даты получения от сотрудника соответствующего заявления.
  • Заявление на выдачу оригинала трудовой книжки составляется в письменном виде в свободной форме или по образцу, предоставленному работодателем.
  • Вернуть книжку работодателю сотрудник обязан в течение 3 рабочих дней с даты возврата ее территориальным отделением ПФР.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Выдача трудовой книжки на руки работнику, который продолжает работать

В соответствии нормативно правовыми актами, которые регулируют порядок ведения и хранения трудовых книг, выдача трудовой книжки на руки работнику продолжающему работать, не запрещена. Однако указанные документы также не предусматривают и обязанности работодателя по выдаче трудовой до наступления момента увольнения.

Выдача копий документов

Законодатель предусмотрел обязанность выдачи копий необходимых документов в статье 62 ТК РФ и пункте 7 Правил, регламентирующих порядок ведения и хранения трудовых книжек от 16.04.2003 N 225. В соответствии с указанными нормами, если работник подает письменное заявление с соответствующей просьбой, работодатель обязан на протяжении трех дней выдать надлежащим образом заверенную копию трудовой книжки или выписку. Указанные документы должны быть выданы безвозмездно.

Оформление пенсии

Очень часто возникает ситуация, когда работающий сотрудник приобретает право на пенсию в связи с достижением определенного возраста, но не планирует увольняться. Как правило при оформлении данного вида выплат, органы Пенсионного фонда РФ требуют у будущих пенсионеров предоставить оригинал документа, подтверждающего стаж или нотариально заверенную копию. По этой причине сотрудники обращаются с аналогичным требованием к работодателю.

Здесь следует отметить, что согласно п.13 Перечня (от 27.02.2002 N 16/19па), в подтверждение права на назначение пенсии принимаются только оригиналы документов, которые подтверждают стаж. Относительно предъявления оригинала трудовой книги, указанный пункт, предусматривает исключение из общего правила, и не содержит условия об обязательном ее предоставлении.

Разъяснение

В соответствии с письмом Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0, для подтверждения наличия необходимого стажа, допускается предоставление в территориальные органы Пенсионного фонда РФ заверенной нотариально копии трудовой книги. В соответствии с данным разъяснением, выдача трудовой книжки сотруднику на руки для подтверждения наличия необходимого стажа, не является обязательной.

Таким образом, законодательство о пенсионном обеспечении не возлагает на граждан обязанности представить в Пенсионный фонд РФ оригинал трудовой книжки.

В случаях когда, невзирая на предъявленные аргументы, должностные лица Пенсионного фонда РФ продолжают настаивать на предоставлении оригинала (нотариально удостоверенной копии), возможны следующие варианты поведения:

  1. Направится в органы Пенсионного фонда РФ вместе с сотрудником, и на месте самостоятельно предъявить оригинал трудовой книжки.
  2. Выдать заверенную нотариально копию документа.
  3. Выдать сотруднику оригинал.

Первый из предложенных вариантов поведения, по мнению многих специалистов, является самым оптимальным. Действуя подобным образом, лицо, назначенное ответственным за сохранность трудовых книг, обезопасит себя от ответственности при возможной утере данного документа. В соответствии с письмом Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0 ответственность за сохранность трудовой книжки работника в любом случае несет специально уполномоченное лицо работодателя.

Таким образом, учитывая приведенные выше разъяснения, даже в случаях, когда трудовая книжка выдается работнику на руки под расписку и на короткий срок, ответственность за ее сохранность несёт должностное лицо.

Нотариальное заверение

В случае возникновения обоснованной необходимости, сотрудник кадровой службы предприятия может самостоятельно обратится к нотариусу для того, что бы он заверил копии необходимых документов. Следует обратить внимание на то, что в соответствии с действующим законодательством, уплаченная за данную услугу сумма не подлежит взысканию с работника.

Выдача оригинала

Учитывая вышеизложенное, напрашивается вывод, что однозначного ответа на вопрос о том, в каких случаях выдается на руки работнику трудовая книжка, не существует. Работодатель обязан выдать работнику книгу на руки только при увольнении последнего.

Если по каким-либо причинам все-таки принято решение о выдаче оригинала данного документа на руки работающему сотруднику, необходимо постараться правильно оформить сопутствующие документы.

Организация работы

Поскольку вопрос надлежащей организации работы по обращению трудовых книг прямо не регламентирован действующими нормативными актами, работодателю следует позаботиться об этом самостоятельно. По мнению многих специалистов целесообразно утвердить локальные нормативные акты, которые будут регламентировать данную область, и определять в том числе:

  • Порядок организации кадровой работы.
  • Порядок, в соответствии с которым может осуществляться временная выдача трудовых книжек на руки.
  • Полномочия должностных лиц работодателя.

Регламентирование временной выдачи

В качестве подобных локальных нормативных актов могут выступать:

  • Должностная инструкция работника, который назначен ответственным за обращение с книжками, приказом руководителя.
  • Инструкция о порядке временной выдачи трудовых книжек работникам организации.
  • Правила внутреннего распорядка, в которые включены пункты о дисциплинарной ответственности.
  • Другие, утвержденные руководителем, распоряжения.

Инструкция о порядке временной выдачи

В подобную инструкцию рекомендуется включить пункт, который обязывает сотрудника, получившего временно трудовую книжку на руки для каких-либо целей, вернуть ее не позднее установленного срока. Не лишним будет внесение указания на то обстоятельство, что книжка должна быть возвращена в том же состоянии, в каком была получена.

Ознакомление

После утверждения данного локального акта надлежащим образом и вступления его в силу, следует в обязательном порядке ознакомить с его содержанием следующих сотрудников предприятия:

  • Лицо, назначенное приказом руководителя ответственным за работу с трудовыми книжками>
  • Сотрудников, которые заявили о необходимости временно получить оригинал документа на руки для различных целей. Среди причин может быть названа, в том числе и предоставление в Пенсионный фонд РФ, при оформлении пенсии.

Дисциплинарная ответственность

Для обеспечения выполнения норм указанной инструкции, целесообразно включить в подобную инструкцию и правила внутреннего распорядка, отдельные нормы, которые будут устанавливать дисциплинарную ответственность. Например, дисциплинарное взыскание может быть предусмотрено в случае нарушения требований локальных нормативных актов, в том числе актов, о порядке выдачи трудовых книг на кратковременный период.

Подобным образом также можно предусмотреть ответственность за несвоевременное возвращение или возвращение в ненадлежащем состоянии книжки, которая временно была выдана на руки работнику, и испорчена по его вине.

Образец заявления и расписки

Выдаче оригинала, в обязательном порядке должна предшествовать подача заявления на имя руководителя. Например:

Прошу Вас выдать мне трудовую книжку (подлинник, оригинал) для предоставления в … .

Трудовая книжка мною получена (дата). Обязуюсь вернуть трудовую книжку по окончании …. до (дата) без повреждений и исправлений.ФИО Дата

В случае положительного рассмотрения вопроса о выдаче, также должна быть оформлена соответствующая расписка. Например:

Трудовая книжка № __________________

получен(-ны) на руки ____________________________________________

Срок возврата __________________________________________.

Договоренность с органами Пенсионного фонда РФ

Некоторые практики рекомендуют согласовать с органами Пенсионного фонда РФ возможность предоставления оригиналов документов по письменному запросу Пенсионного фонда РФ в адрес предприятия.

После обоюдного согласования порядка предоставления и возвращения трудовых книг, основанием для их выдачи сотруднику организации может быть соответствующий запрос органов Пенсионного фонда РФ. Персональную дисциплинарную ответственность за обеспечение сохранности трудовой книжки с момента получения на руки и до момента ее возвращения в кадровую службу, должен нести её владелец.


Порядок выдачи трудовой книжки на руки работнику, который продолжает работать

Крайне редкое обращение о выдаче трудовой книжки на руки работнику, продолжающему работать, много лет вызывало оторопь тружеников кадрового сектора. На такую просьбу трудно ответить отказом. Но до 2015 года приходилось. Конечно, не все предприниматели и ответственный персонал шёл на поводу недописанных инструкций. Сотрудники не оставались неуслышанными, и трудовая книжка им выдавалась в большинстве случаев. Роль человеческого фактора при этом принимала серьёзные и ненужные обороты. Хотя это и не было нарушением Закона. Прямого запрета выдать трудовую книжку работнику не было никогда. Но и не была предусмотрена необходимая в подобных случаях процедура. Вообще, ничего ни в каких нормативных документах о такой простой жизненной ситуации законодатели долгое время не упоминали.

Читайте также:  Как правильно делать исправления в трудовой книжке

Возможные причины необходимости иметь несколько дней на руках трудовую книжку

Лишь с 1 января 2015 года всё начало проясняться. Поправки в необходимые правила и кодексы были внесены. И выдача на руки трудовой стала возможна, согласно главному государственному документу о труде. Теперь смело можно принимать заявление сотрудника и выдать на руки оригинал трудовой книжки. Условие выдачи только одно. Срок. Трудовая книжка выдаётся на время, заранее оговорённое.

Необходимость забрать трудовую книжку, не будучи при этом уволенным, возникает, прямо скажем, не часто. Возможных вариантов здесь немного:

  • приближающееся время назначения пенсии;
  • переговоры с другим работодателем о смене работы или о работе по совместительству;
  • для снятия нотариально заверенной копии трудовой книжки.

В первых двух случаях, казалось бы, достаточно взять заверенную копию трудовой. Но на практике оказывается не всегда достаточно. В Пенсионном фонде указания тоже противоречивы. В одном регламенте при рассмотрении назначения пенсии требуются исключительно оригиналы документов. Значит, трудовая книжка должна быть представлена оригиналом. По другим правилам, именно трудовая книжка исключена из перечня оригиналов документов, необходимых для предоставления в Пенсионный фонд. Любой чиновник предпочтёт перестраховаться. Поэтому работающему претенденту на государственный пенсион лучше получить оригинал свидетельства своей трудовой биографии.

Поиск другой работы в нормальном режиме лучше проводить, пока человек продолжает работать. Встречаются ещё коммерсанты, для которых профессиональный опыт претендента на вакантную должность важен. Они могли бы удовольствоваться и заверенной копией. Но не всегда довольствуются. При устройстве на работу по совместительству трудовая книжка остаётся на хранении с другими документами на основном месте работы.

Обязательное указание причины для выдачи ТК не прописано. Получается, что не запрещено. Поэтому задумываться о том, можно ли выдать книжку для предоставления в другое место, не стоит. Хотя раздаётся много советов выдавать книжку исключительно для предоставления в Пенсионный фонд.

Нотариально заверенные копии трудовых книжек нужны для получения лицензий, сертификатов на ведение профессиональной деятельности. Обычно это касается главных бухгалтеров, аудиторов, юристов, директоров предприятий.

Механизм выдачи трудовой книжки на несколько дней

С 2020 года работают уточнения для хранения кадровых документов. Если раньше руководитель организации отвечал за сохранность личных документов в течение всего времени работы сотрудника, то отныне, при наличии письменно оформленной и одобренной заявки на выдачу ТК, вся ответственность за сохранность во время отсутствия её на рабочем месте перекладывается на владельца. Другими словами, кто расписался за хранение, тот и в ответе за сохранность. Для этого надо организовать место для подписи. В стандартном бланке такой графы нет. Многими рекомендуется просто внести самим дополнительную графу. Это удобно, если предполагать, что один сотрудник за всё время работы на конкретном предприятии один раз обратится с таким заявлением. Многократные обращения, однако, тоже не запрещены. Поэтому для универсального применения лучше придумать отдельный регистр, используемый исключительно для выдачи трудовых книжек на время.

Для рассмотрения такого заявления законодатель отвёл работникам кадровых отделов только 3 дня. Или целых 3 дня. Поэтому работник, которому срочно понадобилась оригинальная его книжка трудовая, должен это учитывать. Само заявление пишется в свободной форме на имя руководителя предприятия.

Важно! В заявлении обязательно указывается срок возврата трудовой книжки.

В противном случае заявление просто не будет рассмотрено. А вот указание причины, по которой понадобилась книжка, не обязательно.

Всему этому: написанию заявления, дальнейшему его рассмотрению, утверждению и, в конце концов, выдаче предшествует создание специального регламента на данном конкретном предприятии. Законодатель поручил это дирекции работающей структуры. Это обязательно. На каждом предприятии должны быть прописаны и утверждены директором процедуры, сопровождающие выдачу трудовой книжки на определённое время на руки работнику, продолжающему работать в этой организации.

При обсуждении вопроса выдачи трудовой книжки на время в кругу заинтересованных лиц, некоторые предлагают внести в специальную инструкцию «по выдаче книжек на время» пункт об обязательном возврате документа в том виде, в котором был получен. Но что делать, если вид, по каким – то, даже неуважительным, причинам изменился, не поясняют. В случае, если ещё не вышедший на пенсию, но уже побывавший в Пенсионном фонде дедушка захочет похвастаться перед внуком своей трудовой доблестью и при этом они нечаянно разольют какой-нибудь напиток на документ (а попадёт жидкость непременно на книжку), то сама трудовая книжка не становится при этом недействительной, но вид её изменится. Лишние пункты инструкций работу, на самом деле, не упрощают, а усложняют. Безусловно, вносить какие – то изменения, дополнения категорически нельзя. Даже если человек работает по совместительству в другом месте и пожелает сделать об этом отметку, то такую запись можно сделать только на основном месте работы при предъявлении документа, подтверждающего работу по совместительству в другом месте.

Многие представители кадровых служб для ускорения процесса с написанием такого вида заявлений разрабатывают специальные бланки, которые работнику остаётся только подписать. С указанием, конечно, необходимых данных. Перечень этих данных также прописывается в инструкции, утверждённой руководителем предприятия.

Выдача трудовой книжки на руки работнику

Трудовая книжка – это основной документ трудящегося гражданина, являющийся подтверждением трудового стажа. Все книжки хранятся в кадровой службе предприятия, в котором занят человек в конкретный период. Ответственность за сохранность и достоверность информации переходит на специалиста, утвержденного приказом руководства. Документ не может быть передан в руки ее владельцу или постороннему человеку, если на то нет причины, соответствующей российскому законодательству. В каком случае выдача трудовой книжки на руки работнику не является нарушением регламента, рассмотрим в статье.

Нововведения

До недавнего времени выдача трудовой книжки на руки была возможна лишь в двух случаях:

  • При увольнении сотрудника.
  • При достижении пенсионного возраста, официальном уходе на заслуженный отдых.

При появлении иных причин, требующих подтверждения трудового стажа гражданина или его занятости, на руки выдавалась копия оригинала, заверенная надлежащим образом.

В 2015 году в Трудовой кодекс (ТК РФ) были внесены поправки, позволяющие выдавать оригинал трудовой книжки работнику, подошедшему к пенсионному возрасту (на основании ФЗ № 216). Пенсионный фонд может запросить трудовую книжку у гражданина при оформлении пенсии, чтобы подтвердить трудовой стаж.

Обстоятельство возникает в том случае, если человек продолжает трудовую деятельность и увольняться не собирается, но подошел период начисления пенсионных выплат. Сотрудникам ПФР может быть недостаточно копий документов, подтверждающих общий стаж. Они дают предписание о представлении оригинала. Как поступить в таких обстоятельствах сотруднику, оформляющему пенсию, и кадровику, расскажем подробнее.

Выдаем документ без нарушений

Трудовым кодексом определены правила хранения и перемещения трудовых книжек работников (Постановление Правительства № 225). Любые процедуры с документом должны сопровождаться письменным подтверждением. Для этого предусмотрена книга учета и определен порядок, которому должен следовать кадровик. Рассмотрим все варианты выдачи трудовой книжки на руки работнику.

При увольнении

Если сотрудник увольняется по собственному желанию или по другим причинам, то для получения трудовой нужно написать заявление в соответствующей форме. В последний рабочий день кадровик, имея на руках приказ об увольнении, обязан передать увольняющемуся все документы, включая трудовую книжку. Задержка выдачи даже на один день подлежит наложению штрафов.

Запись о выдаче трудовой заносится в журнал, где сотрудник собственноручно подтверждает этот факт подписью и датой.

Трудовая должна быть оформлена в соответствии с трудовым законодательством. Если работник желает получить справки о доходах, выплатах в фонды и другую информацию, он должен написать заявление.

Читайте также:  Подпись после записи в трудовой книжке о приеме на работу

Иногда возникают обстоятельства, когда работник не приходит за документами в отдел кадров. Чтобы работодатель не нарушил сроков выдачи трудовой на руки при увольнении, необходимо оформить запись об информировании сотрудника. Должен быть составлен бланк письменного уведомления с просьбой о явке гражданина в офис или разрешении выслать документы по почте. В таком случае на работодателя не будут наложены санкции за задержку выдачи документов при увольнении.

В отпуск с последующим увольнением

Иная ситуация складывается, когда сотрудник собирается уволиться, но отпуск не был использован. Согласно ТК РФ, датой увольнения считается последний день отпуска. Но трудовая книжка может быть выдана на руки раньше, в последний рабочий день перед выходом в отпуск. Все бы хорошо, но при неправильном оформлении факта выдачи документа кадровику может грозить штраф. В такой ситуации с увольняемого нужно взять расписку о получении трудовой книжки и взятии ответственности по ее сохранности на себя.

Соответствующая информация вносится в журнал учета движения и хранения трудовых.

Пенсионный возраст

Для подтверждения трудового стажа при оформлении пенсии гражданину, желающему продолжить трудовую деятельность, в органы Пенсионного фонда могут потребоваться оригинал трудовой книжки и копия, заверенная у нотариуса.

В любом случае работнику придется обращаться к работодателю, чтобы получить запрашиваемый бланк. Возможны следующие действия со стороны организации:

  • Предоставление оригинала сотрудником, ответственным за сохранность трудовой. Работник, претендующий на начисление пенсии, отправляется в ПФР вместе с кадровым специалистом. Тогда вся ответственность остается на кадровике и специальных расписок составлять не нужно.
  • Ответственный сотрудник самостоятельно обращается к нотариусу и оформляет копию трудовой, не выдавая документ на руки работнику.
  • Оригинал временно передается работнику для предоставления по месту требования. В этом случае требуется соблюдение определенного порядка передачи оригинала.

О временной передаче оригинала на руки поговорим подробнее.

Составляем локальный акт

Если в организации предусмотрен факт выдачи на короткое время трудовой книжки работнику для предоставления по требованию в социальные службы, то должен быть составлен регламент данной процедуры. Он утверждается руководством. В локальном акте должна быть предусмотрена инструкция временной выдачи трудового бланка на руки работнику:

  1. Работник должен написать заявление на имя директора с просьбой о выдаче оригинала на руки для предоставления в социальные службы.
  2. Положительный или отрицательный ответ должен быть дан не позднее 3 дней после обращения.
  3. Если решение положительное, то сотрудник обязан заполнить бланк расписки, где указываются сроки, на которые книжка выдается на руки.
  4. Соответствующая запись вносится в Книгу учета трудовых книжек, что снимает ответственность с кадровика и организации в целом.
  5. Инструкция должна содержать информацию об ответственности работника, который обратился за оригиналом. Сроки возврата и требования к внешнему состоянию, внутреннему содержанию документа (ни один бланк не должен быть испорчен).
  6. Определена ответственность за неисполнение требований по временной выдаче оригинала книжки на руки.

С инструкцией должны быть ознакомлены все участники процедуры: ответственный кадровик и сотрудник, обратившийся с подобной просьбой.

Несмотря на то, что стала возможна выдача трудовой книжки на руки сотруднику вне процесса увольнения, ответственность работодателя за хранение и оформление этого документа остается на прежнем уровне. Все факты передачи документа должны быть подтверждены. Чтобы не возникло непредвиденных обстоятельств, стоит позаботиться о налаживании сотрудничества с Пенсионным фондом (это актуально при большом штате). Возможен и такой вариант: ПФР отправляет запрос на предоставление оригинала трудовой книжки напрямую работодателю. Тогда руководство на основании официального запроса может предоставить документы без передачи их работнику.

Выдача трудовой книжки работнику

Своевременная выдача трудовой книжки работнику на руки является важным требованием, соблюдение которого актуально не только для ее владельца, но и для работодателя. Этот документ представляет собой своеобразный «паспорт», только удостоверяет он не личность владельца, а его трудовой стаж и стаж для пенсии.

Как и все другие личные документы, трудовая книжка работника имеет свои требования по форме ведения, заполнения и хранения. На протяжении всего срока трудовой деятельности гражданина она хранится в отделе кадров предприятия или организации. На руки работнику трудовая книжка может быть выдана только в исключительных случаях. Обо всех этих случаях и пойдет разговор в предлагаемой статье.

Выдача трудовой книжки при увольнении работника

Трудовым кодексом Российской Федерации регламентируются основные права и обязанности всех субъектов правоотношений. Здесь же содержатся наиболее важные положения по вопросам ведения, хранения и выдачи трудовых книжек. В том числе при увольнении по собственному желанию, по соглашению сторон и др.

При прекращении действия трудового договора по любым причинам с работником должен быть произведен окончательный расчет в день увольнения и выдана трудовая книжка. В документе должна быть произведена отметка об увольнении со ссылкой на основание (статья ТК РФ).

Согласно статье 62 Трудового кодекса России по письменному заявлению гражданина о документах, связанных с работой, работодатель в течение 3 дней после поступления письменного ходатайства выдает и надлежащим образом (печать, подпись, дата) заверенные копии или оригиналы документов:

  • выписка из приказа о приеме работника на работу;
  • распоряжение о переводе на другую должность или в иное структурное подразделение данной организации;
  • выписка о внесении всех страховых взносов;
  • справка о фактической начисленной заработной плате;
  • выписка из приказа об увольнении работника и др.

Такие документы буду особенно актуальными при намерении работника обратиться в суд за защитой трудовых прав. Ведь они станут доказательствами по гражданскому делу, что минимизирует временные затраты на их истребование.

Необходимость документа при оформлении пенсии

Трудовая книжка работнику выдается при прекращении работы по случаю выхода на пенсию. Это общий случай, как и при увольнении. Однако достаточно часто бывает, что гражданин оформляет пенсию по старости, а увольняться с места работы пока не собирается.

Пенсионный фонд в любом случае для оформления пенсии потребует предоставить оригинал трудовой книжки. В таких случаях сотрудники кадровой службы истребуют от работника заявление на выдачу трудовой книжки, где в качестве уважительной причины получения на руки документа станет обращение в ПФР. В соответствии с Трудовым кодексом РФ, это единственный случай, когда при продолжении работы в данной организации разрешается нарушать установленный порядок хранения рассматриваемого документа. После его получения на руки за сохранность трудовой книжки будет отвечать ее владелец.

Выдача копии трудовой книжки

Законодателем предусмотрена обязанность выдавать копии необходимых документов по требованию работников (статья 62 ТК РФ). Согласно указанной норме, если работник обратился с письменным заявлением о выдаче копии документа, работодатель должен в течение трех дней выдать ему должным образом заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее. Указанные копии документов выдаются бесплатно.

Исключительные случаи выдачи трудовой книжки

Если у работника есть неиспользованные за время работы очередные отпуска, то он имеет право в заявлении на увольнение просить об их предоставлении. В таком случае днем увольнения считается заключительный день отпуска работника, а значит, трудовую книжку он должен получить перед уходом в отпуск. Поэтому отдел кадров выдает на руки работнику трудовую книжку только при получении от него соответствующей расписки. Эта расписка вносится в книгу учета движения трудовых книжек работников предприятия, а также о ней делается отметка в личной карточке работника.

Иногда бывают случаи, когда в день увольнения работник по уважительным причинам отсутствует на работе или не хочет получать трудовую книжку. Тогда работодателем заказным письмом направляется работнику уведомление, предлагающее явиться за трудовой книжкой либо дать письменное согласие отправить ее почтой. В такой ситуации работодатель снимает с себя ответственность за невыдачу трудовой книжки уволенному работнику со дня отправки уведомления.

Таким образом, случаи, когда производится выдача трудовой книжки работнику на руки, связаны с подготовкой заявления работодателю и регламентируются Трудовым кодексом РФ.

Ссылка на основную публикацию