Зачем нужен приказ, возлагающий обязанности по ведению трудовых книжек

Приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек

При поступлении на работу каждый человек передает свою трудовую книжку вместе с вкладышем работодателю. Вследствие этого у руководства предприятия возникает потребность в организации ведения, хранения и учета этих документов. Для того, чтобы возложить на кого-либо из сотрудников данную функцию, составляется приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек.

Зачем нужен приказ

Трудовые книжки по закону относятся к бланкам строгой отчетности. Связано это с тем, что они содержат информацию, которая впоследствии напрямую влияет на уровень пенсии того или иного сотрудника, поэтому работа с ними должна вестись в определенном порядке. Особенно это актуально для крупных организаций, где большое количество наемного персонала, а значит и большой поток кадровой документации.

Руководитель предприятия лично назначает работника, который несет ответственность за сохранность трудовых книжек. Обычно это сотрудник или начальник отдела кадров.

В обязанности этого специалиста входит не только прием и выдача трудовых и вкладышей в них, но и их заполнение, забота об их содержании и учет.

В случае потери или порчи трудовой, восстанавливать документ (или компенсировать затраты на эту процедуру) придется именно ответственному сотруднику.

Кто пишет приказ

Все приказы, издаваемые в организации, всегда пишутся от имени руководителя, а вот непосредственная обязанность по их составлению обычно возлагается на секретаря, юрисконсульта или другого приближенного к директору работника, имеющего понимание о том, как формировать такой вид распорядительных бумаг.

Однако, в любом случае, независимо от того, кто именно занят в составлении приказа, для того, чтобы документ стал легитимным (т.е. законным), надо соблюсти одно важное условие: передать бланк на подпись директору.

Особенности документа

В случае, если у вас возникла необходимость в написании приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек, внимательно прочитайте приведенные ниже советы и посмотрите образец документа.

Для начала общая информация. На сегодняшний день не существует стандартной единой формы приказа, так что любой подобный документ представители компаний могут писать в свободном виде, или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон приказа – по его образцу.

Приказ допустимо создавать на фирменном бланке предприятия (как правило, в тех случаях, если такое требование указано в нормативных актах фирмы) или на обычном листе любого удобного формата (лучше А4). Писать приказ можно от руки (но чтоб написано все было четко, разборчиво, без помарок и исправлений) или набирать на компьютере.

При формировании приказа учитывайте несколько простых правил:

  1. Каждый приказ (и этот в том числе) должен иметь под собой обоснование – оно всегда пишется в начале документа и начинается со слов «В связи с…». Обоснование дает представление об обстоятельствах, послуживших поводом к составлению приказа.
  2. В бланк также вносится и основание – т.е. даются ссылки на разделы, статьи и пункты закона, имеющие прямое отношение к содержанию документа.
  3. Приказ всегда пишется в единственном экземпляре, который подписывается директором (или иным лицом, уполномоченным действовать от имени руководителя), а также всеми упомянутыми в нем сотрудниками – подписи последних будут свидетельствовать о том, что они ознакомились с приказом и согласны его выполнить. Все автографы должны быть только «живыми», отпечатанные (т.е факсимильные) подписи для заверения приказа использовать запрещено.

Проштамповывать приказ при помощи печати следует только в том случае, если норма по применению штемпельных изделий для удостоверения внутренней документации закреплена в учетной политике
фирмы. После составления приказ надо зарегистрировать в журнале учета распорядительных документов.

Приказ действителен только на предприятии, в котором он издан.

Образец приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек

«Шапка» документа должна включать в себя:

  • название документа(с обозначением сути);
  • его номер, присвоенный в соответствии с внутренним документооборотом компании;
  • наименование предприятия;
  • дату и место (населенный пункт) составления приказа.

Далее идет основная часть. Здесь необходимо:

  • дать обоснование, т.е. по каким объективным причинам понадобилось формирование этого распоряжения (в данном случае это необходимость организовать ведение, хранение, учет трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ);
  • назвать ответственное лицо, вписав в бланк должность, ФИО работника, а также аналогичным образом указать, кто будет замещать его в случае длительного отсутствия на рабочем месте (например, по причине отпуска, болезни или командировки).

При необходимости эту часть документа можно дополнить и другими сведениями.

Ниже надо включить основание для создания приказа – здесь это Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225.

Напоследок в документ следует внести ответственное за исполнение приказа лицо (это может быть сам директор или любой из его заместителей, а также начальник отдела кадров).

Хранение документа

После окончательного формирования приказа и ознакомления с ним всех упомянутых в нем сотрудников, бланк нужно вложить в папку с прочей распорядительной документацией фирмы. Ну а после того, как приказ перестанет быть действительным, его можно отдать в архив компании, а затем по истечении срока хранения уничтожить в порядке, установленном законом.

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: обязательный ли это приказ, для чего издается, как оформить

Законодательством устанавливается, что пока работник занят по трудовому контракту, его трудовая должна храниться на предприятии, которое является его работодателем. Так как данный бланк считая БСО, необходимо правильно организовать учет поступления книжек, их хранение, и выдачу. С этой целью руководство субъекта должно издать приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

Для чего издается данный приказ

Все трудовые, поступающих на предприятие и работающих людей, должны храниться в специально оборудованном для этого месте. За порчу или утерю данного бланка компания, а также ее руководитель, несут соответствующую ответственность. Ведь в этих документах отражается вся необходимая информация для установления работнику пенсии в будущем.

Поэтому директор организации создать все условия для правильной работы с трудовыми на предприятия. А так как у него помимо этого много других ответственных дел, руководитель выбирает должностное лицо, которому на основании изданного распоряжения вменяется ведение учета бланков трудовых.

При этом ответственность остается за руководителем, а выбранное лицо, отвечает за учет трудовых только внутри конкретного хозяйствующего субъекта. Именно он будет принимать у работников трудовые, правильно вести их учет, вносить соответствующие документам-основаниям записи, и выдавать их при увольнении сотрудникам компании.

Можно ли обойтись без ответственного

Руководитель в соответствии с нормами законодательства должен назначить ответственного за ведение трудовых или же взять эту обязанность на себя. Такие требования указаны в Правилах ведения трудовых книжек.

Таким образом, необходимость установить ответственное лицо закреплено законодательно.

В случае, если оно все же не было назначено, то в соответствии с КОАП будет наложен штраф, размер которого будет достигать 50 тысяч руб. При этом данное наказание накладывается не на должностное лицо, а непосредственно на организацию.

Является ли приказ обязательным для каждой организации

Правила ведения трудовых книжек определяют, что работодатель обязан обеспечить работу с трудовыми книжками. При этом такой шаг должен делать любой субъект бизнеса — как предприниматель с наемными сотрудниками, так и компания.

В случае с предпринимателем, он обычно самостоятельно вносит записи в трудовые книжки. В компаниях эта обязанность автоматически возлагается на директора, либо он выбирает одного из принятых сотрудников.

Однако в любой из указанных ситуаций руководящее лицо должно однозначно установить ответственное лицо, как этого требуют Правила. Это можно сделать только издав необходимо распоряжение.

Кого назначить ответственным

Обычно, в крупной организации за работу с трудовыми книжками отвечает кадровый отдел, а в нем — ответственный за трудовые книжки или несколько конкретных специалистов. В небольшой компании такой отдел может быть не сформирован. Поэтому, руководитель может назначить в качестве ответственного лица бухгалтера, секретаря, прочих должностных лиц.

Свое решение руководящее лицо обязательно закрепляет в форме приказа.

Если поручить данный процесс в организации некому, то ответственным за ведение трудовых считается непосредственно сам руководитель.

Закон устанавливает, что работодатель обязан организовать работу по ведению трудовых книжек. При этом он должен назначить своим приказом какое-либо лицо для выполнения таких действий.

Из этого следует, что вести работу с трудовыми может только работник, который состоит в штате компании. Даже если ведение кадрового учета передано по договору аутсорсинга, работать с трудовыми необходимо своими силами внутри компании.

Важно! При изменении ответственного лица, все имеющиеся трудовые должны быть переданы по акту приема-передачи. При этом в документе нужно указывать не просто количество документов, а перечислить их владельцев пофамильно.

Скачать образец приказа

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек образец скачать в формате Word.

Как правильно составить приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Для такого рода распоряжения закон не определяет какой-то обязательной формы. Ответственное лицо для его составления может использовать фирменный бланк компании, либо оформить документ самостоятельно. Но в последнем случае необходимо обеспечить наличие на распоряжении обязательных к применению реквизитов.

Так, в верхней части документа нужно указать название организации, место ее расположения, регистрационные коды, банковские реквизиты.

Следующим этапом посередине листа записывается название документа «Приказ». Очень часто на следующей строке дается его краткое содержание – например, «О назначении ответственного лица за работу с трудовыми книжками.

Кроме этого, на документе должны быть проставлены его дата составления, порядковый номер и место оформления (город). Под указанным номером данный приказ в дальнейшем регистрируется в журнале распоряжений по предприятию.

Приказ начинается с вводной части. В ней необходимо указать, во исполнение каких законодательных актов он выпускается.

Обычно это включает:

  1. п. 45 Правил ведения трудовых книжек;
  2. Постановление №225, которым приняты Правила.

Дальше идет слово «Приказываю», после чего попунктно перечисляются распоряжения:

  • Назначение работника, с указанием его должности, который будет отвечать за работу с трудовыми книжками;
  • Назначение сотрудника, с указанием должности и доплаты, который будет исполнять данные обязанности при отсутствии первого сотрудника на своем месте (например, во время отпуска либо болезни);
  • Кто будет контролировать выполнение данного распоряжения.
Читайте также:  Как правильно заверить копию трудовой книжки

Документ подписывает руководитель организации.

Как назначить ответственного за электронные трудовые книжки

kak_naznachit_otvetstvennogo_za_elektronnye_trudovye_knizhki.jpg

Похожие публикации

В связи с введением ЭТК (электронных трудовых книжек), у кадровиков появилась дополнительная работа. С 2020 года им нужно не только вести книжки работников в двух форматах – бумажном и цифровом (если работник не заявит о ведении ЭТК), но и сдавать новый вид отчетности в Пенсионный фонд. В связи изменением трудового законодательства придется проводить разъяснительную работу с сотрудниками организации или ИП, выдавать им сведения о трудовой деятельности. Руководитель компании должен решить, кто будет ответственным за ведение электронных трудовых книжек. Назначенный работник наделяется обязанностями по работе с ЭТК, что фиксируется в приказе. Работодатель вправе поручить эту кадровую деятельность одному сотруднику или распределить ее между несколькими подчиненными.

Как назначить ответственного за электронные трудовые книжки на предприятии

Издание приказа или распоряжения о назначении работника, ответственного за ведение трудовых книжек – это требование действующего законодательства. Оно прописано в п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. Правительственным Постановлением № 225 от 16.04.2003). Несмотря на то, что про ЭТК здесь ничего не сказано, они являются равноценным аналогом обычной трудовой книжки, а значит, на них распространяются те же правила.

В ч. 3 ст. 66.1 Трудового кодекса РФ говорится, что ЭТК, точнее, «Сведения о трудовой деятельности», могут предоставляться при трудоустройстве вместе с трудовой книжкой или взамен бумажного документа. Сведения обязательно выдаются работодателем в день увольнения сотрудника, а по запросу работника – в течении 3-х дней (рабочих). Минтруд разработал проект формы таких сведений – СТД-Р (взамен формы СЗИ-ТД, ранее предложенной Пенсионным фондом).

Приказ о назначении ответственного лица следует издать в начале года, так как первые сведения в Пенсионный фонд по новой отчетной форме (СЗВ-ТД) нужно подать не позднее 15 февраля 2020 г. Отчет формируется не на всех работников. В него включаются данные только о тех сотрудниках, в отношении которых в предшествующем месяце произошло хотя бы одно из кадровых событий (п. 2.4 ст. 11 закона о персучете № 27-ФЗ от 01.04.1996):

  • прием на работу;
  • увольнение;
  • перевод на другую постоянную работу;
  • подача работодателю заявления с просьбой продолжить вести его бумажную трудовую книжку или перейти на электронный вариант.

Ответственный за электронные трудовые книжки должен своевременно подавать требуемую отчетность в Пенсионный фонд. В 2020 году срок ее подачи – не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имело место кадровое событие, а с 2021 г. о приеме и увольнении сотрудников нужно будет сообщать не позднее следующего дня за днем издания соответствующего приказа.

Обычно ответственным за ведение ЭТК назначается работник кадровой службы или бухгалтерии, хотя уполномочить на эту деятельность можно любого сотрудника, который, по мнению работодателя, с ней справится. Когда предприятие небольшое, работа с ЭТК не будет занимать много времени. При отсутствии кадровой службы, работодатель вправе добавить ее к основным функциям одного или нескольких работников – за дополнительную плату и при наличии письменного согласия (ст. 60.2 ТК РФ). Если у работников, ответственных за ЭТК, при этом изменяются трудовые обязанности, с ними следует заключить дополнительное соглашение (ст.72 ТК РФ). В этом случае коррективы вносятся и в должностную инструкцию сотрудника.

В приказе нередко указывают, кто будет работать с ЭТК в отсутствие ответственного лица, например, по причине болезни, отпуска или служебной командировки. Если возложенные на работника обязанности по ведению электронных трудовых книжек носят временный характер, и не связаны с изменением условий договора, в приказе прописывается срок их исполнения.

Образец приказа ответственного за электронные трудовые книжки

Приказ составляется в свободной форме. В нем нужно максимально четко отразить, кто и чем будет заниматься в области ведения ЭТК на конкретном предприятии. Ниже приводится пример такого документа:

Трудовые книжки. Глава 2. Актуальные вопросы

А в маленькой организации может ли директор сам вести трудовые книжки?

Да, это может делать сам руководитель организации. Директор издаст приказ о принятии на себя ответственности и полномочий по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек.

Приказ о принятии директором на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Образец

Каков срок действия приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками?

Законом такой срок не определен.

Поэтому в приказе, которым назначается лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, работодатель может определить и срок, в течение которого работник будет ответственным за данный участок.

Работодатель может поручить работнику выполнение данных обязанностей на неопределенный срок, может ограничить данный срок определенным периодом.

Как правило, данный приказ издают заново при передаче обязанностей по работе с трудовыми книжками другому лицу.

Не следует забывать, что после назначения лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, необходимо этому лицу передать трудовые книжки по соответствующему акту.

Начальник отдела кадров назначен приказом ответственным за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек. Нужно ли издавать приказ о назначении ответственного лица за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек на лицо, которое будет временно исполнять обязанности начальника отдела кадров, пока та в отпуске?

Да, нужно, если ранее в отношении этого лица приказ не был издан. Ведь обычно в приказ о назначении лица, ответственного за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек (например, начальника отдела кадров), вторым пунктом указывается, на кого возлагается такая ответственность в случае его отпуска, болезни, отсутствия по иным причинам.

Как мы уже сказали выше, указанный приказ может быть издан на определенный срок, в том числе на период отсутствия работника, на которого обязанности по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек уже возложены.

Если можно заранее определить работника, который будет временно замещать начальника отдела кадров по любой причине его отсутствия (как правило, это другой определенный работник отдела кадров), то этого работника можно сразу указать в приказе (образец такого приказа мы привели выше).

Если же нужно передать полномочия новому лицу на определенный срок, то данный приказ издается на это лицо и указывается срок действия приказа. Не запрещено срок окончания данного приказа определять событием – днем выхода на работу того работника, на которого обязанности по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек возложены постоянно.

Приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, на определенный срок (на время отсутствия работника, на которого данные обязанности уже возложены). Образец 1

Нередко на практике также возникает вопрос о том, кто вносит записи в трудовую книжку единственному лицу, ответственному за ведение трудовых книжек?

Полагаем, что лицо, ответственное за ведение трудовых книжек. Т.е. в этом случае сам себе.

1 Положения настоящего приказа могут быть включены в другой приказ, например, в приказ о поручении работнику дополнительной работы (которая ему поручается в соответствии со ст.60.2 ТК РФ). Часто так и делают, особенно когда временному работнику передают помимо этого участка работы еще и другие обязанности отсутствующего работника. Причем в приказе о поручении работнику дополнительной работы следует указывать и порядок оплаты данной работы (ст.151 ТК РФ).

Даже самый маленький штраф Гострудинспекции гораздо дороже хорошего справочника

Это настольная книга для каждого работодателя. В ней подробно рассматривается множество вопросов заполнения трудовых книжек, исправления записей, учета трудовых книжек, приводятся образцы записей на самые разные случаи. Если Вы когда-либо встречали более полную книгу по этой теме, сообщите нам, пожалуйста. Мы не встречали.

Материалы книги бесплатно доступны подписчикам журнала “Кадровик-практик” в большой справочной базе >>

Электронный вариант! После оплаты заказчику открывается доступ к книге в электронном виде.

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Для чего нужна

На сегодняшний день трудовая — это основной документ, подтверждающий стаж и раскрывающий профессиональный путь работника. Именно на основе этого документа смотрят стаж, рассчитывают компенсации и другие выплаты, фиксируют поощрения и награды, которыми работодатель стимулирует своего работника за добросовестное исполнение должностных обязанностей.

Какими нормами руководствоваться

Порядок ведения, заполнения и хранения подробно рассматривается в следующих документах:

Порядок оформления при трудоустройстве

В соответствии со ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил, наниматель обязан вести ТК на каждого сотрудника, с которым заключен договор. Запись об этом должна быть внесена в течение 5 дней после выхода нового сотрудника на работу. Если гражданин трудоустраивается впервые, то бланк ему должен выдать наниматель. Перед этим нужно получить от поступающего на работу письменное заявление на заведение трудовой книжки с указанием причины ее отсутствия. При выдаче ТК сотруднику руководитель взимает с него плату, равную расходам на ее приобретение.

Заявление на заведение трудовой книжки, образец

Какие сведения надо вносить в трудовую книжку

Общие требования

Содержание и правила

Нумерация разделов сквозная

Каждая запись имеет свой последовательный номер, нарушение последовательности считается ошибкой и необходимо вносить изменения.

Формат даты фиксированный

Допускаются только арабские цифры в формате день, месяц, год (12.05.2019 — правильно, 12 мая 2020 года — неправильно).

Какими средствами вносить

Сведения вносятся только ручками с чернилами черного, фиолетового или синего цветов, ручка может быть исключительно шариковая, гелевая и перьевая.

Допускается ли использование штампов и печатей

Допускается при использовании штампа с названием организации. В целом этот вопрос не урегулирован на уровне закона, кроме случая выдачи вкладыша в трудовую.

На каком языке вносятся сведения

Официальный язык — русский, но в национальных республиках допускается внесение сопровождающих записей на своем языке.

Сроки внесения информации

Не позднее 7 дней после начала трудовой деятельности, при этом трудовая заводится на каждого работника, который проработал свыше пяти дней.

Читайте также:  Как исправить день рождения в трудовой книжке?

Как знакомить с записями

Со всеми записями работника необходимо знакомить под подпись в личной карточке, где записи дублируются. В трудовой работник ставит свою подпись только при увольнении.

Как исправлять ошибки

Зависит от раздела. На титульном листе исправления вносятся через зачеркивание, в разделе «Сведения о работе» зачеркивание запрещается, здесь запись признается недействительной.

Титульная страница

Сюда вносят персональные данные владельца трудовой книжки:

  • Ф.И.О.;
  • дату рождения;
  • информацию об образовании;
  • профессию;
  • специальность.

Вся информация вносится на основании предоставленных работником документов. Инструкция по ведению трудовых книжек 2020 года не добавила каких-то новых сведений. Информация со слов работника не вносится. После заполнения кадровый работник, который вносил информацию, ставит свою подпись и передает трудовую работнику, чтобы он проверил, все ли правильно внесено. Если все правильно, то работник ставит свою подпись. Если допущены ошибки или неточности, бланк подлежит уничтожению. В этом случае будет заведен новый бланк трудовой, но работник за него уже ничего платить не будет, потому что ошибка была допущена работодателем.

Сведения о работе

В этом разделе указывается информация:

  • о приеме на работу;
  • повышении в должности;
  • переводах (постоянных);
  • присвоении разрядов;
  • об увольнении.

Все сведения вносятся в строгом соответствии с теми формулировками, которые указаны в трудовом договоре сотрудника и соответствующем приказе. С каждой вносимой записью о рабочей деятельности, о переводе и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке.

Сведения о награждениях

По сути мало чем отличается от предыдущего раздела, но есть свои нюансы. В этот раздел вносят информацию о награждении:

  • государственными наградами;
  • почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами;
  • другими видами поощрения, предусмотренными у конкретного работодателя.

Сведения о денежных премиях, которые носят регулярный характер, в этот раздел не вносят.

Общий порядок ведения и хранения

По правилам, ответственность за сохранность бланков трудовых лежит на нанимателе. Им же назначается сотрудник, ответственный за ведение бланков (как минимум двое, чтобы была возможность замены). Такое решение оформляется приказом.

Приказ о ведении трудовых книжек, образец

Каждая организация для собственных целей должна закупать чистые документы. Они могут храниться в отделе кадров и выдаются при оформлении работников, трудоустраивающихся впервые, а также при необходимости выдачи дубликата. Все бланки подлежат строгому учету и хранятся в соответствии с правилами.

Для учета ТК необходимо вести две книги:

  • приходно-расходную книгу для учета ТК и вкладышей в них (ведется бухгалтерией компании). В нее вносится информация, касающаяся расходования бланков, с указанием серии и номера каждого документа;
  • книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ее ведет кадровая служба). В ней регистрируются все документы, принятые на хранение от работников при трудоустройстве и увольнении, с указанием серии и номера.

Книги сотрудников и вкладыши должны храниться в сейфе в отделе кадров, позволяющем обеспечить их сохранность.

ТК хранится у руководителя до дня расторжения договора с сотрудником. В отдельных случаях трудовая книжка выдается на руки гражданину для предъявления в Пенсионный фонд или органы социальной защиты. За ее хранение в это время ответственность несет владелец.

Правила выдачи копий трудовых книжек

По общему правилу, по письменную заявлению работника администрация обязана сделать копию трудовой книжки и выдать ее сотруднику в трехдневный срок с даты обращения. Копия заверяется записью, печатью организации (если есть) и подписью с расшифровкой ответственного кадрового работника.

Трудовые книжки: правовое регулирование правил заполнения, общие положения

В статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации приведен перечень документов, предъявляемых при заключении трудового договора. Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом (далее ТК РФ), иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

Одним из этих документов, является трудовая книжка. Ей посвящена также статья 66 ТК РФ.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках» утверждается форма трудовой книжки и форма вкладыша в трудовую книжку, а также устанавливаются Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

1 января 2004 года введены в действие трудовые книжки нового образца Утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках». Но по сути, изменения не многочисленны: поменялся цвет обложки, появился герб Российской Федерации на обложке и на титульном листе, в разделе «сведения о работе» предусмотрено внесение записей о квалификации работника.

Трудовые книжки старого образца действительны и замена их на книжки нового образца не предусмотрена законодателем.

Федеральным законом от 30 июня 2006 года №90-ФЗ «О внесении изменений в трудовой кодекс Российской Федерации, признании недействующими на территории Российской федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации» (далее Федеральный закон №90-ФЗ) внесены существенные изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации, вступающие в силу 1 октября 2006 года.

Таким образом, все работодатели должны пересмотреть свои локальные нормативные акты в соответствии с новой редакцией, в противном случае многие из них потеряют силу.

Правила ведения и заполнения трудовых книжек регулируются следующими нормативными правовыми актами:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации;

2. Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (далее Правила ведения и хранения трудовых книжек));

3. Постановление Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;

4. Приказ Минфина Российской Федерации от 22 декабря 2003 года №117н «О трудовых книжках» (вместе с «Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку») (далее Приказ Минфина Российской Федерации от 22 декабря 2003 года №117н), а также другими нормативными правовыми актами.

Кроме того, существует ряд нормативных правовых актов регулирующих специфику заполнения некоторых разделов трудовых книжек в различных сферах деятельности. Например:

1. Приказ Госкомвуза Российской Федерации от 28 июня 1995 года №1235 «Об утверждении положения об отраслевой системе поощрения работников среднего, высшего, послевузовского профессионального и соответствующего дополнительного образования»;

2. Письмо Госналогслужбы от 10 октября 1994 года №ВП-6-12/382 «О должностных инструкциях сотрудников отделов информатизации»;

3. Постановление Минтруда Российской Федерации от 11 июня 1992 года №21Г «О порядке пересмотра записей в трудовых книжках о причинах увольнения работников с предприятий военно-промышленного комплекса»;

4. Письмо Роструда от 15 июня 2005 года №908-6-1 «Об оформлении трудовой книжки для иностранного работника» и другие.

В соответствии с пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Но, как правило, в крупных организациях, где существует отдел кадров, издание дополнительного приказа излишне. Обязанности по ведению, заполнению и хранению трудовых книжек внесены в должностные инструкции работников кадровой службы (отдела кадров), с которыми последние должны быть ознакомлены под роспись.

Законодатель обязывает работодателя (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной (статья 66 ТК РФ).

Одно из самых важных изменений в Трудовом кодексе Российской Федерации – наконец-то прекращено четырнадцатилетнее ущемление в правах индивидуальных предпринимателей, как работодателей и, самое главное, нанятых ими работников. Вводится понятие «работодатели индивидуальные предприниматели», на которых возлагаются почти все права и обязанности организаций работодателей.

Федеральным законом №90-ФЗ внесены изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации. В соответствии с новой редакцией ТК РФ, работодатель – индивидуальный предприниматель, не только может вести трудовые книжки, он это обязан сделать, но при этом законодатели забыли сказать, как заполнять трудовые книжки тем, кто уже работает у предпринимателя по состоянию на 1 октября 2006 года. Здесь ответ такой: ведение – это процесс заполнения книжек, соответственно работники вправе потребовать у предпринимателя, чтобы он не только заполнил имеющуюся у работника книжку, но и выписал новую, отразив там запись о приеме на работу, состоявшемся до 1 октября.

Следует напомнить, что раньше существовал запрет на ведение трудовых книжек работодателями–индивидуальными предпринимателями. Теперь запрет распространяется только на работодателей–физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

Также вводиться новая норма «Физические лица, осуществляющие в нарушение требований федеральных законов предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, без государственной регистрации и (или) лицензирования, вступившие в трудовые отношения с работниками в целях осуществления этой деятельности, не освобождают от исполнения обязанностей, возложенных Трудовым кодексом на работодателей–индивидуальных предпринимателей». Фактически это означает то, что предприниматели «цеховики» должны теперь опасаться своих работников, ведь вслед за признанием их «работодателями–индивидуальными предпринимателями», могут прийти сотрудники ОВД и открыть уголовное дело по статье 171 Уголовного кодекса Российской Федерации «Незаконное предпринимательство».

Кроме того, обязанность индивидуальных предпринимателей по ведению трудовых книжек предполагает её осуществление в соответствии с правилами, предусмотренными (ранее только для работодателей – организаций) Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей») и Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». Видимо, новелла ТК РФ потребует внесения соответствующих изменений в данные нормативные акты.

Читайте также:  Как правильно признать запись в трудовой книжке недействительной

Трудовая книжка должна быть предъявлена работником при заключении трудового договора. В отдельных случаях, предусмотренных законодательством, трудовые отношения могут возникнуть и без предъявления трудовой книжки, причем отсутствие трудовой книжки не может служить основанием для отказа в заключении трудового договора. ТК РФ предусматривает случаи, когда в предъявлении трудовой книжки нет необходимости:

– при поступлении на работу в организацию по совместительству (статья 283 ТК РФ);

– при поступлении на работу впервые (статья 65 ТК РФ).

На работника, принятого на работу впервые, работодатель обязан оформить трудовую книжку в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Федеральным законом №90-ФЗ внесены изменения в статью 65 ТК РФ, в соответствии с которыми:

«В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку».

Таким образом, работодатель теперь может не только выдавать трудовую книжку работнику при поступлении на работу впервые, или выписывать дубликат испорченной трудовой книжки, но и выписывать ее вновь не впервые поступающему на работу сотруднику.

При выдаче трудовой книжки работнику администрация организации взимает с работника стоимость трудовой книжки (пункт 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Но плата за выдачу трудовой книжки взимается не всегда. Так, например, не взимается плата:

· при неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша к ней;

· в случае порчи трудовой книжки не по вине работника;

· при массовой утрате трудовых книжек работодателем в чрезвычайных ситуациях.

Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации. В случае местонахождения организации в одном из субъектов Российской Федерации, где официальным является язык субъекта Российской Федерации, – возможно внесение записей на языке субъекта Федерации наряду с государственным языком Российской Федерации. Это установлено пунктом 6 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку утвержден Приказом Минфина Российской Федерации от 22 декабря 2003 года №117н «О трудовых книжках» (далее Порядок обеспечения бланками трудовой книжки).

Согласно пункту 2 Порядка обеспечения бланками трудовой книжки изготовителем бланков трудовых книжек и вкладыша в трудовую книжку является Объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков – Объединение «ГОЗНАК» Министерства финансов Российской Федерации.

То есть купить трудовые книжки либо вкладыши к трудовым книжкам можно либо у Объединения «ГОЗНАК», либо у его законных распространителей.

Законными распространителями могут быть юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, установленным Объединением «ГОЗНАК».

Вопрос о том, кто вправе официально продавать трудовые книжки, решают региональные власти. Например, в Москве обязанности распространителя выполняют ГУП «Главснаб Правительства Москвы», ЗАО «Б», ООО «С». В розницу бланки трудовых книжек продает только ГУП «Главснаб Правительства Москвы», цена одного бланка у него – 100 рублей.

Обеспечение работодателей бланками трудовых книжек либо вкладышами к трудовым книжкам осуществляется на платной основе. При этом с Объединением «ГОЗНАК» или с распространителем заключается договор.

Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку согласно пункту 5 Порядка обеспечения бланками трудовой книжки осуществляется:

1) службами доставки защищенной полиграфической продукции;

2) работодателем со склада «ГОЗНАКа» или распространителя;

3) иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пунктом 2 Порядка обеспечения бланками, бланки трудовых книжек (вкладыши) отнесены к защищенной полиграфической продукции:

«бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты».

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (пункт 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Вопрос о том, происходит ли реализация книжек при взимании платы за нее, спорный. Поэтому существует два способа учета выданных трудовых книжек.

Более подробно с вопросами, касающимися указанных выше способов учета, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» из серии «Портфель бухгалтера» «Трудовые книжки: Правила заполнения».

Размер платы за бланк трудовой книжки определяется размером расходов на ее приобретение.

Выбор варианта приобретения бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и последующего взимания платы за них с работников остается за работодателем.

Кроме того, необходимо отметить, что до настоящего времени, несмотря на утверждение Приказом Минфина Российской Федерации от 22 декабря 2003 года №117н Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, часто встречаются случаи, когда работник сам приносит в кадровую службу бланк трудовой книжки и просит его оформить. Следует напомнить, что в указанном документе, говорится об обеспечении бланками трудовых книжек работодателей (юридических лиц), а в свете последних изменений внесенных в ТК РФ, эти правила распространяются и на работодателей–физических лиц. Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку должна осуществляться службами до­ставки защищенной полиграфической продукции, либо работодателем со склада изготовителя или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Таким образом, приобретение бланка трудовой книжки работником не предусмотрено законодательно установленным порядком и соответственно является прямым его нарушением. Ответственности за это нарушение, прежде всего, будут нести лица, занимающиеся продажей бланков трудовых книжек и вкладышей в них незаконными способами. Работникам кадровой службы рекомендуется не принимать к оформлению бланки трудовых книжек, приобретенные лично гражданами.

Подводя итог, можно сделать следующие выводы и привести некоторые рекомендации.

Трудовая книжка стала документом строгой отчетности, и если раньше бланки можно было просто приобрести, то теперь ситуация в корне изменилась. «Госзнаком» были разработаны новые бланки, которые значительно серьезнее защищены от подделки. Бланки выпускаются в определенном количестве, и распространяются только через уполномоченные организации и индивидуальных предпринимателей. Возникает вопрос, как сотрудник кадровой службы, или иное лицо, в чьи должностные обязанности входит работа с трудовыми книжками, может отличить подделку от настоящей трудовой книжки? Следует обратить внимание на ряд существенных моментов, в частности, на:

1. использование при изготовлении новых бланков современных полиграфических технологий и специального оборудования;

2. использование при изготовлении бланков трудовых книжек специальной бумаги с химической защитой;

3. наличие эксклюзивного водяного знака «ТК» видимого на просвет;

4. применение особого способа печати с плавными переходами цвета, называемого «ирисовая печать»;

5. наличие светящейся в ультрафиолете надписи «ТРУДОВАЯ КНИЖКА»;

6. наличие вживленных микроволосков;

Средства защиты, указанные в приведенных выше пунктах 5 и 6, относятся к скрытым средствам защиты, и возможно не каждая кадровая служба технически способно воспользоваться ими для проверки подлинности трудовой книжки. Но их присутствие характеризует высокий уровень защиты бланков.

7. трудовая книжка сшита специальным швом, исключающим возможность замены листов.

Работа с трудовыми книжками в организации требует особой внимательности и должна основываться на законодательно установленных правилах и требованиях. Так как трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника, при ее неправильном оформлении могут возникнуть негативные последствия, как у работодателя, так и у работника. Это обосновывается значением трудовой книжки. Каждый человек для того чтобы получить определенные материальные блага должен вести трудовую деятельность, которая отражается в трудовой книжке. Трудовая книжка содержит документальное подтверждение трудового стажа работника.

Информация необходимая для аттестации сотрудников: сведения о местах работы выполняемых работах и занимаемых должностях находится в трудовой книжке

Трудовая книжка включена в перечень документов, заверенные копии которых представляются для назначения пособий по социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (пункт 4 статьи 15 Федерального закона от 24 июля 1998 года №125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

В некоторых случаях, трудовая книжка может помочь кадровому работнику установить негативные факты в трудовой биографии работника. К примеру, наличие увольнения по дисциплинарным основаниям. Достаточно выводов можно сделать анализируя развитие трудовой биографии работника.

Неправильные или не соответствующие законодательству формулировки причины увольнения работника могут привести к судебным разбирательствам.

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, согласно пункту 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек в организациях ведутся:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

Формы указанных книг приведены в Приложениях 2 и 3 к Постановлению Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

В приходно-расходную книгу бухгалтер записывает, когда, у кого, в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были куплены трудовые книжки и вкладыши. Кроме того, в книге отражается когда, кому (Ф.И.О., должность работника), в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были выданы бланки. Рассмотрим на примере порядок заполнения приходно-расходной книги.

15 июля 2005 года ОАО «А» было приобретено у ЗАО «Б» 5 трудовых книжек. Цена за бланк – 120 рублей. Продажа бланков трудовых книжек была оформлена накладной №23965 от 15 июля 2005 года. Купленные бланки имеют серию АХ, а номера с 0068435 по 0068440.

В этом же месяце 25 числа ОАО «А» приняло оператором Петрова И.И., который устроился на работу впервые. Приказ от 25 июля 2005 года №35-к. На основании заявки №9 от 25 июля 2005 года кадровику Свиридовой Н.П. была выдана трудовая книжка серии АХ за №0068435.

Общая стоимость приобретенных трудовых книжек составила 600 рублей.

Приходно-расходную книгу бухгалтеру необходимо заполнить следующим образом:

Ссылка на основную публикацию