Для чего необходимо информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом?

Информационное обеспечение системы управления персоналом

Основные функции процесса управления персоналом, выполняемые на различных иерархических уровнях системы управления организацией, сводятся к выработке и обоснованию управленческих решений, контролю за их выполнением. Поэтому управление персоналом представляет собой информационный процесс, включающий получение, анализ и обработку, хранение, использование, наращивание информации.

Информационное обеспечение службы управления персоналом– это совокупность реализованных решений, касающихся объема, размещения и форм организации информации, обращающейся в службе управления персоналом при ее функционировании. Оно включает в себя: оперативную, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации, системы документации унифицированные и специальные.

Информация должна быть:

комплексной– отражать все стороны деятельности службы (техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную);

оперативной– получение информации должно протекать одновременно с процессом, происходящим в системе, соответствовать возникающим потребностям в точных сведениях;

систематичной– требуемая информация должна поступать постоянно;

достоверной– информация должна соответствовать фактически происходящим процессам и основываться на проведенных замерах или расчетах, анализе.

Информационное обеспечение службы управления персоналом структурно подразделяется на следующие группы.

1. Внемашинное информационное обеспечениепредставляет собой совокупность сообщений, сигналов, документов, воспринимаемых человеком непосредственно. Оно включает: систему классификации и кодирования информации; систему управленческой документации; систему организации, хранения и внесения изменений в документацию. В этой сфере обмен информацией реализуется в виде движения документов от субъекта к объекту управления (приказы, распоряжения, устав и т. д.), от объекта к субъекту (отчеты, справки по кадровым вопросам, записки, информацию о текущем или прошлом состоянии объекта). Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления (при помощи стандартов, положений, регламентов, приказов), формализовать информацию, представить ее в виде документов установленной формы.

2. Внутримашинное информационное обеспечениевключает: массивы данных, формирующие ин телях; систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Информационное обеспечение компании должно соответствовать следующим организационно-методическим требованиям: минимальное дублирование информации в информационной базе; сокращение числа форм документов; возможность обработки на компьютерах информации, содержащейся в документах (внемашинная сфера) и во внутримашинной сфере; определенная избыточность информационного обеспечения, что дает возможность различным пользователям получать информацию с разной степенью конкретизации.

Техническое обеспечение системы управления персоналом

Основа технического обеспечения системы управления персоналом– это комплекс технических средств, т. е. представленные централизованно и (или) автономные технические средства сбора, хранения, обработки, анализа, передачи и вывода информации, а также оргтехника. Эффективность применения технических средств должна определяться улучшением экономических показателей работы службы управления персоналом, а не снижением постоянных затрат.

В менеджменте обобщены основные требования к комплексу технических средств системы управления персоналом.

1. Программная, информационная, техническая совместимость входящих в комплекс средств.

2. Адаптируемость к условиям функционирования службы управления персоналом.

3. Возможность расширения с целью подключения новых технических средств и пользователей. При выборе техники следует обратить внимание на: предназначение; производительность оборудования; надежность и безотказность работы; совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров; стоимость оборудования; состав и численность обслуживающего персонала; площадь, требуемую для размещения оборудования.

Выбор типа, модели технических средств, применяемых в системе менеджмента персонала предприятия, производится по классификатору промышленной продукции (с учетом изменений), а также с помощью различных каталогов. Эффективному формированию комплекса технических средств системы управления кадрами способствуют унификация и стандартизация в области технического обеспечения. Кроме национальных стандартов, при создании технической базы системы управления персоналом могут использоваться стандарты де-факто, устанавливаемые ведущими фирмами-производителями соответствующего оборудования, определяющими нормативы работы технических средств.

Техническое обеспечение системы кадрового менеджмента может потребовать значительных инвестиций. Следует помнить о том, что техническое обеспечение – это наименее адаптируемая часть кадровой подсистемы, для изменения технических возможностей системы управления персоналом организации требуются значительные материальные затраты. Поэтому ошибки при формировании комплекса технических средств могут привести к тяжелым последствиям.

В комплекс технических средств службы управления персоналом включают и средства оргтехники. Также при определении потребности в технических средствах руководству организации следует помнить, что использование различных средств оргтехники приносит с собой сокращение трудоемкости отдельных видов работ с документами в 3 – 4 раза.

Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом– это документы организационно-методического, организационно-распорядительного, организационного, технико-экономического, технического, нормативно-технического и экономического характера и нормативно-справочные сведения, содержащие нормы, правила, требования, методы и другие положения, используемые в процессе управления персоналом организации и утвержденные в установленном порядке руководством компании. Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом состоит в организации разработки и применении нормативно-методических документов, а также введении совокупности норм и правил в систему управления персоналом. Основополагающими организационными документами для компаний являются устав и учредительный договор. Далее важным организационно-распорядительным документом в области управления человеческими ресурсами являются правила внутреннего трудового распорядка. Следующим значимым документом является коллективный договор. Прочие указанные ниже документы организационно-методического и методического характера регламентируют выполнение функций по управлению персоналом: положение по формированию кадрового резерва в организации, положение по организации адаптации работников, положение по поддержанию благоприятного психологического климата и предотвращению конфликтов, положение по материальным компенсациям работникам, инструкции по соблюдению правил техники безопасности. Важнейшими внутренними организационно-регламентирующими документами являются положение об отделе и должностная инструкция.

Должностная инструкция является важнейшим организационно-распорядительным документом в системе менеджмента организации и системе управления персоналом, на основе которых строится распределение обязанностей в структурных подразделениях, эффективное их использование для достижения целей организации. Основной смысл должностных инструкций заключается в придании большей прозрачности трудовому процессу, облегчении адаптации нового сотрудника, обеспечении контроля за работой сотрудника и собственного самоконтроля, в образовательных функциях, задании стандартов и технологии выполнения поставленных задач.

Подробная должностная инструкция должна состоять из следующих частей: общие положения, требования к квалификации (уровень образования, знаний, умений, навыков, соответствующих названной должности), должностные обязанности, критерии успешности исполнения трудовых обязанностей, права работника, ответственность специалиста. В итоге получается достаточно большой документ, однако это детальное представление в дальнейшем дает возможность сделать процесс управления подчиненными более четким, понятным и прозрачным.

Правовое обеспечение системы управления персоналом состоит в использовании средств и форм юридического воздействия на органы и объекты управления персоналом с целью достижения эффективной деятельности организации.

Основные задачиправового обеспечения системы управления персоналом – это правовое регулирование трудовых отношений, складывающихся между работодателями и наемными работниками; защита прав и законных интересов работников, вытекающих из трудовых отношений.

Правовое обеспечение системы управления персоналом включает: соблюдение, исполнение и применение норм действующего законодательства в области труда, трудовых отношений; разработку и утверждение локальных нормативных и ненормативных актов организационного, организационно-распорядительного, экономического характера; подготовку предложений об изменении действующих или отмене устаревших и фактически утративших силу нормативных актов, изданных в организации по трудовым, кадровым вопросам.

Осуществление правового обеспечения в организации возлагается на ее руководителя и других должностных лиц (в пределах предоставленных им прав и полномочий при осуществлении ими организационно-распорядительных, административно-хозяйственных, трудовых и других функций), а также на руководителя системы управления персоналом и ее работников по вопросам, входящим в их компетенцию. Головным подразделением по ведению правовой работы в области трудового законодательства является юридический отдел.

Одно из специфических условий работы кадровых служб заключается в том, что их повседневная деятельность связана непосредственно с людьми. Организовать работу по приему работников, своевременно обеспечить переводы на другую работу, произвести увольнение, не допустить возникновения конфликтных ситуаций, связанных с нарушениями по приему на работу, увольнению, и др. – все подобные меры возможны только на основе четкого урегулирования прав и обязанностей всех участников трудовых отношений.

Основные задачи юридического отдела в этой области таковы: (а) разработка проектов нормативных актов организации; (б) правовая экспертиза нормативных актов, разработанных в системе управления персоналом, на соответствие требованиям законодательства и визирование их; (в) организация систематизированного учета и хранения законодательных и нормативных актов, поступающих в организацию и издаваемых ею; (г) информирование подразделений и служб о действующем законодательстве о труде; (д) разъяснение действующего трудового законодательства и порядка его применения.

В систему нормативных актов о труде входят генеральные, отраслевые (тарифные), специальные (региональные) соглашения, коллективные договоры и другие правовые акты, применяемые непосредственно в организациях.

Правовые акты ненормативного характера – это распоряжения и указания, которые могут издавать руководители службы управления персоналом и всех ее подразделений по вопросам объявления дисциплинарного взыскания, поощрения работников, техники безопасности, отпусков, прекращения трудового договора и т.п.

Представляют интерес сведения о проблемах защиты данных, приведших к материальным потерям в компаниях США:

Ø сбои в работе сети (24%);

Ø ошибки программного обеспечения (14%);

Ø компьютерные вирусы (12%);

Ø неисправности в компьютерах (11%);

Ø хищение данных (7%);

Ø несанкционированное внедрение в сеть (4%);

Типичны следующие виды безопасности:

Ø Внешняя (в ходе общения с посторонними);

Ø Внутренняя (при контактировании в своей среде и группе);

Ø Локальная (в различных ситуациях и действиях).

5. Документационное обеспечение управленческой деятельности

Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом организации представляет собой обеспечение кадровых служб всеми документами, составленными в соответствии с требованиями утвержденных стандартов и инструкций, создание и направление документов структурным подразделениям компаний и прочим субъектам за пределами организации.

Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом являются: своевременная обработка поступающей и передаваемой документации; доведение документации до соответствующих исполнителей в системе управления персоналом; печать документов по кадровым вопросам; регистрация, учет и хранение документов по персоналу; формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации; копирование и размножение документов по кадровым вопросам; контроль за исполнением документов; передача документации по горизонтальным и вертикальным связям.

В подсистеме управления персоналом, как и в системе управления всей организацией, внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации: плановая (плановые задания по кадровым вопросам и т. д.); первичная учетная (по учету труда и заработной платы и пр.); отчетно-статистическая (по численности, балансу, зарплате, производительности труда и т. д.); по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию); организационно-распорядительная (акты, письма и пр.). В соответствии с выполняемыми функциями кадровая служба может вести следующие кадровые документы: личные дела, личные карточки, трудовые книжки; проекты приказов по кадровым вопросам, план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные о текучести кадров и т. д.

Документационное обеспечение подразумевает организацию работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Основой документационного обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство – полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Делопроизводство по форме организации работ может быть: централизованным – если оно осуществляется в одном подразделении (канцелярия, общий отдел, секретариат), децентрализованным – если оно рассредоточено по различным подразделениям, и смешанным – если часть наиболее важных, общих для всей организации работ осуществляется в одном подразделении, а остальная часть – в других подразделениях.

Требования к оформлению документов основываются на государственных стандартах унифицированных систем документации: ГОСТ 16 487-83 «ДП и архивное дело. Термины и определения» и ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Преимущества электронного документооборота

При работе с документами по традиционной бумажной технологии:

средний сотрудник выполняет в день 10 операций по поиску различных документов;

поиск одного документа занимает в среднем две минуты;

в 10% случаев сотрудник не находит нужный документ;

в случае, если документ не был найден сразу, на его поиски тратится еще две минуты;

если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу (хорошо еще, если на работу).

Если учесть, что любой новый продукт или процесс может потребовать сотен связанных с ним документов, и представить описанный выше процесс в рамках всей компании на протяжении года, то выводы можно сделать совсем неутешительные. Бумажный документооборот довольно сильно тормозит деятельность фирмы. Внедрение системы электронного документооборота дает фирме реальные конкурентные преимущества. Эти преимущества связаны в основном с сокращением затрат на документооборот, и их достаточно легко измерить. Они могут быть легко посчитаны на основе того, сколько можно убрать шкафов для хранения документов, сколько освободить площадей, серверов, которые зачастую хранят много копий одних и тех же документов. Гораздо более важно то, что трудно выразить в денежном измерении, но приносит фирме больше дивидендов, чем все вышеперечисленное. Это более оперативные ответы на запросы заказчиков, быстрое и качественное принятие решений, широкие возможности контроля со стороны руководства, соответствие документооборота существующим правилам. В итоге компания получает резкое повышение продуктивности работы сотрудников, а это, согласитесь, один из самых важных факторов для повышения общей конкурентоспособности фирмы.

|следующая лекция ==>
Історична основа|Документооборот: актуальность автоматизации

Дата добавления: 2014-01-07 ; Просмотров: 3345 ; Нарушение авторских прав?

Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет

Для чего необходимо информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом?

Тот, кто владеет информацией – тот владеет миром. Благодаря интернету, телевизору, газетам или радио мы получаем ежечасно ту или иную информацию, которая может быть как важной, так и неважной для нас. Что такое информация? Что включают в себя информационные системы? Что подразумевает информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом?

Что такое информация?

Информация – это знания, разъяснение в переводе с арабского языка. Информация используется как в обиходе, так и в науке и в экономике и является, пожалуй, важнейшим ресурсом в нашем мире. Не менее важным, чем другие, предоставляемые нашей планетой ресурсы – природные, экономические, материальные.

Роль информации в современном мире

Ее роль с каждым годом возрастает, она все более востребована. В настоящее время информация охватывает практически все сферы – финансовую, торговую, промышленную.

Информации в наше время уделяется огромное внимание, которое обусловлено следующими факторами:

  1. Развитие массовых коммуникационных процессов.
  2. Необходимость в разработке общей теории информации.
  3. Развитие кибернетики, которая сейчас рассматривается как наука управления.
  4. Появление информационных технологий в бытовой сфере.
  5. Важная роль информации в процессах изучения неживой и живой природы.
  6. Интеллектуальное и промышленное развитие, невозможное при отсутствии информации.
Читайте также:  Перевод к другому работодателю: причины и условия

Человек в процессе собственной деятельности постоянно сталкивается с информацией. Ее покупают, продают, но она остается все таким же востребованным товаром, ведь это «продукт», который хранится очень долгое время.

Важность информационных технологий в нашей жизни

Информационные технологии в последнее время являются неотъемлемыми аспектами нашей повседневной жизни, поэтому с ними связываются большие ожидания в будущем. Информационные технологии способны помогать не только в бизнесе – они становятся средством познания духовных ценностей, ознакомления с культурой и особенностями той или иной страны, того или иного объекта. Поэтому информация – это доступ к непрерывному обучению, к возможности знать намного больше, чем предлагает программа обучения школы или института.

Информация чрезвычайно важна в бизнесе. Ни одно предприятие, ни одна фирма и ни одна организация не могут обойтись без информационных технологий, ни одна организация не будет развиваться, если отсутствует информационное обеспечение управления персоналом. Ведь именно информация определяет качество работы фирмы, ее конкурентоспособность.

К примеру, промышленные информационные технологии дают возможность не только осуществлять анализ запасов сырья, готовой продукции и комплектующих, но и находить новых партнеров, осуществлять маркетинговые исследования и многое другое.

Какой должна быть получаемая информация?

  • Оперативной (информация должна протекать одновременно с процессом, который происходит в системе, вызывая необходимость в этой информации).
  • Комплексной (то есть охватывать все стороны службы той или иной организации – социальную, экономическую, технологическую, организационную).
  • Достоверной (лишь информация, основанная на фактах, анализах и расчетах, может действительно считаться информацией).
  • Систематичной (для успешной работы организации информация должна поступать в нее постоянно).

Каковы возможности информационной системы предприятия:

  1. Собирать, сохранять данные, полученные из разных систем компании.
  2. Основываясь на результативных показателях, проводить оценку эффективности бизнес-процессов.
  3. Анализировать показатели этих процессов посредством использования встроенных статистических инструментов.
  4. Осуществлять сравнения с предыдущими периодами в деятельности компании.
  5. Поддерживать ключевые показатели эффективности и результативности бизнес-процессов.
  6. Запускать аварийные сообщения, которые свидетельствуют об отклонении результатов от нормы.
  7. Объединять разные измеряемые параметры для поиска причин этих отклонений.
  8. Оперативно преобразовывать ключевые показатели в формы отчетов для высшего руководства.

Несмотря на важную роль информационных технологий, играющих важную роль в жизни каждого из нас, у них также есть недостатки, сосредоточенные преимущественно в таких пунктах:

  1. Развитие информационных технологий обрушило на человека огромный поток информации – как нужной, так и ненужной.
  2. Экологические проблемы.

Информация передается благодаря информационным системам. Этот термин сам по себе может быть использован как в узком смысле, так и в широком. Он включает в себя совокупность программного и технического обеспечения, а также контролирующего его персонала.

Информационные системы

Информационные системы (сокращенно ИС), как и информационное обеспечение управления персоналом, представляют собой целый комплекс, напоминающий сложную конструкцию. Из этой конструкции можно выделить основные составляющие: оборотные фонды, материальные и трудовые ресурсы. Они, находясь во взаимодействии друг с другом, постоянно изменяются.

Рыночная экономика, как и системы управления персоналом, совершенствуется с каждым годом, невозможна без использования автоматизированной информационной системы. Что дают компании информационные системы:

  1. За счет оперативного сбора и обработки информации повышают уровень принятия правильных, обоснованных решений.
  2. Обеспечивают оперативность принятия решений соответственно полученной информации.
  3. Позволяют добиваться эффективности работы благодаря своевременной передаче информации высшему руководству.
  4. Дают возможность согласовывать принимаемые на разных уровнях решения.

Классификация информационных систем зависит от многих факторов: сферы работы организации, видов процессов управления, степени управленческой автоматизации.

Виды процессов управления информационных систем подразделяют на:

  1. Ручные информационные системы, отличающиеся отсутствием современных технологий, потому обрабатывать и анализировать информацию – задача человека.
  2. Автоматические информационные системы, требующие контроля человека, но выполняющие все сложные задачи самостоятельно.

Информационно-управляющие системы

Большую часть информации, которая используется для развития той или иной компании, руководитель получает неформальным путем. Он общается со своими подчиненными, коллегами, читает статьи в газетах, книги и другие источники информации, однако для принятия решений (даже для управления самой небольшой организацией) этого недостаточно. В то же время руководство нуждается в формальном сборе информации, которая поможет вести дела компании более квалифицированно и успешно.

Пример применения ИС

С развитием организации увеличивается ее потребность в информации. Тем не менее, даже небольшая организация нередко должна переработать очень большой объем данных. К примеру, сеть из 10 магазинов ежегодно приносит 4 млн. долл. дохода. При этом в ней работают порядка 150 сотрудников. После каждой рабочей недели администрация должна рассчитать заработок каждого служащего. Для этого администрация опирается на выписанные при продаже чеки и отработанные часы.

Более того, фирма заключает сделки с поставщиками, обрабатывает тысячи заказов ежегодно и контролирует поставку и продажу товара. Таким образом, информация, которую вынуждена перерабатывать даже небольшая фирма каждый год, поистине колоссальна. Администрация должна постоянно получать новую информацию, иначе продуктивной работы просто не будет – внешняя среда слишком изменчива.

Как справиться с этим? Для этого существует информационно-управляющая система, основная задача которой состоит в выдаче компании информации, которая нужна для принятия важных, нередко даже судьбоносных, решений для компании.

Информационно-управляющая система (сокращенно ИУС) должна выдать информацию не только о прошлом и настоящем, но и о будущем. Данная система отслеживает события, происходящие не только в компании, но и вне ее, позволяя получить наиболее полную в нужный момент информацию.

Комплекс систем

Создать ИУС в небольшой компании очень сложно, потому приходится использовать ее «заменители», которые в большинстве своем также дают возможность получить нужную информацию компании.

Революция компьютеров

Одной из наиболее важных частей информационно-управляющей системы является компьютер, без которого сейчас трудно обойтись любой компании. Компьютеры выполняют огромную работу и считаются одними из самых используемых аспектов системы управления. Развитие компьютерных технологий дает возможность использовать меньше бумаг, а также получать максимально оперативную и достоверную информацию в нужное время.

В настоящий момент начали активно применяться в менеджменте мини-компьютеры, отличающиеся компактностью. Объемы информации достаточно велики, чтобы менеджеры имели возможность активно использовать ее для нужд компании. Так, благодаря компьютерам управленческая команда той или иной фирмы узнает, к примеру, ежедневную или еженедельную информацию о том, какой продукт сейчас наиболее востребован на рынке, по какой цене и в каком количестве.

Информационные системы: применение в менеджменте

ИУС дает информацию не только подчиненным и руководителям – каждый из них получает свою долю данных, которую использует для общих целей компании. К примеру, менеджеры должны получать информацию из внешнего мира, которой не обязательно быть слишком подробной, но она вместе с тем просто обязана быть масштабной.

Виды управленческой деятельности

  1. Стратегическое планирование. Характеризируется процессом принятия решений, которые влияют на поставленные организацией цели.
  2. Управленческий контроль. Процесс обеспечения компании необходимой информацией, а также ее эффективное применение для осуществления поставленных компанией целей.
  3. Оперативный контроль – это процесс получения информации для квалифицированного выполнения задач, которые стоят перед компанией.

Информация поступает и из внутренних источников, чаще всего от подчиненных к управленческому составу. К примеру, руководителю одного из отделов компании нужна информация о новом товаре, которую он получает от своего подчиненного и, в свою очередь, передает ее владельцу компании.

Информационное обеспечение системы управления персоналом

Процесс управления персоналом – это пирамида, состоящая из множества отдельных аспектов, постоянно согласуемых и принимаемых решений по поводу того или иного вопроса. На вершине этой пирамиды – успех компании, являющийся главной целью каждого сотрудника фирмы.

Информационное обеспечение процесса управления персоналом имеет несколько основных функций, среди которых:

  1. Принятие решений.
  2. Контроль над выполнением решений.

Обязательное выполнение этих двух функций позволяет рассматривать управление персоналом как информационный процесс.

Систему управления персоналом в общем можно разделить на два вида:

  • внешнемашинная,
  • внутримашинная.

Внешнемашинное управление персоналом представляет собой:

  • системы классификации и кодирования информации,
  • системы организации, хранения, внесения изменений в документы,
  • системы организации управления.

Внешнемашинное управление персоналом характеризуется документооборотом между управляемой и управляющей системами. То есть от лица (или лиц), управляющего компанией, передаются определенные документы (приказы, плановые графики и распоряжения). От получателя, в свою очередь, следуют другие документы, наиболее часто представленные в виде отчетов. Во внешнемашинном управлении не требуется применение техники. Данный вид управления дает возможность формализовать информацию и предоставлять ее в виде документов.

Здесь важно учесть, что наиболее часто в современном мире используются электронные системы документооборота, так как они имеют ряд преимуществ перед документами, представленными в виде «бумажек». Системы электронного документооборота (СЭД) являются более функциональными и оперативными. Основными их функциями считаются:

  • надежное хранение, быстрый поиск документов,
  • поддержка канцелярии,
  • маршрутизация и контроль выполнения документов,
  • отчеты аналитические,
  • безопасность информации,
  • дополнительные функции (эти функции разнятся и зависят только от выбора конкретной системы, поэтому к их выбору нужно подходить достаточно серьезно).

Когда следует воспользоваться системой электронного документооборота:

  1. Огромный поток входящих документов, которые мешают оперативности выполнения работ.
  2. Возрастание частоты и продолжительности совещаний у высшего руководства.
  3. Низкая и постоянно снижающаяся оперативность выполнения решений.
  4. Проблемы в нахождении виновных, нарушающих исполнительскую дисциплину.
  5. Возрастание форм отчетности.
  6. Утечка информации.

Внутримашинное управление персоналом – это целые массивы данных, представляющие собой информационную базу, которая использует современные технические средства. Среди типов данных выделяют: централизованные, распределенные в разных узлах локальных сетей ЭВМ, а также расположенные на одном компьютере – то есть локальные.

Основы базы данных: нормативно-справочная, оперативная, плановая, учетная

Базу данных контролирует автоматизированный банк данных, обслуживание которого осуществляется администратором. Его обязанности – защита данных и их предоставление в нужный момент.

Техническое обеспечение системы управления персоналом организации

Техническое обеспечение – это комплекс технических средств, которые в сокращенном варианте звучат как КТС. Техническое обеспечение менеджмента представляет собой систему связанных между собой технических средств, предназначенных для сбора информации, ее регистрации, накопления, обработки, передачи, вывода и представления. Оргтехника также относится к КТС.

КТС обеспечивает компании решение задач с минимальными затратами, как трудовыми, так и финансовыми, точно и в срок. КТС зачастую обеспечивается при помощи повышения производительности труда и возможности использовать экономико-математические методы решения задач на основе более точной информации.

То есть применение КТС должно повышать эффективность работы компании и улучшать ее показатели за счет рационального использования современных технологий. Какие же технологии входят в состав КТС?

Средства информации КТС

  1. Предназначенные для сбора и регистрации информации – регистраторы, устройства для подготовки данных, устройства сбора информации. Основное предназначение данных технических устройств – это преобразование полученной информации в тот формат, который будет удобен для ее дальнейшей передачи.
  2. Средства обработки информации относятся к вычислительной технике и составляют основу КТС службы управления персоналом. Они необходимы для преобразования исходных данных в информацию, которую можно с легкостью применить в принятии тех или иных решений.
  3. Средства для хранения информации – это средства, которые напоминают картотеки или персональные компьютеры. Они предназначены для передачи информации во времени.
  4. Средства для передачи информации предназначены для передачи информации в пространстве. Это могут быть телефоны, радио, факсы и другие привычные нам устройства.
  5. Устройства выдачи информации – устройства, преобразующие информацию в вид, удобный для восприятия человека. К ним можно отнести принтеры, видеотерминальные устройства (дисплеи), графопостроители.

Основные характеристики КТС: он должен обладать технической, информационной, программной совместимостью, адаптацией к условиям функционирования службы управления персоналом и возможностью расширения (то есть подключения новых, более функциональных устройств).

Каковы исходные данные для выбора технических средств?

  1. Характеристики задач, которые предназначены для решения службой управления персоналом.
  2. Технические характеристики оборудования (возможно, его в будущем понадобится включить в состав техники, входящей в КТС).
  3. Характеристики технологического процесса обработки информации.
  4. Носители входной и выходной информации (бланки, документы, электронные носители информации).
  5. Объем информации по указанным носителям.
  6. Объем вычислительных работ.
  7. Сроки выполнения работ по решению задач управления персоналом.
  8. Способы и формы решения задач по управлению персоналом.

Характеристики задач, обязательно учитываемые при выборе оборудования

Во время выбора оборудования очень важно учитывать его основные характеристики и состав:

  • производительность при выполнении технологических задач,
  • надежность,
  • совместимость в работе с другими технологическими устройствами (и с персональными компьютерами тоже),
  • цена оборудования,
  • количество и состав обслуживающего персонала,
  • площадь помещения, требуемая для полного и комфортного размещения оборудования.

Чрезвычайно важен выбор технических средств. Основное требование – купленные технические средства должны быть функциональными. Поэтому целесообразно приобретать оборудование по достаточно высокой цене, которое отличается улучшенным качеством и более удобной в работе функциональностью.

Выбор технических средств для использования их в службе управления включает в себя следующие мероприятия:

  1. Составление списка технических средств, которые позволят достичь более эффективной работы организации.
  2. Выбор метода, позволяющего сравнить те или иные технические средства, дабы определить наиболее функциональные и качественные.
  3. Осуществление сравнения технических средств методом сравнительного анализа.
  4. Принятие решения покупки того или иного технического средства.

Техническое и информационное обеспечение управления персоналом – залог развития организации

Именно на информации держится большинство компаний, ведь мировой рынок чрезвычайно изменчив. Чтобы продержаться «на плаву» и оставаться конкурентоспособными, компании просто обязаны уметь работать с информацией.

Информационное обеспечение системы управления персоналом является важнейшим аспектом любой деятельности, ведь именно персонал, информация и техническое оборудование считаются основными составляющими компаний.


Информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом

Процесс управления персоналом можно представить в виде множества согласованных, постоянно принимаемых решений, направленных в конечном счете на достижение главной цели функционирования организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена.

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию (НСИ), классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

При проектировании и разработке информационного обеспечения (ИО) системы управления наиболее актуальным является установление состава и структуры информации, необходимой и достаточной для принятой технологии управления. ИО службы управления персоналом укрупненно можно подразделить на внемашинное и внутримашинное. Такая классификация ИО может быть использована только при условии, что в подразделениях службы управления персоналом имеются средства вычислительной техники.

Читайте также:  Система управления персоналом: содержание, цели, функции и методы

Внемашинное информационное обеспечение включает систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документацию.

Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно, без применения средств вычислительной техники.

Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и т.п.); по линии обратной связи – от объекта к органу управления – следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию. Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документа.

Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов. Информационный массив является основным элементом внутримашинного ИО и представляет собой совокупность сбора и регистрации, передачи, хранения, обработки и выдачи информации.

Выбор средств сбора и регистрации информации производится с учетом вида регистрируемой информации, объемов информации, требованиям к надежности регистрирующих устройств. При определении их количества исходят из соотношения требуемого и допустимого времени регистрации информации в каждом пункте и количества таких пунктов.

При определении состава используемых средств передачи информации необходимо учитывать характер передаваемой информации, условия передачи, объемы и допустимые сроки, удаленность источников возникновения информации от центра обработки. Расчет необходимого количества средств передачи информации производят из соотношения времени, требуемого для передачи информации по всем каналам с учетом объемов и частоты передаваемых сообщений, требуемой надежности и скорости передачи, а также допустимого времени передачи информации, определяемых из конкретных условий.

Состав и количество средств хранения и обработки зависят от объемов накапливаемой информации, видов носителей и сроков хранения, а количество средств выдачи результирующей информации – от характера выдаваемой информации, ее объемов, числа потребителей.

Основу технического обеспечения системы управления персоналом организации составляет совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники.

Комплекс технических средств позволяет решить задачи управления с минимальными трудовыми и стоимостными затратами, с заданной точностью и достоверностью, в установленные сроки. Данный комплекс должен обладать информационной, программной и технической совместимостью входящих в него средств; адаптируемостью к условиям функционирования службы управления персоналом; возможностью расширения с целью подключения новых устройств.

Расчет необходимого количества технических средств может осуществляться по формуле

Hi =

Ai,
Пi•Фп•Ки

где Hi – количество единиц i-го технического средства; Ai – необходимый объем работ, выполняемых службой управления персоналом с помощью i-го технического средства;

Пi– плановая производительность i-го технического средства; Фп – плановый фонд рабочего времени; Ки – коэффициент использования планового фонда рабочего времени.

Успешному комплектованию технической базы службы управления персоналом организации служит унификация и стандартизация в области ЭВМ. Кроме национальных стандартов, при формировании технической базы с использованием ПК в качестве справочного материала могут быть использованы стандарты, устанавливаемые ведущими фирмами – производителями ПК, для определения степени их совместимости с отечественными моделями соответствующих классов.

Эксплуатация технических средств связана с множеством различных факторов, которые следует учитывать при организации и внедрении этого процесса. Сложность эксплуатации заключается в создании условий, обеспечивающих высокоэффективный производственный процесс и безопасность в работе, предупреждение травматизма и возникновения профессиональных заболеваний.

Система управления персоналом и ее информационное и техническое обеспечение

Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы управления организацией, -выработки решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т.е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления – как информационную систему.

Процесс управления персоналом можно представить в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых решений, направленных в конечном счете на достижение главной цели функционирования организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена.

Основные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы управления организацией, – выработка решений и контроль за их исполнением. Необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т.е. функционально включающий получение, передачу, обработку, хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления – как информационную систему.

Тест на знание английского языка Проверь свой уровень за 10 минут, и получи бесплатные рекомендации по 4 пунктам:

    Аудирование Грамматика Речь Письмо

Для того чтобы служба управления персоналом могла успешно выполнять свои функции, необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к качеству информации:

  • 1. Комплексность – информация должна комплексно отражать все стороны деятельности службы:

– организационную и социальную во взаимосвязи с внешними условиями.

  • 2. Оперативность – получение входной информации должно происходить одновременно с протеканием процесса в управляемой системе или совпадать с моментом его завершения.

Систематичность – требуемая информация должна поступать систематически и непрерывно.

  • 3. Достоверность – информация должна формироваться в ходе достаточно точных измерений.

Информармационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию (НСИ), классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

Узнай стоимость написания работы Получите ответ в течении 5 минут . Скидка на первый заказ 100 рублей!

При проектировании и разработке информационного обеспечения (ИО) системы управления наиболее актуальным является установление состава и структуры информации, необходимой и достаточной для принятой технологии управления. Служба управления персоналом может успешно выполнять свои функции при соблюдении следующих требований, предъявляемых к качеству информации: комплексность, оперативность, систематичность, достоверность. Информационное обеспечение службы управления персоналом (рис.1) укрупненно можно подразделить на внемашинное и внутримашинное.

Рис.1 Содержание информационного обеспечения системы управления персоналом организации

Такую классификацию можно использовать только при наличии в подразделениях службы управления персоналом средств вычислительной техники (непосредственно, напр., персональных компьютеров или через использование ресурсов вычислительного центра организации). Внемашинное информационное обеспечение включает:

В последнее время широкое распространение получило использование персональных компьютеров в структурных подразделениях организаций, в т.ч. в отделе кадров, отделах труда и заработной платы и т.д. Центральной проблемой проектирования. Информационное обеспечение службы управления персоналом является организация данных в памяти ЭВМ. Недостатки традиционного подхода организации массивов информации в памяти ЭВМ, при котором разработка информационной базы ориентировалась на конкретные функциональные задачи, привели к ориентации собственно на информацию, на данные, что обусловило переход от проблемно – ориентированной базы данных к информационно – ориентированной.

Новая организация данных в ЭВМ нашла свое отражение в разработке банков данных, представляющих собой совокупность баз данных пользователей, технических и программных средств формирования и ведения этих баз.

Банк данных строится из баз данных, представляющих собой совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания хранения и манипулирования данными. В базе данных накапливается и постоянно обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых ориентирован на использование при решении многих задач управления. Основное внимание уделяется непрерывному поддержанию в системе точной динамической информационной модели объекта управления.

В этой связи открывается принципиально новая возможность использования ЭВМ несколькими пользователями, которые совместно разрабатывают и используют программы, обобщают получаемые результаты.

К разработке Информационного обеспечения службы управленпия персоналом предъявляются следующие организационно-методологические требования: рациональная интеграция обработки информации, минимальное дублирование информации в базе данных, сокращение числа форм документов; возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере; необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с разнолистной степенью детализации.

Кадровое, информационное, техническое и правовое обеспечение системы управления персоналом.

Лекция 3

1. Кадровое обеспечение системы управления персоналом.

2. Информационное, обеспечение системы управления персоналом.

3. Техническое и обеспечение системы управления персоналом.

4. Правовое обеспечение системы управления персоналом.

1. Под кадровым обеспечением системы управления персоналом по­нимается необходимый количественный и качественный состав ра­ботников кадровой службы организации.

Количественный состав службы управления персоналом определя­ется организационно-штатными структурами и Уставом организа­ции. При расчете необходимой численности штатных работников кадровой службы учитываются следующие факторы:

1. общая численность работников организации;

2. конкретные условия и характерные особенности организации, связанные со сферой ее деятельности (производственной, банков­ской, торговой, страховой и т.д.), масштабами, разновидностями от­дельных производств, наличием филиалов;

3. социальная характеристика организации, структурный состав ее работников (наличие различных категорий — рабочих, специалистов с высшим и средним специальным образованием, научных работ­ников), их квалификация;

4. сложность и комплексность решаемых задач по управлению пер­соналом (стратегическое планирование, выработка кадровой поли­тики, организация обучения и т.п.);

5. техническое обеспечение управленческого труда и др.

В связи с тем, что организации самостоятельно определяют чис­ленность работников по функциям управления, их профессиональ­ный и квалификационный состав, а также утверждают штаты, все существующие методы расчета численности управленческих работ­ников носят в основном рекомендательный характер.

Расчет численности руководителей, специалистов и других служа­щих организации, в том числе и кадровой службы, осуществляется раз­личными методами: многофакторного корреляционного анализа, эко­номико-математическим, методом сравнений, методом прямого расчета, по трудоемкости работ, по нормам обслуживания и др.

Европейская ассоциация директоров отделов кадров предложи­ла следующий идеальный портрет-робот: «Он (руководитель кадро­вой службы) должен быть пунктуальным и методичным, динамич­ным и настойчивым, общительным, способным убеждать, справедливым, строгим, доступным, широко образованным, способным к размышле­нию, дипломатом, психологом, добрым советчиком, должен обла­дать интуицией, быть гуманным. Он должен уметь слушать и вну­шать доверие».

В связи с этим при создании эффективной системы управления персоналом в России необходимо учитывать следующее:

1. в обществе, которое трансформируется, процесс обучения кад­ровиков и освоения ими новых методов управления должен стать осознанным и непрерывным;

2. российские кадровики обязаны знать социокультурные особен­ности среды, в которой они работают, и то, чем она отличается от «остального мира»;

3. отечественные специалисты по кадрам должны владеть основа­ми зарубежной теории и практики управления и уметь соотносить их с реалиями российской культуры;

4. ценя свой накопленный опыт, российские кадровики должны адаптировать его к имеющимся экономическим условиям с учетом новой западной технологии;

5. не следует механически копировать зарубежные методы управле­ния персоналом.

2. Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы управления организацией, — выработка решений и контроль их исполнения. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассмат­ривать управление персоналом как информационный процесс, функционально включающий получение, передачу, обработку (пре­образование), хранение и использование информации, а саму иерар­хическую систему управления — как информационную систему.

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объе­му, размещению и формам организации информации, циркулирую­щей в системе управления при ее функционировании. Оно включа­ет оперативную информацию, нормативно-справочную информа­цию (НСИ), классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

При проектировании и разработке информационного обеспече­ния (ИО) системы управления наиболее актуальным является уста­новление состава и структуры информации, необходимой и доста­точной для принятой технологии управления.

Для того чтобы служба управления персоналом могла успешно выполнять свои функции, необходимо соблюдать следующие тре­бования, предъявляемые к качеству информации:

1. Комплексность — информация должна комплексно отражать все стороны деятельности службы: техническую, технологическую, ор­ганизационную, экономическую и социальную во взаимосвязи с внешними условиями.

2. Оперативность — получение входной информации должно про­исходить одновременно с протеканием процесса в управляемой си­стеме или совпадать с моментом его завершения.

3. Систематичность — требуемая информация должна поступать систематически и непрерывно (по возможности).

4. Достоверность — информация должна формироваться в ходе до­статочно точных измерений.

Информационное обеспечение службы управления персоналом укрупненно можно подразделить на внемашинное и внутримашинное.

Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленче­ской документации; систему организации, хранения, внесения из­менений в документацию.

Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машин­ных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Основным элементом внутримашинного ИО является информа­ционный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя. Поэтому на логическом уровне оценивается структура информационного массива, а на физическом уровне осуществляется реализация информацион­ной базы с использованием современных технических средств.

Банк данных строится из баз данных, каждая из которых пред­ставляет собой совокупность данных, организованных по определен­ным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными. В базе данных накапливается и постоянно обновляется инфор­мация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых ори­ентирован на использование при решении многих задач управления.

К разработке информационного обеспечения службы управления персоналом предъявляется ряд организационно-методических тре­бований:

1. рациональная интеграция обработки информации при ми­нимальном дублировании информации в информационной базе,

2. со­кращение числа форм документов; возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутри машинной сфере;

3. необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня полу­чать информацию с различной степенью детализации

3. Основу технического обеспечения системы управления персона­лом организации составляет комплекс технических средств (КТС) – совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) авто­номных технических средств сбора, регистрации, накопления, пе­редачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники.

КТС должен обладать информационной, программной и техни­ческой совместимостью входящих в него средств; адаптируемостью к условиям функционирования службы управления персоналом; воз­можностью расширения с целью подключения новых устройств.

Исходными данными для выбора технических средств являются:

1. характеристики задач, предназначенных для решения службой управления персоналом организации;

2. характеристики технологического процесса обработки информа­ции;

3. технические характеристики оборудования, которое может быть использовано как составная часть КТС службы управления персо­налом.

4. Основными характеристиками задач, которые должны учитывать­ся при выборе оборудования, являются:

5. носители входной и выходной информации (документы, типи­зированные бланки, машинные носители информации и т.д.);

6. объем входной и выходной информации по указанным носите­лям;

7. объемы вычислительных работ;

8. сроки выполнения работ по решению задач управления персона­лом;

9. формы и способы представления результатов решения задач пользователям.

При выборе оборудования следует учитывать назначение и состав комплектов оборудования и его основные характеристики:

1. производительность при выполнении технологических операций;

2. надежность работы;

3. совместимость работы оборудования различных типов, в том чис­ле персональных компьютеров;

4. стоимость оборудования;

5. состав и количество обслуживающего персонала;

6. площадь, требуемая для размещения оборудования.

При выборе технических средств следует учитывать возможно­сти их использования для выполнения конкретного вида работ. В случае обеспечения полной загрузки технических средств работой данного вида целесообразно выбирать так называемые однофункциональные технические средства, так как их производительность, как правило, выше, чем многофункциональных. Однако предпочте­ние следует в обоснованных случаях отдавать многофункциональ­ным техническим средствам, обеспечивающим выполнением не­скольких функций, учитывая при этом возможную потерю в производительности оборудования.

Выбор типа, модели, марки технических средств, которые могут быть использованы в службе управления персоналом организации, осуществляется, как правило, по классификатору промышленной продукции (с учетом изменений), а также с помощью различных справочников и каталогов.

В настоящее время в техническом оснащении службы управле­ния персоналом основным направлением совершенствования яв­ляется более широкое применение высоконадежных микропроцес­сорных технических средств. К их числу относятся технические средства, предназначенные для сбора, передачи, хранения, накопле­ния, обработки и выдачи пользователям результирующей информации.

В соответствии с последовательностью стадий технологического процесса преобразования информации все технические средства, ко­торые могут быть использованы в службе управления персоналом, можно разделить на пять основных групп.

1. Средства сбора и регистрации информации: устройства подготов­ки данных, регистраторы информации, устройства сбора информа­ции. Назначение этой группы технических средств — преобразова­ние формы информации в вид, удобный для дистанционной передачи и дальнейшей обработки.

2. Средства передачи информации: системы телетайпной, телефон­ной, факсимильной связи. Предназначены для передачи информа­ции в пространстве.

3. Средства хранения информации: внешние запоминающие устрой­ства персональных компьютеров, картотеки. Предназначены для пе­редачи информации во времени.

4. Средства обработки информации (средства вычислительной тех­ники) составляют основу КТС службы управления персоналом. Они предназначены для преобразования исходных данных в результиру­ющую информацию, необходимую для принятия управленческих ре­шений.

5. Средства выдачи информации: печатающие устройства, знаковые индикаторы, видеотерминальные устройства (дисплеи), графопо­строители и пр. Они предназначены для преобразования информа­ции в вид, удобный для восприятия человеком.

Выбор средств сбора и регистрации информации производится с учетом вида регистрируемой информации, объемов информации, требований к надежности регистрирующих устройств. При опреде­лении их количества исходят из соотношения требуемого и допусти­мого времени регистрации информации в каждом пункте и количе­ства таких пунктов.

При определении состава используемых средств передачи инфор­мации необходимо учитывать характер передаваемой информации, условия передачи, объемы и допустимые сроки, удаленность источ­ников возникновения информации от центра обработки.

Состав и количество средств хранения зависят от объемов накап­ливаемой информации, видов носителей и сроков хранения, а ко­личество средств выдачи результирующей информации — от харак­тера выдаваемой информации, ее объемов, числа потребителей.

Особый подход необходим к определению потребности службы управления персоналом в персональных компьютерах (ПК), если их использование предполагается. При расчете потребного количества ПК необходимо учитывать объем информации, поступающей на обработку, сложность решае­мых задач, исходя из количества машинных операций на один пока­затель.

Применение САОИ в службе управления персоналом открывает возможность использования для обработки данных режима диало­га. Это позволяет проводить обработку данных в реальном масштабе времени с контролем пользователем хода вычислений. В результате пользователь может устранять возможные ошибки и своевременно принимать управленческие решения. Диалоговый режим работы, в случае размещения соответствующих технических устройств на ра­бочих местах работников службы управления персоналом, позволя­ет отказаться от составления первичных документов вручную. Ис­пользование диалогового режима обеспечивает работникам службы управления персоналом:

1. сокращение количества первичных документов, заполняемых вручную;

2. сокращение количества ошибок при вводе первичной информа­ции в ЭВМ, так как появляется возможность визуального и машин­ного контроля ввода;

3. совмещение процесса оформления первичных документов и ввод их в ЭВМ.

Реализация в автоматизированном режиме задач службы управ­ления персоналом в рамках функционирования САОИ обеспечива­ет:

1. высокий уровень автоматизации задач;

2. сокращение форм первичных документов, используемых для ре­гистрации оперативной информации, следовательно, и документо­оборота в целом;

3. совмещение работы пользователя (специалиста) и оператора и со­ответственно высвобождение технических исполнителей;

4. сочетание знаний, опыта пользователя с вычислительными воз­можностями ЭВМ и повышение на этой основе качества вырабаты­ваемых управленческих решений;

5. повышение достоверности и надежности выполняемых расчет­ных и логических процедур;

6. снижение трудоемкости выполняемых расчетов в рамках техни­ко-экономических задач САОИ.

4. Правовое обеспечение системы управления персоналом состоит в использовании средств и форм юридического воздействия на ор­ганы и объекты управления персоналом с целью достижения эффек­тивной деятельности организации.

Основные задачи правового обеспечения системы управления пер­соналом:

1. правовое регулирование трудовых отношений, складывающихся между работодателями и наемными работниками;

2. защита прав и законных интересов работников, вытекающих из трудовых отношений.

Правовое обеспечение системы управления персоналом включает:

1. соблюдение, исполнение и применение норм действующего за­конодательства в области труда, трудовых отношений;

2. разработку и утверждение локальных нормативных и ненорма­тивных актов организационного, организационно-распорядительно­го, экономического характера;

3. подготовку предложений об изменении действующих или отме­не устаревших и фактически утративших силу нормативных актов, изданных в организации по трудовым, кадровым вопросам.

Осуществление правового обеспечения в организации возлагает­ся на ее руководителя и других должностных лиц (в пределах предо­ставленных им прав и полномочий при осуществлении ими органи­зационно-распорядительных, административно-хозяйственных, трудовых и других функций), а также на руководителя системы управ­ления персоналом и ее работников по вопросам, входящим в их ком­петенцию. Головным подразделением по ведению правовой работы в области трудового законодательства является юридический отдел. Основные задачи юридического отдела в этой области таковы:

1. разработка проектов нормативных актов организации;

2. правовая экспертиза нормативных актов, разработанных в системе управле­ния персоналом, на соответствие требованиям законодательства и визирование их;

3. организация систематизированного учета и хра­нения законодательных и нормативных актов, поступающих в орга­низацию и издаваемых ею;

4. информирование подразделений и служб о действующем законодательстве о труде;

5. разъяснение дей­ствующего трудового законодательства и порядка его применения.

Одно из специфических условий работы кадровых служб заклю­чается в том, что их повседневная деятельность связана непосред­ственно с людьми. Организовать работу по приему работников, свое­временно обеспечить переводы на другую работу, произвести увольнение, не допустить возникновения конфликтных ситуаций, связанных с нарушениями по приему на работу, увольнению, и т.п. – все подобные меры возможны только на основе четкого урегулиро­вания прав и обязанностей всех участников трудовых отношений. Это достигается путем установления правовых норм централизован­ного или локального характера.

К правовым нормам централизован­ного характера относятся ратифицированные Конвенции МОТ, Трудовой кодекс, постановления правительства РФ, акты министерств.

К актам локального регулирования относятся: приказы ру­ководителя организации по кадровым вопросам (по приему, уволь­нениям, переводам), положения о подразделениях, должностные инструкции, коллективный договор, стандарты организации и др.

Информационное обеспечение системы управления персоналом

экономические науки

  • Медведева Вероника Андреевна ,
  • Башкирский государственный аграрный университет
  • ОРГАНИЗАЦИЯ
  • ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
  • УПРАВЛЕНИЕ
  • ПЕРСОНАЛ
  • ИНФОРМАЦИЯ

Похожие материалы

Основной деятельностью в процессе управления персоналом является выработка решений и контроль над ними. Данный процесс стоит рассматривать как информационный, поскольку выработка, принятие решений и контроль над их выполнением связан с обменом, обработкой, хранением и использованием информации, а саму управленческую деятельность стоит рассматривать как информационную систему.

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Информационное обеспечение включает оперативную, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

Содержание информационного обеспечения системы управления персоналом можно отобразить на следующей структуре:

1. Документационное информационное обеспечение включает:

  • Систему классификаций и кодирования информации;
  • Систему управленческой документации;
  • Систему организации, внесения изменений и хранения документации.

Документационная информационная база – совокупность сообщений и сигналов в форме, воспринимаемой человеком без применения ЭВМ. В процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами. Т.е. от органа управления к объекту следуют документы. Содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, задания, планы – графики). В обратном направлении следуют документы, содержащие учтено – отчетную информацию (отчеты, служебные записки, докладные, объяснительные). Такое информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, предоставить данные в виде документов.

2. Электронное информационное обеспечение. Содержит массивы данных, формирующих информационную базу на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов. Банк данных строится их баз данных, каждая из которых это совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения, манипулирования данными. В базе данных накапливаются, и постоянно обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых ориентирован на использование при решении управленческих задач. Основное внимание уделяется непрерывному поддержанию информационной модели объекта управления.

К разработке информационного обеспечения службы управления персоналом предъявляют следующие организационно – методические требования:

  • Рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информационной базы и сокращение числа форм документов.
  • Возможность машинной обработки информации, содержащаяся в документах.
  • Необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.

С развитием организации увеличивается ее потребность в информации. Тем не менее, даже небольшая организация нередко должна переработать очень большой объем данных. К примеру, сеть из 10 магазинов ежегодно приносит 4 млн. долл. дохода. При этом в ней работают порядка 150 сотрудников. После каждой рабочей недели администрация должна рассчитать заработок каждого служащего. Для этого администрация опирается на выписанные при продаже чеки и отработанные часы. Более того, фирма заключает сделки с поставщиками, обрабатывает тысячи заказов ежегодно и контролирует поставку и продажу товара. Таким образом, информация, которую вынуждена перерабатывать даже небольшая фирма каждый год, поистине колоссальна. Администрация должна постоянно получать новую информацию, иначе продуктивной работы просто не будет – внешняя среда слишком изменчива. Для этого существует информационно-управляющая система, основная задача которой состоит в выдаче компании информации, которая нужна для принятия важных, нередко даже судьбоносных, решений для компании. Основные существующие программы, помогающие в системе управления персоналом:

  1. Локальные:
    • С – Зарплата и кадры
    • БЭСТ – Зарплата
    • АиТ – Управление персоналом
    • ИНФИН – Зарплата
    • Инфософт – Зарплата
    • Клуб Капитал Orakl – Кадры
  2. Средние интегрированные
    • Robertson & Blums Corporation – Управление персоналом и зарплата.
    • БОСС – Кадровик
    • Парус – Персонал
    • Scala – Зарплата
    • Монолит – Инфо. Кадры – зарплата
    • Галактика – Персонал
    • Navision Axapta – Персонал
    • Exact Payroll
    • PeopleSoft
  3. Крупные интегрированные
    • SAP R/3 – Персонал
    • JD Edwards – Управление персоналом.
    • Предствитель в РФ – Robertson & Blums Oracle Applications
    • Управление персоналом – Baan HR & Payroll

Можно выделить три направления проблем, которые изучаются в информационном обеспечении:

Синтактика изучает информацию с точки зрения способов и техники передачи информации, т.е. при помощи чего передается информация.

Семантика изучает содержание и толкование информации, то есть ее понимание.

Прагматика изучает ценность информации, то есть процесс использования той или иной информации.

Решение данных проблем может быть в том, чтобы усовершенствовать существующие способы и технику передачи информации, также в разработке способов для максимальной сохранности содержащейся информации в электронном виде. Для того, чтобы информация была передана максимально точно, следует давать ее подробно, используя графические, схематические и табличные методы для того, чтобы понимать структуру сложной и массивной информации. И соответственно нужно доносить информацию так, чтобы, получающий сотрудник, понимал ее ценность и важность.

Список литературы

  1. Винер Н. Кибернетика, или Управление и связь в животном и машине [Текст] : перевод с английского И.В. Соловьева и Г.Н. Поварова / под редакцией Г.Н. Поварова. – 2-е издание. – М.: Наука; Главная редакция изданий для зарубежных стран, 1983. – 344 с
  2. Титоренко, Г.А. Информационные системы и технологии [Текст] : Учебник / Г.А. Титоренко.- М.: Юнити-Дана.-2012.- 591 с.
  3. ДЕЛОВАЯ РЕПУТАЦИЯ – МНОГОУРОВНЕВАЯ СИСТЕМА Дулясова М.В., Ханнанова Т.Р., Исламгалиева Е.Р. Электронный научный журнал Нефтегазовое дело. 2006. № 1. С. 65.
  4. НАСТОЯЩИЙ НАЧАЛЬНИК. ОПЫТ ОЦЕНКИ ДЕЛОВОЙ РЕПУТАЦИИ ТОП-МЕНЕДЖЕРОВ НА ПРИМЕРЕ ЕВРОПЕЙСКИХ СТРАН Ханнанова Т.Р. Российское предпринимательство. 2007. № 10-2. С. 72-76.
  5. САМОРЕГУЛИРОВАНИЕ СОЦИАЛЬНО – ЭКОНОМИЧЕСКИХ ОТНОШЕНИЙ: ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ И ЗНАЧЕНИЕ ДЛЯ ИННОВАЦИОННОГО РАЗВИТИЯ РОССИИ Ханнанов Р.А. Право и политика. 2010. № 7. С. 1234-1249.
  6. ИНФОРМАТИЗАЦИЯ ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ Сафаров Р.Р., Шапошникова Р.Р. Экономика и социум. 2014. № 3-3 (12). С. 219-221.
  7. РОЛЬ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИИ В ГОСУДАРСТВЕННОМ И МУНИЦИПАЛЬНОМ УПРАВЛЕНИИ Гарифуллина А.Ф., Миннегулова А.Р. NovaInfo.Ru. 2015. Т. 2. № 30. С. 6-8.
  8. ИНФОРМАЦИОННАЯ ПОЛИТИКА ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ И МУНИЦИПАЛЬНОЙ ВЛАСТИ Гарифуллина А.Ф. Российский электронный научный журнал. 2013. № 5. С. 126-129.
  9. СТРАТЕГИЯ И ТАКТИКА РЕАЛИЗАЦИИ КОРПОРАТИВНЫХ ИНТЕРЕСОВ В СИСТЕМЕ ВЛАСТНО-УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ОТНОШЕНИЙ В СОВРЕМЕННОЙ РОССИИ Валиева А.Р. диссертация на соискание ученой степени кандидата политических наук / Уфа, 2007
  10. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ Муллагалиев Ф.Ф., Хатмуллина Л.Р. В сборнике: СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ РАЗВИТИЯ СОВРЕМЕННОГО ГОСУДАРСТВАматериалы IV международной научно-практической конференции. Саратов, 2014. С. 16-17.

Электронное периодическое издание зарегистрировано в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор), свидетельство о регистрации СМИ — ЭЛ № ФС77-41429 от 23.07.2010 г.

Соучредители СМИ: Долганов А.А., Майоров Е.В.

Читайте также:  Информационные технологии в управлении
Ссылка на основную публикацию