Информационная система управления деятельностью организации

Информационная система управления деятельностью организации

Информационные системы управления (сокращенно ИСУ) являются отдельным классом систем, предназначенных для решения аналитических и управленческих задач. Информация, которую предоставляет пользователю информационная система управления, обычно представляет собой регулярные или специальные управленческие отчеты. В них содержится информация о прошлом и настоящем объекта или процесса. При помощи сопоставления данных возможно получить наиболее вероятный вариант будущего развития компании.

Современные ИСУ достаточно многочисленны и подразделяются на группы:

  • по виду задачи, которую решает>
  • по масштабу решаемого вопроса>
  • по технологическому строению.

Одной из глобальных задач, которые решает информационная система для управления организацией, является управление персоналом предприятия.

Управление персоналом

Управление кадрами является родом деятельности, которая направлена на обеспечение организации работниками, способными наиболее эффективно выполнять возложенные на них трудовые обязанности. Наиболее часто встречаются сокращения HRM или HR-менеджмент, что является аббревиатурой от human resources management – управление человеческими ресурсами.

Персонал можно считать одним из самых дорогих ресурсов организации, так как именно он должен осуществлять достижение стратегических задач компании. Особенно ярко проявляется значимость персонала в организациях, которые занимаются какой-либо специфической деятельностью, где замена обученного сотрудника связана с ощутимыми денежными потерями. По данным американских статистиков, сумма ущерба предприятия при потере квалифицированного узкого специалиста может доходить до 150% его годового дохода.

С учетом этого, HRM-системы предназначены не только для управления персоналом, как многие системы автоматизации, связанные с кадровыми операциями. В большей степени их задачей является привлечение и дальнейшее удержание ценных для организации сотрудников.

В свою очередь, эффективная работа с персоналом просто не может осуществляться в наше время без использования современных информационных систем управления, которые содержат в себе все доступные данные по персоналу, а также технологические схемы эффективного управления данным ресурсом организации.

Современная HR-cистема

Современная информационная система по управлению персоналом представляет собой технологический комплекс, который автоматизирует работу с персоналом. Его воздействие охватывает все уровни работы от оперативного до стратегического, от повседневной обработки данных учета сотрудников до вопросов направления развития организации. ИСУ эффективно взаимодействует с иными системами управления, связанными с финансовыми или производственными вопросами компании, которые используют в работе данные сотрудников организации.

Какие задачи позволяет решить современная HR-система

Сочетание лучших методологических методов и возможностей современных информационных систем позволяют успешно решать такие задачи, как:

  • доступ к данным, который становится быстрым и полным>
  • информационное обоснование принятых решений, обеспеченное полным информационным анализом>
  • оптимизация работы каждого члена коллектива, что позволит сделать большой шаг вперед к достижению стратегических задач компании>
  • контроль за развитием и профессиональным ростом, обучение всего персонала>
  • гибкое управление эффективной мотивацией персонала>
  • эффективное планирование как стратегических, так и оперативных изменений в организации компании с параллельным формированием необходимых для этого бюджетов.

Преимущества HR-cистемы

Одним из основных преимуществ, которые дают современные информационные системы управления, является создание информационных структур и единых центров менеджмента, которые дают возможность оптимизировать работу кадровой службы. Кроме того, возможность иметь единый информационно-управляющий центр дает, что немаловажно, гарантии оперативности процессов контроля.

Другим положительным фактором внедрения HR-системы следует считать возможность ведения документооборота в электронном виде. Следует только выбрать необходимый процесс и запустить начало работы: система управления самостоятельно отслеживает ход работ, информирует сотрудника в случае необходимости его участия в обработке документа, гарантируя высокую степень доступности информации.

Возможности HR-системы

Функциональные возможности современной системы управления персоналом настолько широки, что позволяют использовать ИСУ для решения практически все вопросов и задач организации.

Современный бизнес развивается весьма динамично, и основными критериями успешности сегодня становятся информация и скорость реагирования. Это делает HR-системы одним из важных корпоративных инструментов, которые применяют сегодня компании любых размеров и в любых отраслях деятельности.

Информационные системы управления персоналом являются необходимостью для успешного роста и развития предприятия, их внедрение решает целый ряд вопросов:

  1. Расходы, связанные с оплатой труда, – наиболее расходная статья бюджета любой компании. Использование HR-систем позволяет планировать и оптимизировать данную статью бюджета организации.
  2. Значимое увеличение эффективности управления производственными процессами. Информационная система поддерживает большое количество производственных процессов. К ним относятся:
  • кадровые решения и их обоснование>
  • постоянное актуальное состояние личной информации сотрудников и ее поддержание>
  • расчет расходов на оплату труда сотрудников>
  • разработка и обоснование неординарных схем мотивации работников и многое другое.
  1. Гарантированная правовая безопасность – HRM-система обеспечивает соблюдение требований законности и норм права в отношениях между работником и работодателем. Кроме того, использование системы дает возможность грамотно решать сложные правовые вопросы, в случае их возникновения> возможность использовать различные схемы начисления зарплаты и юридически грамотно вести кадровые документы.
  2. Рост ценности персонала – корпоративный актив в виде обученного персонала является однозначной ценностью в любой компании. Организации, имеющие акцент на функции управления персоналом, закономерно уделяют большое внимание профессиональному росту сотрудников, используя для этого различные мотивационные схемы и программы личного и группового поощрения.

Многоплановая функциональность системы управления

Информационная поддержка, которую обеспечивает HR-система, позволяет автоматизировать такие функции управления персоналом, как:

  • профиль компетентности сотрудников,
  • мотивация работников,
  • ведение управления карьерой,
  • контроль обучения и повышения квалификации,
  • анализ персональной эффективности и соответствия занимаемой должности сотрудников и персонала в целом.

Благодаря HR-системе автоматически отслеживается и осуществляется планирование движения сотрудников и потребность в расширении штата. Она же способна сформировать и кадровый резерв.

Использование HR-системы дает возможность реализовать функцию «самообслуживания персонала», а именно – обеспечить сотрудникам доступ через интернет к личным учетным данным с возможностью вносить изменения в определенную часть информации.

HR-система осуществляет поддержку своего HR-портала в сети, где ею постоянно публикуется и оперативно обновляется актуальная информация по вакансиям компании. Помимо этого, система осуществляет регистрацию резюме, поступающих в on-line режиме. Система автоматически осуществляет анализ поступивших резюме и отбор соответствующих критериям отбора кандидатов на вакантную должность.

Использование HRM-cистем в России

Вполне ожидаемо, что первоначально HR-системы внедряют зарубежные компании в своих российских представительствах. Опираясь на их опыт, начинают внедрение систем управления персоналом крупные российские компании, ориентированные на западные методы управления. Затем системы управления берут на вооружение компании с постоянной нестабильностью кадрового состава для борьбы с текучкой. А вот небольшие компании, которые управляются традиционными методами, достаточно редко прибегают к использованию информационных систем управления.

Как ни странно, существует зависимость степени применения HR-систем от направления деятельности организации. Современная статистика утверждает, что компании, связанные с производственными процессами меньше всего применяет современные методики управления персоналом. А вот сфера обслуживания достаточно активно внедряет информационные системы управления.

Данные тенденции современного российского потребителя полностью совпадают с западными и, соответственно, можно прогнозировать развитие применения HR-систем, опираясь на общемировые тенденции.

Западные аналитики относят к основным направлениям развития информационных систем управления следующие:

  • популяризация HR-систем>
  • рост спроса на простые решения, находящиеся в ценовом диапазоне эконом-версии>
  • вытеснение громоздких или дорогих HR-систем с рынка.

Глобальные задачи систем управления персоналом

Существуют две глобальные задачи, решение которых возможно методами HR-систем. К первой задаче системы управления относятся вопросы по упорядочению всех имеющихся учетных, а также и расчетных задач и действий, имеющих связь с персоналом организации.

Решение данной задачи методами HRM-системы весьма эффективно, а выгоды очевидны. К ним можно отнести:

  • устранение проблемы введения данных по нескольку раз,
  • объединение данных в единую информационную базу,
  • возможность анализа и создания отчетности,
  • невозможность существования «мертвых душ»,
  • четкость и правильность расчета заработной платы и оплаты налогов предприятия.

Данную задачу информационная система управления персоналом решает быстро, эффективно и всесторонне, но ее возможно решить и другими способами, используя обычные системы автоматизации кадрового учета и начисления заработной платы.

Вторая глобальная задача системы управления персоналом, которая заключается в снижении потерь компании, связанных с увольнением сотрудников, не имеет решения обычными системами. Но с другой стороны, отечественный рынок не готов воспринять проблему адекватно, и, следовательно, пути ее решения не являются определяющими.

Тем не менее, ведущие аналитики выделили ряд мер HR-систем, связанных с решением второй глобальной задачи. К ним относятся:

  • привлечь, удержать и мотивировать лучший персонал>
  • достичь стратегических целей компании, адаптировать их к уровню каждого работника>
  • активно внедрять программы профессионального развития и обучения персонала, соответствующие политике и целям компании в целом и отдельных подразделений>
  • применять меры стратегического планирования кадровых и организационных изменений, а также осуществлять заблаговременное формирование бюджета, необходимого для данных организационных изменений>
  • использовать имеющийся информационный анализ для выработки и принятия эффективных и своевременных решений>
  • привести оптимальное осуществление учетных функций, таких как управление персоналом, в категорию низкозатратных программ.

Американская ассоциация менеджеров провела исследования потерь компании, связанных с заменой ушедшего сотрудника и обнаружила, что потери компании напрямую связаны с уровнем квалификации ушедшего сотрудника. Чем выше квалификация сотрудника, тем большие потери несет компания с его уходом. Данная проблема текучести кадров оказывает серьезное отрицательное влияние на общие показатели эффективности организации. Именно HR-системы помогают эффективно решать данные проблемы.

Какие бывают HR-системы

Условно все HR-системы можно разделить на «учетные», «расчетные» и системы с градацией по уровню автоматизации, использованному для выполнения задач управления персоналом. Существующие же полнофункциональные HR-системы имеют в своем составе «учетный контур», «HR-контур», «расчетный контур» и расширенные функции для генерации необходимых отчетов.

Сегодня HR-cистема является не только инструментом для кадрового учета и правильного начисления зарплаты, а чем-то гораздо большим: это возможность принимать аргументированные решения по поддержке процессов развития и роста эффективности работы персонала, а также обоснованное управление коммуникациями и информацией в компании.

Внедрение HR-системы и возможные сложности

Внедрение HR-системы требует принятия определенных предварительных мер, что окажет большое влияние на конечный продукт. Для перехода к проекту необходимо описать производственные процессы, участвующие в проекте автоматизации, или те, которые будут так или иначе затронуты при работе системы. Необходимо также создать техническое задание и решить, кто и каким образом будет осуществлять реинжиниринг производственных процессов.

Ведь степень эффективности работы HR-системы определяется возможностью достигнуть поставленные проектные цели, а также эффективностью реализации стадий проекта, отвечающих за планирование, контроль и выполнение.

Следует учесть возможные ошибки, дабы избежать их повторения при внедрении информационных систем управления персоналом. К наиболее распространенным ошибкам относится неправильная оценка перспектив развития предприятия, что приводит к несоответствию стратегии компании настройке основных функциональных модулей. Следует обратить внимание на четкое озвучивание конечной цели – нет необходимости осуществлять за проектировщиков разработку методологии или процессов. Использование профессиональных знаний специалистов позволит создать систему быстрее и дешевле.


Информационные системы управления предприятия

Характеристика понятий документооборота, экономической информации, информационных ресурсов. Анализ миссии информационных систем. Изучение особенностей управления предприятиями в современных условиях. Анализ компонентов информационной системы предприятия.

РубрикаМенеджмент и трудовые отношения
Видлекция
Языкрусский
Дата добавления09.06.2018
Размер файла17,4 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Информационные системы управления предприятия

Основные понятия и определения

Обеспечивающие компоненты ИСУП

предприятие управление информационный

Основные понятия и определения

Информация – сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т.п.), которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями. Эти сведения выражены на определенном языке в виде знаков, в том числе и записанные на материальном носителе. Их можно воспроизводить путем передачи людьми устным, письменным или другим способом.

Информация позволяет организациям:

– осуществлять контроль за текущим состоянием организации, ее подразделений и процессов в них;

– определять стратегические, тактические и оперативные цели и задачи организации;

– принимать обоснованные и своевременные решения;

– координировать действия подразделений в достижении целей.

Информационная потребность – осознанное понимание различия между индивидуальным знанием о предмете и знанием, накопленным обществом.

Данные – информация, низведенная до уровня объекта тех или иных преобразований.

Документ – информационное сообщение в бумажной, звуковой, электронной или иной форме, оформленное по определенным правилам, заверенное в установленном порядке.

Документооборот – система создания, интерпретации, передачи, приема, архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа.

Экономическая информация – совокупность сведений о социально-экономических процессах, служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сфере.

Информационные ресурсы – весь имеющийся объем информации в информационной системе.

Информационная технология – система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации.

Автоматизация – замена деятельности человека работой машин и механизмов.

Информационная система (ИС) – информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а так же персоналом, осуществляющим эти действия с информацией.

Миссия информационных систем – производство нужной для организации информации для обеспечения эффективного управления всеми ее ресурсами, создание информационной и технологической среды для осуществления управления организацией.

Обычно в системах управления выделяют три уровня: стратегический, тактический и оперативный. На каждом из этих уровней управления имеются свои задачи, при решении которых возникает потребность в соответствующих данных, получить эти данные можно путем запросов в информационную систему. Эти запросы обращены к соответствующей информации в информационной системе. Информационные технологии позволяют обработать запросы и, используя имеющуюся информацию, сформировать ответ на эти запросы. Таким образом, на каждом уровне управления появляется информация, служащая основой для принятия соответствующих решений.

В результате применения информационных технологий к информационным ресурсам создается некая новая информация или информация в новой форме. Эта продукция информационной системы называется информационными продуктами и услугами.

Информационный продукт или услуга – специфическая услуга, когда некоторое информационное содержание в виде совокупности данных, сформированная производителем для распространения в вещественной и невещественной форме, предоставляется в пользование потребителю.

В настоящее время бытует мнение об информационной системе как о системе, реализованной с помощью компьютерной техники. Это не так. Как и информационные технологии, информационные системы могут функционировать и с применением технических средств, и без такого применения. Это вопрос экономической целесообразности.

Преимущества неавтоматизированных (бумажных) систем:

простота внедрения уже существующих решений;

они просты для понимания и для их освоения требуется минимум тренировки;

не требуются технические навыки;

они, обычно, гибкие и способны к адаптации для соответствия деловым процессам.

Преимущества автоматизированных систем:

в автоматизированной ИС появляется возможность целостно и комплексно представить все, что происходит с организацией, поскольку все экономические факторы и ресурсы отображаются в единой информационной форме в виде данных.

Корпоративную ИС обычно рассматривают как некоторую совокупность частных решений и компонентов их реализации, в числе которых:

– единая база хранения информации;

– совокупность прикладных систем, созданных разными фирмами и по разным технологиям.

Информационная система компании (в частности, ИСУП) должна:

– позволять накапливать определенный опыт и знания, обобщать их в виде формализованных процедур и алгоритмов решения;

– постоянно совершенствоваться и развиваться;

– быстро адаптироваться к изменениям внешней среды и новым потребностям организации;

– соответствовать насущным требованиям человека, его опыту, знаниям, психологии.

Итак, информационная система управления предприятием (ИСУП) – это операционная среда, которая способна предоставить менеджерам и специалистам актуальную и достоверную информацию о всех бизнес-процессах предприятия, необходимую для планирования операций, их выполнения, регистрации и анализа. Другими словами, ИСУП – это система, несущая в себе описание полного рыночного цикла – от планирования бизнеса до анализа результатов деятельности предприятия.

Управление предприятиями в современных условиях требует все большей оперативности. Поэтому использование информационных систем управления предприятием (ИСУП) является одним из важнейших рычагов развития бизнеса.

Читайте также:  Управление персоналом в организации и на предприятии

Частные задачи, решаемые ИСУП, во многом определяются областью деятельности, структурой и другими особенностями конкретных предприятий. В качестве примеров можно сослаться на опыт создания ИСУП для предприятия – оператора связи и опыт внедрения партнерами фирмы SAP системы R/3 на ряде предприятий СНГ и дальнего зарубежья. При этом примерный перечень задач, которые должна решать ИСУП на различных уровнях управления предприятием и для различных его служб, к настоящему времени можно считать общепризнанным. Он приведен в табл.1.

Основные задачи ИСУП

Уровни и службы управления

обеспечение достоверной информацией о финансовом состоянии компании на текущий момент и подготовка прогноза на будущее;

обеспечение контроля за работой служб предприятия;

обеспечение четкой координации работ и ресурсов;

предоставление оперативной информации о негативных тенденциях, их причинах и возможных мерах по исправлению ситуации;

формирование полного представления о себестоимости конечного продукта (услуги) по компонентам затрат

полный контроль за движением средств;

реализация необходимой менеджменту учетной политики;

оперативное определение дебиторской и кредиторской задолженностей;

контроль за выполнением договоров, смет и планов;

контроль за финансовой дисциплиной;

отслеживание движения товарно-материальных потоков;

оперативное получение полного набора документов финансовой отчетности

контроль за выполнением производственных заказов;

контроль за состоянием производственных мощностей;

контроль за технологической дисциплиной;

ведение документов для сопровождения производственных заказов (заборные карты, маршрутные карты);

оперативное определение фактической себестоимости производственных заказов

контроль за продвижением новых товаров на рынок;

анализ рынка сбыта с целью его расширения;

ведение статистики продаж;

информационная поддержка политики цен и скидок;

использование базы стандартных писем для рассылки;

контроль за выполнением поставок заказчику в нужные сроки при оптимизации затрат на транспортировку

Службы сбыта и снабжения

ведение баз данных товаров, продукции, услуг;

планирование сроков поставки и затрат на транспортировку;

оптимизация транспортных маршрутов и способов транспортировки;- компьютерное ведение контрактов

Службы складского учета

управление многозвенной структурой складов;

оперативный поиск товара (продукции) по складам;

оптимальное размещение на складах с учетом условий хранения;

управление поступлениями с учетом контроля качества;

Обеспечивающие компоненты ИСУП

Для реализации информационных технологий ИСУП имеет набор компонент, которые называются обеспечивающими. К обеспечивающим компонентам ИСУП относятся: информационное, техническое, программное, математическое, лингвистическое, организационное, правовое, методическое и эргономическое обеспечение.

Информационное обеспечение (ИО) – представляет собой совокупность проектных решений по объемам, размещению, форма организации информации, циркулирующей в ИС.

Лингвистическое обеспечение (ЛО) – объединяет совокупность языковых средств для формализации естественного языка, построения и сочетания информационных единиц в ходе общения пользователей со средствами вычислительной техники.

Техническое обеспечение (ТО) – представляет собой комплекс технических средств (технические средства сбора, регистрации, передачи, обработки, отображения, тиражирования информации, оргтехника и др.), обеспечивающих работу ИТ.

Программное обеспечение (ПО) – включает совокупность программ, реализующих функции и задачи ИС и обеспечивающих устойчивую работу комплексов технических средств.

Математическое обеспечение (МО) – совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации, используемых при решении функциональных задач и в процессе автоматизации проектировочных работ.

Организационное обеспечение (ОО) – представляет собой комплекс документов, составленный в процессе проектирования ИС, утвержденный и положенный в основу эксплуатации.

Правовое обеспечение (ПрО) – представляет собой совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения при создании и внедрении ИС и ИТ.

Эргономическое обеспечение (ЭО) – как совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования ИС и ИТ, предназначено для создания оптимальных условий высококачественной, высокоэффективной и безошибочной деятельности человека в ИТ, для ее быстрейшего освоения.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Принципы построения логистических информационных систем на базе ЭВМ. Компьютерные технологии логистического управления. Разновидности штриховых кодов. Оценка экономической эффективности информационных потоков в рамках предприятия. Расчет валовой прибыли.

курсовая работа [131,8 K], добавлен 26.05.2016

Развитие информационных систем управления предприятием. Анализ и синтез информационной системы управления ООО “Финэстра”. Анализ и синтез системы управления на предприятии с использованием нормативной модели. Внедрение информационной системы управления.

дипломная работа [556,9 K], добавлен 03.11.2015

Организационная структура Минского автомобильного завода. Программное обеспечение информационных технологий в системе управления предприятием, функциональные подсистемы. Классификация современных автоматизированных информационных систем управления.

контрольная работа [38,8 K], добавлен 11.11.2010

Сущность и содержание бизнес-процессов. Методы оценки на предприятии информационных ресурсов. Характеристика деятельности предприятия ОАО “Нижнекамскшина”. Анализ системы управления качеством и оценка уровня обеспеченности информационных ресурсов.

дипломная работа [514,6 K], добавлен 30.06.2014

Логистические информационные системы, построенные на базе ЭВМ. Автоматизированные системы управления. Информационные потоки. Схемы вертикальной и горизонтальной систем информации. Принцип приемлемости системы для пользователя, поэтапного создания системы.

контрольная работа [461,1 K], добавлен 25.03.2009

Иерархическая схема сотрудников. Средства информационной защиты. Вопросы о состоянии безопасности. Схема информационных потоков предприятия. Способы контроля за целостностью информационной системы. Моделирование управления доступом к служебной информации.

курсовая работа [1,0 M], добавлен 30.12.2011

Понятие информационной системы и определение её места в программно-аппаратном обеспечении предприятия. Состав доступа к данным и масштабная классификация корпоративных информационных систем. Примеры автоматизации управления запасами и поставками фирмы.

презентация [164,6 K], добавлен 05.01.2014

Стратегия как набор методов и средств решения перспективных долгосрочных задач. Понятие стратегических информационных систем. Проблемы стратегического управления в области информационных систем. Стратегические информационные системы корпоративного типа.

контрольная работа [54,2 K], добавлен 10.03.2011

Понятие и принципы функционирования корпорации, методы и роль управления в них. Классификация и разновидности используемых информационных систем, преимущества и недостатки применения каждой из них. Сущность, структура корпоративных информационных систем.

презентация [112,9 K], добавлен 27.04.2013

Сущность, значение, особенности и технология организации информационного обеспечения управления предприятием. Автоматизированные информационные системы и их роль в управлении. Анализ информационных потоков и системы документооборота на предприятии.

курсовая работа [609,5 K], добавлен 06.11.2014

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.

1.1.Понятие информационной системы управления предприятием.

Все объекты могут представлять собой так называемую систему.

Система – это образующая единое целое совокупность материальных и нематериальных объектов, объединенных некоторыми общими признаками, назначениями, свойствами, условиями существования, жизнедеятельности, функционирования и т.д.

Функционирование системы – процесс переработки входной информации в выходную, носящий последовательный характер во времени.

Подсистема – часть любой системы.

Свойства системы (в т.ч. ИС):

сложность – система зависит от множества входящих в нее компонентов, их структурного взаимодействия, а так же сложности внутренних и внешних связей;

делимость – система состоит из ряда подсистем или элементов, выделенных по определенным признакам и отвечающих конкретным целям и задачам;

целостностьсистемы – означает то, что все элементы системы функционируют как единое целое;

многообразие элементов системы и различие их природы – свойство связано с функционированием элементов, их спецификой и автономностью;

структурность определяет наличие установленных связей и отношений между элементами внутри системы, распределение элементов системы по уровням и иерархиям;

адаптивностьсистемы – означает приспосабливаемость системы к условиям конкретной предметной области;

интегрируемость – означает возможность взаимодействия системы с вновь подключаемыми компонентами или подсистемами.

Системы значительно отличаются между собой как по составу, так и по главным целям. Приведем несколько систем, состоящих из разных элементов и направленных на реализацию разных целей (табл.1.1).

Табл.1.1 – Примеры различных систем

Главная цель системы

Люди, оборудование, материалы, здания и др.

Электронные и электромеханические элементы, линии связи и др.

Компьютеры, модемы, кабели, сетевое программное обеспечение и др.

Компьютеры, компьютерные сети, люди, информационное и программное обеспечение

Производство профессиональной информации

Информационная система – это совокупность программных и аппаратных средств, а также организационное обеспечение, которые все вместе оказывают информационную поддержку человеку в различных сферах его деятельности. Особо хотелось бы акцентировать внимание читателя на том, что информационная система – это не только программный продукт и компьютеры с сетевым оборудованием, но и перечень регламентов и норм по эксплуатации системы, персонал, задействованный в процессах управления и администрирования всех ее компонентов и данные, которыми эта система управляет.

Руководство любой компании, внедряющей у себя новую информационную систему, должно для себя определить в первую очередь кто будет пользователем, администратором и поставщиком данных, а также как эксплуатация системы будет вписываться в существующее штатное расписание, согласовываться с действующими нормативными документами и, наконец, соответствовать текущим целям и миссии компании в целом. Только ответив на эти вопросы, можно задумываться о том, какие потребуются аппаратные средства, и сколько будет стоить программное обеспечение.

Итак, чаще всего мы сталкиваемся с автоматизированными информационными системами – системами, которые требуют участия людей в процессах управления собой. Системы, которые не требуют контроля со стороны человека, называются автоматическими информационными системами. Это не означает, что автоматические системы не имеют пользователей, а означает лишь то, что их работа действиями пользователей не управляется. Из наиболее доступных примеров информационных систем, работающих практически в автоматическом режиме, можно назвать поисковые системы в интернете, такие как Google или Яндекс, которые самостоятельно занимаются поиском новой и сортировкой существующей информации, а их пользователи являются всего лишь источниками запросов и потребителями ответов. Все информационные системы можно грубо поделить на информационно-поисковые, к коим и относятся упомянутые выше интернет сервисы, и системы обработки данных, где пользователи уже имеют возможность корректировать контролируемую системой информацию.

По назначению информационные системы можно классифицировать на:

Автоматизированные системы управления (АСУ) используются для автоматизации управления бизнес процессами на предприятии (АСУП) от финансов, бухгалтерии и документооборота и до конкретных технологических процессов на производстве или в обслуживании производственных активов. В базе данных систем, автоматизирующих технологические процессы (АСУ ТП), как правило, содержатся паспортные данные оборудования, данные о событиях, связанных с его эксплуатацией (осмотры, ремонты), результаты измерений, испытаний и прочая информация, влияющая на управление всем этим производственным хозяйством. Автоматизированные системы управления состоят из большого количества различных подсистем, в том числе тех, что будут описаны далее. Все эти подсистемы являются источниками данных для АСУ. Информация, накапливаемая в автоматизированной системе управления предприятием, должна также использоваться для анализа эффективности деятельности предприятия и планирования его развития в перспективе.

Географические информационные системы (ГИС) дают возможность хранить информацию о целевых объектах в форме пространственных данных и представлять эту информацию в виде электронной карты. ГИС позволяют работать с объектами в терминах пространственных запросов – отбирать данные в соответствии с заданными пространственными критериями (принадлежность к заданной территории, удаленность от указанной точки и т.д. и т.п.).

Диспетчерские системы управления призваны предоставлять соответствующему персоналу компании (диспетчерам) возможность мониторинга и удаленного оперативного управления производственными активами предприятия, а также позволять управлять чрезвычайными ситуациями, в том числе контролировать развитие аварий и прочих непредвиденных событий.

Системы автоматизированного проектирования (САПР, CAD) – это основной инструмент персонала, занимающегося инженерным проектированием. Подобные системы позволяют создавать чертежи объектов проектирования в электронном виде как в двух, так и в трехмерных проекциях и делать это в соответствии с принятыми стандартами и с требуемой точностью.

Современные информационные системы все сложней относить к какому-то одному конкретному виду в силу их сложности и многофункциональности.

Соотношение между информационными системами (ИС) и информационными технологиями (ИТ).

Информационная технология – процесс различных операций и действий над данными. Все процессы преобразования информации в информационной системе осуществляются с помощью информационных технологий.

Информационная система – среда, составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди, различного рода технологические и программные средства и т.д.

Таким образом, информационная технология является более емким понятием, чем информационная система. Реализация функций информационной системы невозможна без знаний ориентированной на нее информационной технологии. Информационная технология может существовать и вне сферы информационной системы.

Свойства информационных систем:

любая ИС может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения сложных систем;

при построении ИС необходимо использовать системный подход;

ИС является динамичной и развивающейся системой;

ИС следует воспринимать как систему обработки информации, состоящую из компьютерных и телекоммуникационных устройств, реализованную на базе современных технологий;

выходной продукцией ИС является информация, на основе которой принимаются решения или производятся автоматическое выполнение рутинных операций;

участие человека зависит от сложности системы, типов и наборов данных, степени формализации решаемых задач.

Процессы в информационной системе:

ввод информации из внешних и внутренних источников;

обработка входящей информации;

хранение информации для последующего ее использования;

вывод информации в удобном для пользователя виде;

обратная связь, т.е. представление информации, переработанной в данной организации, для корректировки входящей информации.

С учетом сферы применения выделяют: технические ИС, экономические ИС, ИС в гуманитарных областях и т.д.

Экономическая информационная система (ЭИС) представляет собой систему, функционирование которой во времени заключается в сборе, хранении, обработке и распространении информации о деятельности какого-то экономического объекта реального мира. ЭИС предназначены для решения задач обработки данных, автоматизации конторских работ, выполнения поиска информации и отдельных задач, основанных на методах искусственного интеллекта.

Информационные системы управления предприятием (ИСУП) можно определить также как открытую интегрированную автоматизированную систему реального времени по автоматизации бизнес-процессов компании всех уровней, в том числе, и бизнес-процессов принятия управленческих решений.

Основная цель создания информационной системы управления предприятием – повышение прибыли компании за счет наиболее эффективного использования всех ресурсов компании и повышения качества принимаемых управленческих решений. ИС управления предприятием как правило является «комплексной» и охватывает все сферы деятельности предприятия.

ИС управления предприятием включают в себя набор интегрированных приложений (компоненты), которые комплексно, в едином информационном пространстве поддерживают все основные аспекты управленческой деятельности предприятий – планирование ресурсов (финансовых, человеческих, материальных) для производства товаров (услуг), оперативное управление выполнением планов (включая снабжение, сбыт, ведение договоров), все виды учета, анализ результатов хозяйственной деятельности.

Табл.1.1. – Типы классификация информационных систем

настольные (desktop), или локальные

все компоненты (БД, СУБД, клиентские приложения) находятся на одном компьютере;

компоненты распределены по нескольким компьютерам.

по степени автоматизации

информационные системы, в которых автоматизация может быть неполной (то есть требуется постоянное вмешательство персонала)

информационные системы, в которых автоматизация является полной, то есть вмешательство персонала не требуется или требуется только эпизодически.

по характеру обработки данных

информационно-справочные, или информационно-поисковые

нет сложных алгоритмов обработки данных, а целью системы является поиск и выдача информации в удобном виде

ИС обработки данных, или решающие ИС

данные подвергаются обработке по сложным алгоритмам. К таким системам в первую очередь относят автоматизированные системы управления и системы поддержки принятия решений.

по сфере применения

Поскольку ИС создаются для удовлетворения информационных потребностей в рамках конкретной предметной области, то каждой предметной области (сфере применения) соответствует свой тип ИС. Перечислять все эти типы не имеет смысла

по охвату задач (масштабности)

предназначена для решения некоторого круга задач одного человека.

ориентирована на коллективное использование информации членами рабочей группы или подразделения.

в идеале охватывает все информационные процессы целого предприятия, достигая их полной согласованности, безызбыточности и прозрачности. Системами комплексной автоматизации предприятия.

Основными требованиями, предъявляемыми к ИС управления предприятием являются:

1) Централизация данных в единой базе;

2) Близкий к реальному времени режим работы;

3) Сохранение общей модели управления для предприятий любых отраслей;

4) Поддержка территориально-распределенных структур;

5) Работа на широком диапазоне аппаратно-программных платформ и СУБД.

6) Позволяют осуществлять управление полным операционным циклом компании и охватывать все фазы бизнес-процессов.

7) Возможность пользователю менять систему управления компанией.

Читайте также:  История управления персоналом: от средневековья до наших дней

ИС управления предприятием позволяют снизить операционные, управленческие и коммерческие затраты, сократить цикл реализации, увеличить оборачиваемость материальных запасов, улучшить утилизацию основных фондов и т.д.

Глобальная интеграция всех информационных потоков в рамках единой системы обеспечивает оптимальное использование информации, напрямую влияя на оперативность принятия управленческих решений и быстроту реакции на рыночные изменения 1 .

ИСУП позволяют сократить и унифицировать используемое аппаратное обеспечение, за счет технологии «клиент-сервер» и интеграции информационной системы, унификации процессов в группах компаний (после слияния или поглощения), унификации данных о кадровых ресурсах, сокращения численности персонала (занятого учётными функциями и обеспечивающего поддержку информационной системы).

Кроме того, ИСУП обеспечивают однократный сбор расширенных данных, исключающий дублирование. Он осуществляется в разрезе процессов, а не функций, что позволяет в любое время оценить состояние интересующего процесса. Общность представления данных, обеспечиваемая при внедрении интегрированных систем управления, представляет менеджменту предприятия расширенные возможности по подготовке стандартных и специализированных отчётов. Хранение всех данных в единой базе компании гарантирует высокий уровень доступности информации, а также единую точку зрения на отчётную информацию 2 .

Системы управления ресурсами способствуют переориентации пользователей на анализ информации, а не только тактическое использование, реализуют интеграцию данных различных подразделений, обеспечивая системное видение происходящих процессов. Функции учёта и отчётности переносятся непосредственно в функциональные подсистемы, повышая оперативность обновления данных и их достоверность.

В то же время ИСУП обладают и рядом недостатков. В первую очередь это высокая сложность и стоимость внедрения ERP систем при неизвестном заранее эффекте от их использования. Необходимость перестройки бизнес-процессов при внедрении интегрированных систем управления является причиной дополнительных рисков и затрат предприятия.

Кроме того, недостатками в ИСУП могут стать и очевидные на первый взгляд плюсы. Так, хранение данных в единой базе снижает живучесть информационной системы, так как неполадки отражаются сразу на всех подразделениях. По этой же причине велики риски, связанные с нарушением информационной безопасности системы. В случае недостаточно гибких решений, связанных с пользовательским интерфейсом, в системе может значительно увеличиваться объём вводимых данных и, как следствие, время выполнения стандартных операций по сравнению с использованием специализированных систем управления 3 .

Сложность интерфейсов ИСУП для создания нестандартных запросов и огромные объёмы баз данных приводят к необходимости создания хранилищ данных с различными «облегчёнными» проекциями центральной базы и своим инструментарием создания и обработки запросов. Потребность в значительных вычислительных ресурсах, необходимых для генерации сложных отчётов, и высокая лицензионная стоимость автоматизированных рабочих мест вынуждают компании создавать порталы и размещать на них уже полученные отчёты, чтобы обеспечить к ним доступ большего числа пользователей.

Уменьшение роли персонала в непосредственном управлении процессами компании превращает ИСУП в своеобразный «чёрный ящик». Часть процессов скрыта от сотрудников, что может вызывать ошибки в работе предприятия. С сокращением бухгалтерских служащих функции учёта перекладываются на сотрудников, выполняющих подлежащие учёту операции. Это может потребовать их переподготовки, а также приспособления интерфейсов для работы с неопытными пользователями 4 .

Одновременное изменение бизнес-процессов, интерфейсов, документооборота и полномочий сотрудников при вводе ИСУП в эксплуатацию иногда приводит на первых порах к значительному снижению производительности компании — пока новые процессы не будут отлажены, а персонал не приспособится к новым условиям работы (в среднем, такой период спада длится около 6 месяцев).

Наконец, ИСУП не всегда позволяют использовать компоненты разных производителей, ставя компанию в зависимость от единственного поставщика решений. Это не только не обеспечивает необходимой гибкости системы управления, но и привносит дополнительные риски, связанные с развитием продуктов поставщика и его положением на рынке.

Информационные системы управления

Понятие информационной системы управления

Информационная система управления (ИСУ) является совокупностью организационных, технических, программных и информационных средств, которые объединены в единую систему с целью сбора, хранения, обработки и выдачи информации, которая предназначена для выполнения функций управления. С помощью информационной системы накапливается и перерабатывается поступающая нормативная, плановая и учетная информация в аналитическую информацию, служащую основой для прогнозирования развития системы управления, корректировки целей и планирования нового цикла воспроизводства.

Требования к обработке информации в информационной системе:

  • информация должна быть полной и достаточной;
  • информация должна предоставляться своевременно;
  • информация должна быть достоверной;
  • обработка информации должна быть экономичной;
  • информация должна быть адаптивной к изменяющимся информационным потребностям пользователей.

Классификация информационных систем управления

Классификация ИСУ проводится по наиболее характерным чертам (признакам), которые присущи информационным системам. Например:

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

По характеру представления и логической организации информации:

  • Фактографические ИС предназначены для накопления и хранения данных в виде множества экземпляров одного или нескольких типов структурных элементов (элементов информации), отражающих сведения по каким-либо фактам, событиям и т.д., отделенному от других сведений.
  • Единичным элементом информации документальных ИС является входной документ. При создании информационной базы структуризация не производится или производится ограниченно.
  • В геоинформационных системах содержатся отдельные информационные объекты, привязанные к общей электронной топографической основе (электронной карте).

По функциям и задачам:

  • Справочные ИС, предоставляющие пользователям получать определенные классы объектов (телефоны, адреса, литературу и пр.). Например, картотеки, электронные справочники, программные или аппаратные электронные записные книжки и т.д.
  • Информационно-поисковые ИС, предназначенные для поиска и получения сведений по разным поисковым образам.
  • Расчетные ИС, предназначенные для обработки информации по определенным расчетным алгоритмам.
  • Технологические ИС, предназначенные для автоматизации всего технологического цикла или отдельных его компонент производственной или организационной структуры.
  • Локальное автоматизированное рабочее место (АРМ) –комплекс программно-технических средств, предназначенный для реализации управленческих функций на отдельном рабочем месте;
  • Комплекс связанных АРМ, которые реализуют в полном объеме функции управления;
  • Компьютерная сеть АРМ, которая обеспечивает интеграцию функций управления в рамках предприятия;
  • Корпоративная информационная система (КИС), которая обеспечивает полнофункциональное распределенное управление крупномасштабным предприятием.

Задай вопрос специалистам и получи
ответ уже через 15 минут!

Информационные системы управления предприятием

Принято выделять 3 уровня систем управления: стратегический, тактический и оперативный. Каждый из этих уровней имеет собственные задачи, для решения которых необходимо получить соответствующие данные, например, путем запроса к информационной системе. С помощью информационных технологий запросы обрабатываются и формируется ответ на конкретный запрос. Следовательно, на каждом из трех уровней управления формируется информация, которая служит основой для принятия соответствующих решений.

С помощью информационных технологий, которые применяются к информационным ресурсам, создается новая информация или информация в качественно новой форме. Такая продукция информационной системы называется информационными продуктами и услугами.

Требования к информационной системе компании (в частности, информационной системе управления предприятием):

  • возможность накопления определенного опыта и знания, обобщение их в виде формализованных процедур и алгоритмов решения;
  • постоянное совершенствование и развитие;
  • быстрая адаптация к изменениям внешней среды и новым потребностям организации;
  • соответствие насущным требованиям человека, его опыту, знаниям, психологии.

Таким образом, информационная система управления предприятием (ИСУП) – это система, которая содержит описание полного рыночного цикла – от планирования бизнеса до анализа результатов деятельности предприятия.

Задачи ИСУП

Задачи, которые решает ИСУП, большей частью определены областью деятельности, структурой и особенностями предприятий:

Так и не нашли ответ
на свой вопрос?

Просто напиши с чем тебе
нужна помощь

Информационные системы на предприятии

9.1. Назначение информационных систем на предприятии

Исходя из вышеизложенного, следует, что оптимальное управление производственным процессом представляет собой очень трудоёмкую задачу. Основным механизмом здесь является планирование. Автоматизированное решение подобной задачи даёт возможность грамотно планировать, учитывать затраты , проводить техническую подготовку производства, оперативно управлять процессом выпуска продукции в соответствии с производственной программой и технологией. Очевидно, что чем крупнее производство, тем большее число процессов участвует в создании прибыли, а значит, использование информационных систем жизненно необходимо.

Документооборот является очень важным процессом деятельности любого предприятия. Хорошо отлаженная система учётного документооборота отражает реально происходящую на предприятии текущую производственную деятельность и даёт управленцам возможность воздействовать на нее. Поэтому автоматизация документооборота позволяет повысить эффективность управления.

Информационная система, решающая задачи оперативного управления предприятием, строится на основе базы данных , в которой фиксируется вся возможная информация о предприятии. Такая информационная система является инструментом для управления бизнесом и обычно называется корпоративной информационной системой. Информационная система оперативного управления включает в себя массу программных решений по автоматизации бизнес-процессов, имеющих место на конкретном предприятии.

“Идеальная” информационная система управления предприятием должна автоматизировать все или, по крайней мере, большинство из видов деятельности предприятия. При этом автоматизация должна быть выполнена не ради автоматизации, а с учётом затрат на неё, и дать реальный эффект в результатах финансово-хозяйственной деятельности предприятия. В зависимости от предметной области информационные системы могут весьма значительно различаться по своим функциям, архитектуре, реализации. Однако можно выделить ряд свойств, которые являются общими.

  1. Информационные системы предназначены для сбора, хранения и обработки информации, поэтому в основе любой из них лежит среда хранения и доступа к данным.
  2. Информационные системы ориентированы на конечного пользователя, не обладающего высокой квалификацией в области вычислительной техники. Поэтому клиентские приложения информационной системы должны обладать простым, удобным, легко осваиваемым интерфейсом, который предоставляет конечному пользователю все необходимые для работы функции и в то же время не даёт ему возможность выполнять какие-либо лишние действия.

На предприятии должна быть создана база данных , которая обеспечивает хранение информации и доступность её для всех составляющих системы управления. Наличие такой базы данных позволяет сформировать информацию для принятия решений (рис.9.1).

Сама по себе информационная система не является инструментом для принятия управленческих решений. Решения принимаются людьми. Но система управления в состоянии представить или “подготовить” информацию в таком виде, чтобы обеспечить принятие решения.

Системы поддержки принятия решений в состоянии обеспечить, например:

  • отслеживание эффективности работы различных участков и служб для выявления и устранения слабых звеньев , а также для совершенствования бизнес – процессов и организационных единиц (т.е. анализ информации может привести к изменению правил выполнения тех или иных управленческих процессов и даже к изменению организационной структуры предприятия);
  • анализ деятельности отдельных подразделений;
  • обобщение данных из различных подразделений;
  • анализ показателей различных направлений финансово-хозяйственной деятельности предприятия для выделения перспективных и убыточных направлений бизнеса;
  • выявление тенденций, развивающихся на предприятии, так и на рынке.

Не следует забывать и о том, что работать с системой придётся обычным людям, являющимся специалистами в своей предметной области , но зачастую обладающими весьма средними навыками в работе с компьютерами. Интерфейс информационных систем должен быть им интуитивно понятен.

9.2. Технология внедрения информационных систем

  1. Технология построения системы по моделям “как надо”, без попыток программирования действующих сейчас алгоритмов. Практика создания систем по модели “как есть” показала, что автоматизация без проведения реинжиниринга бизнес – процессов и модернизации существующей системы управления не приносит желаемых результатов и не эффективна. Ведь использование в работе программных приложений – это не просто сокращение бумажных документов и рутинных операций, но и переход на новые формы ведения документооборота, учёта и отчётности.
  2. Технология построения систем с подходом “сверху вниз”. Если решение об автоматизации принято и одобрено высшим руководством, то внедрение программных модулей осуществляется с головных предприятий и подразделений, а процесс построения корпоративной системы проходит гораздо быстрее и эффективнее, чем при внедрении системы первоначально в низовые подразделения. Только при внедрении “сверху вниз” и активном содействии руководства можно изначально правильно оценить и провести весь комплекс работ без незапланированных издержек.
  3. Технология поэтапного внедрения. Поскольку комплексная автоматизация – это процесс, в который вовлекаются практически все структурные подразделения предприятия, технология поэтапного внедрения является наиболее предпочтительной. Первыми объектами автоматизации становятся те участки, на которых в первую очередь необходимо наладить процесс учёта и формирования отчётных документов для вышестоящих органов и смежных подразделений.
  4. Привлечение к разработке будущих пользователей. При выполнении работ по комплексной автоматизации фирмой – интегратором меняются функции отделов информационных технологий фирмы – заказчика, и возрастает их роль в общем процессе перехода предприятия на прогрессивные методы управления.

Во время реализации проекта сотрудники отделов вместе с разработчиками работают с информацией и моделями, участвуют в принятии решения по выбору технологических решений и, самое главное, организуют взаимодействие поставщиков решения и сотрудников предприятия. При эксплуатации информационной системы на плечи сотрудников автоматизированной системы управления ложится обслуживание и сопровождение системы (если не заключен договор на сопровождение с фирмой-поставщиком). Специалисты заказчика являются инициаторами и исполнителями подготовки предложений по совершенствованию и развитию существующей системы. Это позволяет им лучше приспособить её к своим требованиям, поэтому эти требования должны быть основательно продуманы, чтобы информационные технологии не использовались там, где легко можно справиться с задачами управления с помощью карандаша и листа бумаги.

Система должна поддерживать такую схему взаимодействия между модулями и автоматизированными рабочими местами, которая отвечала бы требованиям и техническим возможностям пользователя. Важнейшими параметрами информационной системы являются надёжность, масштабируемость , безопасность , поэтому при создании таких систем используется архитектура клиент-сервер . Эта архитектура позволяет распределить работу между клиентской и серверной частями системы, предусматривает развитие и совершенствование в соответствии с особенностями решаемых задач. В последние годы наблюдается устойчивая тенденция увеличения спроса на клиент – серверные приложения, которые обладают в области учёта и управления большими возможностями, чем файл-серверные системы при обработке больших объёмов данных, возможностью создания распределённых систем, а также достаточной интеграцией с другими системами.

Внедрение информационной системы управления предприятием, как и любое серьёзное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы. Первейшим этапом создания системы должно быть проведение работ по предпроектному обследованию (так называемый консалтинг). Пока не описаны и не проанализированы все бизнес – процессы предприятия, не построена модель предприятия “как есть сегодня”, не сформулированы обоснованные требования к новой системе, не построена модель будущей системы “как должно быть”, не разработано техническое задание не может быть и речи о покупке или начале разработки системы. Цель этой предпроектной работы заключается в том, чтобы разработать представление о будущей системе, описать функционально-информационную модель будущей системы и защитить её перед заказчиком. Только после этого можно вкладывать деньги в покупку или разработку системы.

Подготовка предприятия к реализации ИС

Подготовка нормативно-справочной информации
    Разработка методик подготовки и ведения нормативно-справочной информации.

Разработка классификации объектов нормативно-справочной информации, их определение и детальное описание их свойств. Подготовка образцов описания данных объектов.

Базовый состав объектов нормативно-справочной информации включает:

  • производственную структуру предприятия (рабочие центры и их группировки, их идентификация и классификация);
  • территориальную структуру предприятия (площадки и места хранения запасов и их группировки, их идентификация и классификация);
  • финансовую структуру предприятия (центры финансовой ответственности и их группировки, их идентификация и классификация);
  • номенклатурные позиции, их классификация и группировки;
  • спецификации номенклатурных позиций (структуры продуктов);
  • технологические маршруты (в том числе учётные точки в нём для построения системы производственного учёта);
  • другие данные.
Подготовка бизнес-процессов
  1. Анализ и формирование рекомендаций по совершенствованию бизнес-процессов планирования операционной деятельности, её исполнения, а также ведения нормативных данных для поддержки операционной деятельности.
  2. Анализ и формирование рекомендаций по достижению соответствия бизнес – процессов рекомендациям методики ИС.
  3. Разработка моделей бизнес – процессов сбыта, производства, закупок, планирования и других, в соответствии с предметной областью проекта, на различных уровнях иерархии плановых решений, необходимых предприятию Заказчика бизнес – процессов, которые будут поддерживаться системой.
Выбор программной системы автоматизации планирования и учёта на производстве
  1. Анализ рынка программного обеспечения.
  2. Разработка системы аналитической отчётности, которую необходимо будет получать средствами системы.
  3. Разработка требований к информационной системе.
  4. Подготовка технического задания на выбор и внедрение информационной системы.
  5. Организация проведения конкурса по выбору программного обеспечения для информационной системы.
Читайте также:  Эволюция корпоративного управления: от начала до наших дней

Необходимо учитывать уровень подготовки специалистов, которым предстоит работать с приложением, а также назначение приложения. Если пользователи имеют большой опыт работы с программными приложениями, то можно использовать многооконный интерфейс, выпадающие меню и т. д.

Если же речь идет о сотрудниках, для которых сложно “двумя руками три кнопки нажать”, то интерфейс системы должен быть как можно более простым, а последовательность действий – очевидной. Аналогично, если в режиме использования критичен быстрый ввод данных, то на первое место выходит удобство интерфейса. Имеет смысл еще до сдачи информационной системы в эксплуатацию предоставить разработчикам возможность попробовать себя в роли конечных пользователей.

9.3. Виды информационных систем в организации

Так как имеются различные интересы, особенности и уровни в организации, существуют различные виды информационных систем . Никакая единственная система не может полностью обеспечивать потребности организации во всей информации. Организацию можно разделить на уровни: стратегический, управленческий, знания и эксплуатационный; и на функциональные области типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учёта и человеческих ресурсов. Системы создаются, чтобы обслужить эти различные организационные интересы. Различные организационные уровни обслуживают четыре главных типа информационных систем : системы с эксплуатационным уровнем, системы уровня знания, системы уровня управления и системы со стратегическим уровнем.

Системы эксплуатационного уровня поддерживают управляющих операциями, следят за элементарными действиями организации типа продажи, платежей, обналичивают депозиты, платёжную ведомость. Основная цель системы на этом уровне состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить потоки транзакций через организацию. Чтобы отвечать на эти виды вопросов, информация вообще должна быть легко доступна, оперативна и точна.

Системы уровня знания поддерживают работников знания и обработчиков данных в организации. Цель систем уровня знания состоит в том, чтобы помочь интегрировать новое знание в бизнес и помогать организации управлять потоком документов. Системы уровня знания, особенно в форме рабочих станций и офисных систем, сегодня являются наиболее быстрорастущими приложениями в бизнесе.

Системы уровня управления разработаны, чтобы обслуживать контроль , управление, принятие решений и административные действия средних менеджеров. Они определяют, хорошо ли работают объекты, и периодически извещают об этом. Например, система управления перемещениями сообщает о перемещении общего количества товара, равномерности работы торгового отдела и отдела, финансирующего затраты для служащих во всех разделах компании, отмечая, где фактические издержки превышают бюджеты.

Некоторые системы уровня управления поддерживают необычное принятие решений. Они имеют тенденцию сосредоточиться на менее структурных решениях, для которых информационные требования не всегда ясны. Системы стратегического уровня – это инструмент помощи руководителям высшего уровня, которые подготавливают стратегические исследования и длительные тренды в фирме и в деловом окружении. Их основное назначение – приводить в соответствие изменения в условиях эксплуатации с существующей организационной возможностью.

Информационные системы могут также быть дифференцированы функциональным образом. Главные организационные функции типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учёта и человеческих ресурсов обслуживаются собственными информационными системами . В больших организациях подфункции каждой из этих главных функций также имеют собственные информационные системы . Например, функция производства могла бы иметь системы для управления запасами, управления процессом, обслуживания завода, автоматизированной разработки и материального планирования требований.

Типичная организация имеет системы различных уровней: эксплуатационную, управленческую, знания и стратегическую для каждой функциональной области. Например, коммерческая функция имеет коммерческую систему на эксплуатационном уровне, чтобы делать запись ежедневных коммерческих данных и обрабатывать заказы. Система уровня знания создаёт соответствующие дисплеи для демонстрации изделий фирмы. Системы уровня управления отслеживают ежемесячные коммерческие данные всех коммерческих территорий и докладывают о территориях, где продажа превышает ожидаемый уровень или падает ниже ожидаемого уровня. Система прогноза предсказывает коммерческие тренды в течение пятилетнего периода – обслуживает стратегический уровень.

Информационная система управления деятельностью организации

Сейчас, когда мы обучаемся на бакалавра-менеджера, во многих-многих дисциплинах мы слышим и нам неустанно твердят, что информация – один из самых важных ресурсов, информация необходима своевременная и релевантная. Что, обладая информацией, мы имеем существенные конкурентные преимущества, нужно постоянно искать достоверные ее источники, да такие, чтобы они были более скоростными, чем у конкурентных фирм, ведь от этого зависит наш успех. Мы все это слышим и знаем, но никогда толком не задумывались, а что же такое информация? Информационная система? Как она работает, и какие проблемы существуют в ее механизме? Как сделать так, чтобы построенная информационная система в организации была максимально эффективна? Начнем постепенно разбираться во всех этих вопросах, и, конечно же, начиная с понятийного аппарата.

Организация – это целевое объединение ресурсов , предназначенное для удовлетворения каких-либо потребностей общества. Организация действует под воздействием изменяющихся внешних факторов, таких как экономическое состояние отрасли, рынка к которой относится организация, технические и другие инновации, социальные ценности общества, поведение заинтересованных групп (конкуренты, потребители, поставщики), политика государства и т.д.

Для того чтобы организация своевременно и положительно реагировала на изменения внешней среды необходимо эффективное управление ею.

Система управления – совокупность управляющей части (орган управления) и управляемого процесса (объект управления).

Система управления деятельностью организации, реализованная на базе информационной системы, позволяет отслеживать изменения во внешней среде, адекватно на них реагировать, стабилизировать ситуацию, сохранять качественную определенность процессов, совершенствовать внутреннюю среду, поддерживать динамическое равновесие с внешней средой в целях достижения тех или иных преимуществ.

Информация – сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т.д.), которые уменьшают имеющуюся степень неопределённости, неполноты знаний, отчуждённые от их создателя и ставшие сообщениями (выраженными на определённом языке в виде знаков, в том числе и записанными на материальном носителе), которые можно воспроизводить путём передачи людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, вычислительных средств и т.д.).

В этом определении отметим следующее:

· информация – это не любые сведения, она несёт в себе нечто новое, уменьшающее имеющуюся неопределённость;

· информация существует вне её создателя, это отчуждённое знание; знание – отражение действительности в мышлении человека;

· информация стала сообщением, так как она выражена на определённом языке в виде знаков;

· сообщение может быть записано на материальном носителе (сообщение является формой передачи информации);

· сообщение доступно для воспроизведения без участия автора;

· она передаётся в каналы общественной коммуникации.

В организациях информация позволяет:

· определять стратегические, тактические и оперативные цели и задачи организации;

· осуществлять контроль за текущим состоянием организации, её подразделений и процессов в них;

· принимать обоснованные и своевременные управленческие решения;

· координировать действия подразделений в достижении целей.

Свойства информации. Когда говорят об информации, то упоминают ряд её свойств.

1. Информация достоверна, если она не искажает истинного положения дел.

2. Информация полна, если её достаточно для понимания и принятия решений. Информация ясна и понятна, если она выражена языком, на котором говорят те, кому она предназначена.

3. Ценность, качество информации – мера расширения, развития тезауруса (систематизированного словаря понятий с указанием смысловых связей между ними, т.е. совокупности сведений, которыми располагает пользователь или система) воспринимаемой стороной при приёме и интерпретации сообщения, степень снижения состояния неопределённости экономического субъекта, степень продвижения к цели.

4. Адекватность информации – это определённый уровень соответствия создаваемого с помощью полученной информации образа реальному объекту, процессу, явлению и т.п.

Взаимодействие органа управления с управляемым объектом осуществляется в виде циркуляции информации по некоторому замкнутому контуру, называемому локальным информационным контуром.

Рис. Информационный контур

Информационный контур в совокупности с техническ им, программн ым и организационным обеспечением, а также с персонал ом, предназначенным для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией составляет информационную систему организации.

Миссия информационных систем – своевременное производство нужной для организации информации для обеспечения эффективного управления всеми ее ресурсами, создание информационной и технологической среды для осуществления управления организацией.

Ускорить работу организации можно за счет применения технических средств. Но оборудование и программные средства для информационной системы предприятия — это всего лишь набор инструментов. Только полное представление о том как, и какие задачи будут решаться с использованием этих инструментов, может дать положительные результаты при внедрении информационной системы.

Обычно различают три уровня управления в управляющей части объекта: высший, средний и низший. Каждый из них характеризуется собственным набором функций, уровнем компетенции и нуждается в соответствующей информации. На высшем уровне управления реализуется стратегическое управление, определяется миссия организации, цели управления, долгосрочные планы, стратегия их реализации и т.п. Средний уровень управления – уровень тактического управления. Здесь составляются тактические планы, осуществляется контроль их выполнения, отслеживаются ресурсы и т.п. На низшем уровне управления осуществляется оперативное управление, реализуются объёмно-календарные планы, осуществляется оперативный контроль и учёт и т.п.

Определённое разделение труда на каждом из уровней управления приводит к закреплению за отдельными элементами управляющей части организаций отдельных функций управления: планирования, организации, учета и контроля, мотивации, анализа и регулирования.

Наличие функциональных элементов в управляющей части организаций приводит к появлению соответствующих подсистем в их информационных системах.

Проблемой для организации является то, что ежедневный поток информации может быть случайным или неполным. И только организации решать делать упор на регулирование процесса поступления информации или довольствоваться тем, что есть. Но, необходимо помнить, что отсутствие информации вызывает информационную потребность – осознанное понимание различия между индивидуальным знанием о предмете и знанием, накопленным обществом.

Чтобы организация имела достаточную для эффективной деятельности информацию, работники организации должны обладать некоторой информационной культурой – умением работать с информацией и использовать для ее получения, обработки и передачи компьютерные информационные технологии.

Также организация должна быть оснащена техническим, математическим, программным, правовым обеспечением.

Некоторые формы информации:

· Данные – компьютерное изображение информации.

· Документ – информационное сообщение в бумажной, звуковой или электронной форме, оформленное по определенным правилам, заверенное в установленном порядке.

· Документооборот – система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа.

· Экономическая информация – совокупность сведений о социально-экономических процессах и служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сфере.

Далее, перейдем к информационным ресурсам.

Информационные ресурсы можно определить как весь имеющийся объем информации в информационной системе, т.е. совокупность собственных, приобретаемых и поставляемых извне данных, зафиксированных как на бумажных, так и электронных носителях.

Согласно закону РФ: информационные ресурсы – это информация, зафиксированная на материальном носителе и хранящаяся в информационных системах: библиотеках, архивах, фондах, других информационных системах.

Все информационные ресурсы (ИР), используемые на предприятии, предназначены для обеспечения внешнеэкономической и внутриэкономической деятельности.

Информация, информационные ресурсы существовали всегда, но эти ресурсы из-за своей специфичности не рассматривались как экономическая категория. Хотя информация всегда использовалась людьми для управления. Когда в результате развития общества, усложнения технологий и т.п. объем информации становился настолько большим, что его нельзя было переработать для управления, человечество находило какое-либо решение. Появление иерархии управления, создание вычислительных машин с этой точки зрения позволило преодолеть трудности в переработке огромных объемов информации для управления.

По источнику приобретения они являются либо внешними по отношению к нему, либо внутренними (корпоративными).

Информация внутренней среды, как правило, точная, полно отражает финансово-хозяйственное состояние. Ее обработка часто может осуществляться с помощью стандартных формализованных процедур. Это плановые, бухгалтерские, аналитические, статистические, маркетинговые, логистические, проектно-конструкторские и технологические (трудовые, материальные и технологические нормы) отчеты, данные и прочее.

Собственные информационные ресурсы могут быть либо структурированными, и тогда они подлежат арифметической, логической и другой обработке программными средствами, либо нет.

Структурируемые информационные ресурсы – это базы данных, хранилища данных.

Внешняя среда – экономические и политические субъекты, действующие за пределами предприятия, и отношения с ними. Это экономические, социальные, технологические, политические и другие отношения предприятия с клиентами, поставщиками, посредниками, конкурентами, государственными органами и т.п.

Внешние информационные ресурсы могут быть как платными (приобретаемыми), так и предоставляемыми сторонними организациями в соответствии с договоренностями или обязательствами (получаемые ресурсы). Как те, так и другие могут иметь как бумажную форму представления, так и передаваться по каналам связи.

Информация из внешней среды часто приблизительна, неточна, неполна, противоречива, имеет вероятностный характер. В таком случае она требует нестандартных процедур обработки.

Содержание информационного ресурса, рассматриваемое вне его формы его визуального представления, называется контентом.

Содержание (контент) может быть различным: экономическим, правовым, техническим и т.д. Оно может находиться в Интернете и тогда он носит название Web-контент, либо на предприятии, и тогда оно называется корпоративным контентом.

Какие источники внешней информации существуют? Приведем некоторые примеры:

· Общая информация о состоянии экономики. Источник: информационно-аналитические материалы, специализированные журналы, газеты, ресурсы Internet. Например, сайт «Росбизнесконсалтинга» – www.rbc.ru

· Специализированная экономическая информация. Например, на сервере Центробанка (www.crb.ru) можно найти всю информацию по финансовому рынку (межбанковский кредитный рынок, ставки привлечения рублевых депозитов, рынок облигаций Банка России, рынок государственных ценных бумаг, валютный рынок, курсы валют на заданную дату, динамика курса заданной валюты, кросс – курсы валют).

· Информация по ценам на товары. Источник: специализированные журналы и бюллетени, каталоги, базы данных в Internet.

· Информация из государственных органов и органов управления (законы, постановления, сообщения налоговых органов и т.п.).

Заметно, что большое количество информации приходит к организации из сети интернет. Это объясняется тем, что web -порталы позволяют осуществлять поиск информации, а также публиковать документы независимо от их месторасположения или формата.

Информационные ресурсы, доставленные на основе информационных сетей, которые условно делятся на:

· Локальные – для доставки собственных информационных ресурсов.

Глобальные сети позволяют организовать взаимодействие между абонентами в тысячи км. В основе передачи данных в глобальных сетях лежит технология коммутации пакетов. Каждый передаваемый файл разбивается на небольшие порции, которые помещаются в пакет, содержащий адреса как отправляющего, так и принимающего компьютера. Пакеты путешествуют по сети самостоятельно: при потере одного пакета он может быть легко переслан повторно. Поскольку каждый пакет пересылается независимо от других и вперемешку с тысячами подобных, это, помимо прочего, обеспечивает относительную дешевизну передачи данных по Интернет. Например, стоимость посылки электронного письма ничтожна по сравнению со стоимостью пересылки по факсу сообщения равного объема.

Национальные сети позволяют организовать взаимодействие между абонентами в пределах одного государства.

Как всяким ресурсом, информационным ресурсом можно управлять, т.е. на уровне организации можно и нужно изучать информационные потребности, планировать и управлять информационными ресурсами.

Управление информационными ресурсами означает:

· оценку информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления;

· изучение и рационализация документооборота организации, стандартизация и унификация типов и форм документов, типизация информации и данных;

· преодоление проблемы несовместимости данных;

· создание системы управления данными и т.п.

Таким образом, для успешной деятельности организации необходимо эффективное взаимодействие уровней и отделов по поводу информации (имеющейся и необходимой). Возникает проблема качества и целостности информации, которую должны решать сотрудники, рационально используя имеющиеся информационные ресурсы. Качественная работа с информацией является важным фактором успеха организации, поэтому следует обращать должное внимание на эффективное управление ею.

· Управление информационными ресурсами // В.В.Годин, И.К.Корнеев

Ссылка на основную публикацию