Информационные технологии в управлении

Понятие информационных технологий в управлении

Сегодня нельзя отрицать значимую роль информационных технологий во всех сферах общественной жизни. В управлении информационные технологии применяются на всех этапах общественного производства. Особенно видны преимущества информационных технологий в управлении коммерческими организациями.

Информационная технология представляет собой научное знание, выраженное в практическом опыте, применяемое для рационального использования какого-либо повторяющегося процесса.

Информационные технологии управления организацией представляют собой методы и средства поиска, сбора, обработки, хранения, передачи и защиты информации и знаний, применяемых в задачах управления на основе использования программного обеспечения, средств вычислительной и телекоммуникационной техники.

В управлении сегодня используют автоматизированные информационные технологии, которые реализуются с помощью технических и программных средств. Информационные технологии реализуют механизм принятия управленческого решения.

Функции информационных технологий

Основными функциями информационных технологий управления организацией являются следующие:

  1. Поиск и сбор данных;
  2. Обработка данных (анализ информации);
  3. Хранение данных;
  4. Выработка новой информации для решения оптимизационных задач.

Перечисленные функции представлены на рисунке


Важно отметить, что задача информационных технологий состоит не только в том, чтобы автоматизировать повторяющие операции переработки данных, но и в том, чтобы выработать новую информацию для принятия управленческих решений.
Чтобы разработать эффективную систему информационных технологий в управлении организацией необходимо провести детальный анализ управляемого объекта, определить задачи управления, разработать его структуру, выбрать необходимую информацию.

После детального анализа необходимо выработать информационную модель управления организацией, которая будет фиксировать связь между задачами обработки данных и новыми потоками информации. Затем выбираются технические средства, разрабатывается информационная технология.

Информационные технологии управления постоянно выходят на новые качественные уровни и позволяют использовать новейшие методы обработки и информации, необходимой для принятия управленческого решения.
Затраты на внедрение этих технологий окупаются и дают прибыль.

Информационные технологии выступают основой для социальных, производственных и других технологий. Они помогают сократить затраты иных общественных ресурсов.

Научной основой информационных технологий является интеграция информатики, кибернетики и методов административного управления.

Принципы использования информационных технологий

Выделяют следующие принципы информационных технологий управления :

  1. Принцип оперативного управления – это управление, осуществляемое в реальном времени.
  2. Принцип сквозного управления представляет собой информационную поддержку полного цикла управления. Сюда включается: сбор и анализ информации об объекте, моделирование и прогнозирование состояния объекта, планирование управляющих воздействий, доведение решений до исполнителей, контроль исполнения решений.
  3. Принцип адаптивного управления включает в себя адаптацию технологии управления под воздействием внешней и внутренней среды.
  4. Принцип сетевого управления определяет отношения “вертикальных” и “горизонтальных” коммуникационных линий и потоков деятельности предприятия.

Если управляющая система основана на перечисленных принципах она выполняет функцию интеллектуального конвейера. Информационные технологии оказывают значительную помощь в управлении предприятием.

Информационно-управляющие системы

Сегодня определяют информационно-управляющие системы в практике управления фирмами:

  1. Системы планирования ресурсов предприятия ERP (Enterprise Resource Planning). Это интегрированная система, которая представляет собой базу данных, основанную на едином приложении и общем пользовательском интерфейсе для управления финансовой и хозяйственной деятельностью. Сюда входит такие сферы деятельности компании, как планирование и прогнозирование, управление продажами, управление производством, закупками, финансами и др.
  2. Системы управления взаимоотношениями с клиентами CRM (Customer Relationship Management). Это системы управления внешними отношениями компании. Другими словами, они занимаются управлением взаимоотношениями компании с ее клиентами (заказчиками), партнерами, в целом – со всем внешним миром. Сюда же относятся методы управления для повышения эффективности продаж. Рассматриваемые системы созданы для автоматизации работы одела маркетинга, call-центров, корпоративных порталов и т.д.
  3. Системы информационной поддержки аналитической деятельности BI (Business Intelligence). Данные системы выступают как хранилище аналитических данных. Сюда же относят средства для обработки необходимой информации. Системы могут носить названия OLAP-системами (On Line Processing Systems) в отличие от OLTP-систем (On Line Transactions Systems), к которым относятся системы планирования ресурсов компании ERP и системы управления взаимоотношениями с клиентами CRM.

Специальные информационные системы

Выделяют следующие специальные системы, используемые в практике деятельности компаний:

  1. Системы управления логистическими цепочками SCM (Supply Chain Management). Эти системы используются при производстве сложных изделий, включающих комплектующие от разных поставщиков. Для предприятий важно оперативно программировать поставку необходимых деталей в полном объеме и в срок.Система обеспечивает планирование и координацию процессов снабжения, транспортировки и складирования.
  2. Системы планирования материальных потоков MRP (Material Requirements Planning).Данные системы занимаются закупками, производством и сбытом необходимых материалов.
  3. Системы управления человеческим фактором HRM (Human Resources Management). Функции данных систем – рекрутинг, управление и эффективное использование потенциала сотрудников компании. Сюда относится информационная поддержка в обучении персонала, данные о персонале и оценках их достижений.

Перечисленные системы являются самостоятельными и не замкнутыми. Однако каждая из систем может нести в себе отдельные признаки вышеперечисленных систем.

Сегодня мы можем наблюдать гибридные интеллектуальные системы. В таких системах различные компьютерные программы встраиваются в системы искусственного интеллекта.
Так же активно развиваются когнитивные информационные технологии, включающие в себя информационные технологии, которые разработаны для развития творческих способностей личности.

Современные информационные технологии изменяются и приобретают свои отличительные особенности. Так, если в момент их появления средства автоматизации обработки информации применялись к существующим управленческим процедурам, то на сегодняшний день ситуация изменилась. Они стали катализатором распространения современных технологий менеджмента. Сегодня информационные технологии учувствуют в оптимизации бизнес-процессов. Участвуя в оптимизации бизнес-процессов, информационные технологии помогают достичь конкурентное преимущество.

Повсеместное внедрение современных информационных технологий способствует применению новых подходов и методов к обработке управленческой информации. Применение таких технологий в работе компаний является необходимым условием ее эффективного функционирования. Интерес к информационным технологиям вызван большими технологическими возможностями по обработке управленческой информации, которые напрямую влияют на экономическую эффективность работы, повышение конкурентоспособности и рентабельности на рынке предоставления услуг.

Сегодня происходит активное внедрение информационных технологий в практику деятельности российских предприятий, что обеспечивает сокращение разрыва с развитыми странами по уровню информатизации экономики и общества. Однако нельзя не отметить отставание отечественных информационных технологий от стран Запада, т.к. в наше стране не в полном объеме развиты технологии современного менеджмента.

Информационные технологии в управлении предприятием (стр. 1 из 5)

Высшая Школа Экономики

Кафедра Информационных Технологий

На тему: Информационные системы в управлении преприятием.

Студент группы №410

Шибагутдинов Илья Евгеньевич

менеджмент, дневное отделение

Наумова Нина Леонидовна

1. Введение в информационные технологии управления предприятием………………………………………………………. 6

1.1. практика выдвигает новые требования……………………6

1.3. Функциональные изменения в сфере использования ИТ…8

2. Системы автоматизации управления предприятием…………..13

3. Выбор, внедрение и эксплуатация системы………………..…. 15

3.1. Проблемы выбора информационной системы……….…..15

3.1.1. требования к информационной системе….…..15

3.2.1. Функциональные возможности…………….…. 18

3.2.2. Совокупная стоимость владения………….……18

3.2.3. Перспективы развития системы………….……19

3.2.4. Технические характеристики……………….…. 19

4. Краткий обзор существующих систем…………………………. 23

Список использованной литературы………………………………. 27

Актуальность темы: главным направлением перестройки менеджмента и его радикального усовершенствования, приспособления к современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий. Средства и методы прикладной информатики используются в менеджменте и маркетинге. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации. Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности использования компаниями информационных ресурсов. Развитие информационного менеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного их развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производства и сбыта.

В современных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация. Но то, что действительно, скажем, для строго формализованного производственного процесса, отнюдь не столь очевидно для такой изящной сферы, как управление. Трудности, возникающие при решении задачи автоматизированной поддержки управленческого труда, связаны с его спецификой. Управленческий труд отличается сложностью и многообразием, наличием большого числа форм и видов, многосторонними связями с различными явлениями и процессами. Это, прежде всего, труд творческий и интеллектуальный. На первый взгляд, большая его часть вообще не поддается какой-либо формализации. Поэтому автоматизация управленческой деятельности изначально связывалась только с автоматизацией некоторых вспомогательных, рутинных операций. Но бурное развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической платформы и появление принципиально новых классов программных продуктов привело в наши дни к изменению подходов к автоматизации управления производством.

Термины, используемые в работе:

Управленческая деятельность – это совокупность действий руководства предприятия и других сотрудников аппарата управления по отношению к объекту управления – трудовому коллективу или производственной системе. Эти действия заключаются в выработке некоторого управленческого решения, являющегося по сути продуктом управленческого труда, и доведении этого решения до исполнителей с последующим выяснением результатов его выполнения.

Согласно определению, принятому ЮНЕСКО, информационная технология (далее ИТ) — это комплекс взаимосвязанных, научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы. Сами информационные технологии требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники.

По мнению американского специалиста в области управ­ления Г. Поппеля, под информационными технологиями (ИТ) следует понимать использование вычислительной тех­ники и систем связи для создания, сбора, передачи, хране­ния, обработки информации для всех сфер общественной жизни.

Информационная система управления – это система информацион­ного обслуживания работников управленческих служб. Таким образом, она выпол­няет технологические функции по накоплению, хранению, пе­редаче и обработке информации. Она складывается, формирует­ся и функционирует в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятой на кон­кретном экономическом объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним.

· Выделить проблемы, возникающие при введении информационной системы в действие.

· Осуществить обзор существующих систем на предмет соответствия выдвигаемым компаниями требованиям.

· исследовать внутрифирменные проблемы при использовании ИСУ;

· определить стратегию внедрения ИС на предприятиях.

В начале работы я ознакомлю Вас с информационными технологиями вообще, проведу небольшую классификацию информационных систем, определю возникающие при внедрении в организацию проблемы и проведу краткий обзор уже существующих систем.

1. Введение в информационные технологии управления предприятием.

1.1. Практика выдвигает новые требования.

Сегодня положение дел в рассматриваемой области характеризуется крайней неопределенностью. Во-первых, это связано с непрерывным увеличением объема технологических предложений, требующих высоких инвестиций, и соответственно с усилением зависимости от внешних услуг (например, от поставщиков программного обеспечения). Внутрифирменные ассигнования на нужды ИТ растут опережающими темпами по сравнению с другими затратами предприятия. При этом высший менеджмент мало осведомлен об общих расходах в сфере ИТ. Так, компетентные решения фирменного руководства охватывают примерно лишь 5% соответствующих затрат.

Во-вторых, изменяется роль ИТ в хозяйственной деятельности многих предприятий. При выполнении внутрифирменных процессов функция ИТ перестала быть вспомогательной, превратившись в важнейшую составную часть продукта или производственных мощностей. Хозяйственные риски в настоящее время во многом определяются рисками в данной сфере. Реализация же современных высокопроизводительных организационных проектов (например, “виртуальных организаций” без жесткой привязки производственных участков к определенному месту), требует полного использования потенциала ИТ с помощью телекоммуникационных средств.

Не способствует стабилизации быстрый рост издержек в сфере ИТ. Чтобы контролировать их увеличение и добиться большей гибкости в решении информационно-технологических проблем, многие предприятия идут в основном двумя путями. Первый заключается в том, что фирма создает внутрифирменный информационно-технологический участок, который предлагает услуги и внефирменному рынку, доказывая тем самым возможность рентабельного использования своих мощностей.

Читайте также:  Как организовывается работа с персоналом на предприятии

Чаще предприятия выбирают другой путь, когда большая часть собственного информационно-технологического персонала переводится в распоряжение вновь создаваемых дочерних компаний или совместных со специализированными информационно-технологическими партнерами предприятий, также самостоятельно выступающих на рынке. На материнском предприятии остается небольшая группа сотрудников, на которую возлагаются функции информационного менеджмента.

Высший менеджмент начинает осознавать, какое важное воздействие оказывают информационно-технологические решения на сам хозяйственный процесс и культуру предприятия. Поэтому он чувствует себя все более ущемленным в том плане, что вынужден делегировать соответствующие вопросы внутрифирменным подразделениям или внешним организациям. К тому же первый опыт работы внефирменных информационно-технологических служб не дает особых поводов для оптимизма относительно эффективности решения указанных проблем. В этой связи возникают следующие ключевые вопросы:

Информационные технологии предприятий

Современные корпоративные информационные системы (КИС) играют в наше время очень важную роль в бизнесе.

КИС отражает концептуальную и физическую архитектуру организации и сопровождает ее многофункциональную деятельность . Основой КИС предприятий на современном этапе являются так называемые системы планирования ресурсов предприятий ( Enterprise Recourse Planning — ERP ). Мировой опыт свидетельствует, что умело выбранная и внедренная ERP -система существенно улучшает управляемость предприятием и повышает эффективность его работы.

5. Информационные технологии предприятий

5.1. Управленческий учет и отчетность

Построение корпоративной информационной системы должно начинаться с анализа структуры управления организацией и соответствующих потоков данных и информации. Координация работы всех подразделений организации осуществляется через органы управления разного уровня. Под управлением понимают достижение поставленной цели при условии реализации следующих основных функций: организационной, плановой, учётной, анализа, контрольной, стимулирования (краткое содержание этих функций было рассмотрено в “Информационные системы планирования ресурсов и управления предприятием:ERP-сиcтемы” ).

В последние годы в сфере управления всё активнее стали применяться понятие “принятие решения” и связанные с этим понятием системы, методы, средства поддержки принятие решения. Принятие и исполнение делового решения — акт формирования и целенаправленного воздействия на объект управления, основанный на анализе ситуации, определении цели, разработки политики и программы (алгоритма) достижения этой цели.

Первым шагом на пути к эффективному управлению является создание системы сбора, оперативной обработки и получения оперативной, точной и достоверной информации о деятельности предприятия — системы для реализации управленческого учёта.

Управленческий учёт представляет собой проблему для значительной части руководителей предприятий в основном из-за отсутствия соответствующей системы обработки и представления данных, на основе которых принимаются решения. Иногда сведения, получаемые руководством для контроля и принятия решений, формируются из системы финансовой отчетности, кадрового учета и т. д. Проблема состоит в том, что эти сведения служат специфическим целям и не отвечают потребностям руководства для принятия решений. Поэтому на многих предприятиях существуют параллельно две системы учета — бухгалтерский и управленческий (практический), т. е. служащий обеспечению выполнения повседневных рабочих задач сотрудников и руководителей предприятия. Как правило, такой учет ведется по принципу “снизу-вверх”. Сотрудники предприятия для выполнения своей работы фиксируют необходимые им данные (первичную информацию). Когда руководству предприятия нужно получить какие-то сведения о положении дел на предприятии, оно обращается с запросами к менеджерам более низкого уровня, а те, в свою очередь, к исполнителям.

Следствием такого самопроизвольного подхода к формированию системы отчетности является то, что, как правило, возникает конфликт между той информацией, которую хочет получить руководство, и теми данными, которые могут предоставить исполнители. Причина этого конфликта очевидна — на разных уровнях иерархии предприятия требуется разная информация, а при построении системы отчетности “снизу-вверх” нарушается основной принцип построения информационной системы — ориентация на первое лицо. Исполнители обладают либо не теми видами данных, которые нужны руководству, либо нужными данными не с той степенью детализации или обобщённости.

Большинство руководящих работников действительно получают отчеты о работе своих отделов, но эти сведения либо излишне пространны — например, подшивка договоров о продаже вместо сводного отчета с приведением цифр об общем объеме сбыта за указанный период, либо, наоборот, недостаточно полны. Кроме того, сведения поступают с запозданием — например, можно получить сведения о дебиторской задолженности через 20 дней по окончании месяца, а между тем отдел сбыта уже отгрузил товары заказчику с просроченным последним платежом. Неточные данные могут быть причиной неверных решений. Точные данные, полученные с запозданием, также теряют ценность.

Для того чтобы руководство предприятия могло получать необходимые ему для принятия управленческих решений данные, необходимо строить систему отчетности “сверху вниз”, формулируя потребности верхнего уровня управления и проецируя их на нижние уровни исполнения. Только такой подход обеспечивает получение и фиксирование на самом низшем исполнительском уровне таких первичных данных, которые в обобщенном виде смогут дать руководству предприятия ту информацию, в которой оно нуждается.

Важнейшими требованиями к системе управленческого учета являются своевременность, единообразие, точность и регулярность получения информации руководством предприятия. Эти требования могут быть реализованы при соблюдении ряда простых принципов построения системы для формирования управленческой отчетности:

  • система должна быть ориентирована на лиц, принимающих решения и на сотрудников аналитического отдела;
  • система должна строиться “сверху вниз”, руководители каждого уровня должны проанализировать состав и периодичность необходимых им для выполнения своей работы данных;
  • исполнители должны иметь возможность фиксирования и передачи “наверх” установленных их руководством данных;
  • данные должны фиксироваться там, где порождаются;
  • информация разной степени детализации должна становиться доступной всем заинтересованным потребителям сразу же после ее фиксирования.

Очевидно, что эти требования наиболее полно могут быть реализованы с помощью автоматизированной системы. Однако опыт упорядочения систем управленческой отчетности на различных предприятиях показывает, что внедрению автоматизированной системы управленческого учета должна предшествовать достаточно большая “бумажная” работа. Ее выполнение позволяет промоделировать различные особенности управленческой отчетности предприятия и, тем самым, ускорить процесс внедрения системы и избежать многих дорогостоящих ошибок.

5.2. Автоматизированные информационные системы

Термин “автоматизированные системы управления” (АСУ), впервые появился в России в 1960-е гг. ХХ века в связи с применением компьютеров и информационных технологий в управлении экономическими объектами и процессами, что дало возможность повысить эффективность производства, лучше использовать ресурсы, избавить управленцев от выполнения обязательных рутинных операций.

Для любого предприятия возможность повышения эффективности производства в первую очередь определяется эффективностью существующей системы управления. Скоординированное взаимодействие между всеми подразделениями, оперативная обработка и анализ получаемых данных, долговременное планирование и прогнозирование состояния рынка — вот далеко не полный перечень задач, которые позволяют решить внедрение современной автоматизированной системы управления (рис. 5.1).

В этой связи, говоря о возросшем интересе российских предприятий к внедрению автоматизированных систем управления, нельзя не отметить, что в настоящее время на отечественном рынке преобладают две основные тенденции их разработки и внедрения.

Первая заключается в том, что предприятие пытается постепенно внедрить системы автоматизации лишь на отдельных участках своей деятельности, предполагая в дальнейшем объединить их в общую систему, либо довольствуясь “кусочной” (“лоскутной”) автоматизацией. Несмотря на то, что этот путь, на первый взгляд, кажется менее затратным, опыт внедрения таких систем показывает, что минимальные затраты в подобных проектах чаще всего оборачиваются и их минимальной отдачей, а то и вовсе не приносят желаемого результата. К тому же сопровождение и развитие таких систем чрезвычайно затруднено и затратно.

Вторая тенденция — комплексное внедрение систем автоматизации, что позволяет охватить все звенья системы менеджмента от низового уровня производственных подразделений до верхнего управленческого уровня. В этом случае такая система включает в себя:

  • автоматизацию многих направлений деятельности предприятия (бухгалтерский учет, управление персоналом, сбыт, снабжение и т. д.);
  • автоматизацию основных технологических процессов предприятия;
  • автоматизацию собственно управленческих процессов, процессов анализа и стратегического планирования.
  • В настоящее время в мировой практике для обозначения полнофункциональных интегрированных АСУ, используемых фирмами, применяют названия:
  • MRP (Material Requirement Planning — Планирование материальных потребностей),
  • MRP II (Manufacturing Resource Planning — Планирование производственных ресурсов),
  • ERP-система (Enterprise Resource Planning —Планирование ресурсов предприятия),
  • ERP-II и CSRP (Customer Synchronized Relationship Planning — Планирование ресурсов, синхронизированное с покупателем).

Какая-либо однозначная и общепринятая общая классификация ИТ-предприятий отсутствует. Возможный вариант обобщенной структуры современных информационных технологий, внедряемых на промышленных производствах различного типа, приведен на рисунке 5.1, на котором сделаны следующие общепринятые сокращения:

  • САПР — системы автоматизированного проектирования / изготовления (Computer Aided Design / Computer Aided Manufacturing — CAD/CAM);
  • АС ТПП — автоматизированные системы технологической подготовки производства (Computer Aided Engineering — CAE);
  • АСУ ТП — автоматизированные системы управления технологическими процессами (Supervisory Control And Data Acquisition — SCADA);
  • АСУ П — комплексная автоматизированная система управления предприятием (Enterprise Resource Planning — ERP);WF — потоки работ (WorkFlow);
  • CRM — управление отношениями с клиентам;
  • B2B — электронная торговая площадка (“онлайновый бизнес”);
  • DSS — поддержка принятия управленческих решений;
  • SPSS — статистический анализ данных;
  • OLAP — анализ многомерных данных;
  • MIS — управляющая информационная система, (АРМ) руководителя;
  • SCM — управление цепями поставок;
  • PLM — управление жизненным циклом продукции (характерно для дискретного производства);
  • ERP-II — расширение ERP системы за контуры производства (т. е. ERP + CRM + B2B + DSS + SCM+ PLM и т. п.);
  • WAN — глобальные (внешние) сети и телекоммуникации (Wide Area Net);
  • HR — “Управление персоналом”, можно рассматривать как самостоятельную задачу, так и входящую в состав ERP (что и отображено на рисунке в виде двух связей);
  • LAN — локальные вычислительные сети (Local Area Net).

С точки зрения внедрения информационных технологий все предприятия можно разделить на два больших класса: предприятия с дискретным типом производства (дискретное производство) и предприятия с непрерывным производством (непрерывное производство). Для непрерывного производства внедрение САПР (CAD/CAM) сводится, в основном, к внедрению графических систем.

В то же время, возрастает роль ТПП. Задачи ТПП значительно расширяются в сторону технологических расчетов, моделирования технологических процессов. Автоматизированные системы технологической подготовки производства — АС ТПП (CAE) начинают играть решающую роль в организации производства (процесс в непрерывном производстве практически невозможно организовать без технологических расчетов и моделирования).

Для непрерывного производства весьма актуальным становится внедрение автоматизированных систем управления технологическими процессами — АСУ ТП (SCADA), от эффективности которых прямо зависит эффективность производства. Основу большинства SCADA-решений составляют несколько программных компонентов (база данных реального времени, устройства ввода-вывода, предыстории типовых и аварийных ситуаций и т. д.) и администраторов (доступа, управления, сообщений).

Много специфики появляется при внедрении на непрерывном производстве комплексной автоматизированной системы управления предприятием — АСУ П.

5.3. Интегрированная информационная среда

Несмотря на значительное расширение в последнее время рынка информационных услуг и продуктов, информационное обеспечение системы управления предприятием остается все еще на недостаточном уровне. Информационно-телекоммуникационные системы функционируют, в основном, в интересах высших уровней управления и, как правило, без необходимого их взаимодействия. Такое положение приводит к дублированию работ, избыточности в сборе первичной информации, удорожанию разработок и эксплуатации систем.

Единое информационное пространство предприятия представляет собой совокупность баз и банков данных, технологий их ведения и использования, информационно-телекоммуникационных систем и сетей, функционирующих на основе единых принципов и по общим правилам. Такое пространство обеспечивает защищенное информационное взаимодействие всех участников, а также удовлетворяет их информационные потребности в соответствии с иерархией обязанностей и уровнем доступа к данным.

Читайте также:  Главные подходы в управлении персоналом

Интегрированная информационная среда рассматривается как комплекс проблемно-ориентированных, взаимоувязанных и взаимодействующих информационных подсистем. Концептуальная модель КИС в должной мере должна отражать эту среду (рис. 5.2). Такая среда как основа единого информационного пространства включает в себя следующие главные компоненты (рис. 5.3):

3.5. Информационные технологии и системы управления

· 3.5. Информационные технологии и системы управления

Качество управления определяется заданным критерием, правилами принятия решения и используемой информацией. То или иное состояние, в которое переходит предприятие при осуществлении своей деятельности на рынке, ставит перед менеджером соответствующие задачи и требует от него принятия адекватных решений. Эти решения могут касаться как изменения целей, стоящих перед организацией, так и способов их достижения. Это вызвано тем, что предприятие подвержено воздействию со стороны окружающей его среды, и вынуждено адаптироваться к ней с помощью обратных связей. Поэтому всякое управленческое решение есть результат отработки менеджером воздействий обратной связи. Принятие решений осуществляется, в основном, уполномоченными на это менеджерами, на основании анализа информации. Поэтому в основе управленческих технологий лежат процессы обработки информации (информационные технологии), и строящиеся на их основе процедуры принятия решений.

Информационные технологии управления

Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с обработкой информации для принятия тех или иных управленческих решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.

Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления и используется при малой структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью информационной технологии обработки данных.

В большинстве случаев ИТ управления направлена на создание отчетов различных видов.

· регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ выполнения производственного плана.

· специальные отчеты создаются по специальным запросам менеджеров или когда на предприятии произошло что-то незапланированное.

И те, и другие виды отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов.

· суммирующие отчеты – данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям;

· сравнительные отчеты – содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения;

· чрезвычайные отчеты – содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.

Использование отчетов для поддержки управления оказывается особенно эффективным при реализации управления по отклонениям, которое предполагает, что главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например, от ее запланированного состояния). При использовании на фирме принципов управления по отклонениям к создаваемым отчетам предъявляются следующие требования.

Требования к отчетам

· отчет должен создаваться только тогда, когда отклонение произошло;

· сведения в отчете должны быть отсортированы по значению критического для данного отклонения показателя;

· все отклонения желательно показать вместе, чтобы менеджер мог уловить существующую между ними связь;

· в отчете необходимо показать количественное отклонение от нормы.

Основные компоненты информационной технологии управления показаны на рисунке.

· входная информация поступает из систем операционного уровня

· выходная информация формируется в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде

· содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчеты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации. База данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:

· данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;

· планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы).

Информационные системы управления (ИСУ)

ИС управления (ИСУ) – это особый класс аналитических систем, представляющих собой конечные решения для управленцев и аналитиков. Исторически сложилось так, что технологическая основа реализации таких систем существенно различается. Одни из них построены на современных аналитических инструментах, другие – с применением базовых информационных технологий. ИСУ подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подразделений или уровней управления предприятием. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном: будущем. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов.

Чтобы легче ориентироваться в этих системах вводится 3 классификации

· по виду решаемой задачи,

· по масштабу решаемой задачи,

· по технологическому построению.

Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

Задачи обработки данных

· оценка планируемого состояния объекта управления;

· оценка отклонений от планируемого состояния;

· выявление причин отклонений;

· анализ возможных решений и действий.

Информационная автоматизированная система управления (ИАСУ)

ИАСУ – это многоуровневые иерархические автоматизированные системы, которые обеспечивают комплексную автоматизацию управления на всех уровнях и охватывают весь цикл работ от проектирования до сбыта продукции. Предназначена для обеспечения эффективного функционирования управляемого объекта (системы) путем автоматизированного выполнения заданных функций. Степень автоматизации функций управления определяется производственной необходимостью и возможностями формализации процесса управления. Создание таких систем весьма затруднительно, поскольку требует системного подхода с позиций главной цели, например получения прибыли, завоевания рынка сбыта и т. д.

Основными классификационными признаками, определяющими вид ИАСУ, являются:

· сфера функционирования объекта – промышленность, строительство, транспорт, сельское хозяйство, непромышленная сфера и т.д.;

· вид управляемого процесса – технологический, организационный, экономический и др.;

· уровень в системе управления – государственный, отраслевой, промышленное, научное или торгово-производственное объединение, предприятие, производство, цех, участок, технологический агрегат или процесс.

Различают 6 основных типов ИАСУ, тип которых определяется целью, ресурсами, характером использования и предметной областью:

Типы информационных автоматизированных систем управления (ИАСУ)

Диалоговая система обработки запросов

( Transaction Processing System ) – для реализации текущих, краткосрочных, тактического характера, часто рутинных и жестко структурируемых и формализуемых процедур, например, обработка накладных, ведомостей, бухгалтерских счетов, складских документов и т.д.

Система информационного обеспечения

( Information Provision System ) – для подготовки информационных сообщений краткосрочного (обычно) использования тактического или стратегического характера, например, с использованием данных из базы данных и структурированных, формализованных процедур.

Система поддержки принятия решений

( Decision Support System ) – для анализа (моделирования) реальной формализуемой ситуации, в которой менеджер должен принять некоторое решение, возможно, просчитав различные варианты потенциального поведения системы (варьируя параметры системы); такие системы используются как в краткосрочном, так и в долгосрочном управлении тактического или стратегического характера в автоматизированном режиме.

Интегрированная, программируемая система принятия решения

( Programmed Decision System ) , предназначена для автоматического, в соответствии с программно реализованными в системе структурированными и формализованными критериями оценки и отбора (выбора) решений; используются как в краткосрочном, так и в долгосрочном управлении тактического (стратегического) характера.

( Expert System ) – информационные консультирующие иили принимающие решения системы, основанные на структурированных, часто плохо формализуемых процедурах, использующих опыт, интуицию т.е. поддерживающие или моделирующие работу экспертов, интеллектуальные особенности; системы используются как в долгосрочном, так и в краткосрочном оперативном прогнозировании, управлении;

Интеллектуальные системы или системы, основанные на знаниях

(Knowleadge Based System) – системы поддержки задач принятия решения в сложных системах, где необходимо использование знаний в достаточно широком диапазоне, особенно, в плохо формализуемых и плохо структурируемых системах, нечетких системах и при нечетких критериях принятия решения; эти системы наиболее эффективны и используемы для сведения проблем долгосрочного, стратегического управления к проблемам тактического и краткосрочного характера, повышения управляемости, особенно, в условиях многокритериальности. В отличие от экспертных систем, в системах основанных на знаниях следует чаще избегать экспертных и эвристических процедур и прибегать к когнитивным процедурам для минимизации риска. Здесь более существенно влияние профессионализма персонала, ибо при разработке таких систем необходимо сотрудничество и взаимопонимание не только разработчиков, но и пользователей, менеджеров, а сам процесс разработки, как правило, происходит итерационно, итерационными улучшениями, постепенным преобразованием (переходом) процедурных знаний (как делать) в непроцедурные, декларативные (что делать).

ИС организационного управления (ИСОУ)

ИС организационного управления , известны также под устаревшим названием «автоматизированные системы организационного управления — АСОУ», уже свыше 20 лет успешно используются в разных областях экономики. За это время их эволюция прошла несколько этапов, начиная от простых систем обработки данных к интегрированным системам, которые построенные на современной аппаратной и программной базе. Перспективные типы ИС построенные на клиент-серверной архитектуре. Они делятся на две основных группы: интегрированные и узкоспециализированные системы.

Корпоративные информационные системы

К первому типу относятся корпоративные информационные системы (КИС), которые интенсивно вытесняют традиционные АСУП в сфере управления производством. Они поддерживают конкретные бизнес-процессы предприятий, выполняя наиболее ответственные функции; складывания и анализ консолидированного баланса и аналитических отчетов, управления финансами и персоналом, себестоимостью и торговыми операциями и т.п., их характерная особенность — способность работать в территориально распределенных структурах. В Украине наибольшего распространения приобрели такие корпоративные информационные системы: система R/3 компании SAP AG, система «ГАЛАКТИКА» одноименной корпорации, «BAAN-IV» американско-голландской компании Baan , SCALA шведской компании Bestlutsmodeller AB, пакет бизнес-прикладных программ Oracle Application американской корпорации Oracle , информационная система АВД украинско-русской фирмы «ИНЭК».

Класс информационных систем второго типа довольно широкий. Сюда можно отнести: информационные системы для автоматизации банковской деятельности, информационные системы в статистике, информационные системы для финансового и бухгалтерского учета (например, ІС, FinExpert , SoNet), информационные системы в маркетинге, информационные системы в инвестиционном менеджменте (например, Project Expert ) и др. Следует заметить, что количество разновидностей таких систем постоянно увеличивается, а диапазон функциональных возможностей их расширяется.

Предназначены для автоматизации функций управленческого персонала. Учитывая наиболее широкое применение и разнообразие этого класса систем, часто любые ИС понимают именно в данном толковании. К этому классу относятся ИС управления, как промышленными фирмами, так и непромышленными объектами: гостиницами, банками, торговыми фирмами и др.

Основными функциями подобных систем являются : оперативный контроль и регулирование, оперативный учет и анализ, перспективное и оперативное планирование, бухгалтерский учет, управление сбытом и снабжением и другие экономические и организационные задачи.

Большинство систем такого типа появились на рубеже 90-х годов, когда, с получением большей свободы в ведении бизнеса, предприятия и фирмы стали задумываться о компьютеризации. В силу объективных причин рыночной экономики, первыми смогли выделить необходимые финансовые средства предприятия торговли и сферы услуг. Промышленность значительно отставала из-за более длительного цикла оборачиваемости капитала и многих других причин.

Практически все отечественные ИС начали развиваться как учетные бухгалтерские системы. Многие из них продолжают оставаться чисто учетными, позволяя автоматизировать одну или несколько функций предприятия, но, не давая целостной картины для управления. Автоматизация отдельной функции предприятия, как-то бухгалтерский учет или сбыт готовой продукции, позволяет руководителю среднего звена анализировать результаты своей работы.

Информационные технологии в управлении

Рубрика: Экономика и управление

Дата публикации: 17.05.2018 2018-05-17

Статья просмотрена: 262 раза

Библиографическое описание:

Фоменкова А. В. Информационные технологии в управлении // Молодой ученый. — 2018. — №20. — С. 276-278. — URL https://moluch.ru/archive/206/50348/ (дата обращения: 28.03.2020).

Технологии, которые основаны на компьютерной технике нуждаются в больших изменениях в организационном составе менеджмента, его порядка, кадровых возможностей и ресурсов, системы передачи информации, а также комплекса документации. Наибольшую значимость имеет введение информационного менеджмента, который существенно расширяет возможности внедрения организациями информационных ресурсов. Формирование и совершенствование информационного управления объединено с построением системы обработки данных и сведений, очередность их формирования до степени интегрированных автоматизированных структур управления, которые включают в себя по вертикали и горизонтали все ступени и части производства и реализации. [1, с 44]

Читайте также:  Что включает в себя управление персоналом и работниками организации

В нынешней обстановке результативное управление представляется как значащий и важный ресурс в организации, вместе с материальными, человеческими и другими средствами. Вследствие этого, рост и увеличение эффективной деятельности по управлению, оказывается одним из направлений совершенствования деятельности организации в целом. Особо явным средством повышения эффективности развития рабочего процесса представляет собой его автоматизация. Сложности и препятствия, которые возникают при урегулировании вопросов автоматического обеспечения рабочего процесса, напрямую зависят от его классификации и области данного процесса. Административная деятельность различается трудностью и разнообразием, присутствием весомого количества конфигураций и образов, универсальными последовательностями и взаимодействиями с разными событиями и действиями. В первую очередь эта деятельность созидательная и умственная. Со стороны может показаться, что основная его доля не уступает никакой официализации. Вследствие чего, оптимизация трудовой деятельности управления сперва объединялась только с механизацией отдельных дополнительных, обыденных действий. Но интенсивное усовершенствование информативных компьютерных методик, улучшение технических основ и становление новейших категорий проектных товаров запустило в наши дни совершенствование отношений к автоматизации регулирования и ведения бизнеса. [2, с. 180–190]

Несмотря на затянутый экономический упадок, дефицит ресурсов и капитала у организаций, нынешние компьютерные технологии понемногу превращаются в ежедневный инструмент начальников предприятий. В особенности наиболее предусмотрительные и догадливые менеджеры, которые руководят производственными компаниями понимают, что нужно вкладывать в восстановление и переоснащение главных промышленных производительностей, а также систему управления.

За последние года в России и странах СНГ почти нет предприятий, которые не используют информационные технологии для механизации руководящего производства.

Для благоприятной работы организаций в условиях нашего времени основную роль выполняют информационные технологии, которые допускают выполнять обширную работу в области механизации финансово-хозяйственного и центрального функционирования, а также приводить в исполнение совокупность механизации главных технологических и промышленных действий.

Наибольшую важность механизация процессов администрирования приобретается в России на данный момент, когда вследствие долгого упадка появился подъем национального индустриального производства, и первый раз за долгое время у нас появляется шанс механизированного переоснащения уже имеющихся производственных ресурсов для создания и продажи конкурентоспособного товара.

На данный момент еще не все начальники и директора фирм осознают важность механизации управления, которое реализуется только в том случае, когда инновационные технологии внедрят в работу каждого управленца, и обратят особое внимание на реализацию только главных задач и сделают акцент на финансовые затраты, которых не избежать.

Сегодня на российских индустриальных предприятиях заметно прогрессирует по сравнению с прошлыми годами развитие по введению систем автоматизированного управления. На сегодняшний день применение автоматизированных систем разрешает проблему длительности сроков разработки и внедрения новейших технологий и изделий, которые в разы повысят качество управления данными видами работ. [3, с.148]

Благодаря разнообразию зарубежных и российских систем управления у нас есть огромный выбор разной ценовой категории и качества предоставляемых услуг. Предприятия растут, увеличивают свое промышленное производство, появляются реальные спонсоры и это все благодаря положительной ситуации на экономическом рынке, складывающаяся в пользу российских организаций. Внедрение современных компьютерных технологий управления-это главный способ усовершенствовать работу организаций на данный момент времени. Затраты по механизации деятельности сотрудников управления несравнимы с затратами на автоматизацию работы предприятия, ведь реальный экономический результат может превзойти все ожидания.

Управление — это процесс по достижению лицом или группой лиц цели управления при условии, что они обладают необходимой информацией. Количество и качество предоставленных данных для управления определяется специализированными требованиями и зависит от источников информации.

Информация, которая была обработана при помощи компьютерных программ, необходима для групповой работы пользователей в информационно-вычислительных сетях. Глобальные сети предназначены для всех служб и подразделений организации, благодаря которым ускорится документооборот, позволит сохранить важную информацию и в любой момент предоставить ее сотрудникам фирмы.

Современные достижения в сфере микроэкономики дали возможность открытия новых концепций в сфере организации информационных служб. С помощью высокопроизводительных и экономичных микропроцессорам информационно-вычислительные средства внедряются в рабочие места управленцев, менеджеров, программистов, бухгалтеров и других работников различных сфер деятельности. Улучшаются и индивидуальные системы обработки данных, автоматизируются рабочие места на базе ПК, которые по своей стоимости близки к терминалам, по мощности — к электронно-вычислительным машинам третьего поколения. Вследствие этого в 80-х годах появилась тенденция по развитию информационно-вычислительной техники — были созданы для местного вычисления сети коммерческого назначения.

Информация — на рынке экономики является одним их основных товаров. Залог успеха коммерческой и предпринимательской деятельности связан с такими факторами как: муниципалитет, биржа, банки, информационные системы, оптовая и розничная торговля, службы по управлению трудом и занятостью и т. д. Работа данных систем основывается на локальных вычислительных сетях разной архитектуры и корпоративных сетей.

В наше время появилась и иная сторона использования персональной вычислительной техники. Значась как основная поддержка в автоматизации ряда ежедневных работ, широко распространенные электронно-вычислительные машины в ряде случаев не создавали мощные автоматизированные информационные системы в основе которых лежали локальные вычислительные сети. Для таких автоматизированных информационных систем понадобилось использование в локальных вычислительных сетях компьютеров, которые были рассчитаны на эффективную работу в сети. В локальные сети стали объединять персональные компьютеры, мини-ЭВМ, большие ЭВМ, рабочие станции и специальные ЭВМ, концентрирующие сетевые ресурсы, — серверы.

При наличии в офисе, учреждении, на предприятии, в цехе локальных вычислительных сетей создает для работников принципиально новые возможности общего характера, благодаря прикладным системам ПК и другому оборудованию сети. Организуется автоматизированный документооборот, создаются различные массивы управленческой, коммерческой и другой информации общего назначения и персонально используются вычислительные ресурсы всей сети, а не только определенного ПК. Появились возможности использовать различные средства или инструменты для решения определенных профессиональных задач. Кроме организации внутренних служб, локальные вычислительные сети позволяют организовать внешние по отношению к обслуживаемому учреждению службы, такие как телетайпная связь, почтовая корреспонденция, электронные доски объявлений, газеты, а также выход в глобальные сети ЭВМ и использование их услуг.

  1. Информационный менеджмент: курс лекций / В. Г. Матвейкин, Б. С. Дмитриевский, К. А. Садов. — Тамбов: Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2009. — 44 с. — 70 экз.
  2. Балашова Е. С. Показатели оценки организационной эффективности бизнеспроцессов / Е. С. Балашова // Научно-технические ведомости СПбГПУ. Экономические науки. — 2014. — № 2(192). — С. 185–190.
  3. Першина А. П., Марухина О. В. Информационно-компьютерные технологии в управлении: Учеб. Пособие.– Томск: Изд-во ТПУ, 2005. — 148 с

Информационные технологии в управлении

В случае привлечения большого количества специалистов различного уровня, которое, как правило,наблюдается в крупных компаниях, специалисты рекомендуют использовать информационные технологии в управлении персоналом. Подобный подход обеспечит наиболее эффективный контроль за распределением трудовых обязанностей и властных полномочий. Профессионализм кадров, грамотное разграничение нагрузки и возложение ответственности за результат, являются основным залогом конкурентоспособности любой,быстро развивающейся компании, которая стремится занять достойную нишу на рынке.

Сфера применения информационных технологий

В последнее время происходят интенсивные изменения во всех областях,где используются человеческие ресурсы. Революционный характер изменений влечет за собой необходимость радикального сдвига и ухода от сложившихся профессиональных стереотипов. Работа по согласованию и организации слаженной деятельности различных организационных структур предприятия должна вестись на всех уровнях и этапах деятельности. Применение набора инструментов,направленного на автоматизацию процесса производства и кадрового учета,позволяет эффективно построить работу с сотрудниками.

Управление кадрами

Для обеспечения эффективной работы кадровой службы на небольших предприятиях, как правило, создаются информационные системы. Такое программное обеспечение несет в себе несколько следующих функций:

  • кадровый учет>
  • учет операций по выплате заработка>
  • управление трудовыми ресурсами (подборкадров, оценка эффективности деятельности, обучение).

Более развернутый вариант позволяет охватить практически все уровни управления организацией, например такие как:

Очень часто подобные системы обозначаются аббревиатурой HRMS (Human Resource Management Systems —> системы управления трудовыми ресурсами).

Отдельные программные продукты, разработанные для кадровых служб

С момента внедрения информационных технологий в процесс управления предприятием, началась активная автоматизация работы кадровых служб. Современный кадровик пользуются различными программами, которые условно можно разделить на следующее группы:

  1. Информационно-справочные системы, В целом такие системы не относятся к системам с функциями управления персоналом, но они очень активно используются в работе кадровых служб. Наиболее популярными в этой области являются справочники законодательства, особенно содержащие консультационные базы. Например, наиболее часто используемые правовые справочники в РФ —> «>Гарант»> и «>КонсультантПлюс»>.
  2. Программы, обеспечивающие автоматизацию отдельных участков работы кадровой службы,
  3. Модули в составе комплексного продукта для обеспечения работы предприятия,
  4. Специализированные комплексные системы.

Узкоспециализированные программы

Для выполнения отдельных задач разработаны компьютерные программы, обеспечивающие обработку и анализ определенных данных. К подобным продуктам можно отнести программы для:

  • кадрового учета (отпуска, стаж, др.)>
  • расчета заработной платы>
  • найма персонала>
  • аттестации>
  • тестирования>
  • оценки обучения и развития>
  • др.

Уровень эффективности данного продукта зависит от профессионализма его разработчиков и, как следствие, цены. Способы обработки сведений на различных этапах варьируют от примитивных до самых продвинутых.

Вышеуказанные информационные технологии в управлении персоналом наиболее часто внедряются в деятельность небольших организаций для решения несложных задач, относящихся к кадровому и финансовому учету.

Полнофункциональные системы

В случае привлечения большого количества специалистов различных уровней, возникает необходимость в организации более тщательного подхода к управлению персоналом. В таком случае на помощь приходят полнофункциональные HRM-системы. Они способны удовлетворить самые высокие требования, и как правило, включают в себя модули, позволяющие обрабатывать следующие основные направления деятельности предприятия:

  • организационный менеджмент>
  • кадровый учет>
  • кадровый документооборот>
  • табельный учет>
  • расчет зарплаты>
  • регламентированная отчетность>
  • компенсационный пакет>
  • планирование человеческих ресурсов>
  • планирование фонда оплаты труда>
  • оценка персонала>
  • управление мотивацией>
  • управление обучением>
  • подбор персонала>
  • кадровый резерв>
  • информационное самообслуживание>
  • аналитика.

Таким образом, когда внедряются информационные технологии управления персоналом, охватывающие все возможные области деятельности, появляется возможность более тщательного контроля и построения системы поддержки принятия решений. Это происходит благодаря наличию единого информационного пространства, высокой производительности и функциональности.

Основные требования

В целом автоматизация деятельности кадровой службы может быть произведена с помощью разнообразного программного обеспечения,представленного на рынке множеством производителей, но очень важным является требование того, чтобы эта система отвечала следующим современным стандартам:

  1. Построение на основе методологии управления персоналом.
  2. Использование множеством пользователей, которые объединены в локальную сеть (сеть интернет, в случае удаленного расположения).
  3. Доступный графический интерфейс пользователя.
  4. Обработка оперативной информации в режиме реального времени,
  5. Возможность аутентификации и разграничения прав пользователей. Предоставление доступа к информации в зависимости от должностных обязанностей сотрудника.
  6. Высокий уровень защищенности от несанкционированного доступа.

Современные информационные технологии управления сделали возможной настоящую революцию в сфере управления кадрами. Благодаря быстрому доступу к базе данных по всем кадровым ресурсам предприятия, оперативному поиску необходимой информации и возможности отбора комплекса данных по заданным критериям, существенно повысился уровень и скорость принятия решений.

Данные технологии также помогают автоматизировать и систематизировать шаблонные процессы, освобождая тем самым время и силы для решения стратегических задач.


Ссылка на основную публикацию