Как реализуется удаленное управление сотрудниками

Как реализуется удаленное управление сотрудниками

Каждый руководитель мечтает о штате профессиональных и добросовестных сотрудников, точно и вовремя выполняющих поручения и обладающих креативным мышлением. Однако современный рынок труда не слишком наполнен работниками подобного типа. Как же решить кадровую нехватку, обеспечить себя бесперебойным притоком качественных кадров и наладить их взаимодействие с руководителями? Ответ на этот вопрос – необходимо удаленное управление сотрудниками.

Современные информационные системы позволяют решать управленческие задачи практически любой сложности, в том числе и в такой области, как управление сотрудниками работающими удаленно. Однако, как и в любом стиле управления, данный вид менеджмента имеет свои преимущества и недостатки. Около 40% всех компаний мира в той или иной степени используют труд дистанционных работников. Проблемы и безусловные успехи технологии удаленного управления проявляются со временем, поэтому очень важно обратить свое внимание на некоторые детали этого процесса.

Отбор сотрудников

Выполнение определенного объема работы в домашних условиях нередко является необходимостью для людей интеллектуального труда. Бухгалтеры, инженеры, преподаватели и руководители, а также представители многих других профессий часто берут работу на дом. Но этот вид дистанционного труда несколько отличается от работы на дому на постоянной основе, поэтому специалист, работающий удаленно, должен обладать следующими качествами и выполнять определенные условия.

Необходимые качества и условия для сотрудника, работающего на удаленной работе

  • Умение организовать собственное время. Данный навык является решающим, так как дома нет строгого начальника, который «стоит над душой», контролируя и заставляя выполнять задания.
  • Умение грамотно и четко излагать свои мысли, а также внимательно слушать руководителя. Не всегда у менеджера при удаленном управлении сотрудниками есть достаточно времени для постановки задач и выслушивание отчета работника в течение длительного времени.
  • Наличие заранее оговоренного времени для выполнения задач и связи с руководителем онлайн. Излишне говорить, что работник должен уделять выполнению своих обязанностей определенное время, и руководитель должен иметь стопроцентную гарантию, что он сможет связаться с сотрудником в рамках этого периода незамедлительно.
  • Знание современных технологий связи и поиска информации и свободное обращение с ПК. Навыки, без которых дистанционное выполнение работ невозможно в принципе.

Мотивация и осуществление контроля

Всем новым сотрудникам, управляемым удаленно, на первых порах потребуется пристальное внимание менеджера:

  1. Руководителю необходимо тщательно инструктировать новоиспеченных работников и подробно отвечать на все их вопросы.
  2. На этом этапе руководитель должен стать для сотрудника учителем, так как информация, поданная через средства связи, усваивается гораздо тяжелее, чем при личном контакте.
  3. Сотрудники должны правильно воспринять миссию компании и то, что требуется от них руководству.

В этом кроется основной ключ всех дальнейших взаимоотношений работника и компании. Но не стоит слишком пристально контролировать то, каким именно образом работник организует свой труд. Управленцу необходимо сосредоточиться на результатах и способах улучшения производительности труда работника.

Построение личных отношений и поддержание контакта

Дистанционное управление персоналом требует от руководителя дополнительных усилий, чтобы наладить личные связи с сотрудником. Это связано с тем, что между людьми в данном случае отсутствует личное общение.

Однако технологии позволяют и в этом случае использовать все инструменты для поддержания контакта и обмена личным и профессиональным опытом. Например, видео- или телефонные конференции, страницы и чаты на сайте компании, где сотрудники могут обмениваться сообщениями или выкладывать фото и комментарии. Несмотря на дальность расстояния и общение только через средства связи, руководитель должен дать почувствовать работнику, что он – часть единого целого, и позволять ему узнавать ближе начальника и своих коллег с личностной стороны.

Налаживание каналов обратной связи и техническое обеспечение

При удаленном управлении людьми как нигде важно организовать качественный и доступный канал связи с начальством. Сотрудник должен хорошо понимать, когда и как он сможет связаться с менеджером при возникновении вопросов.

  1. Необходимо развить в людях понимание важности общения с руководителем, однако также нужно дать понять, что беспокоить начальника по пустякам не стоит, так как его время очень ценно.
  2. Ни в коем случае у удаленного работника не должен возникать страх перед звонком менеджеру – старайтесь сделать так, чтобы общение было легким, но информативным, и приводило к конкретным действиям.

Очень важно, чтобы весь сложный механизм взаимодействия людей, находящихся на расстоянии друг от друга, функционировал без перебоев и ошибок. Терминалы, каналы связи, программы должны быть совместимы и четко взаимодействовать между собой, чтобы не вызывать раздражения у персонала, что приведет к снижению производительности и наличию негативного отношения к компании.

Благодарность и признание значимости

Ничто так не мотивирует, как признание успеха работников. Старайтесь, чтобы все удаленные сотрудники чувствовали свою полезность и получали моральное удовлетворение от того, что способны влиять на развитие компании, занимаясь работой на дому. Доверие, которое выказывает компания удаленному работнику, позволяя ему самостоятельно организовывать свой труд, и признание заслуг человека дают дополнительный стимул к качественной и добросовестной работе на благо организации.

Учитывая темпы роста количества рабочих мест, управляемых дистанционно, возможно, что в будущем доля удаленных работников будет все более увеличиваться, и современному бизнесмену просто необходимо будет учитывать особенности данного вида организации наемного труда, чтобы идти в ногу со временем.

Управление удаленными сотрудниками: 21 стратегия

За последние 8 лет я успел поработать с более чем сотней членов виртуальных команд в 9 странах мира. Бывали моменты когда мне просто хотелось рвать на себе волосы. Сегодня управление удаленными сотрудниками нашей компании — привычное дело.

Случалось и такое:

– Я понятия не имел, чем занимается моя команда.

– Члены команды могли «халтурить». Они могли эффективно работать некоторое время, но затем качество работы ухудшалось либо они попросту покидали команду.

– Я чувствовал разочарование, потому что не мог эффективно общаться членами команды.

– Я испытывал массу проблем в поиске и найме талантливых людей удаленным способом.

Но теперь я знаю как справляться со сложными ситуациями и вопросами когда имеешь дело с виртуальными командами. Стратегии которые я использую, отражают мой многолетний опыт в выяснении, что работает лучше всего для сохранения последовательной, продуктивной и мотивированной команды.

Это стратегии, которые мы используем в системе управления персоналом Time Doctor – у нас более 80 штатных сотрудников, все из которых работают удаленно над созданием лучшего продукта для дистанционного управления и увеличения производительности физическим и юридическим лицам.

Управление удаленными сотрудниками: Коммуникация

Совет 1: Компенсируйте за счет того, что вы не натыкаетесь друг на друга.

Одна из главных причин, почему виртуальные команды не достигают успеха это потому, что они не компенсируют расстояние между сотрудниками. Они как бы забывают о других членах команды, которые тихо живут в своем собственном мире и сотрудничают ровно столько, сколько обязаны.

В виртуальной среде необходимо создать возможность среди членов команды для «прямого», формального и неформального общения. Некоторые эффективные варианты: онлайн чаты (например, Skype), платформы для управления проектами (например, Basecamp) и видеоконференции (бесплатно на Google Hangouts).

Совет 2: Держите чат постоянно открытым.

В нашем бизнесе имеется чат для всех отделов. Участники оставляют сообщения для команды, частью которой являются. Очень важно, чтобы эти чаты оставались «живыми», но не отвлекали. Достаточно вести постоянное общение, и обсуждать некоторые важные вопросы для того, что все чувствовали себя частью одной команды. Но главное – балансировать, ведь чат не должен отвлекать от работы.

У нас также имеется развлекательный чат для всей компании который не связан с напрямую с работой. Это создает эффект «чилл-аута», где сотрудники могут пообщаться о чем хотят. Может возникнуть чувство одиночества когда вы работаете удаленно из дома, а чат помогает сохранить чувство социальной связи.

Совет 3: Выберите правильный стиль общения.

В зависимости от ваших потребностей, выберите наиболее подходящий тип связи, для вашей команды.

  • Электронная почта – для быстрого взаимодействия. Вы можете заменить большинство почтовых коммуникаций системой управления проектами.
  • Чат программ Skype или Google прекрасно подходит для быстрого обмена мгновенными сообщениями и для создания группового чата.
  • Телефонные звонки или видео-чаты – некоторые виды связи должны быть обработаны только по телефону. Любой вид эмоционального вопроса, например проблемы с производительностью, должен быть обработан по телефону. Видео-чат будет еще лучше, поскольку он даст вам больше визуальных подсказок о том, что происходит с другим человеком.
  • Создание короткого видео – очень легко создать видео о себе на Youtube, используя веб камеру, или при помощи инструментов захвата экрана, таких как Jing.

Совет 4: Используйте инструменты для быстрого видео или визуальной коммуникации.

Когда вы и ваш сотрудник не в одной и той же комнате, как вы можете объяснить что-то визуально на экране компьютера? Видео в YouTube или инструмент захвата экрана (например Jing) являются отличным решением. Создайте скриншот рабочего стола и поставьте стрелки, ярлыки и примечания, используя Jing, или быстро создайте видео экрана рабочего стола и поделитесь им с другими членами команды через YouTube.

Совет 5: Используйте инструменты совместного использования экрана.

Есть инструменты, которые предоставят вам визуальный доступ к вашему рабочему столу так, что другой человек может увидеть именно то, что вы делаете. Некоторые из этих инструментов позволяют даже людям дистанционно управлять другим компьютером. Многие из этих инструментов являются бесплатными для использования в небольших группах. В их числе TeamViewer и Join.me. Skype также имеет возможность совместного использования экрана, но без возможности удаленного управления другим компьютером.

Совет 6: Сотрудничество в работе с документами и электронными таблицами.

Если у вас есть документ, который редактируется многими людьми, Google Drive является лучшим вариантом. Если у вас есть документ, который просто должен быть общим, и не будут редактироваться одновременно, то вы можете разместить его (например, файл Excel) в общей папке Google Drive или Dropbox. Многие платформы управления проектами также имеют функции совместного использования файлов и совместной работы, так что это еще одна альтернатива для совместной работы над документами.

Совет 7: Настройте и эксплуатируйте систему управления проектами.

Для небольших команд вы могли бы попытаться обрабатывать все по электронной почте. Но это чревато. Системы управления проектами являются полезными, поскольку они помогают организовать документы и беседы в проекты, что помогает вернуться к ним позже. Такие программы также помогают в организации и хранении общих файлов. Если вы ведете бизнес исключительно с электронной почты, он может быстро стать неуправляемым, и превратиться в беспорядок.

Продуктивность

Совет 8: Внедряйте системы.

Без систем ваш бизнес может развалиться. Не имея внедренной системы и процессов, работа в офисе может быть компенсирована в какой-то степени просто личным взаимодействием и общением. Управление удаленными сотрудниками подразумевает, что каждый человек может находиться в своем собственном мире. Они могут развивать свои собственные процессы и процедуры, которые могут не соответствовать с тем как работают другие. Лучше всего иметь документированный, стандартизированный способ работы, который постоянно совершенствуется.

Например, в нашем бизнесе, разработчики следуют конкретному процессу для предложения, построения, тестирования и документации.

Совет 9: Разрешите некоторую степень гибких рабочих часов, но также придерживайтесь некоторой последовательности.

Люди, работающие из дома, справедливо хотят иметь гибкость рабочих часов. И, на самом деле, важно иметь некоторую степень гибкости. С другой стороны, если все становится совершенно беспорядочным, то будет трудно получить окно в котором все члены команды будут онлайн для одновременного общения.

Совет 10: Следите за результатами работы.

Виртуальная команда или нет, вы должны попытаться измерить ее производительность. Каковы ключевые показатели успеха каждой задачи? Советуем установить данные показатели, таким образом, чтобы вы легко и быстро смогли понять (за пару недель, а не за 6 месяцев) является ли продуктивным каждый член вашей команды.

Совет 11: Учет рабочего времени, посещаемость и другие основные показатели производительности.

Если вы платите на основе отработанных часов, то естественно следует отслеживать сколько часов работает каждый человек и вести четкий учет времени.

В офисной среде можно увидеть кто на рабочем месте, даже если вы не отслеживаете посещаемость. При управлении удаленными сотрудниками бывает трудно понять, что именно происходит, как долго и над чем работал каждый сотрудник. Существует меньшинство людей, которые достаточно мотивированы и не нуждаются в пристальном отслеживании посещаемости. При этом, большинство нуждается в определенном уровне дисциплины, особенно работая на дому.

Мы создали Time Doctor для того, не только чтобы обрабатывать эти самые показатели, но и чтобы отслеживать посещенные сайты, приложения, неэффективно используемое время, проработанное время и контроль времени, отведенного на перерывы. Наша система учета рабочего времени может показать вам, например, работает ли член вашей команды или просто болтает с друзьями в Facebook.

Совет 12: Организуйте систему синхронизации времени для общения в разных часовых поясах.

Если члены вашей команды работают в разных часовых поясах, убедитесь в том, что у вас есть период синхронизированного времени, когда работают все члены вашей команды. Проводите виртуальные встречи в это время.

Совет 13: Делайте ежеквартальный обзор, чтобы видеть как члены вашей виртуальной команды справляются с работой.

Одна из проблем в управлении удаленными сотрудниками – люди могут чувствовать себя одинокими и изолированными. Не все хорошо справляется с таким стилем работы. Большинство людей не имеют этой проблемы и любят свободу, которая появляется с работой из дома, но важно, чтобы вы могли время от времени проверять их работу и убеждаться в их успехе.

Совет 14: Проверьте новых сотрудников в кратковременной работе, прежде чем нанимать их на полную ставку.

Вам не обязательно сразу нанимать человека на полный рабочий день. Вы можете попробовать поработать с ним над небольшим проектом, а по завершению, если, конечно, оба остались довольны, перейти на полный рабочий режим. При этом, переход на полный рабочий день очень важен, потому что на неполном рабочем дне или на временном проекте, внимание сотрудника будет разделено. Вполне возможно, что он не будет доступен в самый нужный момент. Мой опыт показывает, что удаленные сотрудники, которые работают неполный рабочий день в конце концов вовсе перестают работать. Люди, работающие полный рабочий день, полагаются на вашу компанию для получения средств на существование и, скорее всего, продержатся с вами длительный период.

Читайте также:  Объект и субъект системы управления персоналом организации

Совет 15: Хорошо оплачивайте труд вашей виртуальной команды.

Многие хотят работать удаленно, и многие специалисты готовы получать меньше за возможность работать из дома. Хотя это и правда – вы можете найти людей готовых работать за меньшие деньги, но если вы платите сотрудникам хорошо, вы будете гарантированы в том, что ваша команда отлично сработает и останется с вами на длительный период.

Совет 16: Ищите сотрудников, которые подходят для удаленной работы.

Взгляните на их домашнюю обстановку. Есть ли у них тихое и спокойное место для работы? Отвлекают ли их дома дети? С другой стороны, живут ли одни и насколько вероятно ежедневное отвлечение на друзей? Отвлечения и изоляция могут вырасти в проблему, поэтому важно убедиться, что ваша команда одновременно счастлива и продуктивна при работе из дома.

Совет 17: Создайте стандартный процесс обучения новых сотрудников.

Если вы нанимаете удаленных сотрудников, значит они будут лишены возможности учиться на вашем примере – как привыкли в обычном офисе. Так что при найме убедитесь, что у вас есть тренинг-программа (советуем, видео уроки), которые ознакомят новичков с вашей компанией и с тем, как ведутся ежедневные процессы. Делайте как можно больше, чтобы помочь сотрудникам адаптироваться и сыграть неотъемлемую роль в вашей компании.

Культура

Совет 18: Вдохновляйте с помощью видео.

Удаленные сотрудники могут скучать по чувству корпоративной культуры. Трудно создать и поддерживать культуру через написание слов. Гораздо лучше создать видео и использовать услуги видеоконференций, такие как Google Hangouts. Также, полезно записывать конференции для будущих сотрудников. Используйте видео как способ вдохновить свою команду и укрепить основные понятия о культуре компании (например, о вашем видении и миссии).

Совет 19: Встречайтесь лично.

Встреча команды Time Doctor в Бохол, Филиппины.

Трудно развивать истинно дружеские отношения во время удаленного управления сотрудниками. Встречайтесь лично, около 4-х раз в год или по-возможности. Это самый лучший метод по укреплению внутренних связей компании.

Совет 20: Развивайте виртуальную дружбу.

Не забывайте – ваша удаленная команда это живые люди, которым, как и остальным, необходимо общение. Сотрудники могут общаться и взаимодействовать вне работы, но также здорово, если эти потребности могут быть удовлетворены при виртуальной работе. В моем опыте это особенно важно на должностях, которые не имеют бурного общения, например, некоторые разработчики ПО.

Совет 21: Создайте настоящее ощущение командного духа.

На удаленной работе могут потребоваться дополнительные усилия по сохранению чувства преданности своей команде. Сотрудники должны знать, что они не только способствуют достижению цели своей команды, но и также ценны в достижении успеха компании. Некоторые способы, помогающие этого достичь:

  • Создать и поддерживать общение не связанное с работой.
  • Разделять видение будущего компании.
  • Держать команду в курсе о том, как идут дела в компании. Люди хотят знать что происходит во всех областях компании, и каков их вклад в общую картину.
  • Задействуйте всю команду в важных мероприятиях и проектах.
  • На дни рождения и по особым случаям отправляйте подарки со смыслом.

Делайте все, чтобы люди чувствовали себя не отдельными рабочими, а по-настоящему частью вашей команды и компании. Это стоит того.

11 методов управления удаленной командой

Если вы начнете нанимать на работу людей со всего мира, то это может до неузнаваемости изменить ваш стартап – если только вы будете хорошо относиться к своим сотрудникам.

Отличные сотрудники, работающие удаленно, нынче являются секретным оружием множества успешных стартапов. Вместо того чтобы полагаться на людей, живущих недалеко от офиса (и нередко на самом дорогом рынке), они нанимают самые лучшие таланты со всего мира для того, чтобы те помогали им продвигаться дальше со своей миссией.

Некоторые компании предпочитают, чтобы весь штаб сотрудников работал удаленно, что также имеет свои сложности. В других же наряду с членами команды, которые находятся в офисе, есть и сотрудники, работающие удаленно. Управление удаленной и «оседлой» командами может оказаться нелегкой задачей.

И поэтому я опросил 11 предпринимателей из нашего совета поделиться своими собственными идеями для управления удаленными сотрудниками – от основных стратегий коммуникации до конкретных рабочих процессов.

Общение онлайн

«Самой большой проблемой в управлении сотрудниками, работающими удаленно, является уменьшение каналов коммуникации. Причиной этому является тот факт, что они не работают в одном и том же офисе, и скорее всего, у них не совпадают рабочие часы. Чтобы как-то бороться с этим, наша команда ежедневно с утра устраивает 15-минутки в Slack, чтобы обсудить, над чем мы работали вчера, какие у нас планы на сегодня, а также все те вещи, которые могут усложнить наши задачи. Коммуникация – это самое важное, и такие встречи помогают нам всем держать один темп».

Джессика Оралкан (Jessica Oralkan), Collecteurs

Ежедневные созвоны

«В самом начале мы использовали все необычное программное обеспечение для коммуникации между сотрудниками и полагались на цифровые методы коммуникации с членами команды, работающими «в удаленке». Это не дало ожидаемых результатов по нескольким причинам. Во-первых, люди легко перестают чувствовать сплоченность, если они не общаются в реальной жизни. Поэтому может развиться отношение «мы VS они». Во-вторых, в цифровой коммуникации нет места нюансам, предположениям и неопределенности. В-третьих, созвонившись вы можете больше выяснить и сделать, чем если бы вы вели переписку.

Для того чтобы все исправить, мы начали практиковать ежедневные созвоны, но этого было мало. Теперь мы ежедневно созваниваемся, а по всем звонкам составляются отчеты и рассылаются команде. Это помогает нам избежать потерь времени и денег из-за недопонимания, также благодаря такому общению поддерживается дух товарищества, которое укрепляет работу в команде и общую цель. Это метод старой школы, но он прекрасно работает».

Эндрю Томас (Andrew Thomas), SkyBell Video Doorbell

Ежедневные собрания

«Я управляю штабом сотрудников, которые в основном находятся в соседних штатах, некоторые работают из более отдаленных мест. Да и сам я работаю в удаленке. Для управления командами наших офисных сотрудников и людей, работающих удаленно, мы используем один из методов Рокфеллера: мы проводим ежедневные собрания правления, а затем команд. Как правило, это проходит в режиме видеоконференции. В начале все наши сотрудники ненавидели это и жаловались. Однако я полагаю, именно такой подход обеспечил нам трехкратный рост. Теперь же, когда все мы привыкли к таким собраниям, команда с нетерпением ждет их, чтобы получить фидбек и ответы на вопросы по поводу проектов. Я настоятельно рекомендую проводить такие ежедневные собрания».

Ким Уолш-Филлипс (Kim Walsh-Phillips), Elite Digital Group

Не перестарайтесь с управлением

«Помните, что ваши сотрудники, работающие удаленно, иногда могут предоставить вашей фирме уникальные наборы знаний и умений, которых нет у внутренних работников. Вместо того чтобы быть чрезвычайно строгими и ежедневно пытаться контролировать их время и эффективность, просто дайте им ту свободу, которая необходима сотрудникам в удаленке. Оценивайте результаты их работы, и пока они выходят на связь и работают так же эффективно, как и другие, считайте их своим секретным оружием. Постоянные проверки и наблюдение за каждым их шагом только станут источником никому не нужного стресса и уменьшат их продуктивность».

Блэр Томас (Blair Thomas), EMerchantBroker

Один чат для всех

«Сейчас на рынке существует множество мессенджеров. Просто сделайте так, чтобы вся ваша команда в обязательном порядке постоянно пользовалась одним чатом, и используйте единое управляющее программное обеспечение. Таким образом все осведомлены о том, кто чем занимается, и работающие удаленно могут так же эффективно решать вопросы, как будто бы они находятся в офисе».

Мэтт Дойл (Matt Doyle), Excel Builders

О часовых поясах должен знать каждый

«У нас есть два офиса в разных концах света и множество сотрудников, работающих удаленно. Когда мы берем на работу новых людей, мы очень щепетильно относимся к тому, чтобы команда была осведомлена о том, где они находятся и в каком часовом поясе будут работать. Также эти данные можно увидеть в профайле каждого сотрудника, так что каждый может их проверить. Когда команда знает, откуда каждый работает, то это помогает лучше упорядочить задачи и составить расписание».

Мика Джонсон (Micah Johnson), GoFanbase

Пусть сотрудники в удаленке веселятся вместе со всеми

«Один из ключевых членов нашей команды работает удаленно, и мы провели много времени, составляя стратегию общения с ней касательно рабочих вопросов. Однако в конце концов мы обратили внимание на то, что она упускает те моменты, которые призваны сплотить команду – простое общение и забавы в офисе. Тогда мы решили во время неформального общения команды звонить ей в Skype, а также стали более внимательными к тому, чтобы она таким образом могла участвовать в неожиданных празднованиях, которыми знаменуется что-либо хорошее. И это в значительной мере повлияло на ее связь с командой и сделало нашу совместную работу еще более приятной».

Мартина Велк (Martina Welke), Zealyst

Используйте одну платформу

«Мы недавно начали использовать непрерывную обратную связь и платформу совместного пользования информацией под названием WeVue. Это позволяет членам команды эффективно работать друг с другом и с компанией, чтобы решать деловые проблемы. Это помогает нам минимизировать необходимость проводить собрания и дает людям возможность право голоса относительно затрагивающих их решений компании».

Крис Кэнчалоси (Chris Cancialosi), GothamCulture

Создайте внутренний блог

«Используйте такой инструмент ведения блога как BlogIn, чтобы создать блог для внутреннего пользования, и затем постарайтесь привлечь к нему внимание ваших работников, чтобы те активно использовали его: делали посты с обновлениями и заметки о встречах. На каждом собрании у нас был один человек, который делал заметки, а затем публиковал их вместе со слайдами и другим материалом. Таким образом люди, которые не были на собрании (в том числе и команды других офисов) могут принять участие в обсуждении. Данное решение оказалось выигрышным в плане коммуникации. Когда в блоге доступно слишком много контента, чтобы ссылаться на что-то конкретное, то можно создать запись в вики или обновляемый документ со ссылками на самые важные посты. Нам нравится Blogin, потому что он интегрирован со Slack, а также предоставляет возможность управления группами и создания wiki-страниц».

Мэттэн Гриффел (Mattan Griffel), One Month

Держите сотрудников в курсе событий

«Мы стараемся сделать так, чтобы наши работающие в удаленке сотрудники чувствовали сплоченность с командой и были осведомлены о жизни Allocadia. Мы используем Slack для информирования сотрудников о новостях, мероприятиях и событиях, а также для того, чтобы держать их в курсе всех тех вещей, которые происходят в повседневной жизни нашей компании. Мы также записываем видео корпоративных встреч и презентаций, чтобы работники вне офиса ничего не упускали».

Кэтрин Берри (Katherine Berry), Allocadia

Инвестируйте в путешествия

«Наша компания два раза в год устраивает выезды на природу. Несмотря на то, что это обходится дорого, такие капиталовложения стали одними из лучших инвестиций в нашу корпоративную культуру, которые мы делали. Как правило, такие встречи длятся два дня, также бывает, что сотрудники, которые обычно работают в удаленке, на пару дней приходят в офис до и после поездки, и мы обсуждаем стратегию компании, финансы и важные этапы. Но работа занимает не более 25% времени, остальное время отдается развлечениям и играм как в небольших командах, так и для всех работников компании, прогулками и хорошей еде. Единственное проблема здесь – это иногда возникающее чувство несоответствия с нашей скудной культурой. Но в результате мы получаем неосязаемую связь, которая невероятно ценна, и которую нелегко создать посредством цифрового общения».

Фэн Бай (Fan Bi), Blank Label.

Об авторе: Скотт Гербер (Scott Gerber) является основателем Совета молодых предпринимателей (Young Entrepreneur Council).

Инструкция для руководителя: как управлять удаленными сотрудниками

Совет № 1. Переходите к удаленной работе постепенно

Управление удаленной командой требует совершенного другого уровня доверия к своим сотрудникам. Если вы привыкли, что коллеги постоянно находятся в офисе, то для вас, скорее всего, станет большим стрессом, если перестанете их там видеть.

Отнеситесь с любовью к себе и подчиненным и перестраивайте процесс работы постепенно. Например, выберите один день на неделе, когда сотрудники могут по желанию работать из дома.

Эксперимент Стэнфордского университета показал, что продуктивность сотрудников, которым предоставили возможность работать откуда угодно, выросла на 17%. Тем не менее по окончании эксперимента половина из них предпочли вернуться в офис. Скорее всего, вы только выиграете, если разрешите сотрудникам иногда работать удаленно, — и располóжите к себе, и без рисков для проекта проверите, насколько они дисциплинированны.

Главное — сразу предупредить подчиненных, что дни недели для работы вне офиса не накапливаются, иначе однажды к вам может подойти сотрудник и попросить месяц поработать из дома в счет того, что ранее он такой возможностью не пользовался.

Совет № 2. Обеспечьте подчиненных всем необходимым

Этот пункт кажется очевидным, но недооценивать его нельзя. Если у ваших удаленных сотрудников возникают сложности с доступом к нужным ресурсам, на конференц-колах они слышат только помехи или постоянно получают приглашения на встречи ночью, значит ваша идея провалилась.

Прежде всего подберите решения для связи и командной работы, а потом разработайте четкие инструкции по их использованию. Главными требованиями к решениям должны быть надежность, доступность, простота в использовании и бесплатность для сотрудников, а также совместимость с другими продуктами.

Значительная часть времени руководителя уходит на обсуждение рабочих вопросов. Чтобы эффективно организовать этот процесс, лучше всего использовать одну платформу или мессенджер. В таком случае вам не нужно переключаться из одного рабочего окна на компьютере в другое, что позволит существенно сэкономить время и нервы.

Мы работаем в единой коммуникационной системе на базе собственных решений, что заодно помогает их тестировать. Новым сотрудникам обычно направляем «письмо новичка» с кратким описанием всех основных ресурсов и инструментов, которые могут понадобиться, инструкцией по пользованию и ссылкой на внутренний сайт, где указаны все сотрудники и их зоны ответственности.

Чтобы проверить, насколько хорошо сотрудники адаптировались к своей новой среде, нужно запрашивать у них обратную связь. К примеру, «Авито» ежеквартально проводит такие опросы: полученные данные позволяют сделать условия работы более комфортными.

Читайте также:  Управление персоналом в ресторанном бизнесе: современные тенденции

Совет № 3. Продумайте стратегию общения

Согласно исследованию, которое мы провели в 2017 году, 66% респондентов переживают из-за того, что при работе вне офиса их не воспринимают как ответственных сотрудников. Ваша задача как руководителя убедить их в обратном.

1. Познакомьте сотрудников друг с другом

Познакомьте сотрудников друг с другом и постарайтесь наладить общение. Если они будут решать текущие вопросы, вы освободитесь от рутины и сможете посвящать больше времени решению стратегических задач.

2. Отправьте сотрудникам письмо-приветствие

Помогать сотрудникам влиться в коллектив нужно с самого первого дня. Отправьте всей команде письмо-приветствие с фотографией нового участника команды, способами связи, страничками в соцсетях, кратким описанием его зоны ответственности, увлечений и т.п. Это поможет ему быстрее найти единомышленников.

3. Поздравляйте сотрудников с важными датами и хвалите

Сами выступайте инициатором общения, поздравляйте сотрудников с важными датами, публично хвалите за успехи. У онлайн-школы английского языка SkyEng есть канал Inspiration, где коллеги могут узнать об успехах друг друга. Благодаря этому удаленные разработчики видят, что их личный небольшой участок ответственности — часть большого проекта, другими словами, что они важная часть большого механизма.

В компании ServiceGuru (мобильный сервис для управления персоналом) новым сотрудникам отправляют футболку, наклейку на компьютер или чашку с символикой компании, чтобы те чувствовали себя частью команды.

4. Пропишите правила коммуникации

  • Пропишите правила коммуникации, например, на все письма нужно отвечать в течение 24 часов, кроме выходных.
  • Выберите единую платформу для общения, создайте два чата — для рабочих вопросов и для флуда.
  • Продумайте, сколько отчетов сотрудники должны сдавать, постарайтесь, чтобы это составление не становилось их основной задачей (возможно, хватит просто письма).

Будьте готовы сами строго придерживаться этих правил: если вы не ответили на письмо сотрудника, может сложиться впечатление, что его работа не важна. Я взял за правило отвечать на письма, даже если пока нечего сказать: просто пишу, что видел письмо и отвечу при первой возможности.

Как успешно управлять удаленными сотрудниками: пошаговое руководство

Чем больше сотрудников работает из домашних офисов, тем больше у руководителей поводов волноваться, как этими сотрудниками управлять. Для многих владельцев бизнеса идея отказаться от физического присутствия сотрудников на работе может быть сложной.

Мы уже не раз писали, как перейти на удаленку обычному работнику, в этой статье поднимем тему другой стороны — работотаделя. С новой парадигмой рабочего места возникает необходимость смещать стили управления, создавать новые инструменты для контроля сотрудников, которые работают из дома.

Однако, при наличии подходящих навыков и грамотно выстроенных рабочих процессов выигрывают обе стороны: удаленные работники могут выбирать удобный график, а работодатели – сокращать издержки и находить профессионалов, не привязываясь к географии поиска.

Вместе с тем, обе стороны должны иметь хорошие коммуникативные и личные навыки и качества и иметь желание их развивать — удаленная работа предполагает больше личной ответственности, нежели офисная. Преимущества политики удаленного найма в полной мере оценила технологическая отрасль. Компании-разработчики ПО входят в первую десятку работодателей, предоставляющих работу по гибкому графику и удаленные рабочие места.

На взгляд работодателей из ИТ сектора, такая политика развязала им руки – дала возможность конкурировать за ценные кадры, не ограничиваясь рамками одного региона. Для высококвалифицированных технических специалистов это означает расширение списка потенциальных работодателей без необходимости переезда. Сотрудники компьютерных и математических областей работают удаленно гораздо чаще, чем их сверстники, выбравшие другие профессии.

Какие типы профессий можно перевести на удаленный режим

Вот некоторые виды работ, которые вы можете поручить удаленным работникам:

  • Бухгалтерия
  • Обслуживание клиентов
  • Маркетинг и реклама
  • Разработка и сопровождение веб-сайта
  • Графическое редактирование
  • Ввод данных
  • Написание контента
  • Дизайн продукта
  • Управление поставками
  • Расчет заработной платы
  • Разработка программного обеспечения

Универсального рецепта нет – длина списка зависит от вас. Чтобы определить, какие рабочие места будут удаленными, составьте список всех работ, необходимых для вашего бизнеса. Опишите требования для каждой из них и задайте себе вопрос, почему эту работу можно выполнить дистанционно.

Совет! Начните с малого

Чтобы компании было легче понять, что она подразумевает под «удаленной работой», для начала можно рекомендовать гибридный подход – когда сотрудники приходят в офис в одно время и работают из дома – в другое.

Если вы планируете открыть свою компанию, состоящую из одних фрилансеров, не торопитесь нанимать людей, которые живут далеко. Пусть ваши первые сотрудники будут из одного с вами города – это снизит риски для бизнеса. Хорошо, если вы уже знали их раньше.

Со временем вы можете попробовать нанять удаленного сотрудника издалека. Когда сотрудники физически не могут оказаться вместе – живут в разных городах или даже странах – возможен режим только домашнего офиса.

Полезные советы при поиске удаленного сотрудника

Включите эти пункты в текст вакансии

  • Объяснение, почему роль является удаленной. Если требуется техническая поддержка в конкретном часовом поясе, укажите это, чтобы потенциальные кандидаты понимали, почему возможен только удаленный график.
  • Наличие командировок. Если работа потребует поездок в головной офис, напишите об этом. Некоторые потенциальные сотрудники на удаленные позиции не готовы путешествовать.
  • Опыт работы в качестве удаленного работника. Следует указать, что нужен человек, который уже знает, что такое дистанционное сотрудничество.
  • Требования к домашнему офису. Не каждый, кто работает из дома, имеет подходящую в вашем понимании обстановку для работы. Лучше уточнить заранее, что ваш будущий сотрудник имеет неограниченный высокоскоростной доступ в Интернет, у него есть подходящее рабочее пространство. Убедитесь, что кандидаты не рассматривают ближайшее кафе или пляж в качестве домашнего офиса.
  • Личные качества. В требованиях к вакансии опишите конкретные навыки, которыми должен обладать успешный кандидат – умение самостоятельно организовывать свой день, работать с минимумом инструкций, четко формулировать, выставлять приоритеты, не теряться в потоке многозадачности, быть на связи.

Ищите подходящих людей

Базовые требования к удаленному сотруднику:

  • Релевантный опыт
  • Мотивация, заинтересованность в удаленной работе

Реальность такова, что не каждый может работать самостоятельно, без присмотра. При отсутствии прямого контроля многие будут упрощать себе задачи. Часто сотрудники нуждаются в социальной среде и, работая из дома, чувствуют себя изолированными от команды.

Большая часть успеха дистанционного управления – это умение найти подходящих людей. Как правило, работать удаленно комфортно тем, кто это делал раньше. Или у которых все хорошо с дисциплиной и мотивацией.

На заметку! Учитывайте разницу между сотрудником, которому иногда разрешают работать из дома и полностью удаленным работником. Это – разный опыт.

В чем сложность управления удаленными сотрудниками?

Когда подчиненные находятся в разных местах, проконтролировать их действия становится сложнее. Вызовы, с которыми сталкивается менеджер удаленной команды:

  1. Не видит, как удаленные работники распределяют свое время
  2. Традиционные методы контроля качества продукта не работают
  3. Общение с удаленными работниками, особенно при наличии культурных различий между менеджером и подчиненным сотрудником
  4. Трудно осуществлять наставничество и поддержку профессионального развития удаленных работников
  5. Создание сплоченной команды, когда удаленные работники разбросаны по разным городам и/или находятся в разных часовых поясах.

В чем сложности для подчиненного?

Удаленные работники тоже встречают трудности на своем пути:

  1. Интеграция в компанию

Им труднее интегрироваться в корпоративную культуру. Удаленные работники могут иметь контакт с их непосредственной командой, но не имеют возможности составить полное представление об организации.

  1. Профессиональное продвижение в организации

Удаленные сотрудники как будто выносятся за скобки корпоративной жизни. Такой работник не имеет личных отношений с коллегами, начальством и находится в невыгодном положении, когда речь идет о продвижении внутри компании.

  1. Баланс работы / жизни

Работающим на дому трудно установить четкие границы между работой и личной жизнью. В некотором смысле они работают всегда. Не зависят от офисных «поглотителей времени» и могут работать дольше своих коллег. Например, когда офис уже закрыт. Важно! Хотя дополнительная производительность удаленного персонала выгодна организации, в долгосрочной перспективе она может привести к выгоранию и оттоку сотрудников.

Как управлять удаленной командой

Многие менеджеры не видят разницы между офисными и удаленными работниками и поэтому относятся к ним одинаково. Это – управленческая ошибка. С удаленными сотрудниками нужно быть на связи постоянно – здесь гораздо больше устных и письменных коммуникаций в режиме сверки ожиданий, как должна выполняться работа.

Использовать подход «сосредоточиться на результатах, а не на процессе» – заманчиво, но не получится. Удаленный работник нуждается в уточнениях от разных специалистов и руководителя.

Будьте на связи

Удаленным менеджерам приходится менять свой стиль управления – меньше полагаться на визуальные эффекты и делать упор на проактивную коммуникацию, регулярность проверок, настройку и корректировку целей. Регулярные виртуальные встречи с удаленными работниками гарантируют, что обе стороны одинаково понимают задание, у работника есть доступ ко всем необходимым ресурсам. Такое общение помогает установить доверие со стороны сотрудников.

Долой микроменеджмент

Будьте осторожны – не попадитесь в ловушку микроменеджмента. Возникает соблазн контролировать каждый шаг, потому что вы не можете наблюдать, как они работают. Однако, идея, что вы должны физически находиться напротив кого-то, чтобы судить о его работе, – в корне неверна.

Вы должны судить о работе по результату, который виден с любого места. Учитесь доверять и позволяйте людям выполнять их обязанности. Важно! Помните, если ваши подчиненные могут давать результат только в том случае, когда вы их контролируете или учите, тогда вам нужно расти как менеджеру.

«Обрастайте» контактами

Сотрудники, которые работают из дома, могут иногда чувствовать себя изолированными. Если у людей нет навыков управления временем и личной дисциплины, они могут стать прокрастинаторами – откладывают дела на потом, постоянно сдвигают сроки, что приводит к стрессу и тревоге.

Существуют способы создавать для своих сотрудников виртуальную среду общения друг с другом. Например, раз в месяц несколько сотрудников, выбранных случайным методом, создают видеоконференцию и обсуждают разные темы. Единственное правило – нельзя обсуждать работу.

Это делается с целью, чтобы люди могли узнать друг друга, установить эмоциональный контакт с коллегами, не чувствовать себя в изоляции.

На заметку! Каждое утро в понедельник специальная программа спрашивает сотрудников, что они делали в эти выходные, и призывает их обмениваться фотографиями и обновлениями с коллегами. Раз в месяц она спрашивает о том, какие книги читают сотрудники, и предлагает обменяться списками литературы.

Правила дистанционного сотрудничества

Чтобы воспользоваться всеми преимуществами удаленного найма, компании учатся применять новые формы организационной поддержки. Хорошо, если ваши сотрудники знают с самого начала, к кому обратиться по любому вопросу, прежде чем отвлечь вас от дел.

Связь

  1. Как и когда отвечать на электронные письма?
  2. Являются ли обязательными еженедельные телефонные звонки?
  3. Критичное время отклика для членов глобальной команды?

Гибкость рабочего графика

  1. Существуют ли единые рабочие часы или можно создавать собственные графики работы?
  2. Если удаленные работники живут в разных часовых поясах, нужно ли быть на связи вне основного времени?

Возмещение расходов, связанных с бизнесом — Кто оплачивает расходы на мобильную связь? Предоставляется ли ноутбук для работы? Как насчет канцелярских принадлежностей?

Поездки — Должны ли удаленные сотрудники посещать корпоративный офис? Как часто?

Оценка эффективности — Большинству сотрудников важно, как оценивают и компенсируют их труд. Продумайте, как и когда будете давать обратную связь, связанную с оценкой эффективности и компенсацией.

Отчетность — Ежедневный краткий отчет – работа, выполненная за день, план на завтра и список всех проблем, с которыми сталкивается новый сотрудник, – удобный формат для начала удаленного сотрудничества.

Ожидания о сроках — Обязательно уведомите нового сотрудника о соблюдении сроков и об ответственности оперативно оповестить менеджера о непредвиденных проблемах.

Корпоративные правила — Сообщайте новому сотруднику, какое поведение поощряется в компании. Например, принято быть открытым с другими сотрудниками, делиться своими знаниями и работать по запросу.

Инструменты-помощники для организации удаленного сотрудничества

Технологии являются мощным драйвером рынка удаленного найма. В совместной работе их помощь сложно переоценить.

  • Система управления удаленными командами (Trello)

Контролирует производительность сотрудников и помогает решать проблемы до того, как они повлияли на результаты.

  • Инструменты совместной работы в режиме реального времени/мессенджеры (Skype,Slack)

Для быстрой коммуникации внутри удаленной команды.

  • Инструменты для совместного использования файлов (Google Диск, Dropbox)

Позволяет членам виртуальной команды совместно работать над документом. Даже если ваши сотрудники разбросаны по всему миру, создать удаленную команду мечты не так сложно, — были бы желание и грамотный руководитель.

Поделиться в соц. сетях

Когда в кулуарах вы слышите мнение о коллеге, что «в работе ему нет равных, но характер не приведи бог».

Социальные сети, беседы с сотрудниками, просмотр обновлений в телефоне – все это сильно отвлекает от.

Ваш комментарий Отменить ответ

Отправляя сообщение, Вы разрешаете сбор и обработку персональных данных. Политика конфиденциальности.

У нас длинные руки: как эффективно управлять удалённой командой

«Взять в сотрудники кого попало и потом их контролировать – так не получится»

    Поделиться:

IT-инструменты, которые использует Алексей Бояршинов

  • 1С:Предприятие
  • Битрикс24
  • MindManager

В московской компании «Корада» около 80% сотрудников работают удалённо. Они живут в разных городах, но при этом не является фрилансерами-многостаночниками – всё своё рабочее время тратят только на эту компанию. Наличие удалённых сотрудников в штате позволяет компании работать с нужными ей специалистами за адекватные, а не раздутые московские зарплаты. О том, как найти ответственных удалёнщиков и выстраивать с ними эффективное сотрудничество, рассказал основатель компании «Корада» Алексей Бояршинов.

Алексей Бояршинов, 40 лет, основатель компании «Корада» . Окончил МГТУ им. Баумана по специальности «программное обеспечение ЭВМ и информационные технологии». После вуза работал в отделе автоматизации учёта аудиторской компании, затем – в крупном алкогольном холдинге. Ушёл из найма в 2010 году и основал компанию «Корада», которая специализируется на автоматизации учёта и бизнес-процессов.

На сегодняшний день в компании «Корада» порядка 30 человек. Из них 80% работают удалённо, остальные – в московском офисе. Все они штатные сотрудники, у нас нет ни одного фрилансера или субподрядчика. Это наша принципиальная позиция: у нас фул-тайм, сотрудники работают только у нас, получают оклад и т.д.

Удалённо у нас работают руководители проектов, программисты, первая и вторая линия техподдержки, методологи, расчётчики зарплаты, бухгалтеры. Единственная позиция, которая в нашем бизнесе не может быть удалённой – это менеджер, который продаёт проект. Мы считаем, что продают только встречи.

Читайте также:  Формы организации трудовой деятельности

20% наших сотрудников ходят на работу каждый день. Ещё около 20% в принципе могли бы работать в офисе, но не хотят. Например, им далеко ехать до работы или у них есть маленький ребёнок либо другие обстоятельства, которые мешают им каждый день приезжать в офис.

Зачем работать с удалённой командой и распределёнными сотрудниками, отказавшись от географического ограничения? Чтобы увеличить возможное количество людей, которые станут выполнять ваши рабочие задачи и совпадут с вами по ценностям, за предложенную вами зарплату.

Особенно это касается высокоинтеллектуальных специалистов, таких как программисты, бизнес-аналитики, методологи, консультанты и т.д. Их мало и они дорого стоят. Московский рынок зарплат, как всем известно, сильно перегрет. Соответственно, выходя на региональные рынки труда, мы можем найти нормальных адекватных людей, которые хотят и умеют работать, но при этом стоят дешевле.

Всё упирается в то, как построить с ними взаимодействие. Возникают вопросы – как контролировать удалённых сотрудников и как заставить их работать? Одно дело, когда человек сидит в офисе. А как контролировать человека, который за пару тысяч километров сидит у себя дома в трусах за ноутбуком? Как понять, вышел ли он на работу, работает эффективно или нет?

Взять в сотрудники кого попало и потом контролировать их – никак не получится. Единственный работающий вариант – с самого начала отбирать людей, которые хотят нормально работать сами по себе. Им нужны для этого условия и тот, кто организует их деятельность. То есть нельзя заставить всех работать, можно просто отобрать тех, кто может и хочет это делать.

Мы для себя определили несколько типов удалённых сотрудников.

Люди, которые работали удалённо и им понравилось. Отличный вариант! Этот человек уже знает, как и что у него получается в работе. Его надо познакомить со своими инструментами управления, и он может приступать.

Люди, которые не работали удалённо, но готовы попробовать. Это люди, которые не нашли адекватной работы в своём городе, и они в первый раз ищут удалёнку. Для них в такой работе есть риски – холодильник, дети, домашние животные. Эти вопросы надо сразу прояснить: «Как вы видите организацию своего рабочего дня? Ваша жена (муж) дома днём или на работу ходит? Дети маленькие есть? Как вы будете в течение дня объяснять им, что папа сейчас на работе?»

Фрилансеры – это профессиональные удалёнщики, с которыми мы не работаем. Почему? Потому что нам важно, чтобы человек был занят у нас полное время, и мы на него рассчитывали все восемь рабочих часов. А фрилансер по умолчанию рассматривает компанию не как работодателя, а как заказчика, которых у него может быть много.

Я расскажу про то, как искать подходящих людей для удалённой работы. Это система, состоящая из нескольких шагов.

Осознаём, кто нам нужен. Хорошо, если позиция такая, с которой всё понятно, например, программист 1С. Сложнее с позициями, про которые у разных людей очень разные представления о том, что это вообще такое. Например, руководитель проекта – project-manager или специалист по внедрению информационных систем.

Поэтому вопрос названия вакансии не такой банальный. Когда мы вывешиваем вакансию и видим, что на неё мало откликов, либо отклики не релевантные, меняем, во-первых, текст в описании, во-вторых, название самой вакансии. Мы экспериментируем с названием, чтобы понять, как себя называют те люди, которых мы хотели бы найти.

Понимаем, что должен создавать этот сотрудник и как его оценить. Если это администратор офиса, как мы поймём, что производит администратор офиса? За что мы ему платим деньги? Если поставить вопрос именно в таком ключе, то можно сформулировать, что администратор офиса получает деньги за то, что:

  • в офисе чистота и порядок;
  • уютно;
  • своевременно заказана канцелярия, а не тогда, когда она закончилась;
  • своевременно заказана вода;
  • если в офис приезжают гости, то есть чай-кофе, чтобы их встретить;
  • курьеры отправлены своевременно;
  • документы доставлены до клиентов и получены обратно.

Для каждой позиции мы формируем список того, что сотрудник на этой позиции должен делать.

Выясняем, что мотивирует и радует сотрудника. Мы думаем о том, что у любого человека есть внутренняя денежная мотивация. Но кроме этого у любого человека внутри есть какой-то огонь, который им движет. И если этот человек находит в компании то, что им движет, ему здесь хорошо при прочих равных. Если он этого в компании не находит, ему будет плохо при прочих равных.

Например, есть люди, у которых внутренняя мотивация – всё время учиться чему-то новому и двигаться вперёд. А есть люди, которым, наоборот, ценна стабильность: им нравится один раз научиться всему, что нужно делать на данном месте работы, и заниматься этим до пенсии, ничего не меняя.

Мы никогда ни на одном собеседовании не задаём вопроса типа «Расскажите о себе, чем вы занимались на прошлом месте работы». Это неважно, чем человек занимался, а важно то, что он будет делать у нас в компании и сможет ли он это делать или не сможет. Поэтому его нужно поставить в те условия, в которых он у нас будет находиться, и посмотреть, как он будет действовать.

Ещё очень важно не задавать вопросов с социально приемлемым ответом. Типа: «Являетесь ли вы коммуникабельным человеком?» или «Вам нравится изучать что-то новое?» Вряд ли человек ответит на такие вопросы отрицательно.

Мы используем анализ К–П–ПП (качество – проявление – пример проявления). Например, мы говорим о продавце в корпоративных продажах. У нас в компании он должен уметь продавать проекты, «копать» бизнес-клиента, разбираться в его настоящих потребностях.

Мы считаем, что продавец должен обладать искренним интересом к клиенту. Ему не просто интересно продать и сделать свой план по выручке или по марже, ему должен быть интересен клиент и его бизнес. Это важный фактор для того, чтобы он продавал успешнее. Это пока проявление. А какие примеры этого проявления есть? Тут надо думать. Подготовка к собеседованию – это всегда большая работа собственника, HR-специалиста и того, кто людей нанимает.

Если вернуться к примеру с продавцом, то хороший продавец сам спрашивает на собеседовании, откуда в компанию приходят лиды, какого они типа, каких клиентов больше, какого они масштаба и т.д. Он это спрашивает сам, потому что ему не всё равно, с кем работать.

Можно спросить у такого человека: «Какой у вас был самый интересный проект?» и послушать, что он расскажет. Тут нет правильного ответа (ни на один вопрос нет правильного ответа), нужно услышать реальные примеры. Например, такой: «У меня был клиент, он к нам пришёл сначала за этим, мы с ним пообщались, потом было две встречи и оказалось, что ему нужно ещё вот это и вот это, и мы с ним выстроили такую цепочку проектов. Мы два года сотрудничали, и сейчас компания, из которой я ушёл, продолжает с ним работать». У него глаза горят, он с интересом рассказывает про свой проект. А бывает такой ответ: «Ну не знаю, они как бы все интересные, все они были нормальные». То есть человек даже не может выделить кого-то, про кого хотелось бы рассказать.

Ещё немного скажу про тестовые задачи. Всегда любая позиция у нас проходит через тестовые задания. Очень странно спрашивать программиста про то, как он программирует. «Я отлично программирую! Я пишу код без багов и очень быстро, он никогда не возвращается от заказчика, всегда работает идеально». Логично проверять программиста тестовыми задачками. Даётся такая задача, нужно сделать то-то и то-то, такие-то вводные. Понятно, что она должна быть явно тестовая, чтобы никто, даже самый подозрительный программист не подумал, что вы хотите использовать результаты его ценного интеллектуального труда в каком-то проекте бесплатно. Это должна быть тестовая задача, которая проверяет то, что для вас важно.

Обязательно сохраняйте результаты оценок всех кандидатов. Особенно это важно, если собеседования на какую-то позицию идут, например, две-три недели. Тогда эмоциональное ощущение от кандидата будет тем выше, чем позднее проходило общение с ним. Приятный и адекватный человек, подходящий по всем параметрам, с которым вы общались вчера, кажется вам гораздо лучше того, с которым собеседование было две недели назад. Чтобы избежать этого субъективизма, нужны подробные оценки ответов на все пункты вашей карты компетенции. Это позволит сделать правильный выбор.

Сайты вакансий. По нашей практике лучше всего работает hh.ru. Мы пробовали другие площадки, но количество и качество откликов несопоставимы. Надо понимать, что вакансии нужно размещать не в том городе, где вы ищете людей, а в Москве. Потому что, если человек из Белгорода ищет удалённую работу, он ищет её в Москве, а не в Белгороде. Мы допустили такую ошибку: пытались размещать вакансии во всех городах-миллионниках и в городах, где есть сильные технические вузы. Но их жители находят московскую вакансию и откликаются на неё, а не на местную.

Свой сайт, интегрированный с CRM. На сайте должна быть страничка: «Хотите у нас работать, оставьте здесь своё резюме». Это резюме должно попадать в CRM-систему, формировать сделку, у которой должны быть шаги: получил тестовые задания, решил тестовые задания, собеседование назначили, собеседование прошёл, вышел на работу.

Интернет-маркетинг. Поговорите со своим маркетологом, чтобы таргетироваться на правильных кандидатов, показывать им ваше объявления о вакансии. Это отличный канал, альтернативный HeadHunter и SuperJob.

Выборки резюме. HeadHunter дорогой портал, особенно если брать в нём услугу «Открыть доступ к вакансиям на год». Это будет стоить несколько сотен тысяч рублей. Но есть такой сервис – выборка резюме. Вы формируете выборку по определённым параметрам, по которым хотели бы получать свежие резюме, свежие отклики, и эта выборка стоит приемлемых денег. Другое дело, что вы не будете видеть ничего за пределами этой выборки. Если вы настроили фильтры неправильно, то не найдёте нужного специалиста.

Сервис Clickme. Это таргетированная реклама, но только внутри HeadHunter и всех остальных сайтов, входящих в этот холдинг.

Адаптация. Она важна, потому что первый день на работе – это всегда стресс. А если сотрудник не выходит в офис, это ещё больший стресс. Потому что вчера он просто сидел за компьютером и играл, а сегодня он также сел к компьютеру, но уже – на работе. Человеку сложно понять, что он на работе, ему надо помочь. Это значит, что должны быть готовы все аккаунты, почта, поставлены задачи, открыт доступ к проектам, бухгалтер с документами.

Необходимо провести знакомство с коллегами онлайн: сказать, что это бухгалтер, это руководитель, это непосредственный руководитель. Нужно представить нового специалиста коллективу. И, конечно, должна быть книга сотрудника и индивидуальный план работы на испытательный срок. Книга сотрудника у нас содержит информацию о том, что человек должен знать про компанию, это полная информация о рынке, отрасли, истории компании.

У каждого новичка в нашей компании есть несколько дней на детальное изучение всего, тестирование, вопросы своему куратору про какие-то важные моменты. Плюс он может по книге сотрудника задать вопросы. Таким образом мы избавляемся от долгого и мучительного обучения голосом и от шанса, что что-то будет не рассказано и упущено.

Управление, контроль и синхронизация. У нас есть корпоративный портал, на котором происходит общение сотрудников, корпоративный «Яндекс.Диск» и жёсткие правила его использования. Соответственно, вся работа со всеми файлами происходит на корпоративном «Яндекс.Диске». Таким образом, мы ничего не теряем: все файлы в любых форматах лежат в папке и доступны всем, кому это необходимо.

Система постановки задач и отчётности. Если возникли сомнения в присутствии сотрудника на рабочем месте, мы обязательно проверяем его звонком по телефону. У каждого нашего сотрудника есть свой внутренний номер в IP-телефонии, соответственно, можно в любой момент позвонить человеку и спросить: «Как у тебя дела?». По идее, он должен быть на рабочем месте, он же на работе. Если он отошёл в магазин, мы делаем ему небольшое замечание: «Давай, когда ты в магазин уходишь, будешь предупреждать нас, что отойдёшь на полчаса–час. Это нормально, ты только предупреждай». То есть мы обозначаем какие-то рамки, которых придерживаемся.

Мы внутри своей компании проводим вебинары, раз в год устраиваем большие собрания всех наших сотрудников, где разговариваем про итоги года и планы на следующий год. Таким образом, мы синхронизируемся.

Найм должен идти постоянно. Допустим, у вас набраны и работают все необходимые сотрудники. Возникает желание больше никого не искать. Но вы не угадаете, когда хороший специалист окажется на рынке труда. Он выйдет туда, потому что уволился, и быстро найдёт себе другую работу. Вы должны быть готовы принять его всегда.

Чем лучше вы понимаете, кто вам нужен, тем вероятнее вы найдёте этого специалиста. Это звучит странно и банально, но это действительно так.

Людей необходимо изучать. Изучают менеджмент, маркетинг, а людей изучают мало, к сожалению.

Нужно нанять людей, которые могут работать удалённо, и потом их организовать, а не наоборот.

Распределённая команда – это система. Один в поле не воин. Если вы берёте одного удалённого сотрудника, значит, вам ради одного человека придётся всё организовать и всё выстроить. Вы должны придумать, как ему ставить задачи, как контролировать его наличие на рабочем месте, как организовать его работу, как организовать с ним документооборот, как с ним подписать трудовую. Один удалённый сотрудник – это огромная головная боль. Если ввязываться в тему распределённой команды, то надо сразу решать, что будете это делать как систему.

Развивайтесь, растите, идите в другие города и приносите туда интересную и хорошую работу – люди там скучают.

Материал подготовлен на основе выступления Алексей Бояршинова на семинаре «Малый бизнес: как эффективно управлять персоналом», организованном фирмой 1С и порталом Biz360.ru. На этом видео – полная версия выступления:


Ссылка на основную публикацию