Правильная и эффективная регламентация управления персоналом

Правильная и эффективная регламентация управления персоналом

Управление сотрудниками внутри отдельно взятого предприятия – задача достаточно сложная, однако, выполнимая. Регламентация управления персоналом появляется далеко не сразу. Чаще всего это происходит после увеличения количества правил и норм работы в организации. Фирма развивается, число партнеров и количество производимых товаров/услуг увеличивается. Все это усложняет работу руководителей.

Как можно регламентировать обязанности персонала?

Толковый начальник способен эффективно руководить 7 заместителями и контролировать работу примерно 10 ключевых сотрудников предприятия. Четкий алгоритм распределения прав и обязанностей между сотрудниками необходим, в противном случае все управленческие манипуляции будут играть неформальную роль. Недопустимо, чтобы ответственность и полномочия фиксировались только устно. В этом случае недобросовестные сотрудники всегда смогут воспользоваться ситуацией и практически не работать.

Существуют определенные рекомендации по управлению персоналом, которыми может воспользоваться любой начинающий глава организации, а также начальник с большим опытом руководства сотрудниками. Они представляют собой модели, по которым должны выполняться все работы внутри предприятия. Существуют стандартные формы контроля над поведением работников и их работы:

Первая форма является самой жестокой методикой регламентации обязанностей. Все правила оформлены документально. Согласно им сотрудники должны выработать специальную модель поведения и придерживаться ее во избежание штрафных взысканий. С помощью правил обычно менеджерами регулируются технологические процессы.

Случается так, что из-за существующих правил создается особая модель поведения сотрудников, дресс-код, могут использоваться даже специальные методики проведения совещаний. Во время проведения корпоративных мероприятий также необходимо соблюдать поведенческие правила, созданные HR-специалистами. В особо сложных случаях внедряемая модель поведения должна совпадать с той, что сотрудник применяет в личной жизни.

В качестве неофициальной регламентации обычно используются нормы, которые никак не зафиксированы, но четко соблюдаются. Чаще всего те, кто пропагандирует эти нормы, играет роль неформального лидера в коллективе.

Наиболее мягкой регламентацией в данном случае следует считать традиции. Руководство одобряет их, но не требует от своих подопечных тщательного их выполнения. Этот вариант считается идеальным, однако поддерживать его или нет – зависит только от самого сотрудника компании.

Какие именно нормы необходимо внедрять?

Для регламентации управления персоналом необходимо четко определиться с тем, что именно нужно использовать для успешного функционирования предприятия. В качестве субъектов трудовой деятельности необходимо понимать сотрудников всех отделов компании, ежедневно прикладывающих все усилия для успеха предприятия. Все субъекты можно подразделить на коллективные (отделы, подразделения и т.д.) и индивидуальные.

Регламентация производится с помощью:

  • должностных инструкций,
  • специальных приказов,
  • положений.

Формированием подобных документов занимаются специалисты HR-отдела. Они же занимаются мониторингом всех заполняемых сотрудниками организационных материалов.

Под процессами рекомендуется понимать рабочие операции, которые были выполнены субъектами, использующими ресурсы для достижения своих целей. Активная роль здесь отводится нормативным документам, созданным HR-специалистами, которые в данном случае играют роль экспертов по анализу рабочей деятельности и созданию текстов.

Под ресурсами следует понимать материалы, финансовые вложения, а также сотрудников, которые в совокупности способны обеспечить стабильную и качественную работу предприятия. Очень важно сделать все, чтобы распределение ресурсов было выполнено грамотно, согласно всем существующим нормативам и прочим планово-учетным документам.

Самые важные ресурсы в компании

Ключевым ресурсом в каждом предприятии являются его сотрудники, ведь именно с их помощью удается добиться выполнения всех поставленных задач. HR-специалисты здесь играют одну из важнейших ролей: они должны разработать качественный план по управлению сотрудниками. Также именно они обязаны создавать справочники по кадровым вопросам для всех сотрудников предприятия.

Персонал также обязан реагировать на еще один вид документов регламентирующего типа – распорядительные материалы:

Все они используются для того, чтобы решать текущие вопросы в кратчайшие сроки без создания дополнительных документов, на что приходится тратить огромное количество времени.

Руководящие указания по организации работы с персоналом должны поступать от вышестоящего начальства с регулярной частотой. В каждой категории персонала должна наличествовать собственная система ДОУ (документационного обеспечения управления), с помощью которой реализуется своевременный документооборот. По мнению некоторых специалистов, регламентирующие документы играют важную роль только для сотрудников, занимающихся управлением персоналом, но это не так. Качественно организованная система ДОУ – залог успеха всей организации. Регламентация деятельности персонала напрямую зависит от уровня сотрудника:

  1. Топ-менеджеры самостоятельно формируют набор правил, после чего передают их своим заместителям, которые должны следить за их выполнением.
  2. Руководители среднего звена определяют функционал сотрудников, согласно имеющемуся набору, и контролируют его выполнение.

Важнее всего контролировать работу исполнителей. Все составленные документы должны быть им понятны и просты в использовании. Чаще всего исполнители не понимают и не выполняют регламентирующие документы по той причине, что в них недостаточно отражены их полномочия. Кроме того, правильная регламентация обязана усилить нагрузку на работников, однако такое повышение далеко не всегда соответствует росту заработной платы.

Регламентация и ее польза

Регламентация управления персоналом не потребует от предприятия каких-либо дополнительных капиталовложений. Она доступна любой компании, желающей привести в порядок рабочую деятельность. За счет регламентации можно систематизировать работу сотрудников, сделать ее более эффективной, повысить значимость.

Но для того, чтобы управление компанией было успешным, необходимо выполнить не только структурное описание всех правил, по которым будет работать персонал. Необходимо также внедрить в мышление сотрудников ценностные установки, с помощью которых можно будет выполнить все намеченные регламентом правила.

Установка правил, по которым сотрудники смогут осуществлять рабочую деятельность, целиком лежит на плечах HR-специалистов – именно они занимаются разработкой соответствующих мероприятий психологического характера. Также многое зависит от климата в коллективе, который устанавливается всеми сотрудниками.

Правильная регламентация – залог будущего развития предприятия

Сотрудники, выполняющие умственную работу, очень часто не задумываются о том, что рациональная организация рабочего места может помочь им в выполнении своих обязанностей. Таким образом, если правильно внедрить ценностные установки в мышление сотрудника, он и на своем рабочем месте сможет навести порядок, и в своей рабочей деятельности.

Сейчас порядка 60% рабочего времени руководства и вышестоящих специалистов тратится на выполнение работы, которая могла быть сделана специалистом нижестоящего уровня и соответствующей квалификации. Огромное количество времени уходит на поиск информации и ее обработку. Даже неспециалисту видно, что в этом случае необходимо усовершенствовать систему управления персоналом.

Все рутинные операции должны быть автоматизированы, для чего можно использовать оргтехнику и вычислительные приборы. С помощью автоматизации выполняемой работы можно снизить временные затраты примерно на 15%. Она может быть выполнена и комплексно, но для этого нужно проводить масштабное внедрение информационных технологий современного типа.

Правильная организация труда сотрудников руководящего состава требует временных затрат, однако это того стоит. Для начал понадобится изучить, как именно используется рабочее время всех сотрудников, вычислить временные потери и их причины. Опираясь на полученные данные, можно будет создать новые методики и формы работы.

Эффективные методы управления персоналом на предприятии

В этом материале мы обсудим эффективные методы управления персоналом на предприятии, которые помогут структурировать и отладить работу всего коллектива.

Каждый начальник задается вопросом, как же организовать производственный процесс так, чтобы и сотрудники предприятия были удовлетворены своей деятельностью, и эффективность была на высоком уровне, и результат был отличный. Очень большую роль в эффективности работы играют именно те, кто ее выполняют, а то есть служащие. Каждый сотрудник имеет свои принципы, понятия и мировоззрение, на основе которых и строиться его мотивация и желание работать хорошо, а начальник должен понять и использовать эти нюансы для стимуляции рабочего процесса. На самом деле, эффективность управления персоналом напрямую связана с тем, насколько руководитель может разглядеть психологический портрет своего сотрудника, и найти рычаги влияния, которые будут стимулировать его к тому, чтобы он выкладывался и старался на работе достигнуть максимального результата.

Профессиональный управленец всегда может настроить своих подчиненных так, что они будут сами хотеть работать с целью повышения эффективности, производительности и репутации всей компании в целом. Для этого необходимо опираться на психологические способы влияния на каждого индивида, а также на такие важные нюансы, как:

• Организация комфорта на рабочем месте;
• Наличие у сотрудника понимания того, что он может подняться вверх по карьерной лестнице;
• Хорошая атмосфера в рабочем коллективе;
• Достойная оплата труда;
• Возможность развиваться, как личностно, так и профессионально.

Для того чтобы проанализировать и правильно выстроить политику и составить план управления, следует знать, что именно подталкивает индивида к улучшению качества и эффективности его работы.

Управление персоналом – это довольно сложный и многогранный процесс, который следует организовать на высоком уровне для того, чтобы достигнуть желаемых результатов. Некоторые руководители нанимают специально для этого психологов, другие изучают разнообразную литературу, проводят тестирования и опросы среди подчиненных. Если начальник хорошо понимает психологические особенности работника, то ему намного проще мотивировать его и управлять его деятельностью.

Первое, что следует выделить для себя руководителю – это основные ценности и цели служащего . Ведь у всех стремления различны, если для кого-то важна финансовая сторона больше, чем все остальное, то другой предпочтет имидж и карьеру. А есть сотрудники, которые стремятся к стабильности, спокойствию и ждут только рутинной, однообразной работы.

Конечно, всем важен размер зарплаты, репутация, и никто не захочет постоянно работать в напряженном режиме, но речь идет о приоритетах, которые ставит перед собой человек. Например, довольно известная для всех пирамида Маслоу, показывает, насколько уровней делятся предпочтения людей, и что они ставят и ценят больше. По мнению этого психолога, все потребности человека можно подразделить на пять групп, которые иерархически выстраиваются друг за другом.

На первое по важности место психолог выдвигает именно физическую потребность индивида, такую как еда, вода, одежда, обувь и прочие естественно необходимые вещи. После следует желание каждого индивида не иметь проблем с физическим здоровьем и не нуждаться в материальных ресурсах. То есть, удовлетворив свои физические желания, каждый хочет чувствовать себя защищенным от возможных неудач, как физически, так и материально.

На третьем месте располагается необходимость человека быть социально устроенным. Речь идет о репутации, имидже, получении определенного статуса в социальном плане. Каждый хочет чувствовать себя нужным, важным звеном в социальной системе, и быть уверенным в том, что общество поддержит и одобрит его в сложной ситуации. Да и стать уважаемым членом общества – желание большинства, что и становиться четвертым этапом пирамиды психолога Маслоу. Все мы хотим получать похвалу за свои достижения, всем приятно слышать, как ими восторгаются и приводят в пример.

Получив все, что перечислено выше, индивид стремиться уже не только достигнуть успеха в своей работе, но и само выразиться, то есть хочет изучить нечто новое, вырасти профессионально и достигнуть успеха в том, что умеет и любит делать, к чему есть талант и тяга. Многие, достигнув успеха в работе, начинают заниматься творческой, благотворительной деятельностью. Но конечно рисовать картины не станет человек, у которого нет денег на то, чтобы купить себе хлеба или молока на завтрак.

Эффективные методы управления персоналом на предприятии базируются именно на такой иерархической структуре потребностей подчиненных. И именно здесь многие руководители неправильно выстраивают политику координации работы персонала. Если сам управленец не умеет правильно работать с людьми или сомневается в своих силах, лучше нанять специалиста, который будет выполнять обязанности менеджера по управлению персоналом. Именно этот человек будет заниматься тем, что проводить тесты и опросы служащих, формировать их психологический портрет и отсюда уже выводить те нюансы, которые для них приоритетны. После того, как для каждого сотрудника будет выведена картина его психологического и личностного образа, намного проще и эффективнее будет разработана технология управления персоналом на предприятии.

Читайте также:  Инновации и перспективы в сфере HR

Существует несколько различных методик, которые помогают повысить эффективность управления персоналом. Каждая из них базируется на определенных психологических факторах, которые лежат в приоритете у того или иного индивида. Рассмотрим некоторые из таких методов.

Потребности работников по Маслоу:

Современные методы управления персоналом.

Метод организационного управления.

В основе такой методике лежит несколько факторов, которыми следует оперировать. Это, в первую очередь, процесс постоянного обучения подчиненных, совершенствования их навыков и повышение квалификации, стимулирование их к достижению результатов, а так же материальная и нематериальная мотивация. Для того чтобы успешно использовать эту методику, следует проанализировать, насколько схожим является восприятие рабочего процесса сотрудниками компании и руководством. Желательно, чтобы корпоративная культура была одинаково понята и подчиненными и начальством. В противном случае эффективность управления персоналом на предприятии не повысится.

Методика личностно-деятельностного воздействия.

Здесь политика управления базируется на мотивационном принципе и на повышенной стимуляции сотрудников в рабочем процессе. Только осуществляется это путем коучинга, то есть развития потенциальных возможностей. Изначально эта методика направлена на самого начальника, на изучение того, что для него является стимулирующим фактором, и как руководитель может мотивировать сам себя в достижении цели. У каждого руководителя цель – выстроить эффективную работу подчиненных. Если он сам это осознает и мотивирует себя достичь такой цели, то будет намного более гибко и лояльно относиться к подбору методики по стимулированию рабочих.

Управление на основе потребностей и материальных ценностей.

В отличие от перечисленных методик, эта ориентирована именно на материальное вознаграждение, на финансовые ресурсы. Эффективные методы управления персоналом иногда включают в себя именно такую тактику, но главное в ней – это не забывать, что она приносит плоды только единоразово. Человек устроен так, что ему всегда хочется большего, поэтому раз выдав хорошую премию, руководитель может подстегнуть его работать еще лучше, но повторное вознаграждение аналогичного размера может наоборот отрицательно сказаться на его работе. Если же финансовая стимуляция выбрана, как основной метод воздействия, то следует также вводить политику штрафов за невыполнение задач.

Управление, ориентированное на личностные качества.

Современные методы управления персоналом включают в себя и такие, которые базируются на психологии и особенностях личности подчиненных. То есть, каждый сотрудник компании должен пройти ряд тестов психологического характера, чтобы руководитель понимал, к какому типу личности он относится. В принципе, люди подразделяются на несколько групп, которые основаны на предпочтениях и приоритетах индивидов. Одни стремятся к финансовому благополучию, и им все равно. Как оно будет достигнуто. Другим важна репутация, карьера и имидж, социальный статус. Есть группа людей, которые непременно хотят управлять, для них важно иметь власть над кем-либо, а для некоторых на первом месте стоит стабильность и уверенность в завтрашнем дне.

Чтобы выделить наиболее эффективные методы управления персоналом, следует проанализировать восприятие каждого подчиненного и выделить преобладающие личностные характеристики. Тогда значительно проще будет найти способы мотивации и стимуляции работы служащих.

И на этом этапе у многих управленцев возникает вопрос, как же правильно научиться руководить подчиненными, чтобы и работа была эффективной, и отношения доверительные. При этом, практически каждый знает, что от того, насколько слажено работает персонал зависит успех всего бизнеса. Штатный психолог – уже давно не новость в современном бизнесе. Желательно иметь такого сотрудника для того, чтобы он мог помочь и скорректировать действия руководителя по отношению к подчиненным. Однако, учитывая то, что многие начальники именно так и действуют, следует серьезно и тщательно искать профессионального менеджера по работе с персоналом. Если обратиться к рекрутерам, то здесь руководителю могут предложить нанять:

• Руководителя по внутренним коммуникациям;
• HR менеджера;
• Директора учебного центра;
• Управляющего для отдела корпоративной этики;
• Менеджера внутреннего пиара;
• Специалиста по организации коммуникаций, вовлечения в рабочий процесс и культуре.

Даже если в компании уже есть человек, который отвечает за корпоративную культуру и мотивацию, его необходимо регулярно обучать, давать возможность совершенствоваться в области психологии. Существует ряд фирм, которые занимаются повышением квалификации и обучением людей. Работающих с персоналом крупных организаций. Чаще всего выбираются следующие направления:

• Обучение людей, которые работают в области HR, и не имеют при этом специального образования. Это могут быть работники управления персоналом на предприятии, специалисты в сфере кадровых вопросов.
• Повышение уровня квалификации руководителей подразделений, или всего предприятия;
• Расширение знаний новичков в сфере бизнеса, которые только недавно пришли к открытию собственного дела и необходимости работы с персоналом.

Как же лучше всего обучить и научить человека профессионально работать с подчиненными и налаживать рабочий процесс. Цель управления персоналом – достижение не только финансовой стабильности предприятия, но и гармоничной обстановки на работе в целом. Для того чтобы качественно организовать работу подчиненных, можно прибегнуть к следующим методам:

• Использование коучинговых программ;
• Организация тренингов и семинаров, ориентированных на бизнес;
• Создание и координирование учебного центра;
• Консалтинговая организация, ориентированная на диагностику кадров, организационных структур, консультацию в профессиональной сфере;

В процессе совершенствования навыков и знаний подчиненных, главное – вовлечь их в этот процесс, заинтересовать лекциями, практическими заданиями, тестированием и прочими элементами обучения. Эффективные методы управления персоналом на предприятии всегда содержат игровую часть, которая лишь повышает заинтересованность работников в саморазвитии.

Регламентация деятельности персонала

Для того чтобы эффективно управлять персоналом, нужно регламентировать его деятельность. Большинство HR-специалистов считают вопрос регламентации деятельности незначительным и не уделяют ему должного внимания. А ведь это действенный инструмент повышения эффективности работы ваших сотрудников. Мы вам расскажем, как грамотно организовать этот процесс.

Потребность в регламентации деятельности появляется тогда, когда увеличивается количество правил в «игре», в которую вовлечена организация. Другими словами, компания развивается, число управляемых объектов – сотрудников, продуктов, процессов – растет, и высшему руководству все труднее справляться с таким объемом управленческой работы.

Хороший руководитель может эффективно управлять пятью-семью заместителями и вдохновлять своим энтузиазмом человек десять ключевых специалистов. Если не установлен четкий порядок распределения обязанностей и ответственности, управленческие воздействия остаются неформальными, полномочия и ответственность фиксируются на уровне устных поручений и всегда есть возможность воспользоваться недоговоренностями.

Способы регламентации

Регламентация деятельности – это установление однозначных правил поведения в рамках определенной деятельности. Для персонала это прежде всего модели выполнения работ. Можно выделить три способа целенаправленного управления моделями поведения сотрудников в зависимости от жесткости регламентации: правила, нормы и традиции.

Правила – самый жесткий способ регламентации. Правила – это официально зафиксированные в регламентирующих документах модели поведения (стандарты деятельности), соблюдение которых контролируется, а нарушение наказывается. Правилами могут регулироваться технологические области деятельности, например технология производства, за которой следят менеджеры по качеству (ОТК). Кроме того, правилами могут устанавливаться модели проведения совещаний, форма одежды, поведение сотрудников во время корпоративных мероприятий и в некоторых случаях даже личная жизнь сотрудников.

Нормы – неофициальные и, как правило, не зафиксированные, но четко соблюдаемые модели поведения, следование которым контролируется сотрудниками организации, а их нарушение порицается. Сотрудники организации, которые принимают самое активное участие в сохранении, распространении и контроле за исполнением норм, становятся его лидерами (формальными или неформальными).

Традиции – максимально мягкие требования к поведению сотрудников, при которых существует некоторая модель поведения, которую одобрило руководство, но нет ни контролирующих ее соблюдение лидеров, ни официальных правил. В данном случае модель выступает в качестве эталона, но каждый человек решает сам, следовать этому эталону или нет (по принципу «нравится – не нравится»).

Например, в вашей организации принято дарить женщинам цветы на 8 Марта. Если обязанность вручения цветов к празднику закреплена в кодексе компании и установлены санкции за ее невыполнение, то это регламентация на уровне правил. Если наличие цветов в этот день вызывает у сотрудниц радость, а отсутствие – плохое настроение и обиды, то это регламентация на уровне норм. Если же принятие решения о том, дарить цветы или не дарить, остается на усмотрение сотрудников, то это регламентация на уровне традиций.

Что регламентировать?

Для того чтобы деятельность организации была управляемой, необходимо регламентировать субъекты деятельности, процессы деятельности и ресурсы, необходимые для ее успешного ведения.

Субъекты деятельности – сотрудники, выполняющие работу. Субъекты деятельности могут быть индивидуальными (должностные позиции, рабочие места) и коллективными (подразделения). Для регламентации деятельности субъектов обычно используются организационные документы: должностные инструкции, положения о подразделениях или должностных лицах. В создании именно таких документов наиболее сильны кадровые специалисты. Как правило, кадровики и руководят всем процессом разработки и мониторинга организационных документов.

Процессы деятельности – это части деятельности, в ходе которой субъекты выполняют свою работу, используя ресурсы. Для регламентации деятельности процессов используются нормативные документы (положения о направлении деятельности, рабочие инструкции, методические рекомендации). При разработке и мониторинге нормативных документов HR-специалисты могут иметь ведущую роль как сотрудники, умеющие проводить анализ деятельности и разрабатывать грамотные и понятные тексты. Ресурсы – это деньги, материалы, люди, которые обеспечивают деятельность компании. Распределение ресурсов обязательно нужно регламентировать, и наиболее удобно это делать с использованием планово-учетных документов (планов, нормативов).

Так как люди – один из ключевых ресурсов, необходимых в деятельности практически любой организации, регламентация деятельности персонала – одна из самых важных задач крупных компаний. Роль HR-специалистов при работе с планово-учетными документами заключается в разработке хороших планов по управлению персоналом, а по возможности и справочников по кадровым аспектам для менеджеров компании, например справочника по уровню зарплат в других организациях.

Есть еще один тип регламентирующих документов – распорядительные документы (приказы, распоряжения, служебные записки с разрешительной резолюцией, решения и т. п.). Они применяются для передачи краткосрочных, не терпящих отлагательств поручений руководства – когда нет смысла разрабатывать полноценный документ долговременного действия. Такими документами можно регулировать и субъекты, и процессы, и ресурсы.

Отметим, что объем действия распорядительных документов при регулярном менеджменте очень мал, и когда мы говорим о регламентации, то имеем в виду в первую очередь регламентирующие документы долговременного действия: организационные, планово-учетные и нормативные. Пользователи регламентирующих документов

Существует расхожее мнение о том, что регламентирующие документы нужны только специалистам по регламентации или по управлению персоналом. На самом деле это не совсем так. Грамотная система документационного обеспечения управлением (ДОУ) полезна для всех категорий персонала в организации – топ-менеджеров и менеджеров среднего звена, линейных руководителей и исполнителей. Рассмотрим подробнее, что же дает регламентация деятельности персонала для каждой категории сотрудников. Топ-менеджеры. Для высшего руководства регламентирующие документы – инструмент, который позволяет не отвлекаться на текущие и незначительные проблемы управления. При поставленной системе регламентации топу достаточно один раз установить набор правил – и он может быть уверен в том, что они будут правильно выполняться. Менеджеры среднего звена. Руководителям среднего звена регламентация деятельности позволяет представлять систему управления организацией комплексно: где заканчивается и начинается очередная зона ответственности, правильно ли поделены функции, кто руководит тем или иным процессом и как оцениваются результаты этой деятельности.

Читайте также:  Принципы и методы, которые используются для управления персоналом

Линейные руководители. Для бригадиров, перед которыми уже поставлены конкретные задачи, регламентация деятельности – это руководство к действию, где должны быть описаны способы (технологии) достижения намеченных целей. На практике во время реализации многих проектов те линейные руководители, которые изначально были настроены против лишних бумажек, получив на руки регламент, со временем осознают, что работать стало гораздо проще и удобнее.

Исполнители. Данная категория персонала является, пожалуй, основным пользователем регламентирующих документов. Одним из признаков хорошо составленного регламентирующего документа является то, что он понятен исполнителю. Ведь основная причина непринятия большинством сотрудников регламентирующих документов не в том, что они не доработаны или плохо оформлены, а в том, что эти документы недостаточно отражают деятельность конкретного сотрудника. Есть, правда, еще одна причина неприятия – правильная регламентация всегда усиливает нагрузку на сотрудника (повышает его уровень эксплуатации), но не всегда это повышение приводит к росту оплаты труда.

Специалисты по регламентации и управлению персоналом. Поскольку такие специалисты выполняют самую ответственную роль в регламентации деятельности, для них важно, чтобы регламентирующие документы были достаточно технологичными и на их разработку затрачивалось как можно меньше ресурсов.

Регламентация деятельности персонала не требует дополнительных капиталовложений и доступна абсолютно любой организации. Она позволяет систематизировать работу персонала, сделать ее более эффективной, повысить ее значимость. Однако для успешного управления компанией необходимо не только структурное описание регламентов деятельности персонала, но и внедрение в сознание персонала тех ценностных установок, которые способствуют выполнению этих самых регламентов. Но это уже тема следующего нашего разговора.

Как правильно управлять персоналом

Успех любой организации всегда напрямую зависит от сотрудников. А точнее, от хорошего взаимопонимания руководства и подчиненных. На управленцев выпадает сложная задача: руководить персоналом так, чтобы мотивировать на достижение общей цели, обеспечить дружелюбную, рабочую обстановку в коллективе. Итак, каким образом должен быть выстроен управленческий процесс, чтобы все сотрудники, начиная от уборщицы и заканчивая главным руководителем, работали на благо фирмы?

Главные правила руководителя

Управление персоналом – целая наука. 90% успеха организации зависит именно от руководства. Правильная мотивация, четкое определение целей – основа высококачественной работы. Для эффективного управления персоналом руководящему сотруднику в первую очередь нужно помнить о ряде правил:

  1. Принципы компании. Их должен понимать каждый сотрудник, независимо от своего положения. А руководителю стоит прислушиваться к мнению работников, особенно в проблемных ситуациях. Нет, это не значит, что глобальные решения нужно принимать всем коллективом за круглым столом! Дело в том, что каждый сотрудник решает те или иные вопросы каждый день, независимо от того, делает он копии документов или ведет важные переговоры с клиентами. Если все будут четко знать принципы компании, понимать цель своих действий, то руководитель может быть уверен, что на всех уровнях будут правильно приниматься верные решения.
  2. Работа в команде. Коллектив нужно мотивировать на дружное сотрудничество. Управление сотрудниками нужно строить таким образом, чтобы каждый работник компании был настроен не на свои достижения, а все вместе выполняли одну поставленную цель.
  3. Разделение ответственности. Руководителю крупной компании просто физически не по силам контролировать каждый процесс. Необходимо назначить ответственных лиц по различным вопросам.
  4. Инициатива не наказуема. Любой развивающийся бизнес требует появления новых идей. Нужно давать возможность сотрудникам высказывать свои мысли, участвовать в реализации нового дела. И помнить, что право на ошибку имеет каждый.
  5. Информированность. Если руководитель не хочет появления слухов, игнорирования своих указаний, то стоит доводить до сведения коллектива информацию о реальном положении дел компании. Тогда коллективом будут приниматься более эффективные решения.
  6. Незаменимых нет. При управлении персоналом об этом нужно помнить. Не стоит выделять конкретных подчиненных и сообщать перед всем коллективом, что работа без них «встанет». Цените всех сотрудников, не замыкайтесь на ком-то одном.
  7. Проверенная методика. Управление персоналом требует стабильности. Не нужно делать из подчиненных подопытных кроликов, испытывая на них новейшие веяния управления. Хорошо работают там, где работать комфортно.
  8. Дисциплина. Несмотря на предыдущее правило, в организации должна присутствовать строгая дисциплина и правила поведения.

Хороший пример. Часто говорят: «Какой руководитель, такие и работники». И говорят не зря. Управленец должен своим поведением и работой подавать положительный пример всему коллективу.

Понять работника

Выше уже было сказано о том, что коллектив должен быть в курсе текущих дел. Это необходимо для достижения единого результата. Руководящий работник должен не только выдавать приказы, но и общаться с персоналом. Нужно дать понять коллективу, что каждый сотрудник важен для компании. А чтобы это были не пустые слова, управленцу придется научиться понимать каждого работника. При возникновении проблем в работе не стоит сразу вызывать подчиненного «на ковер» и обвинять в чем-либо. Для начала стоит разобраться в ситуации в целом, найти первопричину проблемы и спокойно ее устранить.

Каждый человек имеет свои жизненные принципы, приоритеты и цели. При устройстве на работу это все никуда не девается. Руководителю придется работать с уже сформировавшейся личностью и в какой-то степени подстраиваться под нее. Все цели работника обычно подчиняются одной из трех потребностей:

  1. Материальная награда. Человек приходит в компанию, чтобы заработать деньги.
  2. Социальный статус. Сотрудник хочет уважения к себе как к личности, настроен на карьерный рост.
  3. Самовыражение. Желание высказывать свое мнение по каждому вопросу, работать самостоятельно над какой-то областью.

Исходя из целей подчиненного, руководитель должен найти к нему персональный подход. При достижении этой цели не будет никаких проблем в работе с персоналом.

Командная работа

В любом сработавшемся коллективе есть определенный командный дух. Чаще все он зависит от личных целей членов коллектива и, конечно, руководства. Для взаимопонимания между работниками и руководителем второму придется научиться излагать суть своих требований, задачи подчиненных в соответствии с их целями. То есть управление персоналом – это своего рода психология. Руководящему сотруднику придется анализировать поведение подчиненных, понимать их сомнения и страхи.

Понимание персоналом поставленной цели и доступность общего плана – основа правильно организованной командной работы. Необходимо дать коллективу понять, что именно в команде они справятся с любыми задачами.

Также существует ряд факторов, способных значительно снижать трудоспособность в коллективе:

  • цель проекта не определена;
  • недостаточное обеспечение работников ресурсами;
  • конфликтные ситуации среди подчиненных;
  • плохой настрой руководством на командное выполнение задания;
  • непостоянная цель, часто меняющиеся задачи и требования.

Правильная мотивация

Для достижения наилучшего результата при выполнении проекта самое главное – правильно мотивировать сотрудников. Как правило, мотивация может быть материальная и нематериальная.

С первой все более или менее понятно. Большая часть коллектива ходит на работу, чтобы зарабатывать деньги. Есть два основных способа материально мотивировать работников:

  1. Поощрения. Всевозможные бонусы и премии за качественное выполнение работы. Это заставит человека работать быстро и результативно.
  2. Штрафы. В общем-то, все просто. Работаешь хорошо – получаешь надбавку к зарплате. Работаешь плохо – лишаешься премий, получаешь штрафы.

С нематериальной мотивацией все несколько сложнее и интереснее. Рассмотрим методы такой мотивации:

  1. Повышение. Редко кто отказывается занять более высокую должность. Сотрудник должен понимать, что хорошая работа вознаграждается карьерным ростом.
  2. Дружный коллектив. Большинство увольнений по собственному желанию происходит именно из-за конфликтных ситуаций на службе или непонимания. Руководитель должен сделать все, чтобы этого не допустить.
  3. Стабильность. Работник должен быть уверен в завтрашнем дне. Работа должна быть официальной, заработная плата своевременной, оплата больничного и отпуска.
  4. Коллективный отдых. Если управленец желает, чтобы в коллективе была хорошая обстановка и позитивное настроение, необходима организация разного рода развлекательных мероприятий, дающих возможность сотрудникам лучше узнать друг друга. Это могут быть корпоративные вечера, выезды на природу, спортивные соревнования. Но эффективнее это делать не в выходные дни и не в приказном порядке.
  5. Повышение квалификации. Необходимо периодическое переобучение сотрудников. Людям нужны новые знания для более эффективной работы. Если разного рода курсы будут оплачиваться организацией – это будет тоже своего рода награда.

Это основные методы. В каждой компании руководитель найдет свои нематериальные способы поощрения. Все зависит от возможностей организации и потребностей коллектива. Главное, чтобы между сотрудниками не было недосказанности, была понятна система поощрений или наказаний.

Качественная и быстрая работа всего коллектива зависит напрямую от управляющего персоналом. Секреты эффективной работы просты. Если руководитель просто требует беспрекословного выполнения приказов сотрудниками, он, вероятно, получит кое-как сделанную работу и напряженную обстановку среди подчиненных. А при конкретном изложении целей и задач, правильной мотивации, человеческом отношении – отлично выполненную работу в короткие сроки, дружелюбные взаимоотношения между работниками и доверительное отношение к себе.

Регламентация. Поднять производительность в период кризиса возможно!

Дурак с инициативой опаснее врага

Бизнес – это постоянная война с издержками. И реально в этой войне выигрывает тот, кто управляет процессами. При чем в этой войне по совершенствованию процессов мелочей не бывает. Чем тщательней и детальней прописываются эти процессы, тем точнее и лучше устанавливается порядок. И самым детальным уровнем прописывания бизнес-процессов является регламентация. Причем не простая, а пооперационная регламентация.

  • Что может дать регламентация предприятию?
  • Каковы последствия от правильного внедрения регламентации?

Их может быть несколько в случае если проводить регламентацию технологично. Рассмотрим 10 из них:

  1. Главное, это повышение производительности в 2 и более раз по критическим задачам;
  2. Сокращение расходов времени и рабочей силы по бессмысленным расходам на простои, дублирование, исправления, оплату имитации работы;
  3. Выявление с помощью регламентов имитации работы позволяет избавиться от паразитических расходов;
  4. Регламентация работы позволяет нанимать персонал на основе ясных и понятных, прописанных правил планирования и оценки работы, что сокращает затраты на адаптацию персонала;
  5. Повышение производительности по критическим задачам при сокращении непроизводительных затрат высвобождает ресурсы для развития, что безусловно является существенным преимуществом в условиях снижения денежных потоков;
  6. Снижение затрат – дает возможность снижения цен и пропорциональному повышению потребительской ценности, и конкурентоспособности предприятия;
  7. Повышение конкурентоспособности – позволяет увеличить денежный поток;
  8. Повышение денежного потока – позволяет в условиях кризиса удерживать лучших сотрудников и приобретать хороших специалистов, которые выбрасываются на рынок труда благодаря банкротствам и сокращению зарплат и персонала на предприятиях-конкурентах;
  9. Лучший персонал позволяет улучшить качество и производительность, что позволяет поднимать потребительскую ценность, вытеснять конкурентов, захватывать освобождающиеся сегменты рынка и увеличивать долю и присутствие компании на рынке;
  10. Большая доля рынка при четком порядке, вызванном регламентацией, создает эффект масштаба и ведет к пропорциональному снижению себестоимости на единицу товара услуги.

Все эти факторы приводят к росту оборота прибыли и устойчивости предприятия даже в условиях кризиса. А после кризиса предприятие с эффективной регламентацией растет с опережающим темпом.

Что мешает предприятию использовать все эти достоинства регламентации?

Завтра заключается в сегодня, будущее создаётся в настоящем; в то время, как вы безумно уповаете на будущее, оно уже выходит изуродованным из ваших ленивых рук. Время — ваше. То, чем оно станет, зависит от вас.

Карл Филипп Готтлиб фон Клаузевиц

Причин, как правило, несколько. Основное препятствие – нехватка времени у топ-менеджмента, перегруженного исправлением ошибок в прошлом из-за беспорядка в режиме «давай, давай!».

Читайте также:  Трудовые отношения на предприятии при реорганизации

При этом не хватает времени в настоящем для того, чтобы заниматься будущим. На этой стадии обычно топ-менеджмент уже понимает, что нужно что-то менять, поскольку рабочий день занимает более 12 часов в сутки и рабочее время съедает выходные и праздники. Но попытки изменить все время натыкаются на отсутствие понимания у топ-менеджмента, как нужно правильно осуществлять процесс регламентации. Поэтому вместо регламентов рождаются, в лучшем случае, списки процессов, которые нужно формализовать. При этом, зачастую порядку формализации процессов не уделяется должного внимания. По правилам, в первую очередь формализовать нужно узкие места – так называемые критические задачи, а затем уже все остальное. Обычно же формализуют то, что формализовать легче всего. Второй ошибкой является недостаточная детализация.

Отсутствие управленческих навыков у топ-менеджеров приводит и к тому, что топ-менеджеры в таком режиме работают за себя и за того парня. А это приводит к тому, что персонал в силу беспорядка и дезорганиции усугубляет ситуацию. Поэтому наряду с нехваткой времени у топ-менеджеров на текучку, у них копятся кучи и завалы в работе, которые захватывают и будущее. Круг замыкается, и компания погружается в пучину кризиса.

Если бы я был магом и волшебником, то я бы рекомендовал тем, кто начинает бизнес, начинать его с создания регламентов. Так обычно поступают те, для кого начинать бизнес стало рутиной. Они начинают работу с четкого, детального прописывания бизнес-процессов – и уделяют операционному устройству компании должное внимание. Все должно быть прописано вплоть до запятых, а не общими словами. Как говаривал Фон Клаузаветц: «Стратегические просчеты невозможно компенсировать тактическими успехами». А определение критических задач и является тем самым инструментом стратегического управления.

Но в жизни все по-другому, для того, чтобы прописывать операции в самом начале, нет достаточного опыта, и поэтому обычно те, кто начинают бизнес, сначала проходят стадию «давай, давай!» и доходят до стадии кризиса нарастающей анархии, и только потом начинают уделять должное внимание управлению процессами до стадии операций.

Что при этом важно? Наряду с прописными истинами. В каждый процесс входит четыре важных составляющих:

  • Вход и выход в операцию;
  • Во-вторых, это владелец – сотрудник, отвечающий за эти самые бизнес-процессы.
  • Далее следует описание операции и стоимость бизнес-процесса (операции). В стоимость входят как временные факторы (тайм-менеджмент), так и факторы, определяющиеся заработной платой конкретного сотрудника, то есть мотивация. Описание должно быть измеримо и приведено к шкалам и цифрам.
  • Четвертый фактор – документ, который получается в завершении каждого бизнес-процесса (лучше если серия документов отчетов в электронном виде).

Понимая, что люди не роботы, в операции должны быть прописаны состояния ее освоения и результативность, присущая этим состояниям.

Перейдем к описанию случаев из жизни

Источником благосостояния является способность человека делать полезную работу. В противовес этому бесполезная работа пожирает время человека.

И, как правило, успешные компании отличаются от безуспешных коэффициентом полезного действия. Успешные компании точно знают, что лучше делать меньше, но лучше. И путь эффективности лежит через методичное отсечение бесполезных работ. И делается это с помощью наведения порядка-регламентацией.

Чем отличается эффективна регламентация от неэффективной? Эффективная сокращает объем работ и повышает эффект от ее осуществления. За счет чего? Прежде всего за счет всемерного сокращения бесполезных и бессмысленных телодвижений, связанных с неадекватной картиной мира.

Разберем конкретный случай по порождению и сокращению таковой работы

Случай: пришел клиент с новой задачей.

Это типичный случай, который позволяет повысить эффективность за счет торможения в самом начале. За счет сокращения бессмысленных работ в связи с правильным прогнозом о бессмысленности начала работ. Довольно часто работы не стоит начинать, поскольку работа не даст ожидаемого результата. Почему? Поскольку задачу на работу дает человек, который не ведает что творит, в силу своей некомпетентности, жадности, глупости и хитрости.

Это стандартная ситуация, когда заказчик не умудренный опытом предлагает выполнить нереализуемую задачу. Такие заказчики обладают странными желаниями. Странность таких желаний заключается в том, что выполнение этих задач лишено всякой экономической логики. Проблема в таких случаях заключается в том, что заказчик за счет умелого манипулирования сознанием продавца, создает у него ошибочное впечатление вменяемости, и тот, радуясь входящему заказу, бросается разрабатывать для заказчика коммерческое предложение. Умение заказчика создавать имидж почтенного клиента и доверие продавца к этому имиджу создает иллюзию, что заказчик разбирается в сути вопроса и предлагает выполнить решаемую задачу.

Но имидж на то и имидж, что не соответствует действительности. И искусство имиджа заключается в умении выдавать желаемое за действительное. На самом деле довольно часто искусство выглядеть прилично заключается в умении мыть лицо и руки, и носить на теле одежду определенного качества. По странному стечению обстоятельств не очень наблюдательные люди связывают это умение отмывать тело от грязи и закрывать его с помощью одежды с наличием ума. В этом случае одежка прежде всего скрывает наличие ума, по которому можно было провожать, но отсутствие наблюдательности у продавца и способности производить элементарные математические действия, приводит к печальной потере времени на выявление потребности, формулировании коммерческого предложения, презентации такового и выяснении, что заказчику это не интересно. И наоборт, наблюдательность продавца, выявление определенных реакций, прояснение деталей, умение прогнозировать ход дальнейшего взаимодействия, умение считать в уме, возможный гешефт, файду или выгоду могло бы предотвратить массу ненужных телодвижений в связи с постановкой либо психиатрического диагноза, либо экономической оценкой аномального по уникальности предложения “попахать за всю Петю” по благотворительным принципам матери Терезы :)))

Кроме заказчика, предлагающего удовлетворить его странные желания: «Вот тебе пять копеек, и ни в чем себе не отказывай, но сделай мне на сто рублей», есть странные желания и у персонала в виде сакральной мечты хорошо устроиться и это «СВЯТОЕ». Причем, мера «хорошего» такого персонала прямо пропорциональна мере некомпетентности и мере неадекватности. Отгадайте кого? Вы, наверно, подумали некомпетентности и неадекватности персонала? Нет, некомпетентности и неадекватности топ-менеджеров, которые надеются, что люди устраиваются на работу, чтобы стройными рядами нести в компанию добавленную стоимость. Понятно, что только неадекватные больные на всю голову люди (а таких, кто мечтает о рае, большинство) мечтают о сладкой райской жизни в идеальной компании, где им уготовано теплое место, социальные гарантии, хорошая зарплата, бесплатное обучение, приятная компания и гарантии карьерного роста на должности, где даже не нужно жевать яблоки, потому что они моченые. Но непонятно, почему топ-менеджеры отдают на откуп народной инициативе и разгулу стихии, и анархии результативность и эффективность компании. Топ-менджеров можно понять, вроде бы простая задача регламентации в реальности представляет сложную задачу, которую хочешь, не хочешь, нужно решать. В чем сложность? Для начала оценим объем работы, а для этого распишем технологию одного процесса.

Управление персоналом

Управление персоналом – это практическая деятельность, которая направлена на обеспечение предприятия квалифицированным персоналом, способным качественно выполнять возложенные на него трудовые функции, и оптимальное использование кадрами.

Управление персоналом является одной из основных составных частей современного менеджмента.

Сферы деятельности и управление персоналом

К сферам деятельности управление персоналом относятся осуществление следующих функций:

поиск и адаптация персонала. Адаптация – это процесс вхождения новых сотрудников в трудовой коллектив и ознакомление их со спецификой работы предприятия;

оперативная работа с персоналом, которая заключается в обучении и развитии персонала, проведении оперативной оценки персонала, организации труда работников и мотивации сотрудников;

стратегическая работа с персоналом.

Задачи управления персоналом

Управления персоналом решает следующие задачи:

выработка общей стратегии;

выявление необходимости предприятия в квалифицированных работниках с учетом существующего кадрового состава;

составление штатного расписания и разработка должностных инструкций для сотрудников организации;

осуществление действий по подбору персонала и формированию трудового коллектива работников;

создание резерва предстоящих руководителей для обеспечения преемственности, а также осуществление мер по снижению риска потерь кадров;

построение и организация работ, в том числе определение рабочих мест, функциональных и технологических связей между ними, содержания и последовательности выполнения работ, условий труда;

управление затратами на персонал;

проведение анализа качества выполняемой работы сотрудниками;

разработка и внедрение программ профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации сотрудников организации;

разработка критериев, методики и оценки персонала для аттестации сотрудников организации;

разработка системы продвижения по службе (управление карьерой работника);

осуществление мер по высвобождению персонала;

осуществление мер по мотивации работников предприятия, к которым относятся: повышение заработной платы, выплата премий, предоставление различных льгот, возможность продвижения по службе.

Принципы управление персоналом

Управление персоналом основывается на следующих принципах:

Принцип подбора работников по деловым и личным качествам.

Принцип преемственности. Сочетание в трудовом коллективе молодых сотрудников и опытных специалистов.

Принцип соответствия. Порученная работа должна соответствовать возможностям и способностям исполнителя.

Принцип повышения квалификации.

Принцип замещения отсутствующего работника.

Принцип должностного и профессионального продвижения работников на основе использования обоснованных критериев оценки их деятельности и обеспечения условий для постоянного карьерного роста.

Принцип сочетания доверия к сотрудникам и контроля исполнения работниками своих трудовых обязанностей.

Принцип открытого соревнования между работниками, которые претендуют на руководящие должности.

Принцип правовой защищенности. Все управленческие и кадровые решения должны приниматься на основе действующего трудового законодательства.

Методы управления персоналом

На практике выделяют три группы методов управления персоналом организации:

административные или организационно-распорядительные методы;

Необходимо отметить, что управление персоналом – это комплекс методов воздействия на работников организации с целью достижения успеха компании и ее эффективного функционирования.

Экономические методы

К экономическим методам относятся все методы материальной стимуляции работников организации, к которым относятся:

участие работников в распределении прибыли предприятия;

система поощрений в виде повышения заработной платы, выплаты премий за качество труда и его эффективность;

элементы социального обеспечения работников предприятия, такие как: оплата питания сотрудникам организации, предоставление медицинской страховки, оплата проезда на общественном транспорте;

система наказаний в виде вычетов из заработной платы сотрудников организации и начисления штрафов.

Административные или организационно-распорядительные методы

Административные или организационно-распорядительные методы основаны, прежде всего, на применении руководством предприятия власти, принуждения и использовании нормативных актов в области трудового законодательства.

Административные методы реализуются в виде издания приказов, распоряжений или указаний, которые направлены на необходимость соблюдения трудовой дисциплины и предусматривают ответственность за допущенные нарушения.

Административные методы отличаются прямым характером воздействия. То есть любой приказ или распоряжение руководства организации должны быть обязательно исполнены.

Социально-психологические методы

Социально-психологические методы воздействия на интересы личности или коллектива основаны на законах психологии и социологии.

Результатом применения социально-психологических методов является сведение к минимуму проявления личностных конфликтов в трудовом коллективе.

Кроме этого, при помощи социально-психологических методов можно формировать корпоративную культуру и управлять карьерой каждого сотрудника.

Социологические методы управления персоналом позволяют выявить неформальных лидеров, определить место каждого сотрудника в рабочем коллективе и эффективно решать любые производственные конфликты между работниками организации.

Заключение

Главной задачей управления персоналом является наиболее эффективное использование трудовых ресурсов.

Основные функции системы управления персоналом организации: кадровое планирование, адаптация, аттестация, мотивация, оценка, обучение персонала.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме “Зарплата и кадры”.

Ссылка на основную публикацию